กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 1 แนวทางการตรวจสอบ ระบบการรบและการน ั ํ าส่งเงนรายได ิ ้ แผนด่ ิ น โดย นางสาวชัชชญา จันทร์หอม นักวิชาการตรวจสอบภายในปฏบิัติการ นางสาวอาทิตยา พรมทา นักวิชาการตรวจสอบภายในปฏบิัติการ นางสาวจุฑารัตน์บุตรเกษ นักวิชาการตรวจสอบภายในปฏบิัติการ นางสาวนภาพร พ่วงพลู นักวิชาการตรวจสอบภายใน นางสาวสาวิตรี แก้วประมูล นักวิชาการตรวจสอบภายใน ประเดนการศ็กษาึระบบการรับและนําส่งเงินรายได้แผนด่ ิน
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 2 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับเงินรายได้แผ่นดิน - ความหมาย กฎหมายที่เกยวขี่้อง ประเภทของเงินรายได้แผ่นดิน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน - แบบเอกสารที่ใช้ในระบบรับและนําสงเง่ ิน - กระบวนงานในระบบรับและนําส่งเงิน - การบันทึกรายการตามระบบ GFMIS การตรวจสอบเงินรายได้แผ่นดิน - หลักเกณฑ์การตรวจสอบ - การควบคุมภายในเกี่ยวกับการรับและนําส่งเงินรายได้แผ่นดินตามระบบ GFMIS - แนวทางการปฏิบัติงานตรวจสอบ ตัวอย่าง การสอบทานระบบการควบคุมภายใน ตัวอย่าง การปฏิบัติงานตรวจสอบความมีอยู่จริง ตัวอย่าง การปฏิบัติงานตรวจสอบการเกิดขึ้นจริง ความถกตู้องและความครบถ้วน ตัวอย่างกระดาษทําการ - ตัวอย่าง กระดาษทําการประเมินระบบการควบคุมภายในด้านการรับเงิน - ตัวอย่าง กระดาษทําการประเมินระบบการควบคุมภายในด้านเงินสดในมือ - ตัวอย่างกระดาษทําการประเมินระบบการควบคุมภายในด้านการนําเงินส่งคลัง ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับเงินรายได้แผ่นดนิ ความหมาย เงินรายได้แผ่นดิน หมายถึง เงินที่ส่วนราชการจัดเก็บหรือรับไว้เป็นกรรมสิทธิ์ตามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ หรือจากนติิกรรมหรือนิติเหตุและกฎหมายว่าด้วยเงินคงคลังและกฎหมายว่าด้วย วิธีการงบประมาณ บญญั ัติไม่ให้ส่วนราชการนั้นๆ นําไปใช้จ่าย หรือหกไว ั ้เพื่อการใดๆ
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 3 กฎหมายที่เกี่ยวข้อง เงินรายได้แผ่นดินมีกฎหมายที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับ ดังนี้ 1. พ.ร.บ. เงินคงคลัง ม.4 คํานิยาม ภายใต้บังคับ ม. 13 บรรดาเงินทั้งปวงที่พึงชําระให้แก่ รัฐบาลไม่ว่าเป็นภาษีอากร ค่าธรรมเนียม ค่าปรับ เงินกู้ หรือเงินอื่นใด หัวหนาส้ ่วนราชการทไดี่้ จัดเก็บหรือรับเงินนั้น มหนี ้าทควบคี่มใหุ้ส่งเขาบ้ ัญชีท 1 ี่หรอสื ่งคลังจังหวัด คลังอําเภอ ตามกําหนดเวลา และข้อบังคับที่รัฐมนตรีกําหนด โดยไม่หกไว ั ้เพื่อการใดเลย บทบัญญตัิในส่วนนี้ไม่ใช้บังคับ กับองค์กร ต่างๆ และบรรดาทุนหรือทุนหมุนเวียน ซึ่งรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลังมีอํานาจกําหนดข้อบังคับไว้ เป็นส่วนต่างหากได้ 2. พ.ร.บ. วิธีการงบประมาณ ม. 24 วรรคแรก คํานิยาม บรรดาเงินที่ส่วนราชการได้รับ เป็นกรรมสิทธ ิ์ ไม่ว่าจะได้รับตามกฎหมาย หรือระเบียบ ข้อบังคับ หรอได ื ้รับชําระตามอํานาจหน้าที่ หรือสัญญา หรือได้รับจากการให้ใช้ทรัพยส์นิ หรือเก็บดอกผลจากทรัพยส์ ินของราชการ ให้ส่วนราชการนั้น นําส่งคลังตามระเบียบหรือขอบ้ ังคับที่รัฐมนตรีกําหนดเว้นแต่ จะมีกฎหมายกําหนดเป็นอย่างอื่น การนําส่งคลงตามระเบัยบการเกี ็บรักษาเงนและนิ ําส่ง ข้อ 65. เงินทั้งปวงที่อยู่ในความรับผิดชอบของส่วนราชการทั้งที่เป็นเงินสด และหรือเช็คให้ นําส่งหรือนําฝากคลังภายในกําหนดดังนี้ 1. เช็ค ให้นําส่งหรือนําฝากในวันที่ได้รับเช็ค หรืออย่างช้าภายในวันทําการถัดไป 2. เงินรายได้แผ่นดิน ให้นําส่งอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง แต่ถ้าส่วนราชการใดมีเงิน รายได้แผ่นดินเก็บรักษาในวันใดเกิน 10,000 บาท กให็น้ ําเงินส่งโดยด่วน แต่อย่างช้าต้อง ไม่เกิน 3 วัน ทําการถัดไป ประเภทของเงนรายได ิ ้แผนด่นิ รายได้แผ่นดินประกอบด้วย 1. รายได้แผ่นดินประเภทภาษีอากร 2. รายได้แผนด่ ินที่ไม่ใช่ภาษีอากร รายได้แผ่นดนประเภทภาษ ิ ีอากร รายได้แผ่นดินประเภทภาษีอากร หมายถึง เงินภาษีอากรที่ส่วนราชการจัดเก็บหรือได้รับตาม กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หรือจากนติิกรรมหรือนิติเหตุ โดยกฎหมายว่าด้วยวิธีการงบประมาณ บัญญัติไมให่ ้สวนราชการน่ ั้นๆ นําไปใช้จ่าย หรือหักไว้และจะต้องนําเงินที่ได้รับนั้นส่งคลัง รายได้แผ่นดนทิ ี่ไม่ใช่ภาษีอากร รายได้แผ่นดินที่ไม่ใช่ภาษีอากร หมายถึง รายได้อื่นที่นอกเหนือจากรายได้ประเภทภาษีอากร ซึ่งหน่วยงานได้รับและจะต้องนําส่งคลัง รายได้แผ่นดินที่ไม่ใช่ภาษีอากร ประกอบด้วย (1) รายได้แผนด่ ินจากการขายสินทรัพย์และบริการ คือ รายได้ที่เกิดจากการขายสินทรัพย์และ การให้บริการที่หน่วยงานไม่สามารถเก็บไว้ใช้ได้ ต้องนําส่งคลังเป็นรายได้แผ่นดิน ตัวอย่างเช่น รายได้จากการขายที่ดินและอาคารที่ราชพัสดุ รายได้จากการจําหน่ายเงินลงทุนและหลักทรัพย์ของ รัฐบาล รายได้จากการขายของกลาง รายได้ค่าธรรมเนียมต่าง ๆ เช่น ค่าธรรมเนียมที่ดินและค่าจด ทะเบียนอสังหาริมทรัพย์ รายได้จากการให้เช่าที่ราชพัสดุ เป็นตน้ ซึ่งนบเป ั ็นรายได้จากการขาย ทรัพย์สินและบริการตามการจัดประเภทรายได้แผ่นดินของกรมบัญชีกลาง
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 4 (2) รายได้แผนด่ ินจากรัฐพาณิชย์ คือ รายได้ที่เป็นผลตอบแทนใหแก้ ่เจ้าของจากเงินลงทุนที่ หน่วยงานถือไว้ในองค์กรหรือบริษัทต่าง ๆ และต้องนําส่งเงินรายได้ที่ได้รับให้แก่รฐบาลเป ั ็นรายได้แผ่นดิน เช่น เงินปันผล ซึ่งนับเป็นรายได้จากรัฐพาณิชย์ตามการจัดประเภทรายได้แผ่นดินของ กรมบัญชีกลาง (3) รายได้แผนด่ ินอื่น คือ รายได้ที่หน่วยงานได้รับและต้องนําส่งเงินรายได้ท่ไดี ้รับให้แก่ รัฐบาล นอกเหนือจากประเภทต่าง ๆ ตามที่ระบุข้างต้น ซึ่งนับเป็นรายได้อื่นตามการจัดประเภทรายได้ แผ่นดินของกรมบัญชีกลาง ตัวอย่างเช่น ค่าธรรมเนียมและค่าปรับเกี่ยวกับกระบวนยุติธรรม ค่าปรับ ภาษีอากร เงินชดใช้ค่าเสียหายจากการละเมิด เป็นต้น ขั้นตอนการปฏบิัติงานเงินรายได้แผ่นดิน การจัดเก็บรายได้แผ่นดินของหน่วยงานราชการ มีทั้งการจัดเก็บรายได้แผ่นดินที่เป็นของ ส่วนราชการเอง และส่วนราชการจัดเก็บรายได้แผ่นดินแทนส่วนราชการอื่น แบบเอกสารทใชี่้ในระบบรับและนาสํ ่งเงนิ 1. แบบเอกสารใบจัดเก็บรายได้ (แบบ นส.01) ใช้สําหรบบั ันทึกการรับเงินของหน่วยงาน เพื่อนําส่งเป็นรายได้แผ่นดิน และเงินนอกงบประมาณฝากคลัง 2. แบบเอกสารใบจัดเก็บรายได้แทนกัน (แบบ นส.03) ใช้สําหรับบันทึกการรับเงินเพื่อนําส่งเป็น รายได้แผ่นดินและนําเงินนอกงบประมาณฝากคลังให้หนวยงานอ่ ื่น(ข้ามกรม) 3. แบบเอกสารใบนําส่งรายได้ (แบบ นส.02) ใช้บันทึกการนําส่งเงินรายได้แผ่นดินและการนํา เงินนอกงบประมาณฝากคลัง ทั้งกรณีการสงเง่ ินของหน่วยงานตนเองและการนําส่งเงินรายได้หน่วยงาน อื่น(ข้ามกรม) ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 การนําส่งเงินรายได้แผ่นดินของตนเอง ให้ใช้แบบเอกสาร ใบนําส่งรายได้ (แบบ นส.02-1) ถ้าเป็นการนําส่งเงินรายได้แผ่นดินแทนส่วนราชการอื่นให้ใช้แบบ เอกสารใบนําสงรายได ่ ้ (แบบ นส.02-2) กระบวนงานในระบบรับและนําส่งเงิน (แผนภูมิระบบรับและนําส่งเงิน) หน่วยงานสามารถจัดทําข้อมูลในระบบรับและนําส่งเงิน ในกระบวนการดังต่อไปนี้ 1.1 การรับเงิน เมื่อหน่วยงานได้รับเงินและออกใบเสร็จรบเงั ินให้แก่ผู้นาเงํ ินมาชําระ เรียบร้อยแล้ว จึงนําข้อมูลการจัดเก็บมาสรุปเพื่อบันทึกในแบบเอกสารการจัดเก็บรายได้เข้าระบบ แบบเอกสารทใชี่้บันทึกรายการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดิน ได้แก่ - แบบเอกสาร นส 01 ใช้บันทึกรายการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินของหน่วยงาน - แบบเอกสาร นส 03 ใช้บันทึกรายการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินแทนส่วนราชการอื่น 1.2 การนําส่งเงิน หน่วยงานภาครัฐที่มความประสงค ี ์จะนําเงินรายได้แผ่นดินที่ได้รับส่งคลัง จะต้องนําส่งที่ธนาคารกรุงไทย จํากัด (มหาชน) เพื่อเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารที่กรมบญชั ีกลาง หรอื สํานักงานคลังเปิดเพื่อรับเงิน โดยหน่วยงานจะต้องจัดทําใบนําฝากเงิน(Pay-in-Slip) ตามรูปแบบที่ กําหนด ซึ่งเมอธนาคารได ื่้รับเงินแล้วจะออกใบรับเงิน(Deposit Slip) ให้แก่หน่วยงานใช้เป็นหลักฐาน ประกอบการบันทึกข้อมูลการนําส่งเงิน
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 5 ประเภทใบนําฝากเงิน(Pay-in-Slip) ประกอบด้วย 2 สวน่ คือ ส่วนบนและส่วนล่าง โดย จะมีรูปแบบที่เหมือนกัน ส่วนบนเจ้าหน้าที่ของธนาคารกรุงไทยฯ จะเก็บไว้พร้อมกับเงินที่หน่วยงาน นําส่ง สําหรับส่วนล่างหน่วยงานใช้เป็นหลักบานในการนําส่ง พร้อมใบรับเงินจากธนาคาร (Deposit Slip) นอกจากนี้ ยังใช้เป็นข้อมูลประกอบการบันทึกรายการนําส่งเงินเข้าสู่ระบบ GFMIS และใช้ ตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่บันทึก ใบนําฝากจําแนกเป็น 2 ประเภท ดังน้ ี - ประเภทที่ใช้สาหรํ ับส่วนราชการทั่วไป และกองทุน - ประเภทที่ใช้เฉพาะส่วนราชการที่กําหนด ได้แก่ กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต กรม ศุลกากร และกรมบัญชีกลาง ใบรับเงิน (Deposit Slip) เป็นเอกสารที่ธนาคารกรุงไทยฯ ออกให้ เพอเป ื่ ็นหลักฐานในการรับ เงินจากหน่วยงาน ซึ่งจะแสดงข้อมูลเพื่อให้ทราบว่า หน่วยงานนําส่งเงินประเภทใดที่ธนาคาร 1.3 การบันทึกข้อมูลการนําส่งเงิน เมื่อหน่วยงานนําเงินไปส่งที่สาขา ธนาคารกรุงไทย จากํ ัด (มหาชน) เรียบร้อยแล้ว จึงนําข้อมูลจากใบรับเงินที่ได้จากธนาคารฯ มาจัดทําแบบการนําส่งเงินเข้า ระบบ แบบเอกสารทใชี่้บันทึกรายการนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน ได้แก่ - แบบเอกสาร นส 02-1 ใบนําส่งเงินกรณีเป็นเอกสารผ่านรายการ ใชบ้ ันทึกรายการ นําส่งเงินรายได้แผ่นดินของตนเอง - แบบเอกสาร นส 02-2 ใบนําส่งเงินกรณีเป็นเอกสารพักรายการ ใช้บนทั ึกรายการ นําส่งเงินรายได้แผ่นดินแทนส่วนราชการอื่น แผนภมูิ ระบบรับและนําส งเงนิ ระบบรับและนําสงเงนิ การรับเงิน การนําสงเงิน แบบเอกสารทใชี่ - แบบ นส.01 - แบบ นส.03 แบบเอกสารทใชี่ - แบบ นส.02-1 - แบบ นส.02-2
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 6 ขั้นตอนการปฏิบัติในกระบวนงานการรับเงิน (แผนภูมการริ ับเงิน) 1. จัดเก็บเงิน ออกใบเสร็จรบเงั ินตามปกต ิสิ้นวันสรุปขอมูลการรับเงิน 2. บันทึกขอมลในแบบเอกสารใบจูัดเก็บรายได (แบบ นส.01 ใบจัดเก็บรายไดของหนวยงาน หรือ แบบ นส.03ใบจัดเก็บรายไดแทนกนแลั วแตกรณ) ี 3. ผูถือสิทธิ E ตรวจสอบความถูกตองของขอมูลแลวดําเนินการปองกันการแกไขขอมูลกอน นาสํ งขอมูล(Encrypt File) 4. นําสงขอมูล ณ จุดที่มีเครื่อง Terminal 5. เรียกดูสถานะการนําสงขอมูล(SAP R/3) แผนภมูิ การรับเงิน 1) รับเงิน (ออกใบเสร็จรบเงั ิน) 2) จัดทําแบบเอกสาร นส.01 หรือ นส.03 3) ปองกันการแกไขขอมูลโดยการ Encrypt File 4) นําสงขอมูล 5) เรียกดูสถานะการนําสงขอมูล ตัวอยางขอมูลสําคัญที่ตองระบุในแบบ นส.01 นส.03 แหลงของเงนิ - ระบุแหลงของเงินในงบประมาณ 491xxxx - ระบุรหัสแหลงของเงินนอกฝากคลัง 492xxxx - ระบุรหัสแหลงของเงินนอกฝากธนาคาร 493xxxx 49 คือตัวเลขที่ใชแทนคาป งบประมาณ พ.ศ.2549 รหัสบัญชีแยกประเภท - ระบุเลขที่บัญชีแยกประเภท ที่ขึ้นตนดวยเลข 41,42,43 41xxxxxxxx คือ รายไดแผ นดินที่เปนภาษ ีอากร 42xxxxxxxx คือ รายไดท ี่ไมใชภาษอากรี – ของแผนดิน 43xxxxxxxx คือ รายไดท ี่ไมใชภาษีอากร - ของหนวยงาน - ระบุรหัสรายได (3 หลัก) กรณีนส.03 ตองระบุรหัสหนวยงานของเจาของเงินดวย
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 7 ขั้นตอนการปฏิบัติในกระบวนงานการนําสงเงิน (แผนภูมิการนําสงเงิน) 1. นําสงเงินที่ธนาคารกรงไทยฯโดยใชุใบน ําฝาก (Pay – In)ตามศูนยตนทนของหนุวยงานทนี่ําสงเงนิ 2. บันทึกขอมลในแบบเอกสารใบนูําสงรายได(แบบ นส.02-1) กรณีเปนเอกสารผ านรายการ (รายไดแผ นดนของตนเองิ ) หรือบันทึกขอมูลในแบบเอกสารใบนําสงรายได(แบบ นส.02-2) กรณีเปน เอกสารพักรายการ(รายไดแผ นดินแทนสวนราชการอ ื่น) โดยใชใบรับเงิน(Deposit Receipt) จาก ธนาคารกรุงไทยจํากดั เปนเอกสารประกอบการบันทึกขอมูล 3. ผูถือสิทธิ E ตรวจสอบความถูกตองของขอมูลแลวดําเนินการปองกันการแกไขขอมูลกอน นําสงขอมูล(Encrypt File) 4. นําสงขอมูล ณ จุดที่มีเครื่อง Terminal 5. เรียกดูสถานะการนําสงขอมูล(SAP R/3) แผนภมูิ การนําส งเงิน สวนราชการ ธนาคารกรุงไทยจํากัด (มหาชน) กรมบัญชีกลาง 1) นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยฯ โดยใชใบนําฝาก(Pay – In)* ตามศูนยตนทนุ KRUNG THAI BANK 2) จัดทําแบบเอกสารการนําสงเงิน นส.02-1 และนส.02-2 ระบุขอมูลตามใบรับฝากเงนิ ใบรับฝากเงิน ระบุ - ศูนยตนทุน - จํานวนเงิน - เลข 16 หลัก - วันทนี่าฝาก ํ รับขอมูลการเพิ่มบัญชี เงินฝากธนาคารของ กรมบัญชีกลาง/คลัง สงขอมูลการเงินทางระบบอิเล็กทรอนิกส 3) ปองกันการแกไขขอมูลโดยการ Encrypt File 4) นําสงขอมูล 5) เรียกดูสถานะการนําสงขอมูล กระทบยอด
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 8 การจัดเก็บเอกสารหลักฐาน เป็นดังนี้ การจัดเก็บเงนรายได ิ ้แผนด่นของสิ ่วนราชการเอง 1. รายงาน ZAP R/3 (แบบ นส 01) 2. สําเนาใบเสร็จรับเงิน 3. รายงาน ZAP R/3 (แบบ นส 02) 4. สําเนาใบนาฝากเง ํ ิน การจัดเก็บเงนรายได ิ ้แผนด่นแทนกิ ัน(ข้ามกรม) 1. รายงาน ZAP R/3 (แบบ นส 03) 2. สําเนาใบเสร็จรับเงิน 3. รายงาน ZAP R/3 (แบบ นส 02) 4. สําเนาใบนาฝากเง ํ ิน 5. รายงานผลการจัดเก็บและนําส่งรายได้แทนกันให้หน่วยงานเจ้าของรายได้ การบันทึกรายการตามระบบ GFMIS การจัดเก็บรายได้แผ่นดินของหน่วยงานราชการ มีทั้งการจัดเก็บรายได้แผ่นดินที่เป็นของส่วน ราชการเอง และส่วนราชการจัดเก็บรายได้แผ่นดินแทนสวนราชการอ่ ื่น ดังนี้ การจัดเก็บเงนรายได ิ ้แผนด่นของสิ ่วนราชการเอง 1. ส่วนราชการจัดเก็บเงินรายได้ได้รับเป็นเงินสดหรือเช็ค จัดทําใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ชําระเงิน สิ้นวันสรุปข้อมูลการรับเงิน สําหรับการรบเงั ินรายได้แผ่นดินเป็นเช็คส่วนราชการควรควบคุม รายละเอียดของเช็คในทะเบียนคุมเช็ค เพอประโยชน ื่์ในการติดตามทวงถามในกรณีทไดี่้รับเช็คคืน เนื่องจากไม่สามารถเรียกเก็บเงินตามเช็คได้
