คู่มือเต็มเล่ม

คู่มอื การใช้โปรแกรม Express
วิชา โปรแกรมสำเร็จรปู เพอื่ งานบญั ชี

รหสั วชิ า 30201-2102

จัดทำโดย
นางสาว จิราภร ฤทธริ ตั น์ รหสั 64302010039
นางสาว สชุ านาถ เรอื งน่มิ รหสั 64302010065

เสนอ
คุณครู ณฐั ญา ชุมโชติ

ภาคเรยี นที่ 1 ปกี ารศึกษา 2564
วทิ ยาลยั เทคนิคพทั ลงุ

ขน้ั ตอนเข้าสโู่ ปรแกรมบญั ชี Express

1.การเรียกโปรแกรม Express ให้ดบั เบล้ิ คลกิ ท่ีไอคอน IS6 จะปรากฏเมนูทจี่ อภาพ จากนั้นให้ผู้ใช้ป้อนรหัส
ผใู้ ชแ้ ละรหสั ผา่ น จากน้นั คลิกที่ตกลง

รปู ที่ 1
2. ทจ่ี อภาพจะปรากฏรายชื่อบรษิ ัทท่มี ีการกำหนดไว้ในโปรแกรมขึน้ ใหเ้ ลอื ก ใหผ้ ใู้ ช้คลิกเลอื กบรษิ ัทท่ีต้องการ
แลว้ คลกิ ตกลง

รปู ท่ี 2

3. ผใู้ ชก้ ำหนดวันท่ีทำการ แล้วคลิกตกลง

รูปที่ 3

4. ผู้ใชเ้ ข้าสเู่ มนหู ลกั ของโปรแกรม Express

รูปท่ี 4

การสรา้ งบริษทั ใหม่

1. คลิกท่ีเมนูเริ่มระบบ ข้อ 8 กำหนดบริษทั ใหม่

รปู ที่ 5
2. กด Alt + A เพือ่ เพิ่มช่อื บริษัท
3. ช่องรหสั ใหค้ ลิกผ่านไป (ช่องรหสั สมั พนั ธก์ บั ระบบรกั ษาความปลอดภัย ซ่งึ สามารถใช้ชือ่ ซำ้ กนั ได้)
4. ช่องท่ีเกบ็ ข้อมลู ( Data Directory ) ให้กำหนดขน้ึ ใหมเ่ อง อาจใชช้ ่ือยอ่ ของกิจการ เมอ่ื กำหนดเสรจ็ แลว้
กด Enter สง่ิ ทค่ี วรทราบในการกำหนด “ช่องท่ีเก็บขอ้ มูล”

- หา้ มเป็นภาษาไทย
- หา้ มเกิน 8 ตัวอกั ษร
- หา้ มเวน้ วรรค
- ห้ามซำ้ กบั ชือ่ ท่ีมอี ยู่แล้ว
5. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูปท่ี 6 ให้เลอื กข้อ 2 คัดลอกข้อมลู จากบริษัททีม่ ีอยูใ่ นเครอ่ื งแล้วคลิกตกลง

รูปที่ 6

การเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ เมนูอ่ืนๆ / ข้อ 5 เปดิ แฟม้ ข้อมูลใหม่

1. แฟม้ ข้อมลู หลัก (Master File)
2. แฟม้ ข้อมูลเคลื่อนไหวรายการค้า (Transaction File)

รปู ที่ 7
- ทำเมนูน้ีเพ่ือลา้ งข้อมูลบางส่วนหรอื ทั้งหมดทิ้ง เพ่ือเรม่ิ คีย์ใหม่
- ควรตรวจสอบว่าจะล้างขอ้ มูลในที่เก็บข้อมลู ทแ่ี สดงไว้บนใชห่ รือไม่
- เมนูนีเ้ ปน็ เมนูที่อนั ตราย ไม่ควรเปิดให้พนักงานทว่ั ไปทไี่ ม่ทราบวธิ ีใชอ้ ยา่ งถ่องแทเ้ ข้ามาเลน่

การวางระบบโปรแกรม

1. กำหนดค่าเริ่มต้น เมนรู ะบบ / ข้อ 1. กำหนดคา่ เร่ิมต้นต่างๆ
- รายละเอียดกิจการ

รูปที่ 8

- เร่ืองทั่วไป

รูปท่ี 9

2. กำหนดรอบบัญชี เมนเู ร่ิมระบบ / ข้อ 3. กำหนดรอบบัญชี

รปู ที่ 10
3. กำหนดตารางขอ้ มูล เมนูเริ่มระบบ / ข้อ 2. กำหนดตารางขอ้ มลู

รปู ท่ี 11

รปู ที่ 12

1.ใหเ้ พิม่ ข้อมลู หน่วยนบั สนิ ค้า รายละเอียด(ไทย) รายละเอียด (อังกฤษ)
เคร่อื ง Set
รหสั คำยอ่ -T คำย่อ-E ชุด Set
คร คร Set
ชด ชด Set

4. ระบบบัญชี เมนูเรม่ิ ระบบ / ข้อ 1 กำหนดคา่ เร่มิ ต้นต่างๆ / ข้อ 7 ระบบบัญชี

รูปท่ี 13

5. กำหนดผงั บัญชี เมนูบญั ชี ข้อ 2 ผังบัญชี
สามารถกำหนดรูปแบบรหัสบัญชีได้ที่ เมนเู ร่มิ ระบบ / ข้อ 1 กำหนดคา่ เร่ิมตน้ ตา่ งๆ / ข้อ 7 ระบบ

บัญชี

รปู ที่ 14

รายละเอยี ดผงั บัญชี

เลขท่ีบญั ชี กำหนดรูปแบบรหสั บัญชีท่ี เมณูเริ่มระบบ ข้อ 1.7 ระบบบัญชี
ชอ่ื บัญชี กำหนดชือ่ บญั ชตี ่างๆทใี่ ช้

ระดบั บัญชี แบง่ เปน็ 1 ถึง 9 ระดบั ซ่ึงมรี ะดับ 1 เป็นระดบั สงู สุด

เลขทบี่ ญั ชคี มุ ยอด ตอ้ งอยู่เหนือขน้ึ ไป 1 ระดับ

หมวดบัญชี แบง่ เปน็ 5 หมวด ได้แก่ สนิ ทรพั ย์ หน้สี นิ ทุน รายได้ และค่าใชจ่ า่ ย

ประเภท แบง่ เปน็ 2 ประเภท ไดแ้ ก่ บัญชีคยุ อด และบญั ชยี ่อย

แยกแผนก กำหนดรหัสแผนกทีเ่ มณูเริ่มระบบ ข้อ 7

(M หมายถงึ ต้องระบุแผนกทุกครง้ั ห้ามปล่อยว่าง)

ใหแ้ กไ้ ขช่ือบญั ชขี องเลขท่บี ญั ชตี อ่ ไปนี้

เลขท่บี ญั ชี1112-01 กระแสรรายวนั ธ. ไทยพาณชิ ย-์ 12345 บางบวั

เลขท่บี ญั ชี1113-01 ออมทรพั ย์ ธ. ไทยพาณิชย-์ 67890 บางเขน

6.กำหนดการเชือ่ มต่อบัญชี เมนเู รม่ิ ระบบ / ข้อ 5 กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี

รูปท่ี 15

รูปท่ี 16
บัญชพี กั จะถูกโปรแกรมนำไปใช้ เพือ่ใช้การลงบัญชใี นสมุดรายวนั ถูกต้องย่ิงขนึ้ (เปน็ เทคนิคภานในโปรแกรม)
ดงั นั้นคุณจะตอ้ งสร้างบัญชพี ักน้ใี นผังบญั ชี (โดยให้อยู่ในระดับ1.หมวดบัญชี ค่าใช้จา่ ย,ประเภทบัญชยี อ่ ยและ
ไมแ่ ยกแผนก) และไมค่ วรนำไปใช้ในการบนั ทึกบัญชีใดๆดังนัน้ หากคณุ ตรวจสอบพบว่า บญั ชีนี้มมี ูลคา่ คงเหลือ

อยู่ ก็แสดงวา่ เกดิ ปัญหาขน้ึ ท่ีบญั ชี วิธแี ก้ไขใหไ้ ปพิมพแ์ ยกประเภทบัญชีพัก จะพบว่ามีเอกสารใดบ้างที่จะตอ้ ง
ไปสงั่ ให้ลงบญั ชใี หม่
7. กำหนดเลขที่เอกสาร เมนูเริ่มระบบ / ข้อ 4 กำหนดเลขทเ่ี อกสาร

รปู ท่ี 18
หมายเหตุ:
-ถ้าตอ้ งการเอกสารหมวดใดเพ่มิ เตมิ ใหค้ ลกิ ที่ปรรทัดนน้ั แล้วกดทีป่ มุ่ Alt + A เพอ่ื เพม่ิ เมณู
-ในข่องเลขที่ถดั ไป:-

