VIET HAY KHONG KHO_đọc thử

Viết hay không khó

HBR GUIDE TO BETTER BUSINESS WRITING
Original work copyright © 2012 Bryan A. Garner
All rights reserved.
Published by arrangement with Harvard Business Review Press

VIẾT HAY KHÔNG KHÓ
Bản quyền tiếng Việt © Công ty Cổ phần Sách Alpha, 2018

Alpha Books – Thương hiệu sách Quản trị kinh doanh số 1 thị trường,
thuộc Công ty Cổ phần Sách Alpha – thành viên của Alpha Publishing Group.

Alpha Books tiên phong mang tới cho doanh nghiệp, doanh nhân và người lao động
nguồn tri thức về quản trị kinh doanh mới nhất, hiện đại nhất, tiên tiến nhất của thế giới.
Alpha Books tiếp tục mở mở rộng chủ đề, nội dung và chất lượng sản phẩm, hướng tới
việc xuất bản Giáo trình đại học hiện đại, các ấn phẩm của Harvard Business Press, sản
xuất và kinh doanh dữ liệu và tri thức số cho doanh nghiệp…
Alpha Books – Tri thức là sức mạnh.

Không phần nào trong xuất bản phẩm này được phép sao chép hay phát hành dưới bất
kỳ hình thức hoặc phương tiện nào mà không có sự cho phép trước bằng văn bản của
Công ty Cổ phần Sách Alpha. Chúng tôi luôn mong muốn nhận được những ý kiến đóng
góp của quý vị độc giả để sách ngày càng hoàn thiện hơn.

Biên mục trên xuất bản phẩm của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Garner, Bryan A.
Viết hay không khó = Better business writing / Bryan A. Garner. ; Khánh Hoà dịch. - H. :
Công Thương ; Công ty Sách Alpha, 2021. - 176tr. ; 21cm. - (HBR guide to)(Kỹ năng quản
lý chuyên sâu dành cho người tự học)
ISBN 9786043116410

1. Kĩ năng viết 2. Kinh doanh
808.06665 - dc23
COM0109p-CIP

Góp ý về sách, liên hệ về bản thảo và bản dịch: [email protected]
Liên hệ hợp tác về nội dung số: [email protected]
Liên hệ hợp tác xuất bản & truyền thông trên sách: [email protected]
Liên hệ dịch vụ tư vấn, đại diện & giao dịch bản quyền: [email protected]

2-



Khánh Hòa dịch
Tái bản lần thứ hai

Viết hay không khó
BAN CỐ VẤN
Đàm Bích Thủy - Võ Trí Thành - Nguyễn Đức Thành - Bùi Kim Thùy
Hà Thu Thanh - Đỗ Hòa - Vũ Tú Thành - Đậu Anh Tuấn - Nguyễn Danh Nguyên
ĐỘI NGŨ TRIỂN KHAI ALPHA BOOKS
Phụ trách xuất bản: Khuyên Trần
Điều phối viên: Hoài Thương
Thiết kế bìa: Mạnh Cường
Trình bày: Vũ Lê Thư
Thư ký xuất bản: Thủy Nguyễn

4-

Mục lục

Lời giới thiệu: Tại sao bạn cần phải có kỹ năng viết tốt?...........9

PHẦN MỘT
TRÌNH BÀY SÚC TÍCH VÀ RÕ RÀNG
Viết để làm gì?...........................................................................17
Viết cho ai?................................................................................22
Viết như thế nào? Bốn công đoạn viết.....................................28
Trước khi viết,
ghi lại ba điểm chính trong ba câu hoàn chỉnh.........................34
Viết tốc độ.................................................................................42
Trau chuốt từ ngữ.....................................................................45
Sử dụng bảng biểu ..................................................................52

PHẦN HAI
PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG
Luôn luôn rõ ràng......................................................................56
Học cách tóm tắt chính xác......................................................62
Không lãng phí từ ngữ..............................................................66
Viết giản dị, tránh thuật ngữ kinh doanh...................................71

