The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.

Resep Cespleng Memanfaatkan Jurus Tersermbunyi Access

Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by Perpus Kota Semarang, 2018-10-30 19:08:29

Resep Cespleng Memanfaatkan Jurus Tersermbunyi Access

Resep Cespleng Memanfaatkan Jurus Tersermbunyi Access

PENERBIT ANDI ®

~m G1 CE

RESEP CESPLENG

MEMANFAATKANJURUS
TERSEMBUNYI ACCESS

RESEP CESPLENG

MEMANFAATKAN)URUS
TERSEMBUNYI ACCESS

FIRRAR LITDIRARTATMO

PENERBIT ANDI YOGYAKARTA

Resep Cespleng Memanfaatkan Jurus Tersembunyi ACCESS
Oleh: Firrar Utdirartatmo

Hale Cipta <fJ 2006 pada Penulis.

Editor : Fl. Sigit Suyantoro

Setting : Alek

Desain Cove : Yohanes D. Jati Pumonw

Korektor : Suci Nurasih/ Aktor Sadewa

Hale Cipta dilindWJgi undang-undww.
Dilarang memperbanyale atau memindahkan sebagian atau
seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun. baik secara elektronis
maupun mekanis. tennasuk mel1!fotocopy. merekam atau dengan
sistem penyimpanan lainnya. tanpa izin tertulis dari Penulis.

Penerbit:
C. V AND/ OFFSET (Penerbit AND/}
Jl. Beo 38-40, Telp. (0274) 561881 (HunlillfJ}, Fax. (0274) 588282
Yogyakarla 55281

Percetalew1:
AND/ OFFSET
Jl. Beo 38-40, Telp. (0274) 561881 (Hunting}, Fax. (0274) 588282
Yogyalearta 55281

Perpustakaan Nasional: Katalog dalam Terbitan

Utdirartatmo, Firrar
Resep Cespleng Memanjaatkan Jurus Tersembunyi

ACCESSI Firrar Utdirartatmo:
- Ed. 1.- Yogyakart.a: AND/,

09 - 08 - 07
xvi + 144 hlm .; 12 x 19 Cm.
10 9 8 7 6 5 4 3 2

ISBN: 979 - 763 - 595 - 3
I. Judul
1 Microsojt Access ( Program Komputer)

DDC'21:005.437.69

'l(jta 6isa mempeCajari sesuatu,
6aftksm tfari meref(g.
yang titfa.K;_mau

6er6agi pengetahuan sek;p[ipun

KATA PENGANTAR

Di sini kita akan melakukan semacam tweaking dalam cara kita
memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia dalam Access. Sebelum-
nya mungkin kita kurang menyadari solusi yang bisa dihasilkan
pada sejumlah kasus yang sering kita temui.

Sebagian besar tip dan trik dalam buku ini berlaku pada Access
2000/XP/2002/2003 ke atas, meski sejumlah trik bisa juga
diterapkan pada Access versi sebelumnya (95/97).

Banyak mekanisme drag & drop yang ternyata cukup efisien
untuk bermacam aksi, termasuk membuat sejumlah manipulasi
tampilan pada form dan report. Ada banyak shortcut keyboard,
klik kanan mouse, maupun menu cepat yang siap membantu
Anda. Tersedia pula sejumlah tip saat Anda berurusan dengan
module dan mengerjakan kode di dalamnya, serta bagaimana
"bermain-main" dengan bermacam tipe control.

Dalam menangani banyak objek pada database Anda memer-
lukan cara yang lebih efisien, misal dalam hal navigasi antar
objek, membuat shortcut dan pengelompokan objek. Terdapat
bermacam cara untuk melakukan sorting dan filtering data. Kita
bisa memproteksi sejumlah hal untuk mencegah kesalahan user.

Intinya adalah menemukan cara yang lebih cepat, lebih mudah,
dan lebih nyaman untuk mengerjakan sesuaru.

Penulis mengucap syukur pada Tuhan dan menghaturkan te-
rima kasih atas segenap doa sepenuh hati Ibunda Mutrarsi dan
Ayahanda Firngadi. Yang terpenting bukanlah melakukan hal-

VI RESEP CESPLENC MEMANFAATI<AN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

hal besar tetapi melakukan hal-hal kecil dengan cinta yang
besar.
Yogyakarta, Agustus 2006

DAFTARISI

KATA PENGANTAR -- V
DAITAR lSI --VII

BAGIAN I : TABEL DAN QUERY --1
1. Mempercepat pembuatan tabel dengan
setting field -- 1
2. Memakai alias untuk mengubah nama tabel
dalam query -- 1
3. Cara cepat mengubah nama tabel dalam
query-- 3
4. Import query sebagai tabel -- 4
5. Append rekord dengan mudah -- 5
6. Copy rekord dengan cepat --6
7. Melihat field yang berkaitan dalam suatu
query --7
8. Update data ke nilai field default -- 8
9. Cara cepat menambahkan objek ke query
grid-- 8
10. Menghapus dan menambahkan
subdatasheet view -- 8
11. Periksa dulu sebelum menjalankan action
query-- 10
12. Menyimpan filter sebagai query-- 11
13. Sorting multiple field dengan advanced
filter-- 12

VIII _ _ RESEP CESPLENC MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNVI ACCESS

14. Drill down ke detail dengan PivotTable
view -- 14

15. Masalah penggunaan wildcard pada query
SQL -- 16

16. Rename field tabel pada Datasheet
view-- 16

17. Menemukan sumber tabellink dengan
cepat -- 17

18. Mengganti nilai field dengan nilai
default -- 18

19. Berpindah kolom pada Datasheet view-- 19
20. Freeze kolom pada Datasheet view -- 19
21. Sorting data dengan multiple field dalam

Datasheet view -- 20
22. Menghilangkan hasil ganda dari query -- 22
23. Edit field memo -- 22
24. Melakukan undo edit rekord -- 23
25. Pencarian rekord -- 23
26. Tabel dan field dalam query -- 24
27. Menampilkan field sorting di tempat

lain-- 24
28. Menemukan semua rekord bulan ini -- 25
29. Menampilkan nilai tertinggi atau terendah

pada hasil query -- 25
30. Mengubah judul kolom pada hasil

query --27
31. Mengapa kita memerlukan index?-- 28

DAFTAR ISI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ IX

32. Mengubah starting value pada field
AutoNumber -- 29

33. Menghapus rekord ganda dari tabel -- 29
34. Bermain dengan tanggal -- 31
35. Menghemat waktu dengan nilai

default-- 31
36. Menemukan sel kosong -- 32
37. Cara memilih data dengan cepat -- 33
BAGIAN II : FORM DAN REPORT -- 35
1. Melihat layout report dengan cepat -- 35
2. Membuat field baru dalam Datasheet

view-- 35
3. Cara cepat resize form -- 37
4. Mengubah property kontrol dalam Form

view-- 38
5. Mengetahui ukuran suatu kontrol -- 39
6. Membuat subform dan subreport dengan

cepat --40
7. Memilih kontrol yang diinginkan dalam

Design view -- 42
8. Memposisikan judul report di tengah -- 42
9. Format mask entry untuk text box-- 43
10. Display data berulang sekali saja -- 44
11. Disable confirmation dialog box-- 44
12. Grouping date-- 45
13. Memakai ampersand dalam Caption

kontrol -- 46

X_ _ RESEP CESPLENC MEMANFAATI<AN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