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 9 2. บันทึกรับรู้การจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินเข้าระบบ ผ่านเครื่อง Terminal GFMIS ZRP_RA หรือกรอกข้อมลในแบบฟอรู์ม Excel loader แบบ นส 01 จะต้องระบุแหล่งของเงินทุกครั้ง โดยเป็น 4919xxx ส่วนบัญชีแยกประเภททั่วไปหมวดรายได้จะขึ้นต้นด้วย 41xxxxxxxxหรือ 42xxxxxxxx เดบิต เงินสด xx เช็คในมือ xx เครดิต เงินรายได้แผ่นดิน xx 3. ส่วนราชการเก็บรักษาเงินตามระยะเวลาที่กําหนดไว้ในระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนํา เงินส่งคลัง ถ้าส่วนราชการนาเงํ ินรายได้แผ่นดินฝากธนาคาร บันทึกรายการโดยใช้แบบ บช 01 ประเภท เอกสาร JR/ZRP_JR เดบิต เงินฝากธนาคาร(ออมทรัพย์/กระแส) XX เครดิต เงินสดในมือ XX 4. เมื่อครบกําหนด* ส่วนราชการนําเงินรายได้แผ่นดินส่งคลงโดยจ ั ัดทําใบนําฝากที่มีรหัส หน่วยงานเป็น Bar Code ตามรหัสศูนย์ต้นทุน ฝากเงินสด/เช็คเข้าบัญชีของกรมบัญชีกลางที่ ธนาคารกรุงไทย ถอนเงินฝากธนาคารเป็นเช็คเพื่อนําส่ง บันทึกรายการโดยใช้แบบบช 01 ประเภท เอกสาร JR/ZRP_JR เดบติ T/Eโอนรายได้แผ่นดินให้ บก. XX เครดิต พักเงินนําส่ง XX 5. บันทึกข้อมูลการนําส่งเงินรายได้แผ่นดินเข้าระบบผ่านเครื่อง Terminal GFMIS แบบ นส 02 หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการนําส่งตั้งแต่วันท 1 ี่มีนาคม 2551 เป็นตนไป ้ แหล่งเงิน 4919xxx ZRP_R1 หรือกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม Excel Loader และนําเข้าสู่ระบบ เดบิต พักเงินนําส่ง XX เครดิต เงินสด/เช็คในมือ XX รหัสบัญชี(แยกประเภท) (1) ชื่อรายได้ (ข้อความใน Terminal) แหล่งของเงิน (2) 4205010103 รายรับจากการขายที่ดิน ค่าขายที่ดินราชพัสดุ x x 19200 4205010104 รายรับจากการขายอาคารและ สิ่งปลูกสร้าง ค่าขายอาคารและสิ่งปลูก สร้างราชพัสดุ x x 19200 4202030105 รายได้ค่าขายของเบ็ดเตล็ด ค่าขายของเบ็ดเตล็ด x x19200 4202010199 รายได้ค่าธรรมเนียมและการ ให้บริการ ค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ด x x19400 4202020102 รายได้ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์จาก บุคคลภายนอก ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย x x19400 ์ 4201020199 รายได้ค่าปรับอื่น ค่าปรับ x x19400 4206010199 รายได้ที่มิใช่ภาษี รายได้เบ็ดเตล็ด x x19400
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 10 (1) ให้หน่วยงานผู้จัดเก็บประสานงานกับหน่วยงานเจ้าของรายได้ว่าใช้บัญชีแยกประเภทใดบ้าง (2) x x คือปีงบประมาณ ให้ระบุปีที่จัดเก็บรายได้เป็นปีคริสต์ศักราช(วว/ดด/ปปปป) เมื่อ upload ข้อมูลการจัดเก็บรายได้ แทนกันเข้าระบบแล้ว จะไดเลขท้ ี่เอกสารการจัดเก็บเงินจากระบบ (Document Number) ที่ขึ้นตน้ ด้วยเลข 11 และตามด้วย Running Number จํานวนรวม 10 หลัก (11xxxxxxxx) ให้เก็บเลขที่ เอกสารนี้ไว้อ้างอิงในการนําส่งเงินที่เคร่องื GFMIS Terminal ต่อไป ส่วนราชการผจู้ัดเก็บ เดบิต เงินสด XX เครดิต เจ้าหนี้ส่วนราชการ-รายได้รับแทนกัน XX ส่วนราชการเจ้าของรายได้ เดบิต ลูกหนี้ส่วนราชการ-รายได้รับแทนกัน XX เครดิต เงินรายได้แผ่นดิน XX 3. ส่วนราชการเก็บรักษาเงินตามระยะเวลาที่กําหนดไว้ในระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนํา เงินส่งคลัง ถ้าส่วนราชการนําเงินรายได้แผ่นดินฝากธนาคาร บันทึกรายการโดยใช้แบบ บช 01 ประเภท เอกสาร JR/ZRP_JR เดบิต เงินฝากธนาคาร XX เครดิต เงินสด XX 4. เมื่อครบกําหนดส่วนราชการนําเงินรายได้แผ่นดินส่งคลังโดยจัดทําใบนําฝาก (Pay –in-Slip) ของหน่วยงานที่จัดเก็บแทน เดบิต T/E โอนรายได้แผ่นดินให้ บก.(9999) XX เครดิต พักเงินนําส่ง XX 5. บันทึกข้อมลการนูําส่งเงินรายได้แผ่นดินโดยใชแบบ้นส 02 sinvc[[ ol 02-2 กรณการนีาสํ ่ง คลัง ตั้งแต่วันที่ 1 มนาคมี 2551 เป็นต้นไป แหล่งเงิน 4919xxx กรณีปฏิบัติผ่าน Excel Loader) หรือใช้ คําสั่งงาน ZRP_R3 กรณีปฏิบตัิผ่านเครื่อง Terminal GFMIS โดย 5.1 ให้ระบุในช่องรหัสหน่วยงานเจ้าของรายได้ที่เป็นรหัสหน่วยงานระดับกรม เช่น เจ้าของรายได้คือกรมธนารักษ์ ให้ระบุรหัส 0303 (รหสหนั ่วยงานระดับกรม) 5.2 ให้ระบุปีที่ในใบนําฝากเป็นปีคริสต์ศักราช(วว/ดด/ปปปป) 5.3 ในช่อง “ข้อความ” ในเครองื่ GFMIS Terminal ให้ระบุ เป็นปีคริสตศักราช (วว/ดด/ปปปป) และเลขที่เอกสารที่ได้จากการจัดเก็บตามข้อ 2 ด้วยทุกครั้ง 5.4 เมื่อ Upload ข้อมูลการนําส่งรายได้แทนกันเข้าระบบแล้ว จะได้เลขที่เอกสารจาก ระบบ (Document Number) ขึ้นต้นด้วยเลข 17 และตามด้วย Running Number จํานวนรวม 10 หลัก (17xxxxxxxx) 5.5 ทุกสิ้นเดอนให ื ้หน่วยงานที่จัดเก็บรายได้แทน ตรวจสอบข้อมูลการจัดเก็บและนําส่งเพื่อ สอบทานยอดกับกรมบัญชีกลาง ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป 5.6 เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของรายได้สามารถสอบยอดระหว่างจํานวนเงินที่จัดเก็บและจานวนํ เงินที่นําส่งได้ ให้หน่วยงานผู้จัดเก็บแทนแจงข้ ้อมูลการจัดเก็บและนําส่งแทนหน่วยงานอื่น โดยทําเป็น หนังสือไปที่หน่วยงานเจ้าของรายได้ ตามตัวอย่างการแจ้งข้อมูลดังนี้
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 11 การบันทึกข้อมูลนําเงนสิ ่งคลังและกรมบญชั ีกลางผานรายการ่ ส่วนราชการผจู้ัดเก็บ เดบิต พักเงินนําส่ง XX เครดิต เงินสด XX เดบิต เจ้าหนี้ส่วนราชการ-รายได้รับแทนกัน XX เครดิต T/E โอนรายได้แผ่นดินให้ บก.(9999) XX ส่วนราชการเจ้าของรายได้ เดบิต T/E โอนรายได้แผ่นดินให้ บก.(9999) XX เครดิต ลูกหนี้ส่วนราชการ-รายได้รับแทนกัน XX หน่วยงานเจ้าของรายได้เรียกรายงานจากเครื่อง GFMIS Terminal โดยใช้คําสั่งงาน ZRP_RPT001- รายงานแสดงเงินรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บได้และนําส่งคลัง” เพื่อตรวจสอบข้อมูล การจัดเก็บและนําส่งรายได้ของหน่วยงานกับข้อมูลที่หน่วยงานผู้จัดเก็บแทนส่งให ้ การจัดทํารายงาน ส่วนราชการต้องจัดส่งรายงานการเงินประจําเดือน จากระบบ GFMIS ส่งให้สํานักงานการตรวจ เงินแผ่นดิน หรือสํานักงานการตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ดังนี้ 1. งบทดลองประจําเดือน 2. รายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งรายได้แผ่นดิน 3. รายงานสถานะใช้จ่ายงบประมาณ รายงานแสดงเงินรายได้แผนด่ ินที่จัดเก็บและนาสํ ่งคลัง ประกอบด้วย 1. รายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งรายได้ของตนเองส่งคลังจําแนกตามแหล่งของเงิน Transaction Code ZRP_R06 2. รายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งเงินรายได้แผ่นดินส่งคลัง จําแนกตามแหล่งของเงิน (เฉพาะหน่วยงานอื่นจัดเก็บแทน) Transaction Code ZRP_R07 3. รายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งเงินรายได้แผ่นดินส่งคลัง จําแนกตามรหัสรายได้ (เฉพาะ หน่วยงานอ่นจื ัดเก็บแทน) Transaction Code ZRP_R08 ส่วนราชการสามารถเรียกรายงานแสดงสถานะ การนําส่งเงินได้จากเครื่อง GFMIS Terminal โดยใช้คําสั่งงาน ZAR_ STATUS – รายงานแสดงสถานะการนําส่งเงินเพื่อตรวจสอบ ความคืบหน้าของข้อมูลการนําส่งเงินจนถึงขั้นตอนการผ่านรายการ (หนังสือกรมบัญชีกลาง ที่กค 0410.3/ว62 ลง วันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2549 เรื่อง การเรียกรายงานแสดงสถานะการนําส่งเงินผ่านเครื่อง GFMIS Terminal การตรวจสอบเงินรายได้แผนด่ ิน
