Photo journée cohésion 09/2022
Sommaire
• Histoire du cabinet 3
• Parking 4
• Notre activité 5
• Valeurs et ambitions 6
• Trois compétences 7
• Formations 8
• Clients et Partenaires 9
• Quelques chiffres 10
• Associés 11
• Groupement AUDECIA 12
• Accords d’entreprise 13
• Déplacements 14
• Assurance auto-mission 15
• Archives 16
• GED Therefore 17
• Comité Social et économique 18
• Congés 19
• Courriers 20
• Facturation 21
• Mises à dispositions 22
• Fumeurs/vapoteurs 23
• Horaires de travail 24
• Informatique 25
• Panneaux d’affichage 26
• Responsabilité écologique 27
• Pauses 28
• Salles de reunion 29
• Secret professionnel 30
• Sécurité 31
• Suivi des temps facturables 32
• Jours de presence 33
• Téléphones portables 34
• Tenue vestimentaire 35
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Histoire du cabinet
1964 : Jean CAUSSE quitte Romans et la Fiduciaire de France (aujourd’hui KPMG…)
pour reprendre un cabinet d’Expertise Comptable Avignonnais. Il va y apporter ses
compétences, son sens des contacts humains et son expérience de l’organisation
d’un grand cabinet.
1970 : Création de la SARL CABINET JEAN CAUSSE, Société d’Expertise Comptable.
1972 : Intégration d’un nouvel associé : Jean-Claude GERMAIN.
1974 : Installation au 91, Avenue de l’Arrousaire, dans 2 appartements du 1er étage.
L’effectif est alors de 12 personnes.
1977 : Transformation de la SARL en SOCIETE ANONYME : J. CAUSSE & ASSOCIES.
3ème associé, 3ème appartement…
1980 : Adhésion à l’A.F.A.E., notre première association technique, dont le sigle figure
encore dans l’en-tête de certains dossiers. Dans cette association, comme dans BFC-
Befec Partenaires-AUDECIA, nous apprendrons la formalisation des dossiers de
travail, le contrôle qualité, la formation technique, la mise au point d’outils
d’application, avec des cabinets partageant notre approche professionnelle et notre
volonté d’indépendance.
1986 : Inscription de la Société à la Compagnie des Commissaires aux Comptes.
Rendue à nouveau possible par la Loi, cette inscription va faciliter le développement
de l’activité de l’Audit Légal en permettant de confier ces missions aux nouveaux
diplômés.
Aujourd’hui : Le cabinet va bientôt fêter ses 60 ans. Grâce à une croissance régulière
et exclusivement interne, notre société compte aujourd'hui plus de 140 personnes,
rassemblées autour de 10 associés. Accessoirement : nous occupons, outre le rez-
de-chaussée, 15 appartements et 16 garages d’archives. Nous disposons également
d’un réfectoire, d’une salle de formation et de bureaux de coworking accessible par
notre parking.
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Parkings
• Un parking principal clos est à l’usage du personnel du Cabinet.
La télécommande et le code d’accès du portillon (à ne pas communiquer à une
personne étrangère au Cabinet) vous ont été remis par l’accueil.
• Trois bornes à recharge électrique sont à votre disposition sur le parking. Dans
l’hypothèse où toutes les places sont occupées vous pouvez vous garer sur celles-
ci. Néanmoins, à la demande d’un client ou d’un membre du cabinet, vous pourrez
être amené à le déplacer.
• Merci de signaler à l’accueil en arrivant, si votre véhicule est garé en double file ou
devant une borne à recharge électrique.
• Les places de parking situées derrière l’immeuble sont utilisables selon le schéma
ci-dessous
Dans le cas d’un passage rapide au Cabinet, il est autorisé de stationner son véhicule
sur le parking devant le bâtiment.
Nous rappelons que deux places (cf schéma) sont réservées aux clients, et que
l’usage des places situées devant les baies vitrées du Cabinet est réservé aux
associés.
2 places (non
1 place 1 place 1 place 1 place
signalées au sol)
Entrée 2 Mme ROTTIER
places client /ass
GARAGES GARAGES
places client /ass
place client
Entrée1
places client 2 places GARAGES
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Notre activité
Notre activité de professionnels du Chiffre s’articule autour de 2 professions libérales
réglementées : l’Expertise Comptable et le Commissariat aux Comptes.
L’EXPERTISE COMPTABLE
recouvre en pratique une grande diversité de missions et d’approches :
Une mission de base : l’assistance comptable.
Cette assistance va de la surveillance-conseil de la comptabilité tenue par le client,
jusqu’à la prise en charge complète de la tenue par le cabinet. Elle se concrétise dans
la présentation des comptes annuels des entreprises et entités économiques. Elle
s’accompagne naturellement d’une assistance fiscale qui se matérialise par
l’établissement des déclarations fiscales.
Elle sous-entend également une « obligation » de conseil, en particulier dans le choix
des options comptables ou fiscales.
Des missions spécifiques :
• organisation comptable et paramétrages
• comptabilité analytique et tableaux de bord
• situations comptables périodiques
• dossiers financiers prévisionnels et d’investissements
• ingénierie financière, LBO, gestion de trésorerie
• audit contractuel, évaluation d’entreprise
• assistance aux inventaires…
Des missions d’externalisations: Notamment dans le domaine de la paye et de la
gestion des déclarations sociales.
