RANCANGAN AKSI PERUBAHAN Judul : EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI LAYANAN KEPEGAWAIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (SILAYAK) PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KOTA PALANGKA RAYA Disusun Oleh: Betty Lestari, S. Psi Coach Dra. LINDA SANDI, M.Pd Widyaiswara Ahli Madya PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN TENGAH BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN II TAHUN 2023
I LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI JUDUL EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI LAYANAN KEPEGAWAIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (SILAYAK) PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KOTA PALANGKA RAYA Disetujui untuk Diseminarkan Pada Tanggal 12 Juli 2023 Peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator BETTY LESTARI, S. PSI NDH (2) Mentor Coach SABIRIN MUHTAR S.Sos,M.Si PEMBINA UTAMA MUDA (IV/c) NIP. 196903081990031007 Barcode ….. Dra. LINDA SANDI, M.Pd Pembina Utama Madya (IV/d) NIP. 19630703 199403 2 002
II LEMBAR PENGESAHAN JUDUL EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI LAYANAN KEPEGAWAIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (SILAYAK) PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KOTA PALANGKA RAYA Disusun Oleh: BETTY LESTARI, S. PSI NDH (2) Menyatakan Laporan Peserta Telah Diseminarkan dan Siap Diimplementasikan Menjadi Aksi Perubahan Yang Inovatif dan Berkualitas Perubahan Palangka Raya, 2023 Tim Pengarah Aksi Perubahan 1. Coach Dra. LINDA SANDI, M.Pd Pembina Utama Madya (IV/d) NIP. 19630703 199403 2 002. Barcode 2. Mentor SABIRIN MUHTAR S.Sos,M.Si IV/c-PEMBINA UTAMA MUDA 196903081990031007 3. Penguji Dr. Rahmawati,ST, M.Si Pembina Tingkat I /IVb NIP. 197709062002122005
III KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Kuasa, karena berkat, rahmat dan hidayah Nya sehingga Laporan Aksi Perubahan ini akhirnya dapat diselesaikan, sekaligus sebagai salah satu syarat peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Tahun 2023. Dalam penyusunan laporan individu ini tidak lepas dari adanya bantuan dan kerjasama dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini perkenankanlah penyusun mengucapkan terima kasih, antara lain kepada : 1. Dr. Rahmawati,ST, M.Si selaku Plt. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Kalimantan Tengah yang telah memberikan kesempatan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan II Provinsi Kalimantan Tengah Tahun 2023 dalam melaksanakan Kegiatan Studi lapangan. 2. Dra. Linda Sandi, M.Pd selaku coach, yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan selama melaksanakan Kegiatan Studi Lapangan. 3. I Wayan Budhiyasa, SH., MH selaku Kepala UPTD. Rumah Kreatif pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Bali selaku pejabat yang menjadi lokus studi lapangan 4. Seluruh rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angakatan II Kelompok 1 Tahun 2023 5. Pihak-pihak yang mendukung dalam proses penyusunan laporan ini sehingga Laporan Aksi Perubahan dapat diselesaikan. Penyusunan laporan ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang membangun sehingga dapat menjadikan laporan ini menjadi lebih baik lagi.
IV DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN ....................................................................................... I LEMBAR PENGESAHAN........................................................................................ II KATA PENGANTAR............................................................................................... III DAFTAR ISI............................................................................................................IV DAFTAR TABEL.....................................................................................................VI Daftar Gambar.......................................................................................................VII DESKRIPSI INOVASI...........................................................................................VIII BAB 1 Pendahuluan........................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1 1.1.1 Gambaran Umum ................................................................................ 1 1.1.2 Kondisi Saat Ini.................................................................................... 4 1.1.3 Kondisi yang diharapkan ..................................................................... 4 1.2 Tujuan Aksi Perubahan.............................................................................. 4 1.3 Tujuan Jangka Pendek............................................................................... 5 1.4 Tujuan Jangka Menengah.......................................................................... 5 1.5 Tujuan Jangka Panjang.............................................................................. 5 1.6 Manfaat Aksi Perubahan............................................................................ 5 1.7 Manfaat Bagi Organisasi ............................................................................ 6 1.8 Manfaat Bagi Masyarakat........................................................................... 6 1.9 Manfaat Bagi Peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator.................. 6 BAB 2 Profil Kinerja Organisasi.......................................................................... 7 2.1 Profil Organiasi........................................................................................... 7 2.2 Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi......................................................... 8 2.3 Gambar Struktur Organisasi BKPSDM 2023.............................................. 8 2.4 Kinerja Organisasi Sekarang...................................................................... 9 2.5 Kinerja Organisasi yang diharapkan......................................................... 10 BAB 3 Analisa Masalah.................................................................................... 12 BAB 4 Strategi Penyelesaian Masalah............................................................. 17 4.1 Terobosan/Inovasi.................................................................................... 17 4.2 Tahapan Kegiatan.................................................................................... 18 4.3 Sumberdaya (Peta Pemanfaatan)............................................................ 20 4.3.1 Identifikasi Stake Holder.................................................................... 20 4.3.2 Identifikasi Stakeholder...................................................................... 21
