excel2010-2562-08-27

เอกสารประกอบการอบรม
การใชง้ าน

MICROSOFTEXCEL 2010
เชิงประยกุ ต์

www.rd.go.th

Microsoft Excel
2010

สารบญั

ความรเู้ บอ้ื งตน้ ของโปรแกรม Excel หรอื ตารางการคานวณ.......................................................................................1
การเรยี กใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel 2010 ......................................................................................................1
ทาความรจู้ กั สว่ นประกอบของโปรแกรม..............................................................................................................2
การดขู อ้ มลู ดว้ ยการตรงึ แนว (Freeze) ................................................................................................................6
การแบ่งหน้าต่างเพ่อื จดั การกบั ขอ้ มลู ขนาดใหญ่ (Split Window) .........................................................................9
การสงั่ พมิ พข์ อ้ มลู ออกทางเคร่อื งพมิ พ์...............................................................................................................10
การสงั่ พมิ พเ์ อกสาร (Print) ...............................................................................................................................16
การใชส้ ตู รการคานวณ......................................................................................................................................17
การสรา้ งสตู รคานวณ (Formula).......................................................................................................................20

การใชง้ านฟังกช์ นั ...................................................................................................................................................20
สว่ นประกอบของฟังกช์ นั ..................................................................................................................................20
การใสฟ่ ังกช์ นั ..................................................................................................................................................20
ประเภทของฟังกช์ นั .........................................................................................................................................24

การจดั การกบั ชุดขอ้ มลู จานวนมากดว้ ย Excel.........................................................................................................34
การจดั รปู แบบอยา่ งมเี งอ่ื นไข (Conditional Formatting) ...................................................................................34
การเรยี งลาดบั ขอ้ มลู (Sort)...............................................................................................................................41
การกรองขอ้ มลู (Filter).....................................................................................................................................44
การกาหนดเง่อื นไขเพอ่ื ตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มลู (Data Validation)......................................................45
การสรปุ ผลรวมยอ่ ย (Subtotal).........................................................................................................................49
การหาผลสรุปรวมจากหลายตาราง (Consolidate).............................................................................................50

การวเิ คราะหข์ อ้ มลู ดว้ ย Pivot Table .......................................................................................................................52

Microsoft Excel
2010

สารบญั

การทางานกบั Slicer........................................................................................................................................ 54
แผนภมู สิ รปุ สาระสาคญั (Pivot Chart).............................................................................................................. 55
การสรา้ งแบบฟอรม์ สาหรบั ป้อนขอ้ มลู ..................................................................................................................... 56
การเรยี กใชเ้ ครอ่ื งมอื FORM Controls ............................................................................................................. 57
Label .............................................................................................................................................................. 58
Command Button........................................................................................................................................... 58
Check Box ..................................................................................................................................................... 59
Option Button................................................................................................................................................. 61
Group Box...................................................................................................................................................... 63
List Box.......................................................................................................................................................... 64
Combo Box.................................................................................................................................................... 68
Scroll Bar ....................................................................................................................................................... 71
Spinner........................................................................................................................................................... 74
เทคนคิ พเิ ศษเสรมิ การทางานอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพในเวลาอนั รวดเรว็ ........................................................................ 75
การอา้ งองิ เซลล์ (Reference)........................................................................................................................... 75
การตงั้ ช่อื เซลล์ และกล่มุ เซลล์ .......................................................................................................................... 77
การจดั รปู แบบขอ้ มลู ตวั เลข (Number).............................................................................................................. 81
การจดั รปู แบบขอ้ มลู ตวั เลขแบบกาหนดเอง (Custom Number)........................................................................ 82
การทางานกบั แฟ้มงานหลาย ๆ ไฟล์ ...................................................................................................................... 82
การเช่อื มโยง (Hyperlink)................................................................................................................................. 83
การยกเลกิ จุดเชอ่ื มโยง..................................................................................................................................... 86

Microsoft Excel
2010

ความร้เู บอื้ งต้นของโปรแกรม Excel หรือตารางการคานวณ

โปรแกรม Microsoft Excel 2010 ถอื เป็นโปรแกรมทน่ี ิยมใชใ้ นการจดั ดา้ นการคานวณและมคี วามสามารถ
ในการคานวณสตู รต่าง ๆ พรอ้ มทงั้ ฟังกช์ นั ทช่ี ว่ ยในการคานวณทางคณิตศาสตรห์ รอื จะจดั ทาเป็นตารางงานกย็ ง่ิ สะดวก
มากขน้ึ ซง่ึ ถอื ว่าเป็นโปรแกรมทม่ี ปี ระโยชน์มากมาย สาหรบั Microsoft Excel เวอรช์ นั 2010 จะมคี วามคลา้ ยกบั
Microsoft Excel 2007 อย่พู อสมควร แต่กม็ กี ารพฒั นาเทคนิคการใชง้ านบางประการเพ่อื ใหเ้ ราสามารถทางานไดอ้ ย่าง
สะดวกมากขน้ึ รวมไปถงึ การวเิ คราะหข์ อ้ มลู และทาการตดั สนิ ใจทางธุรกจิ ได้อย่างรอบคอบ โดยเฉพาะการใช้ Excel
เพ่ือติดตามข้อมูล สร้างรูปแบบจาลองสาหรับการวิเคราะห์ข้อมูล เขียนสูตรเพ่ือทาการคานวณกบั ข้อมูล และ
การจดั รปู แบบขอ้ มลู ในลกั ษณะต่าง ๆ และนาเสนอขอ้ มลู ในแผนภูมติ ่าง ๆ อย่างมอื อาชพี

โปรแกรม Microsoft Excel 2010 จดั เป็นโปรแกรมทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ ทช่ี ว่ ยใหส้ ามารถสรา้ ง และจดั รูปแบบ
กระดาษคานวณรวมถงึ วเิ คราะห์ และใชข้ อ้ มลู ร่วมกนั ดว้ ยลกั ษณะอนิ เทอรเ์ ฟซแบบใหม่ทม่ี ุ่งเน้นผลลพั ธท์ าใหส้ ามารถ
ใชง้ านโปรแกรมไดส้ ะดวก และงา่ ยดายมากขน้ึ และไดผ้ ลลพั ธข์ องขอ้ มลู ทถ่ี ูกตอ้ งแมน่ ยา

การเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2010
การเรมิ่ ตน้ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel 2010 สามารถทาไดด้ งั ขนั้ ตอนต่อไปน้ี
1. คลกิ ป่มุ Start
2. เลอื ก All Programs
3. เลอื ก Microsoft Office
4. เลอื ก Microsoft Office Excel 2010

1

Microsoft Excel
2010

ทาความรจู้ กั ส่วนประกอบของโปรแกรม

หลงั จากเปิดโปรแกรม Microsoft Excel 2010 จะไดห้ น้าจอโปรแกรมซง่ึ มสี ว่ นประกอบหน้าจอดงั น้ี

Quick Access Toolbar Title Bar Ribbon

Name Box Formula Bar Column Header

Row Scroll Bar
Worksheet Tab Page Preview

Status Bar Zoom Button

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2010

1. Quick Access Toolbar : แสดงป่มุ คาสงั่ ทใ่ี ชง้ านบ่อยเพอ่ื ความสะดวกในการเรยี กใชค้ รงั้ ต่อไป

2. Title Bar : แสดงชอ่ื โปรแกรม และช่อื ไฟล์

3. Ribbon : แสดงแถบเคร่อื งมอื ภายใตเ้ มนูคาสงั่ ใหค้ ลกิ เพ่อื ใชง้ านไดง้ า่ ย

ไม่ซบั ซอ้ นเหมอื นเวอรช์ นั่ ก่อนหน้า

4. Name Box : แสดงชอ่ื เซลลแ์ ละกลุ่มเซลลท์ เ่ี ลอื กไว้

5. Formula Bar : แสดงสตู รและขอ้ มลู ทม่ี กี ารพมิ พล์ งในเซลล์

6. Column Header : แสดงช่อื หวั คอลมั น์ซง่ึ มที งั้ หมด 16,384 คอลมั น์

7. Row Header : แสดงช่อื หวั แถวซง่ึ มที งั้ หมด 1,048,576 แถว

8. Worksheet Tab : แสดงแผน่ งานแต่ละแผ่นงานซง่ึ เป็นพน้ื ทใ่ี นการสรา้ งงาน

9. Scroll Button : ป่มุ เล่อื นไปยงั แผน่ งานแต่ละแผน่

10. Status Bar : แสดงสถานะการทางานของโปรแกรม

11. Scroll Bar : เล่อื นหน้าจอซง่ึ มที งั้ แนวตงั้ และแนวนอน

2

Microsoft Excel : ปรบั มมุ มอง
2010 : ย่อหรอื ขยายหน้าจอการทางาน

12. Page Preview
13. Zoom Button

การทางานกบั Ribbon
เมนูและแทบ็ คาสงั่ Ribbon คอื คาสงั่ ทจ่ี ดั เรยี งเป็นชุดแทบ็ Ribbon จะแสดงคาสงั่ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งมากทส่ี ุด

กบั พน้ื ทง่ี านแต่ละพน้ื ทใ่ี นโปรแกรมมกี ารจดั กลุ่มคาสงั่ ต่าง ๆ เช่นการแทรกวตั ถุ รูปภาพและตาราง การทาเคา้ โครง
หน้า การทางานกบั ขอ้ มลู อา้ งองิ การสง่ จดหมาย และการตรวจทานเอกสารเป็นตน้

File Tab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั ทางานกบั ไฟลเ์ อกสารประกอบดว้ ยคาสงั่ ย่อย ๆ ทใี่ ชใ้ นการจดั การไฟล์ อาทเิ ชน่
การสรา้ งไฟลใ์ หม,่ การบนั ทกึ ไฟล,์ การเปิดการปิด ไฟลเ์ อกสาร เป็นตน้

Home Tab
แทบ็ คาสงั่ ทวั่ ไปสาหรบั จดั รปู แบบเอกสารปรบั สไตล์ สี ตกี รอบ เป็นตน้

Insert Tab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั แทรกตาราง รปู ภาพวตั ถุต่าง ๆ การแทรกหมายเลขหน้าเป็นตน้

3

Microsoft Excel
2010

Page Layout Tab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั จดั การเคา้ โครงหน้าเอกสารเช่น ปรบั ขนาด ระยะขอบ ระยะห่างของย่อหน้า เป็นตน้

Formulas Tab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั ป้อนสตู ร และฟังกช์ นั ต่าง ๆ

DataTab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั จดั การกบั ขอ้ มลู ในลกั ษณะต่าง ๆ เช่น การเรยี งขอ้ มลู การกรองขอ้ มลู การสรปุ ผลขอ้ มลู

Review Tab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั การตรวจทานเอกสารการแทรกขอ้ คดิ เหน็ การป้องกนั ไฟลแ์ ละขอ้ มลู ในแบบตา่ ง ๆ

View Tab
แทบ็ คาสงั่ สาหรบั การปรบั เปลยี่ นมมุ มองขณะทางาน เชน่ ยอ่ -ขยาย จดั เรยี งหน้าต่างโปรแกรม เป็นตน้

