Learning Key BOOK

Page |1

Learning Admin

Page |2

Learning Admin

1. การสร้างหลักสูตร ( ITEM) และรุ่น ( CLASS )
1.1 การสรา้ งหลกั สตู ร Instructor-led
1.1.1 เลอื ก learning Administration
1.1.2 เลือก learning Activities Item ( ก่อนสรา้ งคน้ หาหลกั สตู รท่มี ีก่อน ถา้ มีแลว้
สามารถไปสรา้ งรุ่นได)้
1.1.3 สรา้ ง Item ใหม่โดยกด ADD NEW
1.1.4 เลอื ก ADD
1.1.5 ITEM CLASSIFICATION เลือก Instructor-led
1.1.6 ITEM TYPE เลือกประเภท CLASSROOM, VIRTUAL, OJT
1.1.7 ITEM ID กาหนดเป็น Auto Generate
** PS_xxx = หลกั สตู รท่มี าจาก PPS9
** SF_xxx = หลกั สตู รท่มี าจาก LMS

Instructor Led Course
Number of Days = ใสจ่ านวนวนั ของ CLASS
Hours per Day = ใสจ่ านวนช่วั โมงตอ่ วนั ของ CLASS

Course Overview

Title = ใสช่ ่ือหลกั สตู ร

Audience = ใสก่ ลมุ่ เปา้ หมาย

Source = ใสผ่ จู้ ดั หลกั สตู ร เชน่ CPF, CPLI, EXTERNAL, IMRU, TDA

Description = รายละเอียดหลกั สตู ร, หลกั การและเหตผุ ล

กด = ADD

Item Goal = ใสเ่ ปา้ หมายในการทาหลกั สตู ร

Contact’s Email = อเี มลเ์ จา้ ของหลกั สตู ร

Access Setting Status = Active

Page |3

Registration Setting
o Minimum = จานวนท่นี ่งั ขนั้ ต่า
o Maximum = จานวนท่นี ่งั สงู สดุ
** ถา้ เกนิ จากท่นี ่งั ท่รี ะบรุ ะบบจะขนึ้ = waitlist
o User can self-Register = YES
o Manager can Register = YES
o Auto Enroll from waitlist = YES
o User can waitlist = YES

กด = ADD

Approval Process Approval Required = YES

Withdraw Approval Process Approval Require to withdraw = YES

Course Rating User can rate เปิดให้ User ใหค้ ะแนนหลกั สตู รได้

กด = ADD
เลือก Item Detail เพ่อื ตรวจสอบความถูกตอ้ ง
เลอื ก Agenda template

o กด +
o ADD TIME SLOT SCREEN
• DAY = วนั ท่ี
• DESCRIPTION = Morning
• DURATION = ช่วั โมงท่เี รียน
• DELAY START = พกั กลางวนั
• LOCATION TYPE = Classroom
o กด + เพ่ิม Library

./ LIB_ALL_GENERAL
./ LIB_TOS
ใสร่ าคา ( price ) แลว้ กด SAVE

Page |4

เลือก categories กด+ เลือก Categories แลว้ เลอื กADD กด ADD
เลือก Survey เลือกรูปแบบการประเมนิ กด Apply Changes

เลือก Competency
o เลือก Pricing
• ใสร่ าคา แลว้ กด Apply change / กด YES / next
• ใสเ่ คร่ืองหมาย / apply price change for libraries / กด Next
• เลือก library ท่ีตอ้ งการใสร่ าคา แลว้ กด next
• เลอื ก / item แลว้ กด next
• กด finish แลว้ Return to item

เลอื ก Purchasing
o Purchasing Option = charge to buyer แลว้ กด Apply changes

**************************************************

Page |5

CLASS

สร้างรุ่น
o เลอื ก CLASS
o ADD NEW CLASS

1. ใส่ Item type = เช่น classroom
2. ใส่ Item ID = รหสั หลกั สตู ร
3. ใส่ Facility = อาคารจดั อบรม
4. ใส่ Primary location = หอ้ งอบรม
5. ใส่ Start date = วนั ท่จี ดั อบรม
6. ใส่ Start time = เวลาท่ีอบรม