V 4.3.3 Strategi Komunikasi........................................................................... 22 4.3.4 Pemanfaatan Teknologi Digital.......................................................... 23 4.3.5 Pemanfaatan Sumberdaya Organisasi Lainnya ................................ 23 4.4 Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan ................. 23 4.4.1 Identifikasi Rencana Aksi Pengembangan Kompetensi..................... 23 4.4.2 Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan........... 24 4.5 Manajemen Resiko................................................................................... 25 BAB 5 HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI ................... 27 5.1 Hasil Pemetaan Sikap Perilaku Kepemimpinan ....................................... 27 5.2 Rencana Pengembangan Potensi Diri ..................................................... 28 Daftar Referensi .................................................................................................... 29 Lampiran ............................................................................................................... 30
VI DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Kondisi Saat Ini........................................................................................ 4 Tabel 4.1 Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan....................................................... 18 Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder ......................................................................... 20 Tabel 4.3 Tabel Strategi Komunikasi..................................................................... 22 Tabel 4.4 Manajemen Resiko................................................................................ 25
VII Daftar Gambar Gambar 2.1 Struktur Organisasi............................................................................. 9 Gambar 3.1 Diagram Fish Bone........................................................................... 14 Gambar 3.2 Analisis SWOT ................................................................................. 15 Gambar 4.1 Milestones ........................................................................................ 18 Gambar 4.2 Kuadran Stakeholder........................................................................ 22
VIII DESKRIPSI INOVASI Berkas Kepegawaian yang diusulkan ke BKPSDM oleh SOPD masih berbentuk hard copy atau belum seluruhnya di digitalkan dalam bentuk Softcopy, menyulitkan serta memakan waktu verifikasi dan validasi sehingga mempengaruhi kecepatan proses pelayanan kepegawaian. Kondisi yang diharapkan dengan aksi perubahan ini adalah adanya tranformasi pelayanan manual/fisik kepegawaian menjadi pelayanan digital dengan teknologi informasi sehingga meningkatkan efektivitas kecepatan layanan kepegawaian. Serta tersusunya peraturan Walikota sebagai aturan baku sebagai upaya menuju Organisasi Digital. Sistem Informasi Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi (SILAYAK) diusulkan sebagai gagasan inovasi untuk menjawab tantangan pelayanan kepegawaian demi mewujudkan pelayanan kepegawaian yang optimal. Dengan mengusung konsep paperless dan proses verifikasi validasi secara otomatis Adapun beberapa manfaat dari aksi perubahan ini dapat Mengurangi Penggunaan Berkas Fisik (Paperless) untuk persyaratan layanan kepegawaian, Lebih efisien secara waktu kecepatan Layanan karena dibantu oleh sistem secara otomatis, mengurangi Benturan Kepentingan pengurusan layanan Kepegawaian serta mewujudkan cara Kerja Organisasi Digital sesuai kebijakan Digitalisasi Pemerintah.
1 BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.1.1 Gambaran Umum Visi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih yang tertuang ke dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Tahun 2018-2023 adalah “Terwujudnya Kota Palangka Raya Menjadi Kota Yang Maju, Rukun dan Sejahtera untuk Semua”. Berikut misi yang akan ditempuh untuk mewujudkan kepala daerah dan wakil kepala daerah terpilih : 1. Mewujudkan Kemajuan Kota Palangka Raya Smart Environment (Lingkungan Cerdas) Meliputi: pembangunan infrastruktur, Teknologi Informasi, pengelolaan air, lahan, pengelolaan limbah, manajemen bangunan dan tata ruang, transportasi. 2. Mewujudkan Kerukunan Seluruh Elemen Masyarakat Smart Society (Masyarakat Cerdas) Meliputi: pengembangan kesehatan, pendidikan, kepemudaan, layanan publik, kerukunan, dan keamanan. 3. Mewujudkan Kesejahteraan Masyarakat Kota dan Masyarakat Daerah Pinggiran Smart Economy (Ekonomi Cerdas). Meliputi: pengembangan industri, usaha kecil dan menengah, pariwisata, dan perbankan. Dalam rangka mewujudkan Kerukunan Seluruh Elemen Masyarakat Smart Society (Masyarakat Cerdas) dengan arah misi pada pengembangan kesehatan, pendidikan, kepemudaan, layanan publik, kerukunan dan keamanan harus didukung