การเรยี กใชค้ าสงั่ บน Ribbon สามารถคลกิ บนป่มุ คาสงั่ ของแต่ละแทบ็ ไดท้ นั ที

4

Microsoft Excel
2010

การเรยี กใชง้ านคาสงั่ ใน

นอกจากนัน้ ในแต่ละแทบ็ คาสงั่ จะมคี าสงั่ ย่อยของแต่ละกลุ่มคาสงั่ ซ่อนอยู่สามารถเรียกเปิดคาสงั่ ย่อยได้โดย
ไปยงั กลมุ่ คาสงั่ ทต่ี อ้ งการคลกิ สญั ลกั ษณ์ จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซข์ องกลมุ่ คาสงั่

ในกรณที ต่ี อ้ งการเรยี กคาสงั่ เพม่ิ เตมิ จาก Ribbon สามารถทาไดโ้ ดย
1. คลกิ เมาสข์ วาทป่ี ่มุ ใดกไ็ ดบ้ น Ribbon
2. จะปรากฏเมนูคาสงั่ ใหเ้ ลอื กดงั น้ี

5

Microsoft Excel
2010

คาสงั่ จากการคลิกขวา หน้ าที่การทางานของคาสงั ่

AddGroup to Quick Access Toolbar เพมิ่ ป่มุ ทเ่ี ลอื กไปไวบ้ น Quick Access Toolbar

Customize Quick Access Toolbar… เพม่ิ /ยกเลกิ ป่มุ เคร่อื งมอื บน Quick Access Toolbar

Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon แสดง Quick Access Toolbar ไวใ้ ต้ Ribbon

Customize the Ribbon กาหนดค่าต่าง ๆ บน Ribbon เอง

Minimize the Ribbon ยบุ Ribbon ชวั่ คราว ทาใหห้ น้าจอการทางานกวา้ งขน้ึ

การซ่อน หรอื แสดงแถบ Ribbon
แท็บ Ribbon นัน้ ประกอบไปด้วยกลุ่มเคร่อื งมอื จานวนมาก จงึ ใช้พ้นื ท่บี นหน้าจอค่อนขา้ งมาก ในกรณี

ทต่ี อ้ งการซ่อนแทบ็ Ribbon เพ่อื ใหม้ พี น้ื ทก่ี ารใชง้ านมากขน้ึ สามารถทาไดโ้ ดย

1. คลกิ ขวาบนแทบ็ Ribbon (บรเิ วณใดกไ็ ด)้
2. เลอื กคาสงั่ Minimize the Ribbon

ในกรณีทต่ี อ้ งการใหแ้ ทบ็ Ribbon แสดงขน้ึ มาเหมอื นเดมิ สามารถทาไดโ้ ดย
1. คลกิ ขวาบนแทบ็ Ribbon
2. เลอื กคาสงั่ Minimize the Ribbon อกี ครงั้ เพอ่ื เอาเครอ่ื งหมายถกู หน้าคาสงั่ ออก

การดขู อ้ มูลดว้ ยการตรงึ แนว (Freeze)
เม่อื ขอ้ มลู ในตารางมปี รมิ าณมาก การเลอ่ื นดขู อ้ มลู ไปยงั แถวทอ่ี ยไู่ กล ๆ จะไมส่ ามารถมองเหน็ หวั แถวหรอื หวั

คอลมั น์ ทเ่ี ป็นหวั รายการ เราสามารถตรงึ หวั รายการใหอ้ ยกู่ บั ท่ี เพ่อื ไมใ่ หเ้ ลอ่ื นหรอื ขยบั ไปไหนเวลาทาการเล่อื นไปยงั
แถวหรอื คอลมั น์ไกล ๆ รปู แบบการตรงึ มอี ยู่ 3 แบบ

6

Microsoft Excel
2010
1. Freeze Panes (ตรงึ แนว) ตรงึ แถวบนและคอลมั น์ทางซา้ ยมอื ของตาแหน่งเซลลท์ เ่ี ลอื ก
2. Freeze Top Row (ตรงึ แถวบนสดุ ) ตรงึ แถวท่ี 1 ของเวริ ค์ ชที
3. Freeze First Column (ตรงึ คอลมั น์แรก) ตรงึ คอลมั น์ A ของเวริ ค์ ชที
Freeze Panes (ตรงึ แนว)
Freeze Panes เป็นการตรงึ แถวบน และคอลมั น์ทางซา้ ยมอื ของตาแหน่งเซลลท์ เ่ี ลอื กเม่อื คลกิ เลอื กเซลล์ B3
จะทาการตรงึ คอลมั น์ A และ แถว 1, 2 คา้ งไวบ้ นหน้าจอตลอดเวลา การตรงึ แนวสามารถทาไดโ้ ดย
1. คลกิ เลอื กแถวขา้ งใตแ้ ถวทต่ี อ้ งการตรงึ
2. คลกิ แทบ็ View
3. คลกิ ทป่ี ่มุ Freeze Panes เลอื กคาสงั่ Freeze Panes

หลงั จากทาการตรงึ แนวแลว้ เมอ่ื ทาการเลอ่ื นหน้าจอลงมาดา้ นล่าง แถวทท่ี าการตรงึ ไวจ้ ะอย่กู บั ทเ่ี ช่นเดยี วกนั
เม่อื ทาการเล่อื นหน้าจอไปทางขวา คอลมั น์ทต่ี รงึ ไวจ้ ะอย่กู บั ท่ี
Freeze Top Row (ตรงึ แถวบนสุด)

Freeze Top Row เป็นการตรงึ แถวท่ี 1 ของเวริ ค์ ชที ไมใ่ หเ้ ล่อื นไปไหน สามารถทาไดโ้ ดย
1. คลกิ เลอื กเซลลใ์ ด ๆ บนหน้าจอ
2. คลกิ แทบ็ View
3. คลกิ ทป่ี ่มุ Freeze Panes เลอื กคาสงั่ Freeze Top Row

7

Microsoft Excel
2010

Freeze First Column (ตรงึ คอลมั น์แรก)
Freeze First Column ตรงึ คอลมั น์ A ของเวริ ค์ ชที ไมใ่ หเ้ ล่อื นไปไหน สามารถทาไดโ้ ดย

1. คลกิ เลอื กเซลลใ์ ด ๆ บนหน้าจอ
2. คลกิ แทบ็ View
3. คลกิ ทป่ี ่มุ Freeze Panes เลอื กคาสงั่ Freeze First Column

การยกเลิกการตรงึ แนว
เมอ่ื ตอ้ งการยกเลกิ การตรงึ เวริ ค์ ชที ในทกุ ๆ ลกั ษณะ สามารถทาไดโ้ ดย
1. คลกิ แทบ็ View
2. คลกิ ทป่ี ่มุ Freeze Panes
3. เลอื กคาสงั่ Unfreeze Panes

8

Microsoft Excel
2010

การแบง่ หน้าต่างเพอ่ื จดั การกบั ข้อมลู ขนาดใหญ่ (Split Window)
ในกรณีทข่ี อ้ มลู ทจ่ี ดั เกบ็ ในเวริ ค์ ชที มจี านวนมากเกนิ กว่าทจ่ี ะแสดงผลใน 1 หน้าจอได้ การจดั การกบั ขอ้ มลู ทา

ไดล้ าบากมากขน้ึ เพราะตอ้ งเล่อื นหน้าจอไปมา วธิ กี ารจดั การหน้าจอทาไดห้ ลายแบบโดยจะใชเ้ คร่อื งมอื บนแทบ็ View
(มมุ มอง) ซง่ึ จะมคี าสงั่ ในการจดั การกบั หน้าจอของเวริ ค์ ชที สามารถทาไดด้ งั น้ี
แบง่ หน้าต่างแนวนอน

การแบง่ เวริ ค์ ชที เป็นสองสว่ น คอื บน และล่างทาใหเ้ ราสามารถเลอื กดขู อ้ มูลแถวบนเพ่อื เปรยี บเทยี บกบั แถว
ล่างทอ่ี ย่ใู นตาแหน่งทไ่ี กลกนั ได้

1. คลกิ แถวทจ่ี ะเรม่ิ แบ่ง
2. คลกิ แทบ็ View
3. คลกิ ป่มุ Split

เสน้ แบ่งหน้าจอ

9

Microsoft Excel
2010

แบ่งหน้าต่างแนวตงั้
การแบ่งเวิร์คชีทเป็นสองส่วน คือซ้าย และขวา ทาให้เราสามารถเลือกดูข้อมูลท่ีอยู่คอลัมน์ต้น ๆ เพ่ือ

เปรยี บเทยี บกบั คอลมั น์ทา้ ย ๆ ทางขวาอยใู่ นตาแหน่งทไ่ี กลกนั ได้

1. คลกิ คอลมั น์ทจ่ี ะเรม่ิ แบง่
2. คลกิ แทบ็ View
3. คลกิ ป่มุ Split

เสน้ แบ่งหน้าจอ

การสงั่ พิมพข์ อ้ มลู ออกทางเครอ่ื งพิมพ์

เม่อื สร้างงานเป็นท่เี รยี บร้อยหากต้องการสงั่ พิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ท่สี ร้างข้นึ ออกทางเคร่ืองพมิ พ์
สามารถทาได้ ปกตโิ ปรแกรมจะกาหนดค่าเรมิ่ ต้นสาหรบั ใชใ้ นการพมิ พใ์ หโ้ ดยอตั โนมตั ิ เช่นการตงั้ ค่าขนาดกระดาษ
หรอื ระยะห่างจากขอบกระดาษ ซง่ึ ค่าต่าง ๆ เหล่าน้ีสามารถเปล่ยี นแปลงแก้ไขให้เป็นค่าท่ีต้องการได้ เพ่อื ให้งาน
ออกมาสวยงามมากขน้ึ

การกาหนดรายละเอียดการพิมพ์ (Page Setup)

การกาหนดรายละเอยี ดการพมิ พ์ เชน่ กาหนดขนาดกระดาษ, เลอื กทศิ ทางการพมิ พ,์ กาหนดพน้ื ทพ่ี มิ พง์ าน,
การกาหนดหวั กระดาษ ทา้ ยกระดาษ เป็นตน้

แทบ็ คาสงั่ สาหรบั กาหนดรายละเอยี ดของกระดาษงาน คอื แทบ็ Page Layout

กาหนดระยะขอบ กาหนดการแบง่ หน้า

จดั รปู แบบสาเรจ็ รปู กาหนดขนาดกระดาษ กาหนดส่วนหวั ตาราง

กาหนดแนวกระดาษ กาหนดพน้ื ทใ่ี นการพมิ พ์ กาหนดพน้ื หลงั

10

Microsoft Excel
2010

กาหนดอตั ราสว่ นการพมิ พ์ ซ่อน/แสดง
หวั คอลมั น์และหวั แถว

ซ่อน/แสดงเสน้ แบ่งเซลล์

การกาหนดขนาดกระดาษ (Size)

