E-Book เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

การใช้ประโยค

ฝึกพิจารณาประโยคจากตัวอย่างต่าง ๆ เมื่อมีโอกาสได้
อ่านหนังสือราชการหรือข้อความใด ๆ ก็ตาม ควรฝึก
พิจารณาแยกให้เห็นว่าประโยคนั้น ๆ ขึ้นต้นที่ใดและสิ้น
สุดที่ใด หากพบข้อความที่ยาวหรือซับซ้อน อาจทดลอง
เขียนประโยคใหม่ที่สั้น กระชับ เข้าใจง่ายกว่าเดิม

วิธีการคือ พิจารณาประเด็นหลักในข้อความแล้วแยก
ออกเป็นประโยค ๆ ก่อน ซึ่งแต่ละประโยคยังมีประเด็นย่อย
อีกหลายประเด็น สามารถนำมาเขียนรวมกัน โดยใช้การ
วรรคหรือใช้คำเชื่อมได้ตามความเหมาะสม ในการฝึกอาจ
ใช้หมายเลขเพื่อแยกให้เห็นแต่ละประโยคที่แยกจากกัน แต่
เมื่อเขียนจริงไม่ต้องใส่หมายเลขดังกล่าวลงไปด้วย ทั้งนี้ใน
การพิมพ์จะต้องไม่ลืมว่าเมื่อจบประโยคต้องวรรคใหญ่เสมอ

การใช้เครื่องหมาย

ไปยาลน้อย (ฯ)

การกล่าวครั้งแรกจะใช้คำเต็ม หากกล่าวครั้งต่อไปสามารถใช้คำย่อ
หรือคำแทนได้ เพื่อให้กระชับและไม่ซ้ำซาก การใช้คำแทนคำที่กล่าว
มาแล้ว มี 5 วิธี ดังนี้

1 23

ใช้สรรพนาม ใช้คำนาม ใช้คำย่อ
เช่น เขา กระผม
เช่น มหาวิทยาลัย เช่น พ.ร.บ. ครม. (กรณี
นายวินัย นี้ในการกล่าวครั้งแรก
ควรวงเล็บคำย่อไว้ด้วย)

45

ใช้คำตัด ใช้คำบ่งชี้

เช่น ธนาคารเกษตรฯ เช่น หน่วยงาน
(กรณีนี้จำเป็นต้องใช้ ดังกล่าว

ไปยาลน้อยเสมอ)

การใช้เครื่องหมาย

ไปยาลน้อย (ฯ)

กรณีที่ใช้ผิดกันมาก คือบางคนเข้าใจผิดว่าหากกล่าวชื่อไม่เต็มจะต้อง
ใช้ไปยาลน้อยทุกครั้ง เช่น กระทรวงการคลัง เมื่อได้กล่าวถึงชื่อเต็มไป
แล้ว ครั้งต่อไปสามารถใช้แทนคำนามแรกแทนชื่อเต็มได้ อนึ่งคำว่า
กระทรวง เป็นคำนามที่สมบูรณ์แล้ว มีปรากฏในพจนานุกรม จึงไม่ต้อง
มีไปยาลน้อย เพราะการใช้ไปยาลน้อยพร่ำเพรื่อทำให้รุงรังโดยไร้
ประโยชน์

การใช้ไปยาลน้อยต้องใช้กับสิ่งเดียวกันที่เขียนไม่จบ เช่น พระนาม
นามสกุล ชื่อเฉพาะของหน่วยงานที่ยาว ๆ เป็นต้น จะเขียนชื่อแล้วไป
ยาลน้อยนามสกุลไม่ได้ เพราะชื่อกับนามสกุลคนละสิ่ง หรือคนละคำ
กัน จะไปยาลน้อยนามสกุลได้ต่อเมื่อเขียนนามสกุลไม่จบ อาทิ เสนี
วงศ์ ณ อยุธยา อาจเขียนว่า เสนีวงศ์ฯ ได้ (เมื่ออ่านออกเสียงต้องอ่าน
ให้เต็ม)

การใช้เครื่องหมาย

อัญประกาศ (".....") สัญประกาศ (_______)

ใช้เมื่อต้องการคัดลอกข้อความมา ใช้เมื่อต้องการเน้นข้อความสำคัญ
กล่าวหรือเน้นชื่อเฉพาะ ข้อความ เช่น
สำคัญ เช่น