2 oleh terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik salah satunya yaitu melalui meningkatnya kualitas penerapan reformasi birokrasi dan meningkatnya akuntabilitas kinerja dan keuangan pemerintah daerah. Terkait dengan Tugas dan Fungsi BKPSDM Kota Palangka Raya membantu kepala daerah dalam melaksanakan fungsi administrasi dan manajemen kepegawaian, BKPSDM Kota Palangka Raya mempunyai peran strategis dalam mewujudkan profesionalitas Aparatur Sipil Negara pada Pemerintah Kota Palangka Raya sebagai motor penggerak dalam manajemen penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien serta terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik adalah salah satu kebutuhan organisasi. Untuk mewujudkan manajemen penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien serta terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik adalah dengan Transformasi dibidang Pelayanan Kepegawaian Dengan memanfaatkan teknologi informasi atau dikenal dengan sebutan Pelayanan Berbasis Elektronik, atau berdasarkan kebijakan pemerintah mengenai organisasi digital yang bermanfaat untuk percepatan waktu pelayanan, mengurangi penggunaan berkas fisik (paperless), menghindari terjadinya benturan kepentingan pelayanan kepegawaian. Uraian Tugas Kepala Bidang Mutasi, Data dan Sistem Informasi Kepegawaian : a. Merumuskan program, kegiatan dan anggaran Bidang Mutasi, Data dan Sistem Informasi Kepegawaian; b. Mendisposisikan bahan kerja dan memberikan petunjuk kepada bawahan agar mempedomani prosedur kerja yang di tetapkan untuk kelancaran pelaksanaan tugas; c. Merumuskan pedoman dan petunjuk teknis terkait urusan mutasi kepangkatan, pensiun dan status kepegawaian, mutasi jabatan fungsional
3 tertentu, jabatan fungsional umum dan pindah instansi dan data, sistem informasi dan arsip kepegawaian; d. Menyelenggarakan kegiatan yang telah ditetapkan terkait urusan mutasi kepangkatan, pensiun dan status kepegawaian, mutasi jabatan fungsional tertentu, jabatan fungsional umum dan pindah instansi dan data, sistem informasi dan arsip kepegawaian; e. Menyelenggarakan administrasi mutasi kepangkatan, pensiun dan status kepegawaian, mutasi jabatan fungsional tertentu, jabatan fungsional umum dan pindah instansi dan data, sistem informasi dan arsip kepegawaian; f. Memeriksa dan memberi paraf draft surat keputusan dan dokumen lain yang telah dikonsep terkait mutasi kepangkatan, pensiun dan status kepegawaian, mutasi jabatan fungsional tertentu, jabatan fungsional umum dan pindah instansi dan data, sistem informasi dan arsip kepegawaian; g. Merumuskan bahan dalam rangka menerima konsultasi mengenai pemahaman terhadap mutasi kepangkatan, pensiun, status kepegawaian, mutasi jabatan fungsional tertentu, jabatan fungsional umum, pindah instansi, peremajaan data, sistem informasi dan arsip kepegawaian; h. Merumuskan dan atau menetapkan penilaian kerja bawahan pada Bidang Mutasi, Data dan Sistem Informasi Kepegawaian berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan perilaku kerja sebagai bahan pengajuan Penilaian Prestasi Kerja Intern; i. memeriksa dan mengoordinir laporan pelaksanaan tugas Bidang Mutasi, Data dan Sistem Informasi Kepegawaian; j. Memberikan saran dan atau pertimbangan kepada atasan mengenai langkah atau tindakan yang diambil sesuai bidang tugasnya; dan k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan.
4 Keselarasan tugas dan fungsi dengan topik Aksi Perubahan yang diangkat adalah terkait Layanan Kepegawaian diantaranya meliputi Kenaikan Pangkat, Pensiun, Karis-Karsu, Peninjauan Masa Kerja, mutasi dalam daerah menggunakan efektifitas Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Pemerintah Kota Palangka Raya. 1.1.2 Kondisi Saat Ini Masalah yang dirasakan saat ini adalah Pengusulan Pemberkasan Layanan Kepegawaian yang masih berbentuk Fisik (Hard Copy) atau Manual yang kurang efektif dan efisien sehingga mempengaruhi kecepatan layanan Kepegawaian. Tabel 1.1 Kondisi Saat Ini No. Kondisi saat ini 1. Berkas Kepegawaian yang diusulkan ke BKPSDM oleh SOPD masih berbentuk hard copy atau belum seluruhnya di digitalkan dalam bentuk Softcopy 2. Kompetensi SDM yang mengerjakan administrasi kepegawaian di SOPD Masing-masing belum memadai 3. Belum tersedianya regulasi terbaru di Pemerintah Kota Palangka Raya sebagai dasar untuk mendigitalkan dan mengusulkan berkas kepegawaian 4. Pemanfaatan teknologi informasi belum optimal 1.1.3 Kondisi yang diharapkan Kondisi yang diharapkan dengan aksi perubahan ini adalah adanya tranformasi pelayanan manual/fisik kepegawaian menjadi pelayanan digital dengan teknologi informasi sehingga meningkatkan efektivitas kecepatan layanan kepegawaian. Serta tersusunya peraturan Walikota sebagai aturan baku sebagai upaya menuju Organisasi Digital. 1.2 Tujuan Aksi Perubahan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam aksi perubahan ini adalah adanya tranformasi pelayanan Kepegawaian secara manual menjadi berbasis elektronik dan diperkuat dengan Peraturan Walikota Palangka Raya sebagai dasar untuk
5 mendigitalkan dan mengusulkan berkas Layanan kepegawaian dilingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya melalui Aplikasi Sistem Informasi Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi . 1.3 Tujuan Jangka Pendek Adapun Tujuan Jangka Pendek ialah : 1. Tersusunnya Draft Rancangan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian (SILAYAK); 2. Terwujudnya Sosialisasi dan Forum Group Discussion (FGD) Sistem Informasi Layanan Kepegawaian; 1.4 Tujuan Jangka Menengah Terwujudnya aplikasi Sistem Informasi Layanan Kepegawaian berbasis teknologi Informasi (SILAYAK) Badan Kepegaaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Palangka Raya Serta Tersusunnya Draft Rancangan Perturan Walikota Palangka Raya tentang Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi . 1.5 Tujuan Jangka Panjang Terbitnya Peraturan Perturan Walikota Palangka Raya tentang Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi, dan terlaksananya Sistem Informasi Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi. 1.6 Manfaat Aksi Perubahan Adapun beberapa manfaat dari aksi perubahan ini antara lain : 1. Mengurangi Penggunaan Berkas Fisik (Paperless) untuk persyaratan layanan kepegawaian. 2. Lebih efisien secara waktu kecepatan Layanan karena dibantu oleh sistem secara otomatis.
