BAB 7.A Pencatatan dan selisih dana kas kecil

E-MATERI

ADMINISTRASI UMUM

BAB 7 – Sistem komputerisasi dalam pengarsipan

A. Pencarian data komputer

- Dede Ayu, A.Md

SMK PARIWISATA KOTA CIREBON 1

A. Pencarian data komputer
1. Pengertian data
2. Jenis-jenis data

3. Pencarian data di komputer

4. Pembuatan data
5. Mengelola data di komputer
6. Manfaat dari informasi data/komputer

2

1. Pengertian data

Data merupakan sekumpulan informasi atau juga keterangan – keterangan dari
suatu hal yang diperoleh dengan melalui pengamatan atau juga pencarian ke
sumber – sumber tertentu. Setelah diolah dengan melalui penelitian atau
percobaan maka suatu data tersebut dapat menjadi bentuk yang lebih kompleks
seperti seuatu database, informasi atau juga bahkan solusi untuk menyelesaikan
masalah tertentu.

2. Jenis-jenis data

a) Jenis data ditinjau dari sumbernya
1) Data intern : merupakan sebuah data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
sebagai landasan pengambilan keputusan yang diperoleh oleh catatan-catatan
organisasi
2) Data ekstern : merupakan sebuah data yang diperoleh dari sumber-sumber
diluar organisasi

b) Jenis data ditinjau dari segi pengolahannya

1) Data primer : sebuah data yang segera dikumpulkan oleh orang yang
berkepentingan atau memakai data tersebut

2) Data sekunder : data yang diperoleh tidak secara langsung dari objek penelitian

c) Jenis data ditinjau dari sifatnya

1) Data kuantitatif : sebuah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-
angka.

2) Data kualitatif : sebuah data yang disajikan dalam bentuk kaa-kata yang
mengundang makna.

d) Jenis data ditinjau dari nilainya

1) Data diskrit : sebuah data yang nilainya berupa bilangan asli
2) Data kontinu : data yang nilainya berada pada suatu interval tertentu

atau nilai yang satu ke nilai lainnya.

e) Jenis data ditinjau dari waktu pengumpulannya

1) Data cross section : sebuah data yang menunjukkan titik waktu tertentu.
2) Data time series/berkala : sebuah data yang menggambarkan sesuatu dari

waktu ke waktu atau periode secara historis.

4

3. Pencarian data dikomputer 5

Pencarian Data sering juga disebut table look-up atau storage and retrieval
information adalah suatu proses untuk mengumpulkan sejumlah informasi di
dalam pengingat komputer dan kemudian mencari kembali informasi yang
diperlukan secepat mungkin. Berikut metode dalam pencarian dikomputer :

1) Sequental search, Adalah metode pencarian sebuah data dari suatu
kumpulan data dimana data dicari dari depan ke belakang atau dari awal
sampai akhir data tanpa harus data tersebut terurut. Konsepnya yaitu
dengan melakukan perbandingan data satu-persatu secara berurutan
sampai data tersebut ditemukan ataupun tidak di temukan.

2) Binary search, Adalah metode pencarian sebuah data dari suatu kumpulan
data, dimana kumpulan data tersebut harus berurutan dengan benar agar
proses pencarian data bisa di lakukan.

4. Pembuatan data

Program manajamen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data
dilakukan dengan satu program pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan
jawaban jujur dari pertanyaan berikut,
1) Siapa yang boleh membuat data antardepartemen?
2) Kapan dan dimana data dibuat?
3) Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol?
4) Bagaimana data dibuat?
5) Mengapa data dibuat?

5. Mengelola data di komputer

Semua data di komputer tersimpan dalam sebuah file yang
terletak dalam sebuah folder. Berikut ini beberapa pengaturan
folder arsip :

1) Lewatkan dekstop : jangan pernah menyimpan file di dekstop.
Karena akan tampak kacau dan berantakan. Menyeret file
dari USB ke dekstop diperbolehkan. Akan tetapi, harus segera
di kelola.

2) Lewatkan downloads : jangan membiarkan dile tersimpan di
folder downloads. Simpanlah file disuatu tempat atau
menghapusknya.

3) Segera kirim file : setelah membuat atau menerima file,
segera letakkan ditempat yang seharusnya.

4) Urutkan semuanya seminggu sekali
5) Gunakan nama deskriptif
6) Pencarian yang sangat berguna : jika pemberian nama file

dan folder dengan benar, akan mudah untuk diteruskan
7) Jangan gunakan terlalu banyak folder
8) Tetap konsisten
9) Terus mengutak-atik

6

6. Manfaat dari informasi/data

1) Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi karena
merupakan dasar dalam menyediakan informasi

2) Menentukan kualitas informasi dengan cepat, akurat, dan relevan
sehingga informasi yang disajikan tidak basi.

3) Mengatasi data yang rangkap
4) Menghindari terjadinya inkonsistensi data
5) Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
6) Menyusun format yang standar dari sebuah data
7) Penggunaan oleh banyak pemakai
8) Melakukan perlindungan dan pengamanan data
9) Pemakai mampu menyusun suatu pandangan dari abstraksi dari data

7