หน่วยที่ 6 การบ ั นท ึ กข ้ อม ู ลทางบ ั ญช ี เกย ี่วก ั บระบบบร ิ หารส ิ นค ้ าคงคลัง สาระสำคัญ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีในระบบบริหารสินค้าคงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ ปริมาณสินค้าคงคลัง เกิดจากระบบอื่นเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซื้อ สินค้าเข้า และปริมาณสินค้าคงคลังลดลง จากการขายสินค้าให้ลูกค้า นอกเหนือจากนั้นจะเป็นการเปลี่ยนแปลง เล็กน้อย เช่น การตรวจนับสินค้าประจำปี การปรับยอด สินค้าอาจเนื่องจากสินค้าแตกหัก ชำรุดเสียหาย ทำให้ ยอดสินค้าจริงในคลังสินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทำการ โอนย้ายสินค้าระหว่างคลังหลักไปยังคลัง สำรอง เป็นต้น สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. ประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลัง 3. เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลัง 4. การบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลัง สมรรถนะประจําหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. ทำการบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 3. ประยุกต์ใช้ความรู้ในชีวิตประจำวัน และการประกอบอาชีพ จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 1.3 เลือกใช้เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 1
ภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลัง ธุรกิจซื้อมาขายไป จะมีการควบคุมปริมาณสินค้าในคลัง หรือ “ยอดสต๊อก” เพื่อให้มีปริมาณสินค้าใน คลังสินค้าให้ เพียงพอและในปริมาณที่พอดี ไม่มากเกินไปจนเกิดสินค้าค้างในสต๊อก หรือมีน้อยไปจนไม่พอกับ ความต้องการของลูกค้า ทำให้ ไม่มีสินค้าส่งมอบให้กับลูกค้า และเกิดรายการสินค้าค้างส่ง การบริหารสินค้าคง คลังให้พอดี จึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อสร้างความพึง พอใจในการให้บริการแก่ลูกค้า และไม่เป็นภาระในการบริหาร และจัดเก็บสินค้าของกิจการ ในเรื่องต้นทุนสินค้าคงคลังที่มาก เกินไป ก่อนทําการขายสินค้า จะต้องจัดเตรียมข้อมูลสินค้า และยอดสต็อกยกมา ในระบบสินค้าคงคลังให้ เสร็จก่อน ระบบ บริหารสินค้าคงคลังมีขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ ดังนี้ ภาพที่ 6-1 ขั้นตอนการทำงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง ประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลัง AJ ใบปรับยอด ใช้บันทึกปรับยอดสินค้า CS ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า ใช้บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ TR ใบโอนสินค้า ใช้โอนสินค้าระหว่างคลัง 2 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
เมน ู ในระบบบร ิ หารส ิ นค ้ าคงคล ั ง การทำงานในระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีเมนูต่างๆ ดังนี้ ภาพที่ 6-2 เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลัง การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 3
การบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลัง การบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของปริมาณสินค้า คงคลังเกิด จากระบบอื่นเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซื้อสินค้าเข้า และ ปริมาณสินค้าคงคลังลดลงจาก การขายสินค้าให้ลูกค้า นอกเหนือจากนั้นจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การตรวจนับสินค้าประจำปี การปรับยอดสินค้า อาจเนื่องจากสินค้าแตกหัก ชำรุดเสียหาย ทำให้ยอดสินค้าจริง ในคลังสินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทำการโอนย้าย สินค้าระหว่างคลังหลักไปยังคลังสำรอง เป็นต้น 1. การสร้างเล่มเอกสารที่ต้องใช้ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง โปรแกรมได้จัดเตรียมเล่มเอกสารที่ต้องใช้ในระบบบริหารสินค้าคงคลังไว้แล้วอย่างละ 1 เล่ม เช่น เล่มใบปรับยอด สินค้า 1 เล่ม ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า 1 เล่ม แต่ถ้าผู้ใช้งานต้องการเพิ่มเติมเล่ม เอกสารก็สามารถทำการเพิ่มได้ ซึ่ง ได้จัดแบ่งตามประเภทของเอกสาร มีวิธีการดังนี้ 1.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพิ่มและแก้ไขเล่มของ เอกสารและการเชื่อมโยง 1.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงาน 1.3 เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ เช่น เลือก “ใบปรับยอด” 1.4 โปรแกรมจะมีเล่มเอกสารให้แล้ว 1 เล่ม คือ เล่มที่ 001 ชื่อเล่ม “ใบปรับยอด” เลือกแก้ไข หรือเพิ่มเอกสาร ตาม ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-3 หน้าต่างให้เลือกประเภทเอกสารก่อนเพิ่มเล่มเอกสาร ภาพที่ 6-4 หน้าต่างให้เลือกเพิ่มหรือแก้ไขเล่มเอกสาร 4 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 6-5 หน้าต่างบันทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึกรายการ รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารที่เลือกเข้ามา รหัสเล่มเอกสาร เลขที่ของเล่มเอกสารที่ต้องการเพิ่ม เป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ ชื่อ (ไทย) ชื่อเล่มเอกสารภาษาไทย ชื่อ (ภาษา 2) ชื่อเล่มเอกสารในภาษาที่ 2 รูปแบบการ Running ว่าง = Running แบบเดิม จำนวนหลักเลขที่ Running จะมีค่าเท่ากับ 7 ค่า 1,2 Running ขึ้นต้นด้วย พ.ศ. หรือ ค.ศ. ตามด้วยเดือน จํานวนหลักเลขที่ Running จะมีค่าระหว่าง 4 ถึง 7 เลขที่เริ่มต้น เลขที่เริ่มต้นของเอกสารในเล่มนี้ ถ้าว่างไว้จะเริ่มต้นด้วยเลขที่ 1 ลงบัญชีที่สมุดรายวัน* กรณีบันทึกบัญชีแบบ perpetual ต้องการให้โปรแกรมสร้างรายการรายวันไว้ที่สมุด รายวัน เล่มใด หากไม่ทราบให้ใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน รายละเอียดที่ให้แสดงใน VC* เมื่อมีการบันทึกบัญชีจะให้หัวรายการรายวันมีข้อความใดอัตโนมัติ สภาวการณ์ลงบัญชีที่ใช้ กรณีต้องการบันทึกบัญชีเฉพาะแบบ อักษรนำเลขที่เอกสาร* อักษรที่ใช้นำเลขที่อ้างอิงของเอกสาร หากไม่ต้องการใช้ประเภทของเอกสาร บันทึกเอกสารแบบ หากต้องการแยกเล่มใบปรับยอดเป็น 2 กรณี คือ เล่มที่ใช้ในการบันทึกปรับยอดเพิ่ม เพียง อย่างเดียว เพื่อป้องกันการบันทึกผิดพลาด ก็ให้ระบุค่าเป็น “1” แต่ถ้าให้ปรับยอดลดได้อย่างเดียวให้ใส่ ค่าเป็น “2“ หมายเหตุ : * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เป็นผู้กำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง5