14. Menempatkan kontrol di tempat yang
"diinginkan" -- 47.

15. Berpindah dari subform ke main form-- 48
16. Mempercepat design dengan grouping

kontrol -- 48
17. Mengubah tipe kontrol dengan cepat --49
18. Print raw data-- 50
19. Mendasarkan report baru dari form yang

sudah ada -- 51
20. Mempertahankan format tampilan dengan

snapshot -- 51
21. Mencegah user tab ke rekord

berikutnya -- 53
22. Membuat custom AutoFormat -- 54
23. Menentukan property default untuk suatu

kontrol -- 55
24. Konfigurasi urutan tab form-- 56
25. Memakai tipe kontrol yang diinginkan -- 56
26. Mengikatkan label ke kontrol -- 57
27. Mencegah user mengubah property dalam

Form view -- 57
28. Disable AutoCorrect -- 58
29. Load suatu form ketika database

dibuka --59
30. Menggunakan template form default -- 60
31. Menghitung item dalam suatu report

section -- 60

DAFTAR ISI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XI

32. Eksekusi kode pada suatu interval -- 62
33. Cara cepat menambahkan kontrol yang

sama --63
34. Menghindari kesalahan entry dengan

disable AutoExpand -- 63
35. Toggle property Enabled suatu kontrol -- 64
36. Reset perubahan yang disebabkan event

MouseMove -- 65
37. Cara mudah mencari prosedur "tak

bertuan" -- 66
38. Kode untuk membuat line break pada

label-- 66
39. Memanfaatkan property Tag untuk

menandai control -- 67
40. Menutup form setelah suatu interval -- 68
41. Mencegah user "menjegal" startup

action-- 69
42. Menyebarkan teks secara merata dalam

kontrol -- 70
43. Memulai halaman report selain dari 1 -- 71
44. Membuat teks dalam report nampak Bold

hila memenuhikriteria -- 72
45. Refresh combo list pada subform -- 73
46. Mencegah kontrol menerima fokus -- 73
47. Membuat field yang inaccessible-- 74
48. Memakai self-lookup combo box-- 74

XII RESEP CESPLENC MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

49. Menyembunyikan scroll bar dan navigation
button --75

50. Membuka combo box otomatis --76
51. Memakai combo untuk memilih

rekord --76
52. Mengetahui tabel atau query yang

dipergunakan untuk membuat report -- 79

BAGIAN III: LAIN-LAIN-- 81
1. Membuat shortcut objek Access pada
desktop Windows-- 81
2. Mengubah suatu blok kode menjadi
komentar -- 82
3. Mengubah data Excel ke Access -- 83
4. Membuat deskripsi objek -- 86
5. Mengakses data sample dengan mudah -- 87
6. Drag & drop untuk import objek
Access-- 89
7. Bermacam fungsi klik kanan pada jendela
Database-- 90
8. Menghindari masalah pada data text hasil
export-- 92
9. Compact database otomatis -- 94
10. Menutup Access dari switchboard -- 95
11. Bypass personalized menu tanpa perlu
menunggu -- 95
12. Dokumentasi nama field -- 96

DAFTAR ISI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ XIII

13. Shortcut untuk membuka objek dalam
Design view -- 99

14. Memakai command-line untuk compact
database-- 99

15. Membuat sheet Excel terformat dari data
Access -- 100

16. Memakai drag & drop untuk sharing
data-- 101

17. Cara cepat menghasilkan output data ke
text-- 102

18. Membuka email client dari hyperlink
Access-- 104

19. Perintahkan Access mencari dengan cara
yang diinginkan -- 105

20. Menyimpan spesifikasi text transfer-- 106
21. Memakai shortcut Favorites-- 108
22. System Objects-- 109
23. Langsung menuju jendela Module secara

default -- 111
24. Berpindah antar tipe objek pada jendela

Database dengan cepat -- 111
25. Deklarasi variabel secara eksplisit -- 112
26. Menghilangkan task shortcut dari jendela

Database-- 113
27. Splitting database-- 114
28. Membuat splash screen sendiri -- 116
29. Compact database sebelum

disinkronkan -- 117

XIV RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNVI ACCESS

30. Berpindah view dengan shortcut -- 117
31. Mengorganisasikan objek ke group-- 117
32. Kustomisasi menu shortcut -- 119
33. Cara cepat berpindah ke kode VBA yang

diacu -- 121
34. Membiarkan user menentukan format file

keluaran -- 122
35. Melindungi module VBA -- 123
36. Indentasi banyak baris -- 124
37. Deklarasi banyak variabel secara

tepat -- 124
38. Menambahkan nol di awal numeric

string-- 125
39. Cara cepat untuk deklarasi variabel-- 125
40. Membuka objek dengan toolbar -- 126
41. Memasukkan tanggal hari ini -- 126
42. Mengisikan data berulang -- 126
43. Apakah anda memerlukan Null? -- 127
44. Kesalahan umum dengan Null-- 130
45. Mengenal field Hyperlink -- 134
46. Memasukkan nilai persen -- 136
47. Pakai tanda seru atau titik? -- 137
48. Pilih mana, Access atau Excel?-- 138
49. Memanfaatkan karakter wildcard-- 139
DAFTAR PUSTAKA -- 141
LAMPIRAN -- 143

BAGIAN I
TABEL DAN QUERY

1. MEMPERCEPAT PEMBUATAN TABEL DENGAN

SETTING FIELD

Saat kita menambahkan suatu field pada tabel, Access meng-
anggap kita akan mempergunakan field Text 50 karakter secara
default. Bagaimana kalau kita mempergunakan ukuran field
yang lebih kecil, atau lebih sering memakai field Number dari-
pada Text? Tidak perlu selalu mengubah ukuran dan tipe data
untuk field baru yang dibuat bila sebelumnya kita tentukan
dulu setting default yang sesuai dengan kebiasaan kita.

Masuk menu Tools-70ptions dan pindah ke tab Tables/Queries.
Tentukanlah tipe data dan ukuran field yang sering kita per-
gunakan.

Options IJ

View General ! IEdit/Find Forms/Reports
Pages Keyboard J Datasheet
!Advanced \ International
Spelling Tabies/Queries

Table design

Default field sizes Default field type:
Text:

Number: AutoIndex on Import/Create:

1 ·--··---~-~-----~---

ID;key;code;num

Men(mtukan tipe dan ukuran field default

Pada contoh di atas kita menentukan tipe field default adalah
Number dengan ukuran Integer. Sedang bila membuat field
Text, ukuran default adalah 20.

2 _ _ RESEP CESPLENC MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNYI ACCESS

2. MEMAKAI ALIAS UNTUK MENGUBAH NAMA TABEL
DALAM QUERY

Biasanya kita memakai alias saat ingin menghubungkan suatu
tabel dengan dirinya sendiri atau tabel tersebut memiliki nama
yang panjang dan/atau susah. Tetapi bila kita sering meman-
faatkan alias dalam query, kita bisa dengan mudah mengubah
tabel mana yang dipergunakan, dengan mengubah suatu ke-
munculan nama tabel semula dalam klausa query FROM.

Untuk menentukan suatu alias tabel dalam Design view query,
klik kanan pada tabel tersebut dalam Design View dan pilih
Properties.

"' Query! : Selott Query

,F..J.e..l.d.:.
Contolz menentukan alias suatu label da/am query

Masukkan nama alias yang diinginkan.

til Field list Properties - fiJ

iGeneral

Alias .... .• Mobill

Source.,

Mengisikan alias untuk tabel

BAOIAN I lABEL DAN QUERV - - - - - - - - - - - - - - 3

3. CARA CEPAT MENGUBAH NAMA TABEL DALAM
QUERY

Bila Anda memiliki banyak query (yang kompleks?), lalu suatu
saat Anda perlu mengubah nama tabel, hal itu bisa menjadi
sesuatu yang menyakitkan. Apakah kita perlu melakukan
rebuild semua query dalam Qpery Design view dengan
mengubah nama tabel pada tiap sel?

