เทคนิคการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ

เทคนคิ การจดั ประชุมวิชาการระดับนานาชาติ

สถาบันวิจยั และพฒั นา
มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยธุ ยา

คานา

คู่มือการปฏิบัติงานกระบวนการการจัดการความรู้ สถาบันวิจัยและ
พัฒนา จัดทาข้ึนเพื่อสร้าง เก็บรวบรวมความรู้ความเข้าใจและเทคนิคการจัดประชุม
วิชาการระดับนานาชาติ ที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรมมากขึ้นเพ่ือให้เป็นองค์กรแห่งการ
เรยี นรู้

สถาบันวิจัยและพัฒนาหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือฉบับน้ีจะเป็นประโยชน์ต่อ
หน่วยงาน/ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องภายในมหาวิทยาลัยในการพัฒนาเทคนิคการจัด
ประชุมวิชาการระดับนานาชาติ เพ่ือนาไปสู่สัมฤทธิ์ผลในการปฏิบัติงานให้บรรลุ
เปา้ หมายและเกดิ ประสิทธิภาพสูงสดุ

คณะกรรมการจัดการความรสู้ ถาบันวจิ ยั และพัฒนา
มหาวิทยาลยั ราชภฏั พระนครศรีอยธุ ยา

สารบัญ

บทนา หนา้
เทคนิคการจดั ประชมุ วชิ าการระดบั นานาชาติ 1
เทคนิคการจดั ประชมุ วชิ าการระดบั นานาชาติ
1. การเขียนโครงการการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ 4
2. การวางแผนการดาเนินงาน 6
3. เวบ็ ไซตข์ องการประชุมวิชาการระดับนานาชาติ 7
4. การประชาสัมพันธ์ 9
5. การลงทะเบียน 10
6. การเลือกผทู้ รงคณุ วฒุ บิ รรยายพเิ ศษและประเมิน 14

คุณภาพบทความ 15
7. การติดตอ่ ประสานงาน 17
8. การดาเนินงานด้านงบประมาณ 18
9. การจัดรูปแบบงาน 23
10. การจัดสถานท่ีการประชุมและทพ่ี ัก 27
11. การจัดอาหารและเครื่องด่มื 28
12. การต้อนรบั 30
เคล็ดลบั สรา้ งความสาเรจ็ ในการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ

บทนา

การประชุมวิชาการระดับนานาชาติ เป็นการประชุมขนาดใหญ่
เน่ือง จากมีผู้เข้าร่วมป ระชุมจานวนมาก การเตรียมการจัดป ระชุม
จึงมีความสาคัญต้ังแต่การเขียนโครงการ การวางแผนการดาเนินงาน
การประชาสัมพันธ์ การออกแบบรูปแบบงาน การจัดสถานท่ีห้องประชุมใหญ่
ห้องประชุมย่อย จัดส่ิงอานวยความสะดวก และการประสานงานท่ีดี ซ่ึงเป็นส่ิง
สาคัญท่ีผ้จู ัดโครงการตอ้ งจดั การระบบให้ดีท่ีสุดเพอ่ื ให้งานมีประสิทธิภาพ ในที่น้ี
จะกลา่ วถึงการประชมุ วชิ าการระดับนานาชาติที่เป็นเวทีให้กับคณาจารย์ นักวิจัย
นิสิต นักศึกษา และบุคคลท่ัวไป ได้ร่วมนาเสนอการเผยแพร่ผลงานวิจัยในการ
ประชุมวิชาการ หมายถึง การนาเสนอบทความวิจัยในท่ีประชุมวิชาการและ
บทความฉบับสมบูรณ์ ได้รับการตีพิมพใ์ นรายงานสืบเน่ืองจากการประชุม โดยมี
กองบรรณาธิการจัดทารายงานฯ หรือคณะกรรมการจัดประชุม ประกอบด้วย
ศาสตราจารย์ หรือผู้ทรงคุณวุฒิระดับปริญญาเอก หรือผู้ทรงคุณวุฒิท่ีมีผลงาน
เป็นที่ยอมรับในสาขาวิชานั้นๆจากต่างประเทศอย่างน้อยร้อยละ 25 และมีผู้
ประเมนิ บทความที่เปน็ ผ้เู ชยี่ วชาญในสาขานัน้ และบทความท่ีมาจากต่างประเทศ
อย่างนอ้ ย 3 ประเทศ และรวมกนั แล้วไมน่ ้อยกว่าร้อยละ 25 [1]

** บทความในการประชุมวิชาการทั้งระดับชาติและนานาชาติ ท่ีนาเสนอให้
กองบรรณาธิการหรือคณะกรรมการจัด ประชุมพิจารณาคัดเลือก ต้องเป็นฉบับ
สมบูรณ์และได้รับการตีพิมพ์ซึ่งสามารถอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือส่ือ
อเิ ล็กทรอนิกสไ์ ดh

1

เทคนิคการจดั ประชมุ วชิ าการระดับนานาชาติ
การจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ เร่ิมจัดทาขึ้นโดยผู้บริหาร
สถาบันวิจัยและพัฒนาตระหนักถึงความสาคัญของการวิจัยท่ีเป็นกระบวนการ
สร้างองค์ความรู้และภูมิปญญาท่ีสาคัญย่ิง มีความคิดริเร่ิมและเขียนโครงการ
เพื่อของบประมาณสนับสนุน รวมถึงร่วมมือทางวิชาการและวิจัยกับหน่วยงาน
ภายนอก และเริ่มดาเนินการโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ตั้งแต่ปี 2558 จนถึง
ปัจจุบัน โดยกระบวนการการจัดงานประชุมวิชาการระดับนานาชาติ เป็นการ
ประชุมที่ต้องใช้ทรัพยากรบุคคลจานวนมาก ในแต่ละส่วนงาน และงานในหน้าท่ี
ต่างๆมีหลายข้ันตอน ท้ังในด้านการ 1.การเขียนโครงการการจัดประชุมวิชาการ
ระดบั นานาชาติ 2.การวางแผนการดาเนินงาน 3.เว็บไซต์ของการประชุมวิชาการ
ระดับนานาชาติ 4.การประชาสัมพันธ์ 5.การลงทะเบียน 6.การเลือก
ผู้ทรงคุณวุฒิบรรยายพิเศษและประเมินคุณภาพบทความ 7.การติดต่อ
ประสานงาน 8.การดาเนินงานด้านงบประมาณ 9.การจัดรูปแบบงาน 10.การ
จัดสถานที่การประชุมและที่พัก 11.การจัดอาหารและเครื่องดื่ม 12.การต้อนรับ
เพื่อใหป้ ระสบความสาเรจ็ เปน็ ไปตามโครงการแต่เนื่องจากเจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบ
มีน้อยและรับผิดชอบในงานคนละด้าน และงานการจัดประชุมวิชาการระดับ
นานาชาติ จะต้องใช้เวลาในการเตรียมการมากกว่า 8 เดือน ในกรณีเจ้าหน้าท่ี
ผู้รับผิดชอบลาป่วย หรือติดภารกิจ จึงต้องมีคนปฏิบัติหน้าท่ีแทน สถาบันวิจัย
และพัฒนาจึงต้องมีการถ่ายถอดความรู้จากผู้บริหารและเจ้าหน้าท่ีท่ีรับผิดชอบ
งานการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ ให้กับบุคลากรเพ่ือสามารถปฏิบัติ
หน้าที่แทนได้ สถาบันวิจัยและพัฒนาจึงจัดทาการจัดการความรู้ เร่ือง เทคนิค
การจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ จากน้ันร่วมกันกาหนดปฏิทิน ในการ
จัดทาแผนการจัดการความรู้ ดาเนินการตามปฏิทิน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ
สูงสุด และจัดทาคู่มอื เทคนคิ การจัดประชุมวชิ าการระดับนานาชาติ