-อกั ษรนำหน้า 2 ตวั แรก จะเปลย่ี นในภายหลังไมไ่ ด้
-ตวั เลขได้สงู สดุ 7 หลกั แลว้ วนกลบั มาเป็น 1 ใหม่ ถ้าตอ้ งการใหเ้ รยี งแยกปี เดือน แลลว้ ตามดว้ ย
ลำดบั เลขที่เอกสารควรใชร้ ุปแบบดังนี้

YYMMXXX 4801001 (ถา้ เอกสารไมเ่ กนิ 999 ต่อเดือน)
YMMXXXX 8010001 (ถา้ เอกสารไม่เกนิ 9,999 ตอ่ เดีอน)

8. กำหนดรายละเอยี ดพนกั งานขาย เมนูขาย / ข้อ 8 รายละเอียดพนักงานขาย

-กาหนดเฉพาะรหสั และช่ือพนกั งานขาย
-ส่วนช่องอนื่ ๆมีไวเ้ พ่อื ประยกุ ตใ์ ชต้ อนแก้
รายงาน หรือ แบบฟอรม์

รปู ที่ 19
9. กำหนดค่าเริม่ ต้นระบบขายและลูกคา้ เมนูเร่ิมระบบ / ข้อ 1 กำหนดค่าเริม่ ตน้ ต่างๆ / ข้อ 4 ระบบขาย
และลูกหน้ี / ขอ้ 1 รายละเอียดทว่ั ไป

รูปท่ี 20
สามารถกำหนดวิธีการรบั ชำระหนี้ไดห้ ลายวิธีจากเมณเู ร่มิ ระบบ/ข้อ 1.4.2ใหส้ ังเกตคา่ ในตาราง

-รายการใดเป็นเชค็ รบั หรือต๋ัวเงินรบั (ทจี่ ะต้องทำรายการนำฝาก หรือนำไปข้ึนเงนิ อกี ครงั้ )ให้ตอบ Y
ในชอ่ งเช็ค

-รายการใดจะให้ไปปรากฏ ใน Bank Statement ให้ปอ้นรหัสธนาคารในช่อง ธ. (กดท่ีF6 ในช่องนัน้
เพื่อเลือกธนาคาร)

-สำหรับชอ่ งเลขท่บี ญั ชี ใหก้ ดF6 เพอ่ื เลือกเลขที่บัญชีใหต้ รงตามผงั บญั ชี (รายการใดท่ีมรี หสั ธนาคาร
โปรแกรมจะใชเ้ ลขที่บัญชีท่ีรายละเอยี ดของธนาคารนั้น)
10. กำหนดรายละเอียดลกู คา้ เมนขู าย / ข้อ 6 รายละเอียดลกู คา้

รูปท่ี 21
- รหสั ยาวสงู สุด 10 ตัวอกั ษร
- ควรแยกคำนำหน้าชือ่ ออกมาเพอื่ ให้คน้ หาตามข่ือสะดวกข้ึน
- ยอดต้นปจี ะเกิดจากการบนั ทกึ ยอดลกู หนค้ี งค้าง หรือการปดิ ประมวลผลสนิ้ ปี

11. กำหนดค่าเรม่ิ ตน้ ระบบซอื้ และเจา้ หนี้ เมนูเริม่ ระบบ / ขอ้ 1 กำหนดคา่ เร่ิมตน้ ตา่ งๆ / ขอ้ 5 ระบบซ้อื
และเจ้าหน้ี / ขอ้ 1 รายละเอียดทว่ั ไป

รปู ที่ 22
สามารถกำหนดวิธีการชำระหน้ไี ด้หลายวิฟจี ากเมณูเร่ิมระบบ/ข้อ 1.5.2 วธิ กี ารใชง้ านเหมือนกับรบั
ชำระหนี้
12. กำหนดรายละเอียดเจา้ หนี้ เมนซู อ้ื /ขอ้ 6 รายละเอียดผ้จู ำหน่าย

รปู ท่ี 23

13. กำหนดคา่ เร่ิมต้นระบบสินคา้ เมนเู ริ่มระบบ / ขอ้ 1.3.1

ฃ

รปู ท่ี 24
จากน้นั ให้กำหนดกลุ่มบญั ชสี ินคา้ ท่เี มนูเร่ิมระบบ / ข้อ 1.3.2

รูปท่ี 25

14.กำหนดรายละเอียดสนิ ค้า / วัตถดุ ิบ เมนสู ินค้า / ขอ้ 2 รายละเอยี ดสินคา้

รูปท่ี 26

ใหเ้ พม่ิ รายละเอยี ดสินคา้ ตามรายการ

รหัส ชอ่ื หน่วย หมวด ราคา 1 ราคา 2 ราคา 3 ราคา 4

PA1001 Main Board PXII ช้นิ PART 7,000 7,250 7,500 8,000

CO1001 Pentium III700 MHz Comp. เคร่ือง PART 58,500 59,000 60,000 61,000

SF1001 O/S Windowa 2000 ชุด SOFT 21,500 22,000 25,000 30,000

15.กำหนดรายละเอียดสินค้าบริการ เมนูสินค้า / ขอ้ 4 สินค้าบริการ

รูปที่ 27

16.กำหนดรายละเอียดสินค้าชุด เมนสู นิ ค้า / ข้อ 3 รายละเอียดสนิ ค้าชุด

รปู ที่ 28
ประเภทของสนิ ค้าชุด มี 2 ประเภท
-ประเภทที 1 สินค้าชุดธรรมดา เวลาขายจะเลือกสนิ คา้ ท่ีขายไม่ได้ โปรแกรมจะตดั สนิ ค้าประกอบทุกตัว
-ประเภทท่ี 2 สนิ คา้ ชุดพิเศษ เวลาขายสามารถเลอื กสินค้าที่ขายได้ จะมสี นิ ค้าประกอบขึ้นมาให้เลือก
17.กำหนดรายละเอยี ดบญั ชีเงนิ ฝาก เมนกู ารเงนิ / ข้อ 3 ธนาคาร / ขอ้ 7 รายละเอียดบัญชีเงินฝาก

รูปท่ี 29

การบนั ทกึ ยอดยกมา

ก่อนจะเร่ิมใชโ้ ปรแกรม Express ผู้ใชค้ วรจะทำการรวบรวมขอ้ มลู ท่ีเกีย่ วกับยอดคงเหลือของระบบ
บญั ชียอ่ ยระบบต่างๆ เพ่ือนำมาบันทึกเป็นยอดยกมาในงวดปปี ัจจุบนั

**หมายเหตุ** สามารถทำไปพรอ้ มกับการเดินรายการปัจจบุ ันได้

1.บนั ทึกยอดลูกหนี้คงคา้ ง

หมายถึง ยอดหนค้ี งค้างซ่ึงเกิดจากการจำหน่ายสนิ คา้ /บรกิ ารแกล่ กู ค้า แตย่ ังไม่ได้รับชำระหน้ี การ
รวบรวมเอกสารลูกหนี้คงค้าง ควรจัดเก็บเอกสาร เรยี งตามหายเลขใบกำกับภาษี (ขาย) ทีย่ งั ค้างชำระ จะได้
สะดวกเมื่อนาบันทึกในโปรแกรม Express
เมนูทใ่ี ช้บนั ทกึ เมนูการเงิน / เลือกข้อ 1 รับเงิน / เลอื กข้อ 6 บันทึกรายการลกู หนี้คงค้าง-ยกมา

รปู ที่ 30
2. บันทกึ ยอดเจ้าหนี้คงคา้ ง

หมายถงึ ยอดหนี้คงคา้ งซงึ่ เกิดจากการซ้ือสนิ ค้า/บริการจากผจู้ ำหน่าย (เจ้าหนี)้ แต่กิจการยังไมจ่ า่ ย
ชำระหนี้ การรวบรวมเอกสารเจา้ น้คี งค้าง ควรจัดเก็บเอกสารเรียงตามหมายเลขใบกำกับภาษี (ซ้อื ) ทยี่ ังคงคา้ ง
จ่ายชำระ จะไดส้ ะดวกเมอื่ นำยอดคงค้างมาบนั ทึกในโปรแกรม Express

เมนูท่ีใชบ้ นั ทกึ กดทเ่ี มนกู ารเงนิ / เลอื กข้อ 2 จ่ายเงนิ / เลือกข้อ 5 บนั ทึกรายการเจา้ หนค้ี งคา้ ง-ยกมา คยี ์
ข้อมูลตามที่โจทยก์ ำหนด

รปู ท่ี 31

3.บันทึกยอดสินคา้ /วตั ถุดบิ คงเหลอื

หมายถึง ยอดคงเหลือของสินค้าแตล่ ะรายการ ผใู้ ชจ้ ะต้องการตรวจนบั ยอดคงเหลือของสินค้าแตล่ ะ
รหสั วา่ เหลือเทา่ ไร ราคาต่อหนว่ ย มูลคา่ รวมของสนิ คา้ แต่ละรายการ ซึง่ ยอดทต่ี รวจนบั ได้น้ีจะนำมาบันทกึ เปน็
ยอดสนิ คา้ /วตั ถดุ ิบยกมา

