FAIL KUASA BAB 1

PSS SK SUNGAI NIPAH

SEKOLAH KEBANGSAAN SUNGAI NIPAH
36100 BAGAN DATUK
PERAK DARUL RIDZUAN

Tel: 05-6466243 Fax: 05-6466048
Email: [email protected]

FAIL KUASA
PUSAT SUMBER

PSS SK SUNGAI NIPAH

SENARAI KANDUNGAN FAIL KUASA
PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 1 - PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PUSAT
SUMBER SEKOLAH

 BAB 2 - MAKLUMAT PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 3 - JAWATANKUASA PENTADBIRAN PUSAT
SUMBER SEKOLAH

 BAB 4 - PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 5 - PERATURAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 6 - PENGURUSAN & PENTADBIRAN PUSAT
SUMBER SEKOLAH

 BAB 7 - KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 8 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 9 - ORGANISASI BAHAN PUSAT SUMBER
SEKOLAH

 BAB 10 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 11 - STOK DAN INVENTORI PUSAT SUMBER
SEKOLAH

 BAB 12 - SIRKULASI / EDARAN BAHAN PUSAT
SUMBER SEKOLAH

 BAB 13 - PERKHIDMATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

 BAB 14 - PROGRAM BACAAN ( NILAM )

PSS SK SUNGAI NIPAH

BAB 1

PENGENALAN KEPADA FAIL
KUASA PSS

 Pendahuluan
 Tujuan Penyediaan Fail Kuasa
 Prosedur Penyediaan Fail Kuasa
 Isi Kandungan Fail Kuasa
 Prosedur Pindaan Fail Kuasa

PSS SK SUNGAI NIPAH

BAB SATU

PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA
PUSAT SUMBER SEKOLAH (PSS)

1.1 Pendahuluan

Fail kuasa merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam
pengurusan dan pentadbiran sesebuah pusat sumber sekolah ( PSS ). Ia
merupakan dokumen penting yang merekodkan tentang dasar atau polisi serta
keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur dalam pengurusan
PSS.

Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar, polisi dan
keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Dengan itu segala
perkhidmatan , proses kerja , program dan aktiviti yang dirancang perlu
dilaksanakan mengikut landasan yang telah ditetapkan di dalam Fail Kuasa. Justeru,
anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan ”Rancangan
Pembangunan PSS” (blueprint) atau merupakan salah satu fail pengurusan PSS
adalah tidak tepat.

Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif oleh Ahli Jawatankuasa PSS dan
perlu diubahsuai dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan situasi semasa
PSS. Pengubahsuaian atau pindaan ke atas Fail Kuasa hendaklah dilakukan
mengikut prosedur yang ditetapkan.

1.2 Tujuan Penyediaan Fail Kuasa
Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan :

 Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru
Perpustakaan dan Media (GPM).

PSS SK SUNGAI NIPAH

 GPM baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa
yang disediakan .

 Mengelak berlakunya percanggahan idea atau prosedur dalam proses kerja di
kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS

 Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan
dan pentadbiran PSS .

Terdapat 15 bab khusus yang berkaitan dengan polisi sesebuah Pusat Sumber
Sekolah dalam satu Fail Kuasa PSS. Walau bagaimanapun, penambahan bab boleh
dibuat mengikut keperluan semasa. Fail Kuasa PSS lazimnya disimpan dalam bentuk
ring-file supaya sesuatu polisi/ prosedur itu dapat ditukar ganti tanpa menjejaskan
keseluruhan isi asal sekiranya terdapat perubahan/ pindaan yang telah diluluskan.

Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur itu. Ini
memudahkan kita mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika
membuat semakan semula. Lazimnya penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan lima
tahun sekali atau mengikut keperluan.

1.3 Prosedur Penyediaan Fail Kuasa

Guru Perpustakaan dan Media harus bertanggungjawab merangka isi kandungan
sesebuah Fail Kuasa sebelum ia dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS. Ini
adalah kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah menentukan
peraturan atau garis panduan mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa, perolehan
bahan, proses kerja dan sebagainya. Setelah mendapat persetujuan dalam mesyuarat
tersebut, barulah Fail Kuasa berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya.

1.4 Isi Kandungan Fail Kuasa

1.4.1 Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa

Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan :
 Muka surat judul

PSS SK SUNGAI NIPAH

 Pengenalan Kepada Fail Kuasa
 Isi Kandungan Fail Kuasa
 Kandungan dan pindaan mengikut bab

1.4.2 Susunan Kandungan Fail Kuasa

Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut :
 Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama
 Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab
berkenaan
 Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan (
Lampiran A - kertas kuning)
 Jika ada pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan
mengikut bilangan pindaan (Lampiran B – kertas hijau)

1.5 Prosedur Pindaan Fail Kuasa

Langkah-langkah membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS :

 Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan atau tambahan.
 Guru Perpustakaan dan Media (GPM) perlu menyediakan draf pindaan atau

tambahan berkenaan.
 Draf pindaan atau tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapat kelulusan.
 Selepas mendapat kelulusan , GPM hendaklah memasukkan pindaan tersebut

dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan
daripada Pengetua / Guru Besar.
 Tarikh kuatkuasa pindaan tersebut bermula daripada tarikh mendapat kelulusan
( tarikh mesyuarat

PSS SK SUNGAI NIPAH

Lampiran A

BORANG PENGESAHAN BAB FAIL KUASA PSS

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI
DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE - …………
YANG TELAH DIADAKAN PADA ........................................

Disediakan oleh : ) Disahkan oleh : )
( (
Cap : Cap :

Guru Perpustakaan dan Media Pengetua / Guru Besar
Tarikh : Tarikh :

 Gunakan Kertas Berwarna Kuning

PSS SK SUNGAI NIPAH

Lampiran B

BORANG PINDAAN / TAMBAHAN POLISI FAIL KUASA PSS

BAB Pindaan : Bil . ............/ Tahun : ................
: .........................................................................................................

Ceraian Bab Perkara Tarikh Dikuatkuasa Tarikh Dimansuh
DASAR / POLISI ASAL

PINDAAN / TAMBAHAN DASAR / POLISI

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT
JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI ........./...........
YANG TELAH DIADAKAN PADA ....................................

Disediakan oleh : Disahkan oleh :
..................................... ........................................
() ()

Guru Perpustakaan dan Media Pengetua / Guru Besar
Tarikh : Tarikh :

* Gunakan Kertas berwarna Hijau