The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.

หน่วยที่ 9 การบันทึกรายการค้าในระบบลูกหนี้

Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search

หน่วยที่ 9

หน่วยที่ 9 การบันทึกรายการค้าในระบบลูกหนี้

หน่วยที่ 9 การบ ั นท ึ กข ้ อม ู ลทางบ ั ญช ี เกย ี่วก ั บระบบล ู กหน ี ้ สาระสำคัญ หลังจากขายสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้เงิน กิจการจะตั้งหนี้ลูกหนี้ไว้ในระบบ หากครบกำหนดชำระ เงิน ก็จะทำการ ติดตามหนี้จากลูกหนี้ โดยอาจจะทำใบวางบิลส่งไปให้ลูกหนี้ เพื่อนัดชำระเงินล่วงหน้า และเมื่อ ถึงกำหนดไปรับเงินจากลูกหนี้ ตามใบวางบิล จะทำการพิมพ์ “รายงานใบวางบิลที่ถึงกำหนดรับเงิน” มา ตรวจสอบ และจัดเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงิน แต่สำหรับลูกหนี้บางรายไม่ต้องมีขั้นตอนใบวางบิล ก็จะ พิมพ์ “รายงานลูกหนี้ถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบ และจัดเตรียม ใบเสร็จรับเงินได้ โดยไม่ต้องผ่าน ขั้นตอนการวางบิล หลังจากที่ได้รับชำระหนี้ อาจจะเป็นเงินสดหรือเช็ค รวมถึงกรณีถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะ มาบันทึกรายละเอียดการรับเงินที่ระบบลูกหนี้ สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมของระบบลูกหนี้ 2. เมนูในระบบลูกหนี้ 3. การบันทึกรายการในระบบลูกหนี้ สมรรถนะประจําหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 2. ทำการบันทึกรายการในระบบลูกหนี้ตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมของระบบลูกหนี้ได้ 1.2 เลือกใช้เมนูในระบบลูกหนี้ได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกรายการในระบบลูกหนี้ได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 1


ภาพรวมการท างานในระบบล ู กหน ี ้ หลังจากขายสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้เงิน โดยตั้งหนี้ลูกหนี้ไว้ในระบบ เมื่อครบกำหนดชำระเงิน จะ ทำการติดตามหนี้ จากลูกค้า โดยอาจจะทำใบวางบิลเพื่อส่งไปวางบิลกับลูกค้าล่วงหน้า แต่สำหรับลูกหนี้บางรายไม่ต้องมีขั้นตอนใบวางบิล เมื่อถึง กำหนดไปรับเงินจากลูกหนี้ จะทำใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงิน หลังจากที่ได้รับชำระหนี้อาจจะเป็นเงินสดหรือเช็ค รวมถึงกรณีถูก หักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะมาบันทึกรายละเอียดการรับเงินที่ระบบลูกหนี้ ซึ่งภาพรวมการทำงานในระบบลูกหนี้สรุปเป็นแผนภาพได้ ดังนี้ ภาพที่ 9-1 ภาพรวมขั้นตอนการทำงานของระบบลูกหนี้ เมื่อทำการบันทึกข้อมูลในระบบลูกหนี้แล้ว โปรแกรมจะเชื่อมโยงข้อมูลไปที่ระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง ดังภาพที่ 9-2 ภาพที่ 9-2 การเชื่อมโยงจากระบบลูกหนี้ไปยังระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง 2 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


เมน ู ในระบบล ู กหน ี ้ การทำงานในระบบลูกหนี้ มีเมนูต่างๆ ให้ใช้ดังภาพที่ 9-3 ภาพที่ 9-3 เมนูในระบบลูกหนี้ การบ ั นท ึ กรายการในระบบล ุ กหน ี ้ การบันทึกรายการในระบบลูกหนี้ เริ่มจากการพิมพ์เอกสารเพื่อดูว่ายอดหนี้ใดถึงกำหนดวางบิล ซึ่ง อาจจะทำใบวางบิล เองหรือให้โปรแกรมทำให้อัตโนมัติ และมาบันทึกวันนัดชำระเงิน และพิมพ์รายงาน เพื่อดูว่า ใบวางบิลใดถึงกำหนดไปรับเงิน ก็ จะเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงินจากลูกหนี้ แต่ลูกหนี้บางรายไม่ต้องมี ขั้นตอนใบวางบิล หลังจากที่ได้รับชำระหนี้ อาจจะ เป็นเงินสดหรือเช็ค รวมถึงกรณีถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะ มาบันทึกรายละเอียดการรับเงิน ซึ่งมีขั้นตอนโดยทั่วไป ดังนี้ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 3