2

3

เทคนิคการประชมุ วิชาการระดับนานาติ

4
1. การเขียนโครงการการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ ในการจัดประชุม

วิชาการระดับนานาชาติ ต้องมีการประชุมการเขียนโครงการอย่างน้อย 2 คร้ัง
เพื่อกาหนดขอบเขตโครงการให้เหมาะสมและถูกต้องเพ่ือขอรับการอนุมัติ โดยมี
สว่ นประกอบการเขียนโครงการดงั น้ี
 ช่ือโครงการ ต้องประชุมเพื่อเลือกช่ือที่ส่ือความหมายและสอดคล้องกับ

จุดประสงคท์ จ่ี ะดาเนนิ งาน
 ผู้รับผดิ ชอบ ผู้เขียนขอโครงการคือผู้รับผิดชอบดาเนินโครงการ ใช้ช่ือสังกัด

เช่น สถาบันวิจัยและพัฒนา
 หลักการและเหตุผล เป็นการแสดงและอธิบายถึงความจาเป็นท่ีต้องทา

โครงการน้ี โดยกล่าวความสาคัญความเป็นมาของโครงการและเหตุผล
ต่างๆ เนื้อหาประกอบการนาเสนออย่างมีข้ันตอนและละเอียด เพ่ือให้ผู้
พจิ ารณาอนุมัติโครงการได้เห็นความจาเปน็ รวมถึงเข้าใจได้ง่ายขึน้
 วตั ถุประสงค์ ตอ้ งกาหนดวตั ถปุ ระสงค์ให้มีความสอดคล้องกับ ความเป็นมา
ของโครงการ กลา่ วถงึ ความต้องการที่จะทาส่ิงใดสิ่งหน่ึงในลักษณะท่ีเป็นไป
ได้อยา่ งชดั เจน
 รูปแบบการจัดประชุม โดยการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ

เป็นรูปแบบใด วิธีใด มีกิจกรรมใดบ้าง โดยเขียนให้ชัดเจน เช่น มีการ

นาเสนอผลงานวิจัยท้ังรูปแบบบรรยายและโปสเตอร์, การบรรยายพิเศษ

ทางวิชาการ, การจัดนทิ รรศการต่างๆ เป็นตน้

5
 กลุ่มเป้าหมาย ใครคือกลุ่มเป้าหมายของโครงการ กลุ่มเป้าหมายท่ีได้ประโยชน์

จากโครงการน้ี ระบุให้ชัดเจน เช่น อาจารย์ นักวิจัย นิสิต นักศึกษาของ
มหาวิทยาลัยราชภัฏกลุ่มศรีอยุธยา และสถาบันการศึกษาต่างๆ ท่ัวประเทศ
บคุ คลทว่ั ไป เปน็ ตน้
 ระยะเวลาและสถานที่ กาหนดช่วงเวลาการดาเนินการโครงการตั้งแต่เริ่มต้น
โครงการจนถงึ การส้นิ สุดโครงการ และระบสุ ถานท่ีดาเนินการโครงการให้ชัดเจน
เชน่ โรงแรมคลาสสิคคามโิ อ เปน็ ตน้
 ประโยชน์ท่ีคาดว่าจะได้รับ ผลความสาเร็จท่ีจะตามมาเม่ือส้ินสุดโครงการ
ประโยชน์ท่ีจะได้รับจากโครงการน้ี ซ่ึงต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ โดยเขียน
ให้ชัดเจน เช่น ผู้เข้าร่วมประชุมวิชาการจะได้รับความรู้ แลกเปล่ียน
ประสบการณแ์ ละเกิดมมุ มองใหม่ๆ เพ่อื นาผลไปประยกุ ตใ์ ช้ประโยชน์และต่อยอด
งานวจิ ยั ได้อยา่ งถกู ต้อง และเหมาะสม
 แผนปฏิบัติการจัดโครงการประชุม อธิบายถึงรายละเอียดปฏิทินโครงการ โดย
แจกแจงให้เห็นว่าแต่ละกิจกรรมจะดาเนินการในช่วงใด ต้ังแต่เร่ิมต้นจนจบ
โครงการโดยเรยี งลาดบั จาก วัน เดือน ปี
 งบประมาณ แจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายให้ชัดเจนว่ามีค่าใช้จ่ายใดบ้างแยก
ตามหมวด เชน่ ค่าใชส้ อย คา่ ตอบแทน ค่าวสั ดุ เป็นตน้

*** การเขียนโครงการน้ัน ต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้รับผิดชอบ หลายฝ่ายเสนอ
ความคิดเห็น เพื่อเขียนโครงการที่ชัดเจน รัดกุม มีข้ันตอนรายละเอียดการ
ดาเนนิ งานท่ีชดั เจน

6
2. การวางแผนการดาเนนิ งาน จะต้องมกี ารประชุมวางแผนการดาเนินงาน

กาหนดทศิ ทางการดาเนินงาน แบง่ งานโดยเริ่มจากขน้ั ตอนแรกจนถงึ ขั้นตอนสุดท้าย
รวมถงึ ผู้รบั ผิดชอบในแต่ละงาน

 เรียงลาดับความสาคญั โดยสงิ่ ไหนสาคัญใหท้ าสง่ิ น้ันกอ่ น
 รวบรวมข้อมลู จัดเป็นข้นั ตอนการทางานก่อน – หลัง
 สรา้ งปฏทิ นิ ดาเนินงาน วา่ ชว่ งเวลาใดควรทาอะไรแลว้ กาหนดระยะเวลา
 กาหนดผรู้ ับผิดชอบในแต่ละงาน เพ่อื ความเหมาะสม และเป็นการแบ่งงาน
รับผิดชอบในแต่ละสว่ นใหง้ านขบั เคลอ่ื นไปได้อยา่ งต่อเน่อื ง
 ทาคาสง่ั แตง่ ต้ังคณะกรรมการดาเนินงานโครงการจัดประชุมวิชาการระดับ
นานาชาติ
 ประชุมติดตามงานเมื่อถึงระยะเวลาท่ีกาหนด หากมีปัญหาเกิดขึ้นจะได้รีบ
หาทางแกไ้ ข หรือปรบั เปลี่ยนแผนการดาเนินงานใหม่

*** การดาเนินงานควรแยกตามความถนัดของผู้รับผิดชอบแต่ละคน กรณีถ้าไม่มี
ผู้ใดถนัดด้านนี้เลย ควรขอความร่วมมือจากหน่วยงานอ่ืน เช่น ด้านการเงินให้ขอความ
อนุเคราะห์จากฝ่ายการเงิน เพื่อมาช่วยในการรับชาระค่าลงทะเบียนและออกใบเสร็จ
และตอ้ งใส่ชื่อบคุ ลากรทขี่ อความรว่ มมอื ลงในคาส่งั แต่งตงั้ คณะกรรมการดาเนินงานด้วย
เปน็ ตน้

7
3. เว็บไซต์ของการประชุมวิชาการระดับนานาชาติ สร้างเพื่อการประชุม
วิชาการระดับนานาชาติเท่านั้น เพ่ือเป็นการประชาสัมพันธ์ และให้ผู้ร่วมงาน