-5

Mô tả sự kiện theo trình tự thời gian........................................80
Viết mạch lạc.............................................................................85
Viết đúng ngữ pháp..................................................................91
Tham vấn đồng nghiệp...........................................................101

PHẦN BA
ĐỪNG LÀM NGƯỜI ĐỌC MẤT HỨNG
Đừng khiến người đọc buồn ngủ............................................107
Chú ý đến ngữ điệu................................................................116

PHẦN BỐN
NHỮNG LOẠI VĂN BẢN PHỔ BIẾN TRONG KINH DOANH
E-mail......................................................................................122
Thư tín kinh doanh..................................................................131
Biên bản ghi nhớ và báo cáo..................................................151
Bản đánh giá công việc...........................................................159

6-

Bộ sách HBR Guide

Hãy trang bị cho mình những lời khuyên cần thiết để
thành công trong công việc từ thương hiệu được tin
cậy nhất trong lĩnh vực kinh doanh: tạp chí Harvard
Business Review (HBR). Đúc kết những bí quyết hành
động thiết yếu nhất từ các chuyên gia hàng đầu, bộ
sách HBR Guide (Kỹ năng quản lý chuyên sâu dành cho
người tự học) sẽ mang đến cho bạn lời giải thông minh
cho hầu hết những thách thức công việc áp lực nhất.

-7

Bộ sách HBR Guide
gồm có

1. Viết hay không khó
2. Chắp cánh ý tưởng kinh doanh
3. Kèm cặp nhân viên
4. Tài chính dành cho sếp
5. Làm đúng việc
6. Quản lý sếp và đồng cấp
7. Giải tỏa áp lực
8. “Chính trị” nơi công sở
9. Trình bày thuyết phục
10. Đưa dự án đến thành công

8-

Lời giới thiệu
Tại sao bạn cần phải có kỹ
năng viết tốt?

Có thể bạn nghĩ mình không cần lo lắng về kỹ năng
viết của mình, chỉ cần đủ dùng là được. Suy nghĩ đó
thật ra rất nguy hiểm. Cấp trên, đồng nghiệp, nhân
viên, khách hàng, đối tác hay bất kỳ ai mà bạn giao tiếp
đều sẽ đánh giá con người bạn qua văn phong của bạn.
Nếu cách hành văn của bạn thiếu logic và cẩu thả, họ
có thể nghĩ con người bạn cũng vậy. Và nếu bạn không
thể thuyết phục họ lưu tâm đến thông điệp của mình
thì tất nhiên họ sẽ không màng đến. Thậm chí họ còn
quyết định sẽ không hợp tác với bạn.

Một số người nói chuyện này chẳng có gì to tát.
Có thể họ là người tự mãn hoặc nghĩ rằng quan trọng
là ý tưởng chứ không phải cách trình bày. Nhưng thật
ra cách trình bày mới là yếu tố giúp ý tưởng được chú

-9

Viết hay không khó

ý, giúp chúng được mọi người biết đến. Vì vậy không
nên nhầm lẫn, kỹ năng viết rất quan trọng.

Những người viết dở sẽ tạo ra một rào cản giữa
bản thân với người đọc, ngược lại những người viết tốt
sẽ giúp họ kết nối với độc giả, mở mang tầm nhìn và
đạt được thành công.

Chỉ cần một vài từ ngữ để tạo ấn tượng mạnh
(theo chiều hướng tốt lẫn xấu). Hãy đọc bốn đoạn văn
dưới đây, trong đó có hai đoạn sẽ đạt được hiệu quả và
hai đoạn còn lại thì không. Thử xem bạn có thể phân
biệt được hay không nhé:

1. Trong bối cảnh kinh tế như hiện nay, một số
người có thể cho rằng tình trạng khó khăn trong
thị trường việc làm sẽ tạo thuận lợi cho việc
tuyển dụng và duy trì nhân viên mới. Tuy nhiên,
các nhà kinh doanh lại cho rằng nó chẳng có ích
lợi hay ảnh hưởng tích cực gì cho nhân viên của
họ, những người đứng ở vị trí cuối cùng trong
dây chuyền nhân lực.

