หน่วยที่ 5 การบันทึกยอดยกมาในระบบ สาระสำคัญ กิจการที่มีการดำเนินงานมาก่อนที่จะเริ่มนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ จะต้องทำการใส่ยอดยกมาต้นงวด ของบัญแยก ประเภท เจ้าหนี้ ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ และเช็ค โดยจะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ ระบบเพียงครั้งเดียว ส่วนยอดยก มาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยัง ไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่มใช้ งานโปรแกรมตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ กรณีที่ผู้ใช้ยังหา ยอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อ เริ่มทำงานก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้ แล้ว จึงค่อยย้อนกลับไปบันทึกรายการยอดยกมา สาระการเรียนรู้ 1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท 2. การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด 3. การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด 4. การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด 5. การบันทึกเช็คยกมาต้นงวด สมรรถนะประจําหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 2. บันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายวิธีการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบได้ 3. คุณลักษณะพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต การบันทึกยอดยกมาในระบบ 1
การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ระบบเพียง ครั้งเดียว ส่วนยอด ยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวด บัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่ม ใช้งานตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบัญชีวันที่ 01/01 แต่ อาจเริ่มใช้โปรแกรมทำงานตอนกลางปี (1 มิถุนายน) ก็ ให้ระบุวันเริ่มใช้ระบบเป็น 01/06 และเริ่มใส่ยอดยกมา ในวันนี้ โดยนำยอดยกไปของงบทดลองหลังปิดบัญชี หรืองบฐานะ การเงิน ณ วันที่ 31 พฤษภาคม มาระบุลงไป กรณีที่ผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทำงานไปก่อนได้ และเมื่อหายอด ยกมาได้แล้ว จึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังไป ทำให้ผู้ใช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้ โดยไม่ต้องรอ ยอดยกมา 1. เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล บันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยก ประเภท หรือ เปิด Work Flow ระบบบัญชีแยกประเภท Set Balance Data ใส่ยอดยกมา เริ่มต้นตั้งบริษัทและสาขา 2. เลื่อนแถบสว่าง หรือใช้เม้าส์คลิกไปยังรายการบัญชีที่จะเข้าไปบันทึกรายการ 3. กดปุ่ม F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีนั้น 4. บันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชี ซึ่งอาจจะเป็นยอดยกมาด้านเดบิตหรือเครดิตก็ได้ 5. บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 5-1 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภททาง Work Flow 2 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 5-2 หน้าต่างรายการจากผังบัญชีเพื่อบันทึกยอดยกมาต้นงวด ภาพที่ 5-3 หน้าต่างบันทึกยอดยกมาต้นงวดแต่ละบัญชี การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากเป็นธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนี้ที่ยังค้างชำระ หนี้อยู่จำนวนหนึ่ง จึงจำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบ เท่านั้น สำหรับยอดเจ้าหนี้ในงวด ถัดๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อัตโนมัติ การบันทึกยอดยกมาของเจ้าหนี้ จะบันทึกหลังจากออกเอกสารซื้อไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่ม ทำงานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนี้ เพราะในความเป็นจริงเราจะไม่หยุดงานทั้งหมดเพื่อปิด บัญชี เจ้าหนี้เดิมให้เสร็จก่อนจึงเริ่มระบบใหม่ การบันทึกยอดยกมาในระบบ 3
การบันทึกยอดยกมาต้นงวด เลือกบันทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ที่ยังไม่ได้ถูกชำระหนี้ ตามที่มีทั้งหมด ข้อดีเห็นรายละเอียดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใด ข้อเสีย ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมาก วิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของเจ้าหนี้รายเดียวกัน บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดีใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมา ข้อเสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบโตบ้าง เป็นวันที่เท่าใด เพราะเป็นการ สรุปยอดหนี้ยกมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวันเดียว (แนะนำให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่าควรใช้วิธีนี้หรือไม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่ดี) การบันทึกรายละเอียดเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด มีดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้ ฐานข้อมูล เมนู บันทึก Invoice ซื้อยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow ระบบ เจ้าหนี้ Set Balance Data เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice ค้างชำระยกมา 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน ในที่นี้เลือก “สำนักงานใหญ่” 3. เลือกประเภทเอกสารที่มียอดหนี้ยกมา เช่น - มี Invoice ซื้อเชือยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น Bl -มีใบลดหนี้ ซื้อเชือยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น BM - มีใบเพิ่มหนี้ ซื้อเชือยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น BX 4. เลือกเล่มเอกสาร ที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สำหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่าย 5. กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 6. บันทึกรายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล 7. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ซื้อยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทำรายการเพิ่มเข้าไปจนครบ ภาพที่ 5-4 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดเจ้าหนี้ยกมาต้นงวดทาง Work Flow ระบบเจ้าหนี้ 4 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 5-5 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำาระยกมาต้นงวด ภาพที่ 5-6 หน้าต่างบันทึก INVOICE ค้างชำาระยกมาต้นงวด การบ ั นท ึ กล ู กหน ี ย ้ กมาต ้ นงวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากเป็นธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วมีลูกหนี้ที่ยังค้างชำระอยู่ จำนวนหนึ่ง จำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของลูกหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านั้น สำหรับยอดลูกหนี้ในงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อัตโนมัติ การบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้ จะบันทึกหลังจากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่ม ทำงานไปได้โดย ไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหนี้ เช่นเดียวกับการบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด การบันทึกยอดลูกหนี้ยกมาต้นงวด เลือกบันทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ที่ยังไม่ได้ถูกชำระหนี้ ตามที่มีทั้งหมด ข้อดีเห็นรายละเอียดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใด ข้อเสีย ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจํานวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมาก การบันทึกยอดยกมาในระบบ 5
วิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของลูกหนี้รายเดียวกัน บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดีใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมา ข้อเสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด เพราะ เป็นการ สรุปยอดหนี้ยกมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวันเดียว (แนะนำให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่าควร ใช้วิธีนี้หรือไม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่ดี) การบันทึกรายละเอียดลูกหนี้ยกมาต้นงวด” มีรายละเอียดดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบลูกหนี้ ฐานข้อมูล เมนู บันทึก Invoice ขายยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow ระบบ ลูกหนี้ Set Balance Data เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice ค้างชำระยกมา 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน ในที่นี้เลือก “สำนักงานใหญ่” 3. เลือกประเภทเอกสารที่มียอดหนี้ยกมา เช่น - มี Invoice ขายเรือยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SI - มีใบลดหนี้ ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SM - มีใบเพิ่มหนี้ ขายเชือยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น SX 4. เลือกเล่มเอกสาร ที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สำหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่าย 5. กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 6. บันทึกรายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล 7. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ขายยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทำรายการเพิ่มเข้าไปจนครบ ภาพที่ 5-7 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดลูกหนี้ยกมาต้นงวดทาง Work Flow ระบบลูกหนี้ 6 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 5-8 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด ภาพที่ 5-9 หน้าต่างบันทึก INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด เมื่อสร้างฐานข้อมูลของระบบสินค้าคงเหลือแล้ว หัวข้อนี้จะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของ สินค้าคงเหลือ ซึ่งจะ ทำเพียงครั้งแรกที่เริ่มใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สำหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้เอง อัตโนมัติ การบันทึกยอดสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด มีขั้นตอนดังนี้ 3.1 เข้าไปที่เมนูระบบบริหารสินค้าคงคลัง บันทึก บันทึกปรับปรุงยอดสินค้า หรือ เปิด Work Flow ระบบ บริหารสินค้าคงคลัง Set Balance Data ใบปรับยอด 3.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER 3.3 เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้ แล้ว 1 เล่ม สามารถ ใช้ร่วมกับรายการปรับยอดทั่วไปได้) การบันทึกยอดยกมาในระบบ 7
3.4 จะเข้ามาที่รายการใบปรับยอด ให้ทำการเพิ่มรายการ โดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3.5 บันทึกวันที่เอกสารใบปรับยอด จะต้องเป็นวันที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวันที่ตามงบแสดงฐานะ การเงิน) เช่น ถ้าเริ่มใช้ระบบวันที่ 01/11/53 ก็จะต้องลงวันที่ในใบปรับยอดสินค้าเป็นวันที่ 31/10/63 ซึ่งเมื่อบันทึก วันที่แล้ว โปรแกรมจะ แสดงหน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post เป็น N คือ ไม่มีการบันทึกบัญชี (ภาพที่ 5-12) ให้คลิก OK 3.6 บันทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบันทึกจำนวนสินค้าในช่อง “จำนวนเพิ่ม” เสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 5-10 หน้าต่างเพื่อเข้าบันทึกรายการเอกสารใบปรับยอดทาง Work Flow ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ภาพที่ 5-11 หน้าต่างบันทึกรายการใบปรับยอด ภาพที่ 5-12 หน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post (ไม่มีการบันทึกบัญชี) 8 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 5-13 หน้าต่างบันทึกรายการสินค้าคงเหลือต้นงวด การบันทึกเช็คยกมาต้นงวด การบันทึกเช็คยกมาต้นงวด จะทำเพียงครั้ง แรกที่เริ่มใช้ระบบเท่านั้น เช่น เช็คจ่ายที่ลงวันที่ล่วงหน้า (เจ้าหนี้ยังไม่นำไป ขึ้นเงิน) หรือเช็ครับยังไม่ถึงกำหนดนำฝาก มีขั้นตอนดังนี้ 1. เข้าระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร บันทึก บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก หรือเปิด WorkFlow ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร Set Balance Data จะเข้าไปที่เมนู “บันทึกการ เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก” 2. จะเข้ามาที่หน้าต่างรายการเอกสารธนาคาร ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 3. บันทึกรายละเอียดเช็ครับ / เช็คจ่าย 4. บันทึกเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการเข้าระบบ ภาพที่ 5-14 หน้าต่างเพื่อเข้าบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากทาง Work Flow ระบบเช็ค การบันทึกยอดยกมาในระบบ 9
ภาพที่ 5-15 หน้าต่างบันทึกรายการเช็ครับยกมาต้นงวด 10 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์