คำว่า "ใบกำกับภาษี" เป็น "ขอเชิญประชุม ในวันที่
ข้อความที่กฎหมายบังคับให้ต้อง 30 เมษายน 2565"
ระบุไว้ในเอกสารซึ่งมีความมุ่ง

หมายให้เป็นใบกำกับภาษี

ยัติภังค์ (-) จุลภาค (,)

ใช้ในกรณีตัดคำระหว่างบรรทัด ไม่ควรใช้ เพราะมีวรรคตอนเป็นการ
และคำ 2 คำที่เกี่ยวข้องกัน แต่ แบ่งข้อความอยู่แล้ว ควรใช้เฉพาะที่
หากไม่มีคำอธิบายขยายความ จำเป็น ซึ่งหากไม่ใช้อาจเข้าใจผิด
ต่อไป อาจเขียนต่อเนื่องไปโดย พลาดได้ อาทิ ตัวเลขหลายหลัก ชื่อ
ไม่ต้องขึ้นบรรทัดใหม่ก็ได้ เช่น นามสกุลที่อาจปะปนกัน เช่น

"รายรับ-รายจ่ายทางภาษี" "ค่าจ้าง 16,000 บาท บริษัท
ไม่สามารถใช้สิทธิหักเป็น
ไม่ควรใช้แทนตัวเลขหัวข้อย่อย ควร รายจ่ายได้ 2 เท่าได้"
ใช้ตัวเลข เช่น วัน เวลา สถานที่
หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และผู้รับผิด
ชอบ รวมถึงการเขียนยัติภังค์เป็น
จำนวนมากก็ไม่ควรใช้ในการเขียน
หนังสือราชการเช่นเดียวกัน

การเขียนและการใช้ภาษาไทย หนังสือราชการ

การเขียนย่อหน้า

ย่อหน้า หมายถึง ข้อความ 1. ย่อหน้ารูปตัวที 2. ย่อหน้ารูปตัวที
ตั้งแต่ 1 บรรทัดขึ้นไป ที่มี หัวกลับ
ใจความสมบูรณ์ ย่อหน้ามี มีประโยคใจความ
4 ประเภท ดังนี้ สำคัญอยู่ตอนต้น มีประโยคใจความ
ย่อหน้า สำคัญอยู่ตอนท้าย
เขียนง่าย จับใจ ย่อหน้า
ความง่าย เหมาะสำหรับเรื่องที่
เหมาะสำหรับงาน ต้องยกเหตุผลมา
เขียนทุกประเภทที่ อ้างก่อน แล้วสรุปใน
ต้องการประหยัด ตอนท้าย
เวลาอ่าน หรือ
ต้องการสื่อความ
อย่างรวดเร็ว

4. ย่อหน้าที่มี ลักษณะของย่อหน้าที่ดี
ประโยคใจความ
3. ย่อหน้ารูปตัวไอ สำคัญอยู่กลาง เอกภาพ มีใจความ
สำคัญเพียง
มีประโยคใจความ ย่อหน้า เรื่องเดียว
สำคัญอยู่ตอนต้น
และตอนท้าย ไม่เหมาะสำหรับ สัมพันธ มีการเชื่อมโยง
ย่อหน้า ย่อหน้าที่ยาว เพราะ ภาพ กัน เป็นเหตุ
เหมาะสำหรับ จับใจความยาก เป็นผลกัน
เรื่องที่ยาก ซับ อาจใช้ได้ในย่อหน้า
ซ้อนหรือยืดยาว สั้น ๆ (ประมาณ 3-5 สารัตถ มีการเน้นย้ำ
ต้องการย้ำความ บรรทัด) ภาพ สาระสำคัญ
อีกครั้งหนึ่ง ให้เด่นชัด

การเขียนและการใช้ภาษาไทย หนังสือราชการ

การเขียนย่อหน้า

จากประกาศกรมสรรพากรดังกล่าว มีการเขียนย่อหน้าแบบย่อหน้า
รูปตัวที คือมีประโยคใจความสำคัญอยู่ตอนต้นย่อหน้า โดยมีใจความ
สำคัญว่า สรรพากรภาค 11 จะรับสมัครคนพิการเพื่อจัดจ้างเป็น
พนักงานราชการทั่วไป