2. Trong thị trường việc làm hiện nay, bạn có thể
nghĩ rằng việc thuê một nhân viên mới sẽ dễ
dàng. Nhưng nhiều nhà kinh doanh vẫn đang
chật vật kiếm người.

3. Ý tưởng về việc thưởng hàng nghìn đô-la cho
những người nổi tiếng thường xuyên sử dụng

10 -

Lời giới thiệu

mạng xã hội để giới thiệu cho các công ty là một
cú đánh mạnh cho truyền thông. Nhưng ngày
càng có nhiều doanh nghiệp dành quỹ của công
ty chi cho các hoạt động như thế.

4. Việc trả hàng nghìn đô-la cho người nổi tiếng
để có được 140 chữ giới thiệu về công ty của bạn
trên Twitter của họ nghe có vẻ điên rồ nhưng
ngày càng nhiều doanh nghiệp đang sử dụng
phương pháp đó.

Bạn có thể nhận ra sự khác biệt không? Chắc chắn
là có rồi. Ví dụ thứ 1 và thứ 3 dài dòng và rườm rà.
Câu cú phức tạp và đôi khi làm lệch ý. Còn đoạn thứ 2
và thứ 4 đều dễ hiểu, ngắn gọn, nói thẳng vào vấn đề,
không làm lãng phí thời gian của người đọc.

Như vậy bạn có thể nhận ra rằng, kỹ năng viết
giúp cho công việc suôn sẻ hơn và tin tôi đi, bạn có thể
luyện tập để nâng cao kỹ năng viết. Có thể bạn nghĩ
viết lách là việc vô cùng phiền phức. Nhiều người cũng
nghĩ thế. Nhưng có những phương pháp chắc chắn
giúp bạn giảm bớt nỗi lo âu và nhọc nhằn đó mà bạn sẽ
tìm được trong cuốn sách này. Kèm theo đó là các ví dụ
(từ các tài liệu thật nhưng giấu nguồn) trước và sau khi
áp dụng các công thức này.

Kỹ năng viết không phải là món quà trời cho,
cũng như nhiều kỹ năng khác, bạn phải trau dồi và

- 11

Viết hay không khó

tu dưỡng thì mới có. Bất cứ một người có khả năng
vận động bình thường nào cũng có thể học cách ném
bóng rổ hay đánh trúng quả bóng golf. Một người bình
thường bất kỳ nào cũng có thể học chơi thành thạo một
nhạc cụ. Và nếu bạn đã đọc đến đây, bạn cũng có thể
học cách nâng cao kỹ năng viết nhờ một vài hướng dẫn.

HÃY NGHĨ MÌNH LÀ MỘT TÁC GIẢ CHUYÊN NGHIỆP

Nếu bạn sử dụng các phương thức liên quan đến viết
lách (thư điện tử, bảng kế hoạch, bản báo cáo) để phục
vụ cho công việc của mình thì bạn chính là một tác giả
chuyên nghiệp. Có thể nói, bạn cùng nhóm với các nhà
báo, đại lý quảng cáo hay tác giả sách. Cũng có nghĩa
là thành công của bạn phụ thuộc vào cách bạn viết và
cách nó ảnh hưởng đến độc giả như thế nào. Vì thế bạn
nên trình bày càng tinh tế càng tốt.

Dưới đây là một ví dụ quen thuộc. Câu chuyện
này có nhiều phiên bản khác nhau, địa điểm được thay
đổi và được kể với nhiều cách khác nhau.