ลงทะเบียน และตรวจสอบสถานะของตนเองได้ โดยมรี ายละเอยี ดเมนดู ังน้ี
 หน้าหลัก ต้องมีชื่อของการประชุมครบถ้วน บอกถึงจุดประสงค์และ
กาหนดการสาคญั โดยยอ่ เช่น วนั เปิด - ปดิ รับบทความ เปน็ ตน้
 หลักการ นาโครงการท่ีเขียนไว้มาใส่ไว้ในหน้าน้ี โดยลบด้าน
งบประมาณออก
 การบรรยายพิเศษทางวิชาการ มีรายชื่อ รูปถ่ายผู้ทรงคุณวุฒิ
บรรยายพเิ ศษ และชือ่ หัวขอ้ ทจ่ี ะบรรยายใหค้ รบถ้วน
 สถานะบทความ เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบจะต้องอัพเดทสถานะบทความ
ให้เป็นปัจจุบัน ว่าแต่ละบทความถึงข้ันตอนใด เพ่ือให้ผู้ส่งบทความ
สามารถรับรู้สถานะบทความของตนได้ด้วยตนเอง ซึ่งจะประกอบด้วย

ร หั ส บ ท ค ว า ม แ ย ก ต า ม ด้ า น ส า ข า วิ ช า ต่ า ง ๆ ชื่ อ บ ท ค ว า ม
สถานะปัจจบุ ัน และเงอื่ นไขการนาเสนอและเผยแพร่
 สาขาท่ีเกี่ยวข้อง จะมีรายละเอียดสาขาที่เกี่ยวข้องสามารถส่ง
บทความมานาเสนอได้ เช่น สาขาวิทยาศาสตร์ สาขาการศึกษา
 กาหนดการ มีกาหนดการจริงตง้ั แตเ่ ริ่มงานจนเสร็จสนิ้ การประชมุ

8
 สถานท่ี ทางเวบ็ ไซต์ จะตอ้ งมีชือ่ ให้ชดั เจนว่าจัดประชมุ อาคารใด ชื่อท่ีอยู่
ตาแหนง่ ท่ตี ้ัง เช่น ห้องเทียนทอง โรงแรมคามโิ อ รว่ มถงึ ต้องมีรปู ถ่ายของ
อาคารที่จัดประชุมด้วยเพื่อให้ผ้เู ข้าร่วมงานถูกที่ และมีสถานทตี่ งั้ จาก
Google map
 การส่งบทความ มีระบบออนไลน์ในการส่งบทความเพ่ือพิจารณาการ
เผยแพร่ โดยจะมีคูม่ อื การสง่ บทความเป็นตัวอย่าง เพ่ือให้ผู้นาเสนอง่ายต่อ
การสง่ บทความ ท้ังน้ีเจ้าหน้าท่ีตอ้ งอธบิ ายได้ถ้าผู้สง่ บทความไมเ่ ข้าใจ
 การลงทะเบยี น ในหนา้ การลงทะเบยี นมีรายละเอียดบอกที่ชัดเจนถึงข้ันตอน
ว่าต้องทาอย่างไรบ้าง มีคู่มือตัวอย่าง เรียงลาดับเป็นข้อๆเพ่ือให้ผู้นาเสนอ
เขา้ ใจงา่ ยขน้ึ
 การติดต่อ มีชื่อหน่วยงานท่ีรับผิดชอบ เบอร์โทร เบอร์ FAX Facebook
หรือ Line เพอ่ื ติดตอ่ สอบถาม

9
4. การประชาสัมพันธ์ เพ่ือให้ผู้สนใจเข้าร่วมในการประชุมวิชาการระดับ
นานาชาตเิ ป็นจานวนมากนั้น ต้องมีช่องทางประชาสัมพันธ์หลากหลายช่องทาง
เพื่อให้มีผู้นาเสนอตัดสินใจมาร่วมการประชุมวิชาการระดับนานาชาติ มีความ
หลากหลายของผนู้ าเสนอมากขนึ้ ดงั นี้
 หนังสือหรือบันทึก โดยส่งหนังสือเชิญชวนเพ่ือเข้าร่วมนาเสนอการ

ประชุมวิชาการระดับนานาชาติ พร้อมกับมีโปสเตอร์ขนาดใหญ่และ
ขนาดกลาง เพื่อประชาสมั พันธ์ดว้ ย
 ประชาสัมพันธ์ทางเว็บไซต์ของหน่วยงานและขอความอนุเคราะห์

หน่วยงานภายนอกลงเว็บไซต์
 ประชาสัมพนั ธท์ างสื่อออนไลน์ เช่น Facebook หรอื Line
 ปา้ ยประชาสมั พันธข์ นาดใหญ่

*** การประชาสัมพันธ์ เน้ือหาต้องชัดเจน เชิญชวนให้ผู้สนใจเข่าร่วม
นาเสนองาน เช่น ขนาดตัวอักษรต้องเห็นชัด สีสันสะดุดตาชวนมอง มีเนื้อหาสาคัญ
ไมแ่ นน่ เกนิ ไป

10
5. ลงทะเบียน การลงทะเบยี น มี 2 ขั้นตอน คอื
1.ลงทะเบยี นออนไลน์

2.ลงทะเบียนหนา้ งาน
 1. ลงทะเบียนออนไลน์ ต้องบอกขั้นตอนรายละเอียดให้ครบถ้วน โดย

เรียงลาดับข้ันตอนให้ผู้นาเสนอทาตามได้อย่างถูกต้อง เตรียมเอกสาร

ขอ้ มูลต่างๆให้เรียบรอ้ ย ดงั น้ี

 1.1 เจ้าของบทความหรือผู้ประสงค์เข้าร่วมงานประชุมวิชาการ ต้อง

กรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มลงทะเบียนให้ถูกต้องเรียบร้อย โดย

สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่ website ของงาน

http://ismac2017.aru.ac.th

 1.2 เจ้าของบทความหรอื ผู้ประสงค์เขา้ ร่วมงานประชุมวิชาการ ต้องโอน

เงินเข้าบัญชีธนาคารกรุงเทพ สาขาอยุธยา ประเภทบัญชีออมทรัพย์

เ ล ข ท่ี บั ญ ชี 3 2 2 -5 -xxxxx-x ชื่ อ บั ญ ชี ม ห า วิ ท ย า ลั ย ร า ช ภั ฏ

พระนครศรีอยธุ ยา กองทุนสนับสนนุ การวิจยั

 1.3 ส่งเอกสารหลักฐานในข้อ 1 และ ข้อ 2 มาท่ี Email :

[email protected] หรือ Fax: 035-322082

 1.4 ตรวจสอบสถานะลงทะเบยี นได้ที่ website ของงาน

http://ismac2017.aru.ac.th

11
หมายเหตุ (บอกใหช้ ัดเจน)
 1. เจ้าของบทความวิจัยอย่างน้อย 1 ท่าน ต้องลงทะเบียนในฐานะ

เจ้าของบทความภายในวันที่ 13 มิถุนายน 2559 หากเกินกาหนดการ

น้ีบทความของท่านจะไม่ได้รับการตีพิมพ์ในรายงานสืบเน่ืองจากการ

ประชมุ วิชาการ (proceeding) และไมไ่ ด้นาเสนอในการประชุมวิชาการ
 2. ผู้ประสงค์เข้าร่วมงาน หากลงทะเบียนหลังจากวันท่ี 13 มิถุนายน

2559 หรือลงทะเบียนหน้างาน จะต้องชาระค่าลงทะเบียนเพ่ิมขึ้นเป็น

1,200 บาท
 3. สามารถดขู ัน้ ตอนการลงทะเบยี นได้ท่ี website ของงาน

http://ismac2017.aru.ac.th
 4. หากมีข้อสงสัยประการใดสอบถามได้ที่โทร 035-322082 หรือ