1. การติดตามหนี้จากลูกหนี้ การติดตามหนี้จะเริ่มจากการออกรายงาน เพื่อตรวจสอบยอดหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย แล้วทำการวาง บิลเพื่อนัดวันรับ ชำระเงิน แต่สำหรับลูกหนี้บางราย อาจใช้ใบส่งของที่บริษัทได้ให้ไปแล้วตั้งแต่ขั้นตอนการขาย สินค้า/บริการ มาใช้ในการจัดทํา เช็คจ่ายมายังบริษัทได้ โดยไม่ต้องให้บริษัทจัดทำใบวางบิลไปนัดรับชำระเงิน อีก สรุปเป็นขั้นตอนได้ ดังนี้ 1) พิมพ์รายงานเพื่อตรวจสอบยอดหนี้ค้างชำระของลูกหนี้แต่ละราย นอกจากนี้ยังมีรายงานอื่นๆ ที่ใช้ในการดูยอดหนี้ ครบชำระ 2) การทําใบวางบิลมี 2 แบบ คือ - จัดทําใบวางบิลอัตโนมัติ - จัดทําใบวางบิลด้วยตัวเอง 3) บันทึกวันที่ลูกหนี้นัดไปรับเงิน 4) พิมพ์รายงานใบวางบิลที่ครบกำหนดรับเงิน เป็นการสั่งพิมพ์รายงาน เพื่อไปรับชำระเงินจาก ลูกหนี้ ตามวันที่ถึง กำหนดรับชำระหนี้ สำหรับลูกหนี้ที่ไม่ต้องมีขั้นตอนใบวางบิล สามารถข้ามหัวข้อที่ 2) และ 3) ไปได้ 1.1 การสร้างใบวางบิลอัตโนมัติ 1.1.1 เข้าที่ ระบบลูกหนี้ ติดตามหนี้ สร้างใบวางบิลอัตโนมัติ 1.1.2 ใส่ค่าต่างๆครบแล้ว คลิกที่ปุ่ม OK โปรแกรมจะสร้างใบวางบิลให้ ถ้ามีรายการตามเงื่อนไข จากนั้น ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปดูรายการใบวางบิลได้ที่เมนู “จัดทำใบวางบิล” ภาพที่ 9-4 หน้าต่างระบุค่าต่างๆ เพื่อใช้จัดทำใบวางบิลอัตโนมัติ 4 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