Có một người đàn ông mù ngồi trong công viên, trên
cổ treo một tấm bảng với chữ viết nguệch ngoạc “TÔI
BỊ MÙ” và một cái cốc nhỏ trước mặt. Một người làm
nghề viết quảng cáo đi ngang, nhìn vào cái cốc chỉ đầy
3/4 và nói: “Thưa ông, tôi có thể thay cái bảng này
giúp ông không?”. “Nhưng đây là bảng của tôi. Và em

12 -

Lời giới thiệu

gái tôi đã viết theo ý tôi”, người đàn ông trả lời. “Tôi
hiểu. Nhưng tôi nghĩ tôi có thể giúp ông. Hãy để tôi ghi
vào phía sau, nếu thích ông có thể thử.” Người đàn ông
mù hơi lưỡng lự nhưng cuối cùng cũng đồng ý. Trong
vòng hai tiếng, tiền giấy và xu được bỏ đầy cốc. Khi
một người qua đường dừng lại và cho tiền, người đàn
ông mù nói: “Xin chờ một chút, cho hỏi tấm bảng của tôi
ghi gì thế?”. “Chỉ có vài từ thôi,” người qua đường trả
lời: “Trời thì đương xuân, còn tôi thì bị mù.”
Đó là minh chứng cho việc cách bạn trình bày
quan trọng như thế nào.

HÃY ĐỌC KỸ ĐỂ CHỌN MỘT PHONG CÁCH VIẾT

Để diễn đạt bản thân một cách rõ ràng và thuyết phục,
bạn cần phải nâng cao một số yêu cầu:

• Tập trung chủ yếu vào lý do bạn viết và nhu cầu
của người đọc.

• Cố gắng sử dụng những từ ngữ đơn giản nhất để
diễn tả ý tưởng chính xác nhất.

• Phải có khả năng “cảm” các thành ngữ một cách
tự nhiên.

• Tránh dùng các thuật ngữ chuyên môn và mang
tính thương mại.

- 13

Viết hay không khó

• Biết đánh giá và chọn từ ngữ đúng với hoàn cảnh.

• Một đôi tai để lắng nghe.

Làm cách nào để đạt được các yêu cầu trên? Hãy
bắt đầu bằng cách để ý bất cứ những gì bạn đọc, xem
chúng có tuân thủ theo những nguyên tắc ấy không.
Đọc chậm lại một chút để học hỏi từ những người
chuyên nghiệp. Đây không phải là việc nhà và tất nhiên
không nên để dành lại sau một ngày dài làm việc mệt
mỏi. Chỉ cần dành ra một vài phút trong giờ cà phê
sáng hay giữa lúc nghỉ giải lao và đọc thật chú tâm.
Hãy tìm một tài liệu mà bạn thấy thích hoặc những ấn
phẩm, tạp chí có nhiều bài viết hay.

Nếu có thể, đọc to ít nhất một tin tức mỗi ngày
như các phát thanh viên (đúng vậy, theo đúng nghĩa
đen của từ đọc to). Hãy đọc có cảm xúc. Chú ý các dấu
chấm câu, ngắt, nghỉ giữa các đoạn, các ý, xuống dòng.
Những thói quen này sẽ giúp nuôi dưỡng khả năng
đánh giá các kỹ năng mà bạn đang cố gắng đạt được.

NHẬN RA GIÁ TRỊ

Một bức thư hay e-mail không rõ ràng sẽ cần một cuộc
gặp mặt hay nói chuyện trực tiếp để giải thích thêm
cũng như làm sáng tỏ sự hiểm lầm. Nó sẽ làm tiêu hao
nguồn nhân lực và thiện chí của công ty. Diễn đạt rối

14 -

Lời giới thiệu

rắm và lý luận kém sẽ dẫn đến một quyết định sai lầm.
Một bản báo cáo lằng nhằng có thể vô tình che đi các
thông tin chính khiến người đọc bỏ qua các nội dung
quan trọng. Một bản đề xuất không mềm mỏng sẽ bị
gạt bỏ và bị chìm vào quên lãng. Trước khi trình bày
đề xuất cho khách hàng quan trọng mà nội dung còn
chưa đâu vào với đâu thì chỉ làm tốn thời gian phải viết
lại toàn bộ vào giờ phút cuối cùng mới được cấp trên
thông qua, do vậy cơ hội thành công sẽ giảm xuống vì
khâu chuẩn bị cập rập, không chỉn chu.

