MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE FISCAL DE PREVENÇÃO DE PERDAS
Prevenção de Perdas OBJETIVO Este Manual visa estabelecer um ambiente seguro e controlado no Centro de Distribuição, alinhado com os padrões da ISO 9001:2008. A implementação rigorosa e o cumprimento dos procedimentos descritos são essenciais para garantir a segurança dos colaboradores, a integridade das operações e a minimização de riscos relacionados à prevenção de perdas. Prevenção de Perdas
Prevenção de Perdas Prevenção de Perdas Apresentação Pessoal e Postura A aparência e a atitude do profissional de prevenção de perdas refletem diretamente a imagem da empresa. É fundamental que essa imagem transmita credibilidade e confiança. Visual e Atitude Mantenha uma aparência profissional e cuidada. Adote uma postura confiante e atenta. Comportamento Evite fofocas e conversas pessoais durante o trabalho. Mantenha discrição e profissionalismo em todas as situações. Comunicação Use gestos adequados e uma voz clara e firme. Seja educado e respeitoso com todos. Esses aspectos são essenciais para garantir uma imagem positiva e profissional. Sigilo O Sigilo das informações é essencial para o exercício da função. A violação de sigilo resultará em sanções disciplinares. FISCAL DE PREVENÇÃO DE PERDAS
CONTROLE DE ACESSO Prevenção de Perdas Realizar vistoria de volumes em bolsas, sacolas, mochilas e pacotes de colaboradores, fornecedores, terceiros ou visitantes; A Vistoria será apenas visual, cabendo ao portador manusear seus pertences; Não é permitido a revista intima; Identificar todos que transitem pelas dependências do CD: Colaboradores: Usar crachá e/ou uniforme: Visitantes e Prestadores de Serviços: Apresentar crachá e confirmar o nome do contato; Verificar listagem de ferramentas de prestadores e terceiros e não permitir saída de itens não listados; Autorizar acesso às áreas permitidas após a verificação. Não é permitido a circulação de pessoas portando bolsas, mochilas, sacolas e similares. Exceto, prestadores de serviços, desde que, passem pela revista na entrada e saída; Entrada e Circulação Interna Na entrada quem não se propor a inspeção , não terá seu acesso liberado
CONTROLE DE ACESSO Prevenção de Perdas O processo de inspeção e verificação na saída será conduzido da seguinte forma: Realizar nova inspeção visual pelo profissional de prevenção de perdas. Caso durante a inspeção seja identificado o porte de produtos comercializados no Centro de Distribuição ou materiais de escritório, será solicitada a comprovação de autorização para retirada. Na confirmação de suspeita de furto, seguir o procedimento conforme o item X - Abordagem de pessoas e comportamento suspeito. Saída Colaboradores desligados, folga ou Férias Só poderão ter acesso ao centro de distribuição, se autorizados pelo gerente de logística ou Superior Imediato. Candidatos Para candidatos de processo seletivo, o rh deverá encaminhar para a gerencia de logística e para o fiscal de prevenção de perdas o email de autorização.
USO DOS ARMÁRIOS Prevenção de Perdas Armários são de uso rotativo, com autorização da área administrativa para liberação das chaves. Devem ser utilizados apenas durante o horário de trabalho do usuário; Os colaboradores devem manter os armários fechados e trancados; Proibido guardar objetos perigosos como materiais combustíveis, químicos ou outros; Proibido armazenar alimentos ou utensílios sujos; Devolver as chaves ao final do expediente; Proibido colar adesivos ou marcar/danificar os armários; Proibido deixar roupas, uniformes ou EPIs sujos nos armários; Em caso de violação, registrar no livro de ocorrências e informar ao Gerente de Logística; A empresa não se responsabiliza por objetos extraviados dentro ou fora dos armários.
Realizar vistorias regulares para verificar o estado do patrimônio. Identificação e Comunicação de Danos Em caso de dano ao patrimônio, o responsável deve informar imediatamente à área de prevenção de perdas. Se a área de prevenção de perdas não receber a informação e identificar danos durante inspeções: Consultar registros pertinentes para identificar a origem do dano. Notificar o superior imediato sobre a situação. Prevenção de Perdas GESTÃO DE DANOS AO PATRIMÔNIO Procedimentos Administrativos Comunicar ao departamento administrativo para iniciar o processo de reparo do dano identificado. Operação de Equipamentos Específicos Equipamentos específicos devem ser operados apenas por pessoas devidamente habilitadas. Estabelecer procedimentos claros para identificação e autorização de operadores.
Não permitir nas áreas internas: Trânsito na area interna sem crachá e/ou sem uniforme padrão; O porte de celulares, exceto pelas Gerencias, Lideranças das áreas, Equipe Administrativa, Qualidade e SESMT que necessitam do uso para condução do trabalho. Qualquer outro colaborador deverá ter a autorização do Gestor imediato para uso. Rádios,MP3 e MP4 no setor de trabalho Colaboradores da empresa nas áreas registras sem a autorização da gerencia. Fotos ou filmagens nas dependências do Centro de Distribuição sem a devida autorização. Prevenção de Perdas ÁREAS INTERNAS ÁREAS COMUNS Cumprir e fazer cumprir as regras estabelecidas no regimento interno específico do condomínio do Logístico CNS LOG. Monitorar o comportamento dos usuários e visitantes nas áreas comuns, garantindo a segurança e a tranquilidade no ambiente.