อธิบายการบันทึกรายการ • ใส่รหัสหรือชื่อสาขาของบริษัท ที่จะให้สร้างใบวางบิล • ใส่เล่มใบวางบิลที่จะให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้อัตโนมัติ • ต้องการจัดทำใบวางบิล โดยระบุเป็นช่วงลูกค้า หรือเฉพาะลูกค้าเป็นรายๆ • เลือกช่วงรหัสของลูกค้า หรือช่วงรายชื่อลูกค้า หากเลือกลูกค้าเป็นรายๆ ให้เข้าไปเลือกลูกค้าโดย คลิกที่หน้าชื่อลูกค้าที่ต้องการ • ใส่วันที่ของเอกสารขายที่ค้างชำระ เช่น ต้องการวางบิลสำหรับ INVOICE ขาย ตั้งแต่วันที่ 1 -30 พฤศจิกายน 2557 โปรแกรมก็จะดึงเฉพาะรายการ ในช่วงวันที่ดังกล่าวมาจัดทำใบวางบิล • เลือกว่าจะสร้างใบวางบิลแบบใด 1. สร้างจาก INVOICE เฉพาะรายการที่ยังไม่เคยวางบิลมาก่อน 2. สร้างจาก INVOICE ทั้งหมด แม้จะเป็นรายการที่เคยทำใบวางบิลไปแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่รับใบ วางบิล ก็จะ สร้างใบวางบิลใหม่ โดยจะมีรายการ Invoice จากใบวางบิลเก่ามารวมกับรายการ ที่ท่าใหม่ในรอบนี้ • ต้องการให้โปรแกรมสร้างใบวางบิล โดยเรียงตามค่าใดในเอกสารขาย เช่น วันที่ของเอกสาร หรือ เลขที่ภายใน หรือ เลขที่อ้างอิงของเอกสาร • ใส่วันที่ของใบวางบิล • ใส่วันที่ที่นัดไปรับเงินจากลูกค้า • ต้องการกําหนดเครดิตเทอมเท่าใด โดยจะให้ใส่เครดิตเทอมที่ต้องการให้โปรแกรมคำนวณ วันที่นัด ชำระเงิน โดย คํานวณจากวันที่ไปวางบิลบวกด้วยเครดิตเทอมที่ใส่เข้ามา เมื่อเลือกค่าต่างๆ ครบแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม OK โปรแกรมจะสร้างใบวางบิลให้ ถ้ามีรายการตามเงื่อนไข ดังกล่าว จากนั้น ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปดูรายการใบวางบิลได้ที่เมนู จัดทำใบวางบิล 1.2 จัดทําใบวางบิล 1.2.1 เข้าที่ ระบบลูกหนี้ ติดตามหนี้ จัดทำใบวางบิล หรือ เปิด work flow ระบบลูกหนี้ ใบวางบิล 1.2.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทํางาน 1.2.3 เลือกเล่ม “ใบวางบิล” ที่จะใช้งาน 1.2.4 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มใบวางบิลใหม่ 1.2.5 บันทึกรายละเอียดของใบวางบิล เมื่อบันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ ตัวอย่างที่ 9-1 วันที่ 4/12/63 ออกใบวางบิล เลขที่ 001 เพื่อไปวางบิลลูกหนี้ชื่อ บริษัท นวัตกรรม ไทย จำกัด กำหนด ชำระเงิน 09/12/63 สำหรับเอกสาร ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขที่อ้างอิง SI0001/003 และใบลดหนี้/ใบกำกับ ภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขที่อ้างอิง SM0001/002 ทำการบันทึกรายการดังภาพ ที่ 9-5 ถึง 9.9 ตามลำดับ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 5


ภาพที่ 9.5 หน้าต่างการเข้าระบบลูกหนี้เพื่อบันทึกรายการใบวางบิล โดยใช้เมนู ภาพที่ 9-6 หน้าต่างการเข้าบันทึกรายการใบวางบิล โดยใช้ Work Flow ระบบลูกหนี้ ภาพที่ 9-7 หน้าต่างการเข้าบันทึกรายการใบวางบิล 6 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


ภาพที่ 9-8 หน้าต่างเลือกเอกสารที่จะใบวางบิล ภาพที่ 9-9 หน้าต่างบันทึกรายจะเขียนใบวางบิล อธิบายการบันทีกรายการส่วนหัว เล่ม เล่นของใบวางบิลที่เลือกเข้ามาทํางาน เลขที เลขที่ภายในของใบวางบิล ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ เลขที่อ้างอิง เลขที่อ้างอิงของใบวางบิล ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ วันที่ วันที่ของใบวางบิล โปรแกรมจะขึ้นวันที่ปัจจุบันของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่ รหัส/ชื่อ/ที่อยู่ลูกค้า ระบุรหัส หรือชื่อลูกค้าที่จะทำใบวางบิล พนง. เก็บเงิน ใส่รหัสพนักงานเก็บเงินที่ทําหน้าที่เก็บเงิน พนง. ขาย ใส่รหัสพนักงานขายที่ดูแลลูกหนี้รายนี้ เครดดิตเทอม ระบุเครดิตเทอมเพื่อใช้คำนวณวันครบกำหนดชำระเงิน การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 7