ขนาดสาหรบั พมิ พ์งานปกตคิ อื A4 ซง่ึ เป็นขนาดมาตรฐาน แต่เราสามารถเลอื กขนาดอ่นื ๆ ได้ เช่น ขนาด
สาหรบั ซองจดหมาย หรอื กระดาษขนาดใหญ่ เช่น A3 เป็นตน้ การเปลย่ี นขนาดกระดาษสามารถทาไดด้ งั น้ี

1. คลกิ เลอื กแทบ็ Page Layout
2. คลกิ ป่มุ Size
3. เลอื กขนาดกระดาษทต่ี อ้ งการ

การกาหนดทิศทางการพิมพ์ (Orientation)

ทศิ ทางในการพมิ พง์ านปกตจิ ะเป็นตามแนวตงั้ ของกระดาษ ในกรณีทเ่ี ราต้องการเปล่ยี นทศิ ทาการพมิ พใ์ ห้
เป็นแนวนอน สามารถทาไดด้ งั น้ี

1. คลกิ เลอื กแทบ็ Page Layout
2. คลกิ ป่มุ Orientation
3. เลอื กแนวกระดาษทต่ี อ้ งการ

11

Microsoft Excel
2010

การกาหนดขอบกระดาษ (Margin)

ขอบกระดาษหรอื Margin คอื การเวน้ ขอบกระดาษแต่ละดา้ นไว้ การกาหนดขอบกระดาษนนั้ จะมตี วั เลอื กให้
ผใู้ ชเ้ ลอื กสาเรจ็ รปู อย่แู ลว้ แต่หากเป็นการกาหนดขอบกระดาษทผ่ี ใู้ ชต้ อ้ งการกาหนดเอง สามารถทาไดโ้ ดย

1. คลกิ เลอื กแทบ็ Page Layout
2. คลกิ ป่มุ Margin
3. เลอื ก Custom Margins…
4. กาหนดรายละเอยี ด

Left : ขอบซา้ ย
Right : ขอบขวา
Top : ขอบบน
Bottom : ขอบลา่ ง
5. คลกิ ป่มุ OK

การกาหนดพนื้ ที่ในการพิมพ์ (Set Print Area)
สาหรบั การพิมพเ์ อกสารแต่ละหน้านัน้ บางครงั้ ผู้ใช้ไม่ต้องการพมิ พ์หมดทงั้ หน้า แต่ต้องการพมิ พ์เฉพาะ

บางสว่ นของหน้าเท่านนั้ การพมิ พล์ กั ษณะน้ี ผใู้ ชจ้ ะตอ้ งทาการกาหนดพน้ื ทใ่ี นการพมิ พก์ อ่ น จงึ จะสามารถพมิ พไ์ ด้ ซง่ึ
ขนั้ ตอนการกาหนดพน้ื ทใ่ี นการพมิ พม์ ดี งั น้ี

1. เลอื กกลมุ่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กแทบ็ Page Layout
3. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Print Area
4. เลอื กคาสงั่ Set Print Area

12

Microsoft Excel
2010
การกาหนดการแบง่ หน้า (Page Break)
Page Break คอื การกาหนดการแบ่งหน้าเอกสารตามท่ผี ู้ใช้กาหนด โดยยดึ ตาแหน่งมุมบนด้านซ้ายของ
ตวั ชเ้ี ซลล์ (Cell Pointer) เป็นหลกั วา่ จะแบ่งไดก้ ห่ี น้าดงั น้ี ซง่ึ ขนั้ ตอนในการกาหนดการแบ่งหน้ามดี งั น้ี
1. คลกิ ตาแหน่งเซลลท์ ต่ี อ้ งการเรมิ่ แบง่ หน้า
2. คลกิ แทบ็ Page Layout
3. เลอื กเครอ่ื งคาสงั่ Breaks
4. เลอื ก Insert Page Break

การกาหนดให้พิมพส์ ่วนหวั ตารางซา้ (Print Title)
สาหรบั ตารางขอ้ มลู ใน Microsoft Excel นนั้ ขอ้ มูลทเ่ี กบ็ ในปรมิ าณมาก ๆ มกั จะมหี วั ตารางหรอื หวั คอลมั น์

เดยี วกนั และจะประสบปัญหาเมอ่ื มกี ารสงั่ พมิ พเ์ อกสารแลว้ หวั ตารางจะไม่ปรากฏในทกุ ๆ หน้าของเอกสาร ดงั นนั้ หาก
ตอ้ งการใหส้ ่วนหวั ตารางปรากฎในหน้าเอกสารทุก ๆ หน้า โดยไม่ต้องคดั ลอกไปวางเองใหม่ สามารถกาหนดไดจ้ าก
เครอ่ื งมอื Print Title ดงั น้ี

1. คลกิ แทบ็ Page Layout
2. คลกิ เลอื กป่มุ Print Titles
3. นาเมาสม์ าคลกิ ในชอ่ ง

Rows to repeat at top:
4. เลอื กแถวทต่ี อ้ งการใหพ้ มิ พซ์ า้
5. คลกิ ป่มุ OK

13

Microsoft Excel
2010

การกาหนดหวั กระดาษ ท้ายกระดาษ (Header and Footer)

การกาหนดสว่ นทอ่ี ยใู่ นหวั กระดาษหรอื ทา้ ยกระดาษสามารถกาหนดไดท้ งั้ หมายเลขหน้าหรอื ขอ้ ความใด ๆ ท่ี
ตอ้ งการ ซง่ึ มขี นั้ ตอนการกาหนดดงั น้ี

1. คลกิ แทบ็ Insert
2. คลกิ เลอื กป่มุ Header & Footer
3. เลอื กสว่ นของหวั กระดาษ (ซา้ ย กลาง ขวา) กาหนดรายละเอยี ดใหส้ ว่ นหวั กระดาษตามตอ้ งการ

นอกจากการป้อนขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการลงในหวั กระดาษเองแลว้ ยงั สามารถใส่ค่าอ่นื ๆ จากคาสงั่ ของโปรแกรมได้
โดยสามารถเลอื กคาสงั่ จากแทบ็ Design ไดแ้ ก่

ทา้ ยกระดาษสาเรจ็ รปู จานวนหน้าทงั้ หมด เวลาปัจจุบนั ชอ่ื ไฟล์ แทรกรปู ภาพ

หวั กระดาษสาเรจ็ รปู

หมายเลขหน้า วนั ทป่ี ัจจุบนั แหล่งเกบ็ ไฟลง์ าน ชอ่ื เวริ ค์ ชที

ไปตาแหน่งหวั กระดาษ และ

ทา้ ยกระดาษ แตกต่างระหวา่ งหน้าแรก และ หน้าคู่ และหน้าค่ี

14

Microsoft Excel
2010
การจดั การกบั Page Break Preview
Page Break Preview เป็นมมุ มองการแบง่ หน้าเวริ ค์ ชที ช่วยในการจดั หน้าสมุดงานก่อนการพมิ พส์ ะดวกใน
การกาหนดขอบเขตการพมิ พ์ สามารถเรยี กใชค้ าสงั่ ไดโ้ ดย
1. คลกิ แทบ็ View
2. คลกิ ป่มุ Page Break Preview

ในกรณีทต่ี อ้ งการยา้ ยเสน้ แบ่งหน้าสามารถทาไดโ้ ดยนาตวั ชข้ี องเมาสไ์ ปวางทเ่ี สน้ Page Break เป็นรปู 
แลว้ ลากเมาสเ์ พ่อื ยา้ ยเสน้ นนั้ ไปวางระหว่างคอลมั น์ทต่ี อ้ งการ



15

Microsoft Excel
2010

การดเู อกสารก่อนพิมพ์ (Print Preview)

ในการพมิ พเ์ อกสารนนั้ เพ่อื ใหแ้ น่ใจว่าเอกสารทส่ี งั่ พมิ พอ์ อกมานนั้ ถูกตอ้ ง ดงั นนั้ จงึ ควรดูเอกสารก่อนพมิ พ์
เพราะหากมขี อ้ ผดิ พลาดใดเกดิ ขน้ึ ในการกาหนดค่าหน้ากระดาษต่าง ๆ จะไดท้ าการแกไ้ ขไดก้ ่อนท่ีจะสงั่ พมิ พอ์ อกไป
ซง่ึ สามารถดตู วั อย่างกอ่ นพมิ พไ์ ดด้ งั น้ี

1. คลกิ แทบ็ File
2. เลอื กคาสงั่ Print

รปู แบบ Print

การสงั่ พิมพเ์ อกสาร (Print)

หลงั จากทาการตงั้ ค่าเอกสารและดตู วั อย่างก่อนพมิ พแ์ ลว้ ถ้าตอ้ งการสงั่ พมิ พเ์ อกสารสามารถสงั่ พมิ พไ์ ดท้ งั้
ในสว่ นของขอ้ มลู ทวั่ ไป รปู ภาพกราฟิกในลกั ษณะต่าง ๆ เป็นตน้

การสงั่ พิมพข์ อ้ มลู

การพมิ พข์ อ้ มลู คอื เน้อื หาทป่ี รากฏภายในตาราง สามารถทาไดด้ งั ขนั้ ตอนต่อไปน้ี
1. คลกิ แทบ็ File
2. เลอื กคาสงั่ Print
3. กาหนดรายละเอยี ด
3.1 ท่ี Copies: กาหนดจานวนสาเนา
3.2 ท่ี Printer เลอื กช่อื เครอ่ื งพมิ พ์
3.3 ท่ี Setting กาหนดคา่ ในการสงั่ พมิ พ์
o เลอื กเวริ ค์ ชที ทต่ี อ้ งการพมิ พ์
 Selection: พมิ พเ์ ฉพาะกลุ่มเซลลท์ เ่ี ลอื ก
 Active Sheet(S): พมิ พท์ ช่ี ที ปัจจบุ นั
 Entire Workbook: พมิ พท์ งั้ เวริ ค์ บ๊คุ
o Pages: ระบุหน้าเอกสารทจ่ี ะพมิ พ์  Collated:กาหนดการเรยี งชุดเอกสาร
o Orientation: กาหนดแนวการพมิ พ์  Size:กาหนดขนาดกระดาษ
Margins: กาหนดระยะขอบกระดาษ

16

Microsoft Excel
2010
4. คลกิ ป่มุ Print

3.1

3.2
3.3

การใช้สูตรการคานวณ

การทางานสว่ นใหญ่ใน Microsoft Excel คอื การสรา้ งตารางและคานวณ ซง่ึ ในบททผ่ี า่ นมาจะไดท้ ราบถงึ
การทางานและ การจดั การกบั เวริ ค์ ชที เรยี บรอ้ ยแลว้ ในบทน้ีจะไดศ้ กึ ษาการใชง้ านในดา้ นการคานวณ ซง่ึ นับว่าเป็น
อกี ความสามารถหน่งึ ทเ่ี ด่นชดั ของ Microsoft Excel รวมไปถงึ ฟังกช์ นั ซง่ึ กค็ อื สตู รการคานวณทถ่ี ูกสรา้ งไว้ มลี กั ษณะ
เหมอื นคาสงั่ สาเรจ็ รูป การทางานเพยี งแค่ระบุช่อื ฟังก์ชนั ลงไปภายในเซลลท์ ต่ี ้องการ หลงั จากนนั้ ฟังกช์ นั จะคนื ค่า
ผลลพั ธก์ ลบั มาให้ ฟังก์ชนั ภายใน Excel มใี ห้เลอื กใชม้ ากมาย ทงั้ ฟังก์ชนั ทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชนั ทางการเงนิ
ฟังกช์ นั ทางสถติ ิ ฟังกช์ นั ทางขอ้ ความ เป็นตน้