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 12 การตรวจสอบเงินรายไดแผ้ ่นดิน ผู้ตรวจสอบภายในควรพจารณาถิ ึงความเชื่อถือได ้ของ ข้อมูลและรายงานทางการเงนิ การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบและขอบ้ ังคับที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งพจารณาิ ประกอบกับหลกเกณฑั ์ที่ถือปฏิบัติเกี่ยวกับการตรวจสอบทางบัญชี ดังนี้ 1. ความมีอยจรู่ ิง (Existence) เป็นการแสดงให้เหนว็ ่าสินทรัพย ( ์เงินสด) นั้นมีอยู่จริง ณ วันทใดว ี่ันที่หนึ่ง 2. สิทธและภาระผิูกพนั (Rights and Obligations) เปนการแสดงให ็เห้นว็ ่ารายได ้ แผนด่ ินเป็นของส่วนราชการ ณ วันทใดว ี่ันที่หนึ่ง 3. เกิดขึ้นจริง (Occurrence) เปนการแสดงว็ ่ารายการหรอเหตืุการณ์เกดขิ ึ้นในรายงาน แสดงเงินรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บและนําส่งคลัง และเกยวขี่้องกับส่วนราชการในระหว่างงวด 4. ความครบถ้วน (Completeness) เปนการแสดงว็ ่าไม่มีรายการสินทรัพย์ รายได้ แผ่นดินและรายการหรือเหตุการณ์ใด ๆ ทมี่ิได้บันทึกไว ้หรือมีรายการที่มิได้เปิดเผย 5. ความถูกต้อง (Accuracy) เป็นการแสดงว่าส่วนราชการแสดงยอดรายได้ ด้วยมูลค่าที่ถูกต้องเหมาะสม การควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบรับและนําส่งเงนรายได ิ ้แผ่นดินที่มีอยู่ในระบบ GFMIS การกําหนดแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบที่ด ีผู้ตรวจสอบภายในต้องมีความเข้าใจในระบบงาน ที่ จะทําการตรวจสอบ และระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่ในระบบงานนั้น ๆ การควบคุมภายในที่มีอยูตามระบบ GFMIS มีดังนี้ กระบวนงานในระบบรับและนําส่ง ระบบการควบคุมภายในทมี่ี การรับเงินรายได้แผ่นดิน 1.1 การรับเงิน เมื่อหน่วยงานได้รับเงินและ ออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ผู้นําเงินมาชําระ สิ้นวัน สรุปข้อมูลการรับเงิน 1.2 บันทึกข้อมูลในแบบเอกสารใบจัดเก็บ รายได้ (แบบ นส 01 และแบบ นส 03) โดยผู้ ถือสิทธิ L - ทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงิน - การสรุปข้อมูลการรับเงินประจําวัน - ระบุเลขที่อ้างอิงจากการรับเงิน ถ้าเป็น แบบ นส 03 ต้องระบุข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนของรหัส ต้นทุนของหน่วยงานเจ้าของรายได้ กระบวนงานในระบบรับและนําส่ง ระบบการควบคุมภายในทมี่ี
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 13 1.3 ผู้ถือสิทธิ E ตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล 1.4 นําส่งข้อมูล ณ จุดที่มีเครื่อง Terminal 1.5 เรียกดูสถานะ การนําส่งข้อมูล (SAPR/3) 2. การนําส่งเงิน 2.1 นําส่งเงินที่ธนาคาร กรุงไทย จํากัด (มหาชน) โดยใช้ใบนําฝาก (Pay-in) ตามศูนย์ ต้นทุนของหน่วยงานที่นําส่ง 2.2 บันทึกข้อมูลในแบบเอกสารการนําส่งเงิน แบบ นส 02 โดยใช้ใบรับเงิน(Deposite Recipt) จากธนาคาร กรุงไทย จํากัด (มหาชน) เป็นเอกสารประกอบการบันทึกข้อมูล 2.3 ผู้ถือสิทธิ E ตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล 2.4 นําส่งข้อมูล ณ จุดที่มีเครื่อง Terminal 2.5 เรียกดูสถานะ การนําส่งข้อมูล (SAPR/3) - ผู้ถือสิทธิ E ป้องกันการแก้ไขข้อมูลก่อนนําส่ง ข้อมูล (Encrypt File) - บันทึกข้อมูลการรับเงินในทะเบียนคุมการรับและ นําส่ง - ตรวจสอบข้อมูลการจัดเก็บประจําวันกับสําเนา ใบเสร็จรับเงิน และ สรุปการรับเงินประจําวัน - การตรวจสอบรายงานประจําสัปดาห์ (ตรวจสอบจํานวนเงินที่จัดเก็บ กับ สําเนา ใบเสร็จรับเงินหรือรายงาน SAP R/3) - ศูนย์ต้นทุนของหน่วยงานที่นําส่ง - การระบุข้อมูลตามใบรับฝากเงิน - ผู้ถือสิทธิ E ป้องกันการแก้ไขข้อมูลก่อนนําส่ง ข้อมูล (Encrypt File) - บันทึกข้อมูลการนําส่งเงินในทะเบียนคุมการรับ และนําส่ง - ตรวจสอบข้อมูลการจัดเก็บประจําวันกับสําเนา ใบเสร็จรับเงิน และ สรุปการรับเงินประจําวัน - การตรวจสอบรายงานประจําสัปดาห์ (ตรวจสอบสําเนาใบนําฝากเงินและรายงาน SAP R/3) กระบวนงานในระบบรับและนําส่ง ระบบการควบคุมภายในทมี่ี 3. การจัดเกบและน็าสํ ่งเงนรายได ิ ้แผนด่นแทนิ กัน 3.1 ทุกสนเดิ้ือนส่วนราชการผู้จัดเก็บรายได้ แทน ตรวจสอบข้อมูลการจดเกั ็บและนําส่งเพื่อ สอบทานยอดกับกรมบัญชีกลาง ภายใน วนทั ี่ 5 - การสอบทานข้อมูลการจัดเก็บและการนําสง่ กับกรมบัญชีกลาง
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 14 ของเดือนถัดไป 3.2 ส่วนราชการผู้จัดเก็บรายได้แทนจัดทํา รายงานเงินรายได้ที่จัดเก็บและนําส่งแทน ส่งให้ส่วนราชการเจ้าของรายได้เป็นประจํา ทุกเดือน 3.3 ส่วนราชการเจ้าของรายได้เรียกรายงาน จากเครื่อง GFMIS Terminal รายงานแสดง รายได้แผ่นดินที่จัดเก็บได้และนําส่งคลัง โดยใช้ คําสั่งงาน ZRP_RPT001 มาตรวจสอบข้อมูลกับ รายงานที่ส่วนราชการผู้จัดเก็บรายได้แทนสงให่ ้ - การจัดทํารายงานรายได้ที่จัดเก็บและนําส่งแทน - การตรวจสอบข้อมูลการจดเกั ็บและนําส่งรายได้ ของหน่วยงานกับข้อมูลที่หนวยงานผู่้จัดเก็บแทนส่ง ให้ แนวทางการปฏิบัติงานตรวจสอบ เมื่อแผนการตรวจสอบได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าส่วนราชการแล้ว หัวหนาหน้ ่วยงานตรวจสอบ ภายในควรมอบหมายงานตรวจสอบตามแผนการตรวจสอบว่าหน่วยรับตรวจใดและกิจกรรมใดให้ ผู้ตรวจสอบภายในคนใดรับผิดชอบ เมื่อผู้ตรวจสอบภายในได้รับมอบหมายจากหัวหน้าหน่วยงาน ตรวจสอบภายในให้รับผิดชอบตรวจสอบเกี่ยวกับเงินรายได้แผ่นดิน หรือระบบรับและนําสงเง่ ินรายได้แผ่นดิน ตามระบบ GFMIS ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องวางแผนการปฏิบัติงาน (Engagement Plan) กําหนดวิธี ปฏิบัติงานในรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใหท้ ีมงานใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานใน รายละเอียดว่า จะต้องตรวจสอบอะไรบ้าง ด้วยวัตถุประสงค์อะไร ที่หน่วยรับตรวจใด ณ เวลาใด และใช้ วิธีการและเทคนิคการตรวจสอบใด จึงจะช่วยให้การรวบรวมหลักฐานในรายละเอียดเป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพ และควรได้รับความเห็นชอบจากหัวหน้าหน่วยงานตรวจสอบภายในก่อนที่จะเริ่มปฏิบัติงาน ตรวจสอบ การวางแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบระบบรับและนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน ผู้ตรวจสอบภายในต้อง ศึกษาทําความเข้าใจเกี่ยวกับระบบงานของเงินรายได้แผ่นดินในแต่ละประเภท เช่น กฎหมาย ระเบียบ คําสั่งข้อบังคับและวิธีการปฏิบัติงาน ที่หน่วยรับตรวจนั้น ๆ รับผิดชอบจัดเก็บและนําส่ง การจัดเก็บเงิน รายได้แผ่นดินเป็นเงินรายได้แผ่นดินของส่วนราชการ หรือหน่วยรับตรวจจัดเก็บและนําส่งแทนส่วนราชการ อื่น หรือเป็นการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินใหองค้ ์กรปกครองส่วนท้องถิ่น นโยบาย/เป้าหมายของหน่วยงาน คู่มือ/แนวปฏิบัติหรือหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับเงิน รายได้แผ่นดิน ระบบการควบคุมภายใน เพื่อประเมิน ความเสี่ยงในระดับกิจกรรม เพื่อนํามากําหนดประเด็นการตรวจสอบ วัตถุประสงค์ การตรวจสอบ ขอบเขต การตรวจสอบ แนวทางหรือวิธีการตรวจสอบในรายละเอียดให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงานของหน่วยรับตรวจ ต่อไป สําหรับแนวปฏิบัติการตรวจสอบระบบรับและนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน ในเบองตื้้นต้องทําการสอบ ทานระบบการควบคุมภายใน ความมีอยู่จริง เกิดขึ้นจริง ความถูกต้อง และความครบถวน้ เพื่อใหผู้้ ตรวจสอบภายใน มีความเข้าใจและสามารถนาไปประย ํุกต์ใช้กับการปฏิบัติงานตรวจสอบได้อย่างมี ประสิทธิภาพ ตรงตามประเด็นความเสี่ยงที่มีนัยสําคัญ ส่งเสรมให ิ ้เกดมิูลค่าเพิ่มแกหน่ ่วยงาน ช่วยให้ การปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างการสอบทานระบบการควบคุมภายในของระบบรบและนัาสํ ่งเงนรายได ิ ้แผนด่นิ