6 3. Mewujudkan cara Kerja Organisasi Digital sesuai kebijakan Digitalisasi Pemerintah 4. Mengurangi Benturan Kepentingan pengurusan layanan Kepegawaian. Demikianlah beberapa manfaat yang diharapkan terwujud dari aksi perubahan ini. 1.7 Manfaat Bagi Organisasi Manfaatnya adalah membantu organisasi dalam menjalankan fungsi administrasi dan manajemen kepegawaian, BKPSDM Kota Palangka Raya yang mana mempunyai peran strategis dalam mewujudkan profesionalitas Aparatur Sipil Negara pada Pemerintah Kota Palangka Raya sebagai motor penggerak dalam manajemen penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien serta terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik melalui layanan kepegawaian berbasis teknologi Informasi menuju organisasi digital. 1.8 Manfaat Bagi Masyarakat Manfaat Bagi masyarakat khususnya Pegawai Negeri Sipil, dapat terlayani dengan optimal untuk urusan kepegawaiannya serta hak-haknya secara cepat dan tepat waktu dan mengurangi biaya penggunan berkas fisik. 1.9 Manfaat Bagi Peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Manfaat aksi perubahan ini bagi reformer/Peserta Pelatihan Kepemimimpinan Administrator adalah sebagai media pelayanan kepegawaian yang efektif, meringankan proses verifikasi dan validasi berkas dan mengurangi benturan kepentingan pelayanan kepegawaian.
7 BAB 2 Profil Kinerja Organisasi 2.1 Profil Organiasi Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Palangka Raya dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Palangka Raya Nomor 6 Tahun 2019 tentang pembentukan dan susunan Perangkat Daerah Kota Palangka Raya dan termasuk dalam Badan tipe B. Selanjutnya sesuai dengan Peraturan Walikota Palangka Raya Nomor 58 tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Palangka Raya mempunyai tugas membantu Walikota Palangka Raya melaksanakan fungsi penunjang bidang kepegawaian serta pendidikan dan pelatihan yang menjadi kewenangan daerah, dengan menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan kebijakan teknis bidang penilaian kinerja, pengembangan karir, pembinaan aparatur, mutasi, data, informasi dan pengembangan kompetensi aparatur; b. Pelaksanaan tugas dukungan teknis bidang penilaian kinerja, pengembangan karir, pembinaan aparatur, mutasi, data informasi dan pengembangan kompetensi aparatur; c. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan tugas dukungan teknis bidang penilaian kinerja, pengembangan karir, pembinaan aparatur, mutasi, data, informasi dan pengembangan kompetensi aparatur; d. Pembinaan teknis penyelenggaraan fungsi-fungsi penunjang urusan pemerintahan bidang kepegawaian serta pendidikan dan pelatihan; dan
8 e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan tugas dan fungsinya. 2.2 Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut Peraturan Walikota Palangka Raya Nomor 58 tahun 2019 menetapkan organisasi Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia terdiri dari Kepala Badan, Sekretariat Badan dan 3 (tiga) Bidang dengan susunan organisasi sebagai berikut : a. Kepala Badan; b. Sekretariat Badan, membawahkan : 1) Sub Bagian Program, Evaluasi, Keuangan dan Aset; dan 2) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. 3) Bidang Penilaian Kinerja, Pengembangan Karir dan Pembinaan Aparatur, c. Sub Bidang Perencanaan, Seleksi dan Penilaian Kinerja Aparatur Sipil Negara (ASN); d. Bidang Mutasi, Data dan Sistem Informasi Kepegawaian, e. Bidang Pengembangan Kompetensi Aparatur; f. Kelompok Jabatan Fungsional; g. Kelompok Jabatan Pelaksana. 2.3 Gambar Struktur Organisasi BKPSDM 2023
9 Gambar 2.1 Struktur Organisasi 2.4 Kinerja Organisasi Sekarang Penetapan indikator kinerja Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia bertujuan untuk memberikan gambaran tentang ukuran keberhasilan yang akan dicapai perangkat daerah untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMD Pemerintah Kota Palangka Raya Tahun 2018-2023; Indikator kinerja penyelenggaraan urusan juga untuk memberi panduan dalam mencapai kinerja tahunan yang akan ditetapkan menjadi Indikator Kinerja Utama (IKU) maupun indikator kinerja kunci perangkat daerah pada akhir tahun perencanaan. Kondisi yang ingin dicapai BKPSDM dalam jangka waktu 5 (lima) tahun kedepan sesuai yang telah ditetapkan dalam sasaran pada Perubahan RPJMD Pemerintah Kota Palangka Raya Tahun 2018-2023 adalah meningkatnya Akuntabilitas Kinerja Dan Keuangan Pemerintah Daerah melalui indeks Profesionalisme ASN .
10 2.5 Kinerja Organisasi yang diharapkan Sedangkan hasil pembangunan perangkat daerah yang diharapkan dari pencapaian hasil (outcome) program pada BKPSDM Kota Palangka Raya dalam jangka waktu 5 (lima) tahun 2018 -2023 adalah meningkatnya tercapainya Indeks profesionalitas ASN seperti yang ditargetkan pada Tabel IKU.