LE COMMISSARIAT AUX COMPTES
s’exerce dans un cadre légal strictement défini. Les missions spécifiques sont donc
limitativement prévues par les textes.
Le but premier de la mission est d’apporter aux tiers une certification sur la
régularité et la sincérité des comptes annuels selon une approche et une
méthodologie précisée dans les normes d’exercice professionnel.
Le commissaire aux comptes a, en outre, une mission permanente de veiller à la
continuité de l’exploitation. S’il constate des faits de nature à compromettre cette
continuité, il se doit de mettre en œuvre la procédure d’alerte.
Il a également l’obligation de révéler au Procureur de la République les faits
délictueux dont il a connaissance.
Le cabinet fait l’objet d’un contrôle régulier de la Compagnie des Commissaires aux
Comptes sur la qualité du travail effectué.
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Valeurs et ambitions
PRIORITÉ AU FACTEUR HUMAIN :
Nous sommes conscients de la rigueur exigée ainsi que de la pression que peut
entrainer notre profession, de par des périodes où la charge de travail est
importante. Le facteur humain et le « bien-être » de chacun sont ainsi une priorité
pour nous.
C’est avec cette préoccupation permanente qu’ont été prises des mesures :
• Un recrutement, qui privilégie les qualités de fond, en particulier la motivation.
• Une intégration progressive, grâce à l’organisation en binôme. Cela permet à
l’assistant débutant de se former sous la conduite d’un chef de mission, des
travaux de base jusqu’aux tâches plus complexes, et ce sans être confronté
d’entrée au contact direct des clients.
• Une formation permanente, dans les disciplines de spécialités comme dans les
techniques plus générales. Le budget formation représente plus de 5% des
salaires.
• Une rémunération qui évolue avec la progression dans la maîtrise des dossiers.
• Un cadre de travail bienveillant qui pousse la collaboration.
Une règle d’or que nous a enseignée Jean CAUSSE : La disponibilité et la proximité
des associés vis-à-vis des collaborateurs et assistants, et vis-à-vis des clients.
UNE STRATÉGIE DE MOYENS :
Dans un contexte économique changeant, et parfois incertain, la politique du cabinet
a toujours été de se doter des moyens d’évoluer :
• Moyens humains par le recrutement et la formation : le budget formation
représente plus de 5 % des salaires.
• Moyens informatiques : plus de 150 postes de travail -fixes et mobiles, des
logiciels performants adaptés à notre organisation.
• Des locaux évolutifs : en parallèle avec la croissance des effectifs, avec le souci de
satisfaire aux besoins complémentaires : parking, salle de pause équipée pour les
repas…
LA DÉLÉGATION ET L’AUTONOMIE :
L’objectif de cette stratégie est de donner à chacun les moyens d’exécuter les
missions qui lui sont confiées.
Basée sur une relation de confiance réciproque, l’organisation du Cabinet confère
une large autonomie à chaque responsable de mission : de la gestion de son
planning à la production des documents finalisés en passant par le contact avec les
clients et la tenue des dossiers de travail.
Pour autant, il n’est pas livré à lui-même et reste en contact permanent avec l’associé
en charge du dossier qui en assure la supervision et reste disponible pour répondre à
toute difficulté.
Cette pratique de la délégation et de l’autonomie conférée au chargé de mission
favorise son épanouissement professionnel en le rendant maître de son exercice.
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Trois compétences
Notre métier suppose la juxtaposition de TROIS COMPETENCES :
1. La compétence technique: une bonne maîtrise des principes comptables et de
la fiscalité,
2. Le sens et le goût des contacts : nous travaillons pour des clients. Les relations
que nous avons avec eux ne sont pas des liens hiérarchiques ; elles reposent sur
la confiance et supposent le dialogue plutôt que l’autorité,
3. Une bonne organisation : planifier ses interventions, gérer son temps, classer
ses documents, ses dossiers, ses fichiers, cela fait partie intégrante de notre
activité.
Chacun de nous doit entretenir ces trois composantes qui font le bon professionnel,
par la formation proposée et par une démarche permanente de recherche, de
documentation.
L’actualité technique est couverte par de nombreuses publications. Notre choix se
porte principalement sur « LES FEUILLETS FRANCIS LEFEBVRE » et sur « LA REVUE
FIDUCIAIRE » qui éditent en moyenne une soixantaine de numéros par an.
Pour une documentation plus approfondie, nous disposons, sur support
électronique, de l’incontournable documentation du CABINET FRANCIS LEFEBVRE.
Chaque mission dévolue au Cabinet est confiée à une équipe, composée en général
de trois personnes :
• Un Expert-Comptable Associé, signataire des travaux et responsable vis-à-vis du
client et des tiers,
• Un Chef de Mission ou un Responsable de dossier qui organise et exécute la
mission en liaison avec l’Expert-Comptable,
• Un Assistant qui prend en charge une partie des travaux, sous les directives et le
contrôle du Chef de Mission : travaux préparatoires, saisies, mises en forme, mises
à jour de dossiers,…
Ce schéma, et plus précisément la formule du BINOME D’INTERVENTION, permet
l’intégration et la formation progressive des nouveaux collaborateurs qui ne se
retrouvent pas seuls du jour au lendemain en face d’un client. De plus, il assure une
permanence sur chaque mission en cas d’indisponibilité de l’un des intervenants.
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Formations
La formation permanente est une des priorités de notre action : d’une part au regard
de la règlementation professionnelle, mais aussi comme facteur indispensable à
l’évolution personnelle de l’ensemble des collaborateurs.
