สุดยอดเลขามืออาชีพ

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ สุดยอดเลขานุการมืออาชพี

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES ผอู้ านวยการกลมุ่ พฒั นาระบบบรหิ าร
23 กรกฎาคม 2565

80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 1

ประเด็นการนาเสนอ

 บทบาทหนา้ ที่ และทักษะทจี่ าเป็น
 คณุ สมบตั ิของเลขานกุ าร

 การพัฒนาบคุ ลกิ ภาพ
 การบรหิ ารเวลา
 การสอ่ื สาร

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 2

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

“เม่ือนึกถึงงานเลขานกุ าร

บางคนอาจจะนกึ ถึงเพยี งแคง่ าน
เสิรฟ์ นาชา กาแฟ ถา่ ยเอกสาร พมิ พ์งาน
เตรยี มเอกสารจดรายงานการประชุม รับโทรศพั ท์ ฯลฯ

แตแ่ ท้จริงแล้ว งานเลขานกุ ารมมี ากกว่านัน้ ”

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพ่ือทุกชีวิต (Do our best for all) 3

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

บทบาทหน้าที่ และทักษะท่จี าเป็น

หน้าท่ีหลัก คือ เป็นผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจให้กับเจ้านาย ช่วยอานวยความสะดวก
ช่วยประสานงาน และช่วยสนับสนุนให้งานสาเร็จลุล่วงไปได้อย่างราบรื่น รวดเร็วทันเวลา
นอกจากนี้ เลขานกุ ารยังเป็นผู้สร้างภาพลักษณท์ ด่ี ีใหก้ ับเจา้ นายอีกดว้ ย

นอกจากนี้หน้าท่ีนี้สาคัญมากกว่าท่ีกล่าวไปข้างต้น คือ จะทาอย่างไร จึงจะทาให้
เจา้ นายดูดีในสายตาผู้ใต้บงั คบั บัญชา

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีที่สุดเพ่ือทุกชีวิต (Do our best for all) 4

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

คุณสมบัติของเลขานุการ Goal Orientation

Leadership การทางานโดยบรรลเุ ป้าหมายที่องค์กรไดต้ ัง้ ไว้

ความเป็นผู้นา Pragmatism

Loyalty ปฏบิ ตั นิ ิยม / สัมฤทธิผลนิยม

ความภกั ดี

Meticulousness Efficiency

ความละเอียด ถี่ถ้วน รอบคอบ ทางานอยา่ งมีประสิทธภิ าพ

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 5

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

เลขานุการที่เป็นมากกวา่ คาว่า “เลขานกุ าร”

 คาดเดาไดว้ ่าเจ้านายตอ้ งการอะไรกอ่ นท่จี ะบอก
 จัดเตรยี มการประชุมและงานตา่ งๆ ได้อย่างไมม่ ีทีต่ ิ
 คัดกรองสายโทรศพั ท์และคนที่มาพบ โดยรเู้ ปน็ อยา่ งดีว่าควรจะตอบว่าอยา่ งไร ถ้าเจา้ นายยุ่งอยู่

หรอื ไมพ่ ร้อมรับสาย หรือไม่พร้อมจะพบใคร
 แจง้ ใหเ้ จา้ นายใหร้ ู้ถงึ ปญั หาทจ่ี าเป็นและเหมาะสม
จัดการเอกสารได้อยา่ งยอดเยยี่ ม และดูเปน็ มืออาชพี
มที ศั นคติท่ดี ี และสามารถประสานงานไดอ้ ยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ
ไมก่ ลวั ไมว่ า่ งานที่ได้รับมอบหมายจะเป็นอะไร

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพ่ือทุกชีวิต (Do our best for all) 6

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพ

การใช้ภาษากาย กบั ความม่นั ใจ ตอ้ งสรา้ ง ความประทับใจแรก (First Impression)
การใชภ้ าษากายให้ดูเป็นธรรมชาติ การพูดคุยที่สรา้ งความรกั และสนใจ
ด้วยการมองหนา้ และมองตา ความน่าเชื่อถือ ความสมั พนั ธ์
และความร้สู ึกทมี่ คี วามสาคญั มน่ั ใจ เป็นมืออาชพี
สารวจความเรียบรอ้ ยท่ีสะท้อนภาพลักษณ์

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 7

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

การพัฒนาบคุ ลกิ ภาพ

การแตง่ กาย
ต้องแต่งกายใหเ้ หมาะสมกบั การทางาน คลอ่ งตวั

ไมเ่ ป็นอปุ สรรคตอ่ การทางาน ดูน่าเช่อื ถือ
เป็นมืออาชพี ใหเ้ กยี รตอิ งคก์ ร และผ้ทู ม่ี าติดตอ่ งานกบั องคก์ ร

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีที่สุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 8