Những điều đó làm tiêu tốn thời gian và khiến
lợi nhuận giảm sút. Nhưng bạn hoàn toàn có thể dùng
kỹ năng viết rõ ràng và ngắn gọn để tránh rơi vào tình
trạng đó. Đây không phải là bí quyết gia truyền, huyền
ảo hay mơ hồ gì cả. Đây là một công cụ kinh doanh cần
thiết. Hãy trau dồi kỹ năng viết, rồi bạn sẽ đạt được
những kết quả mình theo đuổi.

- 15

PHẦN MỘT

Trình bày
súc tích
và rõ ràng

16 -

Viết để làm gì?

Có nhiều người đặt bút viết mà không biết viết để làm
gì. Kết quả là người đọc không hiểu họ nên tập trung
vào đâu và nên làm gì với thông điệp đó. Quan trọng
là trước khi viết, bạn phải biết rõ mình viết để làm gì.
Bạn muốn kết quả thế nào? Chẳng hạn như bạn muốn
thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng kinh doanh?
Hay yêu cầu ngưng việc sử dụng thương hiệu của mình
mà không xin phép? Hay một cuộc hẹn đến công ty?

Hãy trình bày thuyết phục và rõ ràng về mục đích
mà bạn muốn đạt được. Với mỗi câu viết ra phải tự hỏi
nó có giúp bạn tiến gần đến mục đích ấy không. Nhờ
đó mà bạn sẽ tìm được từ ngữ diễn đạt hiệu quả thông
điệp của mình.

CÁC ĐOẠN MẪU THEO TỪNG CHỨC NĂNG

Ví dụ, tòa nhà văn phòng làm việc của bạn được tu sửa
phần cửa và toàn bộ tầng một. Nhưng cố vấn của bạn

- 17

Viết hay không khó

lại nói rằng, người chủ tòa nhà đã vi phạm Điều Luật về
Người khuyết tật ở Mỹ (ADA). Chẳng hạn như, không
có lối đi dành cho xe lăn hay cửa tự động trong tòa nhà.
Bạn quyết định sẽ viết một lá thư gửi cho chủ tòa nhà.
Nhưng tại sao bạn lại viết? Câu trả lời sẽ quyết định nội
dung và giọng văn mà bạn sẽ viết. Hãy xem xét ba mẫu
thư dưới đây:

Mẫu 1:

Là bạn tốt của chủ tòa nhà nhưng vì quyền lợi của
nhân viên và khách hàng, bạn nghĩ phải tuân theo đạo
luật trên. Mục đích: biết rõ thêm thông tin. Giọng
văn: nhẹ nhàng.

Kính gửi Ann,
Tiền sảnh mới nhìn rất tuyệt. Chúng tôi và mọi người
trong tòa nhà có thể chào đón khách ở đây thì không
còn gì bằng. Cảm ơn vì đã đảm nhận việc tu sửa.
Nhưng hình như việc tu sửa vẫn chưa xong phải không?
Tôi vẫn chưa thấy phần dành cho xe lăn như theo luật.
Có lẽ tôi hơi nóng vội, phần đó vẫn chưa bắt đầu đúng
không? Hãy cho tôi biết nhé.
Hẹn bữa nào cùng ăn trưa nhé.
Chúc mọi điều tốt lành!

18 -

Viết để làm gì?

Mẫu 2:

Bạn có quan hệ tốt với chủ tòa nhà, nhưng về nguyên
tắc, bạn không muốn làm trong một tòa nhà vi phạm
luật ADA. Bạn cũng có những nhân viên khuyết tật và
bạn muốn mọi thứ làm theo đúng luật. Mục đích: yêu
cầu sửa chữa. Giọng văn: thẳng thắn hơn.