วันวางบิล ใส่วันที่จะไปวางบิล อาจจะไม่ใช่วันที่ของใบวางบิลก็ได้ วันนัดชำระเงิน โปรแกรมจําคํานวณวันนัดชำระเงิน จากวันวางบิลบวกด้วยเครดิตเทอม อธิบายส่วนรายการย่อย รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหัสประเภทเอกสารที่เลือกมาวางบิล เช่น SI คือ INVOICE ขาย เชื่อ, SM คือ ใบลดหนี้ขายเชื่อ เป็นต้น เล่มเอกสาร ระบุเล่มเอกสารของประเภทเอกสารที่ระบุใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้ เลขที่ ระบุเลขที่เอกสารของเล่มเอกสารที่ระบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้ ครบกําหนด โปรแกรมจะดึงวันที่ครบกำหนดที่เคยระบุไว้ในเอกสารนั้นมาให้ จํานวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินสุทธิ ในเอกสารที่เลือกไว้มาให้ ค้างชำระ โปรแกรมจะแสดงจํานวนเงินค้างชำระ ในเอกสารที่เลือกไว้มาให้ ยอดชำาระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินที่จะให้ลูกค้าชำระในครั้งนี้ ซึ่งโปรแกรมจะขึ้นจำนวนเงินที่ คงค้างเอกสารมาให้อัตโนมัติ 1.3 บันทึกวันที่นัดชำระ หลังจากไปวางบิลแล้ว ลูกหนี้อาจจะนัดให้ไปชำระเงินในวันที่ไม่ตรงกับที่เราเคยระบุในใบวางบิล จึงต้องกลับมาแก้ไข วันที่นัดชำระเงินให้ตรงกับที่ลูกหนี้นัดจริง โดยเข้าไปที่เมนู “จัดทำใบวางบิล” โดยเข้าไปที่ ใบวางบิลที่ต้องการ กดปุ่ม F2- แก้ไข และใส่วันที่นัดชำระเงินจากลูกหนี้ ที่ช่อง “วันที่นัดชำระเงิน” เมื่อบันทึก เสร็จให้กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการที่ แก้ไข ภาพที่ 9-10 หน้าต่างใบวางบิล เพื่อระบุวันนัดชำระเงิน 2. การรับชำระหนี้จากลูกหนี้ หลังจากได้รับการนัดชำระเงินตามใบวางบิลแล้ว เมื่อถึงกำหนดไปรับเงินจากลูกหนี้ โดยการพิมพ์ “รายงานใบวางบิลที่ ถึงกำหนดรับเงิน” มาตรวจสอบ และจัดเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงิน แต่สำหรับ ลูกหนี้บางรายไม่ต้องมีขั้นตอนใบวางบิล ก็จะพิมพ์ “รายงานลูกหนี้ถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบและใช้ จัดเตรียมใบเสร็จรับเงินได้ โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนการวาง บิล 8 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


2.1 บันทึกใบเสร็จรับเงิน กรณีขายสินค้า และรายละเอียดการรับเงิน 2.1.1 เข้าไปที่เมนู ระบบลูกหนี้ รับชำระหนี้ค่าสินค้า รับชำระหนี้ (พิมพ์ ใบเสร็จบเงิน) หรือ เปิด work flow ระบบ ใบเสร็จสินค้า 2.1.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทํางาน 2.1.3 เลือกเล่ม “ใบเสร็จรับเงิน” ที่จะใช้งาน 2.1.4 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 2.1.5 บันทึกรายละเอียดของใบเสร็จรับเงิน และรายการชำระเงิน 2.1.6 กดปุ่ม F10-SAVE เทียบรายการ ตัวอย่างที่ 9-2 วันที่ 9/12/63 ออกใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 003 ให้กับ บริษัท นวัตกรรมไทย จํากัด เพื่อชำาระหนี้ตาม เอกสารใบวางบิลและที่อ้างอิง SL0001/001 ให้ใช้เอกสารทุกใบวางบิลมาชำาระหนี้ครั้งนี้ โดยได้รับเช็คธนาคารธนชาติ สาขารามคำแหง เลขที่ 812210 ลงวันที่ 26/12/63 มูลค่า 50,000 บาท ทำการบันทึกรายการ ภาพที่ 9-11 ถึง 9-17 ตามลำดับ ภาพที่ 9-11 หน้าต่างการเข้าระบบลูกหนี้เพื่อบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน โดยใช้เมนู ภาพที่ 9-12 หน้าต่างการเข้าบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน โดยใช้ Work Flow ระบบลูกหนี้ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 9


