Analisis Jabatan

Job Analysis

Malika Az-Zahra Yahya



Analisis Jabatan atau Job Analysis merupakan salah satu proses penting untuk menempatkan orang
yang tepat pada posisi yang tepat. Untuk dapat melakukan Analisis Jabatan dengan efektif, pihak
Manajemen khususnya Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) perlu mengumpulkan data dan
informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau jabatan tersebut. Untuk mengumpulkan data dan
informasi tersebut, pihak manajemen biasanya akan memilih satu atau kombinasi dari beberapa
metode tergantung pada kebutuhan dan persyaratan organisasi dan tujuan dari proses analisis
jabatan tersebut.

Deskripsi Jabatan (Job Description )

Deskripsi Jabatan atau Job Description  adalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan
yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya yang melekat
pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan tersebut diantaranya seperti
nama Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan, ringkasan pekerjaan, sifat pekerjaan,
tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin dan peralatan yang akan
digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat didalamnya.

Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description )

• Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data pekerjaan yang
berkaitan dengan jabatan yang bersangkutan dan untuk pengiklanan
pengrekrutan karyawan yang berbakat.

• Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang dibutuhkan oleh departemen atau
divisi tertentu untuk melakukan tugas dan pekerjaan tertentu.

• Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat tentang pekerjaan apa yang akan
diisinya dan juga apa yang harus dilakukan apabila terpilih menjadi karyawan.

Deskripsi Pekerjaan atau Deskripsi Jabatan ini pada dasarnya dapat dibedakan
menjadi dua jenis yaitu Deskripsi Umum Jabatan dan Deskripsi Spefisik Jabatan.
Deskripsi umum jabatan adalah deskripsi jabatan yang digunakan oleh

Spesifikasi Jabatan (Job Specification )

Spesifikasi Jabatan (Job Specification ) atau juga dikenal dengan spesifikasi karyawan adalah pernyatan
tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas khusus, keterampilan fisik, emosional,
teknis dan kemampuan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab
yang terlibat dalam pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan mental,
kecerdasan, bakat, daya ingat,  keterampilan kepemimpinan, kemampuan beradaptasi, kemampuan
emosional, flesibilitas, perilaku, kreativitas, etika dan lain sebagainya.

Tujuan Spesifikasi Jabatan (Job Specification )
● Spesifikasi jabatan membantu kandidat (pelamar) menganalisis apakah

dirinya memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan tertentu atau
tidak.

● Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim rekrut untuk memahami apakah kandidat yang melamar
telah memenuhi tingkat kualifikasi, kualitas, karakteristik syarat-syarat lainnya untuk mengisi jabatan
yang dibutuhkan oleh perusahaan.

● Spesifikasi Jabatan memberikan informasi rinci tentang tanggung jawab, keterampilan teknis dan fisik
yang diinginkan, kemampuan berkomunikasi dan syarat-syarat lainnya yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan tertentu.

● Spesifikasi Jabatan membantu memilih kandidat yang paling tepat untuk mengisi jabatan kosong
yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pengertian Analisis Jabatan
(Job Analysis )

Dalam bahasa Inggris, Analisis Jabatan disebut Definisi Analisis Jabatan menurut Keputusan
dengan istilah“ Job Analysis” , kadang-kadang Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi
dalam bahasa Indonesia diterjemahkan Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan
langsung menjadi Analisis Pekerjaan. Analisis Struktur dan Skala Upah adalah proses
Jabatan ini merupakan salah satu fungsi penting metoda secara sistimatis untuk memperoleh
dalam Manajemen Sumber Daya Manusia untuk data jabatan, mengolahnya menjadi informasi
menempatkan orang yang tepat pada posisi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai
yang tepat (right man at the right place ). kepentingan program kelembagaan,
Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber
Jabatan atau Job Analysis ini adalah sebuah Daya Manusia.
proses untuk mengidentifikasikan dan
menentukan secara rinci tugas dan persyaratan Analisis Jabatan harus merumuskan
pekerjaan tertentu serta kepentingan yang semua jabatan baik sebagai tenaga
berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pelaksana, non-manerial
mapun  manajerial dalam suatu
pekerjaan tertentu. perusahaan

Tujuan Analisis Jabatan (Job Analysis)

Rekrutmen dan Seleksi Menilai Kinerja
Karyawan
Analisis Jabatan
membantu Membantu menentukan
standar kerja, kriteria
manajemen untuk evaluasi dan hasil kerja
Menentukan jenis orang individu atau
yang dibutuhkan untuk karyawannya
mengisi jabatan atau
melakukan pekerjaan Pelatihan dan
Pengembangan
tertentuManajemen
Proses iKniodmappaetnsasi Analisis Jabatan atau Analisis
Pekerjaan ini juga dapat
membantu manajemen digunakan untuk menilai
khusus manajer sumber kebutuhan pelatihan dan
daya manusia untuk pengembangan karyawan.
menentukan kompensasi
yang harus diberikan pada
karyawan yang melakukan

pekerjaan tersebut.

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Methods)

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini. Ketiga
Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode Observasi O( bservation Method ), Metode
WawancaraIn(terview Method ) dan Metode KuesionerQ(uestionnaire Method ).

1. Metode Observasi (Observation Method )
Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis
jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan dan
mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya,
tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan,
metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas serta kemampuan dan mental
atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko. Mungkin
banyak menganggap bahwa metode observasi ini merupakan metode yang
termudah namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini disebabkan karena setiap
orang memiliki cara tersendiri untuk mengamati sesuatu dan setiap orang juga
memiliki cara berpikir sendiri dalam menafsirkan penemuannya atau apa yang telah
dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi ini dapat mengakibatkan bias pada
hasil pengamatannya.
Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan langsung

2. Metode Wawancara (Interview Method )
Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada
karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan
karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan
wawancara dengan penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.
Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang
mereka hadapi, penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya.
Metode wawancara ini juga dapat membantu pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh
karyawannya tentang tanggung jawab dan pekerjaannya sendiri.
3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method )
Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering
digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang
akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi
tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan
dapat secara akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka.
Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias
pribadi tersendiri terhadap pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga menimbulkan bias dan ketidakakuratan
informasi.