;;- KedmangtJn Query ~lett Query •

'"'~ Montir 1\WM:
Montir

SOrt: Serw::e

' " " ' " -Cril:eraa: Montir
or: Mobil

Bagaimana bila nama label berubah?

Salah satu alternatif yang cepat adalah:

1. Memilih View-7SQL Viewsaat query dibuka.
2. Cut & paste semua kode SQL ke Word.
3. Lakukan Find & Replace dengan mengubah semua

keberadaan nama lama tabel ke nama baru.
4. Copy & paste statement SQL kembali ke SQL pada

query Access.
5. Saat kembali ke QBE, nama tabel akan berubah.

Mengubah query secara langsung

4 _ _ _ RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNVI ACCESS

4. IMPORT OUERV SEBAGAI TABEL

Ketika membuat database Access baru, mungkin kita ingin
menggunakan hasil dari suatu query eksternal (dari database
lain) tetapi tidak memerlukan tabel yang berkaitan dengannya.
Untungnya kita tidak perlu mengimpor data yang tak perlu
karena kita bisa mengimpor query sebagai tabel baru.

Secara umum langkahnya:

1. Untuk mengimpor, dari menu File~Get External
Data~Import, pilih database yang diinginkan dan
kemudian klik Import.

2. Pilih query yang diinginkan dari tab Queries pada
dialog Import Objects Queries.

3. Klik Options dan tentukan As Tables pada panel Import
Queries.

Access akan memproses query dan menyimpan hasilnya
sebagai sebuah tabel dengan nama seperti query asal.

Import Objects ~- - - - - 11]11)