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 15 ผู้ตรวจสอบภายในจะนําตัวอย่างแนวทางการปฏิบัติงานสอบทานระบบการควบคุมภายในไปใช้ใน การตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบภายในจําเป็นต้องศึกษากฎหมาย ระเบียบ คําสั่งข้อบังคับและวิธีการ ปฏิบัติงานของเงินรายได้แผ่นดิน คู่มือ/แนวปฏิบัติหรือหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องกับระบบรับและนําส่ง เงินรายได้แผ่นดินให้เป็นปัจจุบัน แล้วนํามาพิจารณาปรับปรุงแนวทาง การปฏิบัติงานตรวจสอบให้ เหมาะสมต่อไป ตัวอย่างการสอบทานระบบการควบคุมภายในของระบบรบและนัาสํ ่งเงนรายได ิ ้แผนด่นิ ประเดนการตรวจสอบ็ ระบบการควบคุมภายในด้านการรับเงิน เงินสดในมือ การนาสํ ่งเงิน การ กําหนดและการใช้สิทธิการปฏิบัติงานในระบบ วัตถุประสงค์การตรวจสอบ 1. เพื่อสอบทานระบบการควบคุมภายใน และการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายใน และ การกําหนดและการใช้สิทธิการปฏิบัติงานในระบบ ว่ามีความเหมาะสมและเพียงพอหรือไม่ 2. เพื่อให้ข้อเสนอแนะหรอขื ้อคิดเห็นในการพัฒนาหรือปรับปรุงระบบการควบคุมภายในด้าน การรับเงิน เงินสดในมือ การนําส่งเงิน การกําหนดและการใช้สิทธิการปฏิบัติงานในระบบให้มี ประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น วิธีการตรวจสอบ
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 16 1. สอบทานระบบการควบคุมภายในและการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในและ การควบคุมพื้นฐานด้านบัญชี ว่ามีความเหมาะสมกับการดําเนินงานของหน่วยงานและเพียงพอที่จะ ครอบคลุมความเสี่ยง เช่น - โครงสร้างองค์กร การแบ่งแยกอํานาจหน้าที่ความรับผิดชอบ ความรู้ ความสามารถและ ทักษะของบุคลากรความรับผิดชอบของผู้บริหารเกี่ยวกับรายได้แผ่นดินความซื่อสัตย์และจริยธรรมของ ผู้ปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารใบสําคัญฯเปนต็ ้น 2. สอบทานการกําหนดและการใชส้ิทธิการปฏิบัติงานในระบบ ว่าเปนไปตามหน ็าท้ ี่ ความ รับผิดชอบตามระเบยบหรี ือหนังสอสื ั่งการที่กาหนดํ และมีการเปลี่ยนรหัสผาน่ (Password) ในการปฏิบัติงานเป็นระยะ ๆ ที่กําหนด หรือไม่ ดังนี้ การปฏิบัติงานผ่าน Excel Loader - สิทธิท 1 ี่คือสิทธิในการขอรับและส่งแบบเอกสารเข้าสู่ระบบ GFMIS ( L หมายถึง การ Load แบบเอกสาร) - สทธิ ิท 2ี่ คือสิทธิที่ใช้ในการอนุมัติข้อมูลในแบบเอกสาร พร้อมทั้งมใหิ ้มีการแก้ไข ข้อมูลในแบบเอกสาร (E หมายถึง การ Encrypt แบบเอกสาร) - สิทธิที่ 3 คอสื ิทธิที่ใช้ในการเรียกดูรายงานต่าง ๆ จาก Web Report ( R หมายถึง การ Report แบบเอกสาร) ผู้ที่ถือสทธิ ิในการปฏิบัติงานหนึ่งคนจะถือเพียง 1 สิทธและติ ้องเป็นไป ตามระเบียบ หรือหนังสือสั่งการที่กําหนด ดังนั้น หน่วยงานจึงต้องพิจารณากําหนดผู้รับผิดชอบการปฏิบัติงานให้ เหมาะสม เนองจากแตื่่ละสิทธิต้องใช้รหัสผ่าน (Password) ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง และมีการ เปลี่ยนรหัสผ่านเป็นระยะ ๆ เพื่อป้องกันมิให้ผู้มิพึงประสงค์นําไปใช้งาน 3. สอบทานการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบรับและนําส่งเงินรายได้ แผ่นดินที่มีอยในระบบู่ GFMIS ดังนี้ 3.1 สอบทานการตรวจสอบรายงานประจําวัน สอบทานการตรวจสอบรายงานประจําวันสําหรับรายการจัดเก็บและการนําส่งเงิน รายได้แผ่นดิน ว่าหน่วยงานผู้จัดเก็บได้มีการสอบทานรายการจัดเก็บ (แบบ นส 01) และรายการนําส่ง เงิน (แบบ นส 02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการนําส่งตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นต้น ไป) กับรายงาน SAP R/3 และเอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผดชอบิ หรือไม่ วิธีการตรวจสอบรายงานประจําวัน (1) การตรวจสอบข้อมูลจัดเก็บ - ตรวจสอบการนําข้อมูลการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินเข้าระบบว่าได้นําข้อมูล เข้าระบบภายในวันที่ได้รับเงินหรือไม่ โดยดูว่าวันที่บันทึกรายการตรงกับวันที่ผ่านรายการ - ตรวจสอบจานวนเงํ ินรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บที่นําเข้าระบบถูกต้องตรงกับสําเนา ใบเสร็จรับเงิน
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 17 2.1.2 ตองปรากฏจํานวนเงินนี้ใน รายงานเงินคงเหลือประจําวัน แบบ นส..01 ตัวอยาง (2) การตรวจสอบข้อมูลนําส่งเงิน - การนําเงินรายได้แผ่นดินส่งคลังได้มีการบันทึกข้อมูลการนําเงินส่งตรงกับวันที่นําฝาก ธนาคาร โดยสังเกตจากวันที่บันทึกรายการต้องตรงกับวันที่ผ่านรายการ - ตรวจสอบจานวนเงํ ินที่นําส่งต้องตรงกับสําเนาใบนําฝากเงินที่ได้รับคืนจากธนาคาร - กรณีที่นําเงินฝากคลังจะต้องปรากฎรหัสบัญชีเงินฝากคลังและรหัสเจ้าของบัญชี เงินฝากคลัง
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 18 2.2.2 จํานวน เงินตรงกับใบ นําฝากเงิน 2.2.3 รหัสบัญชี เงินฝากคลัง แบบ นส. 02 สําหรับกรณีการจัดเก็บและนาสํ ่งเงินรายได้แผ่นดินตามระบบ GFMIS โดยผ่าน Excel Loader ผู้ตรวจสอบภายในพึงให้ความสําคัญในเรื่องความถูกต้อง ครบถ้วนในการบันทึกข้อมูลในแบบ เอกสารใบจัดเก็บรายได้ (แบบ นส 01, แบบ นส 02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการ นาสํ ่ง ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นต้นไป) หรือกรณีจัดเก็บแทนกันใหตรวจสอบความถู้กต้อง ของรหัส ศูนย์ต้นทุนของหน่วยงานเจ้าของรายได้ด้วย 3.2 สอบทานการตรวจสอบรายงานประจําสัปดาห์ สอบทานการตรวจสอบรายงานประจําสัปดาห์ว่าหน่วยงานผู้จัดเก็บได้มีการสอบทาน ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดเก็บ การนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน และจํานวนเงินที่ค้างนําส่ง กบรายงานั SAP R/3 รายการจัดเก็บ (แบบ นส 01) และรายการนําส่งเงิน (แบบ นส 02หรือแบบ นส 02-1 กรณี บันทึกรายการนําส่งตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นตนไป ้ ) และเอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยเจ้าหน้าที่ ผู้รับผิดชอบ หรือไม่ วิธีการตรวจสอบรายงานประจําสปดาห ั ์