1
1
12 BAB 3 Analisa Masalah Analisa Manajemen Strategis Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan aktualisasi. Metode APKL ini untuk mengetahui mana saja isu yang memenuhi syarat. NO ISU Kriteria Keterangan A P K L 1. Kompetensi SDM yang mengerjakan administrasi kepegawaian di SOPD Masing-masing belum memadai √ √ √ √ Memenuhi Syarat 2. Berkas Kepegawaian yang diusulkan ke BKPSDM oleh SOPD masih berbentuk hard copy atau belum seluruhnya di digitalkan dalam bentuk Softcopy √ √ √ √ Memenuhi Syarat 3. Belum adanya Penyamaan Persepsi dengan pengelola kepegawaian di SOPD terkait digitalisasi berkas kepegawaian √ √ √ √ Tidak Memenuhi Syarat 4. Belum tersedianya regulasi terbaru di Pemko Palangka Raya sebagai dasar untuk mendigitalkan dan mengusulkan berkas kepegawaian √ √ √ √ Memenuhi Syarat Analisa berdasarkan metode USG untuk menentukan prioritas masalah atas permasalahan yang ada dan analisis Fishbone untuk menentukan sebab dan akibat serta analisis SWOT untuk menghadirkan strategi. NO. KOMPONEN U S G Total Skor Isu Prioritas 1. Kompetensi SDM yang mengerjakan administrasi kepegawaian di BKPSDM dan SOPD Masing-masing belum memadai 4 4 4 12 III
13 2. Berkas Kepegawaian yang diusulkan ke BKPSDM oleh SOPD masih berbentuk hard copy atau belum seluruhnya di digitalkan dalam bentuk Softcopy 5 4 5 14 I 3. Belum tersedianya regulasi terbaru di Pemko Palangka Raya sebagai dasar untuk mendigitalkan dan mengusulkan berkas kepegawaian 4 5 4 13 II
1 Analisis F Gambar 3.1 Dia
4 Fish Bone agram Fish Bone
15 Analisis SWOT Analisis Gambar 3.2 Analisis SWOT Alternatif Strategi : Berdasarkan analisa diatas maka diusulkan satu alternatif strategi yaitu : Menyusun dan Mengimplementasikan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi. Analisa Dampak Apabila organisasi pelayanan tidak menerapkan sistem elektronik, ada beberapa dampak yang mungkin terjadi. Berikut ini adalah beberapa dampak yang mungkin terjadi: 1. Efisiensi yang rendah, Tanpa sistem elektronik, proses pelayanan menjadi lebih lambat dan manual. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan waktu, sumber daya, dan tenaga kerja. Dalam jangka panjang, hal ini dapat menghambat efisiensi operasional dan produktivitas organisasi.
16 2. Penyimpanan dan akses data yang sulit: Sistem elektronik memungkinkan organisasi untuk menyimpan data secara digital, yang mempermudah akses dan pengelolaan data. Tanpa sistem elektronik, organisasi mungkin menghadapi kesulitan dalam menyimpan data secara terstruktur, menyebabkan kerumitan dalam mencari informasi yang dibutuhkan. 3. Tingkat akurasi yang rendah: Proses manual rentan terhadap kesalahan manusia. Sistem elektronik dapat membantu mengurangi risiko kesalahan manusia dengan otomatisasi dan validasi data. 4. Keterbatasan aksesibilitas dan pelayanan jarak jauh, Dalam era digital yang semakin terhubung, sistem elektronik memungkinkan aksesibilitas dan pelayanan kepegawaian jarak jauh. 5. Ketidakmampuan beradaptasi dengan perkembangan teknologi, Tanpa menerapkan sistem elektronik, organisasi pelayanan mungkin tertinggal dalam mengadopsi perkembangan teknologi terkini. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya inovasi, kemunduran dalam kompetisi, dan ketidakmampuan untuk memenuhi harapan masyarakat yang semakin tinggi terhadap pengalaman digital. Namun, secara umum, menerapkan sistem elektronik dapat membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan aksesibilitas pelayanan. Oleh Karena itu diperlukan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian berbasis Teknologi Informasi.
17 BAB 4 Strategi Penyelesaian Masalah 4.1 Terobosan/Inovasi Sistem informasi pelayanan Kepegawaian berbasis teknologi informasi (Silayak) adalah pengembangan platform yang mengintegrasikan aspek administrasi kepegawaian ke dalam satu sistem digital yang efisien, terpadu, dan mudah diakses. Sistem informasi pelayanan Kepegawaian yang inovatif akan memiliki kemampuan otomatisasi proses, seperti verifikasi dan validasi data, perhitungan otomatis, dan pengiriman notifikasi. Hal ini akan mengurangi beban kerja manual dan meningkatkan akurasi dalam administrasi kepegawaian. Gagasan inovasi ini akan dirancang dengan mempertimbangkan kemampuan untuk mengakomodasi pertumbuhan dan perubahan kebutuhan organisasi. Platform akan dapat ditingkatkan dan diperluas sesuai dengan kebutuhan pelayanan organisasi dalam jangka waktu yang panjang. Sebagai dasar aturan perlu didukung tersedianya regulasi terbaru di Pemerintah Kota Palangka Raya sebagai dasar untuk mendigitalkan dan mengusulkan berkas Layanan kepegawaian.