เมนูทีใ่ ชบ้ นั ทึก เมณูสนิ คา้ / ข้อ 2 รายละเอยี ดสินค้า

## กรณีผ้ใู ชก้ ำหนดวธิ บี ันทกึ ต้นทนุ แบบเข้ากอ่ น-ออกก่อน บันทึกดังน้ี

1. เรียกรหัสสินค้าท่ีจะบันทึกยอดยกมาแสดงท่ีจอ โดยคลิก่ีค้นหาเพือ่ คน้ หาตามรหสั สินคา้ (Crl-L,Alt-

L,Page-Down)

2. คลิกทแ่ี ทป็ ล๊อตสนิ ค้ายกมา<F7>หรือ กดF7 เลยก็ได้

3. กดAlt-A วนั ที่ ให้คลิกผา่ น

คลัง สามารถระบุคลังได้ เชน่ คลงั สำนักงานใหญ่

เอกสาร พมิ พ์ข้อความ ยกมา หรอื B/F ก็ได้ แล้วกด Enter

ลำดบั สามารถลำดบั ลอ็ ตคงเหลอื ได้ เชน่ 1,2....(กรณีมีหลายล๊อต)

จำนวนเดิม บันทึกยอดคงเหลือตามทีต่ รวจนับได้ แลว้ กด Enter

มูลคา่ เดิม บนั ทกึ ยอดลคณู ระหวา่ งจำนวนคงเหลือ X ราคาต่อหนว่ ย แล้วกด

Enter

4. โปรแกรมจะขนึ้ บรรทัดใหมใ่ ห้ เพือ่ ให้กรอกยอกยกมาลอ๊ ตที่ 2 ถ้ามลี ๊อตเดียว ให้กด ESC
5. เม่อื บบันทึกยอดยกมาเสร็จแลว้ หากตอ้ งการบันทกึ สินค้ารหสั อื่นต่อ ให้คลิกที่ X เพ่ือยกเลกิ การเพ่ิม,

แกไ้ ขเพ่ิมเติม หรอื ให้กด ESC จากน้ันทำตามข้นั ตอนท่ี 1-5

จำนวน X ราคา
ทนุ ต่อหนว่ ย

รปู ท่ี 32

ให้บันทกึ ยอดสินคา้ ยกมาตามขอ้ มูล เอกสาร ลาดบั คลงั คงเหลือ ราคา @ มลู คา่ เดมิ
ยกมา 01 01 15 5,000 82,500
รหัสสนิ คา้ ชอื่ สนิ คา้ ยกมา 01 01 6 55,000 330,000
PA1001 Main Board PXII
CO1001 Pentium III700 MHz Comp.

## กรณผี ูใ้ ช้กำหนดวิธบี ันทกึ ตน้ ทุนแบบถว่ั เฉลี่ย บันทึกดงั น้ี

1. เรยี กรหัสสินคา้ ทจ่ี ะบนั ทกึ ยอดยกมาแสดงทจี่ อภาพ โดยคลกิ ทคี่ น้ หาเพอ่ื คน้ หาตามรหัสสินคา้ (Ctrl-
L,Alt-L,Page-up,page-Doewn)

2. กด F8 (เพ่ือเข้าไปในตารางคลงั สินค้า)

3. กด Alt-E ในบรรทดั ของคลังทจ่ี ะเป็นยอดยกมา (กรณีจะสรา้ งคลังเพิ่ม ให้กด Alt-A)

ยอดยกมา บันทกึ ตามทีต่ รวจนับได้แลว้ กด Enter

มูลค่ายกมา บันทกึ ยอดผลคูณระหวา่ งจำนวนคงเหลอื กับราคาต่อหน่วย แล้วกด Enter

รูปที่ 33

4.บนั ทกึ เช้ครบั ลว่ งหนา้ ยกมา

หมายถงึ รายการเช็ครบั ทรี่ บั จากลกู ค้า ซึ่งเกดิ ข้ึนก่อนจะใชโ้ ปรแกรม Experss แตเ่ ช็ครบั
ดงั กลา่ วยงั ไม่ครบกำหนดตามทร่ี ะบุในเช็ครบั หรือยงั ไม่ไดน้ ำไปขน้ึ เงิน ควรรวบรวมเช็ครบั ลว่ งหนา้ ตามเลขที่
เช้ค จะไดส้ ะดวกต่อการนำมาบนั ทกึ ในโปรแกรม

เมนูทใ่ี ชบ้ ันทกึ เมนกู ารเงิน / ข้อ 3 ธนาคาร / ข้อ 3 ทะเบียนเชค็ รับ

รปู ท่ี 34

5.บันทกึ เชค็ จา่ ยล่วงหนา้ ยกมา

หมายถงึ รายการเช็คจ่ายท่ีกจิ การได้จา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี ซง่ึ เกดิ ขึ้นก่อนจะใช้โปรแกรม Experss
แตเ่ ช็คจา่ ยดงั กล่าวยงั ไม่ครบกำหนดตามที่ระบุในเชค็ จา่ ย ควรรวบรวมเช็คจ่ายล่วงหนา้ ตามเลขท่ีเช้ค จะได้
สะดวกต่อการนำมาบนั ทกึ ในโปรแกรม

เมนูทีใ่ ชบ้ ันทกึ เมนกู ารเงนิ / ขอ้ 3 ธนาคาร / ข้อ 5 ทะเบียนเช็คจ่าย

รูปท่ี 35

6.บนั ทึกยอดบญั ชยี กมา

หมายถงึ การทผ่ี ู้ใช้นำยอดงบดุลหรืองบทดลอง ทีแ่ สดงยอดคงเหลือของบัญชตี า่ งๆ ของ
ทรพั ยส์ ินหนี้สินและสว่ นของเจ้าของ มาบันทึกเปน็ ยอดต้นงวดทางเดบติ ดา้ นบญั ชีของรอบปปี จั จบุ นั

เมนูท่ใี ช้บันทกึ เมนูการเงนิ / ข้อ 3 ยอดยกมา/ยอดยกมาปีแลว้ / ข้อ 1 บนั ทึกยอดยกมา
หมายเหตุ:กรณีเริ่มใช้โปรแกรมระหว่างปี นำตวั เลขจากงบทดลองไปบันทึกท่ีเมนูบัญชี / 1
ลงประจำวนั / 1 สมดุ รายวันทั่วไป (ก็ได)้

**ยอดเครดติ ให้ใสเ่ ลขติดลบ** รปู ท่ี 36

การบันทึกรายการประจำวนั

ข้นั ตอนการปฏบิ ัตงิ านในวงจรซอ้ื และการจ่ายเงิน

1 การรับสินคา้ โดยการบบันทึกซ้ือสด

2 การสัง่ ซือ้ สินคา้

3 การบนั ทึกจา่ ยเงินมัดจำ

4 การรับสินคา้ โดยการบันทึกซ้อื เช่ือ

5 การสง่ คืน/ลดหนี้

6 การจา่ ยชำระหนี้

7 บนั ทึกคา่ ใช้จา่ ยอ่นื ๆ

การซือ้ สด

เปน็ รายการซื้อทกี่ ิจการเราได้ตกลงกบั ผจู้ ำหน่ายวา่ เม่ือสง่ มอบสินค้าบริการให้กบั กิจการแลว้ ตอ้ ง

จ่ายเนเงนิ สด หรือ เช็คทันที ไม่มีการใหเ้ ครดิต ซง่ึ มักเป็นการซอื้ ปลกี มจี ำนวนสนิ ค้าและมลู คา่ ไม่สงู มาก

เมนูท่ีใช้บันทกึ เมนซู ้อื / 2 ซ้ือเงนิ สด

เอกสารทใ่ี ช้บนั ทึก บิลซ้อื สด/ใบกำกบั ภาษีซื้อที่ได้รบั จากผ้จู ำหนา่ ย

ผลการทำงาน
หลังจากได้บันทึกรับสินค้าผ่านโปรแกรมแล้ว เราสามารถตรวจสอบผลการทำงานได้
โดยโปรแกรมจะส่งขอ้ มลู ไปยังระบบบัญชยี อ่ ยต่างๆ ทเ่ี กี่ยวข้อง ดังนี้
1. ลงรายการทส่ี มุดรายวนั ซ้ือ ที่เมนูบัญชี / ขอ้ 1 / สมุดรายวันซอ้ื (เอกสารข้ึนตน้ ดว้ ย HP)