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 19 รายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งรายได้ประจําสัปดาห์ เป็นรายงานที่แสดงข้อมูล เกี่ยวกับ การจัดเก็บนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน และจานวนเงํ ินรายได้แผ่นดินที่ค้างนําส่งคลัง โดยให้ตรวจสอบดังนี้ (1) ช่องรายได้แผ่นดินที่จัดเกบให ็ ้ตรวจสอบจํานวนเงินที่จัดเก็บกับสําเนาใบเสร็จรับเงิน หรือรายงาน SAP R/3 รายการจัดเก็บ (แบบ นส 01) สาหรํ ับงวดเวลาที่รายงาน (2) ช่องรายได้แผ่นดินที่นําส่งคลัง ให้ตรวจสอบกับจานวนเงํ ินที่ปรากฏในสําเนาใบนํา ฝากเงินรายงาน SAP R/3และรายการนําส่งเงิน (แบบ นส 02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึก รายการ นําส่งตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นตนไป ้ ) (3) ช่องรายได้ค้างนําส่ง ให้ตรวจสอบว่าได้มีการนําส่งเงินดังกล่าวในรายงานงวด ถัดไป ตัวอย่างแนวทางการปฏิบตัิงานตรวจสอบความมีอยู่จริง ประเดนการตรวจสอบ็ ความมีอยู่จริง (Existence) วัตถุประสงคการตรวจสอบ์ เพื่อให้ทราบว่าเงินสดมีอยู่จริง ณ วันที่ใดวันที่หนึ่ง โดยสอบทานกับรายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งรายได้แผ่นดิน ที่ส่วนราชการส่งให้สํานักงานการ ตรวจเงินแผ่นดินหรือสํานักงานการตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค ดังนี้ 1. ตรวจนับตัวเงินสดที่มีอยู่จริง ว่ามีจํานวนถูกต้อง ตรงกับ ยอดคงเหลือตามรายงาน เงินคงเหลือประจําวัน หรือไม่
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 20 2. สอบทานจํานวนเงินรายได้แผ่นดินที่ค้างนําส่งคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือน (ช่องรายได้ ค้างนําส่งของรายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งรายได้ของตนเอง) ตามงบทดลอง และรายงาน SAP R/3 ว่ามีจํานวนถูกต้อง ตรงกับ รายงานเงินคงเหลือประจําวัน ณ วันสิ้นเดือน หรือไม่ 3. จัดทํารายละเอียดเงินรายได้แผ่นดินค้างนําส่งคลัง ว่าประกอบเงินรายได้ประเภทใด และวันที่จัดเกบ็ โดยตรวจสอบกับสรุปข้อมูลการรับเงนประจ ิ ําวัน สําเนาใบเสร็จรับเงิน รายงาน SAP R/3 (แบบ นส 01) 4. เปรียบเทียบยอดรวมเงินรายได้แผ่นดินค้างนําส่งคลัง ตามข้อ 2 กับผลต่างระหว่าง บัญชีเงินรายได้แผ่นดิน และบญชั ีเงินรายได้แผ่นดินนําส่งคลงั หากไม่ถูกตองตรงก้ ันให้ตรวจสอบหา ข้อเท็จจริง 5. สอบทานจํานวนเงินรายได้แผ่นดินที่ค้างนําส่งคลัง ว่าได้มีการนําส่งเงิน ดังกล่าวใน รายงานงวดถัดไป ตัวอย่างแนวทางการปฏิบัตงานตรวจสอบการเกิ ิดขนจรึ้ิงความถูกต้องและความครบถวน้ ประเดนการตรวจสอบ็ 1. เกิดขึ้นจริง (Occurrence) 2. ความถูกต้อง (Accuracy) 3. ความครบถ้วน (Completeness) วัตถุประสงค์การตรวจสอบ 1. เพื่อใหทราบว้ ่ารายการที่แสดงในรายงานแสดงเงินรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บและนําส่งแสดง จํานวนเงินถูกต้องตรงกับเอกสารหลักฐานการรับเงิน 2. เพื่อใหทราบว้ ่าเงินรายได้แผ่นดินที่ส่วนราชการพึงได้รับตามอํานาจหน้าที่ ได้มีการจัดเก็บ หรือได้รับและนําส่งคลัง ครบถ้วน
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 21 3. เพื่อใหทราบว้ ่าการปฏิบัติงานจัดเก็บและนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน เปนไปโดยถ ็ูกต้องตาม กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับและหนังสือสงการทั่ี่เกี่ยวข้อง 4. เพื่อให้ทราบว่ารายการหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในรายงานแสดงเงินรายได้แผ่นดินที่จดเกั ็บและ นําส่งคลังเกิดขึ้นจริงในระหว่างงวดเวลา วิธีการตรวจสอบ โดยสอบทานกับรายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งรายได้แผ่นดิน ที่ส่วนราชการส่งให้สํานักงานการ ตรวจเงินแผ่นดินหรือสํานักงานการตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค ดังนี้ 1. สอบทานรายการเงินรายได้แผ่น ดินที่จดเกั ็บ รายการใน ช่องหมวดรายได้ ช่องประเภทรายได้และช่องรายได้แผ่นดินที่จดเกั ็บ ว่ามีจํานวนเงินถูกต้อง ตรงกับ สําเนาใบเสร็จรับเงิน หรือรายงาน SAP R/3 (แบบ นส 01) กรณีที่หน่วยงานจัดเก็บรายได้แผ่นดินและออกใบเสร็จรบเงั ินหลายฉบับ สามารถ ดําเนินการนําข้อมูลการจัดเก็บรายได้เข้าระบบ GFMIS (แบบ นส 01) รวมกันได้ แต่ต้องเป็นแหล่ง ของเงินเดียวกัน การเรียกดูสถานะเอกสารการนําส่งเงินของส่วนราชการ สามารถเรียกดูได้โดยใช้คําสั่งงาน ZRP_STATUS 2. สอบทานการบันทึกข้อมลการจูัดเก็บเงินรายได้แผ่นดินเข้าระบบ ว่าได้มีการดําเนินการ นําข้อมูลการจดเกั ็บเข้าระบบภายในวันที่รับเงินหรือไม่ (การบันทึกข้อมูลการจัดเก็บซ้ำ หรือไม่บันทึก รายการ หรือไม่) และจํานวนเงินถูกต้อง ตรงกับสําเนาใบเสร็จรับเงิน รายงาน SAP R/3 (แบบ นส 01) โดยวันที่บันทึกรายการต้องตรงกับวันที่ผ่านรายการ 3. สอบทานสาเนาใบเสร ํ ็จรับเงินในแต่ละวัน ว่ามีจํานวนเงินถูกต้อง ตรงกับสรุปข้อมูลการ รับเงิน และการเรียงลําดับเลขที่ของสําเนาใบเสร็จรับเงิน ว่าครบถ้วน ถูกต้อง หรือไม่ 4. สอบทานใบเสร็จรับเงินที่ผิดพลาด เช่น มีการขูดลบ แก้ไข เพิ่มเตมิ จํานวนเงินหรือ ชื่อผู้ชําระเงิน ว่ามีการขีดฆ่าจํานวนเงิน และเขียนใหมท่งจั้ํานวน และให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อกํากับการ ขีดฆ่านั้นไว้ด้วย หรือขีดฆ่าเลิกใช้ใบเสร็จรับเงินนั้นทั้งฉบับโดยออกฉบับใหม่ ใบเสรจร็ ับเงินที่ขีดฆ่าเลิก ใช้นั้นให้ติดไว้กับสําเนาใบเสร็จรับเงินในเลม่ หรือไม่ 5. ตรวจสอบการควบคุมด้านการจัดหา การเก็บรักษา การเบิกจ่าย และการใช้หลักฐานการ รับเงิน โดยตรวจสอบกับทะเบียนคุมแบบพิมพ์หลักฐานการรับเงิน สําหรับหลักฐานการรบเงั ินที่ใช้แลว้ และเลิกใช้ ใหตรวจสอบเก้ ี่ยวกับการจัดเก็บรักษาและการทําลายด้วย 6. สอบทานการควบคุมเกี่ยวกับการจ่ายใบเสร็จรับเงินให้หนวยงานหร่ ือเจ้าหน้าที่จัดเก็บเงิน ว่ามีการจ่ายให้ในจํานวนที่เหมาะสมแกล่ ักษณะงานที่ปฏิบัติ และมีหลักฐานการรับส่งใบเสร็จหรือไม่ 7. สอบทานใบเสร็จรับเงินว่าเป็นไปตามแบบที่กระทรวงการคลังกําหนดหรือไม่ 8. ตรวจนบแบบพั ิมพ์หลักฐานการรบเงั ินทใชี่้และทเหลี่ืออยู่ว่าถูกต้อง ตรงกับทะเบยนคีุม ใบเสร็จรับเงิน หรือหลักฐานการรับส่งใบเสร็จรับเงิน หรอไม ื ่ (สอบทานจํานวนใบเสร็จรับเงินที่ จัดพิมพ์ การจ่ายใบเสร็จรับเงินเล่มใด หมายเลขใดถึงหมายเลขใด ให้หน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ผู้ใดไป ดําเนินการจัดเก็บเงินเมื่อวัน เดือน ปีใด) 9. สอบทานการนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน ชอง่ รายได้แผนด่ ินที่นําส่ง ตามรายงานแสดง การจัดเก็บและนําส่งรายได้ของตนเอง ว่าจํานวนเงินถูกต้อง ตรงกับจํานวนเงินที่ปรากฏในสําเนาใบนํา