รปู แบบของสตู รคานวณ
การป้อนขอ้ มลู ประเภทสตู รคานวณ (Formula) นัน้ จะตอ้ งนาหน้าดว้ ยเคร่อื งหมาย เท่ากบั “=” และตอ้ ง

ประกอบดว้ ยตวั ถูกดาเนนิ การ (Operand) และตวั ดาเนนิ การ (Operator)

Operator

เครื่องหมายเท่ากบั

Operand

17

Microsoft Excel
2010

ตวั ถกู ดาเนินการ (Operand)

ตวั ถูกดาเนนิ การ หรอื Operand สามารถกาหนดไดใ้ นสตู รคานวณ แบง่ ออกเป็น 2 ประเภทคอื

1. คา่ คงที่ (Constant) คอื ตวั เลข ตวั อกั ษร หรอื ขอ้ ความเฉพาะต่างๆ
2. ช่ือเซลล์ (Cell Name) คอื ชอ่ื เซลลท์ บ่ี รรจขุ อ้ มลู อยู่

ตวั ดาเนินการ (Operator) ชื่อเซลล์ คา่ คงท่ี
ตวั ดาเนินการ หรอื Operator แยกตามประเภทดงั นี้

 ตวั ดาเนินการทางคณิตศาสตร์ (Mathematics Operator)

Operator ความหมาย ตวั อยา่ ง
+ บวก = A1 + A3
- ลบ = B3 – B5
* คณู = C3 * 5
/ หาร = A1/100
^ = 2 ^ A2
% ยกกาลงั = A1 * 20%
() เปอรเ์ ซน็ ต์ =( (A3+2)*20)/100

วงเลบ็

 ตวั ดาเนินการทางการเปรยี บเทยี บ (Comparison Operator)
Operator ทางการเปรยี บเทยี บนัน้ จะไดค้ ่าจากการคานวณเป็น TRUE (จรงิ ) หรอื FALSE (เทจ็ )

เท่านนั้ โดยทวั่ ไปจะใชเ้ พ่อื นาไปตดั สนิ ใจหาทางเลอื กในฟังกช์ นั่

Operator ความหมาย ตวั อยา่ ง

= เท่ากบั =5=6 ค่าทไ่ี ดจ้ ะเป็น False เพราะ 5ไม่เท่ากบั 6

> มากกวา่ =5>6 คา่ ทไ่ี ดจ้ ะเป็น False เพราะ 5 น้อยกว่า 6

< น้อยกว่า =5<6 ค่าทไ่ี ดจ้ ะเป็น True เพราะ 5 น้อยกวา่ 6 จรงิ

>= มากวา่ หรอื เทา่ กบั =5>=6 ค่าทไ่ี ดจ้ ะเป็น False เพราะ 5 น้อยกว่า 6

<= น้อยกวา่ หรอื เท่ากบั =5<=6 คา่ ทไ่ี ดจ้ ะเป็น True เพราะ 5 น้อยกวา่ 6 จรงิ

<> ไม่เทา่ กบั =5<>6 คา่ ทไ่ี ดจ้ ะเป็น True เพราะ 5 ไมเ่ ท่ากบั 6

18

Microsoft Excel
2010
 ตวั ดาเนนิ การทางขอ้ ความ (Text Operator)
เครอ่ื งหมายดาเนนิ การทางขอ้ ความคอื เคร่อื งหมาย & ซง่ึ ทาหน้าทเ่ี ช่อื มขอ้ ความหรอื สตู รคานวณ

ทาใหส้ ามารถแสดงผลทต่ี ่อเน่อื งกนั ได้

 ตวั ดาเนนิ การอา้ งองิ (Reference Operator)
ใชใ้ นการอา้ งองิ ตาแหน่งบนเวริ ์คชที โดยใชเ้ คร่อื งหมาย ,(comma) : (colon) หรอื เวน้ วรรค

(space) ในการอา้ งองิ กลมุ่ เซลลบ์ นเวริ ค์ ชที

Operator ความหมาย ตวั อยา่ ง
, (comma) ใชอ้ า้ งองิ ชว่ งเซลลท์ งั้ หมดทอ่ี า้ งถงึ =sum(B2:B5,D2:D5)
: (colon) ใชอ้ า้ งองิ ช่วงเซลลจ์ ากตาแหน่งแรกไปจนถงึ
ตาแหน่งเซลลส์ ดุ ทา้ ยต่อเน่อื งกนั =sum(B2:B5)
เว้นวรรค (space)
ใชอ้ า้ งองิ เฉพาะเซลลท์ ซ่ี า้ กนั ในช่วงเซลลท์ ่ี =sum(B2:D4 C3:E5) นาขอ้ มลู ทซ่ี ้ากนั
ระบุ ในช่วง B2 ถงึ D4 และ C3 ถงึ E5 มา
บวกกนั ในทน่ี ้คี อื เซลล์ C3 C4 D3 D4

ระดบั ความสาคญั ของตวั ดาเนินการ
ตวั ดาเนินการต่างๆนนั้ มลี าดบั ความสาคญั ต่างกนั ซง่ึ โปรแกรมจะประมวลผลจากตวั ดาเนินการระดบั สงู ไปยงั

ระดบั รองลงมา หากภายในสตู รคานวณเดยี วกนั นนั้ มตี วั ดาเนนิ การทม่ี รี ะดบั ความสาคญั เท่า ๆ กนั จะคานวณจากซา้ ย
ไปขวาจนครบ

ลาดบั ท่ี ตวั ดาเนินการ ความหมาย
1 () วงเลบ็
2 % เปอรเ์ ซน็ ต์ เชน่ 50% โปรแกรมจะแปลงคา่ เป็น 0.5 ก่อนแลว้
จงึ คานวณค่าอน่ื ๆ
3 ^ ยกกาลาง เช่น 2^5
4 * และ / คณู และหาร
5 + และ - บวก และลบ
6 นาขอ้ ความตงั้ แต่สองขอ้ ความมาเช่อื มกนั
7 & ตวั ดาเนนิ การเปรยี บเทยี บ
=, <, >, <=, >=, <>

19

Microsoft Excel
2010

การสรา้ งสตู รคานวณ (Formula)

หากต้องการใชง้ านสตู รคานวณใน Excel นนั้ สง่ิ หน่ึงท่ตี ้องทาก่อนเสมอคอื “คลิกเลือกเซลลท์ ี่ต้องการ

ให้ผลลพั ธ์ แลว้ จงึ ป้อนสูตรคานวณ”

การใสส่ ตู รลงในเซลลท์ าไดโ้ ดยคลกิ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ แลว้ พมิ พส์ ตู รลงไปในเซลลโ์ ดยตรง หรอื พมิ พบ์ นแถบสตู ร

(Formula Bar) ซง่ึ มกี ารใชง้ านดงั น้ี

ใชส้ ตู รทพ่ี มิ พ์ แถบสาหรบั พมิ พส์ ตู ร
ยกเลกิ สตู ร แทรกฟังกช์ นั
ขยายแถบสตู ร

การใช้งานฟังกช์ นั

ฟังกช์ นั ซง่ึ คอื สตู รการคานวณทถ่ี ูกสรา้ งไว้ มลี กั ษณะเหมอื นคาสงั่ สาเรจ็ รปู การทางานเพยี งแค่ระบชุ อ่ื ฟังกช์ นั
ลงไปภายในเซลลท์ ต่ี อ้ งการ หลงั จากนนั้ ฟังกช์ นั จะคนื ค่าผลลพั ธก์ ลบั มาให้ ฟังกช์ นั ภายใน Excel มใี หเ้ ลอื กใชม้ ากมาย
ทงั้ ฟังกช์ นั ทางคณิตศาสตร์ ฟังกช์ นั ทางการเงนิ ฟังกช์ นั ทางสถติ ิ ฟังกช์ นั ทางขอ้ ความ เป็นตน้

ส่วนประกอบของฟังกช์ นั

รูปแบบการใชง้ านฟังกช์ นั นนั้ จะคล้ายกบั การป้อนสตู รคานวณคอื จะตอ้ งนาหน้าดว้ ยเคร่อื งหมายเท่ากบั (=)
จากนนั้ ตามดว้ ยชอ่ื ฟังกช์ นั และคา่ ขอ้ มลู

ช่ือฟังกช์ นั คอื ชอ่ื ของฟังกช์ นั ตามท่ี Excel ไดก้ าหนดไว้ เช่นฟังกช์ นั SUM,COUNT เป็นตน้
คา่ ขอ้ มลู (Argument) คอื ค่าทต่ี อ้ งสง่ ใหฟ้ ังกช์ นั ซง่ึ จะอย่ภู ายในวงเลบ็ และการอา้ ง Argument

นนั้ อาจจะใชก้ ารอา้ งองิ ช่อื เซลลแ์ ทนกไ็ ด้
การใส่ฟังกช์ นั

การสรา้ งสตู รคานวณดว้ ยฟังกช์ นั สามารถเลอื กใชฟ้ ังกช์ นั โดยพมิ พช์ อ่ื ฟังกช์ นั ลงไปเอง หรอื เลอื กฟังกช์ นั จาก
กลุ่มคาสงั่ Function Library โดยมวี ธิ กี ารดงั น้ี

 การพิมพฟ์ ังกช์ นั ลงในเซลล์
วธิ นี ้ีใชใ้ นกรณีทท่ี ราบช่อื ฟังก์ชนั และอารก์ วิ เมนต์อยู่แลว้ โดยพมิ พ์ช่อื ฟังกช์ นั ลงไปโดยตรงบนแถบ

สตู ร แลว้ เลอื กอารก์ วิ เมนตท์ ใ่ี ชส้ าหรบั ฟังกช์ นั นนั้ ๆ สาหรบั อารก์ วิ เมนตท์ เ่ี ป็นช่อื เซลล์ จะพมิ พล์ งไปเอง หรอื

20

Microsoft Excel
2010
คลกิ เมาสเ์ ลอื กกไ็ ด้ และสาหรบั ฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นกลุ่มเซลลช์ ่วงหน่ึงเป็นอาร์กวิ เมนต์ กอ็ าจใชว้ ธิ กี ารลากเมาส์
เพ่อื ใสช่ อ่ื กลุ่มเซลลไ์ ดด้ ว้ ย
1. คลกิ ในเซลลใ์ สเ่ ครอ่ื งหมาย =
2. แสดงตวั ชว่ ยใสส่ ตู รอตั โนมตั ิ Formula Auto Complete ทาการดบั เบลิ คลกิ ทฟ่ี ังกช์ นั ทจ่ี ะใช้
3. ใสว่ งเลบ็ เปิด
4. พมิ พห์ รอื เลอื กชว่ งเซลลท์ จ่ี ะใชเ้ ป็นคา่ อารก์ วิ เมนต์ (ช่วงเซลล์ G3:G11)
5. กดป่มุ Enter