หากใชโ้ ปรแกรมชุดบริหารภายใน ( เวอร์ชน่ั 1.0 ) โปรแกรมจะส่งรายการจากสมดุ รายวันไป
ยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย ( สามารถพิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันที ) แต่ถ้าใช้โปรแกรมชุด
สรรพากร ( เวอรช์ น่ั 1.5) โปรแกรมจะนำรายการไปเกบ็ รวบรวมไว้ในเมนสู มุดรายวันท่ยี งั ไม่ผ่านบัญชี
( ซ่งึ จะยงั พมิ พง์ บการเงินไม่ได้ แต่สามารถแกไ้ ขรายการตา่ งๆ ได้ )

การลงบัญชีซื้อสินค้าเป็นเงินสด โปรแกรมจะทำให้โดยอัตโนมัติ ตามรูปแบบวิธีที่ได้กำหนดใน
คำเริม่ ตน้ ( เมนูเร่ิมระบบ / ข้อ 1.3.1 ข้อ 4. บนั ทึกบัญชีสนิ คา้ แบบ ? Perpetual หรือ Periodic)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. สินค้าคงเหลอื xxx Dr. ซอ้ื สินค้า xxx

ภาษีซื้อ xxx ภาษีซอ้ื xxx

Cr. เงินสด / เชค็ xxx Cr. เงินสด / เชค็ xxx

2. เพม่ิ ยอดสนิ คา้ ในแฟม้ หลัก รายละเอียดสนิ ค้า ใหต้ รวจสอบข้อมูลทีเ่ มนสู นิ ค้า ข้อ 2. หรืออาจพิมพ์
รายงาน 411 หรอื 415 เพ่ือตรวจสอบยอดรับสนิ คา้

3. รางงานภาษีซอ้ื ซึง่ ตรวจสอบไดท้ ่ีมนูการเงนิ / 4. ภาษีมูลค่าเพมิ่ / .แฟม้ ภาษีซื้อ
4. พิมพร์ ายงานวเิ คราะห์การซ้ือต่าง ๆ ได้ทันที

การสัง่ ซอ้ื สนิ ค้า

เป็นกระบวนการทำงานที่เกิดข้ึนเมื่อพบวา่ ในคลังสนิ ค้ามีปริมาณสนิ ค้าไม่พอขาย จำเป็นจะต้องสั่งซ้ือ

สินค้าเพิ่มเพื่อให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้า หรือการเบิกใช้ภายใน จึงจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase

Order) เพอื่ สง่ ใหก้ บั ผู้จำหนา่ ย

เมนทู ีใ่ ช้บันทกึ เมนซู ้ือ/ ข้อ3 ใบส่งั ซือ้

เอกสารที่ใชก้ ารบนั ทึก ใบอนุมตั ิคำสงั่ ซ้ือ ( Purchase Request )

ผลการทำงาน
การทำใบสั่งซื้อจะขังไม่ส่งผลกระทบต่อระบบบัญชีย่อยต่างๆ เพียงแต่โปรแกรมจะนำยอดรายการใน
ใบส่ังซอื้ สนิ ค้า ไปเกบ็ เปน็ ยอดค้างรบั ในแฟ้มหลักรายละเอียดสนิ ค้า ( Inventory Master File ) และสามารถ
พมิ พ์ได้ในเมนูรายงาน / 2. รายงานเจ้าหนี้ / 3. ใบส่งั ซ้อื

การจา่ ยเงนิ มดั จำคา่ สนิ คา้ /บรกิ าร

เป็นรายการที่กิจการต้องจ่ายด่ามัดจำในการสั่งซื้อสินค้า, บริการ ซึ่งเป็นการง่ายเงินเพียงบางส่วนท่ี

กิจการไดต้ กลงให้กบั ผูจ้ ำหน่ายสินค้าและบรกิ าร

เมนูท่ใี ช้บนั ทึก เมนซู ้อื / ขอ้ 2 จ่ายเงนิ มัดจำ

เอกสารท่ีใชบ้ ันทกึ ใบกำกบั ภาษีซื้อ สำหรบั เงินคา่ มดั จำ

ผลการทำงาน

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชีเหมอื นกัน
Dr. คชจ.จา่ ยลว่ งหนา้ xxx

ภาษีซอื้ xxx

Cr. เงนิ สด xxx

ลงรายการทสี่ มดุ รายวันซื้อ เมนบู ัญชี / ข้อ1 / สมุดรายวนั จ่าย ( เอกสารขึน้ ต้นดว้ ย AE)

การรบั สนิ ค้า

หลังจากได้ส่งใบสั่งซื้อให้ผู้จำหน่ายแล้ว เมื่อผู้จัดจำหน่ายได้จัดส่งสินค้าตามใบส่ังซื้อและ พนักงานท่ี

รับผิดชอบได้ทำการตรวจรับสินค้า โดยพิจารณาเปรียบเทียบจากสำนาเอกสารใบสั่งซื้อ กับใบส่งสินค้า หรือ

ใบกำกับภาษีของผู้จำหน่ายว่าข้อมูลตรงกันหรือไม่ เช่น ราคา จำนวน และตรวจสภาพสินค้าว่าอยู่ในสภาพดี

ถูกต้องตามที่สั่งซื้อหรือไม่ เมื่อตรวจนับสินค้าเรียบร้อยแล้ว พนักงานที่รับสินค้าจะทำการป้อนข้อมูลใบส่ง

ของ/ใบกำกบั ภาษี และจำนวนทตี่ รวจรับจริงเขา้ สู่โปรแกรม

เมนทู ี่ใชบ้ นั ทึก เมนูซื้อ/ ข้อ 4 ซื้อเงนิ เชื่อ

เอกสารทใ่ี ช้บนั ทึก ใบกำกบั ภาษีซื้อ / ใบสง่ สนิ ค้าวัตถดุ ิบ/บริการจากผจู้ ำหนา่ ย (เจา้ หนี้)

ผลการทำงาน

ลงรายการท่ีสมดุ รายวนั ซื้อ เมนบู ัญชี / ข้อ 1 / สมุดรายวันซื้อ ( เอกสารข้นึ ต้นด้วย RR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. สนิ คา้ คงเหลือ xxx Dr. ซ้ือสนิ ค้า xxx

ภาษีซือ้ xxx ภาษีซ้อื xxx

Cr. เงินสด / เชค็ xxx Cr. เงินสด / เชค็ xxx

2. เพมิ่ ยอดสินค้าในแฟ้มหลกั รายละเอียดสนิ คา้ ให้ตรวจสอบขอ้ มลู ทีม่ นสู ินคา้ / ขอ้ 2 หรอื อาจพิมพ์
รายงาน41 1 หรอื 415 เพ่อื ตรวจสอบยอดรบั สนิ ค้า

3. เพิ่มยอดเข้าหนี้ในแฟ้มหลักผู้จำหน่าย ให้ตรวจสอบข้อมูลที่มนูซื้อ / ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงาน
เจ้าหนี้ 2.D เพ่อื ตรวจสอบยอดเคลือ่ นไหวสู้จำหนา่ ย

4. ลดยอดค้างรบั ในใบส่ังซ้อื ตรวจสอบโดยสังเกตตรงชอ่ งค้างรบั ในใบส่ังซอื้ ทีไ่ หอ้ ้างถงึ ในซอ้ื เชือ่
5. รายงานภาษซี ้ือ
6. พมิ พ์รายงานวิเคราะหก์ ารซือ้ ไดท้ นั ที

การลดหน้/ี สง่ คนื สนิ ค้า

เมอ่ื พบว่ารายการสินค้าทซี่ ื้อมีคณุ สมบัตไิ มต่ รงกบั ทร่ี ะบใุ นใบสั่งซ้ือ สนิ ค้าชำรดุ แตกหัก ไม่อยู่ในสภาพ

ใช้งานได้อาจเกิดสาเหตุอื่นๆ เช่น ผู้จำหน่ายคิดราคาสินค้าไว้สูงเกินไป จะต้องมีการขอลูกหนี้จากผู้จำหน่าย

การทำรายการในลด

1.5.1/ ขอ้ ยอ่ ยท่ี 4

เมนทู ใี่ ชบ้ ันทึก เมนูการเงิน / 2. จ่ายเงนิ / 3. ใบลดหน้ี-ส่งคนื

เอกสารทใี่ ช้บันทกึ ใบสง่ คนื สินคา้

- ขณะอยู่สถานะเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลให้คลิก เพื่อเลือกใบซื้อสินค้าที่ยังค้างชำระเงินมาทำใบลดหนี้
(หากจะอา้ งถงึ บลิ ซ้ือสดหรอื ซ้ือเชอื่ ที่ชำระเงินไปแลว้ ให้ป้อนเลขท่ีเอกสารลงไปเอง)

- ขณะอย่ใู นสถานะพร้อมและต้องการเลือกรายการจากใบรับสินค้า เพื่อมาลดหนี้ หรือส่งคืนเพมิ่ อีก ให้
กด F6