I lTables [§.i!,~S.Jl Forms Repc<ts iPages ] Macros Modules ] Cancel
Select All
r·-·=

~~~~·-J

I ·lmpat Tabies Import Queries
;;· Defintion and ~·
· Import·· \ De[intion Only As Queries

!;7 Relationships ; r. As Ta!;!les

. r Menus and Toolbars
r lmpc<t/Export :;pets

Mengimpor query sebagai tabel

BAGIAN I TABEL DAN QUERY - - - - - - - - - - - - - - 5

23/1212W4 Rp23.500 ~( Si~~an Sutcpo Joko PUiwanto Tune up

!EI1212W4 Rp210 rro 1997.-Pokemon Hasit· Sujiwo Raono Turun m

!E/1212005 Rp390JJX) 1~ _No~~a ?ujat~~-~~s Su~!finlo. Kn~lpot

...oiti:ir.rii5 RpOS.OOJ ·2004: Doriyak• · · Bud1 Slamet Knalpot

:,-~=· B.P~..~ Visto ~ ·~inc_ar'! Sutopo.. J.~ko _Pu~nt.~ Tur~f!. m
··· ii:W1i2004 RRp8~9.51~XJ Al1oz
Rp76.00J X.ni~ M.· .1~· ~~~ing. ~~~- · · ·s~si su;,~mi · · T~run m
.... iWi:if2iii5
1~, P..~~_yaki............ ~~J~~-i ·····~--,;..c . .... .
0511212005 · Rp78.00J Karimun
2004,To.~ing ~e~. ..J~.~o..P.~~-~~- ;.~.~~~-~~~.r
..~i~ R~~ ~v;.:•• 1997 Sincan Sutopo Sujiwo Raono Knalpot

09/1212004 R¢'5,~ Xenia .?CD4:.Pokemon Hasit Joko ~u~~o _':C. .
12.iJii.riJ4 Rp90.00J Mazda
1~:Nobila Sujalmi~ Sus1 Sumami AC

~·Si!l~a~ Sutop~ }~kJ?..~.~~-~~..:.r~~-~ .~P

1996 Toming See Joko Purwanto Knalpot

Contoh label hasil impor

5. APPEND REI<ORD DENGAN MUDAH

Anda tidak perlu membuat query Append tetapi cukup meman-
faatkan shortcut yang tersedia ini. Misal kita memiliki tabel
Mobill dan Mobil2 lalu ingin melakukan append rekord pada
Mobil2ke Mobill.

·21090948;'HBiilraum·· ··

1998~ Merah
.. .. _·_·_ ·_ 1\l9(i<u~i~g

1996' Coklal

o:

Nopol I IDPelanqqan I Merk I Tahun I Warna

..t fl327B_ow 6 Aho.z_ 1999Hilam
1 Avanza
7 867B9DA 0 2004_. Hijau_ ...
0
*

Conloh isi label Mobil/ (alas) dan Mobi/2 (bawah) semula

Klik kanan pada tabel Mobil2 di jendela Database, dan pilih
Copy. Klik pada ruang kosong di jendela Database dan pilih
Paste. Tentukan tabel tujuan Append dan pilih option Append
Data To Existing Table.

6 _ _ RESEP CESPLENC MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

Paste Table As ~IJ

Table Name: OK
jMobill Cancel

r Paste Options~-----~....

r ~ucture Only

r StructlJ'e and Q_ata

Append data ke suatu tabel yang sudah ada

!']Microsoft Access- [Mobll1 : Table]

' Iilli E.ll• ~dit ~iew lnsert Fs!rmat Records roo~ '1/.i'ldow t!elp

Nopol • ' Ariol ll., • ,! .

Warn a

2 Xenia 2004 Hitam
5 Visto 1998 Biru
1 Mazda 1998 Merah
3 Katana 1997 Kuning
4 Baleno 1998 Coklat
6 Altoz 1999 Hrtam
1 Avanza 2004 Hijau
0
0

Contoh hasil append pada tabel Mobil!

6. COPY REKORD DENGAN CEPAT

Fitur Paste Append memungkinkan kita menyalin rekord, dal-
am satu tabel maupun antartabel (bisa pada database berbeda).
Sorot rekord yang diinginkan lalu klik kanan dan pilih Copy.
Pada tempat tujuan, masuk ke menu Edit?Paste Appenduntuk
menempatkan rekord.

BAGIAN I TABEL DAN QUERY _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7

'id~-l¥~w ..J.n~rt ~~~.,!;······-~_!:~~~
! ""} !:,!ndo Current Field/Record Ctri+Z
~~ Cut.
Qri+X

iil'lill ~opy Ctri+C

1!81 Office Clip!loard...

~~·

c~l~~~iC-==~2~~~=:::::

Fitur Paste Append

7. MELIHAT FIELD YANG BERKAITAN DALAM SUATU

QUERY

Saat merancang suatu query, kadang kita perlu melihat field da-
ri tabel yang berkaitan, selain apa yang nampak pada hasil
akhir. Untuk keperluan tersebut biasanya kita melakukan drag
field yang relevan ke design grid dan kemudian menghapusnya
setelah selesai.

Sebenarnya ada cara yang lebih mudah untuk melihat data yang
tidak kita sertakan dalam query. Bukalah query dalam Design
view dan tampilkan Properties query. Tentukan properti Out-
put All Fields menjadi Yes, dan jalankan query. Data dari semua
field tabel yang terkait akan ditampilkan selain field yang
disertakan pada grid QBE. Nantinya setelah selesai merancang
query, kita cukup mengembalikan properti Output All Fields
menjadi No.

"'"""I A

Desc~... .:J

DefdView ............ D.atasheet:
"""AIFOld<......... ..
Top't'alues .. , .. , .. ,, ... AI

Lhique:\lalue$,'' .... '.'. No
tnque Records, .. . . .. . . No
RJ.nPenrWssions .. . . . . . User's
Sotne D«abase . , .. , , . . (a~rent)
5ou'ceConnectstr, .. ,.,.
Record locks .. , .... ,.,. No locks
Recordsetlype,,,,,,,,. Oynaset:

OOEICTlmeout ••.••.•.•. 60
Filtl'l!'.

Menentukan properti Output All Fields

8 _ _ RESEP CESPLENC MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNVI ACCESS

8. UPDATE OATA I<E NILAI FIELD DEFAULT

Kita tahu kalau nilai default bisa ditentukan untuk suatu field.
Bagaimana kalau data sudah terlanjur dimasukkan sedangkan
nilai default baru ditentukan belakangan? Pada kasus ini rekord
yang sudah ada tidak otomatis di-update ke nilai default baru.
Tetapi jika kita sedang mengedit suatu rekord dan ingin mela-
kukan update field ke default saat itu, kita bisa melakukannya
dengan shortcut Ctrl+Alt+Spacebar.

9. CARA CEPAT MENAMBAHI<AN OBJEI< I<E QUERY
GRID

Saat kita ingin menambahkan suatu tabel atau query ke query
yang sedang dikonstruksi dalam Design view; biasanya kita
mengklik toolbar Show Table dan memilih objek tersebut. Cara
yang lebih cepat untuk melakukannya adalah dengan drag objek
tersebut dari jendela Database langsung ke query design grid.
Cara ini juga bisa diterapkan pada jendela Relationships.

'1!l-a.:.....

rf2J~l
' II l:'ecWanoan
;~FarM QliMcbl

. • Reports Iii Monbr

~·- ~~-
Table:
'"'"
Contoh drag label Montir ke query design

10. MENGHAPUS DAN MENAMBAHI<AN
SUBDATASHEET VIEW

Saat melihat master table pada suatu relationship dalam Data-
sheet view; biasanya kita bisa melakukan drill down pada data
yang berkaitan melalui suatu subdatasheet. Bila ada subdata-
sheet, kita bisa melakukan expand dan collapse data berkaitan.

BAGIAN I lABEL DAN QUERY - - - - - - - - - - - - - - 9

Kita bahkan bisa bekerja dalam nested subdatasheet, seperti
yang Anda lihat pada tabel Employees database Northwind
yang memungkinkan kita melakukan drill down Orders dan
Order Details.

Emplo ee 10 Last Name First N:ame Title Tille Of Cl Birth Date Hire Oite

1 Davolio Nancy SalesRepresentatM! Ms !13-0P.s-1968 01-Met-1992507-2{

~ · ,..,...0,::;,.,,,ii:,~T'F"::::"''-'--'""i'cu"':~1ew::;::om"'.,,-.:"'-"""-'P'-'"'"i':o;'d~;::;;~'-'~~'-"~~C'':C,...,Ri"~~c,ul"'"''"'o"'a:"'-:T'F';,:~=~~:=!P;o,;d~.:::-A1Q.,?"<t;:'''-'-1992=,s:"""",w"i.·

•- ~~~~;~~~!!;~~:::ndkost -~~r~~;:~: 22C:.~u:!};: _;i~~:!:~:;:::.~.~;f,J

Product Und Pnca Quantit D•scounl

-m~~'T"'·•'·_s••_''""""""".'-_-- - - - - - S~3:6 •~o - 2·;0_ o~~~JJ 12-"Sep-·1~ Speedy Elf
+ 10280 Berglunds snabbktip 1-Agusl-1996 11-Sep-1996 10-Sep-1996 Umted Pad
18-Sep-1900 United Pad
10295 Vms et alcools Chevalier 02-Sep-1~. 30-Sep-1996
25-Sep-19!:li Untied Pad
