PEN KO JIMATAN S : 100 % PENGILANG ZPB PULAU PINANG PERKARA MANUAL MyZBapps KEYSIGHT TECH(M) SDN BHD 380 METER (PERGI&BALIK) PETROL RM0.22 RM0 KERTAS & DAKWAT RM5.00 RM0 B BRAUN 4KM/5.2KM (PERGI&BALIK) PETROL RM5.06 RM0 KERTAS & DAKWAT RM8.00 RM0 2.5.2 PENJIMATAN KOS OPERASI Sistem MyZBapps mampu menjimatkan kos perjalanan dan kos penyelenggaraan kenderaan pelanggan. Ini kerana pergerakan pelanggan ke pejabat kastam menggunakan kenderaan yang melibatkan kos bahan api kenderaan yang dianggarkan sebanyak rm0.55/km. Elaun lebih masa pelanggan juga dapat dikurangkan melalui MyZBapps. Ini adalah kerana apabila proses kelulusan Borang ZPB AM secara atas talian lebih cepat dan tepat, maka beban kerja kakitangan kastam dan pelanggan akan berkurang berbanding dengan proses secara manual sebelum ini. Sistem MyZBapps ini, dapat menjimatkan kos peralatan bagi kedua-dua belah pihak (JKDM) dan juga pihak syarikat atau kilang. Proses kerja secara manual memerlukan penggunaan alat tulis, kertas, pengokot, dakwai pengokot, dakwat mesin pencetak, tali bundle dan sebagainya. Kos percetakan untuk borang permohonan adalah amat tinggi bagi pihak syarikat. Proses kerja secara atas talian dapat memberi manfaat supaya keperluan penggunaan kertas dan juga dakwat (pen) dihapuskan sepenuhnya. Proses pemfailan dokumendokumen yang telah selesai diproses perlu disimpan di stor dan ruang di stor selalunya tidak mencukupi. MyZBapps menjimatkan ruang penyimpanan borang manual dan kos pembelian rak untuk kegunaan bilik stor dapat dielakkan. Jadual 4 : Anggaran Kos Peralatan PENJIMATAN KOS BAHAN API, PENGANGKUTAN, PENYELENGGARAAN KENDERAAN & ELAUN LEBIH MASA PENJIMATAN KOS PERALATAN, ALAT TULIS, KERTAS, DAKWAT, MESIN PENCETAK & STOR 34
Sebut harga 1 2.5.3 PENJIMATAN KOS SEBUT HARGA PEMBANGUNAN SISTEM Seperti kita sedia maklum, modal untuk membangunkan sesuatu sistem biasanya memerlukan perbelanjaan yang tinggi. Namun bagi pembangunan sistem MyZBapps, penyediaan server oleh jabatan melalui Bahagian Teknologi Maklumat dan penggunaaan kepakaran dan kemahiran pegawai kastam sendiri dapat menghapuskan kos pembangunan sistem. Berikut adalah sebut harga daripada tiga vendor luar untuk membangunkan sistem ini: Sebut harga 2 Sebut harga 3 GAMBAR 17 SEBUT HARGA 35
IMBAS DI SINI BUKU PELAN STRATEGIK JKDM 2020-2024 Sistem ini dapat memudahkan proses permohonan kelulusan borang ZPB AM untuk mendapat layanan pengecualian duti kastam atau cukai jualan ke atas aktiviti-aktiviti selain daripada aktiviti utama pengilangan (Jadual ke-2 – Akta Zon Bebas 1990). Salah satu fasilitasi yang disediakan oleh Cawangan Zon Perindustrian Bebas Bayan Lepas kepada pelanggan luaran iaitu dengan menyelaraskan penggunaan Sistem MyZBapps yang telah diguna pakai sejak tahun 2020 sewaktu krisis pandemik covid-19 yang melanda seluruh dunia. Sistem MyZBapps ini juga mampu meningkatkan lagi kualiti semakan pegawai-pegawai di Zon Bebas. Sistem ini juga mampu mencegah penggunaan butiran pengecualian yang salah semasa permohonan ZPB Am dikemukakan dan penggunaan kelulusan yang melebihi tempoh dapat dipantau. Bertepatan objektif utama penubuhan Zon Bebas di bawah Seksyen 4 - Akta Zon Bebas 1990, tertakluk kepada akta ini apa-apa jenis barang kecuali bagi yang dilarang dengan tertentu dan mutlak oleh undang-undang, boleh dibawa masuk, dikeluarkan atau dihasilkan atau dibekalkan dalam suatu zon bebas tanpa bayaran apa-apa duti kastam atau duti eksais. 2.6 KEBERKESANAN DI DALAM MENCEGAH KEBOCORAN HASIL Sejajar dengan Pelan Strategik JKDM 2020-2024 dibawah teras 4 - memperkasakan penggunaan teknologi serta menyahut fungsi Jabatan Kastam Diraja Malaysia yang memberi fasilitasi kepada pelanggan melalui penyampaian perkhidmatan ditahap yang optimum. Sebagai contoh, permohonan bagi kes ‘Repair & Return’ sewaktu proses semak silang dilakukan, pegawai mendapati dagangan tidak dipulangkan dalam tempoh 3 bulan setelah tamat tempoh kelulusan diberikan, pegawai boleh menuntut semula cukai yang terlibat. GAMBAR 18 : BUKU PELAN STRATEGIK JKDM 2020 - 2024 36