• ประเภทใบลดหนี้ จะถูกกำหนดจากมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.5.1 หัวข้อ 4 ซึ่งก็สามารถเปลี่ยนแปลง
ประเภทเองได้เลย

ผลการทำงาน

1. ลงรายการประจำวันทสี่ มดุ รายวันซื้อ ( เอกสารขึน้ ต้นดว้ ย GR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เจ้าหนี้ / เงินสด xxx Dr. เจ้าหนี้ / เงนิ สด xxx

Cr. สินคา้ คงเหลอื xxx Cr. ส่งคืนสนิ ค้า xxx
xxx
ภาษซี ื้อ xxx ภาษซี ื้อ

2. ตดั ขอดสนิ ค้า ( กรณสี ง่ คนื สินค้าดว้ ย ? ตอบเป็น Y )
3. ลดยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลัก ( กรณีคลิกเลือกประเกทใบลดหนี้ส่งคืน เป็น 1 หรือ 2 ) ให้ตรวจสอบ
ข้อมูลท่ี เมนูซ้ือ ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงานเจ้าหนี้ เพื่อตรวจสอบยอดเคลอื่ นไหวผู้จำหนา่ ย
4. ในรายงานภาษีซือ้ จะแสดงเปน็ ยอดตดิ ลบ

การจา่ ยชำระหนี้

หลังจากได้รับสินค้าเรยี บร้อยแล้ว และใกล้ครบกำหนดชำระเงิน ผู้จำหน่ายอาจจะทำใบวางบิลส่งมา

ให้ เพ่ือเรยี กเกบ็ เงนิ ด่าสินคา้ หรือบริการ ก็ให้ตรวจสอบกบั เอกสารจริงอกี คร้ัง เพื่อดูวา่ ถกู ต้องหรือไม่ เม่ือครบ

กำหนดจ่ายก็ปอ้ นข้อมูลใบจ่ายเงินเข้าสู่โปรแกรม เพื่อให้โปรแกรมทำการปรับปรุงแฟ้มข้อมลู ที่เกี่ยวข้อง การ

จา่ ยชำระหน้สี ามารถจ่ายเตม็ ยอดหนี้ หรอื จะบนั ทึกจา่ ยเพียงบางสว่ นก็ได้

เมนทู ่ีใช้บนั ทึก เมนูการเงิน / 2. จา่ ยเงิน / 4. จ่ายชำระหนี้

เอกสารท่ใี ช้บนั ทกึ ใบสำคญั จา่ ย

(1
)

(2

()3

)
(1) ดับเบิ้ลคลิกทพี่ ื้นทีว่ า่ ง เพือ่ เลือกบิลซ้ือหรือใบลดหน้ีมาจา่ ยชำระ
(2) ดบั เบ้ลิ คลิกที่ชอ่ งเงินทตี่ อ้ งการกรอก
(3) ดับเบ้ลิ คลิกทช่ี อ่ งชำระโดยอน่ื ๆ เพื่อปอ้ นรายการทช่ี ำระโดยอ่ืนๆ

ผลการทำงาน

1. ลงรายการทส่ี มุดรายวนั จ่าย เมนูบัญชี / ขอ้ 1 / สมดุ รายวนั จา่ ย ( เอกสารขึ้นดน้ ด้วย PS)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เจา้ หนี้ xxx ลงบญั ชีเหมอื นกนั

Cr. เงนิ สด xxx

เช็คจ่ายลว่ งหน้า xxx

2. ลดยอดเข้าหนี้ในแฟ้มหลัก ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูซื้อ / ข้อ 6 หรือพิมพ์รายงานเจ้าหนี้ เพ่ือ
ตรวจสอบความเคล่อื นไหว

3. ตัดยอดหนีใ้ นบลิ ซอื้ เชอ่ื รายการจา่ ยชำระ <F7>
4. นำรายละเอียดเช็คจ่าย ไปเก็บในทะเบียนเช็คจ่าย ( เมนูการเงิน / 3. ธนาคาร / 5. ทะเบียนเช็ค
จา่ ย)

บนั ทกึ ค่าใชจ้ ่ายอ่ืนๆ

เมนทู ่ใี ช้บันทกึ เมนูซื้อ / 5.บันทึกคำใช้จ่ายอื่นๆ (ต้องกำหนดรายจะเอียดค่าใช้จ่ายที่เมนูซ้ือ /

ข้อ 7.ก่อน)

เอกสารที่ใชบ้ ันทึก ใบกำกับภาษี , บิลเงนิ สด

ตวั อย่าง กิจการจ่ายคา่ ทำปา้ ยโฆษณาให้บรษิ ัท Maxdata จำกัด เป็นเงนิ สด 4,500 บาท ภาษซี ือ้ 7% และได้

หักภาษี ณ ท่ีจ่าย 2% ไวด้ ว้ ย

ผลการทำงาน

1. รายการท่ีสมุดรายวันจา่ ย เมนูบญั ชี / ขอ้ 1 / สมดุ รายวนั จ่าย ( เอกสารขึน้ ต้นด้วย OE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. คา่ โฆษณา xxx ลงบญั ชเี หมือนกนั

ภาษีซื้อ xxx

Cr. เงนิ สด xxx

ภาษหี กั ณ ท่จี ่ายคา้ งจา่ ย xxx

2. รายงานภาษซี ้อื

3. สามารถพมิ พ์หนังสอื รบั รองการหัก ณ ทีจ่ า่ ยได้

4. รายงานใบต่อ ภ.ง.ด.โดยแบง่ ตามประเภทต่าง ๆ เช่น ภ.ง.ด.53, ภ.ง.ด. 3 เปน็ ต้น

การหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย
การบนั ทกึ ใบรับรองหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย สามารถบนั ทกึ ไส้ในเมนูทเี่ กยี่ วกบั การจ่ายเงิน เชน่ เมนูซอื้ /

บนั ทึกคำใช้งา่ ยอื่นๆ หรอื เมนกู ารเงิน / 2. จ่ายเงิน /4. จ่ายชำระหน้ี หรอื ทมี่ นบู ัญช/ี 1. ลงประจำวนั เปน็ ต้น
วธิ กี ารบันทึก ใหค้ ลิกท่รี ายการภาษหี ัก ณ ทีจ่ ่าย <Ctrl+F10- โปรแกรมจะเข้ามาในตารางใบหักภาษี

ณ ทีจ่ ่าย ให้ดบั เบล้ิ คลิกทบี่ รรทดั วา่ ง หรือกA Alt+A

การกำหนดประเภทเงินไดท้ ่จี ่าย
สามารถกำหนดข้อมูลเกี่ยวกับประเภทเงินไส้ที่จ่าย ไส้ที่เมนูเริ่มระบบ / 9. รายการข้อความ / 8.

ระบบบญั ชี / 75- ประเภทเงินไดท้ จี่ ่าย ตัวอย่างเชน่ 5. คา่ จ้างทำของ :tS53, CI, 3 มีความหมาย ดังน้ี
t = Type ประเภท ภ.ง.ด.เช่น S53 (นิตบิ ุคคล), S03 (หักที่จา่ ยบุคคลธรรมคา)

c = Condition เงอ่ื นไขการหักภาษี เชน่ 1 = ภายี่ ณ ทง่ี ่าย, 2 = ออกให้หมด, 3 = ออกใหค้ รั้ง
เดยี ว

r = Rate อัตราภาษีทห่ี ัก เช่น 13 หมายถึง หกั ร้อยละ 3
ข้อสังเกต แต่ละส่วน ชั้นดว้ ยเคร่อื งหมายจุลภาค ( ,) ยกเวน้ คา้ นหน้าตัว ! ให้ขัน้ ด้วยเซมิโคลอน (;)

สรปุ การทำงานวงจรซ้ือและจ่ายเงนิ โดยใช้โปรแกรม Express

1. การทำใบสง่ั ซอื้ เมนซู ้อื / 2. ใบสัง่ ซ้ือ

2. การทำใบรบั สินคา้ เมนซู ้ือ / 4.ซือ้ เงินเช่อื

3. การทำใบลดหนี้/ ส่งคนื สนิ ค้า เมนกู ารเงนิ / 2. จ่ายเงิน / 3. ลดหนี้-สง่ คืน

4. การทำใบจา่ ยชำระหนี้ เมนูการเงิน / 2. จา่ ยเงิน / 4. จ่ายชำระหน้ี

5. บนั ทึกคา่ ใชจ้ า่ ยอ่นื ๆ เมนซู ื้อ / 5.บันทึกคำใช้จา่ ยอน่ื ๆ

ข้นั ตอนการปฏบิ ัติงานในวงจรขายและรบั ชำระหนี้
1. รับจองสนิ คา้ จากลูกคา้ ( ใบสั่งขาย )
2. การขายเงนิ สด
3. การทำใบสง่ สินคา้ ( ขายเงินเชอ่ื )
4. การรบั คนื /ลดหน้ี
ร. การรบั ชำระหนี้
6. การขายเงินเชอ่ื สินค้าบรกิ าร
1. การรบั ชำระหน้ีกรณีสนิ ค้าบริการ
8. บนั ทกึ รายไดอ้ นื่ ๆ