Un plan de formation est proposé en début d’année. Les souhaits de chacun doivent
être transmis par mail à [email protected] après validation par les chefs de
groupe/mission et/ou par l’associé référent.
Les inscriptions définitives ne seront connues qu’après validation des places
disponibles.
La formation au cabinet se décompose en 3 niveaux :
1er niveau : FORMATIONS RECURRENTES
Il s’agit des formations organisées par le cabinet qui ont lieu à des périodes similaires
chaque année.
• L’actualité fiscale s’articule autour de 2 sessions obligatoires en Janvier et en Juillet
ainsi qu’une 3ème session en décembre pour les cadres. La cession de janvier est
essentiellement réservée à la loi de finances.
• 2 jours de formation minimum sont consacrés au commissariat aux comptes
chaque année. Les formations ont lieu sur le second semestre de l’année civile.
• 2 journées « non techniques » sont également organisées chaque année entre
juillet et décembre. Les thèmes peuvent être très variés et ont pour but
d’améliorer notre culture générale, notamment notre connaissance des questions
économiques. Elles sont facultatives.
2ème niveau : FORMATIONS NON RECURRENTES ORGANISEES PAR LE CABINET
Il s’agit des formations organisées par le cabinet sur des sujets techniques
d’actualité. Ces formations ne sont pas reconduites chaque année. Le groupe
formation informe les personnes susceptibles d’être intéressées par le thème
abordé.
3ème niveau : FORMATIONS A INITIATIVE INDIVIDUELLE
Toute personne qui souhaite une formation non comprise dans le plan de formation
du cabinet peut en faire la demande à un associé. Elle devra rechercher elle-même
l’organisme de formation et s’occuper de l’organisation avec l’aide éventuelle du
groupe formation.
Le cabinet incite tous les salariés à faire des formations.
Nous incitons également les salariés à communiquer par mail (formation@jca-
experts.com), en cours d’année, des propositions de formations pour le plan de
formation de l’année suivante.
Les frais de déplacement, pour les formations organisées à l’extérieur du grand
Avignon, seront pris en charge par le cabinet. Lors des entretiens de fin d’année,
seront analysées les formations suivies sur les dernières années.
Toutes demandes ou informations (changement de date, précisions…) relatives aux
formations doivent se faire par mail à [email protected].
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Clients
et partenaires
Notre activité s’exerce auprès de l’ensemble des acteurs économiques et sociaux,
dans tous les secteurs, sous toutes les formes :
• Grande distribution et commerces spécialisés, industrie, bâtiment, travaux publics,
professions de santé, agriculture, enseignement, manifestations culturelles,
animation sociale…
• Sociétés commerciales, entreprises individuelles, artisans, associations,
professions libérales…
Nous intervenons souvent en partenariat avec d’autres professionnels et nous
entretenons des relations de confiance avec nos confrères experts comptables et
commissaires aux comptes, ainsi qu’avec les autres conseils de nos clients : avocats,
notaires, assureurs …
Nul n’est omniscient et l’échange avec des spécialistes nous permet de développer
notre propre compétence.
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Quelques chiffres
L’effectif total est de 143 personnes (au 04/09/2023).
Il se répartit entre :
• 15 experts comptables – commissaires aux comptes
• 1 chef de Groupe
• 25 chefs de mission
• 68 assistants
• 17 techniciens du Pôle Social
• 1 Responsable RH
• 1 responsable de l’amélioration commune
• 3 informaticiens
• 12 assistantes/secrétaires/comptables
LE CHIFFRE D’AFFAIRES :
En croissance régulière depuis l’origine, le chiffre d’affaires de la société s’élève en
2022 à 18 M€.
Les activités EXPERTISE COMPTABLE et POLE SOCIAL représentent environ 85 %.
L’activité COMMISSARIAT AUX COMPTES représente 15 %.
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Associés
COMITE DE DIRECTION :
Jean-Claude GERMAIN - Président Directeur Général
Jean DREVETON - Directeur Général Délégué
Olivier GERMAIN
Gilles ARBONA
ASSOCIES :
Pascal GERMAIN - Administrateur
Luigi PACIELLO
Sylvain RIEU
Jean-Damien DREVETON
Lucie MARTINOT
Charlotte MORETTI
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Groupement Audecia
Notre cabinet est membre de longue date de l’association technique nationale
AUDECIA (anciennement BEFEC Partenaires) regroupant 35 cabinets français.
Ce partenariat nous permet d’échanger idées, savoir-faire et outils techniques
(dossiers de travail notamment), et nous aide dans l’appréciation de l’évolution de
notre métier et des attentes des clients.
Nous avons, à ce titre, des accords privilégiés avec la firme PWC
(PriceWatherhouseCoopers), notamment pour des contacts à l’international.
Ce Groupement a pour base un souci de grande qualité de travail de ses membres,
contribuant à la réputation du cabinet.
Une dynamique de conquête de nouveaux marchés, d’élaboration de nouveaux
produits est en cours afin de contribuer au développement de chacun.
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Accords d’entreprise
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Vous trouverez le règlement intérieur du cabinet sur l’intranet du cabinet.cse.
CONVENTION COLLECTIVE
La convention collective applicable au Cabinet est la convention collective nationale
étendue des experts comptables et commissaires aux comptes référencée IDCC 787
du 9 Décembre 1974.
Cette convention est à votre disposition auprès du service des ressources humaines.