ผ้รู ับผดิ ชอบ ชอื่ ............เบอร์โทรศัพท์

12
 2. ลงทะเบียนหน้างาน ถือเป็นส่ิงสาคัญ โดยต้องเตรียมงานท้ังด้าน
เอกสารใบลงทะเบียน เอกสารสาหรับให้ผู้มาร่วมงาน และเอกสาร
ทางการเงิน โดยจะตอ้ งเตรียมดงั น้ี
 2.1ต้องมีป้ายหน้าห้องท่ีมีขนาดใหญ่และที่ชัดเจนว่าท่ีน่ีคือ “ห้อง
ลงทะเบียน” เพราะถือเป็นห้องที่สาคัญมากในการท่ีผู้นาเสนอจะมา
ลงทะเบียนยืนยนั ว่าผูน้ าเสนอได้มาถงึ แล้ว
 2.2 มีป้ายในการลงทะเบียนจะแยกออกเป็นผู้นาเสนอและผู้เข้าร่วมงาน
โดยผู้นาเสนอจะอยอู่ กี ด้านหนึ่งไม่อยู่รวมกันกับผู้ลงทะเบียนเข้าร่วมงาน
เพ่ือไม่ใหส้ บั สนระหว่างลงทะเบยี น
 2.3 มีป้ายต้ังโต๊ะลงทะเบียนแยกเป็นด้านต่างๆ เช่น ด้านวิทยาศาสตร์
และเทคโนโลยี ด้านวิทยาการจัดการ ด้านการศึกษา ด้านวิจัยสถาบัน
ด้านมนุษยศ์ าสตร์และสงั คมศาสตร์ เป็นต้น โดยแต่ละด้านใช้กระดาษสี
ต่างกัน ตัวอกั ษรต้องมีความคมชัด ตัวอักษรไม่ขาดหายเหมือนหมึกท่ีจะ
หมด ตัวอักษรมาตรฐานใช้ TH Sarabun PSK เพ่ืออ่านเข้าใจง่าย
ตวั อกั ษรขนาดใหญ่

13
 2.4 ลงทะเบียนผู้นาเสนอจะแยกด้านกลุ่มต่างๆ โดยเรียงจากรหัส

บทความท่ีผนู้ าเสนอได้รับ
 2.5 มีบุคลากรผู้รับผดิ ชอบลงทะเบยี นอยู่อย่างน้อยดา้ นละ 2 คน
 2.6 มีฝ่ายต้อนรับคอยแนะนาการลงทะเบียน เช่นเมื่อลงทะเบียน

เรียบร้อยแล้ว ให้ไปจ่ายเงินที่ฝ่ายการเงินที่มารอรับเงินและออก
ใบเสร็จ
 2.7 ฝ่ายต้อนรับการลงทะเบียน ผู้รับผิดชอบต้องใส่สูทให้เป็น
มาตรฐานแต่งตัวดี พูดจาไพเราะ ใช้น้าเสียงสุภาพนุ่มนวล แนะนา
ผู้นาเสนอและผู้ร่วมงานได้ว่าลงทะเบียนตรงไหน จ่ายค่าลงทะเบียน
ทใ่ี ด ชีไ้ มผ่ ิดจุด

14
6. การเลือกผทู้ รงคุณวฒุ บิ รรยายพิเศษและผู้ทรงคุณวฒุ ิประเมนิ คุณภาพ
บทความ
 การเลือกผู้ทรงคุณวุฒิบรรยายพิเศษ กิจกรรมที่นอกเหนือจากการนาเสนอ

คือการบรรยายพิเศษ ควรจะเลือกเร่ืองท่ีเป็นท่ีน่าสนใจในขณะนั้น อยู่ใน

กระแส มีผู้สนใจเยอะ และวิทยากรต้องมีช่ือเสียงเป็นท่ีน่าสนใจ เพ่ือเป็น

แรงจูงใจในการมีผู้เข้าร่วมการประชุม และประชาสัมพันธ์ โดยการใช้ชื่อ

หัวข้อการบรรยายพิเศษที่น่าสนใจ ดูมีความพิเศษกว่าการบรรยายแบบ

ธรรมดา ต้องมคี วามชัดเจน เชน่ วิทยากรคือ บรรยายเร่ือง วันที่ เวลา และ

ใช้สีสนั ทส่ี ะดุดตา
 ผทู้ รงคณุ วฒุ ิประเมนิ คณุ ภาพบทความ
 การคัดเลือกผู้ทรงคุณวุฒิประเมินคุณภาพบทความต้องตรงตามสาขาของ

บทความ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบต้องหาข้อมูลผู้ทรงคุณวุฒิ บทความทุก

บทความตอ้ งมีผูท้ รงคณุ วฒุ พิ จิ ารณาอยา่ งน้อยสองทา่ น
 ในกรณเี ป็นบทความจากบคุ ลากรภายใน ต้องเปน็ ผู้ทรงคณุ วุฒิภายนอกต่าง

มหาวทิ ยาลัยเท่านั้น
 ในกรณีทเี่ ปน็ บุคลากรภายนอกมาสง่ บทความ ผู้ทรงคุณวุฒิจะเปน็ ภายนอกทง้ั

สองท่าน หรือผู้ทรงคณุ วุฒิภายนอกหนงึ่ ท่านและภายในหน่ึงท่าน

15
7. การตดิ ต่อประสานงาน
 1. การประสานงานขอความร่วมมือ ผู้ประสานงานต้องมีความเข้าใจให้ชัดเจน
ในเรื่องที่จะขอความร่วมมือก่อน ต่อจากน้ันใช้การพูดคุยด้วยวาจาตกลงกัน

เบื้องต้นก่อน พดู ให้ชัดถอ้ ยชัดคา ย้มิ แย้ม สภุ าพ
 เมื่อได้ข้อสรุปแล้วจึงทาหนังสือหรือบันทึกขอความร่วมมือพร้อมแนบ

รายละเอยี ดต่างๆ ท่จี ะขอความร่วมมือด้วย
 2. การติดต่อประสานงานไม่เป็นทางการ โดยใช้วาจาต้องพยายามใช้คาพูดท่ี

เหมาะสมกับผู้ท่ีเราพูดด้วย การพูดด้วยวาจาสุภาพไพเราะก็จะเป็นท่ีชื่นชอบ

กับผู้ท่ีได้ยิน และยังมีประโยชน์ต่อตนเองทางด้านมารยาทด้วย ช่วยลดข้อ
ขดั แย้งในการทางาน และสนับสนุนการทางานร่วมกนั
 3. การติดต่อประสานงานแบบเป็นทางการ การประสานงานภายในองค์กร

หรือภายนอกองคก์ ร โดยการติดตอ่ ประสานงานใชห้ นังสือหรือบันทึกนั้น ต้องมี
รายละเอียดที่ชัดเจน เช่น เรื่องอะไร มีข้อเท็จจริงอย่างไร มีข้อเสนออย่างไร

บ้าง รวมถึงเอกสารแนบต่างๆ ให้ครบถ้วน พร้อมกับให้ช่ือ ที่อยู่ และเบอร์
โทรศัพทข์ องผู้ประสานงานแตล่ ะงานไวด้ ้วย เพื่อติดต่อไดอ้ ย่างรวดเร็ว