ใบสง่ั ขาย

หากลูกค้าติดต่อขอซื้อสินค้า หรือบริการจากกิจการ แต่อาจยังไม่ได้ส่งมอบทันทีเพราะไม่มีสินค้าที่

ลูกคา้ ต้องการหรือ ลกู คา้ นัดวันส่งของ จะตอ้ งมีการจดั ทำเอกสารรับจองสนิ คา้ ของลูกค้าไว้ก่อน จะได้ทราบว่า

มีการสง่ั สนิ ค้าของลูกค้าเท่าไร อะไรบา้ งและตอ้ งจดั เตรยี มไปส่งสินค้าบริการเม่ือไร

เมนทู ่ใี ชบ้ ันทึก เมนขู าย /3. ใบส่ังขาย

เอกสารที่ใช้บันทกึ ใบสงั่ ซอ้ื ของลกู ค้า หรือลกู คา้ ติดตอ่ โดยตรง

ผลการทำงาน

การบันทึกรายการใบสั่งขายจะยังไม่มีผลกระทบกับระบบบัญชีช่อยใดๆ เพียงแต่โปรแกรมจะนำยอด

สินคา้ ท่ีเราบันทึกในใบสั่งขายไปแสดงเป็นยอดคา้ งส่ง โดยสามารถพิมพ์ข้อมูลได้ท่เี มนูรายงาน / 1.

รายงานลกู หน้ี /3. ใบส่ังขาย

ขายเงนิ สด

เป็นรายการขายที่กิจการเราได้ตกลงกับลูกค้ำว่าเมื่อเราส่งมอบสินค้า / บริการให้กับลูกค้าแล้วจะ

เรยี กเกบ็ เงินทนั ที (ไม่ให้เครดิต) ซง่ึ มักเปน็ การขายปลกี มีจำนวนสินค้าและมูลคำไมส่ ูงมาก

เมนูท่ใี ช้บนั ทึก เมนขู าย / 2. ขายเงินสด

เอกสารที่ใช้บันทกึ ใบสั่งซือ้ ของลกู คา้ หรอื ลูกค้าติดต่อโดยตรง

ผลการทำงาน

1. ลงรายการทีส่ มดุ รายวนั ขาย เมนบู ัญชี / ข้อ 1 / สมดุ รายวนั ขาย (เอกสารขึน้ ตน้ ดว้ ย HS)

หากใช้โปรแกรมชุดบริหารภายใน (เวอร์ชั่น 1.0) โปรแกรมจะส่งรายการจากสมุดรายวันไป

ยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย (สามารถพิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันที) แต่ถ้าใช้โปรแกรมชุด

สรรพากร (เวอร์ชน่ั 1.5)โปรแกรมจะนำรายกรไปเก็บรวมรวบไว้ในเมนรู ายการทยี่ งั ไม่ผา่ นบัญชี ซึ่งจะ

ยงั ไมส่ ามารถพมิ พ์งบการเงนิ ได้ แต่รายการตา่ ง ๆ ก็ยงั สามารถแกไ้ ขได้

การลงบัญชีขายสนิ คำเป็นเงินสด โปรแกรมจะบันทึกรายการใหโ้ ดยอัตโนมัติ ตามรูปแบบวิธี

ทีไ่ ด้กำหนดในคา่ เริ่มต้น ( เมนเู ร่ิมระบบ /ข้อ 1.3.1 ในข้อ 4. บนั ทึกบญั ชีสินค้าแบบ? Periodic หรือ

Perpetual)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เงินสด/ เชค็ xxx Dr. เงินสด/ เช็ค xxx

Cr. รายไดจ้ ากการขาย xxx Cr. รายไดจ้ ากการขาย xxx

ภาษขี าย ภาษขี าย

xxx xxx

Dr. ตน้ ทนุ ขาย xxx ไม่บนั ทึกบัญชคี ่ตู ้นทนุ

Cr. สนิ คา้ คงเหลือ xxx

2. ลดขอดสินค้าในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้า ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์
รายงาน 411 หรอื 415 เพ่อื ตรวจสอบยอดขายสนิ ค้า
3. รายงานภาษขี าย
4. พิมพ์รายงานวเิ คราะหก์ ารขายไดท้ นั ที

ขายเงินเชอื่

เพื่อให้ยอดขายของกิจการเพิ่มมากขึ้น บางครั้งกิจการอาจส่งเสริมการขายโดยส่งมอบสินค้าไปก่อน

และจะมีการกำหนดเง่ือนไขระยะเวลาการชำระหน้ีของลูกคา้ เช่น การให้กำหนดเวลาการชำระหนีภ้ ายใน 30

วัน เป็นต้น ซึ่งโดยทั่วไปการขายสินค้ามักจะนิยมขายเป็นแบบเงินเชื่อ เพราะต้องแข่งขันทางการตลาดกับ

บรษิ ัทคู่ค้า

เมนูท่ีใชบ้ ันทึก เมนูขาย / 4. ขายเงนิ เชอื่

เอกสารท่ใี ชบ้ นั ทึก ใบส่งั ขาย / ใบส่ังซอ้ื / ถกู คา้ ติดต่อโดยตรง

ผลการทำงาน

ลงรายการที่สมดุ รายวนั ขาย เมนบู ญั ชี / ข้อ 1 / สมุดรายวันขาย ( เอกสารข้นึ ดน้ ดว้ ย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลูกหน้ี xxx Dr. ลูกคา้ xxx

Cr. รายไดจ้ ากการขาย xxx Cr. รายได้จากการขาย xxx
xxx
ภาษขี าย xxx ภาษีขาย

Dr. ตน้ ทุนขาย xxx xxx ไมบ่ นั ทึกบัญชีคูต่ ้นทุน

Cr. สนิ ค้าคงเหลอื

2. ลดยอดสินค้าในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้า ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์
รายงาน 411 หรือ 415 เพอื่ ตรวจสอบยอดขายสินค้า

3. เพิ่มยอดลูกหนี้ในแฟ้มหลักลูกค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูขาย ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงาน 1.D
เพื่อตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวลกู หน้ี

4. ลดยอดคา้ งสง่ ในใบสง่ั ขาย ตรวจสอบโดยสงั เกตตรงชอ่ งคา้ งสง่ ในใบสง่ั ขาย
5. รายงานภาษขี าย
6. พิมพ์รายงานวเิ คราะห์การขายไดท้ นั ที

ลดหนี้รับคืนสนิ คา้

หลังจากที่กิจการจำหน่ายสินค้าบริการ โดยมีการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าแล้ว บางครั้งลูกค้าอาจมี

ความจำเป็นที่จะส่งคืนสินค้า เช่น สินค้าไม่ได้มาตรฐาน ชำรุด หรือไม่ตรงกับที่ลูกค้าต้องการ ทางกิจการก็จะ

บันทึกรบั คืนสินค้าจากลูกค้า หรอื กรณที ่ีคดิ ราคาสินคา้ ไวส้ ูงเกินไป กต็ ้องออกใบลดหนี้ให้กับลูกคา้ เชน่ กัน

เมนูท่ีใช้บนั ทึก เมนกู ารเงนิ / 1. รับเงิน /4. ลดหนี้-รบั คืนสนิ คา้

เอกสารทใ่ี ชบ้ ันทึก ใบสง่ คืนสนิ คา้ (ของลกู ค้า)

ผลการทำงาน

1. ลงรายการประจำวนั ท่ีสมดุ รายวันขาย ( เอกสารข้นึ ต้นดว้ ย SR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. รบั คนื สินค้า xxx Dr. รบั คนื สินค้า xxx

ภาษขี าย xxx ภาษขี าย xxx

Cr. ลกู หนี้ /เงินสด xxx Cr. ลูกหน้ี /เงินสด xxx

Dr. สนิ คา้ คงเหลอื xxx ไม่บนั ทึกบัญชีคู่ต้นทุน
Cr. ต้นทุนขาย
xxx

2. เพ่มิ ยอดสินค้า ( กรณีรับคืนสินคา้ ด้วย ? ตอบเป็น Y )
3. ลดยอดลูกหนี้ในแฟ้มหลัก ( กรณีเลือกประเภทใบลดหนี้/รับคืน เป็น 1 หรือ 2 ) ให้ตรวจสอบ
ขอ้ มลู ท่เี มนขู าย / ขอ้ 6 หรอื อาจพิมพ์รายงานลกู หน้ี 1.D เพื่อตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวลูกหนี้
4. ในรายงานภาษขี ายจะแสดงเปน็ ยอดตดิ ลบ

รับชำระหน้ี

กรณีที่ให้เครดิตกับลูกค้า เมื่อครบกำหนดตามที่ตกลงกับลูกค้า ทางกิจการก็จะจัดเตรียม