ภาพที่ 9-13 หน้าต่างการเข้าบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน ภาพที่ 9-14 หน้าต่างส่วนบนใบเสร็จรับเงิน อธิบายการบันทีกรายการส่วนบน เล่มที่ เล่มร้องเอกสารที่เลือกร้าน เลขที่ เลขที่ของเอกสาร จะใส่เองหรือว่างไว้เพื่อให้โปรแกรม Running ให้เมื่อ SAVE เลขอ้างอิง เลขที่เพื่อใช้ในการอ้างกันเอกสารใบนี้ จะใส่เอง หรือว่างไว้เพื่อให้โปรแกรม Running ให้ก็ได้ วันที่ วันที่ในใบเสร็จรับเงิน รหัสลูกค้า ใส่รหัสลูกค้าใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้ ชื่อลูกค้า โปรแกรมจะแสดงชื่อลูกค้าที่เลือกไว้ ค้นใบวางบิล กรณีที่มีการสร้างใบวางบิลมาก่อนขั้นตอนการทำใบเสร็จรับเงิน การอ้างถึงใบวางบิล เพื่อเป็นการดี รายการใบวางบิลว่าได้รับชำระเงินแล้ว ให้เชือกใบวางบิลที่จะจัดหา ใบเสรีจรับเงิน ดังภาพที่ 9-14 แต่ถ้าไม่เคยจัดฟาโนวางบิล ให้ร้านช่องนี้ไปได้ แก้ไข้รายละเอียดอื่น ใส่ค่า X เพื่อเข้าไปบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติม ภาพที่ 9-15 หน้าต่างค้นใบวางบิล เพื่อมาทำใบเสร็จรับเงิน 10 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


ภาพที่ 9-16 หน้าต่างส่วนรายการย่อยและส่วนท้ายของใบเสร็จรับเงิน อธิบายการบันทึกส่วนรายการย่อย รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงเอกสารรหัสประเภทเอกสารที่เลือกมาวางบิล เช่น SI คือ INVOICE ขายเชื่อ SM คือ ใบลดหนี้ขายเชื่อเป็นต้น เล่มเอกสาร ระบุเล่มเอกสารของประเภทเอกสารที่ระบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้ เลขที่ ระบุเลขที่เอกสารของเล่มเอกสารที่ระบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้ ครบกําหนด โปรแกรมจะดึงวันที่ครบกำหนดที่เคยระบุไว้ในเอกสารนั้นมาให้ จํานวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินสุทธิ ในเอกสารที่เลือกไว้มาให้ ค้างชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงินค้างชำระ ในเอกสารที่เลือกไว้มาให้ ยอดชำาระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินที่จะให้ลูกค้าชำระในครั้งนี้ ซึ่งโปรแกรมจะขึ้นจำนวนเงินที่ คงค้างของเอกสารมาให้อัตโนมัติ อธิบายการบันทึกส่วนท้าย ยอดตัดชำาระ เป็นยอดเงินรวมที่ตัดชำระหนี้สำหรับใบเสร็จรับเงินใบนี้ บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย กรณีที่ลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ใส่ค่า Y เพื่อเข้าไปบันทึกรายละเอียดภาษีหัก ณ ที่จ่าย หักเงินมัดจํา กรณีมีเงินมัดจําที่เคยบันทึกไว้ เมื่อมีการอ้างถึง INVOICE ก็จะดึงรายการ เงินมัดจํามาให้อัตโนมัติ หัก ส่วนลด กรณีมีส่วนลดหน้างาน เช่น ให้ส่วนลดกับลูกค้าเพิ่มเติมจาก INVOICE ขาย หัก ภาษี มูลค่าของภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถ้ามีการบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไว้แล้วยอดเงินที่รับจริงจะลดลงไปเท่ากับยอดเงินภาษีหัก ณ ที่จ่าย บวก ดอกเบี้ย กรณีมีการคิดดอกเบี้ย เนื่องจากลูกหนี้ชำระเงินล่าช้า สามารถบันทึกมูลค่าดอกเบี้ยที่ ช่องนี้ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินสุทธิ ที่ควรจะได้รับจากลูกค้า การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 11