16
 4. การประสานงานต้องมีเครื่องอานวยความสะดวก โดยต้องมีเคร่ืองมือในการ
ประสานงาน เชน่ คอมพิวเตอร์ จดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส์ โทรศัพท์ FAX เป็นต้น
ผปู้ ระสานงานต้องใช้งานเป็น และเครื่องมือเหล่าน้ีต้องไม่เสียหรือชารุด เพ่ือลด
ความผิดพลาดในการส่ือสาร และความรวดเร็วของการประสานงาน และยัง
ช่วยประหยดั เวลา และทรพั ยากรในการปฏบิ ตั งิ าน
 5. ในกรณีต้องประสานงานจากหน่วยงานอ่ืนๆ มากกว่า 1 หน่วยงาน แต่เป็น
เร่ืองเดียวกัน ผู้ประสานงานจะต้องสามารถทาให้ทุกหน่วยงานหรือทุกฝ่าย
เข้าใจตรงกัน ร่วมทางานอย่างมีจุดมุ่งหมายเดียวกัน ตามวัตถุประสงค์ของงาน
น้ันๆ โดยขอเชิญประชุมเพ่ือแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เพ่ือสรุปการทางานต้อง
ช่วยเหลอื กนั และเปน็ ไปในทศิ ทางเดียวกนั
 6. การประสานงานกับผู้ทรงคุณวุฒิ วิทยากร หรือผู้บริหาร ควรใช้วาจาสุภาพ
มีข้อมูลที่จะสามารถพร้อมสนทนาอย่างราบน่ืน ย้ิมแย้ม สวมใส่ชุดสุภาพ และ
ต้องมีบุคลิกภาพที่ดี เช่น ไม่มองไปทางอื่นโดยไม่สนใจคู่สนทนา ไม่ควรยืนพิง
หรอื ยนื พกั เทา้ ควรยืนตวั ตรงสุภาพ เป็นต้น

17
8. การดาเนนิ งานด้านงบประมาณ

การจดั ตงั้ คณะทางานดาเนินงานด้านงบประมาณ ว่าใครรับผิดชอบในส่วนใด
กาหนดดาเนินการเม่ือไหร่ เช่น ด้านการจัดแสดง ด้านพิธีเปิด ด้านอาหาร
และเครื่องด่ืม ด้านค่าตอบแทนตา่ งๆ ดา้ นวัสดุ ดา้ นเอกสาร เปน็ ตน้
ผู้รับผิดชอบในแต่ละด้านต้องควบคุมการใช้งบประมาณท่ีกาหนดไว้ใน
โครงการ ใหเ้ กิดประโยชนส์ งู สุด และตรงเวลาโดยต้องกาหนดเวลาเพ่ือให้ทัน
ตอ่ การใช้งบประมาณเพื่อลดการผิดพลาด
การเลือกร้านค้าหรือร้านอาหาร ต้องเลือกคุณภาพดีราคาไม่เกินจากท่ีตั้ง
งบประมาณไว้ ต่อรองราคาด้วยการขอใบเสนอราคาแต่ละท่ีแล้วนาเข้าท่ี
ประชมุ เพื่อเลอื กรา้ นค้าหรือร้านอาหารต่อไป
การซ้ือจ้าง/เบิกจ่าย ต้องตรวจสอบหลักฐานทุกคร้ัง เช่น ใบเสร็จ ใบส่งของ
ใบสาคัญรับเงิน บัตรประจาตัวประชาชน และรวบรวมดาเนินการซื้อจ้าง/
เบิกจ่าย ตามระยะเวลาที่กาหนด

***การดาเนินการซื้อจ้างหรอื ขออนุญาตเบกิ เงิน ควรดาเนนิ การเสร็จก่อนวนั งาน
จัดประชมุ วชิ าการระดบั นานาชาติอยา่ งนอ้ ย 2 สปั ดาห์

18
9. การจัดรูปแบบงาน
ประชุมคณะกรรมการท่ีเก่ียวข้องด้านการจัดรูปแบบงานประชุมวิชากา ร

ระดับนานาชาติ โดยต้องมีความชัดเจนเริ่มต้ังแต่ต้ังชื่อและรูปแบบการประชุม
วิชาการระดับนานาชาติ ชื่อและรูปแบบของนิทรรศการ รูปแบบสถานท่ี โดยวาง
แผนการดาเนินงาน ดังนี้

 การบรรยายพิเศษ

1. มกี ารประชุมเลือกหวั ขอ้ การบรรยายว่าควรบรรยายเก่ียวกับ ด้านใด

ขณะนีก้ ลุ่มเปา้ หมายสนใจด้านใดอยู่

2. การเลือกผู้ทรงคุณวุฒิมาบรรยายพิเศษ ควรมีความรู้ในหัวข้อน้ันๆ

ผู้ทรงคุณวุฒิต้องมีชื่อเสียงเป็นท่ีน่าสนใจ เพื่อเป็นแรงจูงใจในการมี

ผเู้ ขา้ รว่ มงานจานวนมาก

3. ระยะเวลาควรเป็นช่วงเวลาหลังจากพิธีเปิดเสร็จสิ้น ผู้ทรงคุณวุฒิจะ

เร่ิมบรรยายพิเศษต่อ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ในห้องประชุมอย่าง

ต่อเน่ือง และการบรรยายพเิ ศษไมค่ วรเกนิ 40 นาที

4. กรณีมีเอกสารแจก ต้องแจกก่อนเข้าห้องประชุมและสามารถดาวน์

โหลดเอกสารบนเว็บไซต์ได้
 การนาเสนอผลงานวจิ ยั ในการประชุมวชิ าการระดับนานาชาติ

1. มีการประชุมเลือกรูปแบบการนาเสนอ เนื่องจากเป็นการประชุม

ขนาดใหญ่ ควรมีการนาเสนอ 2 รูปแบบ คือ ภาคบรรยาย และ

ภาคโปสเตอร์

19
2. กาหนดสาขา กลุ่มเป้าหมายท่ีจะมานาเสนอผลงานให้สอดคล้องกับ
โครงการการประชุมวิชาการระดับนานาชาติ เช่น ด้านวิทยาศาสตร์และ
เทคโนโลยี ด้านวิทยาการจัดการ ด้านการศึกษา ด้านวิจัยสถาบัน ด้าน
มนุษยศ์ าสตรแ์ ละสังคมศาสตร์ เป็นต้น
3. ผู้ทรงคุณวุฒิประเมินผล ต้องตรงตามสาขาวิชาน้ันๆ โดย ภาคบรรยาย
จะมีผู้ทรงคุณวุฒิ 2 ทา่ นในแตล่ ะหอ้ ง และภาคโปสเตอร์ จะมีผู้ทรงคุณวุฒิ
2 ทา่ นเชน่ กันในแตล่ ะสาขาวชิ า
4. การนาเสนอบทความภาคบรรยาย (Oral Presentation) ผู้นาเสนอต้อง
ส่งบทความฉบับสมบูรณ์ตามรูปแบบที่กาหนดโดยมีเวลาสาหรับการนา
เสนอ 13 นาทีและเวลาสาหรับถาม - ตอบ 2 นาที
5. การนาเสนอบทความภาคโปสเตอร์ ผู้นาเสนอต้องส่งบทความฉบับ
สมบูรณ์ตามรูปแบบที่กาหนด และนาโปสเตอร์ในรูปแบบท่ีกาหนดมาด้วย
เสนอ 13 นาทแี ละเวลาสาหรับถาม - ตอบ 2 นาที
6. เม่ือเสร็จส้ินการนาเสนอ เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบจะดาเนินเก็บผลการ
ประเมิน ข้อเสนอแนะจากผู้ทรงคุณวุฒิ และการรวบรวมคะแนน
7. ผู้ทรงคุณวุฒิประเมินผลการนาเสนอจะต้องมีเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ 1
คน เพอื่ อานวยความสะดวกระหว่างการประเมิน

20
 การจดั นิทรรศการ
การวางแผนเป็นขั้นตอนก่อนลงมือปฏิบัติ เป็นสิ่งสาคัญ การวางแผนท่ีดีจะ

ชว่ ยให้การดาเนนิ งานประสบผลสาเร็จไดอ้ ย่างมีประสิทธภิ าพ โดยมขี ้นั ตอนดังนี้
1.กิจกรรมของนิทรรศการเป็นแบบใด ต้องประชุมปรึกษา ในการเลือก

รูปแบบหัวข้อที่จะแสดงนิทรรศการ เน้ือหาเร่ืองราวที่จัดนิทรรศการต้องมีการ
กาหนดใหส้ อดคล้องกับโครงการ และเลือกใช้คาเน้ือหา รูปภาพ สี ให้เหมาะสม
ดูโดดเดน่ เพื่อให้ผู้ร่วมงานสนใจและประทับใจในงานนทิ รรศการ