PARTICIPATION
Un accord de participation a été conclu le 30 juin 2004. Il est applicable à l'ensemble
des salariés du cabinet présents depuis plus de 3 mois.
La réserve de participation se répartit pour moitié au prorata des salaires et pour
moitié égalitairement.
La gestion des fonds est externalisée auprès de la Banque Natixis.
MUTUELLE
Le Cabinet a souscrit un contrat complémentaire maladie auprès du cabinet GRANIER
ASSURANCE.
L'adhésion est obligatoire.
Le Cabinet prend à sa charge 50 % de la cotisation annuelle.
PRÉVOYANCE
Le Cabinet a souscrit pour l'ensemble du personnel, salarié et cadre, un contrat de
prévoyance auprès du cabinet GRANIER ASSURANCE.
Ce contrat prévoit notamment le versement d'indemnités journalières
complémentaire au régime général au-delà du 31 ème jour d’absence.
ACTION LOGEMENT
Le cabinet est partenaire de l’organisme d’aide « Action Logement ».
- location,
- déménagement,
- difficulté financière,
- travaux acquisition…
Pour tout renseignement, contactez le 04 90 13 14 18 ou rendez-vous sur le site
actionlogement.fr .
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Déplacements
Les déplacements professionnels sont bien entendu à la charge du Cabinet (à
l’exception des déplacements à Avignon).
S'agissant de déplacements en voiture, ils s'effectuent avec le véhicule personnel,
sont couverts en cas d'accident par le contrat "auto-mission" et font l'objet d'un
remboursement suivant le barème fiscal des indemnités kilométriques.
Attention! Notre contrat auto-mission ne couvre que le personnel du cabinet et les
passagers ayant un lien avec la mission (avocats, clients…). Tout covoiturage (de type
Blablacar… ) est formellement interdit.
Les péages d'autoroute sont remboursés sur justificatifs.
Les repas sont remboursés sur justificatifs, et plafonnés au taux de la Sécurité
Sociale.
Les frais de train, d'avion et d'hôtel (catégorie 2 étoiles, IBIS…) sont remboursés sur
justificatifs.
L'ensemble des frais engagés fait l'objet d'un relevé mensuel ventilé par client et
remboursé par virement après contrôle.
Les temps de déplacement sont pris en compte et rémunérés à hauteur de 50%.
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Assurance
auto-mission
Nous avons souscrit depuis le 1er Janvier 2006 auprès de la Société AVIVA un contrat
"AUTO-MISSION".
Ce contrat couvre les accidents survenus lors des déplacements entre le bureau et le
client à l'exclusion des trajets domicile - Cabinet et des déplacements privés qui sont
pris en charge par votre assurance personnelle.
Les véhicules assurés sont les véhicules appartenant aux collaborateurs du cabinet
ou à leurs conjoints ainsi que ceux pouvant être empruntés temporairement, pris en
location ou location-vente par ceux-ci.
La franchise est de 305 €
Aucune franchise n’est appliquée sur le bris de glace (toit ouvrant et phares avant
compris – les feux arrière ne sont pas couverts)
En cas de sinistre :
✓ le numéro du contrat d'assurance est le : 74 236 963
✓ le courtier est le Cabinet DORTINDEGUEY – 111 avenue Pierre Sémard 84011
AVIGNON cedex 1 - Tél. : 04-90-16-45-45
IMPORTANT
L'assurance "AUTO-MISSION" ne couvre pas le vol ni les dommages occasionnés aux
véhicules qui sont en stationnement sur les parkings du cabinet ou dans les rues
adjacentes. Votre véhicule est couvert en cas de vol et dommages sur le parking d’un
client ou en cas de déplacement.
En tout état de cause, vous devez souscrire un contrat d'assurance personnel
couvrant le risque vol et promenade-trajet.
Le contenu du véhicule n’est pas assuré.
Concernant les déplacements avec des stagiaires (qui ne sont pas salariés du
cabinet), ceux-ci sont couverts en cas de dommages corporels mais ils ne doivent, en
aucun cas, conduire votre véhicule ni utiliser leur véhicule personnel.
Lorsque vous partez en déplacement à plusieurs et que l'un de vous laisse son
véhicule en stationnement sur une aire de péage d'autoroute ou sur un parking
annexe, notre assurance "AUTO-MISSION" vous garantit pour le risque vol (sauf si
vous laissez le véhicule sur un parking du bureau).
En cas de sinistre, nous vous demandons d'informer sans tarder Caroline BRUN.
COVOITURAGE
Seuls les déplacements professionnels sont couverts. Seuls les collaborateurs du
cabinet ainsi que les personnes les accompagnant dans le cadre de leur mission
(assistants, avocats…) sont assurés.
Les membres de la famille et les personnes extérieures à la mission ne sont pas
couverts.
En conséquence, il est formellement interdit tout covoiturage de type Blabacar
pendant les trajets à caractère professionnel.
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Archives
La conservation des dossiers et de l'ensemble des documents de travail impliquent
une organisation rationnelle.
Le DOSSIER VIVANT (dossier permanent et dossiers annuels N et N-1) est classé dans
le bureau ou à proximité immédiate du collaborateur responsable (si pas en
dématérialisation).