21

Microsoft Excel
2010

 การเลือกฟังกช์ นั จากไลบราร่ี
Excel 2010 ไดร้ วบรวมรายช่อื ฟังกช์ นั ไวใ้ หเ้ รยี กใชง้ านไดอ้ ย่างสะดวกใน Ribbon ช่อื Formulas โดย

อย่ใู นกลุ่มชอ่ื Function Library และจะแยกฟังกช์ นั ออกเป็นประเภทการใชง้ านต่าง ๆ

คาสงั ่ ความหมาย
Insert Function เปิดไดอะลอ็ กบอ็ กซแ์ ทรกฟังกช์ นั
AutoSum เลอื กฟังกช์ นั อตั โนมตั ิ
Recently Used เลอื กฟังกช์ นั ทใ่ี ชล้ ่าสดุ
Financial เลอื กฟังกช์ นั ทางการเงนิ
Logical เลอื กฟังกช์ นั ทางตรรกะ
Text เลอื กฟังกช์ นั ขอ้ ความ
Date & Time เลอื กฟังกช์ นั วนั ทแ่ี ละเวลา
Lookup & Reference เลอื กฟังกช์ นั การคน้ หาและอา้ งองิ
Math & Trig เลอื กฟังกช์ นั คณิตศาสตรแ์ ละตรโี กณมติ ิ
More Function เลอื กฟังกช์ นั อน่ื ๆเพม่ิ เตมิ

การเรยี กใชฟ้ ังกช์ นั จากไลบราร่ี สามารถทาไดด้ งั น้ี
1. คลกิ เลอื กเซลลท์ จ่ี ะใหป้ รากฏผลลพั ธ์
2. คลกิ กลุม่ ฟังกช์ นั
3. คลกิ เลอื กฟังกช์ นั
4. บนไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ Function Arguments คลกิ เลอื กชว่ งเซลลท์ จ่ี ะนามาคานวณ
5. คลกิ ป่มุ OK

22

Microsoft Excel
2010

23

Microsoft Excel
2010

ประเภทของฟังกช์ นั

ฟังกช์ นั ภายใน Excel มหี ลากหลายชนิด เราสามารถแบง่ ออกตามกลุม่ การทางานดงั น้ี

 ฟังกช์ นั ทางคณิตศาสตร์ (Math & Trig) ใชค้ านวณหาคา่ ทางคณติ ศาสตรห์ รอื ตรโี กณมติ ิ เช่นคา่ ผลรวม ค่า
จานวนเตม็ ค่ารากทส่ี อง เป็นตน้

ฟังกช์ นั หน้าที่
=INT(ตวั เลข) คนื คา่ จานวนเตม็ ปัดทศนยิ มทง้ิ
=TRUNC(ตวั เลข,จานวนทศนิยม) คนื คา่ ตวั เลขและทศนยิ มตามจานวนทต่ี อ้ งการ โดยปัดเศษทง้ิ
=ABS(ตวั เลข) คนื คา่ สมั บรู ณ์ของตวั เลข
=SQRT(ตวั เลข) คนื ค่ารากทส่ี องของตวั เลข
=ROUND (ตวั เลข,จานวนทศนิยม) คนื คา่ ตวั เลขและทศนยิ มตามจานวนทต่ี อ้ งการ
=MOD(ตวั ตงั้ ,ตวั หาร) คนื คา่ เศษทเ่ี หลอื จากการหาร
=Sum (ช่วงเซลล)์ หาผลรวม
=SumIF (กลุ่มเซลลท์ ี่ตรวจสอบ,“เง่ือนไข”, กลุ่ม
เซลลท์ ี่ต้องการหาผลรวม) หาผลรวมตามเง่อื นไข

ตวั อย่างการเรยี กใชง้ านฟังกช์ นั ทางคณิตศาสตร์

24

Microsoft Excel
2010
ตวั อย่างการใชฟ้ ังกช์ นั ในการหาผลรวมแบบมเี ง่อื นไข (SUMIF)
ฟังกช์ นั SUMIF คอื ฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นการหาผลรวม แต่เป็นการหาผลรวมแบบมเี งอ่ื นไข ซง่ึ มรี ปู แบบของฟังกช์ นั
ดงั น้ี
รปู แบบ =SUMIF (กลมุ่ เซลลท์ ่ีตรวจสอบ, “เง่ือนไข”, กลมุ่ เซลลท์ ่ีต้องการหาผลรวม)

 ฟังกช์ นั ทางสถิติ (Statistical) เป็นฟังกช์ นั การวเิ คราะหข์ อ้ มลู ทางสถติ ิ ใชค้ านวณหาคา่ ทางสถติ ติ ่าง ๆ เช่น
ค่าเฉลย่ี คา่ สงู สดุ ค่าต่าสดุ การนบั ตวั เลข เป็นตน้

ฟังกช์ นั หน้าท่ี
=MAX(กลุม่ เซลล)์ ค่าสงู สดุ ในกลุม่ เซลล์

=MIN(กลุ่มเซลล)์ คา่ ต่าสดุ ในกลมุ่ เซลล์

=AVERAGE(กลมุ่ เซลล)์ ค่าเฉลย่ี ในกลมุ่ เซลล์

=AVERAGEIF(กล่มุ เซลล,์ เงอ่ื นไข) ค่าเฉลย่ี ในกลุ่มเซลลต์ ามเง่อื นไข

=AVERAGEIFS(กลุ่มเซลล,์ เงอื่ นไข,กล่มุ เซลล,์ ค่าเฉลย่ี ในกลมุ่ เซลลต์ ามเง่อื นไขโดยสามารถหาไดห้ ลาย
เง่อื นไข, .....) เง่อื นไข หลายชว่ งขอ้ มลู

=MEDIAN(กลุ่มเซลล)์ คา่ กง่ึ กลางในกลุ่มเซลล์

25

ฟังกช์ นั Microsoft Excel
=MODE(กลมุ่ เซลล)์ 2010
=COUNT(กลุ่มเซลล)์
=COUNTA(กลมุ่ เซลล)์ หน้าที่
=COUNTBLANK(กลุ่มเซลล)์ คา่ ทเ่ี กดิ ซ้าหรอื เกดิ บอ่ ยทส่ี ดุ ในกลุ่มเซลล์
=COUNTIF(กลุ่มเซลล,์ เง่อื นไข)
=COUNTIFS(กลมุ่ เซลล,์ เงื่อนไขกลุ่มเซลล,์ นบั จานวนขอ้ มลู เฉพาะตวั เลข
เงอื่ นไข, .....)
นบั จานวนขอ้ มลู ทงั้ ตวั เลขและขอ้ ความ
ตวั อยา่ งการใชง้ านฟังกช์ นั ทางสถติ ิ
นบั จานวนเซลลว์ า่ ง

นบั จานวนขอ้ มลู ตามเงอ่ื นไข
นบั จานวนขอ้ มลู ตามเง่อื นไขโดยสามารถหาไดห้ ลายเงอ่ื นไข
หลายชว่ งขอ้ มลู

ตวั อย่างการใชฟ้ ังกช์ นั ในการหาคา่ เฉลย่ี แบบมเี งอ่ื นไข (AVERAGEIF)
ฟังกช์ นั AVERAGEIF คอื ฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นการหาค่าเฉลย่ี แต่เป็นการหาค่าเฉลย่ี แบบมเี งอ่ื นไข ซง่ึ มรี ปู แบบ

ของฟังกช์ นั ดงั น้ี รปู แบบ = AVERAGEIF (กลุ่มเซลลท์ ี่ตรวจสอบ, “เงือ่ นไข”, กลมุ่ เซลลท์ ี่ต้องการหา
คา่ เฉล่ีย)

26

Microsoft Excel
2010

ตวั อย่างการใชฟ้ ังกช์ นั ในการนบั อยา่ งมเี ง่อื นไข (COUNTIF)
ฟังกช์ นั COUNTIF เป็นฟังกช์ นั ทใ่ี ชใ้ นการนบั จานวน แต่เป็นการนบั แบบมเี ง่อื นไข ซง่ึ มรี ปู แบบของฟังกช์ นั

ดงั น้ี
รปู แบบ =COUNTIF (ช่วงเซลลท์ ี่ต้องการนับ, “เงือ่ นไข”)

27

Microsoft Excel
2010

 ฟังกช์ นั ค้นหาและอ้างอิง
ฟังกช์ นั VLOOKUP ค้นหาข้อมูลตามแนวคอลมั น์ ฟังกช์ นั น้ีจะใชส้ าหรบั การค้นหาขอ้ มูลแบบ

คอลมั น์(Vertical) โดยเรม่ิ จากคอลมั น์ซา้ ยสดุ ของตารางหรอื ฐานขอ้ มูลหากพบขอ้ มูลตามค่าทส่ี ่งไป กจ็ ะสง่ กลบั ค่าใน
แถวเดยี วกนั จาดคอลมั น์ทร่ี ะบุไวใ้ นตาราง ฟังกช์ นั VLookup เป็นฟังกช์ นั ทม่ี ปี ระโยชน์มากในการทจ่ี ะอา้ งองิ ขอ้ มูล
ของตารางอ่นื มาไวย้ งั ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ โดยจะมี KEY ทใ่ี ชใ้ นการเปรยี บเทยี บคน้ หา

สาหรบั การใช้ Vlookup นนั้ จะตอ้ งมสี ว่ นประกอบทส่ี าคญั 2 สว่ นดว้ ยกนั คอื
1. ตารางขอ้ มลู หลกั
2. ขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการนาไปคน้ หาจากตารางหลกั

รปู แบบ

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

โดยท่ี คอื ค่าทจ่ี ะนาไปคน้ หาในตารางขอ้ มลู (เซลลท์ เ่ี ป็นคยี )์
Lookup_value คอื ตาแหน่งของตารางหลกั
table_array คอื ลาดบั คอลมั น์ทต่ี อ้ งการนาขอ้ มูลมาแสดง โดยการนับลาดบั คอลมั น์นนั้ จะเรมิ่ นบั
col_index_num จากคอลมั น์ซา้ ยสดุ เป็น 1 และไลเ่ รยี งไปตามลาดบั
คอื คา่ ตรรรกะทร่ี ะบลุ งไปให้ Vlookup เลอื กว่าจะสง่ ค่าใดกลบั จากผลการคน้ หา เช่น
range_lookup True, False หรอื ไมใ่ สค่ ่าอะไร

ตวั อย่าง จากตารางขอ้ มูลในรูป เม่อื ผูใ้ ชป้ ้อนรหสั สนิ ค้าในเซลล์ C2 ต้องการให้ปรากฎช่อื สนิ คา้ และราคา
ขน้ึ มา โดยช่อื สนิ คา้ และราคานนั้ จะอา้ งองิ มาจากกลุ่มเซลลต์ ารางหลกั (F2:H12) ดงั นนั้ จงึ ตอ้ งใชว้ ธิ กี ารอา้ งองิ ขอ้ มูล
จากตารางหลกั มาใชง้ าน โดยนาขอ้ มลู รหสั สนิ คา้ เป็นคยี ใ์ นการคน้ หาขอ้ มลู โดยกาหนดสตู ร Vlookup ดงั น้ี

