Lampiran B Contoh pembentangan sesi pembukaan
SESI PENUTUP PEMANTAUAN DAN KONSULTASI LATIHAN KPM BIL.2/2022 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI X TARIKH LAMPIRAN C
TUJUAN Membentangkan hasil penemuan awal berdasarkan dokumendokumen pembuktian yang disediakan KRITERIA 4 14 SOALAN
2021 PBG: 4,481 orang (100%) PPP: 28,235 orang (100%) 2022 Sehingga 31 Mac 2021, kehadiran ≥5 hari latihan perlulah ≥ 24%. PBG: 1,993 orang (43.8%) PPP: 17,678 orang (62.3%) KRITERIA 1 Pelaksanaan DLSMSA dan Perekodan Maklumat Latihan Dalam SPLKPM Adakah Bahagian/Jabatan mematuhi ketetapan kehadiran latihan jangka pendek yang ditetapkan dalam tempoh setahun? Adakah Bahagian/Jabatan berjaya memastikan tiada warga kerja berstatus Tidak Pernah Kursus (TPK)? Soalan 1 2 3 0 markah Tidak Memuaskan Kurang Memuaskan Memuaskan 3 markah Baik 4 markah Cemerlang 1 markah 2 markah Tahun JKLPBG JIPS Dokumen Catatan 2021 Tiada warga yang berstatus TPK di JPN dan sekolah. 2022 Sehingga 31 Mac 2021, prestasi TPK perlulah <76%. PBG: 400 orang (8.8%) PPP: 324 orang (1.1%) Adakah tindakan/inisiatif diambil bagi memastikan warga kerja menghadiri sekurang-kurangnya lima (5) hari latihan dan tiada warga berstatus TPK? 2021 Analisis prestasi secara berkala. Surat/memo peringatan dikeluarkan. 2022 Pemakluman ketetapan tahun 2021.
2021 PBG:11 siri kursus dilaksanakan PPP: 52 siri kusus dilaksanakan. 2022 Sehingga 31 Mac: PBG: 5 siri telah dilaksanakan. PPP: 1 siri telah dilaksanakan. KRITERIA 2 Pelaksanaan Program Latihan yang Dirancang Berdasarkan Pelan Operasi Latihan (POL) Adakah pelaksanaan latihan (kursus) dibuat mengikut perancangan berdasarkan peruntukan yang diterima? Adakah pelaksanaan latihan (peserta) dibuat mengikut perancangan berdasarkan peruntukan yang diterima? Soalan 4 5 6 0 markah Tidak Memuaskan Kurang Memuaskan Memuaskan 3 markah Baik 4 markah Cemerlang 1 markah 2 markah Tahun JKLPBG JIPS Dokumen Catatan 2021 PBG: 811 orang/976 orang (83%) PPP: 2,280/2,736 orang 2022 Sehingga 31 Mac: PBG: 220 orang peserta PPP: 29 orang peserta Adakah kursus yang dirancang dilaksanakan sepenuhnya atau digantikan? 2021 PBG: 3 siri kursus dibatalkan. PPP: 10 siri kursus dibatalkan. 2022 PBG: 5 siri kursus PPP: 1 siri kursus dilaksanakan
2021 Dibincangkan dalam mesyuarat. Maklumat peruntukan direkod dan laporan disediakan. 2022 KRITERIA 3 Pengurusan Peruntukan Latihan Adakah sumber, jumlah peruntukan dan prestasi perbelanjaan latihan direkodkan/ diuruskan secara sistematik? Adakah peruntukan latihan yang diterima digunakan sepenuhnya? Soalan 7 8 9 0 markah Tidak Memuaskan Kurang Memuaskan Memuaskan 3 markah Baik 4 markah Cemerlang 1 markah 2 markah Tahun JKLPBG JIPS Dokumen Catatan 2021 PBG: RM8,064.77 (100%), selepas tarikh balik. PPP: RM143,128.00 (99.70%) 2022 Bayaran akan dibuat pada April. Adakah laporan prestasi perbelanjaan dan pelaksanaan kursus/ latihan dikemukakan kepada Bahagian yang menyediakan peruntukan? 2021 Laporan prestasi tidak dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan. 2022