ภาพที่ 6-6 หน้าต่างบันทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 2 ภาพที่ 6-7 หน้าต่างบันทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 3 อธิบายการบันทึกรายการ รหัสแบบฟอร์มพิมพ์ เลือกแบบฟอร์มพิมพ์ที่ออกแบบไว้ที่เมนู “ออกแบบฟอร์มพิมพ์เอกสาร” ไว้แล้ว ลำดับที่ 1-5 ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบฟอร์มพิมพ์ไว้ได้หลายแบบ โดยระบุให้แบบฟอร์มที่ใช้บ่อย ที่สุดอยู่เป็นลำดับที่ 1 2. เพิ่มและแก้ไขรายชื่อชุดสินค้า สำหรับธุรกิจที่ มีการขายสินค้าพร้อมๆ กันหลายๆ รายการ ควรจัดทำเป็นชุดสินค้าไว้ เมื่อทำการ . เพิ่มและแก้ไข รายชื่อชุดสินค้า ขายก็ใช้วิธีการดึงรายการชุดสินค้ามา ช่วยให้ลดเวลาในการบันทึกรายการสินค้าลงได้ มีขั้นตอนดังนี้ 2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่มและแก้ไขรายชื่อ ชุดสินค้า 2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 2.3 บันทึกรายละเอียดของชุดสินค้า ตามลำดับ 2.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ 6 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 6-8 หน้าต่างบันทึกชุดสินค้า อธิบายการบันทึกส่วนหัวเอกสาร รหัสชุดสินค้า รหัสของชุดสินค้า ชื่อชุดสินค้า (ไทย) ชื่อชุดสินค้า เป็นภาษาไทย ชื่อชุดสินค้า (อังกฤษ) ชื่อชุดสินค้า เป็นภาษาอังกฤษ หน่วยนับ ใส่รหัส หรือชื่อ หน่วยนับ ของชุดสินค้า พิมพ์รายการย่อย ถ้าใส่ค่า (0) หมายถึง ให้ใช้ค่าที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัท ถ้าใส่ค่า 1 หมายถึง ถ้ามีการพิมพ์เอกสารขาย ให้พิมพ์รายการย่อยออกมาด้วย ถ้าใส่ค่า 2 หมายถึง ถ้ามีการพิมพ์เอกสารขาย ไม่ต้องพิมพ์รายการย่อย หมายเหตุ ใส่หมายเหตุของชุดสินค้า หมายเหตุ (อังกฤษ) ใส่หมายเหตุของชุดสินค้าที่ใช้ เป็นภาษาอังกฤษ อธิบายการบันทึกรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็นชุดสินค้า ชนิดสินค้า ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเร็จรูป, 2 = วัตถุดิบ เป็นต้น รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าที่อยู่ในชุดสินค้า (เป็นรายการสินค้าที่เคยบันทึกไว้แล้ว) ชื่อสินค้า ใส่ชื่อสินค้าที่อยู่ในชุดสินค้า ชื่อหน่วยนับ ใส่ชื่อหน่วยนับของสินค้า รหัสหน่วยนับ ใส่รหัสหน่วยนับของสินค้า จํานวนสินค้า ใส่จำนวนสินค้าที่ประกอบใน 1 ชุดสินค้า การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 7
3. กําหนด Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q การกำหนดค่า Reorder Point, Safety Stock และ E.0.0 จะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ และ ชนิดของสินค้า จึง ต้องกำหนดแยกตามสินค้าแต่ละรายการ และเมื่อกิจการมีการซื้อขายมากขึ้น ค่าเหล่านี้อาจ เปลี่ยนแปลงได้อีก โดยการสังเกต จากรายงานการเคลื่อนไหวของสินค้าว่า สินค้ารายการใดมีการหมุนเวียนเข้า ออกบ่อยแค่ไหน หรือสินค้าใดทำให้เกิดต้นทุนใน การสั่งซื้อมาก หรือสินค้าใดที่ใช้เวลาในการสั่งซื้อนาน หากมี ปริมาณคงคลังไว้ไม่เพียงพอ อาจทำให้เกิดการขาดสต๊อกได้ ซึ่งมี ผลต่อการให้บริการลูกค้า ดังนั้น การพิจารณาว่าค่าใดที่เหมาะสม จึงต้องอาศัยองค์ประกอบหลายอย่างประกอบกัน ผู้ใช้ เริ่มต้นสามารถ ประมาณการคร่าวๆ ไปก่อนได้ เมื่อมีข้อมูลที่ update สามารถมาแก้ไขภายหลังได้ ค่าเหล่านี้จะ ใช้ ประกอบในรายงาน เกี่ยวกับ Reorder Point 3.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู กำหนดจุด สั่งซื้อ ของสินค้าและวัตถุดิบ 3.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER 3.3 เลือก “คลังสินค้า” ที่จะกำหนด Reorder, Point, Safety Stock, E.0.0. 3.4 จะเห็นรายการสินค้าที่มีอยู่ในทะเบียน เข้าไปบันทึกค่าของสินค้ารายการใด ให้กดปุ่ม F2- แก้ไข 3.5 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-9 หน้าต่างรายการสินค้าที่มีอยู่ในทะเบียน ภาพที่ 6-10 หน้าต่างบันทึก Reorder Point,Safety Stock และ E.O.Q 8 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