28

Microsoft Excel
2010

จากรปู เขยี นสตู รไดด้ งั น้ี
=VLOOKUP (C2,F2:H12,2)

C2 คอื เซลลท์ เ่ี ป็นคยี ์ ตอ้ งการนาไปคน้ หรอื นาไปเปรยี บเทยี บกบั ตารางหลกั
F2:H12 คอื ตาแหน่งของตารางหลกั
2 คอื ลาดบั คอลมั น์ทต่ี อ้ งการนาขอ้ มลู มาแสดง โดยทใ่ี นตวั อยา่ งน้ี ตอ้ งการชอ่ื สนิ คา้

ซง่ึ เป็นคอลมั น์ลาดบั ท่ี 2 ของตารางหลกั มาแสดง
สาหรบั ราคาสนิ คา้ นนั้ กท็ าเช่นเดยี วกนั กบั ช่อื สนิ คา้ แต่เปลย่ี น Column index number เป็น 3 เพราะราคา
สนิ คา้ เป็นขอ้ มลู ทอ่ี ยคู่ อลมั น์ลาดบั ท่ี 3 ของตารางหลกั
ดงั สตู ร =VLOOKUP (C2, F2:H12, 3)

Note: ฟังกช์ นั Vlookup นนั้ มขี อ้ จากดั คอื คอลมั น์ซา้ ยสดุ จะตอ้ งเรยี งลาดบั ขอ้ มลู จากน้อยไปหามากเสมอ และขอ้ มลู
ทเ่ี ป็นคยี ใ์ นการคน้ หานนั้ จะตอ้ งพมิ พใ์ หถ้ กู ตอ้ งตามรหสั เพราะหากพมิ พผ์ ดิ โปรแกรมจะไม่สามารถหาค่าได้ และจะ
ฟ้องว่า #N/A

29

Microsoft Excel
2010

ฟังกช์ นั HLOOKUP ค้นหาขอ้ มูลตามแนวแถว

การทางานจะคลา้ ยกบั VLOOKUP แต่จะคน้ หาขม้ มูลในลกั ษณะเป็นแถวแนวนอน (Horizontal)
โดยจะคน้ หาจากแถวท่ี 1 คอื แถวบนสดุ หากพบขอ้ มลู ทต่ี รงกบั ค่าทค่ี น้ หา กจ็ ะนาค่าทอ่ี ยใู่ นแถวถดั ไปมาแสดง

รปู แบบ

=HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

โดยท่ี

Lookup_value คอื ค่าทจ่ี ะนาไปคน้ หาในตารางขอ้ มลู (เซลลท์ เ่ี ป็นคยี )์

table_array คอื ตาแหน่งของตารางหลกั

row_index_num คอื ลาดบั แถวทต่ี ้องการนาขอ้ มูลมาแสดง โดยการนับลาดบั แถวนัน้ จะเรม่ิ นับจาก

แถวบนสดุ เป็น 1 และไล่เรยี งไปตามลาดบั

range_lookup คอื คา่ ตรรรกะทร่ี ะบุลงไปให้ Hlookup เลอื กว่าจะสง่ คา่ ใดกลบั จากผลการคน้ หา เช่น

True, False หรอื ไม่ใสค่ า่ อะไร

จากรปู เขยี นสตู รไดด้ งั น้ี
=HLOOKUP (C2,B6:L8,2)

C2 คอื เซลลท์ เ่ี ป็นคยี ์ ตอ้ งการนาไปคน้ หรอื นาไปเปรยี บเทยี บกบั ตารางหลกั
B6:L8 คอื ตาแหน่งของตารางหลกั
2 คอื ลาดบั แถวทต่ี อ้ งการนาขอ้ มลู มาแสดง โดยทใ่ี นตวั อย่างน้ี ตอ้ งการชอ่ื สนิ คา้

ซง่ึ เป็นแถวลาดบั ท่ี 2 ของตารางหลกั มาแสดง
การใช้ฟังกช์ นั การตรวจสอบขอ้ มลู

จากการใชง้ านฟังกช์ นั ทผ่ี ่านมา เช่นฟังกช์ นั ในการคน้ หาขอ้ มลู อย่าง VLOOKUP มขี อ้ จากดั คอื หากคน้ หา
ขอ้ มูลไม่พบ จะแสดงข้อความ #N/A หรือฟังก์ชนั อ่นื ๆ อาจแสดงขอ้ ความอ่นื ๆ ออกมา ข้อความเหล่าน้ีเรยี กว่า
ERROR ซ่งึ มลี กั ษณะขอ้ ความท่แี ตกต่างกนั ออกไปขน้ึ อยู่กบั ว่าจะ ERROR เร่อื งใดตามทไ่ี ดก้ ล่าวมาแลว้ ดงั นัน้

30

Microsoft Excel
2010
ฟังกช์ นั ทจ่ี ะไดก้ ลา่ วถงึ ต่อไปน้ี จดั เป็นฟังกช์ นั ทท่ี าหน้าทใ่ี นการตรวจสอบว่า สตู รคานวณหรอื ฟังกช์ นั ทป่ี ้อนนนั้ เป็นค่า

ERROR หรอื ไม่ และค่าทไ่ี ดค้ อื True/False

ฟังกช์ นั กลุ่มน้จี ะขน้ึ ตน้ ดว้ ยคาว่า IS ซง่ึ คา่ ทไ่ี ดจ้ ากฟังกช์ นั เหล่าน้ีจะเป็น True หรอื False จากนนั้ จงึ ค่อยนา
ค่าทไ่ี ดจ้ ากฟังกช์ นั เหล่าน้ีไปคานวณหรอื นาไปประมวลผลต่อไปซง่ึ ฟังกช์ นั่ ท่นี าไปใช้งานดว้ ยบ่อยๆ เช่นฟังกช์ นั่ IF
เป็นตน้

การใช้ฟังกช์ นั ขอ้ มูล

ฟังกช์ นั จะให้ผลลพั ธเ์ ป็น TRUE
ISBLANK (คา่ ) คา่ ทต่ี รวจสอบเป็นเซลลว์ า่ ง

ISERR (คา่ ) ค่าทต่ี รวจสอบเป็นขอ้ ความผดิ พลาด ยกเวน้ #N/A
ISERROR (คา่ ) ค่าทต่ี รวจสอบเป็นขอ้ ความผดิ พลาด (#N/A, #VALUE!, #REF!,
#DIV/0!, #NUM!, #NAME?, or # NULL!)
ISLOGICAL (คา่ ) คา่ ทต่ี รวจสอบเป็นคา่ ทางตรรกศาสตร์ TRUE, FALSE
ISNA (คา่ ) คา่ ทต่ี รวจสอบมขี อ้ ความผดิ พลาด #N/A (value not available)
ISNONTEXT (คา่ ) คา่ ทต่ี รวจสอบไมใ่ ชข่ อ้ ความ
ISNUMBER (คา่ ) ค่าทต่ี รวจสอบเป็นตวั เลข
ISREF (คา่ ) คา่ ทต่ี รวจสอบเป็นตาแหน่งอา้ งองิ เซลล์ (Reference) หรอื ไม่
ISTEXT (คา่ ) ค่าทต่ี รวจสอบเป็นขอ้ ความ

การแก้ปัญหา #N/A

ปัญหาทพ่ี บบ่อยเมอ่ื ใชง้ านฟังกช์ นั เกย่ี วกบั Lookup คอื #N/A ซง่ึ มวี ธิ กี ารแกป้ ัญหาคอื ใชง้ านฟังกช์ นั ISNA
รปู แบบ = ISNA (VALUE)

VALUE : คา่ /สตู รทต่ี อ้ งการเชค็ ERROR
ตวั อย่างเช่น จากตารางดา้ นล่างซง่ึ เป็นการอา้ งองิ ขอ้ มลู จากตารางอ่นื โดยใชฟ้ ังกช์ นั VLOOKUP ซง่ึ เกดิ ปัญหาเม่อื
คน้ หาแลว้ ไมพ่ บขอ้ มลู จะเกดิ ERROR แบบ #N/A ซง่ึ ในกรณนี ้ตี อ้ งการใหแ้ สดงคาวา่ “ไม่พบขอ้ มลู ” แทน #N/A

31

Microsoft Excel
2010

จากเดมิ ป้อนสตู ร =VLOOKUP(C37,$C$10:$G$23,4,0) ซง่ึ หากคา่ ทค่ี น้ หาไมพ่ บกจ็ ะปรากฎ #N/A แต่จะเปลย่ี นสตู ร
ใหม่เป็น= IF(ISNA(VLOOKUP(C37,$C$10:$G$23,4,0)),”ไม่พบข้อมูล”,VLOOKUP(C37,$C$10:$G$23,4,0))

จากรปู จะเหน็ ว่า เม่อื แกป้ ัญหา #N/A แลว้ ปรากฎต่อว่ามี ERROR ใหม่ขน้ึ มานนั่ คอื #VALUE! ซง่ึ จะตอ้ ง
แก้ปัญหาน้ีต่อไปสาหรบั ฟังกช์ นั ท่ใี ช้ในการแก้ปัญหาน้ีคอื ฟังก์ชนั ISERR ซ่งึ มรี ูปแบบการใช้งานเช่นเดยี วกนั กบั
ฟังกช์ นั ISNA
การตรวจสอบเซลลต์ วั เลขหรอื ตวั อกั ษร

อกี ปัญหาหน่ึงสาหรบั การคานวณแล้วขน้ึ Error คอื ชนิดของขอ้ มูล เช่น รหสั พนักงานทใ่ี ช้ในการคน้ หา กบั
รหสั พนักงานในตารางขอ้ มูลทเ่ี กบ็ ไวไ้ ม่ตรงกนั เช่น 1001 อาจเกดิ จากการพมิ พแ์ บบ ‘1001 แลว้ เม่อื คน้ หาอาจพมิ พ์
เป็น 1001ซง่ึ เป็นขอ้ มลู คนละชนิดกนั ดงั นนั้ จะตอ้ งทาใหข้ อ้ มลู ตรงกนั จงึ จะสามารถใชง้ านร่วมกนั ได้

32

Microsoft Excel
2010
ตวั อย่างการแทรกฟังกช์ นั ขอ้ มลู ISBLANK

ตวั อยา่ งการแทรกฟังกช์ นั ขอ้ มลู ISNONTEXT

IFERROR (ฟังกช์ นั IFERROR)
IFERROR(value, value_if_error)
ไวยากรณ์ของฟังกช์ นั IFERROR มอี ารก์ วิ เมนตด์ งั ต่อไปน้ี
คา่ (ตอ้ งระบ)ุ อารก์ วิ เมนตท์ ถ่ี กู ตรวจสอบหาขอ้ ผดิ พลาด
Value_if_error (ตอ้ งระบ)ุ คา่ ทจ่ี ะสง่ กลบั ถา้ สตู รประเมนิ ไดข้ อ้ ผดิ พลาด ชนิดขอ้ ผดิ พลาดต่อไปน้ีจะถูกประเมนิ ไดแ้ ก่
#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? หรอื #NULL!