Le DOSSIER ARCHIVES est identifié clairement au dos de la boîte :
• Nom du client
• Période concernée
• Précision sur le contenu
Stocké dans les garages, les boîtes d’archives seront conservées 10 ans pour
l’expertise et 6 ans pour le commissariat aux comptes,
Pour permettre sa localisation précise, il reçoit un n° d'ordre identifiant :
• le lieu de stockage (ex. : G1 pour le garage n° 1)
• le n° chronologique de rangement
Ces numéros sont attribués exclusivement par Sophie BREBION qui tient à jour le
fichier RÉPERTOIRE.
La recherche d'un dossier archivé s'effectue après consultation de ce fichier
RÉPERTOIRE.
Chaque année en Septembre, une période d’1 à 2 semaines d’archives matérialise la
mutation des dossiers :
• Destruction des archives
• Rangement dans les garages des nouvelles boîtes d’archives.
LES ARCHIVES DÉMATÉRIALISÉES
Les courriers les plus importants, les études particulières et tout document pouvant
engager notre responsabilité sont à numériser et classer dans THEREFORE qui
constituera, au fil du temps, notre base archives.
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GED THEREFORE
(Gestion Électronique de Documents)
Therefore est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier
papier peuvent être fédérés dans une seule et même base de données (qu’ils soient
d’origine bureautique, papier, qu’ils viennent d’Internet ou qu’ils soient générés
d’une base de données de production).
Vos dossiers papiers sont constitués, dans la majorité des cas, de la manière
suivante :
- Ce que l’on reçoit : courriers, fax, e-mails.
- Ce que l’on émet : documents issus de Cégid, documents de bureautique (courrier,
tableaux), documentation technique, fax, e-mails.
Tous les documents doivent être scannés et intégrés pour être mieux consultés et
exportés vers une imprimante, une messagerie Internet, un fax, Internet, une clé
USB, un ordinateur portable, un téléphone mobile.
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C.S.E
Notre société est dotée d'un Comité Social et Économique.
Les représentants actuels sont :
Sylvie Mike
ANDRAUD LE HEN
Virginie Nicole Alexandra
DECESARE BERNADELLI URBANO
Outre les attributions légales, le Comité assure l'organisation d'un certain nombre
d'activités culturelles et de loisirs :
- repas de fin d'année,
- arbre de Noël,
- week-end ski, parcs attractions
- places de concerts, théâtres et cinémas …
Horaires d’accueil du CSE : jeudi de 14h à 14h30 au bureau de Sylvie (appartement
D).
Hors période d’ouverture:
Les commandes sont à poster dans la boite aux lettres du CSE (située en rentrant
dans l’appartement D, à droite, accrochée au mur).
Mettre sa commande et l’argent dans une enveloppe à votre nom et Sylvie vous
livrera directement à votre bureau.
Les dosettes de café: 18,50€/boîte de 50
Les jetons de chocolat: 3€/10
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Congés
Nous vous rappelons les principes et règles de fonctionnement :
PRINCIPES :
• 3 semaines de congés doivent obligatoirement être prises pendant le mois d'Août
englobant la période de fermeture annuelle du Cabinet (2 semaines) ainsi qu'une
semaine à l'occasion des fêtes de fin d'année.
• Aucun congé ne doit être pris entre le 1er février et le 30 juin.
• La dernière semaine de congés pourra être librement déterminée avec le souci,
toutefois, de ne pas compromettre le plan de charge du Cabinet.
REGLES DE FONCTIONNEMENT :
• Toute demande de congés devra obligatoirement être déposée sur
PREMIUM RH au plus tard le 20 du mois précédant le départ en congés.
• Les demandes d’absence en récupération d’heures doivent être posées sur
Premium RH (à partir de la ½ journée d’absence).
La prise de congés est subordonnée à l’accord préalable de la Direction suite à la
demande effectuée.
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Courriers
Quelle que soit leur forme (courrier classique, fax ou mail), certaines
correspondances engagent le responsable du Cabinet, en particulier : les avis
techniques, recommandations, observations …
De ce fait, toute correspondance, papier ou électronique, doit impérativement être
soumise à l'accord préalable de l'Associé responsable du dossier.
Dans tous les cas, une copie est conservée dans le dossier.
Les courriers les plus importants, les études particulières et tout document pouvant
engager notre responsabilité seront en outre archivés dans THEREFORE.
Vous avez la possibilité d’envoyer du courrier personnel: merci de l’affranchir et de
venir le déposer dans la bannette prévue à cet effet à l’accueil.
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Facturation
Le temps et la nature des travaux réalisés sont les mesures essentielles de notre
activité pour :
• mesurer notre performance,
• facturer nos clients.
1- SUIVI DES TEMPS MENSUELS (UTF) ET DES TRAVAUX EFFECTUES
Les feuilles de temps constituent l’outil essentiel pour établir une facturation
correcte, justifiée et exhaustive.
Il est donc indispensable de renseigner correctement les différents postes des
feuilles de temps et en particulier :
• la nature des travaux et notamment, le cas échéant, leur caractère « exceptionnel
», avec le code de saisie adéquat
• le type de travaux exceptionnels (conseil financier, conseil de gestion, audit social,
..)
• le nombre d’heures
• les frais de déplacements.
2- FACTURATION
La fréquence de la facturation est mensuelle ou trimestrielle selon les clients.
La facturation peut être l’occasion pour l’associé facturant de faire un point sur les
dossiers, et de valider la nature des travaux réalisés sur la période concernée avec les
responsables des dossiers.