2.กาหนดวัตถุประสงค์ของการจัดนิทรรศการ วัตถุประสงค์ของงาน

ประชุมวิชาการระดับนานาชาติด้วย โดยให้สอดคล้องกับโครงการท่ีเขียน

โครงการไว้เรม่ิ แรก

3. กาหนดพื้นที่และขนาดในการจัดนิทรรศการ ว่าบริเวณน้ีมีผู้คนเยอะ

หรือไม่เพราะการจัดนิทรรศการต้องอยู่ในท่ีที่มีผู้คนตลอดเวลา สถานที่จัด

นิทรรศการท่ีได้รับความสนใจจากผู้ชมกลุ่มเป้าหมายมักอยู่ไม่ห่างไกลมาก

จนเกนิ ไป

21
4. ในกรณีมีการจัดแสดงนิทรรศการแสดงผลงานวิจัยของหน่วยงานอ่ืนๆทั้ง
ภายในและภายนอกองค์กรนั้น ต้องมีการประสาน กาหนดแผนผังว่าหน่วยงาน
แต่ละหน่วยงานจะอยู่ส่วนใด มีรายละเอียดต่างๆ ให้ครบถ้วน เช่น ขนาดของ
พื้นที่จัดนิทรรศการ ความยาว ความกว้าง ความสูง มีสิ่งอานวยความสะดวก
เช่นปลั๊กไฟมเี พยี งพอ แสงสว่างมเี พียงพอ พัดลมมีเพยี งพอ เปน็ ต้น
5. ก่อนลงมือดาเนินงานจัดนิทรรศการน้ันจะต้องมีแผนผังการจัดนิทรรศการ
เพ่ือจาลองให้เห็นภาพและเพ่ือดาเนินการให้ถูกต้องตรงตามความต้องการ
หลงั จากนนั้ จงึ เตรียมวสั ดุอุปกรณ์ใหพ้ รอ้ ม หรอื อาจว่าจา้ งในงานบางส่วนต้อง
อธิบายให้ละเอียดพร้อมภาพประกอบ ในกรณีจ้างเพื่อจัดนิทรรศการท้ังหมด
ต้องมีตัวอย่างการจัดนิทรรศการรูปแบบเสมือนจริงให้พิจารณาและราคาก่อน
ตกลงวา่ จ้าง
6. การทาการทดลองก่อนประกอบจริง ต้องประชุมผู้รับผิดชอบว่าใคร
รับผิดชอบส่วนใดให้ทาส่วนน้ัน ทุกคนต้องมีภาพนิทรรศการ และนามา
ประกอบช่วยเหลือซึ่งกันและกัน หลังจากน้ันทดลอง แสง สี เสียง ซ่ึงต้องให้
เหมือนวันจัดนิทรรศการจริงทุกอย่าง ต้องสาเร็จก่อนวันงานอย่างน้อย
1 สัปดาห์

22
 การแสดงศิลปวัฒนธรรม การประชุมวิชาการระดับนานาชาติ มีผู้เข้าร่วม
งานและสนใจจานวนมาก จึงควรมีการแสดงศิลปวัฒนธรรม ขององค์กร
หรือของจังหวัด เพ่ือเป็นการประชาสัมพันธ์สถานท่ีจัดประชุมด้วย เช่น การ
แสดงดนตรี การแสดงราไทย เปน็ ต้น
การมอบรางวัลการนาเสนอบทความวิจัยดีเด่น ทั้งรูปแบบบรรยายและ

โปสเตอร์ เป็นการให้กาลังใจกับนักวิจัยหรือผู้นาเสนองาน เพื่อพัฒนา

งานวิจัยต่อไป โดยนับคะแนนจากผลการประเมินในช่วงนาเสนอผลงาน

จากผทู้ รงคุณวฒุ ทิ ้ังหมด โดยรางวลั คอื ประกาศนยี บตั ร
การจัดท่องเที่ยวหลังงานประชุม จัดโดยการประชาสัมพันธ์โดยติดป้าย

การลงทะเบียนไปทวั รท์ ีจ่ ัดขน้ึ ซึง่ จะมรี ายละเอียดชัดเจน ดงั นี้

- สถานท่องเทีย่ วบอกให้ชดั เจนว่าจะไปทใ่ี ดบ้าง

- รายละเอียดวันและเวลาออกรถ

- สถานท่ีจดุ รวมออกรถ

- คา่ ใชจ้ า่ ย แจง้ ด้วย วา่ ไม่มคี ่าใช้จ่ายหรือมีค่าใชจ้ ่าย เปน็ ต้น

23

10 . การจดั สถานท่กี ารประชุมและทพี่ กั

 การจัดสถานท่ีในการจัดประชุมวิชาการระดับนานาชาติ ควรดูจาก

รูปแบบงานว่ามีกิจกรรมใดบ้าง ลักษณะงานเป็นอย่างไร มีจานวน

กลุ่มเป้าหมายก่ีคน ต้องใช้สถานที่เยอะหรือไม่ ถ้ามีผู้เข้าร่วมงาน

จานวนมาก เป็นการประชุมขนาดใหญ่ มีเทคนิคการเลือกสถานที่คือ

เลือกสถานท่ีที่มีห้องประชุมขนาดใหญ่ มีห้องเพียงพอต่อการนาเสนอ

ผลงาน ท้ังภาคบรรยาย ภาคโปสเตอร์ และนิทรรศการ มีห้องรับรอง

ผู้ทรงคุณวุฒิ มีสิ่งอานวยความสะดวกที่เหมาะสมเช่น ท่ีจอดรถ ห้อง

รับประทานอาหาร ห้องน้า เป็นต้น และสถานท่ีจัดการประชุมควร

เดนิ ทางสะดวกเป็นทรี่ ู้จกั ของบคุ คลท่วั ไป

 การจัดห้องประชุมใหญ่เพื่อบรรยายพิเศษ ต้องมีขนาดใหญ่มีที่นั่ง
เพียงพอกับผู้เข้าร่วมงาน มีชุดรับแขกสาหรับประธานเปิดงานและ

ผู้ทรงคุณวุฒิ และมีส่ิงอานวยความสะดวก เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่อง
ฉายโปรเจคเตอร์ขนาดใหญ่ ควรใช้ไมโครโฟนไร้สาย มีอากาศท่ีถ่ายเท
สะดวก ดไู ม่อดึ อดั เปน็ ต้น

24
 การจัดห้องนาเสนอภาคบรรยายและภาคโปสเตอร์ การจัดสถานที่ใน
การจัดประชุมวิชาการ จะต้องแบ่งสัดส่วนให้ชัดเจน โดยภาคการบรรยาย
ห้องแต่ละหอ้ งจะอยู่ติดๆ กัน เช่น มี 5 ห้อง 5 ห้องนั้นจะอยู่ติดกันหรือยู่ฝ่ัง
เดียวกัน และหอ้ งภาคการนาเสนอแบบโปสเตอร์ก็จะอยู่ติดกันฝ่ังเดียวกัน ซ่ึง
ทุกห้องจะต้องมีกาหนดการของแต่ละห้องติดไว้ ประกอบด้วย ชื่อ
ผู้ทรงคุณวุฒิ ชื่อผูน้ าเสนอเรียงตามลาดับ และเวลาใหช้ ัดเจน
 การจัดสถานท่ีรับประทานอาหาร ต้องใช้ห้องท่ีกว้างขวางและโล่ง
เหมาะกับการรับประทานอาหาร โดยการจัดโต๊ะ จะจัดในลักษณะโต๊ะละ
8 ท่ีนั่ง ซึ่งแต่ละโต๊ะจะไม่ติดกันมากเกินไป ต้องมีท่ีให้ผู้เข้าร่วมงานเดินเข้า
ออกสะดวก อากาศต้องถ่ายเทสะดวก มีเคร่ืองปรับอากาศหรือพัดลมช่วยใน
การคลายร้อน
 การจัดสถานที่จอดรถ ควรเลือกสถานท่ีโล่ง และติดป้ายขนาดใหญ่ว่า
สถานที่น้ีสามารถจอดรถได้ และขอความร่วมมือจากเจ้าหน้าท่ีรักษาความ
ปลอดภยั ให้อานวยความสะดวกแก่ผ้เู ข้าร่วมการประชุม