33

Microsoft Excel
2010

การจดั การกบั ชดุ ข้อมลู จานวนมากด้วย Excel

Microsoft Excel จดั เป็นโปรแกรมหน่ึงทม่ี คี วามสามารถในด้านของการจดั การเก็บข้อมูลโดยเฉพาะใน
เวอรช์ นั น้ีไดเ้ พม่ิ เน้ือทใ่ี นการจดั เกบ็ ขอ้ มลู มากยงิ่ ขน้ึ ดว้ ยการเพม่ิ จานวนแถว จานวนคอลัมน์ทม่ี ากขน้ึ กว่าเดมิ ทาให้
ความสามารถในดา้ นน้ขี อง Excel มจี ดุ เด่นขน้ึ มาอย่างชดั เจน

การจดั รปู แบบอย่างมีเงอ่ื นไข (Conditional Formatting)

การจดั รูปแบบเอกสารนัน้ บ่อยครงั้ ท่จี ะต้องจดั รูปแบบโดยมีการกาหนดเง่อื นไข เช่น ต้องการจดั รูปแบบ
ตวั เลขในกลุ่มเซลล์ มากกว่า 10,000 บาท ใหต้ วั เลขเป็นสแี ดง Excel มเี คร่อื งมอื การจดั รูปแบบอย่างมเี ง่อื นไขขน้ึ มา
ซง่ึ มขี นั้ ตอนดงั น้ี

1. เลอื กกลุ่มเซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Condition Formatting ทแ่ี ทบ็ Homeบน Ribbon ทก่ี ลุ่มคาสงั่ Styles
3. เลอื กรปู แบบเงอ่ื นไขทต่ี อ้ งการ

สาหรบั การจัดรูปแบบอย่างมีเง่อื นไขได้มีการพฒั นาให้มรี ูปแบบการใช้งานท่งี ่ายและสะดวกข้นึ รวมถึง
สามารถวเิ คราะหข์ อ้ มลู และจดั รปู แบบการแสดงผลไดอ้ ย่างมปี ระสทิ ธภิ าพดงั รายละเอยี ดดงั น้ี

 การเปรยี บเทียบคา่ (Compare)
การเปรียบเทยี บค่าจะมรี ายละเอยี ดคอื เปรียบเทยี บว่ามากกว่า น้อยกว่า เท่ากบั หรือไม่ ซ่งึ

สามารถเปรยี บเทยี บค่าไดท้ งั้ ตวั เลข และขอ้ ความ ซง่ึ มลี กั ษณะการใชง้ านดงั น้ี
1. เลอื กกลุม่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเคร่อื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Homeบน Ribbon ทก่ี ลุ่มคาสงั่

Styles
3. เลอื ก HighlightCells Rules

34

Microsoft Excel
2010

4. เลอื กเง่อื นไขในการเปรยี บเทยี บทต่ี อ้ งการ
5. กาหนดค่าทต่ี อ้ งการเปรยี บเทยี บ
6. เลอื กลกั ษณะการจดั รปู แบบ
7. คลกิ ป่มุ OK

เงอ่ื นไข ความหมาย
Greater Than… เปรยี บเทยี บคา่ มากกวา่
Less Than… เปรยี บเทยี บค่าน้อยกวา่
Between… เปรยี บเทยี บค่าทอ่ี ยรู่ ะหวา่ ง
Equal To… เปรยี บเทยี บคา่ เทา่ กบั
Text that Contains… เปรยี บเทยี บค่าทป่ี ระกอบดว้ ยตวั อกั ษรหรอื ขอ้ ความ
A Date Occurring… เปรยี บเทยี บค่าทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ตวั เลขวนั ท่ี
Duplicate Values… เปรยี บเทยี บหาค่าซา้
More Rules… ตงั้ เง่อื นไขเอง

ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ ากการกาหนดค่า

35

Microsoft Excel
2010

 การหาค่าสงู สดุ /ตา่ สดุ (Top/Bottom)
สาหรบั หาค่าสูงสุดต่าสุดน้ีเป็นการหาค่าโดยสรุป หมายถึง การสรุปข้อมูลจากตาราง เพ่ือหา

คา่ สงู สดุ ต่าสดุ หรอื การหาคา่ สงู สดุ 10 อนั ดบั แรก หรอื การหาค่าเฉลย่ี เป็นต้น สามารถทาไดด้ งั ขนั้ ตอน

ต่อไปน้ี

1. เลอื กกลมุ่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเคร่อื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื ก Top/Bottom Rules
4. เลอื กเงอ่ื นไขทต่ี อ้ งการ
5. กาหนดค่าทต่ี อ้ งการสรปุ
6. เลอื กลกั ษณะการจดั รปู แบบ
7. คลกิ ป่มุ OK

เง่อื นไข ความหมาย
Top 10 Items… สรุปขอ้ มลู สงู สดุ 10 อนั ดบั แรก (10 รายการ)
Top 10%... สรุปขอ้ มลู สงู สดุ 10 เปอรเ์ ซนตข์ องรายการทงั้ หมด
Bottom 10 Items… สรุปขอ้ มลู ต่าสดุ 10 อนั ดบั แรก (10 รายการ)
Bottom 10%... สรุปขอ้ มลู ต่าสดุ 10 เปอรเ์ ซนตข์ องรายการทงั้ หมด
Above Average… สรุปขอ้ มลู ทม่ี คี า่ มากกกวา่ คา่ เฉลย่ี ของขอ้ มลู ทงั้ หมด
Below Average… สรุปขอ้ มลู ทม่ี คี า่ น้อยกวา่ ค่าเฉลย่ี ของขอ้ มลู ทงั้ หมด
More Rules… ตงั้ เง่อื นไขเอง

36

Microsoft Excel
2010
 การสรปุ ผลขอ้ มูลโดยใช้เฉดสี (Data Bar)
วธิ นี ้ีเป็นการเปรยี บเทยี บขอ้ มูลทงั้ หมดแลว้ มกี าร Highlight เป็นเฉดสลี งบรเิ วณขอ้ มูล ซง่ึ ทาให้
สามารถเหน็ ผลลพั ธแ์ ละเปรียบเทยี บขอ้ มูลไดจ้ ากการสงั เกตท่เี ฉดสี เหมาะสาหรบั แสดงค่าข้อมูลท่ี
เปรยี บเทยี บเป็นปรมิ าณมาก-น้อย ไดอ้ ยา่ งชดั เจน ซง่ึ มวี ธิ กี ารดงั น้ีคอื
1. เลอื กกลมุ่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กป่มุ เคร่อื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื ก Data Bar
4. เลอื กเฉดสที ต่ี อ้ งการ

 การสรปุ ผลขอ้ มูลโดยใช้สี (Color Scale)
วิธนี ้ีเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลทงั้ หมดแล้วมีการใช้สที ่แี ตกต่างกันลงบรเิ วณข้อมูล ซ่ึงทาให้

สามารถเหน็ ผลลพั ธแ์ ละเปรียบเทียบข้อมูลไดจ้ ากการสงั เกตท่สี ที ใ่ี ส่ลงในเซลล์ โดยจะแสดงแบบ 2
ระดบั สี (คา่ น้อยทส่ี ดุ กบั คา่ มากทส่ี ดุ ) หรอื 3 ระดบั สี (ค่ามาก, คา่ กลาง และค่าน้อย) ซง่ึ มวี ธิ กี ารดงั น้คี อื

1. เลอื กกล่มุ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื ก Color Scales
4. เลอื กเฉดสที ต่ี อ้ งการ

37

Microsoft Excel
2010

 การสรปุ ผลขอ้ มลู โดยใช้รปู ภาพ (Icon Sets)
วธิ นี ้ีเป็นการเปรยี บเทยี บขอ้ มลู ทงั้ หมดแลว้ มกี ารใช้รูปภาพทแ่ี ตกต่างกนั ลงบรเิ วณข้อมลู ซง่ึ ทาให้

สามารถเหน็ ผลลพั ธแ์ ละเปรยี บเทยี บขอ้ มลู ไดจ้ ากการสงั เกตทร่ี ปู ภาพซง่ึ มวี ธิ กี ารดงั น้ีคอื
1. เลอื กกลมุ่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื ก Icon Sets
4. เลอื กรปู Icon ทต่ี อ้ งการ

ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ ากการกาหนดคา่

 การสรา้ งกฏเงือ่ นไขใหม่ (New Rule)
นอกจากรปู แบบเงอ่ื นไขทโ่ี ปรแกรมสรา้ งไวใ้ หแ้ ลว้ หากต้องการสรา้ งกฏเง่อื นไขใหม่สามารถทาได้

โดยมขี นั้ ตอนดงั น้ี
1. เลอื กกลุ่มเซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเคร่อื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื กคาสงั่ New Rule…
4. เลอื กชนดิ ของกฏ
5. เลอื กการจดั รปู แบบใหก้ ฏ
6. คลกิ ป่มุ OK

38

Microsoft Excel
2010

รปู แบบกฏ ความหมาย
Format all cells based on their values จดั รปู แบบใหก้ บั ทุกเซลลท์ ม่ี คี า่ ตามทก่ี าหนด
Format only cells that contain จดั รปู แบบเฉพาะเซลลท์ ม่ี คี า่ ตามทก่ี าหนด
Format only top or bottom ranked values จดั รปู แบบเฉพาะเซลลท์ ม่ี คี า่ อยใู่ นชว่ งสงู สดุ หรอื ต่าสดุ
Format only values that are above or below จดั รปู แบบเฉพาะเซลลท์ ม่ี คี ่าสงู หรอื ต่ากว่าค่าเฉลย่ี
aFvoermraagteonly unique or duplicate values จดั รปู แบบเฉพาะเซลลท์ ม่ี คี า่ ซา้ หรอื ไมซ่ า้ กบั เซลลอ์ ่นื
Use a formula to determine which cells to format จดั รปู แบบเซลลท์ เ่ี ป็นผลลพั ธข์ องสตู รทก่ี าหนด

 การแก้ไขรปู แบบที่สรา้ งตามเงอ่ื นไข (Edit Rules)

ในกรณีทต่ี อ้ งการแกไ้ ขรปู แบบทส่ี รา้ งขน้ึ ตามเงอ่ื นไข สามารถทาไดโ้ ดยมขี นั้ ตอนดงั น้ี

1. เลอื กกล่มุ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื กคาสงั่ Manage Rules…
4. คลกิ ป่มุ Edit Rule…
5. เลอื กชนิดของกฏใหม่
6. เปลย่ี นแปลงเง่อื นไขเซลล์
7. คลกิ ป่มุ OK
8. คลกิ ป่มุ OK

39

Microsoft Excel
2010

 การลบเงื่อนไข (Clear Rules)
เง่อื นไขทส่ี รา้ งขน้ึ และเรยี กใชใ้ หก้ บั เซลลต์ ่าง ๆ หากตอ้ งการลบออกสามารถทาไดด้ งั น้ี

