BAB 1-7 Manajemen Kesekretariatan

23. Jadwal Retensi Arsip atau biasa disingkat JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dari pernyataan tersebut, sesuai dengan pengertian arsip menurut….
a. PP No. 28 Tahun 2012
b. UU No. 43 Tahun 2009
c. KKBI
d. Buku Manajemen Kearsipan
e. Darmen dan Rahmda, 2013

24. Mengapa arsip-arsip yang bersifat permanen perlu diselamatkan….
a. Karena meningkatkan efisiensi kerja
b. Karena arsip permanen adalah arsip aktif
c. Karena sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan
d. Karena penting untuk karyawan
e. Karena arsip permanen adalah arsip inaktif

25. Kepada siapa kita menyetorkan arsip yang bernilai permanen/abadi….
a. Ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
b. Lembaga legislatif
c. Kantor pos
d. Kantor kecamatan
e. Pihak berwenang

26. Berikut ini usaha pemeliharaan arsip yang kurang tepat adalah . . .
a. Menempatkan arsip yang cukup ventilasi udara
b. Melakukan pembersihan terhadap arsip secara berkala
c. Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
d. Menempatkan arsip pada rak atau lemari kokoh
e. Mengatur suhu dan kelembapan udara ruang penyimpanan arsip

27. Dibawah ini yang bukan merupakan tujuan pemeliharaan arsip yaitu…
a. Untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama
b. Informasi arsip dapat cukup terjaga sementara
c. Menghindari/mencegan kerusakan arsip
d. Agar arsip tetap siap pakai
e. Kandungan informasi arsip dapat terjaga selamanya

28. Selain dengan fumigasi, cara menjauhkan arsip dari hama atau serangga adalah dengan …
a. Deasidifikasi
b. Kamperisasi
c. Laminasi
d. Enkapsulasi
e. Penjilidan

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 90

29. Faktor-faktor yang dapat merusak arsip…
(1) Cahaya
(2) Banjir
(3) Partikel debu
(4) Suhu
(5) Keasaman kertas
Dari faktor-faktor diatas yang merupakan faktor fisika perusak arsip adalah
a. (1), (3), (5)
b. (1), (3), (4)
c. (1), (4), (5)
d. (2), (4), (5)
e. (3), (4), (5)

30. Cara menyimpan arsip berbentuk microfilm yang tepat adalah . . .
a. Memasukannya dalam box arsip
b. Digulung, dimasukkan dalam kaleng tertutuo
c. Memasukannya dalam folder arsip
d. Dimasukkan dalam filling cabinet
e. Dimasukkan dalam order

B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan

Uraian

1. Jelaskan perbedaan antara arsip dan dokumen menurut pendapatmu!

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
2. Apa saja yang tergolong sebagai arsip dinamis? Jelaskan disertai contohnya!

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
3. Sebutkan jenis umum arsip elektronik dan contohnya!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
4. Sebutkan manfaat yang dirasakan dari keberadaan arsip elektronik!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
5. Jelaskan kegunaan dari lembar pinjam arsip!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
6. Jelaskan cara penyimpanan kartu tunjuk silang pada laci filing cabinet!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
7. Jelaskan apa yang dimasukkan dengan surat kekuar dan surat masuk!

.....................................................................................................................................

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 91

.....................................................................................................................................
8. Sebutkan apa saja prosedur pengelolaan surat masuk sistem buku agenda!

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
9. Apa saja prosedur yang dapat ditempuh dengan prosedur penemuan kembali arsip?
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
10. Jelaskan apa yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
11. Jelaskan pengertian dari Jadwal Retensi Arsip (JRA) !
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
12. Apa tujuan dari penyusunan JRA?
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
13. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
14. Bagaimana cara pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip? Serta apa saja aspek yang perlu
diperhatikan dalam pemeliharaan dan penggunaan arsip?
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
15. Jelaskan proses penyusutan arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal
49!
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 92

Daftar Pustaka

Peraturan pemerintah Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Sistem Kearsipan Nasional

Asnawi, M. A. (n.d.). Kontribusi Arsip Untuk Organisasi Publik Related papers.

Fathurrahman, M. (2018). PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI Muslih
Fathurrahman. In Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Vol. 3, Issue 2).

Hadiwardoyo, S. (2014). Manajemen Kearsipan di Indonesia. the Universitas Terbuka
Repository: ASIP4102/MODUL, 1, 1.