25
 การขอความร่วมมือในการจัดสถานท่ี ในการจัดสถานที่น้ัน สถาบันวิจัยไม่

สามารถทาหน่วยงานเดียวได้เนื่องจากเป็นงานใหญ่ จึงต้องขอความ
ร่วมมือจากหน่วยงานอื่น ซึ่งเทคนิคการขอความร่วมมือในแต่ละด้านน้ัน
ต้องใช้เทคนิค คือ การประสานงานที่ดี ก่อนอ่ืนต้องประชุมว่าในการ
ประชุมวิชาการระดับนานาชาตินั้น ต้องมีอะไรบ้าง ใครทาอะไร ท่ีไหน
อย่างไร ต้องให้ชัดเจนก่อน จึงประสานงานไปแต่ละหน่วยงาน เช่น การ
จดั สถานท่ีจัดประชมุ ตอ้ งขอความร่วมมือจากหน่วยงานอาคารและสถานท่ี
โดยการบันทึกขอความอนุเคราะห์จากผู้อานวยการสานักงานอธิการบดี ซึ่ง
ในเนือ้ หาตอ้ งอธบิ ายใหล้ ะเอยี ดและชดั เจนว่าตอ้ งการอะไรบ้าง เช่น บุคลากร
กค่ี น โตะ๊ กี่ตวั เก้าอกี้ ีต่ วั ชุดรบั แขกก่ีชุด เป็นตน้

26
การจองโรงแรมและท่ีพัก โดยการอานวยความสะดวกติดต่อโรงแรมให้
โดยใช้เทคนิคการประสานงานกับโรงแรมท่ีมีความสะดวก ในกรณีท่ีการ
ประชุมจัดท่ีโรงแรม เจ้าหน้าที่ผู้ประสานงานจะแนะนาที่พักโรงแรมที่
ดาเนินการจัดประชุมให้ก่อนเพ่ือสะดวกต่อการเดินทาง ถ้าผู้เข้าร่วม
ประชุมปฏิเสธ จึงแนะนาโรงแรมที่อยู่ไม่ไกลจากสถานที่จัดการประชุม
มีห้องที่สะอาด และต้องจองไว้ล่วงหน้าอย่างน้อย 3-4 สัปดาห์ เพ่ือ
ไม่ให้เกิดปัญหา หาโรงแรมไม่ได้หรือโรงแรมเต็มเป็นต้น และการให้
เบอร์โทรศพั ทผ์ ปู้ ระสานงาน แผนท่ีการเดินทาง ระยะเวลาการเดินทาง
เพื่อลดปญั หาการเข้าร่วมประชมุ ไม่ทันเวลาของผู้นาเสนอ

27
11. การจดั อาหารและเครื่องดื่ม

ประชุมวางแผนการดาเนินงานเร่ืองอาหาร เจ้าหน้าท่ีจะประสานงาน
กับโรงแรมเร่ืองราคา ต้องจัดอาหารตามจานวนคนที่ต้ังเป้าหมายไว้
แต่กรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจานวนมากกว่าท่ีตั้งเป้าหมายไว้ ควรจะ
จัดเตรียมปริมาณอาหารให้เกินประมาณ 10-20% เช่น เป้าหมาย
100 คน ควรจัดเกินไว้ 120 ท่ี เป็นต้น อาหารและน้าดื่มจะต้องมี
เพียงพอ
ประเภทของอาหารต้องมีความหลากหลาย โดยสารวจจากการ
ลงทะเบียนวา่ มีอาหารปกตจิ านวนก่ีคน อาหารอิสลามจานวนก่ีคน โดย
เลือกอาหารท่ีรสชาติดี ไม่เผ็ดมากจนเกินไป มีเมนูที่หลากหลาย
และเลอื กอาหารจุดเด่นของจังหวัดและของประเทศ เช่น ผัดไทย ต้ม
ยากุง้ เป็นตน้
อาหารต้องมีรสชาติที่ดี ถูกปากผู้รับประทาน มีความหลากลาย เช่น
กับข้าว ก๋วยเต๋ียว ขนมจีน ของหวานและผลไม้ โดยเลือกจากร้านที่
เคยสงั่ ประจาหรือร้านท่ีมรี สชาติอร่อย และมรี าคาทเ่ี หมาะสม
การจัดอาหารจะแยกเป็น 2 ส่วน คือ 1.อาหารสาหรับผู้ทรงคุณวุฒิ
ผู้บริหารและแขกคนสาคัญ โดยจะจัดเซตเป็นโต๊ะอาหาร
2. ผู้เข้าร่วมประชุมและผู้นาเสนอ จัดแบบบุฟเฟ่ ผู้เข้าร่วมประชุม
สามารถตกั อาหารรับประทานเองได้ และทานได้หลายอย่าง
การจัดอาหารว่างและเครื่องดม่ื เจ้าหน้าที่จะประสานงานกับโรงแรม
เรื่องราคา โดยให้จัดในราคาที่เหมาะสม ไม่เกินงบท่ีต้ังไว้ และเลือก
อาหารว่างที่รสชาติดี เคร่ืองด่ืม คือ กาแฟ โกโก้ ชา เป็นต้น ทุก
อย่างต้องมีให้ครบ เพราะแต่ละคนทานไม่เหมือนกัน และเตรียมให้
เพียงพอกับผู้เข้าร่วมประชมุ