3- INFORMATION
Chaque collaborateur ou responsable de dossier, qui aurait rencontré des difficultés
ou missions particulières sur un dossier ayant un impact significatif sur les temps, se
doit de remonter les informations justificatives et précises à l’associé.
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Mises à dispositions
Des fournitures de bureau sont stockées à l'accueil.
Les secrétaires vous indiqueront où se trouvent les articles demandés.
Elles sont en charge du suivi du stock et des commandes. Référent commandes et
stock: Barbara ALCÁZAR-MAVEL.
Pour certains articles non stockés (calculatrices, perforateurs, etc.…), elles disposent
de catalogues permettant de faire un choix et de les commander auprès de nos
fournisseurs habituels.
Nous nous en remettons au sérieux de chacun pour que ces consommations restent
raisonnables.
Des outils informatiques sont également mis à dispositions: postes fixes et portables
autonomes, logiciels CEGID et développements spécifiques, liaisons internet et
intranet…
La sécurité informatique est primordiale. De ce fait il vous faudra signaler tout mail
ou pop-up suspect au service informatique. De la même manière le téléchargement
provenant d’une source inconnue ou peu fiable est formellement interdit, pour tout
besoin l’équipe informatique sera vous aider.
Le cabinet dispose d’un logiciel de communication interne 3CX. Grace à celui-ci, il est
possible de consulter la disponibilité de chacun et d’appeler nos collaborateurs sans
avoir à user d’un numéro de portable.
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Fumeurs, vapoteurs
Bien entendu, nous rappelons l’interdiction de fumer et vapoter dans les locaux du
Cabinet.
Cette disposition étant maintenant adoptée et respectée par le « clan des
fumeurs/vapoteurs», il est néanmoins important de préciser deux points qui ne
pourront nuire à la cohabitation :
L’usage des balcons convient pour un usage discret.
• Cendriers : même si placés sur les balcons, il faut en assurer la maintenance et
veiller à les utiliser pour préserver notre environnement.
Comme pour les pauses Café, la pause cigarette est tolérée dans une mesure très
raisonnable. Il ne saurait y avoir des pauses cigarettes à répétition dans la journée.
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Horaires de travail
L’objectif premier de notre cabinet est de satisfaire sa clientèle.
Nous souhaitons maintenir un accueil adapté aux besoins de cette clientèle ; de ce
fait, il est indispensable de compléter votre planning sur OUTLOOK toutes les
semaines, et d’y préciser si vous êtes notamment en télétravail.
Le cabinet a une amplitude horaire pour l’accueil téléphonique et physique de 8h à
12h30 et de 13h45 à 18h.
Les horaires de travail du bureau sont fixés en principe de 8h à 12h et de 14h à 17h.
Ces tranches horaires sont applicables pour tous, à défaut d’accords particuliers qui
seraient explicitement prévus dans les contrats de travail.
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Informatique
Le cabinet est doté de toutes les technologies modernes et a toujours été à l’avant-
garde des outils informatiques.
• Parc de 140 ordinateurs portables et 10 PC fixes
• Des imprimantes laser dans chaque appartement
• Un accès à Internet sur chaque poste par fibre optique
• Une messagerie électronique pour chaque salarié
• Des Accès VPN pour nos collaborateurs nomades désirant se connecter à notre
réseau
• Des connexions pour nos clients souhaitant utiliser notre logiciel de comptabilité
afin d’effectuer leur saisie et/ou Therefore pour consultation de leurs documents.
Cette grande ouverture doit avoir pour contrepartie l’engagement de chacun à:
• Conserver secret ses identifiants et mots de passe
• Une interdiction formelle de communiquer à tout tiers extérieur au cabinet les
modes d’accès au réseau
• L’interdiction d’installer sur les PC des applications et/ou des jeux personnels
Au-delà, il est de la responsabilité de chacun d’utiliser ces outils pour une application
professionnelle. Les connexions MSN, Facebook, Youtube, ou autres réseaux, sont
tolérées au bureau avant 8h30, entre 12h00 et 14h00 puis après 18h30.
De même, les connexions aux radios en ligne sont tolérées également aux mêmes
horaires (pour le sérieux du travail et pour le ralentissement causé au serveur).
Conformément à la législation, toutes les connexions de tous les utilisateurs aux sites
internet sont tracées et mémorisées sur le serveur.
Il va de soi que toute connexion à des sites « douteux » est interdite.
Les logiciels installés sur les ordinateurs sont la propriété de JCA.
Il en va de même des applications EXCEL que nous avons développées et qui sont
utilisées pour notre production au service des clients.
Il ne faut donc en aucun cas transmettre à un client, un confrère, ou toute autre
personne, les fichiers de base ou de calcul. Les résultats des applications seront donc
imprimés en fichier PDF, et seul ce fichier pourra être envoyé par mail.
La sécurité informatique est primordiale. De ce fait il vous faudra signaler tout mail
ou pop-up suspect au service informatique. De la même manière le téléchargement
provenant d’une source inconnue ou peu fiable est formellement interdit, pour tout
besoin l’équipe informatique sera vous aider.
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Panneaux d’affichage
Les panneaux d’affichages se trouvent au RDC dans le couloir qui mène aux bureaux
des informaticiens.
On y trouve un panneau affichage obligatoire compléter par la direction ainsi qu’un
panneau réservé au CSE.
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Responsabilité
écologique
Nous avons tous conscience de l’intérêt mondial de préserver les ressources de la
Terre.