1. เลอื กกลมุ่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Conditional Formatting ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื กคาสงั่ Clear Rules
4. เลอื กรปู แบบการลบ

40

Microsoft Excel ความหมาย
2010 ลบกฏในพน้ื ท่ี ทเ่ี ลอื กเท่านนั้
รปู แบบการลบ ลบกฏทุกกฏทม่ี ใี นเวริ ค์ ชที
Clear Rules from Selected Cells ลบกฏทใ่ี ชบ้ นตารางทเ่ี ลอื ก
Clear Rules from Entire Sheet ลบกฏจากรายงาน PivotTable
Clear Rules from This Table
Clear Rules from This PivotTable

การเรยี งลาดบั ข้อมลู (Sort)

การเรยี งลาดบั ขอ้ มูลจดั ว่าเป็นอีกความสามารถหน่ึงท่มี าพร้อมกับการจดั รูปแบบตารางอตั โนมตั ิซ่งึ การ
เรยี งลาดบั นนั้ จะมลี กั ษณะการเรยี งคอื

1. เรยี งจากมากไปหาน้อย
2. เรยี งจากน้อยไปหามาก
โดยสามารถเรยี งไดท้ งั้ ตวั อกั ษร ตวั เลข และวนั ท่ี ซง่ึ มลี กั ษณะตวั เลอื กใน
การเรยี งลาดบั ดงั รปู

การเรยี งลาดบั เบอ้ื งตน้ สามารถทาไดด้ งั น้ี
1. คลกิ เซลลใ์ นคอลมั น์ทต่ี อ้ งการเรยี งลาดบั
2. คลกิ เคร่อื งมอื Sort & Filter ทแ่ี ทบ็ Home
3. เลอื กประเภทการเรยี งลาดบั

41

Microsoft Excel
2010

การเรยี งลาดบั ข้อมลู แบบกาหนดเอง

การเรยี งลาดบั แบบกาหนดเองสามารถทาไดด้ งั น้ี

1. คลกิ เมาสภ์ ายในกลุ่มเซลล์
2. คลกิ แทบ็ Home
3. คลกิ เลอื กเครอ่ื งมอื Sort & Filter
4. เลอื กคาสงั่ Custom Sort…
5. กาหนดรายละเอยี ด

5.1 เลอื กฟิลดท์ ต่ี อ้ งการเรยี ง
5.2 เลอื กประเภทการเรยี ง (น้อยไปมาก หรอื มากไปน้อย)
6. คลกิ ป่มุ OK

การเรียงลาดบั ชุดขอ้ มูล (Series)
สาหรบั ขอ้ มูลแบบชุด (Series) เช่น จนั ทร์, องั คาร, พุธ... อาทติ ย์ หรอื มกราคม,กุมภาพนั ธ์, มนี าคม,...,

ธนั วาคม นนั้ ไม่สามารถใชก้ ารเรยี งแบบปกตไิ ด้ เน่อื งจากการเรยี งขอ้ มลู แบบปกตนิ นั้ จะเป็นการเรยี งตามตวั อกั ษร ก
ถงึ ฮ หรอื A ถงึ Z และเรยี งตามคา่ ของตวั เลข ดงั นนั้ หากเป็นการเรยี งลาดบั แบบธรรมดาจะไมส่ ามารถเรยี งไดถ้ กู ตอ้ ง

42

Microsoft Excel
2010
เพราะฉะนนั้ หากตอ้ งการเรยี งลาดบั ขอ้ มลู ชนิดน้จี ะตอ้ งอาศยั ตวั เลอื กเสรมิ อ่นื ๆ ซง่ึ มอี ยใู่ นหน้าต่าง Sort อยแู่ ลว้ ดงั น้ี
1. เลอื กฟิลดท์ ต่ี อ้ งการเรยี ง
2. คลกิ เลอื ก Custom List… ในสว่ นของประเภทการเรยี ง
3. เลอื กขอ้ มลู ทต่ี ามรปู แบบทต่ี อ้ งการเรยี ง
4. คลกิ ป่มุ OK
5. คลกิ ป่มุ OK

43

Microsoft Excel
2010

การกรองขอ้ มลู (Filter)

เม่อื จดั รปู แบบตารางแลว้ จะสงั เกตุไดว้ ่าทห่ี วั ตารางจะปรากฎตวั กรองขอ้ มลู เพ่อื ใชใ้ นการเรยี กดูขอ้ มลู
บาง ประเภทตามตอ้ งการ เช่นตอ้ งการดขู อ้ มลู เฉพาะคนทข่ี น้ึ ตน้ ดว้ ย “นาย” เป็นตน้

ความสามารถในการกรองขอ้ มูลของตารางทไ่ี ดผ้ ่านการจดั รูปแบบแลว้ มวี ธิ กี ารใชง้ านเคร่อื งมอื ในการกรอง
ขอ้ มลู ดงั น้ี

1. คลกิ ป่มุ ลกู ศร ทห่ี วั คอลมั น์
2. เลอื กขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการกรอง
3. คลกิ ป่มุ OK

รูปแบบในการกรองข้อมูลนัน้ สามารถเปล่ียนแปลงไปได้อสิ ระตามขอ้ มูล เช่น ขอ้ มูลท่เี ป็นตวั เลข ขอ้ มูล
ตวั อกั ษร หรอื ขอ้ มลู ทเ่ี ป็นวนั ท่ี ตวั เลอื กต่างๆ ของแต่ละฟิลดจ์ ะเปลย่ี นแปลงไปเร่อื ย ๆ ตามขอ้ มลู ทบ่ี รรจุอย่ใู นคอลมั น์
นนั้ ๆ

การกรองข้อมลู โดยการกาหนดเงือ่ นไขเอง (Custom Filter)
การกรองขอ้ มลู นนั้ นอกจากจะใชว้ ธิ กี ารเลอื กจากตวั เลอื กทโ่ี ปรแกรมมีใหแ้ ลว้ ยงั สามารถกาหนดไดเ้ องจาก

การเลอื กตวั เลอื ก Filters เช่น ต้องการกรองขอ้ มูลเงนิ เดอื นพนักงานท่มี คี ่าเป็นช่วง หรอื ต้องการหาค่าเฉล่ยี ของ
เงนิ เดอื นพนกั งานเป็นตน้ ในการกรองขอ้ มลู เองน้ีสมมตวิ ่าตอ้ งการกรองขอ้ มูลทเ่ี ป็นตวั เลขเงนิ เดอื น ซง่ึ สามารถทาได้
ดงั น้ี

1. คลกิ ป่มุ ลกู ศร
2. เลอื กคาสงั่ Number Filters (หากเป็นขอ้ มลู ประเภทอ่นื กเ็ ชน่ เดยี วกนั )
3. เลอื กเงอ่ื นไขทต่ี อ้ งการ

44

Microsoft Excel
2010
4. กาหนดตวั เลขตามเงอ่ื นไขทต่ี อ้ งการ
5. คลกิ ป่มุ OK

ในการทางานดา้ นฐานขอ้ มลู นนั้ การเกบ็ ขอ้ มลู จะตอ้ งเรม่ิ จากการพมิ พข์ อ้ มลู ลงทลี ะเซลล์ ดงั นนั้ หากมขี ้อมลู
จานวนมาก หลายฟิลดห์ ลายแถว ผทู้ าทท่ี าหน้าทพ่ี มิ พข์ อ้ มลู อาจจะพมิ พผ์ ดิ พลาดได้ เชน่ เงนิ เดอื น 15,000 บาท อาจ
พมิ พพ์ ลาดเป็น 1,500 บาทหรอื เป็น 150,000บาทกไ็ ด้ ดงั นนั้ เพ่อื ป้องกนั ความผดิ พลาดเหล่าน้ี Excel จงึ มเี คร่อื งมอื ท่ี
ใชใ้ นการป้องกนั ความผดิ พลาดในการป้อนขอ้ มลู ดงั น้ี
การกาหนดเงอ่ื นไขเพ่ือตรวจสอบความถกู ต้องของขอ้ มลู (Data Validation)

เง่อื นไขในการตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูลนนั้ ประกอบดว้ ย ประเภทของขอ้ มลู เช่น ตวั เลข, วนั ท่ี หรอื
ตาแหน่งทศนยิ ม โดยเง่อื นไขในการตรวจสอบอาจกาหนดใหแ้ สดงค่ามาก หรอื คา่ น้อย เป็นตน้ การกาหนดเงอ่ื นไขเพ่อื
ตรวจสอบขอ้ มลู สามารถทาไดด้ งั น้ี

1. เลอื กกล่มุ เซลลท์ ต่ี อ้ งการ
2. คลกิ เลอื กแทบ็ Data
3. คลกิ ป่มุ เคร่อื งมอื Data Validation
4. คลกิ เลอื กคาสงั่ Data Validation
5. เลอื กเงอ่ื นไข (Settings)

5.1 ชอ่ ง Allow เลอื กแบบ Text Length

45

Microsoft Excel
2010

5.2 กาหนดรายละเอยี ดของเง่อื นไข
6. คลกิ ป่มุ OK

 คลกิ หวั ขอ้ Settingsสาหรบั กาหนดเงอ่ื นไขในการตรวจสอบขอ้ มลู
Allow: กาหนดชนดิ ขอ้ มลู ในสว่ น Validation

 Any Value : รบั ขอ้ มลู ไดท้ กุ ชนิด

 Whole Number : รบั เฉพาะเลขจานวนเตม็

 Decimal : รบั เฉพาะตวั เลขจานวนเตม็ และเลขทศนิยม

 List : รบั เฉพาะรายการขอ้ มลู ทก่ี าหนด

 Date : รบั ขอ้ มลู วนั ท่ี

 Time : รบั ขอ้ มลู เวลา

 Text Length : รบั ขอ้ มลู ขอ้ ความแบบกาหนดจานวนตวั อกั ษร

 Custom : กาหนดช่วงขอ้ มลู เองโดยใชส้ ตู รและฟังกช์ นั

Data: กาหนดชว่ งขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ

 Between :ระหวา่ งตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 Not Between :ไม่อย่รู ะหวา่ งตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 Equal to :เท่ากบั ตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 Not equal to :ไม่เท่ากบั ตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด

46

Microsoft Excel
2010
 Greater than :มากกวา่ ตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 Less than :น้อยกวา่ ตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 Greater than or equal to: มากกว่าหรอื เทา่ กบั ตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 Less than or equal to: น้อยกวา่ หรอื เทา่ กบั ตวั เลขหรอื ขอ้ มลู ทก่ี าหนด
 คลกิ หวั ขอ้ Input Message ระบุขอ้ ความทต่ี อ้ งการแสดงเมอ่ื ตาแหน่งเซลลอ์ ย่ใู นชว่ งนนั้ เป็นการบอกใหผ้ ใู้ ช้
รวู้ ่าใหท้ าอะไร

 คลกิ หวั ขอ้ Error Alert เพ่อื กาหนดว่า ถา้ ผใู้ ชป้ ้อนขอ้ มลู ไมต่ รงตามกฎขอ้ บงั คบั ใหแ้ สดง Message และ
ไอคอนเตอื น

47