แลว้ กด SAVE

ยกเลิกรุ่น
1. เขา้ learning Administration
2. Learning Activities เลอื ก Classes
3. กรอก keyword ท่ใี ชใ้ นการคน้ หา เช่น รหสั ช่ือ วนั ท่ีอบรม แลว้ กด ค้นหา
4. เลอื ก Action
5. เลือก Cancel
6. กรอกวนั ท่ยี กเลิกใน Cancel class
7. กด next / next
8. ใสเ่ ครอ่ื งหมาย / Email สง่ ถึง Manager ,ผเุ้ ขา้ อบรม แลว้ กด Next
9. กด Finish

Page |6

โอนผลู้ งทะเบียนไปรุ่นอ่ืน
1. เขา้ learning Administration
2. Learning Activities เลอื ก Classes
3. กรอก keyword ท่ใี ชใ้ นการคน้ หา เช่น รหสั ช่ือ วนั ท่ีอบรม แลว้ กด ค้นหา
4. เลือก Registrations
5. เลอื ก add user dropdown
6. Add user from request list
7. จะพบรายช่อื พนกั งานท่ถี ูกยกเลกิ
8. เลอื ก / add แลว้ กก็ ด ADD
9. พนกั งานท่ถี กู เลือกจะมีรายช่ือลงทะเบียน

ข้นั ตอนลบรุ่น
1. เขา้ learning Administration
2. Learning Activities เลือก Classes
3. กรอก keyword ท่ใี ชใ้ นการคน้ หา เช่น รหสั ช่ือ วนั ท่ีอบรม แลว้ กด ค้นหา
4. เลอื ก Action
5. เลือก delete
6. กด yes แลว้ กด OK
7. เลอื ก Agenda
8. เลือก edit time slot
9. ใสเ่ ครอ่ื งหมาย / delete
10. Apply to all timeslots
11. OK
12. ใสเ่ ครอ่ื งหมาย / apply all
13. กด SAVE
14. เลือก Library

o ใสเ่ ครือ่ งหมายทกุ ช่อง
o กด X
o Action
o Delete

Page |7

มอบหมายหลักสูตร

o มอบหมายผา่ นหลกั สูตร( ITEM)

o เขา้ learning Administration
o Learning Activities เลือก ITEM
o กรอกขอ้ มลู แลว้ กดคน้ หา ( ระบบจะขนึ้ ขอ้ มลู หลกั สตู ร)
o เลือก Action
o เลือก Assign
o กรอก User ID แลว้ กดคน้ หา
o ใสเ่ คร่อื งหมาย ADD และกด ADD
o กด Next
o เลือก learning Assignment แลว้ กด next
o เลือก assignment type ( ค่าเร่มิ ตน้ )
o เลอื ก assign date จากปฎิทิน แลว้ กด next
o ใส่ Require date
o Run job now แลว้ กด OK
o มอบหมายผา่ น Manage Assignment

o เขา้ learning Administration
o เลือก Manage user learning
o เลอื ก Manage Assignments
o ADD ITEM แลว้ กด next
o Adding Items
o คน้ หา Item
o กด ADD แลว้ กด Next
o เลือก Assignment type
o เลือก Assign date แลว้ กด next
o Admin ใส่ Require Date
o Run job now (กรณีตอ้ งการกาหนดเวลางาน เลอื ก Schedule job )

Page |8

o มอบหมายแบบอัตโนมตั ิ โดยใช้ Assignment Profile

o เขา้ learning Administration
o เลือก Manage user learning
o เลือก Assignment Profiles ( คน้ หาก่อนนะว่ามีมยั้ )
o ถา้ ไม่มี ใหเ้ ลือก ADD NEW
o ใสข่ อ้ มลู พนื้ ฐานของ Assignment Profile แลว้ กด ADD
o เช็คขอ้ มลู ใน Assignment Profile ว่าถกู ตอ้ งมยั้
o เลอื ก Rule
o Create group เพ่อื กาหนด Rule แลว้ ADD Rule แลว้ SAVE
o Download preview user
o เลือก Item เพ่อื เลือกหลกั สตู รท่รี ะบบจะมอบหมาย
o กด + เพ่อื เรียกดหู ลกั สตู ร
o กดคน้ หา แลว้ ใสเ่ ครื่องหมาย / ADD ทงั้ 2 อนั
o กด Action
o เลอื ก execute changes
o Run the job immediately
o กด finish
o เลอื ก back to assignment profile
o สถานะเปลี่ยนจาก pending addition = Valid
o มอบหมายหลักสูตรให้พนักงานหลายคน