1030) Maganrni Alimentan RIUndi 09-Sep-1995 07-0kt-19$ 03-0kt-19$ Uniled Pad

103J7 Lonesome Ptne Restaurant 17-Sep-1996: 15-0kt-19516

10312 O•e Wandernde Kuh 23-Sep-19':6 21-0kl-1996

Drill down menampilkan subdatasheet

Meski nyaman, fitur ini juga bisa membingungkan user. Jika
kita tidak ingin menampilkan subdatasheet, kita bisa meng-
hapusnya dengan Format-?Subdatasheet-?Remove. Ingat bah-
wa hal ini tidak berdampak pada relationship antartabel.

Sedang untuk menampilkan data berkaitan dalam subdatasheet,
masuk ke Insert-?Subdatasheet(ketika parent table dalam Data-
sheet vieul). Lalu tentukan tabel atau query yang ingin ditam-
pilkan dan pilih linking field yang sesuai. Jika suatu relationship
belum ada, Anda akan diminta untuk membuatnya (Anda tidak
harus membuat relationship untuk bisa menggunakan subdata-
sheet).

10_ _ RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNYI ACCESS

[filf,ieS.') Queries I Both IOK

Categories ~:~~~=~~~J
Customers
~Employees
;Order Details

M§t

!Products
)Shippers
isuppliers

Contolz memasukkan subdatasheet

11. PERII<SA DULU SEBELUM MENJALANI<AN ACTION

QUERY
Bila bekerja dengan query SELECT, kita mungkin akan meng-
klik tombol Run (!) untuk memeriksa hasilnya. Tetapi pada
action query seperti UPDATE dan DELETE, kita harus berhati-
hati. Biasanya kita akan memeriksa hasilnya terlebih dulu de-
ngan membuat query SELECT, barn mengubahnya menjadi
action query.

c:, Q_uery1 : Select Query

Contoh quer)' semula (SELECT)

8ACIAN I TABEL DAN QUERV 11

Tabio: M:Od
Updete To:

Criter1a:

Update query

Kita juga bisa memeriksa efek dari action query dengan mema-
kai tombol v'l"ew (atau menu View-7Datasheet Vi'eJ:t? ketim-
bang Run.

Contoh memeriksa lwsil update query

12. MENYIMPAN FILTER SEBAGAI QUERY
Filter merupakan cara cepat untuk membatasi tampilan data
dalam datasheet atau form. Fitur Filter By Form memudahkan
pembuatan filter. Kalau kita sampai memanfaatkan Filter By
Form atau Advanced Filte1; kemungkinan besar filter tersebut
akan dipergunakan lagi nanti. Untungnya kita bisa menyimpan
filter sebagai query biasa.

Untuk membuat filter, masuk ke Records-7Fllter dan pilih
Filter By Form atau Advanced Filter/Sort. Setelah mengon-
struksi filter, simpan dengan File-7Save As Query.

12 RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

Contoh membuatfilter untuk suatu tabel
Untuk memanfaatkan filter yang tersimpan sebagai query, juga
lewat menu Records~Filter, lalu pilih Filter By Form atau
Advanced Filter. Masuk ke File~Load From Query (atau dari
menu pada klik kanan).

Menerapkan filter yang pernah dibuat
Setelah memilih query yang ingin dijadikan filter, terapkan
filter ke data dengan klik kanan dan pilih Apply Filter/Sort
(atau menu Filter~Apply Filter/Sort).
13. SORTING MULTIPLE FIELD DENCAN ADVANCED

FILTER
Kita bisa melakukan sorting multiple field dalam Datasheet
view atau Form view dengan memanfaatkan Filter. Masuklah
ke Record~Filter~Advanced Filter/Sort, dan Access akan me-

BAGIAN I lABEL DAN QUERY _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13

nampilkan design grid mirip dengan query design grid yang su-
dah Anda kenai. Lakukan drag field yang ingin diurutkan ke
dalam grid lalu tentukan setting pengurutan Ascending atau
Descending.

~ Mob1lf1lter1 · Filter

-'I'~Sort; Ascending --l'*k .1

Crieria:

""

Sorting dengan advancedfilter

Untuk menerapkan filter, masuklah ke Filter-?Apply Filter/
Sort.

• • AA'l6790 ) Katana 1997 Merah
4 Baleno
;;AAiiP:i6596982EGiol . 2004 Hit8m
6 Alloz
• Ai!45J2RT ··isoo_s~ru··
• A00782CD
• A007820A J998 Merah
•l>iJ7834CW.
• B3278DW ... 1.997 .~uning
1998 Coklat
+.~7!39DA 1999 Hitam

?.0040 Hijau.

Tahun Wama

1997 .l'!'lerah
1997 Kuning

•t:Baleno 1998 Coklat
_1.Mazda
s:Vtslo 1~,Merah
6.Aitoz 1998"Biru
1:Avanza
1 Xenia 1999 Hitam
02:X.8.ni.a
2004 HijaU

2004.Biru

20.0o4·:Hila.m

Bandingkan data semula (alas) dan setelah sorting berdasarkan
Tahun dan Merk (bawah)

14 RESEP CESPLENG MEMANFAATI<AN )URUS TERSEMBUNYI ACCESS

Catatan: Untuk menghapus penerapan filter, masuklah ke Records-7Re-
move Filter/Sort.

14. DRILL DOWN KE DETAIL DENGAN PIVOTTABLE
VIEW

Mulai Access 2002 terdapat fitur PivotTable view yang cukup
menarik. Ini mirip dengan crosstab query yang memungkinkan
untuk melihat summary informasi yang dikelompokkan berda-
sar kategori baris dan kolom (jika belum familiar dengan cross-
tab query, Anda yang memakai Excel mungkin pernah meng-
gunakan hal semacam ini).

Bedanya dengan crosstab query, PivotTable view bisa me-
nampilkan informasi detil mengenai suatu perhitungan. Setiap
heading baris dan kolom pada PivotTable menyediakan kontrol
plus dan minus yang dipakai untuk toggle tampilan informasi
de til.

4 AD6782QA 2311212004 Total
5 .AD7834CW 06112!2004
6 AB4532RT 06112!2005 Rp90.000
7 B3278DW OMJ1f2004 Rp45000
8 AA3679QS 03.111/2004 Rp23 500
9 AAB992GO 04/12/2005 Rp210 000
10 B67890A 05/1212CHJ5 Rp390.000
11 A84532RT 06,\J1/2CHJ4 Rp89 500
12 AA3679QS 23112!2005 Rp35 000
(AutoNumber) 0911212004 Rp76 000
Rp78 000
Rp345.000
RpOO 000
Rp95 000

RpO

Contoh data yang akan dibuat pivot

Misal kita ingin membuat PivotTable view untuk tabel
Kedatangan di atas, masuklah ke menu View-)PivotTable
View.

BAOIAN I TABEL DAN QUERY _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _15

-~ -y~- ~~-

PivotTable field list @!)

Tanogal
Tanggal By Week
C:ti ~ Tanggal By Month
[f! ~ IDMontir
•'f ~Total

Tampilan sebelum drag & drop

Pada contoh ini, lakukan drag IDMontir ke Filter Field, drag
Tanggal ke Column Field, drag Nopol ke Row Field, dan drag
Total ke Totals/Detail Field.

~ l\ed.ltangun ·Table ....0

All=~~~~ , --:lIDMontir ...

'Ia_!'gg~l'"'.

,;0~:3:1:: 0fr.i:D4' o+:w::;·1· 12004 '00.0112004 :m:l1i2oo4 ooi1212004 •09112!2bo4 '23/1212fll4 0211212005 •0411
··:·t:-i ,1, -~ T+:~:;.y ~'-

Nopol • Total .. !~a!... ~T~~.a.l • •.Total. • Total • Total "' Total • Total .. , .Tot

Rp95,0CD , ,

Ae4532RT :: Rpi9siioT

~~-~~~~ t Rp90 (OJ

7834CWt~' , ili>21'ob00'

ow,;i:,,R~IIiJ,

rand Tota1t:1

Tampilan setelah drag & drop

Di sini kita bisa menentukan detil untuk semua (All) atau suatu
data tertentu.

16 _ _ RESEP CESPLENC MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNYI ACCESS

ll!l Kedatangan : Table
-~
-~

IDMontir"'

1

Tanggal"'

Nopol D411:!1f2004.J 2/(11!2004 i04/12!2QQ5 Grand Tota I

+!::_ ..

• Total "'

AA3679QS•·~

AB4S32RT .! Rp89.500

.A.B87s:2co : ~ Rp9o.ooo

Grand Total·~ Rp89.500 .~ Rp90.000 Rp76.000 ~ Rp90.000

Rp89.500

Rp76000

Contoh tampilan

Untuk menampilkan Grand Total, klik tanda + di kanannya.

15. MASALAH PENGGUNAAN WILDCARD PADA OUERY

SOL