ใบเสร็จรบั เงิน เพอ่ื นำไปเรียกเก็บเงินจากลูกคา้ ( บางกิจการอาจทำใบวางบลิ กอ่ นก็ได้)

เมนทู ี่ใช้บนั ทกึ เมนกู ารเงนิ / 1. รับเงิน / 5. รบั ชำระหน้ี

เอกสารท่ีใช้บันทึก บิลขายเงนิ เช่ือ หรือใบวางบิลท่ถี ึงกำหนดเกบ็ เงิน

ผลการทำงาน

1. ลงรายการท่สี มดุ รายวนั รบั ( เอกสารข้นึ ต้นด้วย RE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เช็ครบั ลว่ งหน้า xxx ลงบญั ชีเหมอื นกัน

เงนิ สด xxx

Cr. ลกู หน้ี xxx

2. ลดยอดลูกค้าในแฟ้มหลักของลูกค้า ใหต้ รวจสอบข้อมลู ทีเ่ มนูขาย / ขอ้ 6 หรอื พิมพ์รายงานลูกหน้ี

1.D เพื่อตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวลกู หนี้ มาตรวจสอบ

3. ตัดยอดหนใี้ นบลิ ขายเช่ือ ในรายการรบั ชำระ <F7

4. นำรายละเอียดเชค็ รบั ไปเก็บในทะเบียนเช็ครับ (เมนกู ารเงิน / 3. ธนาคาร / 3. ทะเบยี นเชค็ รบั )

หมายเหตุ

• กรณีรับเงินเกินจากลูกค้ำ ( เกินยอดหนี้ ) อาจเนื่องจากคิดดอกเบี้ยกับลูกค้า เพราะลูกค้าชำระเงิน

ล่าช้าเกนิ กำหนด หรอื อาจมีการปัดเศษสตางคข์ ึ้นจากยอดหนี้ เปน็ ตน้ ให้ผู้ใชด้ บั เบลิ้ คลกิ ใส่ส่วนเกินท่ี

ช่องดอกเบ้ียรับ

• กรณรี บั เงนิ ขาดจากลูกคา้ ( รับน้อยกวา่ ยอดหนี้ ) อาจเน่ืองจากใหส้ ว่ นลดกับลูกค้าหรือลกู คา้ ชำระเงิน

เร็วกวา่ ทกี่ ำหนดไว้ ให้ผใู้ ชด้ ับเบลิ้ คลิกใสส่ ่วนเกนิ ทช่ี อ่ งดอกเบย้ี รบั

ขายเงนิ เชือ่ กรณีรับคา่ บรกิ าร
หากกิจการมีรายได้จากการให้บริการ เช่น รายได้จากการซ่อม, รายได้ค่าขนส่ง เป็นต้น เมื่อคุณ

กำหนดรายละเอียดสินค้าบริการที่เมนูสินค้า4. รายละเอียดสินค้าบริการ เรียบร้อยแล้ว สามารถนำรหัส
ดงั กล่าว มาอ้างอิงในบลิ ขายได้ ส่วนภาษีขายใหก้ รอกตามปกติ

และเม่ือคียเ์ อกสารเสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ โปรแกรมจะขึ้นหนา้ จอมาให้คลกิ เลือกดังน้ี

ให้คุณคลิกเลอื กเกณฑ์ทีต่ อ้ งการ ซึ่งสินคา้ บริการจะต้องเลือกเป็นเกณฑ์เงินสด (เกณฑ์เงินสด = ภาษี

ขายเกดิ ขึ้นในวันทมี่ กี ารรบั ชำระหนี้ ส่วนเกณฑ์สทิ ธิ=ภาษขี ายเกดิ ข้ึน ณ วนั ทีเ่ ปดิ บลิ ขายเลย)

หมายเหตุ หน้าขอท่แี สดงขา้ งตน้ จะปรากฏก็ต่อเมื่อคุณได้มกี ารอ้างอิงรายะเอยี ดสนิ ค้าบริการเท่าน้ัน

และท่ีค่าเริ่มระบบ/. กำหนดดำเริ่มดันต่าง 1 / 4. ระบบขายและลูกหนี้ / 1. รายละเอียดทั่วไป / 11. ภาระ

ภาษีขาย กำหนดเป็นเลข 3 (เลอื กได้)

ผลการทำงาน

1. ลงรายการที่สมดุ รายวนั ขาย เมนบู ัญชี / ข้อ 1 / สมดุ รายวนั ขาย (เอกสารขน้ึ ต้นด้วย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลกู หน้ี xxx ลงบญั ชเี หมอื นกัน

Cr. รายได้จากการขาย xxx

ภาษขี ายรอเรียกเกบ็ xxx

2. เพิ่มยอดลูกหนี้ในแฟ้มหลักถูกค้ำ ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูขาย ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงาน 1.D
เพอ่ื ตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวลูกหนี้

3. พิมพร์ ายงานวิเคราะหก์ ารขายไดท้ นั ที

หมายเหตุ บัญชีภาษีขายรอเรยี กเกบ็ จะถูกเดบิดออก แล้วแทนที่ดว้ ยบญั ชีภาษีขาย โดยอัตโนมัติ ก็ต่อเมื่อได้
ทำการรบั ชำระหน้ี โดยอ้างอิงถึง Invoice ดังกล่าว

รับชำระหนี้ กรณีรบั ค่าบรกิ าร
เม่ือคลิกเลือกเลขที่ใบกำกับภาษีที่ต้องการจะรับชำระหนี้แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพ่ือใหก้ รอก

ยอดภาษีมลู คา่ เพมิ่

ผลการทำงาน

1. ลงรายการทีส่ มดุ รายวนั รับ ( เอกสารขึ้นตน้ ดว้ ย RE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เงนิ สด 4,601.- ลงบัญชีเหมอื นกนั

ภาษีขายรอเรยี กเก็บ 301.-

Cr. ลูกหนี้การคา้ 4,601.-

ภาษีขาย 301.-

2. ลดยอดลูกค้าในแฟ้มหลักของลูกค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่มนขู าย / ข้อ 6 หรือพิมพ์รายงานลูกหนี้

1.D เพ่อื ตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวลกู หน้ี มาตรวจสอบ

3. ตัดยอดหนใ้ี นบิลขายเชอ่ื ในรายการรับชำระ <F7>

4. ออกรายงานภาษีขาย

บนั ทีกรายไดอ้ นื่ ๆ เมนูขาย / 5. บนั ทกึ รายได้อน่ื ๆ
เมนูท่ีใชบ้ ันทึก เมนขู าย /5. บนั ทกึ รายได้อื่นๆ 1 (ตอ้ งกำหนดรายละเอยี ดรายได้ที่เมนูขาย / ข้อ 7.กอ่ น )

สรปุ การทำงานวงจรรายได้โดยใช้โปรแกรม Express

1. การทำใบสง่ั ขาย เมนูขาย / 3. ใบสั่งขาย

2. การทำขายสด เมนขู าย / 2. ขายเงนิ สด

3. การทำใบกำกับภาษ/ี ใบส่งสินคา้ เมนขู าย /4. เงนิ เช่อื

4. การทำใบลดหนี้ /รับคนื สินค้า เมนกู ารเงิน / 1. รบั เงนิ /4. ใบลดหนี้-รบั คืน

ร. การทำใบรับชำระหน้ี เมนูการเงิน / 1. รับเงนิ / 5. รบั ชำระหน้ี

6. บนั ทึกรายได้อืน่ ๆ เมนูขาย / 5. บนั ทึกรายไดอ้ ืน่ ๆ

การทำงานเท่ยี วกับเชด็ รบั
หลังจากเราได้บันทึกรายการเกี่ยวกับเช็ครับ โปรแกรมจะนำรายการเช็ครับทุกใบ ไปเก็บ รบรวมท่ี

ทะเบียนเช็ครบั เมนูการเงิน / ข้อ 3. ธนาคาร / ข้อ 3. ทะเบียนเช็ครับ (ถ้าเปรียบเทียบกบั การทำงานในระบบ
มือ ก็คือการทำทะเบยี นเชค็ รับนน่ั เอง)

การลงบัญชใี นตอบรบั ชำระหน้ี Dr. เช็ครบั ถ่วงหน้า xxx

Cr. ลูกหน้ี xxx

สถานะเช็ค ในช้ันแรกจะเป็น เชค็ ในมอื

เมื่อเรานำฝากธนาคาร โปรแกรม Express จะมเี มนใู ห้เราสามารถบันทึกรายการนำเช็คฝาก โดยเลือก

เมนกู ารเงนิ / 3. ธนาคาร / 1.บันทึกเช็ดนำฝาก แบบใชใ้ บนำฝากเชค็

หลังการนำฝาก

สถานะเชค็ เปล่ียนสถานะจาก เช็คในมอื เปน็ เช็ครอเรยี กเก็บ
การลงบญั ชี ไม่ลงบัญชี
หมายเหตุ ถ้ำกิจการใดมีเชด็ ทต่ี อ้ งนำฝากไมม่ าก อาจจะขา้ มขั้นตอนการนำฝากไปเลยก็ได้