Notre enthousiasme ne doit pas s’arrêter aux portes du cabinet, tant pour notre vie
interne que pour l’image véhiculée auprès des clients.
Chacun doit donc être attentif à :
• limiter la consommation de papier en n’imprimant que les supports de travail
nécessaires et non tout document exploitable à l’écran
• éteindre les lumières lorsqu’on sort du bureau
• penser à éteindre écrans et PC
• débrancher l’alimentation des ordinateurs portables le soir
• arrêter la climatisation/le chauffage lorsque la fenêtre est ouverte
• toutes ces autres actions évidentes à la maison dont on ne doit pas perdre le
réflexe au bureau
• recycler le papier et le carton (les cartons doivent être compactés)
• la collecte de piles, de bouchons, etc.… prévue la cuisine du RDC (demander à
l’accueil pour + d’infos).
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Pauses
RÉFECTOIRE
Accessible par le parking, il est situé au rez-de-chaussée de la maison du 1 rue
Fleming.
Les installations mises à la disposition de tous permettent:
• de réchauffer les plats et de stocker au frais ,
• de prendre les repas de midi,
• de tenir de petites réunions festives en fin de journée (avec accord de la
direction).
Horaires d’ouverture: 11h45-14h15
BAR A CAFÉ
Le coin « pause-café » se trouve dans le hall d’entrée de l’immeuble. Vous pourrez
également y déposer votre repas au frais.
La propreté est l'affaire de tous
Débarrasser et nettoyer la table et les équipements, laver la vaisselle, indiquer ses
initiales pour les aliments déposés au réfrigérateur/congélateur pour les jours
suivants, ranger les chaises, penser au recyclage des déchets ….
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Salles de réunion
5 salles de réunion au rez-de-chaussée
La gestion des réservations des salles de réunion est uniquement du ressort de
l’accueil.
Compte tenu du rythme d’utilisation, et encore plus à certaines périodes, il convient
de respecter les règles d’utilisation suivantes :
• Réservation indispensable et annulation en cas de désistement auprès de l’accueil.
• Restitution de la salle après rendez-vous rangée et prête pour la réservation
suivante.
Il est très désagréable de réserver une salle de réunion et de la voir occupée à
l’arrivée de son client.
Pour des questions de confidentialité, veiller à ne laisser aucune information
identifiable (sur paperboard par exemple).
Les salles AFRIQUE, ASIE et AMÉRIQUE sont équipées d’un écran TV permettant
l’animation des réunions de travail et sont à éteindre après chaque utilisation.
Les salles EUROPE et FORMATION sont équipées d’un écran de projection déroulant
permettant l’utilisation d’un vidéo projecteur.
La salle EUROPE dispose d’un téléphone « pieuvre » pour conférences
téléphoniques,
Dans toutes les salles du rez-de-chaussée, un placard est réservé pour le rangement
de câbles réseau, rallonges, multiprises…
Le Code WIFI est noté sur les cartes à disposition dans chaque salle.
La salle de FORMATION se situe au premier étage de la maison Fleming.
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Secret professionnel
Notre profession est soumise à un secret professionnel total et rigoureux.
Dévoiler des informations obtenues à propos de nos dossiers serait une faute
professionnelle susceptible de poursuites en responsabilité civile et pénale.
Chacun veillera donc à ne jamais se laisser aller à des confidences (même
valorisantes) au profit d’autres clients, des confrères, des collègues, de la famille.
Un renseignement concernant un dossier ne sera jamais donné à un tiers même s’il
revendique une proximité du client concerné (banquier, associé du client, avocat, …)
sans avoir obtenu AU PRÉALABLE une autorisation formelle du client (attention aux
sollicitations téléphoniques « anodines »).
Le dossier de travail est l’instrument le plus précieux, il appartient au cabinet, il ne
doit être confié à personne sauf autorisation de la direction. Il ne reste JAMAIS dans
le coffre d’une voiture.
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Sécurité
BOUTONS HOLD-UP
Pour information, nous vous indiquons que des « boutons hold-up » ont été installés
à l’accueil du cabinet, à gauche sous chacun des 3 bureaux,
Une pression sur l’un de ces boutons déclenchera une alerte chez notre prestataire
en télésurveillance, lequel, dans un premier, appellera notre standard téléphonique
pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur, puis contactera la gendarmerie.
ALARMES INCENDIE
Des déclencheurs d’alarme incendie ont été installés à chaque étage dans les couloirs
de l’immeuble.
En cas d’incendie:
• appuyez sur le déclencheur rouge
• une sonnerie avertira les occupants de l’immeuble
• descendez les escaliers – Ne prenez surtout pas l’ascenseur
• dirigez-vous vers la sortie de l’immeuble
• appelez les pompiers (18 ou 112)
• restez à l’extérieur de l’immeuble tant que les pompiers ne vous invitent pas à
regagner les bureaux,
En cas de déclenchement intempestif, une clé de réarmement se trouve à chaque
étage, dans l’appartement le plus proche d’une alarme et à côté de la porte.
PLAN D’ÉVACUATION D’URGENCE ET EXTINCTEURS
Des plans d’évacuation d’urgence sont affichés à l’accueil ainsi qu’à chaque étage du
bâtiment. Ces plans vous indiquent l’emplacement des issues de secours et des
extincteurs dans les parties communes et les appartements.