Jika Anda memanfaatkan karakter wildcard untuk query SQL,
Anda bisa mendapati query bekerja baik pada Access 97, tetapi
bermasalah pada Access 2000 dan ADO. Hal ini karena DAO
dan ADO mempergunakan karakter wildcard yang berbeda.
Dalam DAO, kita memakai tanda tanya (?) sebagai wildcard
untuk satu karakter, dan asterisk (*) sebagai wildcard untuk
string. Sedangkan pada ADO, kita memanfaatkan karakter garis
bawah (_)dan simbol persen (%).

16. RENAME FIELD TABEL PADA DATASHEET VIEW

Untuk rename field tabel, kita tidak harus berada dalam Design
view. Jika yang Anda perlukan hanya mengubah nama field,
Anda bisa melakukannya dalam Datasheet view. Cukup klik
ganda pada nama field selama tabel dibuka dalam Datasheet
view, dan masukkan nama baru dan kemudian tekan Enter.

BAGIAN I TABEL DAN QUERY _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 17

. Jl BrigjenJoko ,51 §890
'JI_Ringroa~~5. .898999

3 SuJi\hfO Raono Jll(aliurangKrr 232656

4~Agu~~Sumanto Jl ~ay_angKm 23~~9~!5 .. -~ ~-·

5 Susi Sum ami Jl Pintas 13 ·081223978

6 Ani Rejeki Jl Trabas 90

Rename field langsung dalam datasheet view

17. MENEMUI<AN SUMBER TABEL LINK DENGAN CEPAT
Bila kita memiliki database yang memuat linked table, suatu
saat kita mungkin ingin mengetahui nama tabel asal ataupun
letak file asal. Bukalah tabel dalam Design view, klik Yes saat
Access menginformasikan adanya sejumlah properti yang un-
inodifiable.

Table 'Montir' is a Unked table with some properties that can't be
modifoed.
Do you want to open it anyway?

lt:::::::y~~::::::JI

Contoh peringatan untuk properti yang unmodijiable

Klik kanan pada title bar dan pilih Properties pada menu
shortcut.

18 RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

lGeneral Lool<up 1 Long Integer lilll Dat~heet View
Increment jff'4 Piv!!tTable View
Field Size
New Values Yes (No Duplicates) Piy_otOiart View
Format
&elationships•.•
Caption
Indexed Cu~

j~ ~opy

I~·

~~1 [rdexes

:J;r .:

i
frpj:ies. ~· -·~/'

Melihat Properties label

Anda akan menemukan informasi yang diperlukan pada Des-
cription.

,.;' Tilble Properties (!I}

General j

Description •••••••••••••• ~·-li!l*llil!l#li*IIIIIIIIIII.IIIIWIIIN*Iillliii#IIMIIIII
Delault View . • • • • . . • • • • • • Datasheet
Y-Rulo ........... .

Yold«m Text .......... .
Foter, , , . , . , , • , , , , .... .

Order By .............. .
S<J>dats-t Name •••••••• [Alto]
LinkCiildFields .......... .
LinkMasterFiolds ..•...•.•.

S<J>datosheet He9"ot . . . . . . . Otm

s.blatasheet Expar>Jed • . . . . No

Orientation • • • . . • • • • • . • • • Left-t~

Jnformasi nama database dan nama tabel

18. MENCiCiANTI NILAI FIELD DENCiAN NILAI DEFAULT

Misalnya kita sudah terlanjur mengetikkan suatu nilai pada field
yang memiliki nilai default. Bila kita ingin mengembalikan isi
field ke nilai default, kita tidak perlu mengetikkan nilai default
secara manual, cukup dengan menekan Ctrl+Alt+Spacebar.

8AGIAN I lABEL DAN QUERV _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _19

19. BERPINDAH KOLOM PADA DATASHEET VIEW
Bila jumlah field cukup banyak, kita mungkin mengalami
kesulitan untuk navigasi antarfield pada suatu tabel atau query.
Manfaatkanlah dropdown list Go To Field Untuk memuncul-
kannya dari menu View-7Toolbars, aktifkan Formatting (Data-
sheet}. Dropdown list Go To Field akan muncul di pojok kiri
atas. Anda bisa memanfaatkannya untuk berpindah field.

Perhatikan dropdown list di pojok kiri alas
20. FREEZE KOLOM PADA OATA SHEET VIEW
Kalau Anda pernah memakai Excel, Anda pasti mengetahui
betapa bergunanya freeze pane saat mengerjakan worksheet
yang cukup Iebar. Fitur freeze tersebut memungkinkan suatu
data tetap tampil di layar selama kita scroll pada worksheet.
Access menyediakan hal serupa saat bekerja dengan tabel. Kita
bisa melakukan freeze kolom dalam Datasheet view dan
melakukan scroll horisontal pada record.
Klik kanan pada nama field lalu pilih Freeze Columns. Access
akan memindahkan kolom ke kiri dan melakukan freeze.

20 RESEP CESPLENQ MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNYI ACCESS

10252 Suprilmes df!lices 12-.J•JI-19s:
10253 Hanan Carnes 15-Jlll-19!:
10254 ChoJ)"suey Chmese 11-Jul-1%
10255 Richter Supermarkt 1&-Jul-1%
10256 Wellington lmportadora 23-Jul-1%
10257 HILAR!6N-Abastos 15-Jui-19S
17-Jui-19S
Sebelum freeze kolom 22-Jui-19S

RJ France
69004 Belgium
8-6000 Brazil

RJ 05454-876

Setelah freeze kolom

Untuk kembali ke normal, klik kanan lalu pilih Unfreeze All
Columns.

10251 Victuailles en stock 03-Jul-19% 12-Jul-1~
10252 Supr§mes Uo?llces 00-Jul-1996 15-Jul-1~
10253 Hanan Carnes 09-Jul-1996
10-Jul-1996 11-Jul-11
16-Jul-1!

Setelah Ui!freeze

Catatan: Meski kolom sudah tidak di-freeze lagi, Access tidak akan
mengembalikannya ke posisi semula.

21. SORTING OATA DENGAN MULTIPLE FIELD DALAM

0ATASHEET VIEW

Sorting data dalam datasheet view bisa dilakukan dengan mu-
dah memakai tombol Sort Ascending atau Sort Descending

~* ~J, atau menu Records~Sort. Nampak bahwa kita hanya

bisa melakukan sorting satu field pada satu saat. Hal inilah yang

BAGIAN I TABEL DAN QUERY _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21

terjadi bila kita bekerja dengan data dalam Form vtew. Tetapi
kita bisa melakukan sorting multiple field saat data berada
dalam Datasheet view. Untuk sort dengan multiple field, ber-
alihlah ke Datasheet view, pilih heading kolom-kolom yang
diinginkan lalu lakukan sorting.

Ingat, urutan field perlu diatur bila ingin memperoleh hasil
yang diinginkan. Urutan field akan menentukan prioritas
sorting.

Tanggal Total Me<k Tahun Mont1r Nama Pelan anNa SetVi
Kanmun
05/1212005 Rp780JO >:em a 1997 Smcan Sutopo SUJIWO Raono Knal~
Xema
0211212005 Rp450JJ I(l4 Donyak1 Bud•Siillmel Knatr
V1SIO
U211212005 Rp4500J 2004 Ocmyak• Bud1Siamet AC
ViSIO
04,{1112004 Rp890JO Mazcla 1996 Tommg See Sus1Sumarn• Turun
Mazda
23/1212005 RpOO.OJO 1998 NoMa Suj<itm•~ Sus• Sumarn• AC
Katana
12,{11/X(l4 Rp9JOJO Baleno 1998 Toming See Joko Pur.N3nto Knal~
Altoz
12,{11f.II04 Rp9JOJO A¥an;:a 1998 Tommg See Joko Purwanto Balar
A't'anza
0611212004 Rp2100J0 A...anza 1997 Pohemon Has•t SujiWO Raono Turun

061121X105 Rp:BJ(((l 1998 NoMa Sujatm•~ Agus Sumanto Knal~

03.{]1f2004 Rp.151DJ 1999 Dor~yak• Aru Reje~• AC

2311212004 Rp23500 20)4 Smcan Sutopo Joko P•.Jr,...anto Turun

OOA'JI/2004 Rp~5(((1 2004 Pokemon Has1t Joko Purwanto AC

23112/20)4 Flp23500 20J4 Smcan Sutopo cloko P:.Jf\lo',:mta Tun~

Reccwd: 14 I • Jr----1 -.-h-ll•*rof IS .;

Contoh tampilan semula

'.,, ; 'Tao al
Mori< Tahun Total Montir Nama P£>1an 1an Na

1999 Rp350JO 03~112004 Donyaki AniRl'jel<l )

2004 Rp2350J B57890A 23/1212004 Smcan Sutopn Jo~o Purwanto 1