หลังจากเรานำเช็ครับฝากธนาคารแล้ว หากยอดเช็คดังกล่าวสามารถขึ้นเงินไส้โดยไม่มีปัญหา เราจะ
บันทกึ การผ่านเช็ครับท่ีหน้าจอใบนำฝากเช็ค โดยกด FI0 แลว้ คลิกเมนบู นั ทึกเช็ดผ่าน ( ทั้งใบนำฝาก ) หรือใน
กรณีทีไ่ มไ่ ด้ใชใ้ บนำฝาก ใหท้ ำที่ เมนูการเงนิ / 3. ธนาคาร / 2.บนั ทกึ เช็คผา่ น

หลงั การผา่ นเชค็ รับ

สถานะเชค็ เปลยี่ นเป็น เชด็ ผา่ น

การลงบัญชี (เอกสาร QR)Dr. ธนาคาร xxx

Cr. เช็ครับลว่ งหน้า xxx

การทำงานเทีย่ วกบั รายการเชด็ คืน
1. เมื่อผ่านเช็คไปแล้ว จะต้องทำกรยกเลิกการผ่านเช็ค ที่มนูการเงิน / ชนาการ / ทะเบียนเช็ค โดย

เรียกเลขที่เช็คที่ต้องการทำรายการ ( ค้นหาโดยคลิกที่ หรือกด AI-S ) แล้วคลิกเลือก เพ่ือ
ยกเลกิ การผา่ นเช็ค ใบนี้ ( สงั เกต สถานะเชค็ จะเปล่ยี นจาก เช็คผ่าน เป็น เช็คในมือ เหมือนเดิม)

2. บนั ทึกรายการเชค็ คนื โดยคลิก บนั ทึกประวัตเิ ช็คใบน้ีเป็นเช็ดคนื โปรแกรมจะขึ้นข้อความ
ดงั ภาพท6่ี 5 ให้คลกิ ทต่ี กลง จากนัน้ โปรแกรมก็จะขนึ้ ข้อความจังภาพที่ 66 ใหค้ ลิกทีต่ กลง โปรแกรมจะเปลี่ยน
สถานะเช็ดจากเช็คในมือ หรือรอเรียกเก็บ เป็นเช็คคืนยื่นใหม่ พร้อมทั้งสร้างประวัติเช็คใบที่คืนขึ้นมาอีก 1
รายการ (รายการที่เป็นสถานะ เชด็ คืน โปรแกรมจะเกบ็ เป็นประวตั ิไวว้ า่ ลกู ค้าเคยมีเชด็ คืน)

การทำงานเกยี่ วกบั เช็ดคืนยนื่ ใหม่

• กรณลี กู ค้านำเชค็ ใบใหมม่ าเปลี่ยน

- เลือกเลขที่เช็คใบเดิมท่ีต้องการ (เลิก หรือกด Al1-S) สังเกตสถานะต้องเป็น เช็คคืนยื่นใหม่

คลกิ ทีเ่ ลขทเ่ี ช็ค เพอ่ื แก้ไขเลขทีเ่ ช็ดใหเ้ ปน็ เลขทใ่ี หมท่ ่ีลูกค้านำมาเปลี่ยน ( กรณยี อดเงนิ เทา่ กนั )

- ให้ไปผ่านเชค็ รบั ใหม่อกี คร้ัง สถานะจะเปลยี่ นเปน็ เช็คผา่ น

• กรณลี กู คา้ นำเงนิ สดมาชำระแทนเชด็ ที่มปี ญั หา
- ให้กำหนดรายละเอยี ดธนาคารเพม่ิ อีกรหัส ทเ่ี มนกู ารเงนิ / 3 ธนาคาร / 7. รายละเอยี ดบัญชเี งินฝาก

(คลิก หรือกด Al-A) โดยอาจตัง้ ชื่อธนาคารว่าเงนิ สด (คำย่อ CASH ) ชอ่ งเลขท่บี ัญชีให้กำหนดเปน็

เลขที่บัญชี (เงนิ สด

จากนั้นให้ผ่านเช็คใบนั้นใหม่อีกครั้ง โดยให้เลอื กเข้าธนาคารเงินสรหัสใหม่ที่เพิ่ม หลังจากผ่านเช็ครับ

สถานะจะเปลยี่ นจาก เช็คคืนย่ืนใหม่ เปน็ เชด็ ผา่ น การลงบัญชี โปรแกรมจะลงให้ดงั น้ี

Dr. เงินสด xxx

Cr. เชค็ รบั ลว่ งหนา้ xxx

การทำงานเกยี่ วกับเชค็ จ่าย
หลังจากเราได้บันทึกรายการเก่ียวกับเช็คจา่ ย โปรแกรมจะนำรายการเช็ดจ่ายทุกใบ ไปเกบ็ รวบรวมท่ีทะเบียน
เช็คจ่าย เมนูการเงิน / 3. ธนาคาร / 5. ทะเบียนเช็คจ่าย (ถ้าเปรียบเทียบกับการทำงานในระบบมอื ก็คือการ
ทำทะเบียนเช็คจ่ายน้นั เอง)

การลงบญั ชีในตอบจ่ายชำระหนี้ Dr. เจา้ หน้กี ารค้า xxx

Cr. เชค็ จ่ายล่วงหน้า xxx

สถานะเชค็ ตอนจา่ ยชำระหนี้จะเปน็ เชค็ จ่าย

เมือ่ เช็คจ่ายท่ีกิจการได้งา่ ยไป ครบกำหนดตามทรี่ ะบใุ นเช็ด เราจะตอ้ งผ่านเช็คจ่าย เพ่อื ให้โปรแกรมจะไดต้ ัด

ยอดเงินออกจากบัญชีธนาคาร โดยใชม้ นกู ารเงนิ / 3. ธนาคาร / 4. ผ่านเช็คจา่ ย

หลังการผ่านเช็คจ่าย

สถานะเช็ค เปลีย่ นเป็น เชค็ ผ่าน

การลงบญั ชี ( เอกสาร QP ) Dr. เชค็ จ่ายลว่ งหน้า xxx

Cr. ธนาคาร xxx

บนั ทึกรายการเคลื่อนไหวธนาคาร

เมนู การเงนิ / 3. ธนาคาร /6.บันทึกการเคล่ือนไหวบญั ชเี งินฝาก / 1. ฝากเงนิ สด

ตวั อยา่ ง กิจการไดฝ้ ากเงนิ สดเข้าธนาคารกรงุ เทพ บัญชอี อมทรัพย์ รหัส S1 จำนวน 5,000 บาท

การพมิ พ์ความเคลอื่ นไหวธนาคาร
เมื่อต้องพิมพ์ความเคลื่อนไหวของธนาคารแต่ละธนาคารที่ได้บันทึกในโปรแกรม เพื่อจะได้นำไป

เปรียบเทียบและปรับปรุงให้ตรงกับยอดความเคลื่อนไหวของธนาคาร สามารถพิมพ์รายงานดังกถ่าวที่เม นู
การเงิน / 3. ธนาคาร / 7.
รายละเอียดบัญชีเงนิ ฝาก โดยคลิกที่ หรอื กด Alt+P

การลงประจำวันทีส่ มดุ รายวนั

เมนบู ญั ชี 1. ลงประจำวนั / 1. รายการที่ยงั ไม่ผา่ นบัญช/ี สมุดรายวันที่ต้องการ
เหมาะสำหรบั ผู้ท่ตี ้องการลงบญั ชีโดยตรง หรือในกรณีท่ตี อ้ งการปรับปรงุ บญั ชี
หมายเหตุ: การกำหนดรูปแบบ ลำดับเลขที่ใบสำคัญ สามารถกำหนดได้ที่เมนูเริ่มระบบ / 1.
กำหนดคา่ เริ่มตน้ ต่างๆ / 7. ระบบบญั ชี / 2. ลำดบั เลขท่ใี บสำคญั

การผา่ นรายการไประบบบัญชีแยกประเภท สำหรับ V 1.5 (ทอ่ นผา่ นบญั ชตี ้องสำรองขอ้ มูลก่อนทุกครง้ั )
1. เลือกผา่ นทล่ี ะรายการ

• คลิกเลือกเมนบู ัญชี ข้อ 1 ลงประจำวนั
• คลกิ ขอ้ 1 รายการที่ยงั ไมผ่ า่ นบัญชี
• คลกิ สมดุ รายวนั เลม่ ที่ตอ้ งการผ่าน
• เลือกใบสำคัญทีต่ อ้ งการผ่าน (คลิก หรอื กด Alr-s)
• คลกิ ปุ่มผา่ นบญั ชรี ายการน้ี