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 22 ฝากและรายงาน SAP R/3 (แบบ นส 02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการนําส่งตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นต้นไป) ปัญหาที่พบในทางปฏิบัติ หน่วยงานจัดทําแบบ นส 01 หลายฉบับ สามารถนําเงินที่รับ รวมกัน เป็น 1 Pay in เพื่อนําฝากที่ธนาคารกรุงไทยได้ แต่ต้องแยก ใบ Pay in เป็นเงินสด 1 ฉบับ และเช็ค 1 ฉบับ และการจัดเก็บเงินรายได้แผ่นดิน(นส.01) และการนําส่งเงินรายได้แผ่นดิน (นส.02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการนําส่งตั้งแต่วันที่ 1 มนาคมี 2551 เป็นต้นไป) เมื่อ จัดเก็บและนําส่งเป็นเช็ค แต่จะระบุรายละเอียดในเอกสารการนําส่งเป็นเงินสดไม่ได้ เนื่องจากการระบุ รายการเงินสดหรือเช็คจะส่งผลกับข้อมลทางบูัญชีเงินสดและบัญชีเช็คของหน่วยงาน ทําให้บัญชีเงินสดมี ยอดติดลบ การเรียกดูรายงานการจัดเก็บและนําส่งเงินรายได้แผ่นดินของตนเองสามารถเรียกได้ใน GFMIS Terminal ใช้คําสั่งงาน ZRP_RPT001 ใน Web Report เรียกรายงาน G08C (รายงาน ประจําสัปดาห์) 10. สอบทานการบันทึกข้อมูลการนําเงินรายได้แผ่นดินส่งคลัง หรือฝากคลัง ว่าได้มการี บันทึกข้อมูลตรงกับวันที่นําเงินส่งที่ธนาคาร กรุงไทย จากํ ัด (มหาชน) ตามใบนําฝากเงินที่มีรหัส (Bar Code) วันที่บนทั ึกรายการในระบบ ตรงกับวันที่ฝากรายการกรณีนําเงินรายได้แผ่นดินฝากคลัง ต้องมี รหัสบัญชีเงินฝากคลังและรหสเจั ้าของบัญชีเงินฝากคลัง ตามรายงาน SAP R/3 (แบบนส.02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการนําส่งตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นต้นไป) 11. สอบทานรายการรายได้แผ่นดินที่นําส่ง แต่ละรายการ ว่ามีจํานวนเงินถูกต้อง ตาม ใบนําฝากธนาคารที่มีรหัสหนวยงาน่ (ช่องรายได้แผ่นดินที่นําส่ง) 12. วิเคราะห์เปรียบเทียบรายงานแสดงการจัดเก็บและนาสํ ่งรายได้ของส่วนราชการและ รายงานแสดงการจัดเก็บและนําส่งคลังแทนกัน เพื่อใช้ในการระบความผุดปกต ิ ิความคลาดเคลื่อน ความไม่ สม่ําเสมอ ความไมสมเหต่สมผลุในสิ่งที่ควรต้องมีความสัมพันธ์กันที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งหากมีกรณีผิดปกต ิ ผู้ตรวจสอบภายในจะได้หาข้อมูลและหลักฐานอื่นเพื่อพิสูจน์ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นต่อไป เช่น - การเปรียบเทียบรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บได้ในเดือนปัจจุบันกับรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บได้ ในเดือนที่ผ่านมาของปีเดียวกัน - การเปรียบเทียบรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บได้ในเดือนเดียวกันของปีปัจจุบัน กับรายได้ แผ่นดินที่จัดเกบได ็ ้ในเดือนเดียวกันของปีก่อน - หรือการเปรียบเทียบรายได้แผ่นดินที่จัดเกบได ็ ้ในแต่ละเดือนของปีงบประมาณ กับ ประมาณการการจัดเก็บรายได้แผ่นดินในแตละเด่ ือนของปีงบประมาณ 13. สอบทานระบบการจัดเก็บเอกสาร ว่ามีเหมาะสม เป็นระบบง่ายต่อการค้นหาและ ตรวจสอบหรือไม่ เมื่อส่วนราชการได้รับเงินรายได้แผ่นดิน ออกใบเสร็จรับเงินและสรุปข้อมูลการรับเงินพร้อม กับนําข้อมูลเขาระบบ้ และเมื่อครบกําหนดนําส่งเงินรายได้แผ่นดินที่ธนาคารกรุงไทย จํากัด (มหาชน) และบันทึกข้อมูลเข้าระบบ การเก็บเอกสารควรเป็น ดังนี้ - รายงาน SAP R/3 (แบบ นส 01) - สําเนาใบเสร็จรับเงิน - รายงาน SAP R/3 (แบบ นส 02หรือแบบ นส 02-1 กรณีบันทึกรายการนําส่ง ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 เป็นต้นไป)
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 23 - สําเนาใบนําฝากเงิน 14. เปรียบเทียบจํานวนเงินรายได้แต่ละประเภท หรือรวมทุกประเภทของงวดปัจจุบันกับ ประมาณการ 15. ทดสอบที่มาของเงินรายได้แผ่นดิน หรือสนทริ ัพย์ที่ทําให้เกิดรายได้ว่ามีการจัดเก็บรายได้ ครบถ้วน หรอไม ื ่ พร้อมทั้งทดสอบการคํานวณจํานวนเงินรายได้ที่ได้รับชําระไว้แต่ละรายตามอัตราที่ใช้ อยู่ หรือตามสญญาขั ้อตกลงเกี่ยวกับรายได้ขณะจัดเก็บ 16. ทดสอบการเก็บรักษา และระเบียบข้อบังคับ เชนม่ ีการเก็บรักษาเงินรายได้แผ่นดินไว้เกิน วงเงินที่อนุญาต และนําส่งคลังภายในกําหนดเวลาหรือไม่ 17. สอบทานทะเบียนคุมเช็คในกรณีทสี่่วนราชการรับชําระรายได้เป็นเช็ค 18. สอบทานกระบวนการปฏิบัติงานด้านเช็คคืนกรณีที่ส่วนราชการได้รับเช็คคืน กระดาษทําการตรวจสอบ ในการปฏิบัติงานตรวจสอบเมื่อผู้ตรวจสอบภายในได้กําหนดแผนการปฏบิัติงานตรวจสอบและเสนอ หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในพิจารณาให้ความเห็นชอบแล้ว ขั้นตอนต่อไปของผู้ตรวจสอบภายในคือเข้า ทําการตรวจสอบตามขั้นตอนและวิธีการที่กําหนด ตลอดเวลาที่ปฏิบัติงานในขั้นตอนนี้ ผู้ตรวจสอบ ภายในต้องบันทึกข้อมูลที่สําคัญ ๆ ทุกอยางท่ ี่ได้กระทําในกระดาษทําการ และสรุปผลการปฏิบัติงานเพื่อ นํามาเป็นหลักฐานในการเขียนรายงานผลการปฏิบัติงาน กระดาษทําการ ควรประกอบด้วยบันทึกผลการ สํารวจข้อมูล การประเมินผลระบบการควบคุมภายใน แผนการปฏิบัติงาน บันทึกรายงานและข้อมูล ทั้งหลายที่รวบรวมขึ้นจากการตรวจสอบอันจะใช้ประโยชน์ในการเขียนรายงานผลการปฏิบัติงาน กระดาษทําการอาจจัดทําในรูปแบบที่แตกต่างกันโดยยึดถือหลักที่ว่ากระดาษทําการนั้นจะสามารถช่วยให้ ผู้ตรวจสอบภายในระดับสงใชู้ทบทวนงานที่ตรวจสอบไปแล้วได้เป็น อย่างดี และสามารถบอกได้ว่าการ ปฏิบัติงานนั้นได้ทําตามแผนการปฏิบัติงานทกี่ําหนดไว้หรือไม่เพียงใด แนวปฏิบัติการตรวจสอบระบบรับและนําส่งเงินรายได้แผ่นดินจะยกตัวอย่างกระดาษทําการ ใน 4 เรื่อง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในใช้เป็นแนวทางในการจัดทํากระดาษทําการต่อไป ได้แก่ 1. ตัวอย่างกระดาษทําการประเมินระบบการควบคมภายในดุ้านการรับเงนิ 2. ตัวอย่างกระดาษทําการประเมินระบบการควบคมภายในดุ้านเงินสดในมือ 3. ตัวอย่างกระดาษทําการประเมินระบบการควบคมภายในดุ้านการนาเงํ ินส่งคลัง 4. ตัวอย่างกระดาษทําการวิเคราะห์เงินรายได้แผ่นดิน
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 24 รหัสกระดาษทําการ…........... ผู้ตรวจสอบ........................... วันที่...................................... ผู้สอบทาน............................ วันที่..................................... ตัวอย่างกระดาษทําการ ประเมินผลระบบการควบคุมภายในพื้นฐานระบบรับและนําส่งเงินรายไดแผ้ ่นดิน ด้านการรบเงั ิน หน่วยรับตรวจ................................... ประเดนการประเม ็ ิน ระบบการควบคุมภายในพื้นฐาน ดานการร้ ับเงิน วัตถุประสงค์ 1. เพื่อใหทราบว้ ่าการรับเงินมีระบบการควบคุมที่เพียงพอหรือไม่ และกอให ่ ้เกิดความมั่นใจว่า การรับเงินมีการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง ครบถ้วนและสมาเสมอ่ํ 2. เพื่อให้ข้อคดเหิ ็นหรือข้อเสนอแนะในการพัฒนาและปรับปรุงระบบควบคุมภายในให้ เหมาะสมเพียงพอ เพื่อทําใหการปฏ ้ ิบัติงานด้านรายได้แผ่นดินมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 25 เรื่อง จุดที่ประเมิน กระดาษ ทําการ อ้างอิง มี/ใช่ ไม่มี/ ไม่ใช่ คําอธิบาย/ คําตอบ การรับ เงิน 1) มีการแบ่งแยกหน้าที่ด้านการรับเงินมีให้บุคคลใดบุคคล หนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบมากกว่าหนึ่งลักษณะงานดังต่อไปนี้ -การรับเงิน -การบันทึกบัญชีเงินสดและเงินฝากธนาคาร -การนําเงินสดฝากธนาคาร -การกระทบยอดเงินสดและเงินฝากธนาคาร 2) กําหนดแนวทางปฏิบัติในการรับส่งเงินระหว่างบุคคลและ หน่วยงานเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ 3) การรับส่งเงินมีเอกสารหลักฐานครบถ้วน และถูกต้อง หรือไม่ 4) มีการแยกรายการรับที่เป็นเงินสดกับการรับเป็นเช็ค หรือไม่ 5) มีการตรวจสอบความถูกต้องและเชื่อถือได้ของเช็คก่อนรับ เช็ค หรือไม่ 6) มีการออกใบเสร็จรับเงินสําหรับการรับเงินทุกครั้งหรือไม่ 7) การรับเงินเป็นเช็คมีการบันทึกควบคุมเช็คที่ได้รับใน ทะเบียนรับเช็คหรือไม่ 8) ใบเสรจร็ ับเงินมีการพิมพ์หมายเลขกํากบเลั ่ม และ ใบเสร็จรับเงินเรียงกันไปทุกฉบับ หรือไม่ 9) มีการจัดทาทะเบํ ียนคุมใบเสร็จ 10) มการสรี ปยอดเงุินที่ได้รับทุกวันเมื่อสนเวลาริ้ับเงินหรือไม่ 11) กรณีมีเงินขาดบญชั ีได้นําเงินจากแหล่งอื่นมาชดเชย หรือใช้วิธีการหักลบกับเงินที่มีเกินหรือไม่ 12) เงินที่ได้รบมั ีการบันทึกรายการในระบบ GFMIS ภายใน วันที่ได้รับเงินนั้นหรือไม่