Kính gửi Ann,
Tôi ở bên công ty Bergson, chúng tôi rất vui mừng khi
cô đã tu sửa lại tầng một và khiến nó trở nên bắt mắt
đối với cả người thuê lẫn khách hàng. Tuy nhiên, khu
vực này có một vấn đề nhỏ là thiếu đường dốc cho xe
lăn và cửa tự động dành cho các nhân viên cũng như
khách hàng khuyết tật theo như quy định trong luật
pháp của liên bang. Nếu cô đang lập kế hoạch cho
phần đó thì vui lòng báo cho chúng tôi biết.
Còn nếu đây là sự sơ suất, bên cô có thể đảm bảo
phần đường dốc cho xe lăn và cửa tự động có thể bắt
đầu thi công trong vòng 60 ngày được không? Nếu
không, chúng tôi có nghĩa vụ báo cáo lên Tòa nhà Ủy
Ban Vermont, bên cô có thể sẽ chịu phạt không nhẹ,
nhưng chúng tôi biết rằng bên cô cũng muốn tuân thủ
theo đúng quy định pháp luật.
Thân.

Mẫu 3:

Bạn đã từng có vấn đề tương tự với chủ tòa nhà và bạn
đã tìm ra một nơi khác tốt hơn để đặt văn phòng. Mục

- 19

Viết hay không khó

đích: chấm dứt hợp đồng. Giọng văn: cứng rắn nhưng
không cạn tình.

Kính gửi Cô Reynolds,
Bốn tuần trước, cô đã hoàn thành việc tu sửa tầng một
của tòa nhà. Phải chăng cô đã không bàn bạc với cố
vấn luật pháp? Bên cô đã vi phạm Điều Luật về Người
Khuyết Tật ở Mỹ (ADA) cũng như luật pháp bang vì
không xây dựng dốc dành cho xe lăn và cửa tự động
dành cho người khuyết tật. Bởi vì từ khi hoàn thành
việc tu sửa đến nay đã bốn tuần, nên chúng tôi được
quyền chấm dứt hợp đồng thuê theo điều luật của
bang. Lá thư này sẽ được xem như thông báo chính
thức trước 30 ngày của chúng tôi.
Mặc dù tin rằng việc sơ suất này là không cố ý, nhưng
chúng tôi hy vọng bên cô sẽ thông cảm cho lý do
chúng tôi không thể ở lại và có kế hoạch chuyển đi.
Chúng tôi hy vọng vẫn có thể giữ liên lạc với cô dù đã
chuyển đi.
Thân.

Cả ba lá thư này được viết khác nhau vì bạn viết
với mục đích khác nhau. Hãy tập trung vào phản ứng
của người đọc mà bạn muốn tạo ra. Bởi thứ bạn muốn
là kết quả. Hãy xem ngay cả lá thư cứng rắn nhất (mẫu
3) vẫn giữ được giọng văn lịch sự để thể hiện thiện chí.
Hãy nhớ không cần thiết phải tạo ra sự thù địch.

20 -

Viết để làm gì?

TÓM LƯỢC

• Hãy xem xét mục đích của bạn và người đọc trước
khi viết và hãy để cuốn sách này hướng dẫn bạn
nên viết gì và viết như thế nào.

• Thể hiện đơn giản vấn đề và mong muốn của bạn.
• Luôn giữ mục tiêu sau trong đầu: đừng phá hủy

sự cố gắng của bạn bằng giọng văn thù địch hay
quá đáng.

- 21

Viết cho ai?

Giao tiếp là một bài thực hành hai chiều. Nếu không
biết chút nào về người đọc hay tâm lý chung của họ thì
ý tưởng của bạn khó được thông qua. Mục tiêu và thứ
tự ưu tiên của họ là gì? Họ phải đối mặt với những áp
lực nào? Động lực của họ là gì?

TÔN TRỌNG THỜI GIAN QUÝ BÁU CỦA NGƯỜI ĐỌC

Bạn cần nhận ra tất cả các đối tác đều có những vấn đề
quan trọng dưới đây:

• Họ rất bận rộn.
• Họ không có nghĩa vụ phải đọc những gì bạn viết.
• Nếu bạn không nhanh chóng đề cập đến vấn đề

muốn nói, họ sẽ lơ bạn, giống như lúc bạn không
quan tâm đến những lá thư dài dòng và lan man.
• Chỉ cần gặp một khó khăn dù nhỏ nhất trong quá
trình tìm hiểu bạn, họ sẽ dừng lại và không nghĩ
nhiều về bạn nữa.

22 -