18 4.2 Tahapan Kegiatan Gambar 4.1 Milestones Tabel 4.1 Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan No. Tujuan Kegiatan Output/ Sub Output Waktu Stakeholder Juli Agt Sept TW 4 2024 2025 I. Jangka Pendek 1. Tersusunnya Draft Rancangan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian (SILAYAK); 1. Konsultasi dengan Mentor 1. Arahan Mentor • Dokumen • Foto Mentor 1. Rapat TIM Kerja 1. Rapat Tim • Dokumen • Foto Tim Kerja 2. Konsultasi Dengan Ahli IT 1. Konsul • Dokumen • Foto Vendor Ahli IT 2. Terwujudnya Sosialisasi dan Forum Group Discussion (FGD) Sistem Informasi Layanan Kepegawaian 1. Focus Group Discussion • Dokumen • Foto Kasubag Umum dan Kepegawaian SOPD II. Jangka Menengah
19 No. Tujuan Kegiatan Output/ Sub Output Waktu Stakeholder Juli Agt Sept TW 4 2024 2025 1. Terwujudnya aplikasi Sistem Informasi Layanan Kepegawaian berbasis teknologi Informasi (SILAYAK) Badan Kepegaaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Palangka Raya 1. Ujicoba • Aplikasi • Dokumen • Foto Vendor Ahli IT Tim Kerja 2. Sosialisasi dan Pelatihan • Dokumen • Foto Vendor Ahli IT Tim Kerja Kasubag Umum dan Kepegawaian SOPD 2. Tersusunnya Draft Rancangan Perturan Walikota Palangka Raya tentang Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi . 1. Penyusunan Rancangan Perwali • Dokumen Tim Kerja 2. Fasilitasi Rancangan Perwali dengan Bagian Hukum • Dokumen • Foto Bagian Hukum Setda Palangka Raya III. Jangka Panjang 1. Terlaksananya Sistem Informasi Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi 1. Penerapan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian • Aplikasi • Dokumen Tim Kerja Kasubag Umum Kepegawaian SOPD 2. Pengembangan Layanan Aplikasi • Dokumen • Fitur Tim Kerja 2. Terbitnya Peraturan Perturan Walikota Palangka Raya tentang Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi 1. Mengajukan Fasilitasi Rancangan Perwali ke Gubernur Kalimantan Tengan melalui Biro Hukum Provinsi Kalteng • Dokumen Fasilitasi • Foto Bagian Hukum Setda Palangka Raya
20 No. Tujuan Kegiatan Output/ Sub Output Waktu Stakeholder Juli Agt Sept TW 4 2024 2025 2. Evaluasi hasil fasilitasi Gubernur • Dokumen • Foto Tim Kerja Bagian Hukum Setda Palangka Raya 3. Penetapan Perwali tentang Pelayanan Kepegawaian Berbasis Elektronik • Dokumen • Foto Walikota Palangka Raya Bagian Hukum Setda Palangka Raya 4.3 Sumberdaya (Peta Pemanfaatan) 4.3.1 Identifikasi Stake Holder Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder No. Stakeholder Deskripsi Peran INTERNAL 1. Mentor (Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Palangka Raya) Arahan dan bimbingan pelaksanaan Aksi Perubahan di Organisasi 2. Sekretris BKPSDM Kota Palangka Raya Arahan dan bimbingan pelaksanaan Aksi Perubahan di Organisasi 3. Assesor BKPSDM Kota Palangka Raya Masukan terhadap rencana aksi perubahan 4. Tim Kerja Bidang Mutasi Data dan Sistem Informasi Menyiapkan Bahan, Merumuskan terhadap Aksi Perubahan 5. Kasubag Program dan Keuangan BKPSDM Kota Palangka Raya Menyiapkan Usulan Anggaran Pembuatan Aplikasi EKSTERNAL 7. Walikota Memberikan arahan kebijakan dan menandatangani Perwali sehingga dapat diimplementasikan secara optimal 8. Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Palangka Raya Memfasilitasi terkait dengan Rancangan Perwali sampai dengan ditetapkannya Perwali oleh Walikota 9. Seluruh Kasubag Umum dan Kepegawaian SOPD Kota Palangka Raya Pemanfaat Aksi Perubahan 10. Vendor/Ahli IT Pembuat Sistem Informasi Layanan Kepegawaian
21 4.3.2 Identifikasi Stakeholder Pemetaan stakeholder adalah upaya untuk mengelompokkan berdasarkan pengaruh dan minat stakeholder. Adapun kelompok stakeholder tersebut, adalah: 1. Latents Tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam proyek perubahan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi aksi perubahan jika mereka menjadi tertarik. 2. Promoters Memiliki kepentingan besar terhadap aksi perubahan dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya). 3. Apathetics Kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya aksi perubahan. 4. Defenders Memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi aksi perubahan. Hasil analisis pengelompokkan stakeholder menunjukkan bahwa terdapat empat kelompok stakeholder yaitu : 1. Promoters adalah stakeholder yang memiliki pengaruh/kewenangan besar dalam minat/kepentingan besar terhadap keberhasilan aksi perubahan. Stakeholder dalam kelompok ini adalah : 1) Walikota Palangka Raya 2) Kepala BKPSDM Kota Palangka Raya
22 2. Latens adalah stakeholder yang memiliki pengaruh/kewenangan besar, tetapi memiliki minat/kepentingan yang rendah terhadap keberhasilan aksi perubahan. Stakeholder dalam kelompok ini adalah : Gambar 4.2 Kuadran Stakeholder 4.3.3 Strategi Komunikasi Untuk Strategi Komunikasi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.3 Tabel Strategi Komunikasi No. Stakeholder Deskripsi Peran Strategi Komunikasi INTERNAL 1. Mentor (Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Palangka Raya) Arahan dan bimbingan pelaksanaan Aksi Perubahan di Organisasi • Menyampaikan Laporan 2. Sekretris BKPSDM Kota Palangka Raya Arahan dan bimbingan pelaksanaan Aksi Perubahan di Organisasi • Diskusi 3. Assesor BKPSDM Kota Palangka Raya Masukan terhadap rencana aksi perubahan • Diskusi 4. Tim Kerja Bidang Mutasi Data dan Sistem Informasi Menyiapkan Bahan, Merumuskan terhadap Aksi Perubahan • Diskusi