อธิบายการบันทึกรายการ รหัสสินค้า โปรแกรมจะแสดงรหัสสินค้าที่เลือกเข้ามา ชื่อสินค้า โปรแกรมจะแสดงชื่อสินค้าที่เลือกเข้ามา หน่วยนับมาตรฐาน โปรแกรมจะแสดงชื่อหน่วยนับมาตรฐานของสินค้านั้น ราคาทุนมาตรฐาน ระบุราคาทุนมาตรฐาน มูลค่าของคลัง : 00000000001 (คลังหลัก) เป็นการกำหนดค่าในระดับคลังสินค้า MINIMUM STOCK! ให้ผู้ใช้ระบุค่า MINIMUM STOCK MAXIMUM STOCK 2 ให้ผู้ใช้ระบุค่า MAXIMUM STOCK SAFETY STOCK 3 ให้ผู้ใช้ระบุค่า SAFETY STOCK REORDER POINT 4 ให้ผู้ใช้ระบุค่า REORDER POINT มูลค่าของสาขา : 00000 (สํานักงานใหญ่) เป็นการกำหนดค่าในระดับสาขา SAFETY STOCK ให้ผู้ใช้ระบุค่า SAFETY STOCK REORDER POINT ให้ผู้ใช้ระบุค่า REORDER POINT E.O.Q. 5 ให้ผู้ใช้ระบุค่าปริมาณสั่งซื้อที่คุ้มทุนของสาขา (Economy Order Quantity) หมายเหตุ : 1. Minimum Stock หมายถึง ปริมาณสินค้าคงคลังที่น้อยที่สุดที่จะต้องมีเพื่อใช้ในการตอบสนองต่อ ความต้องการของ ลูกค้า 2. Maximum Stock หมายถึง ปริมาณสินค้าคงคลังที่มากที่สุดที่สามารถมีได้แต่ไม่ควรจะมีสินค้าคง คลังมากกว่านี้ 3. Safety Stock หมายถึง สินค้าคงคลังจำนวนหนึ่งที่เก็บไว้เกินจากจำนวนหรือปริมาณที่เก็บไว้ตาม รอบปกติ เนื่องจากความต้องการสินค้าของลูกค้าหรือช่วงเวลารอคอย (Lead time) ในการสั่งสินค้านั้นมีความ ไม่แน่นอน ดังนั้นจึง จำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังสำรองไว้ในปริมาณที่เพียงพอกับการนำไปใช้ก่อน 4. Reorder Point หมายถึง จุดสั่งซื้อสินค้า เมื่อพบว่าสินค้าคงคลังลดเหลือระดับหนึ่งก็จะสั่งซื้อของ มาใหม่ในปริมาณ การสั่งซื้อที่กำหนดไว้ 5. E.O.0 หมายถึง ปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด (Economic Order Quantity: E.O.O) ใน แต่ละครั้ง ซึ่งถ้า ผู้ประกอบการสามารถคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนใน การเก็บรักษานี้ได้ ก็จะทำให้ ทราบว่าเมื่อสินค้าในคลังสินค้าถูกขายออกไปจนหมด จะต้องสั่งซื้อสินค้าเข้ามา ใหม่ในจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด 4. บันทึกมูลค่าของตัวแปร $STOCK, SMATERIAL, SWIP ค่าของตัวแปร SSTOCK, SMATERIAL, SWIP เป็นค่าที่จะใช้ในการออกแบบงบการเงินในระบบ บัญชีแยกประเภทที่ ต้องการเรียกดูงบการเงิน อาจเนื่องจากยังไม่ได้ตรวจนับสินค้า แต่ก็จำเป็นต้องทราบยอด การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 9
ประมาณการของมูลค่าสินค้าสำเร็จรูป (SSTOCK) และสำหรับธุรกิจผลิต ก็ต้องทราบยอดมูลค่าวัตถุดิบคงเหลือ (SMATERIAL) และมูลค่าสินค้าระหว่างทำ หรือ WORK IN PROCESS (SWIP) จึงใช้ยอดจากระบบคอมพิวเตอร์ บันทึกเข้าไปก่อน ฝ่ายคลังสินค้าเป็นผู้ให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบัญชี โดยเรียกดูรายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของ 3 รายการ และบันทึกค่าเหล่านี้ไว้ ที่เมนูนี้ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถเรียกดูมูลค่าสินค้าคงเหลือจากระบบคอมพิวเตอร์ได้ จนกว่าจะมีการตรวจนับสินค้าจริงใน คลังสินค้า เพื่อยันยอดกันในภายหลัง แล้วฝ่ายบัญชีจึงทำการบันทึก รายวัน จึงทำให้ฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายบัญชีสามารถทำงาน ต่อเนื่องไปได้ ไม่ต้องรอซึ่งกันและกัน ทั้งนี้ค่าที่ได้ จากระบบนี้ จะต้องใช้วิธีนับยอดสต็อกแบบ “ให้นับยอดสต๊อกและไม่ให้ยอดติ ดล” 4.