ภาพที่ 9-17 หน้าต่างรายละเอียดเอกสารธนาคาร (บันทึกรับเช็ค) อธิบายการบันทึกรายการเอกสารธนาคาร ประเภทเอกสารธนาคาร รหัสประเภทเอกสารชนาคาร (ดูได้จากสรุปประเภทกลาง นาคา) เป็นรายการฝาก/ถอน ใส่ค่า D ถ้าเป็นรายการรับหรือฝากเข้า (deposit) ใส่ค่า W ดำเนินรายการจ่ายหรือถอนออกจากบัญชี (withdrawal) เลขที่เช็ค/เอกสาร ใส่เลขที่เช็ดหรือเลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นๆ วันที่รับ-จ่ายเช็ค/เอกสาร ใส่วันที่รับจ่ายเช็ค หรือวันที่ของเอกสารธนาคารประเภทนั้นๆ วันที่เช็ค/เอกสาร DUE วันที่ที่เช็คหรือวันที่ที่เอกสารถึงกำหนด ผู้รับ/จ่าย (ไทย) ชื่อในเช็คที่เป็นชื่อภาษาไทย รหัสธนาคารของเช็ค รหัสธนาคารของเช็คหรือเอกสารใบนั้น ค้นหาโดยใช้ Hot Seek มูลค่าของเช็ดหรือเอกสาร ใบนั้น โปรแกรมจะดึงยอดเงินทีเคยมีการตัดชำระ มูลค่า ในใบเสร็จ/INVOICE/ใบสั่งอื่น มาแล้ว จะใช้ในกรณีที่มีการรับ 1 ใบ จากบิลเงินสดหรือใบสั่งชื้อหรือใบเสร็จหลายใบ คงเหลือ ยอดเงินในเช็คที่เหลือหลังจาก จ่ายจากรายการอื่นๆ มาก่อน 12 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


ตัดชำาระใบเสร็จ/INVOICE อื่นแล้ว เป็นยอดเงินของเช็คที่มีการตัดชำระแบบแบ่งการชำระเงินเป็นงวดๆ ด้วย INVOICE ใบอื่นก่อนแล้ว ชำระสําหรับเอกสารนี้ ยอดเงินในเช็คที่ตัดชำระสำหรับเอกสารใบนี้ กรณีที่เช็ค 1 ใบ จ่ายหลาย เอกสาร ยอดเงินตรงนี้จะเท่ากับยอดในเอกสารปัจจุบัน STEP ถ้าใส่ค่า ว่าง = ยังไม่ระบุเงินเข้าธนาคาร ถ้าใส่ค่า B = นำเช็คเข้าธนาคารแล้ว สถานะ จะระบุค่าในช่องนี้ได้ เมื่อระบุค่าในช่อง STEP = B แล้ว ถ้าใส่ค่า ว่าง = ยังไม่ระบุสถานะ ถ้าใส่ค่า P = เช็คผ่าน ถ้าใส่ค่า R = เช็คคืน สมุดบัญชีเงินฝาก จะระบุค่าในช่องนี้ได้เมื่อระบุค่าใน STEP = B แล้ว จะนำเช็คหรือเอกสารธนาคารรายการนี้ เข้าสมุดบัญชีเงินฝากได้ สรุปประเภทเอกสารธนาคาร รหัส รายละเอียด ตัวอย่างการใช้งาน CD บัตรเครดิต รายการบัตรเครดิต CHI รายการเงินสดรับ รับเงินสด (ไม่เกี่ยวกับยอดเงินในบัญชี) CHO รายการเงินสดจ่าย จ่ายเงินสด (ไม่เกี่ยวกับยอดเงินในบัญชี) CL ฝากโดยเช็คธนาคารอื่น เช็ครับของธนาคารอื่นที่ไม่ตรงกับธนาคารของสมุดบัญชี CW ถอนโดยเช็ค (เช็คจ่าย) เมื่อจ่ายเช็คจากสมุดบัญชีที่ระบุ HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครับ) เมื่อได้รับเช็ค (รอนำฝากเข้าบัญชีเงินฝาก) LC เล็ตเตอร์ออฟเครดิต รายการที่เป็นเล็ตเตอร์ออฟเครดิต TRD ฝากโดยการโอน โอนเงินเข้าบัญชีบริษัท TRW ถอนโดยการโอน โอนเงินจากบัญชีของบริษัท 2.2 บันทึกใบเสร็จรับเงิน กรณีให้บริการ มีการบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย 2.2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบลูกหนี้ รับชำระหนี้ค่าบริการ รับชำระหนี้ (พิมพ์ ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี) หรือ เปิด work flow ระบบลูกหนี้ ใบเสร็จบริการ 2.2.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน 2.2.3 เลือกเล่น “ใบเสร็จรับเงิน” ที่จะใช้งาน 2.2.4 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 2.2.5 บันทึกรายละเอียดของใบเสร็จรับเงิน และรายการนําระเงิน 2.2.6 กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้13