23 No. Stakeholder Deskripsi Peran Strategi Komunikasi 5. Kasubag Program dan Keuangan BKPSDM Kota Palangka Raya Menyiapkan Usulan Anggaran Pembuatan Aplikasi • Diskusi EKSTERNAL 7. Walikota Memberikan arahan kebijakan dan menandatangani Perwali sehingga dapat diimplementasikan secara optimal • Menyampaikan Laporan 8. Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Palangka Raya Memfasilitasi terkait dengan Rancangan Perwali sampai dengan ditetapkannya Perwali oleh Walikota • Diskusi 9. Seluruh Kasubag Umum dan Kepegawaian SOPD Kota Palangka Raya Pemanfaat Aksi Perubahan • Sosialisasi 10 Vendor/Ahli IT Pembuat Sistem Informasi Layanan Kepegawaian • Diskusi 4.3.4 Pemanfaatan Teknologi Digital Dikarenakan aksi perubahan adalah salah satu teknologi digital maka Untuk Mendukung Aksi Perubahan diupayakan memanfaatkan layanan hosting dan jaringan Internal Pemerintah Kota Palangka Raya yang difasilitasi oleh Dinas Komunikasi Informasi, Statistik dan Persandian Kota Palangka Raya. 4.3.5 Pemanfaatan Sumberdaya Organisasi Lainnya Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan memiliki beberapa tenaga Assesor yang dapat memberikan masukan dan saran kepada aksi perubahan dan utamanya dapat membantu menyusun draft peraturan Walikota yang dibutuhkan dalam aksi perubahan ini. 4.4 Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan 4.4.1 Identifikasi Rencana Aksi Pengembangan Kompetensi Untuk pelayanan kepegawaian secara digital, beberapa kebutuhan peningkatan kompetensi yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut: 1) Penguasaan Teknologi Informasi, Tim perlu memiliki pemahaman yang kuat tentang teknologi informasi terkait dengan sistem kepegawaian digital. Mereka harus terampil dalam menggunakan perangkat keras dan lunak yang
24 terkait dengan administrasi kepegawaian, basis data, serta platform dan aplikasi terkait. 2) Keamanan Informasi dan Perlindungan Data, Dalam lingkungan digital, keamanan informasi dan perlindungan data menjadi sangat penting. Tim perlu memahami kebijakan keamanan dan privasi yang relevan serta memahami praktik terbaik dalam melindungi data kepegawaian agar tidak terjadi pelanggaran keamanan atau kebocoran informasi pribadi. 3) Kemampuan Analisis Data, Dalam lingkungan kepegawaian digital, data yang dihasilkan bisa sangat besar dan beragam. ASN perlu memiliki kemampuan untuk menganalisis data kepegawaian secara efektif, menggali wawasan dan tren yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan strategis. 4) Komunikasi dan Kolaborasi Digital, Dalam lingkungan kerja yang semakin terhubung secara digital, ASN perlu memiliki keterampilan komunikasi dan kolaborasi yang efektif melalui saluran digital, seperti email, pesan instan, atau platform kolaborasi online. Kemampuan untuk bekerja secara efisien dalam tim virtual dan berkomunikasi dengan jelas melalui media digital menjadi sangat penting. 5) Penyesuaian dan Pembelajaran Kontinu, ASN perlu memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan teknologi yang cepat dan kemajuan sistem kepegawaian digital. Mereka harus siap untuk terus belajar dan mengikuti perkembangan terbaru dalam teknologi dan praktik terbaik kepegawaian digital. 6) Etika dan Kepatuhan Digital, Pelayanan kepegawaian digital harus berjalan sesuai dengan etika dan kepatuhan yang ditetapkan. ASN perlu memahami dan mengikuti pedoman dan aturan yang berlaku terkait penggunaan teknologi informasi, perlindungan data pribadi, dan privasi. Dengan meningkatkan kompetensi dalam area-area tersebut, pelayanan kepegawaian secara digital dapat dilakukan dengan lebih efisien, akurat, dan aman. 4.4.2 Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan Berdasarkan Kebutuhan diatas maka perlu strategi untuk memenuhi kebutuhan pengembangan kompetensi. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan kompetensi yang telah diidentifikasi dalam pelayanan kepegawaian secara digital:
25 1) Pelatihan dan Pengembangan Pegawai, Menyelenggarakan pelatihan dan program pengembangan karyawan yang fokus pada keahlian teknologi informasi, analisis data, keamanan informasi, dan keterampilan komunikasi digital. Pelatihan dapat meliputi kursus online, workshop, pelatihan in-house, atau melibatkan ahli eksternal. 2) Kolaborasi dengan Pihak Eksternal, Mengadakan kerjasama dengan institusi pendidikan atau perusahaan teknologi untuk menghadirkan program pelatihan khusus yang sesuai dengan kebutuhan kompetensi. Kolaborasi semacam ini dapat membantu karyawan memperoleh pengetahuan terbaru dan mengembangkan keterampilan yang relevan. 3) Sumber Daya Online, Menyediakan akses ke sumber daya online yang berkualitas tinggi, seperti kursus daring, panduan, tutorial, dan artikel yang terkait dengan teknologi informasi, analisis data, keamanan informasi, dan keterampilan komunikasi digital. Sumber daya ini dapat membantu karyawan secara mandiri meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka. 4) Pengakuan dan Insentif, Memberikan pengakuan dan insentif kepada karyawan yang telah berhasil meningkatkan kompetensi dalam pelayanan kepegawaian digital. Ini dapat termasuk penghargaan, promosi, bonus, atau peluang pengembangan karir sebagai bentuk apresiasi terhadap upaya mereka. 4.5 Manajemen Resiko Tabel 4.4 Manajemen Resiko No. Potensi Masalah Identifikasi Resiko Pengendalian Resiko (Mitigasi) 1. Sumber Daya Manusia Ketidaksiapan Aparatur dalam melaksanakan Aksi Perubahan, yang berpotensi • Komunikasi efektif