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 26 เรื่อง จุดที่ประเมิน กระดาษ ทําการ อ้างอิง มี/ใช่ ไม่มี/ ไม่ใช่ คําอธิบาย/ คําตอบ 13) มการตรวจสอบจี ํานวนเงินที่รับ กับหลักฐานการรับเงิน (สําเนาใบเสร็จรับเงิน) และสรุปรายงานการรับเงิน รายงาน ZAP R/3 สําหรับรายการจัดเก็บเงิน (แบบ นส 01) หรือไม่ 14. การบันทึกข้อมูลในแบบเอกสารการจัดเก็บรายได้(แบบ นส 01 และแบบ นส 03)โดยผู้ถือสิทธิ L 15. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใบแบบแบบเอกสาร การจัดเก็บรายได้(แบบ นส 01 และแบบ นส 03)โดยผู้ถือสิทธิ E 16. การเรียกดูรายงานต่าง ๆ จาก Wep Report โดยผู้ถือ สิทธิ R 17. การถือสิทธิในการปฏิบัติงานตามระบบ GFMIS คนหนึ่ง ถือสิทธิ 1 สทธิ ิ 18. มีการเปลยนรหี่ัสผ่านของผู้ถือสิทธิต่าง ๆ เป็นระยะ ๆ หรือตามระยะเวลาของหนังสือสั่งการฯลฯ สรุปผลการประเมินด้านการรับเงิน ความเห็นของผู้ตรวจสอบ ......................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ความเห็นของผู้สอบทาน ......................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... รหัสกระดาษทําการ…........... ผู้ตรวจสอบ........................... วันที่...................................... ผู้สอบทาน............................ วันที่.....................................
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 27 ตัวอย่างกระดาษทําการ ประเมนผลระบบการควบคิ มภายในพุ นฐานระบบรื้ับและนาสํงเง่ นรายได ิ ้แผ่นดนิ ด้านเงินสดในมือ หน่วยรับตรวจ................................... ประเดนการประเม ็ ิน ระบบการควบคุมภายในพื้นฐานด้านเงินสดในมือ วัตถุประสงค์ 1. เพื่อใหทราบว้ ่าเงินสดในมือมีระบบการควบคุมที่เพียงพอหรือไม่ ก่อให้เกิดความมั่นใจว่ามี การเก็บรักษาเงินสดไว้อย่างปลอดภัย 2. เพื่อให้ข้อคดเหิ ็นหรือข้อเสนอแนะในการพัฒนาและปรับปรุงระบบควบคุมภายในให้เหมาะสม เพียงพอ เพื่อทาให ํ ้การปฏิบัติงานด้านรายได้แผ่นดินมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เรื่อง จุดที่ประเมิน กระดาษ ทําการ อ้างอิง มี/ใช่ ไม่มี/ ไม่ใช่ คําอธิบาย/ คําตอบ เงินสด ในมือ 1. มีการเก็บรกษาเงั ินสดไว้อย่างปลอดภัย หรือไม่ 2. มีการนําเงนสดทิ ี่ได้รับฝากธนาคารภายในวันที่ได้รับเงินนั้น หรือวันทําการถัดไปหรือไม่ 3. การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารเป็นไปตามระเบียบที่กําหนด และได้รับอนุมตัิจากหัวหน้าส่วนราชการ หรือไม่ 4. บญชั ีเงินฝากธนาคารเปิดในนามของหน่วยรับตรวจ หรือไม่ 5. มีการกําหนดให้เจ้าหน้าที่รายงานให้ผมู้ีอํานาจทราบโดยเร็ว เมื่อพบว่ามีเงินสดสญหาย ู หรือไม่ 6. มีการตรวจนับเงินสดคงเหลือเป็นครั้งคราว หรือไม่ 7. กรรมการเก็บรักษาเงินปฏิบัติหน้าที่เป็นไปตามที่ระเบียบ กําหนด หรือไม่ 8. มีการจัดทารายงานเงํ ินคงเหลือประจําวันอย่างสม่ําเสมอ หรือไม่ 9. มีการตรวจนับตัวเงินและหลักฐานแทนตัวเงินให้ถูกต้องตาม รายงานเงินคงเหลือประจําวัน และบันทึกการส่งมอบและรับมอบ หรือไม่ ฯลฯ สรุปผลการประเมินด้านเงินสดในมือ ความเห็นของผู้ตรวจสอบ ......................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 28 ความเห็นของผู้สอบทาน ......................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... รหัสกระดาษทําการ…........... ผู้ตรวจสอบ.......................... วันที่...................................... ผู้สอบทาน......................... วันที่..................................... ตัวอย่างกระดาษทําการ ประเมนผลระบบการควบคิ มภายในพุ นฐานระบบรื้ับและนาสํงเง่ นรายได ิ ้แผ่นดนิ ด้านการนําเงนสิ ่งคลงั หน่วยรับตรวจ................................... ประเดนการประเม ็ ิน ระบบการควบคุมภายในพื้นฐานด้านการนําเงินส่งคลัง วัตถุประสงค์ 1. เพื่อใหทราบว้ ่าการนําเงินส่งคลังมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอหรือไม่ ก่อใหเก้ ิดความ มั่นใจว่ามีการนําเงินรายได้แผ่นดินส่งคลัง ถูกต้อง ครบถ้วน และตามระยะเวลาที่กําหนด 2. เพื่อให้ข้อคดเหิ ็นหรือข้อเสนอแนะในการพัฒนาและปรับปรุงระบบควบคุมภายในให้เหมาะสม เพียงพอ เพื่อทําให้การปฏิบัติงานด้านรายได้แผ่นดินมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 29 เรื่อง จุดที่ประเมิน กระดาษ ทําการ อ้างอิง มี/ใช่ ไ ม่มี/ ไม่ใช่ คําอธิบาย/ คําตอบ การนํา เงินส่ง คลัง 1) มีการนําเงินส่งคลังโดยนําเงินส่งคลังที่ธนาคารกรุงไทย โดยใช้ ใบนําฝากที่มี Bar Code รหัสหน่วยงานภายในระยะเวลาตามที่ กฎหมายกําหนดหรือไม่ (ส่งอย่างน้อยเดือนละครั้ง ถาเก้ ิน 10,000 บาทให้ส่งอย่างช้าไม่ เกิน 3 วันทําการถัดไป) 2) การนําเงินส่งคลังมีการบันทึกข้อมูลตามใบนําฝากเข้าระบบ GFMIS 3) มีการสอบทานรายงานผลการนําข้อมูลการนําเงินส่งคลัง ประจําวัน กับ Bank Statement จากธนาคารกรุงไทย หรือไม่ 4) มีการสอบทานจํานวนเงินที่นําส่งคลัง กับสําเนาในนําฝากเงิน ที่ได้รับคืนจากธนาคารกรุงไทย และรายงาน ZAP R/3 สําหรับ การนําส่งเงิน แบบ นส 02 หรือไม่ 5) มีการจัดสงรายงานแสดงการจ่ ัดเก็บและนําส่งรายได้แผ่นดิน ให้สํานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน เป็นไปตามกําหนดเวลา และ ครบถ้วน หรอไม ื ่ 6) การบันทกขึ ้อมูลในแบบเอกสารการนําส่งเงิน(แบบ นส 02) โดยผู้ถือสิทธิ L 7) การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใบแบบเอกสารการนําส่ง เงิน(แบบ นส 02) โดยผู้ถือสิทธิ E 8) การเรียกดูรายงานต่าง ๆ จาก Wep Report โดยผู้ถือสิทธิ R 9) การถือสิทธิในการปฏิบัติงานตามระบบ GFMIS คนหนึ่ง ถือ สิทธิ 1 สิทธิ 10) มีการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ถือสิทธิต่าง ๆ เป็นระยะ ๆ หรือ ตามระยะเวลาของหนังสือสั่งการ ฯลฯ สรุปผลการประเมินด้านการนําเงินส่งคลัง ความเห็นของผู้ตรวจสอบ .........................................................................................................................................................
กลุมตรวจสอบภายใน กรมปศุสัตว 30 ....................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ความเห็นของผู้สอบทาน ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................