Prevenção de Perdas RECEBIMENTO DE MERCADORIAS FISCALIZAÇÃO OPERAÇÕES CD O recebimento de mercadorias é um momento crítico para perdas, devido a possíveis falhas na conferência e conciliação das quantidades e tipos de produtos entre a nota fiscal e o que é entregue pelo fornecedor. Além disso, a presença de terceiros na área de estoque pode resultar em furtos ou quebras na movimentação de cargas. Acompanhar a retirada dos lacres das portas dos caminhões baú e validar a trava da lona das carretas sider; Antes do recebimento, verificar se há espaço suficiente para o descarregamento; Auditar a conferência dos produtos recebidos e impedir a movimentação de terceiros na plataforma de recebimento. Identificar produtos de alto risco na carga. Manter os produtos separados do estoque atual até a conclusão da conferência e auditoria, se necessário. Não permitir que produtos refrigerados e congelados permaneçam na área de recebimento; encaminhá-los imediatamente para as câmaras após a conferência.
Prevenção de Perdas OPERAÇÕES CD INVENTÁRIOS O inventário sistemático de mercadorias é fundamental para prever e controlar perdas no varejo, especialmente em um Centro de Distribuição Fiscalizar o inventário com diligência e precisão. Supervisionar desde a preparação até a conclusão, garantindo a conformidade entre as contagens físicas e os registros de estoque. Assegurar a segurança da área, evitar movimentações não autorizadas e documentar todas as discrepâncias encontradas. Propor melhorias nos procedimentos para reduzir perdas futuras. Atuar de forma organizada e diligente para garantir o sucesso e a integridade do inventário. ARMAZENAMENTO FISCALIZAÇÃO Após o registro correto dos produtos no sistema de estoque, a preocupação com as perdas se volta para a armazenagem adequada. Após o registro correto dos produtos no sistema de estoque, a preocupação com as perdas se volta para a armazenagem adequada, incluindo inspeções diárias para identificar produtos vencidos, displays abertos e produtos avariados, produtos desorganizados ou fora do endereço. FISCALIZAÇÃO
Prevenção de Perdas DESCARTE DE PRODUTOS OPERAÇÕES CD DESCARTE DE LIXO FISCALIZAÇÃO FISCALIZAÇÃO COLETAS O registro do descarte de produtos é essencial para o Centro de Distribuição (CD). Ele garante controle preciso do inventário, conformidade com políticas internas e regulamentações ambientais, além de proteger contra perdas financeiras e promover práticas sustentáveis de gestão de resíduos. No CD, é fundamental coordenar o descarte correto do lixo conforme normas ambientais e operacionais, separando e disposto os resíduos de acordo com regulamentos internos e externos. Isso contribui para a prevenção de perdas e desvios, garantindo transparência e conformidade. Inspecionar o lixo a ser descartado. Verificar se o lixo está adequadamente organizado para o descarte. Acompanhar o colaborador até o descarte. Acompanhar a execução dos procedimentos estabelecidos para o descarte seguro e adequado de produtos, garantindo conformidade com regulamentações ambientais e políticas internas. Acompanhar a documentação adequada de todos os produtos descartados, incluindo motivo do descarte e quantidade. Colaborar com as equipes responsáveis pelo descarte e gestão de resíduos no CD. Acompanhar as empresas que prestam serviços de coleta de residuos para o Centro de Distribuição (Lixo comum, Lixo Reciclável, Sebo e Osso, Entre outros.
Prevenção de Perdas OPERAÇÕES CD DEVOLUÇÕES FISCALIZAÇÃO A fiscalização de produtos de devolução é uma parte crucial das operações no Centro de Distribuição (CD). Envolve receber e registrar cuidadosamente os produtos devolvidos, verificando sua condição e integridade Acompanhar o recebimento e registro adequado das devoluções de produtos no CD. Verificar a condição e integridade dos produtos devolvidos. Acompanhar o retorno dos produtos aos estoques do Centro de Distribuição ou ao fornecedor, conforme necessário. Assegurar que todas as devoluções sigam os procedimentos estabelecidos de forma precisa e eficiente. TRATATIVAS DE OCORRÊNCIAS Identificação e Relato: Registrar imediatamente no livro de ocorrências, detalhando o incidente, data, hora e envolvidos. Comunicação: Informar o Coordenador de Prevenção de Perdas, Gerente de Logística e Gerente de Qualidade sobre o ocorrido com clareza e precisão. Ação Imediata: Tomar as medidas necessárias para resolver a ocorrência, seguindo os procedimentos descritos, como abordagem de suspeitos e verificação de câmeras. Documentação: Documentar todas as ações tomadas, incluindo fotos, vídeos e qualquer outro material relevante. Análise Posterior: Realizar uma análise detalhada do incidente para identificar causas e melhorias nos processos. Discutir esta análise em reuniões periódicas com a equipe.