26 mengakibatkan lambatnya capaian keberhasilan. 2. Stakeholder Kurangnya dukungan sehingga Aksi Perubahan tidak mencapai tahapan akhir • Komunikasi efektif
27 BAB 5 HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI 5.1 Hasil Pemetaan Sikap Perilaku Kepemimpinan Kemampuan Manajerial dalam organisasi berada di tangan pemimpin. Pemimpin juga merupakan faktor kunci dalam keberhasilan organisasi. Demikian pula, kegagalan organisasi juga tergantung pada cara pemimpin menjalankan kepemimpinannya. Untuk memberikan layanan secara optimal, penting bagi pemimpin untuk mengelola sistem kepemimpinan dengan baik. Kepemimpinan secara literal berasal dari kata "pimpin", yang mengandung arti mengarahkan, membina, mengatur, menuntun, menunjukkan, atau mempengaruhi. Seorang pemimpin bertanggung jawab secara fisik maupun spiritual terhadap keberhasilan aktivitas kerja mereka yang dipimpin. Oleh karena itu, menjadi pemimpin bukanlah hal yang mudah, dan tidak semua orang memiliki pendekatan yang sama dalam menjalankan kepemimpinannya. Pemimpin merupakan penggerak utama dalam organisasi. Proses kepemimpinan secara singkat dapat dijelaskan sebagai cara untuk mencapai tujuan melalui orang lain. Orang lain dalam konteks ini dapat merujuk pada individu-individu atau kelompok orang. Namun, karena setiap individu memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, diperlukan strategi khusus untuk mengakomodasi berbagai kebutuhan, keinginan, dan kepentingan tersebut agar muncul dorongan atau motivasi untuk bekerja mandiri dalam mencapai tujuan pribadi maupun kelompok. Dalam proses kepemimpinan, motivasi menjadi hal yang sangat penting, karena memimpin berarti memotivasi. Seorang pemimpin harus bekerja sama dengan orang lain, termasuk bawahannya. Oleh karena itu, kemampuan dalam memberikan motivasi kepada bawahan sangatlah penting. Menurut Wahjosumidjo (1984), kepemimpinan memiliki
28 hubungan erat dengan motivasi, karena keberhasilan seorang pemimpin dalam memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sangat bergantung pada kewibawaan pemimpin dan kemampuan pemimpin dalam menciptakan motivasi dalam diri setiap individu, baik bawahan, rekan kerja, maupun atasan pemimpin itu sendiri. Dalam Aksi Perubahan ini, reformer memberikan motivasi dan bekerja sama dengan tim kerja untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan bagian-bagian yang telah ditetapkan dalam proses penyusunan desain Sistem Informasi Layanan Kepegawaian dan rancangan Peraturan Walikota. Hal ini dilakukan agar pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan target yang telah ditetapkan 5.2 Rencana Pengembangan Potensi Diri Sebagai peserta Pelatihan kepemimpinan Administrator , saya memiliki rencana pengembangan diri dengan fokus pada peningkatan pemahaman tentang prinsip-prinsip kepemimpinan yang efektif melalui pembelajaran intensif dan pengalaman lapangan. Saya juga akan mencari kesempatan untuk belajar dari pemimpin sukses dalam berbagai bidang melalui buku, seminar, dan konferensi. Selain itu, saya akan berpartisipasi dalam simulasi kepemimpinan dan latihan praktis untuk mengasah keterampilan komunikasi, delegasi tugas, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah. Selama pelatihan, saya juga berencana untuk membangun jaringan dengan para rekan seangkatan yang memiliki minat serupa dalam pengembangan kepemimpinan. Saya akan memanfaatkan umpan balik dan evaluasi dari instruktur dan rekan peserta pelatihan untuk terus meningkatkan diri sebagai seorang pemimpin. Dengan dedikasi dan kerja keras, saya yakin pengembangan diri ini akan membantu saya menjadi seorang pemimpin yang lebih kompeten, visioner, dan mampu menginspirasi orang lain dalam mencapai kesuksesan bersama.
29 Daftar Referensi Republik Indonesia. 2019. Peraturan Presiden (PERPRES) tentang Satu Data Indonesia Republik Indonesia. 2018.Peraturan Presiden (PERPRES) tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik Peraturan Daerah Kota Palangka Raya Nomor 01 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kota Palangka Raya Nomor 2 Tahun 2019 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Palangka Raya Tahun 2018 - 2023 Kalimantan Tengah. 2019. Peraturan Daerah Kota Palangka Raya Nomor 2 Tahun 2019 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Palangka Raya Tahun 2018-2023. Lembar Daerah Kota Palangka Raya Tahun 2019 Peraturan Daerah Kota Palangka Raya Nomor 06 Tahun 2019 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Palangka Raya Kalimantan Tengah. 2023. Modul Pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Administrator BPSDM Kalimantan Tengah Wahjosumidjo, 1984. Kepemimpinan dan Motivasi, Jakarta: Ghalia Indonesia. Palangka Raya. 2022. Renca Strategis Perubahan 2018 -2023 Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Palangka Raya.
30 Lampiran
31 KONSULTASI DENGAN MENTOR
32