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

การพฒั นาบคุ ลิกภาพ

5. มี “หวั ใจบริการ” 05 1. ช่างสังเกต และจดจาสง่ิ ท่ีเจา้ นายชอบ

นกึ ถึงความสขุ ทเี่ หน็ เจา้ นายมีความสขุ เช่น รสชาตกิ าแฟ หนงั สอื พิมพ์ นิตยสาร
ลดความเป็นตัวตนลง (ไมค่ านึงถงึ ประโยชนข์ อง
ตัวเองมากเกนิ ไป) และมที ัศนคตบิ วก 01 การจัดวางเอกสารบนโตะ๊ และการจดจา และบนั ทกึ
เพ่ือใหต้ นเองมีความสุขกบั สงิ่ ที่ทา้
2. ส่ิงท่เี จ้านายใหค้ วามสาคัญ
4. ทางานใหบ้ รรลเุ ป้าหมาย 04
การตรงต่อเวลา , ทางานได้ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย ,
มีเป้าหมายทชี่ ดั เจน และเพ่ิมเตมิ ความรู้
ความชานาญตลอดเวลา 02 การแต่งกาย , ทา่ ทาง , การพูดจา ,
ความเปน็ ระเบียบ , การทักทาย
03 และการมีวินยั ในการทา้ งาน

3. ทาหน้าทโี่ ดยทเ่ี จา้ นายไม่ต้องยาเตือน

มที ศั นคติบวกกบั งานทร่ี บั ผดิ ชอบ มีความม่ันใจใน
ความสามารถของตนเอง และจดั ลาดบั ความสาคัญของงาน

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 9

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

การบริหารเวลา

“การกาหนดและควบคมุ การปฏบิ ัตงิ านให้บรรลผุ ลตามเวลาและวัตถปุ ระสงคเ์ พอ่ื ให้เกิดประสทิ ธิภาพในงานท่ีรับผิดชอบ”

 เวลาเป็นทรัพยากรท่ีมีค่าและสาคัญกบั ทกุ คน
 เวลาเป็นทรัพยากรทมี่ จี ากดั (1 วนั มี 24 ชม.)
 เวลาไม่ยอ้ นกลับ

 เวลาไมม่ ีขาย

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 10

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

การบริหารเวลา

การจัดลาดับความสาคัญของงาน

Step 1 : Step 2 :

เขยี นรายชือ่ งานทงั หมดทเ่ี ราตอ้ งทาใหเ้ สรจ็ ไลล่ าดบั งานทงั หมดและ
ถา้ เปน็ งานใหม่ หรือซับซอ้ น ควรแตกลาดับ จัดลาดบั ความสาคัญ
งานออกเปน็ action step ยอ่ ย และใชเ้ วลาวนั ละ 10 นาที กอ่ นกลับบา้ น
(แตล่ ะงานไมค่ วรใชเ้ วลาเกิน 1 – 2 ชั่วโมง) ทา To – Do list สาหรับวันรุ่งขึน

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 11

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

การส่ือสาร ส่ือสารอยา่ งไรให้บรรลเุ ปา้ หมาย

 วตั ถปุ ระสงค์เราตอ้ งรู้ว่าเป้าหมายในการสื่อสารไดค้ อื อะไร

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์  ผูร้ บั สาร : ต้องคานงึ ถึงว่าผรู้ บั เป็นใคร และตอ้ งสอ่ื สารอยา่ งไร
ให้ผูร้ ับไดร้ ับสารอยา่ งถูกต้องและครบถ้วน
DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES
80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 12

การสื่อสาร การส่อื สารแบบ FACE TO FACE

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ Voice Tone

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES ความร้สู กึ (Feeling) + และทศั นคติ (Attitude)

การใช้ Voice Tone

ทเ่ี หมาะสมกับสาระ จะทาใหผ้ ฟู้ งั เข้าใจเจตนารมณข์ องเรา
เจตนารมณ์ คอื ความรสู้ กึ ท่เี หน็ ภาพ เพอ่ื ใหเ้ ขา้ ใจไดล้ ึกซึง

80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีท่ีสุดเพื่อทุกชีวิต (Do our best for all) 13

การสอ่ื สาร

 Voice tone นา้ เสียงทอ่ี บอุ่นและเป็นมติ ร
พดู ให้ฟงั ง่าย ชดั เจน
ฟงั อยา่ งตง้ั ใจ เพื่อจะไดส้ อื่ สารกลับไปไดอ้ ย่างเหมาะสม
“ยม้ิ ” จะทาให้นา้ เสียงดูสดช่นื

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีที่สุดเพ่ือทุกชีวิต (Do our best for all) 14

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES

ทุกลมหายใจทีไ่ ดค้ ืนมา ทาดที ่ีสดุ เพือ่ ทุกชวี ติ
มคี ่ามากเกนิ กว่าคาชื่นชม (Do our best for all)

ก ร ม ก า ร แ พ ท ย์ 80 ปี กรมการแพทย์ ทาดีที่สุดเพ่ือทุกชีวิต (Do our best for all) 15

DEPARTMENT OF MEDICAL SERVICES