o เขา้ learning Administration
o System Administration >> system management tools >> Import data
o Download Template >> Record type = learning Assignment
o Submit
o กรอกขอ้ มลู ลงใน Template >> save file
o เลือก Action = Import Data
o Import option = ADD
o Import file = อพั โหลดไฟลท์ ่ีบนั ทกึ ไว้
o Submit >> Finish

Page |9

การเขา้ ดู learning Assignment

ADMIN
1. เขา้ learning Administration
2. เลือก people และเลือก USER
3. คน้ หา user ท่ถี กู มอบหมาย Item
4. เลอื ก Assigned items
5. จะพบสถานะ Assigned items แสดง

Employee
1. เขา้ Learning
2. Item ท่มี อบหมายจะเห็นใน learning Assignment tile

Manager
1. เขา้ learning
2. เลอื ก My team
3. เลอื กผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเปา้ หมาย
4. Item ท่ถี กู มอบหมายแสดงในแผนการเรียน

P a g e | 10

Instructor

สร้างผูส้ อน

1. ใส่ Last name - First name ผสู้ อน

2. ใสc่ ompany = บรษิ ทั วิทยากร / สถาบนั

3. Security Domain = Public

4. ใสเ่ ครอ่ื งหมาย / active

5. เลอื ก ADD

6. เลือก custom Fields

o ใส่ instructor type = เลขผเู้ สยี ภาษี

o ใส่ Value = Internal, External , Training Provider

กด Apply Changes

** Training provider = สาหรับ Class ภายนอก

Facility

สร้างอาคาร

1. เลอื ก physical resources แลว้ เลอื ก facilities ( ก่อนสรา้ งคน้ หาดกู ่อนนะ )

2. เลือก Add new

3. กรอก Facility ID เชน่ อาคาร AIA

4. Description = ใส่ Facility

5. Security domain = Public

6. ใสเ่ ครอ่ื งหมาย / External Facility

7. กด ADD

สร้างหอ้ งอบรม

1. เลือก physical resources แลว้ เลอื ก locations

2. เลือก Add new

3. Location ID = ใสเ่ ช่น HR

4. Description = HR Room

5. คา่ ตอ้ งเป็น Active

6. Location Type = เชน่ Conference room

7. Facility = เลือกอาคาร

8. Max capacity = ท่นี ่งั สงู สดุ แลว้ กด ADD

P a g e | 11

ลงทะเบียนเรียนให้พนักงาน

• สถานการณล์ งทะเบยี น
- Confirmed (Enroll) = ลงทะเบียนสาเร็จ
- Waiting for approve (Pending) = รออนุมัติ
- Waitlisted = รอทนี่ ่ังอบรม
- Cancelled = ยกเลิกลงทะเบียน

• ข้ันตอนการลงทะเบยี นรุ่น

1. Learning Administration
2. Learning Activities เลือก Class
3. ใส่ Keyword กดคน้ หา และเลือก Class
4. เลือก Registrations
5. Add user dropdown >> Add user >> คน้ หา User >> คน้ หา
6. ใสร่ ายละเอียด ( user >> เลอื ก active enrolment >> ใส่ CCA >> ใสร่ าคา
7. ใสเ่ ครื่องหมาย / ADD เลือกพนกั งาน >> ADD
8. เชค็ สถานะ Active Enrolment

• ยกเลิกการลงทะเบยี น ( Withdraw )
1. เลือก learning Administration
2. Learning Activities >> classes
3. เลอื กหลกั สตู ร และทาการคน้ หา
4. เลือกรหสั รุน่
5. เลือก... แลว้ เลือก Edit ขอ้ มลู
6. เปล่ียนสถานะ Cancelled
7. กด SAVE

P a g e | 12

• การพิมพใ์ บลงทะเบียน ( Report )

1. เลือก learning Administration
2. เลือก reports
3. ใส่ Keyword ( Roster)
4. เลือก Class Roster
- ใส่ Class ID >> Run report >> รอ Run สาเรจ็