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Suivi des temps
Facturables (UTF= Unités Techniques de Facturation)
Le temps et la nature des travaux réalisés sont les mesures essentielles de notre
activité pour :
• apprécier l’intégration et le niveau d’activité des collaborateurs,
• affecter de nouveaux dossiers et suivre la composition des portefeuilles,
• anticiper les besoins en nouveaux personnels et en formation,
• facturer nos clients (= honoraires et frais),
• mesurer notre performance.
1- SUIVI DES TEMPS MENSUELS
A chaque fin de mois, tous les salariés du cabinet remplissent des feuilles de temps
qui sont pré-paramétrées. Les éléments collectés concernent :
• les clients
• la nature des travaux et le cas échéant leur caractère « exceptionnel »
• le nombre d’heures
• les frais de déplacements
La coordination de cette gestion des UTF est assurée par Nicole à qui il convient de
remettre, sans faute à chaque début de mois, votre feuille de temps.
Les temps passés sont éventuellement affectés d’un coefficient en fonction de la
technicité de la tâche réalisée, à titre indicatif :
• Coef. 1 pour les travaux de base : tenue, révision, assistance
• Coef. 1,25 pour les missions d'inventaire et les travaux de synthèse
• Coef. 1,5 pour les études fiscales, les analyses et conseils de gestion.
Ces éléments servent de base à la facturation, mais également aux remboursements
des frais de déplacements.
2- CALCUL DES TEMPS AFFECTES AU CLIENT DANS LE CADRE D’UN DÉPLACEMENT
Les temps de déplacement du bureau jusque chez le client ne constituent pas du
temps de travail effectif au sens du droit du travail.
Les temps de déplacement sont pris en compte et rémunérés à hauteur de 50 %.
3- ÉTABLISSEMENTS DES « BUDGETS TEMPS»
Chaque année, le cabinet demande à chaque collaborateur un travail d’analyse sur
son
« portefeuille clients » et sur ses heures d’aide.
Le budget est établi, à partir d’une matrice commune, en septembre.
Chaque collaborateur établit un budget de temps pour la période 1/7/N – 30/6/N+1.
Le budget est établi par client et en ventilant les temps par mois, afin de valider la
saisonnalité du budget.
Comme tout budget, il s’agit d’un outil prévisionnel. Il doit prendre en compte le fait
qu’une partie de nos travaux a, chaque année, un caractère exceptionnel (contrôles
fiscaux, achats/cessions, investissements, …).
Les temps affectés par les chefs de missions à leurs aides doivent figurer à l’identique
dans les deux budgets après concertation.
Il est possible qu’un assistant cesse d’intervenir en cours d’année sur un dossier mais
cette décision doit être soumise préalablement à l’associé en charge du dossier.
L’examen des budgets individuels permet d’évaluer et d’adapter la charge de travail
de chacun.
L’examen de la sommation des budgets permet d’opérer des ajustements et des
transferts mais aussi de définir les besoins et donc les futures
embauches par niveaux de compétence.
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Jours de présence
Indépendamment des suivis des UTF (Unités Techniques de Facturation), chaque
salarié est tenu de mettre à jour ses temps/jours de présence sur le logiciel Premium
RH.
L’application détaille, en plus des heures/jours de présence, le solde des heures
supplémentaires, des congés payés et des RTT (cadres).
La coordination de cette gestion des UTF est assurée par Caroline BRUN à qui il
convient de remettre, sans faute à chaque début de mois, votre feuille datée et
signée.
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Téléphones portables
Notre mode de vie actuel nous a conduits à être en possession de téléphones
portables (personnels et/ou professionnels).
Il est particulièrement désagréable d’être en contact avec un interlocuteur
poursuivant sa conversation téléphonique personnelle.
Dans cet esprit, chacun limitera aux seuls cas d’urgence le recours à son téléphone
portable pendant les heures de travail.
Chez les clients, même les appels professionnels seront réduits à leur stricte
nécessité de façon à ne pas perturber le déroulement de la mission et indisposer
notre client… et nos collègues.
Nous rappelons que l’usage du téléphone portable au volant est totalement banni,
les urgences professionnelles se traitant, le cas échéant, quand le véhicule est en
stationnement.
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Tenue vestimentaire
L’image du comptable a trop longtemps été associée à la représentation d’un
individu s’habillant tristement dont la diversité des couleurs se limitait à des
subtilités entre différents gris.
Ce temps est aujourd’hui révolu et la mode vestimentaire est bien présente dans
notre cabinet.
Toutefois, nous n’oublions pas que notre profession nous appelle à un contact
permanent avec la clientèle. Par conséquent, nous veillerons à ne pas dépasser
certaines limites dans notre créativité et nous laisserons dans nos armoires durant
les heures de travail toute tenue qui pourrait être trop excentrique.
Nous avons la chance de vivre dans un pays démocratique qui nous accorde la liberté
religieuse et politique, nous serons attentifs à ne pas faire apparaître dans notre
tenue vestimentaire des signes extérieurs de nos pratiques qui pourraient gêner nos
collègues ou nos clients.
Enfin, il faut néanmoins avoir conscience que dans certains cas notre compétence
d’expert peut être associée au port de la cravate pour les hommes et à une tenue
plus sophistiquée pour les dames.
Il conviendra de savoir identifier le client y étant sensible pour nous adapter.
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SA J. CAUSSE & Associés
91 Avenue de l’Arrousaire
BP 80622
84031 AVIGNON CEDEX
Tél.: 04 90 13 88 50
Site: www.jcausse.com
Mail: [email protected]
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