2004 Rp23 500 Bb7890A '23/1212004 Smcan Sutapo Joko PurwantG

2004 Rp345([[) 86789DA 06,{1112004 Pokemon Hasit .Jcho Purwanto J..

1998 Rp:HIOJJ AD7834CVv ffi/1212005 Nobita SUJatmo~ Agus Surnanto ~

1997 Rp780Xl AAJ399:'GO '05/1212005 Smti'ln Sutopo SuJr,...(' Raono

1997 Rp210lDJ AC6782QA 0611212004 Pokemon Has1i SUJI...O Raono 1

1998 Rp9JO:O A88782CD 1211)112004 Tommg See Jt1hoPur....amo 1-

1998 Rp9JOJO AS8782CD 12!0112004 Tom1ng See Jol<o Purwan:o E

1998 RpOOOJO AB4532RT 2311212005 Nob1ta SuJalmi~ Susi Sumam1 I

1998 Rp89.50J A84532RT 04,{)112(04 Tommg See SuSISumarm 1

2004 Rp<50JO AS:rulER 02/1212005 Ooriyaki Bud•Siamt-: f

.. -·2004 ~p~~·~ A8356SER ~2~::~ ~oriy<~l<i Budi Sl<~rn.,:

.--,-. ~

Tampilan setelah layout kolom diubah dan dilakukan sorting berdasar

Merk, Talnm, Total

Catatan: Perubahan layout ini tidak perlu disimpan saat menutup tabel atau
query, dan tidak akan mengubah form atau report.

22_ _ RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNVI ACCESS

22. MENGHILANGKAN HASIL GANDA DARI QUERY
Saat membuat query dengan desig~: grid, masuk ke menu View
~Properties untuk menampilkan dialog box Query Properties.
Ubahlah properti Unique Values menjadi Yes. Access akan
menampilkan hasil yang unik berdasarkan tiap field yang di-
kem-balikan oleh query.

IGeneral

Description . . . . . . . . , ....

Default View ......•..... Datasheet

Output AU Fields . . . . . . . . . No

Top Values ............. AU

F~--·~·-·UUnniiqquuee RVeacluoerdss.: .. .. .. .............

Run Permissions , , , .... , . "'N"-o-----,,----__j

Source Database , , . . . (current)

Source Connect Str .

Record Locks . . . . . . . . . . . No Locks

Recordset Type . . . . . . . . . Dynaset

ODBC Timeout .. .. .. • .. • 60

Fill-f'!r.

Menentukan nilai unik

23. EDIT FIELD MEMO

Bila field memo dilihat langsung mungkin nampak "terpotong".
Anda dapat melakukan editing dengan lebih leluasa dengan
menekan Shitf+F2yang akan membuka zoom box.

(i

Editfield memo dengan Shift+F2

BAGIAN I TABEL DAN QUERV · - - - - - - - - - - - 23

24. MELAKUKAN UNDO EDIT REKORD
Di Access terdapat istilah "if you type it, you own it". Begitu
kita maju ke rekord berikutnya, maka rekord sebelumnya
otomatis disimpan.

Terdapat dua pilihan undo:
• Undo rekord yang sedang aktif,
• Undo rekord sebelumnya.

Jadi jika saat membuat kesalahan Anda sedang berada dalam
suatu rekord, terdapat kemungkinan:

• Tekan Escape, data dalam field akan dikembalikan
seperti semula.

• Tekan Escape dua kali, data dalam rekord akan
dikembalikan seperti semula.

Jika Anda sudah maju ke rekord berikutnya, tetapi belum mulai
mengetik apapun, lakukan undo dengan Ctrl+Z Semua
perubahan pada rekord sebelumnya akan dikembalikan seperti
semula.

--Editl

Ei- L,.,.........,...... ................. - ...............................
-l,-.[n-do-Sa-ve-d -Re-co-rd- -Ct-r-i+Z~

Membatalkan perubahan pada rekord sebelumnya

25. PENCARIAN REKORD
Access bisa melakukan pencarian berdasarkan suatu field atau
keseluruhan tabel/query.

24 RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNVI ACCESS

j,. [ Fllld,.,e:<t

jM;i''w" ~- "-i: c~el
f&L:T~=-~~J

IAI '"'i
MatchCaSEI !-

Melakukan pencarian pada tahel

26. TABEL DAN FIELD DALAM OUERV

Berapa banyak sebenarnya tabel yang bisa kita sertakan dalam
suatu query? Kita bisa menggunakan sampai 32 tabel.

Dalam suatu query, berapa field yang bisa kita sorting? Kita bisa
melakukan sorting sampai 10 field dengan memanfaatkan row
Sort. Access akan melakukan sorting mulai dari field terkiri dan
bergerak ke kanan.

27. MENAMPILI<AN FIELD SORTING Dl TEMPAT LAIN

Biasanya field yang dipakai untuk sorting pada hasil query
terletak di sebelah kiri. Tetapi kalau Anda ingin menampilkan
field tersebut pada posisi lain, pergunakan check box Show
untuk menyembunyikannya dan kemudian menampilkan field
tersebut pada posisi lain.

Field: Nopol
Table: Kedatangan
Ascending
Sort:
Show: 0
Criteria:
<
or:

Sembunyikan field di posisi ini

BAGIAN I lABEL DAN QUERY - - - - - - - - - - - - - 25

28. MENEMUKAN SEMUA REKORD BULAN INI
Untuk keperluan ini tabel perlu memiliki field yang menyim-
pan kapan data dimasukkan dan kemudian membuat query
yang memilih rekord bulan ini.
Pada query dasar kita semula, masukkan kode berikut di row
Field:
Month([Tanggal_Pemasukan])

Tanggal_Pemasukan adalah nama field yang mengandung tang-
gal entry, dan Month adalah fungsi yang mengekstraksi bulan.

Lalu pada row criteria kolom tersebut:

Month(Date())

Yang memanfaatkan fungsi Month untuk mengambil bulan saat
ini.

Expr1: Month([Kedatangan. Tanggal])

, Month(Date())

Mengambil bulan

29. MENAMPILKAN NILAI TERTINCCI ATAU TERENDAH
PADA HASIL QUERY

Bukalah query dalam Design View. Pada sort cell dari field ter-
sebut, pilih DESCENDING atau ASCENDING. Klik TOP VA-
LUES box pada toolbar. Masukkan suatu persentase atau jumlah
nilai tertinggi atau terendah yang diinginkan.

26 _ _ RESEP CESPLENQ MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNYI ACCESS

Misal, dengan memilih DESCENDING dan memasukkan 10 pa-
da TOP VALUES box, Anda akan memperoleh 10 nilai tertinggi
dari query. Bila Anda memilih ASCENDING dan 25%, Anda
akan memperoleh 25% nilai terbawah.

Total M

Kedatanaan .M
Ascer>QinQ

lli'l

Contoh Ascending memilih 5 teratas

03JU112004 .Avanza
Altoz
g~12~5~ Xenia

02/1212005 Xenia
~~,-- - Y O n ' ~~~~" " " " "

Tampi/an hasil (5 buah Total terkecil)

Kita juga bisa menentukan Top Values dengan properti Top
Values pada properti query (klik kanan pada ruang kosong di
query design grid lalu pilih Properties).

BACIAN I TABEL DAN QUERV - - - - - - - - - - - - - 27

WI QUJ!!)Y Properties ~ IIJ

General !

Description ..... , ...... .
Default View . ........... Datasheet
Output All Fields • . . . . . . • . No

0!51······UTonpiqVuealuVeaslu.es.•. •.•................. ~

Unique Records • • . . . . . . • 25
Run Permissions , , .. , . . . . 100
Source Database .. , , . . . . solo

Source Connect str . . . . . . . ~%

Record Locl<s. • • . . . • • • • • ~:,;;.,~~----'
Recordset Type . . . . . . . . . Oynaset
ODBC Timeout. • . . . . . . . • 60
FiltP.r.

Properti Top Values

30. MENGUBAH JUDUL KOLOM PADA HASIL QUERV
Pada query design grid, misalkan Anda memiliki field bernama
Nopol, tetapi kita ingin yang nampak pada datasheet view ada-
lab Nomor Polisi Pada field row, tambahkan "Nomor Polisi:"
sebelum field Nopol, sehingga hasilnya semacam:

Nomor Polisi: Nopol

Nantinya saat kita tampilkan datasheet, judul kolom untuk field
Nopol akan menjadi Nomor Polisi

Field: Nomor Polisi: Nopol
Table: Kedatangan

Sort:
Show:
Criteria:

or:

Mengubah judul kolom

28_ _ RESEP CESPLENQ MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS

Contoh tampilan hasil

Catatan: Kalau Anda memasukkan nilai caption untuk suatu field pada table
design maka kita tidak bisa mengubah judul untuk field tersebut.

Format Nomor Polisi
lnpt.tMask
Coption

Mengubah caption langsung pada label

31. MENCAPA KITA MEMERLUKAN INDEX?

Anda disarankan memakai index pada field di mana ingin dila-
kukan sort, search, atau join ke tabellainnya. Index akan mem-
percepat pekerjaan tersebut. Tetapi ingat, index akan membuat
file database bertambah besar dan bisa lebih lambat (proses
update lebih lama). Jadi pergunakanlah bila diperlukan saja!

Indexed

Pergunakan index hila perlu

BACIAN I TABEL DAN QUERY - - - - - - - - - - - - - 29

32. MENGUBAH STARTING VALUE PADA FIELD
AUTONUMBER

Pertama, buatlah tabel dengan field AutoNumber. Jangan ma-
sukkan rekord apapun dulu. Buatlah tabel lain dengan hanya
satu field Long Integer Number. Pastikan field tersebut bernama
sama dengan field AutoNumber pada tabel pertama. Masukkan
satu rekord ke tabel kedua yang 1 angka di bawah nilai awal
yang diperlukan oleh field AutoNumber pada tabel pertama.
Sekarang buat query append untuk menambahkan rekord dari
tabel kedua ke tabel pertama. Jalankan query append tersebut.
Akhirnya, hapus tabel kedua dan mulailah memasukkan data ke
tabel pertama.
33. MENGHAPUS REI<ORD GANDA DARI TABEL
Kita bisa membuat tabel baru yang akan menyimpan rekord-
rekord baru tanpa ada yang dobel, lalu menghapus tabellama.
Pergunakan make-table query (menu Query-7Make Table
Querj) berdasarkan tabel ini. Pastikan kalau Anda menyertakan
semua field dari tabel asal agar tidak kehilangan data.

Jangan lupa sertakan semua field dari tabel semula

30 RESEP CESPLENO MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNYI ACCESS

Menamai tabel hasil

Tentukan properti Unique Values menjadi Yes pada properti
query.

~~ ~ "' ~- ~

111 O.!Jecy Prope1tit!ll

General f

Description ... , .•...••.•

Output An Fields .•.. , . , . . No

Top Values ... .'......•.. AI

r -LJrjque Values •..•..•.•.• ~----~ I
Lnque Records • • • • . . . • •

Run Permissions ...... , .. ':'N"'o--:.,-----~

SOLrce DatabMe. . . . . . . . (current)

Source Connect Str ...... .

Destination Table . . . . . . Tanpa-dobel

Destination DB. . . . . . (current)

Dest Connect Str .... , ...

tJse Transaction . • . Yes

Properti Unique Values pada query

You are about to paste 12 row(s) into a new table. -
Once you click Yes, you can't use the Undo command to reverse the changes.
Are you sure you want to create a new table with the selected records?

Contoh konfirmasi saat query dieksekusi

Karena kita menentukan Unique Values menjadi Yes, saat query
dijalankan maka Access akan membuat tabel barn tanpa rekord
dobel. Sekarang silakan menghapus tabellama dan rename tabel
barn.

BACIAN I lABEL DAN QUERV _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31

34. BERMAIN DENGAN TANGGAL
Misal kita menginginkan semua rekord sebelum hari ini.
Tentukan pada kriteria row field yang berfungsi sebagai
penyaring tanggal:

<Date ()

Tanggal
Kedatangan

<Date()l

Menyaring tanggal sebelum lwri ini

Contoh manipulasi lainnya, kita ingin semua rekord sebelum
dua minggu lalu:

<Date()-14

35. MENGHEMAT WAKTU DENGAN NILAI DEFAULT
Ketika membuat suatu tabel kita bisa menentukan nilai default
untuk field-field di dalamnya. Setting suatu nilai sebagai default
bisa menghemat waktu yang diperlukan saat entry data. Misal,
untuk suatu database yang mencatat status pengiriman: "Biasa",
"Kilat", dan "Express". Bila kebanyakan pengiriman dilakukan
via "Biasa", maka kita bisa menentukan nilai default adalah
"Biasa". Dengan demikian kita bisa menghemat pengetikan seca-
ra manual. Contoh lainnya, menentukan default sebagai =Date()
dalam field date untuk RecordCreationDate, sehingga field
tersebut akan terisi tanggal hari ini.

32_ _ RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN )URUS TERSEMBUNYI ACCESS

............. field Pro~ies

General l L""""' I 10
"Biaso"
Field Size
Format
Input Mask

caption
Defd Yolue

Menentukan nilai default padafield

,.; Text Box: A!omat 3 1'!5]

,_ ·./:

I i IFormat Dot• Event other AI I

Nome ................ -
CcriroiSO..ce .. • . . . • . .. Alamat
Format .•..••.••..•..•
Decimol Places • • • • • • • • • • Auto
Input Most< .•••..••.••.•
Defoult Yai.Je • . . . • . . • • . . "Jogja1
!ME Hold.. . . . • • . • • • . . . No
!ME Mode • . • • . • . • . • • . . No Control
!ME sentence Mode • • . . • . • None
Validation Rule ••••••••••

VMMtmTf'l'rl' ......... .

Menentukan ni/ai default pada kontrol

Catatan: Kita tidak bisa rnenentukan nilai default untuk suatu calculated
control

36. Menemukan sel kosong

Jika Anda ingin menemukan sel kosong untuk suatu field
tertentu, pada query design isikan 'NULL' atau 'IS NULL'
untuk Criteria. Nantinya hila dijalankan, Access akan
menampilkan rekord yang memuat sel kosong.

Field: Merk
Table: f-.!.M.:.:o:-:b-7-il- - - - -

Sort: Is Null
Show:
Criteria:

or:

Mencari cell kosong

BAGIAN I lABEL DAN QUERY - - - - - - - - - - - - - 33

37. CARA MEMILIH DATA DENCiAN CEPAT
Shortcut di sini bisa dilakukan dengan catatan suatu sel sudah
dalam keadaan tersorot:

• Memilih suatu baris: Shift+Spacebar
• Memilih keseluruhan datasheet: Ctri+Shift+Spacebar
• Memilih suatu kolom: Ctri+Spacebar

34_ _ RESEP CESPLENG MEMANFAATKAN JURUS TERSEMBUNVI ACCESS
\

BAGIAN II

FORM DAN REPORT

1. MELIHAT LAVOUT REPORT DENCAN CEPAT

Saat merancang report kita mungkin ingin segera melihat
bagaimana preview hasilnya. Jika sumber rekord untuk report
berasal dari query yang memerlukan waktu lama dalam pro-
sesnya, hal ini bisa menyusahkan bila harus sering dilakukan.
Untuk menghemat waktu, Anda bisa mempergunakan Layout
Preview. Cara ini lebih cepat daripada Print Preview.

lia Lay_out Preview

1!].. Print Pre\dew

Layout Preview lebih cepat ketimbang Print Preview
Catatan: Layout Preview tidak bisa dipakai untuk memeriksa data karena

mengabaikan kriteria atau join dalam query.

2. MEMBUAT FIELD BARU DALAM DATASHEET VIEW
Mungkin Anda ingin membuat field baru saat melihat tabel
dalam Datasheet view? Ada cara yang lebih cepat daripada pin-
dah ke Design view hanya untuk membuat field. Klik kanan
pada heading kolom di mana Anda ingin membuat field (field
baru akan diletakkan sebelah kiri kolom tersebut), lalu pilih
Insert Column. Access akan membuat field dengan nama


Click to View FlipBook Version
Previous Book
Sure You Can Mastering The Gambits Natural Conversation
Next Book
Sure You Can! Ujian Nasional Bahasa Inggris