ตัวอย่างที่ 9-3 วันที่ 25/12/63 ออกใบเสร็จรับเงินค่าบริการติดตั้งระบบ ให้กับ บมจ.สยามเทค เลขที่ 001 เพื่อชา ระใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ เลขที่ 50001/001 ถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ตามอัตราที่ถูกต้องได้รับชำระเป็นเช็ค ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาดุสิต 1 ฉบับ นาที 661122 ลงวันที่ 05/01/63 ทําการบันทึกรายการที่ 9-18 ถึง 9-22 ตามลำาดับ ภาพที่ 9-18 หน้าเพื่อเข้าไปบันทึกใบเสร็จรับเงิน/ใบกับภาษี งานบริการ โดยใช้เมนู ภาพที่ 9-19 หน้าต่างเพื่อเข้าไปบันทึกเร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี งานบริการ โดยใช้ Work Flow ภาพที่ 9-20 หน้าต่างเพื่อเข้าไปเพิ่ม/แก้ไข ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี งานบริการ 14 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


ภาพที่ 9-21 หน้าต่างบันทีกรายการใบเสจร็บเงิน/ใบกำกับภาษี งานบริการ ภาพที่ 9-22 หน้าต่างบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 15


อธิบายการบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประเภทเอกสารหัก ณ ที่จ่าย โปรแกรมจะขึ้นประเภทเอกสารที่ค้นได้ เอกสารภายในเล่มที่ ใส่เล่มที่ของประเภทเอกสารที่เลือกเข้ามาทำงาน เลขที่ ใส่เลขที่ของเล่มที่เลือกเข้ามาทํางาน เลขที่อ้างอิง ใส่เลขที่อ้างอิงของใบภาษี วันที่ ใส่วันที่ ที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ชื่อผู้หัก/ผู้ถูกหักภาษี ใส่ชื่อผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่อยู่ (บรรทัด 1,2,3) ใส่ที่อยู่ของผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ใส่เลขประจำตัวผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งถ้าเคยบันทึกไว้แล้วที่ฐานข้อมูล ของผู้จำหน่ายรายนี้ โปรแกรมจะดึงค่ามาให้เอง ประเภทเงินได้ ใส่รายละเอียดประเภทเงินได้ที่ทำให้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย จํานวนเงินได้ ใส่จํานวนเงินที่จะใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย อัตราภาษี ใส่อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยใส่เป็นเปอร์เซ็นต์ ยอดสําหรับใบเสร็จนี้ กรณีที่รวบรวมหลายใบเสร็จหรือหลายบิลเงินสด เพื่อทำการออกใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดงบิลเงินสด ที่ได้ตัดยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไปแล้ว โดยยอดรวมของทุก ใบเสร็จต้องไม่เกินมูลค่าภาษีทั้งใบ รวมมูลค่าภาษีทั้งใบ มูลค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย ของใบนี้ 16 จัดทำโดย ครูกฤษณา จูดสังข์


Click to View FlipBook Version