2021 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan bersidang mengikut ketetapan 2022 KRITERIA 4 Mekanisme Bagi Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Latihan Berapa kerap mesyuarat Jawatankuasa Latihan bersidang dalam setahun berdasarkan ketetapan Bahagian/JPN? Apakah kaedah yang digunakan dalam merancang latihan? Soalan 10 11 0 markah Tidak Memuaskan Kurang Memuaskan Memuaskan 3 markah Baik 4 markah Cemerlang 1 markah 2 markah Tahun JKLPBG JIPS Dokumen Catatan 2021 Analisis TNA SPLKPM/LNPTHRMIS Input Mesyuarat Jabatan 2022 Apakah kaedah pelaksanaan latihan yang digunakan? 2021 Latihan dilaksanakan menggunakan lebih daripada satu kaedah (Bersemuka/ Online) 2022 12
2021 Penilaian oleh peserta, penceramah dan penyelia dibuat. Laporan pelaksanaan kursus disediakan oleh urus setia, namun tidak menyeluruh. 2022 KRITERIA 4 Mekanisme Bagi Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Latihan Adakah penilaian dijalankan untuk menilai keberkesanan kursus? Adakah ujian sebelum dan selepas kursus (pre & post test) dilaksanakan? Soalan 13 14 0 markah Tidak Memuaskan Kurang Memuaskan Memuaskan 3 markah Baik 4 markah Cemerlang 1 markah 2 markah Tahun JKLPBG JIPS Dokumen Catatan 2021 Perlu dilaksanakan dengan lebih menyeluruh khususnya bagi kursus fungsian. 2022
99.05% 99.3% 99.6% JKLPBG (BPSM) Kriteria 1 Kriteria 2 Kriteria 3 Keseluruhan 99.05% 99.6% JIPS (BPG) Kriteria 1 Kriteria 2 Keseluruhan 79% 99.3% 79% 99.6% 99.6% Kriteria 4 Kriteria 3 Kriteria 4 SKOR 1 100% 2 3 4 87.5% 89.6% 90% 91.5% (CEMERLANG) KESELURUHAN
Penerangan Memberikan penerangan kepada PPD dan sekolah mengenai blended training approach terutamanya pembelajaran secara dalam talian (EPSA) sebagai satu alternatif latihan yang mudah. Peringatan Peringatan secara berkala perlu dibuat kepada semua warga kerja dan SULDP untuk mengemaskini rekod latihan serta maklumat kakitangan di dalam SPLKPM selaras dengan penstrukturan semula. Pengemaskinian Maklumat Maklumat pelaksanaan latihan yang dikemukakan kepada Bahagian yang menurunkan peruntukan hendaklah tepat dan sentiasa dikemas kini. Pelaksanaan Kursus Sebarang pertukaran maklumat mengenai kursus perlu dilaporkan dengan segera kepada Bahagian yang menurunkan berkaitan. CADANGAN
CADANGAN Agenda Tetap Pembentangan laporan prestasi pelaksanaan dan perbelanjaan latihan dijadikan sebagai agenda tetap dalam Mesyuarat Latihan. Perekodan Merekod perbelanjaan dan pelaksanaan latihan dari sektor dan sumber lain bagi memastikan laporan komprehensif latihan disediakan. Ujian Penilaian Ujian penilaian sebelum dan selepas kursus perlu dilaksanakan khususnya bagi kursus fungsian. Penilaian Keberkesanan Laporan penilaian keberkesanan kursus dilaksanakan dengan lebih menyeluruh.
Pemakluman/Peringatan/Promosi Berterusan kepada PPD dan Sekolah Membudayakan sistem pengurusan kualiti Laporan prestasi Penyelarasan antara Sektor-Sektor terlibat Penilaian Keberkesanan Kursus (Dalam Talian dan Secara Bersemuka) Format pelaporan
Surat penghargaan kepada PPD dan sekolah yang mencapai 100% 5 hari latihan. 01 02 03 BEST PRACTICES Perancangan kursus mengambilkira “Senarai Latihan Diperlukan” yang diisi PYD dalam HRMIS. Strategi POL 2021 di sekolah (LDP, Pembacaan Buku, PLC, Perhimpunan) bagi memenuhi 5 hari latihan dan 42 mata minima mata kredit
RUMUSAN Penilaian yang dibuat bukanlah berbentuk punitif. Menerapkan amalan-amalan terbaik dalam pengurusan latihan ke arah kecemerlangan organisasi.
TERIMA KASIH
Lampiran D Format laporan
Lampiran E Contoh laporan