หลักการย่อหน้า เว้นวรรค และ
การตัดคำเมื่อสิ้นสุดบรรทัด

1. หลักการย่อหน้า

ควรย่อหน้าในกรณีที่สิ้นสุดเนื้อความ ถ้ายังไม่สิ้นสุดเนื้อความแต่
ย่อหน้ายาวมาก ควรย่อหน้าเมื่อสิ้นสุดประโยค ย่อหน้าหนึ่งในหนังสือ
ราชการไม่ควรเกิน 8 บรรทัด แต่ข้อความทั่วไปอาจยาวถึง 12 บรรทัดก็ได้

2. หลักการเว้นวรรค

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ฯ กำหนดวรรคไว้ 2 ชนิด คือวรรค 1
ตัวอักษร และวรรค 2 ตัวอักษร ส่วนวรรคเคาะเดียว ควรใช้ระหว่าง
เครื่องหมาย โดยแบ่งการเว้นวรรคออกเป็น 2 แบบ ดังนี้

วรรคเล็ก อาจใช้ 2 เคาะ ใช้วรรคระหว่างคำ ใช้ก่อนและหลังคำบาง
คำ เช่น "คือ ได้แก่ อาทิ" และวรรคก่อนหลังเครื่องหมายต่าง ๆ เช่น
ฯลฯ "....." หากไม่วรรคจะทำให้เครื่องหมายเหล่านี้มองเห็นไม่ชัดเจน
วรรคใหญ่ อาจใช้ 3-4 เคาะ ใช้วรรคระหว่างข้อความที่ยังไม่จบแต่
ยาวมากหรือประโยคที่จบสมบูรณ์แล้ว

3. การตัดคำเมื่อสิ้นสุดบรรทัด

ในการตัดคำต้องใส่ยัติภังค์เสมอ
คำที่ตัดแล้วความหมายเปลี่ยน ก็ไม่ควรตัด เช่น ยกตัว - อย่างมาก
คำที่ออกเสียงเชื่อมกัน จะตัดคำไม่ได้ เช่น ราช - การ
คำที่เป็นหน่วยคำเดียวกันก็ไม่ควรตัด เช่น กระ - ทรวง
หนังสือราชการไม่จำเป็นต้องกั้นหลังให้ตรงกัน การกั้นหลังมักทำให้วรรค
ตอนผิดพลาดมาก ดังนั้นเพียงแต่เหลือที่ว่างด้านขวาของหน้าประมาณ
2 ซม. ก็ใช้ได้

การใช้เลขไทย

1 หนังสือราชการควรใช้เลขไทยทั้งฉบับ

ยกเว้นข้อความที่มีศัพท์เทคนิคภาษาอื่น

2 ปะปนอยู่ เช่น ชื่อสูตร ศัพท์เฉพาะที่มี
ตัวเลข สามารถใช้เลขอารบิกได้เฉพาะ
ในส่วนนั้น ๆ

ภาษาที่ใช้ใน ภาษาทางการหรือ
หนังสือราชการ ภาษาแบบแผน

ภาษาระดับนี้มีการใช้ถ้อยคำตามแบบแผน กะทัดรัด ชัดเจน
สละสลวย และเคร่งครัดไวยากรณ์ สื่อสารอย่างเป็นทางการสู่
สาธารณชน มิได้มุ่งให้ผู้รับสารมีส่วนร่วมในการสื่อสารโดยตรง
ระดับภาษาแบบแผนจะใช้ในการสื่อสารอย่างเป็นทางการทุก
ชนิด และใช้ในการเสนอข่าวสาร หนังสือราชการ เอกสาร
ราชการ งานเขียนทางวิชาการ การแสดงปาฐกถา ตำรา

ลักษณะเด่นของระดับภาษาแบบแผน คือความเคร่งครัดด้านความสมบูรณ์
ของประโยค การใช้ศัพท์ และความถูกต้องด้านไวยากรณ์ ได้แก่ ระเบียบการใช้
คำ ระเบียบโครงสร้างประโยค เป็นต้น

ลีลาการเขียน

ระดับภาษาแบบแผนจะมีลีลาเคร่งขรึม เน้นความกระชับ
ชัดเจนของเนื้อความ ความถูกต้อง มีความห่างเหินกับผู้รับสาร