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู บันทึกมูลค่าของตัว แปร SSTOCK, SMATERIAL, SWIP แต่ละเดือน 4.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER 4.3 จะมีให้ใส่ มูลค่าสินค้าคงคลัง (ตัวแปร SSTOCK), มูลค่าวัตถุดิบคงคลัง (ตัวแปร SMATERIAL) และมูลค่างาน ระหว่างทำ (SWIP) ของยอดต้นเดือนทั้ง 12 เดือน 4.4 แก้ไขเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-11 การบันทึกมูลค่าสินค้าคงเหลือ วัตถุดิบคงเหลือ และสินค้าระหว่างทำคงเหลือยกมาต้นเดือน 5. การโอนสินค้าระหว่างคลัง 5.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง บันทึก บันทึกโอนสินค้าระหว่างคลัง 5.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงาน 5.3 เลือกเล่ม “เอกสารใบโอนสินค้า” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่มเอกสาร 5.4 จะเข้ามาที่รายการ “ใบโอนสินค้า” ให้ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 5.5 บันทึกรายละเอียดของใบโอนสินค้า เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ 10 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ภาพที่ 6-12 หน้าต่างของใบโอนสินค้าระหว่างคลัง อธิบายการบันทึกส่วนหัวของเอกสาร Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่มที่ เล่มที่ของใบโอนที่เลือกเข้ามาทำงาน เลขที่ เลขที่ของใบโอน ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ เลขที่อ้างอิง เลขที่อ้างอิงของใบโอน ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ วันที่ วันที่ของใบโอน จากคลัง ใส่รหัสหรือชื่อคลังสินค้าที่จะโอนสินค้าออกไป เข้าคลัง ใส่รหัสหรือชื่อคลังสินค้าที่จะโอนสินค้าเข้าไป หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ หรือรายละเอียดของการโอนสินค้าครั้งนี้ อธิบายการบันทึกรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็นชุดสินค้า ชนิดสินค้า ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเร็จรูป, 2 = วัตถุดิบ เป็นต้น รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าที่จะโอน ชื่อสินค้า ใส่ชื่อสินค้าที่จะโอน หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินค้า (ถ้ามี) ล็อต ระบุเลขล็อตของสินค้าที่ทำการโอน หากจำไม่ได้ให้ใช้ Hot seek จะแสดงรายการ ล็อตสินค้าที่มีในระบบมาให้เลือก การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 11
ภาพที่ 6-13 หน้าต่างแสดงรายการล็อตสินค้าขึ้นมาให้เลือก ภาพที่ 6-14 หน้าต่างแสดงหน่วยนับที่จะโอน และจำนวนต่อหน่วยนับมาตรฐาน 6. บันทึกจํานวนสินค้าจากการตรวจนับสต๊อกจริง สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปที่มีสินค้าคงคลัง จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังประจำปี หรือบางธุรกิจอาจมีการ ตรวจนับทั้งกลางปีและปลายปี เพื่อเป็นการตรวจสอบว่ามีสินค้าจริงในคลังสินค้าเท่าใด มีมากหรือน้อยกว่าปริมาณสินค้า คงเหลือในระบบคอมพิวเตอร์ การที่สินค้าจากการตรวจนับจริงกับในระบบ คอมพิวเตอร์ไม่ตรงกัน เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ เช่น สินค้ามีการแตกหัก เสียหาย ลืมบันทึกเมื่อรับคืนสินค้า มาจากลูกค้า หรือมีการสูญหายไป การบันทึกแบบตรวจนับสินค้า จะทำเมื่อมีการตรวจนับสินค้าจริง และไม่ทราบปริมาณสินค้าที่ แตกต่างกันระหว่าง ปริมาณสินค้าจริงกับในระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อบันทึกยอดเข้าไป โปรแกรมจะคำนวณผลต่างที่ได้ใส่เข้าไปให้อัตโนมัติ แต่ถ้า ทราบยอดสินค้าจริงในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว และนำยอดนี้ไปตรวจนับกับสินค้าจริงในคลังสินค้า แล้วนำเอาผลต่างมาบันทึก เองก็ใช้เมนู บันทึกปรับยอดสินค้าได้เช่นกัน โดยบันทึกว่า ปรับยอดเพิ่มเป็นจํานวนเท่าใด หรือปรับยอดลดเป็นจำนวนเท่าใด การบันทึกยอดสต๊อกจริงที่ตรวจนับได้ สามารถทำได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 นำจำนวนที่นับได้จริงมาบันทึกเข้าที่เมนูบันทึกจำนวนสินค้าจากการตรวจนับสินค้า หรือ ใบปรับยอดจากการ ตรวจนับสินค้า ซึ่งโปรแกรมจะหายอดที่แตกต่างระหว่างยอดที่ตรวจนับได้จริงกับจำนวน สินค้าที่มีในระบบคอมพิวเตอร์ให้ อัตโนมัติ วิธีที่ 2 หาจำนวนที่แตกต่างระหว่างยอดสต๊อกจริง กับยอดสต๊อกที่ได้จากรายงานสินค้าคงเหลือ เมื่อได้จำนวนที่ แตกต่าง เช่น สินค้าที่นับได้มีมากกว่าที่แสดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดที่ต้องปรับยอดเพิ่ม หรือ ถ้าสินค้าที่นับได้มีน้อยกว่าที่ แสดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดที่ต้องปรับลดลง ซึ่งจะบันทึกโดยใช้ใบปรับยอด 12 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์
ในที่นี้จะอธิบายตามวิธีที่ 1 คือ บันทึกจำนวนที่ตรวจนับได้จริงที่ “ใบตรวจนับสินค้า” ส่วนวิธีที่ 2 ให้ดูวิธีการบันทึก รายการในหัวข้อ “บันทึกยอดยกมาต้นงวด" ซึ่งเป็นการบันทึกรายการด้วยใบปรับยอด 6.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง - บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ 6.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงาน 6.3 เลือกเล่ม “เอกสารใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่ม เอกสาร 6.4 จะเข้ามาที่รายการ “ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า” ให้ทำการเพิ่มรายการโดยกด ปุ่ม F3-เพิ่ม 6.5 บันทึกรายละเอียดของเอกสาร เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-15 หน้าต่างรายการใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า ภาพที่ 6-16 หน้าต่างใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า อธิบายการบันทึกส่วนหัวของเอกสาร Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่มที่ เล่มที่ของใบตรวจนับสินค้าที่เลือกเข้ามาทำงาน เลขที่ เลขที่ของใบตรวจนับสินค้า ถ้าว่างไว้โปรแกรม จะ Running ให้อัตโนมัติ วันที่ วันที่ของใบตรวจนับสินค้า หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ หรือรายละเอียดของการตรวจนับสินค้าครั้งนี้ รูปแบบการ Post ระบุรูปแบบการ Post ของใบตรวจนับสินค้าใบนี้ โปรแกรมจะดึงค่าจากที่เคยกำหนด ไว้ที่ฐานข้อมูลสาขามาให้ก่อน การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 13
อธิบายการบันทึกรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็นชุดสินค้า ชนิดสินค้า ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเร็จรูป, 2 = วัตถุดิบ เป็นต้น รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าที่ตรวจนับได้ ชื่อสินค้า ใส่ชื่อสินค้าที่ตรวจนับได้ หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินค้า (ถ้ามี) ล๊อต ระบุเลขล็อตของสินค้าที่ตรวจนับได้ จํานวนที่นับได้ ใส่จำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้ M ว่างๆ - ปกติ 1 = ใช้ต้นทุนตามที่ระบุ ราคาทุน ราคาทุนของสินค้าที่บันทึกไว้ในฐานข้อมูล 14 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์