Lubis, S. H. (2019). PERANAN MANAJEMEN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA
PEGAWAI PADA PT. BANK SUMUT KCP USU.

Maharany, I. & S. B. (2014). Peranan Sistem Kearsipan Sebagai Sumber Informasi Bagi
Pimpinan PT. Garuda Maintenance Facility (GMF) Aero PERANAN SISTEM
KEARSIPAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI BAGI PIMPINAN PT. GARUDA
MAINTENANCE FACILITY (GMF) AERO ASIA SURABAYA.

Muhidin, Sambas Ali & Hendi Winata. (2016). Manajemen Kearsipan. CV Pustaka Setia.
Bandung.

Muljono, P. (n.d.). MANAJEMEN ARSIP DENGAN SISTEM MODERN (Record Management
by Modern System). Retrieved April 25, 2022, from
http://repository.ipb.ac.id/handle/123456789/33842

Niaga, A., Bandung, P. N., & Rifauddin, M. (n.d.). STUDI LITERATUR : PENGELOLAAN
ARSIP DIGITAL DI ORGANISASI rai dzikry.

Nilamsari, N. (2014). MEMAHAMI STUDI DOKUMEN DALAM PENELITIAN KUALITATIF
(Issue 2). http://fisip.untirta.ac.id/teguh/?p=16/

Fathurrahman, M. (2018). PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI Muslih
Fathurrahman. In Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Vol. 3, Issue 2).

Nasional, A., & Indonesia, R. (1999). © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip
Nasional Republik Indonesia. 2001, 2001–2004.

Rustam, M. (2014). Pengantar Pengelolaan Arsip Elektronik. Pengelolaan Arsip Elekronik, 1–
85.

Berita Kabar Indonesia. “Contoh Format Buku Agenda Tungga, Berpasangan, dan Kembar.”
Britakabr.blogspot.com. Diakses pada April 29, 2022.
http://britakabar.blogspot.com/2017/12/contoh-format-buku-agenda-tunggal.html

Developer. “Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali.” Sipas.id. Diakses pada April

29, 2022. https://www.sipas.id/blog/penanganan-surat-masuk-sistem-kartu-kendali/

Dian , Ikhmawati. (2017). PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS KEARSIPAN
DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH. (Doctoral dissertation, Faculty
of Social and Political Sciences).

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 93

https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/218546/File_10-Bab-II-Landasan-
Teori.pdf

Miftahulngizzati. “Contoh BUKU AGENALAT DADA TUNGGAL.”

Miftahulngizzati.blogspot.com. Diakses pada April 29, 2022.

http://miftahulngizzati.blogspot.com/2016/02/contoh-buku-agenda-tunggal.html

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara

Prawiro, M. “Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar, Fungsi, Tujuan, dan Jenisnya.”

Maxmanroe.com. Diakses pada April 29, 2022.

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-masuk-dan-surat-

keluar.html

Puspita, Sri. Pemeliharaan Arsip. Diakses pada 29 April 2022, dari
https://id.scribd.com/document/361276812/Pemeliharaan-arsip

Santyherdianti676. “Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali.’

Santyherdianti676.blogspot.com. Diakses pada April 29, 2022.

http://santyherdianti676.blogspot.com/2017/10/penanganan-surat-keluar-sistem-

kartu.html

Sri Endang Rahayu. 2016. Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran Sekolah

Menengah Kejuruan. https://123dok.com/document/zgr0d72q-pusat-

pengembangan-pemberdayaan-pendidik-tenaga-kependidikan-bisnis-

pariwisata.html#fulltext-content

Suryatama, Dhian, 2017. “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Cabang
Kecamatan Kalasan Yogyakarta”. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Negeri
Yogyakarta.
https://eprints.uny.ac.id/56141/1/61.%20SKRIPSI%20PENGELOLAAN%20SUR
AT%20MASUK%20DAN%20SURAT%20KELUAR%20PADA%20KANTOR%
20KECAMATAN%20KALASAN%20DHIAN%20SURYATAMA.pdf

Wiranata, Christian. 2020. "15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya".

https://solusiprinting.com/15-jenis-peralatan-kearsipan-penjelasan-fungsinya/, di akses

pada 30 April 2022 pukul 22.00

Nasional, A., & Indonesia, R. (1999). © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip

Rustam, M. (2014). Pengantar Pengelolaan Arsip Elektronik. Pengelolaan Arsip Elekronik,
1–85.

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 94

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 95