• การพมิ พใ์ บลงทะเบียน ( Class Record )

1. เลือก learning Administration
2. Learning Activities >> classes
3. ใสK่ eyword และกดคน้ หา
4. เลอื กรหสั หลกั สตู ร
5. เลอื กAction >> view Roster
6. รอระบบสาเรจ็ >>> PDF File

• เช็คชือ่ ผ้เู ขา้ อบรม

1. Learning Administration
2. Learning Activities >> classes
3. ใส่ Keyword >>> คน้ หา
4. เลือกรหสั รุน่
5. เลือก agenda >> Mark Attendance
6. ใสเ่ ครื่องหมาย / attendance >> apply changes >> X ( ออก )

P a g e | 13

ส่งแบบประเมินหลกั สูตร
1. Learning Administration
2. Learning Activities >> Classes
3. ใส่ Keyword >>> คน้ หา
4. เลือกรหสั รุน่
5. ADD USER
6. เลือก Actions >>> Initiate Surreys >> Yes
7. พนกั งานจะไดร้ บั อเี มล์

ปิ ดหลักสูตรทจี่ ดั อบรมเสร็จสนิ้
• บันทกึ ประวัติอบรม
1. Learning Administration
2. Learning Activities >> Classes
3. ใส่ Keyword >>> คน้ หา
4. เลือกรหสั รุน่
5. เลือก Action >> Add to learning History
6. กด Next
7. เลือก Completion status จากช่อง Apply Default >> Apply
8. Next >> Next >> finish

• แก้ไขประวัติอบรม
1. Learning Administration
2. Learning Activities >> Classes
3. ใส่ Keyword >>> คน้ หา
4. ตรวจสอบขอ้ มลู ความถกู ตอ้ ง
5. Apply Changes

P a g e | 14

ข้นั ตอนเข้าดปู ระวตั กิ ารฝึ กอบรม

• Employee Profile
1. Learning Administration
2. เลือก People >> USER
3. ใส่ Keyword >>> คน้ หา
4. เลือก Class
5. เลือก Completed Items
6. เลอื ก View Details

• Admin Reports
1. Learning Administration
2. เลอื ก Report
3. ใส่ Keyword >>> คน้ หา
4. เลอื ก Report Category >> คน้ หา
5. เลือก report learning History และ +
6. เลือก Report Format = CSV. >> ใสข่ อ้ มลู Class
7. Run Report >> สาเรจ็

P a g e | 15

Smart-OE

1. เขา้ website : smartoe.cpf.co.th
ใส่ USER - Password

2. เลือก Create Request
3. เลอื ก Company Expense
4. เลือก Request for general Expense
5. Company Data

o ใสร่ หสั บรษิ ัท (Company ) = 333,353
o ใส่ BP = 3049,3052,3004
6. ใส่ Vendor >> ในเครอื ใช้ Onetime ไม่ได้

1000 บคุ คลธรรมดา ,1001 นิตบิ ุคคล
7. Invoice Data

o ใสร่ หสั Invoice ในช่อง Reference
o ใสว่ นั ท่เี อกสาร ในชอ่ ง Document Date
o ใสจ่ านวนรวม Vat ในช่อง Amount
o ใสจ่ านวนเงิน Vat ในชอ่ ง Tax amount
o ใสป่ ระเภท vat ในช่อง Tax code เชน่ VX,DV
o ใสร่ ายละเอียดค่าใชจ้ า่ ย ในชอ่ ง Text
8. Due date ใสว่ นั ท่ตี อ้ งการใหจ้ า่ ย (ถา้ หากตอ้ งการเปล่ียนตอ้ งใส่ F000 พรอ้ มใสเ่ หตผุ ล)
9. GL Account
o G/L Account = ใสข่ อ้ มลู เชน่ พฒั นาบคุ ลากร, สวสั ดิการอ่นื ๆ
o Amount = ยอดเงนิ ก่อน VAT
o Tax code = VX, V7, D7
o Cost Center = 3333
o Text = ใสร่ ายละเอยี ดค่าใชจ้ ่าย
10. Image = upload เอกสารแนบ
11. กด submit
12. เขา้ ไปเช็คขอ้ มลู Status = View transaction