28
12. การตอ้ นรบั
การตอ้ นรบั ทส่ี นามบนิ
เจ้าหนา้ ทด่ี าเนนิ การสารวจและประสานงานกับผู้เข้าร่วมประชุมท้ังในประเทศ
และต่างประเทศ ว่าแตล่ ะท่านจะมาถงึ ทสี่ นามบนิ วันไหน เวลาไหน และนัดหมาย
เจอท่ีจุดใดจุดหน่ึงท่ีสะดวกและเห็นได้ชัด โดยแจ้งวัน เวลาที่ชัดเจน โดยจะแจ้ง
เวลานัดหมาย และออกรถ เช่น นัดหมายจุดนัดพบ ต้ังแต่เวลา 19.00–22.00 น.
ในการน้ีสถาบันวิจัยและพัฒนาเลือกที่จุดนัดพบ Meeting Point ของสนามบิน
สุวรรณภมู ิ โดยจะมีการปฏบิ ตั งิ านดังนี้
-เจ้าหน้าที่ต้อนรับและพาไปจุดนั่งพัก จานวน 3 คน ดาเนินการโดยก่อนมารับ
เจ้าหน้าที่จะจดจาชื่อและใบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุม เจ้าหน้าท่ีทุกคนจะมีป้าย
แสดงตนคล้องคอทุกคน โดยในป้ายจะเขียนชื่อ สังกัด และช่ืองานประชุมให้มี
ความชัดเจน และทุกคนจะมีรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อผู้เข้าร่วมประชุม
มาถึงต้อนรับด้วยการใช้ภาษาอังกฤษ หน้าตายิ้มแย้ม สุภาพ และถามช่ือ และทา
เครื่องหมายถูกว่ามาแล้วทุกครั้ง และบอกเจ้าหน้าที่ท่ีรับผิดชอบเร่ืองการเช็คชื่อ
อกี คร้งั ให้ตรงกัน หลงั จากน้ันพาไปจดุ นง่ั พักเพื่อข้นึ รถไปยังท่พี ัก
-เจ้าหน้าที่คอยเช็คชื่อและจัดผู้เข้าร่วมประชุมข้ึนรถ จานวน 2 คน ดาเนินการ
เช็คชื่ อผู้เข้าร่วมประชุมเม่ือมาถึงสนามบินโดยประสานงานกับ เจ้าหน้าท่ีฝ่า ย
ต้อนรับให้ตรงกันเพื่อไม่ให้ตกหล่นและจัดผู้เข้าร่วมอบรมขึ้นรถ เจ้าหน้าท่ีจะจัด
และนาผเู้ ข้ารว่ มประชมุ ทนี่ ่ังรอจุดพักข้ึนรถ โดยก่อนข้ึนรถจะเช็คช่ือทีละคนอีกคร้ัง
เพราะบางครัง้ ผูเ้ ข้าร่วมประชุมอาจจะไปซ้ืออาหารหรอื ทากจิ สว่ นตวั ทาให้ตกหลน่ ได้
-เจ้าหน้าที่ชูป้ายต้อนรับ 2 คน เจ้าหน้าท่ีจะยืนอยู่ที่จุดนัดพบโดยชูป้ายขนาด
ใหญ่ เช่น A3 เขียนช่ือการประชุมและสังกัดด้วยอักษรภาษาอังกฤษ ขนาดใหญ่
และชดั เจนเพอ่ื ใหผ้ ูเ้ ขา้ ร่วมประชมุ อ่านและเข้าใจได้ชัดเจน ซ่ึงจะง่ายต่อการเดินมา
หาเจ้าหน้าท่ี
-เจ้าหน้าฝ่ายยานพาหนะ จานวน 1 คน คอยรับผู้เข้าร่วมประชุม โดย
ประสานงานกับเจ้าหน้าท่ีที่จัดผู้เข้าร่วมประชุมข้ึนรถ ว่าควรมาจอดรถที่จุดใดให้
สะดวกและรวดเร็ว กรณีคนน้อยใช้รถตู้ กรณีคนเยอะ มากกว่า 15 คนใช้รถบัส
จ อ ด ร ถ เ จ้ า ห น้ า ท่ี จ ะ แ จ้ ง ใ ห้ เ จ้ า ห น้ า ท่ี ส น า ม บิ น ท่ี อ ยู่ บ ริ เ ว ณ จ อ ด ร ถ ท ร า บ ว่ า
ดาเนนิ การจดั ผู้เขา้ ร่วมประชุมขนึ้ รถ
หลงั จากดาเนินการตอ้ นรบั ท่ีสนามบินเสรจ็ แลว้ จะนาผเู้ ข้ารว่ มประชุมไปยงั ที่
พกั ต่างๆ

29
การจดั เลีย้ งตอนกลางคนื

เนื่องจากเป็นการจัดเล้ียงที่มีคนจานวนมาก การจัดเล้ียงตอนกลางคืนจัด
โดยใชห้ ้องขนาดใหญ่ของโรงแรม โดยใช้การจัดเลี้ยงแบบบุฟเฟต์ จัดวางอาหาร
ไว้บนโต๊ะกลาง และมีอุปกรณ์รับประทานอาหารวางไว้ผู้รับประทานแต่ละคน
เลือกรับประทานเอง โดยอาหารเลือกท่ีมีความหลากหลาย อาหารรสชาติดี มี
อาหารท่ีสื่อถึง จังหวัดหรือประเทศ ส่วนเคร่ืองด่ืมจะมี บริกรยกอาหารและ
เครื่องด่ืม มาเสิร์ฟให้ถึงโต๊ะ ส่วนแขกผู้มีเกียรติและผู้บริการจะใช้การจัดเล้ียง
อาหารจะจัดเซตเปน็ โต๊ะอาหาร
กิจกรรมในการจัดเลี้ยงม้ือค้า
- ประธานกล่าวขอบคณุ ผู้บรหิ าร ผู้จดั งาน และผู้เข้ารว่ มการประชุมและ
นาเสนอผลงาน
- จัดการแสดงบนเวที ควรจัดศิลปะวัฒนธรรมเพ่ือแสดงถึงความเป็นไทย เช่น
การรา เป็นต้น โดยขอความร่วมมือกับ สาขาศิลปะการแสดง คณะ
มนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา เพื่อให้
นักศกึ ษาแสดงความสามารถและประชาสมั พันธ์มหาวิทยาลยั
- ประกาศผลผนู้ าเสนอดีเด่นและมอบเกียรติบัตร
- มอบของท่ีระลึกให้ผู้ร่วมจัด โดยการเลือกของท่ีระลึกจะเลือกของท่ีส่ือ
ความหมายทด่ี ี เชน่ ความรุ่งเรือง เปน็ ตน้ เพอื่ ขอบคุณทีใ่ ห้ความร่วมมือ

30
เคล็ดลบั สรา้ งความสาเร็จในการจัดประชมุ วิชาการระดับนานาชาติ
 ผู้บริหารให้ความสาคัญและสนับสนุนการจัดประชุมวิชาการระดับ
นานาชาติ
 คณะทางานผู้รับผิดชอบ ดาเนินงานที่เป็นระบบ การทางานเป็นทีม และ
เขม้ แขง็
 การสร้างเครือข่ายท่ีหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงาน ภายใน
หน่วยงานภายนอก หรอื ตัวบุคคล เพ่ือประชาสมั พันธ์ให้เปน็ ทรี่ ้จู กั
 ค้นคว้าหาขอ้ มลู จัดประชมุ วิชาการระดบั นานาชาติ
 มีเคร่ืองมืออิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมใช้งาน จะทาให้การทางานรวดเร็วและ
ราบรนื่
 การประสานงานท่ีดี เช่นการพูดคุยด้วยวาจาสุภาพกับผู้ส่งบทความ
ผู้เขา้ ร่วมงานและผู้ทรงคุณวฒุ ิ และมีข้อมลู พรอ้ มใหบ้ รกิ ารแก่ผสู้ นใจ

อ้างอิง
[1] ค่มู ือการประกนั คุณภาพการศึกษาภายใน ระดบั อุดมศกึ ษา, พ.ศ.2557

คณะกรรมการจัดการความรู้

1. ผศ.ดร.สจุ ิตกัลยา มฤครัฐอนิ แปลง ประธานกรรมการ
2. ผศ.เลศิ ชาย สถิตย์พนาวงศ์ รองประธานกรรมการ
3. ผศ.ดร.กมลวรรณ วรรณธนงั กรรมการ
4. ดร.สุขรกั ษ์ แซ่เจี่ย กรรมการ
5. นางสาวพรสวรรค์ คล้ายกนั กรรมการ
6. นางสาวพิมพป์ ระภา พลรักษ์ กรรมการ
7. นางสาวสุจิตรา งามบญุ ปลอด กรรมการ
8. นางสาววิไลวรรณ สังฤทธิ์ กรรมการ
9. นางสาวสุธีรา มูลดี กรรมการ
10. นายอวิรุทธ์ เจียมฮวดหลี กรรมการ
11. นางสาวบงกช สมหวงั กรรมการ
12. นางสาวอจั ฉรา วงษห์ า กรรมการ
13. นางสาวศรินยา โพธิ์นอก กรรมการและเลขานุการ

สถาบนั วจิ ัยและพัฒนา
มหาวิทยาลัยราชภฏั พระนครศรีอยุธยา

เวบ็ ไซต์ http://rdi.aru.ac.th
โทร/โทรสาร 035322082