2.7 KEBERKESANAN PENINGKATAN DALAM HASIL JABATAN Sesuai dengan hasrat kerajaan yang mahu merealisasikan Rangka Tindakan (Blueprint) Ekonomi Digital Malaysia (MyDigital) bagi memacu transformasi digital sektor awam melalui pemanfaatan data dan teknologi digital. Kerajaan memperkenalkan aplikasi data raya yang mana merupakan satu teknologi yang sedang berkembang pesat dan sangat signifikan untuk meningkatkan produktiviti dan mengurangkan kos operasi organisasi melalui perancangan dan pembuatan keputusan yang tepat, berkesan dan inklusif berasaskan data. GAMBAR 19 : BUKU RANGKA TINDAKAN (BLUEPRINT) EKONOMI DIGITAL MALAYSIA IMBAS DI SINI BUKU RANGKA TINDAKAN (BLUEPRINT) EKONOMI DIGITAL MALAYSIA Namun begitu, ia memberi impak yang besar kepada proses permohonan ZPB Am seperti memendekkan tempoh semakan permohonan di Cawangan Zon Perindustrian Bebas Bayan Lepas. Hal ini dilihat mampu memudahkan urusan perniagaan dan aktiviti pengoperasian harian syarikat yang menggunakan sistem ini. Impak daripada pelaksanaan penggunaan Sistem MyZBapps ini ialah memberi lebih banyak masa dan fokus kepada pegawai penaksir untuk membuat penaksiran borang kastam. Sistem ini juga mampu meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan kepada pemegang taruh (stakeholder) sekaligus meningkatkan imej jabatan di mata dunia. Walaupun pendigitalan borang ZPB AM daripada manual kepada secara atas talian tidak memberikan hasil pungutan duti kastam kerana kebanyakkan dagangan (kecuali barangan kritikal) yang diimport (masuk ke KUK dari ZB) diberi pengecualian duti kastam dan cukai jualan. 37
G A M B A R 2 0 : L A K A R A N A W A L PE M B A N G U N A N SIS T E M M Y Z B APPS Perbincangan mengenai aliran kerja bagi perlaksanaan aplikasi MyZBapps yang dibangunkan dengan mengenalpasti tugas, tanggungjawab dan had bagi setiap pengguna aplikasi. Hasil perbincangan telah diterjemahkan seperti lakaran di bawah supaya cara kerja yang jelas dapat dibincangkan dengan terperinci sebelum diserahkan kepada pengaturcara (programmer) menulis kod aplikasi yang akan dibangunkan. SISTEM YANG BERASASKAN SISTEM ATAS TALIAN Dengan sistem berasaskan atas talian, pelanggan boleh mengakses perkhidmatan dan maklumat dari mana-mana tempat yang mempunyai sambungan internet. Ini membolehkan fleksibiliti dan kelonggaran dalam mengeksploitasi perkhidmatan yang disediakan oleh sistem tersebut. Ia juga mempunyai keupayaan untuk berkembang secara fleksibel mengikut keperluan dan pertumbuhan pengguna. Dalam kebanyakkan kes, ia dapat menampung lebih ramai pengguna dan memproses jumlah data yang lebih besar dengan menambah sumber daya komputasi secara fleksibel. LAKARAN AWAL 2.8 MEKANISME PELAKSANAAN INOVASI YANG DIGUNAKAN UNTUK MENINGKATKAN TAHAP PEMATUHAN PROSEDUR PERKASTAMAN 38
SELARI DENGAN PERUNDANGAN PRIVASI DAN PERLINDUNGAN DATA Sistem yang dibangunkan ini mempunyai had atau limitasi capaian data di mana, data syarikat dilindungi dan tidak boleh diakses oleh syarikat lain mahupun didedahkan kepada umum. Selain itu, data-data dari sistem ini juga akan dikawal selia oleh Bahagian Teknologi Maklumat JKDM yang merupakan pihak khusus yang bertanggungjawab mengenai perlindungan data di JKDM. KESELAMATAN SIBER Keselamatan sistem ini juga terjamin kerana sistem ini dikawal selia oleh Bahagian Teknologi Maklumat JKDM di samping menggunakan domain rasmi jabatan. Sistem ini boleh dicapai melalui pautan MyZBapps.customs.gov.my. Potensi serangan siber yang akan menjejaskan atau melumpuhkan sistem ini juga berada di tahap rendah kerana ia dipantau oleh Bahagian Teknologi Maklumat JKDM. 39
BAB 3 IMPAK KEPADA AGENSI DAN STAKEHOLDER 40
Menuju ke era globalisasi, permintaan dan keperluan semasa mendorong kepada penggunaan sistem atas talian yang dapat memberi perkhidmatan yang cepat, tepat dan efisien. Ia dapat memenuhi keperluan pihak agensi dan stakeholder (pemegang taruh) selaras dengan dasar kerajaan dan jabatan yang menitikberatkan fasilitasi pelanggan dan peningkatan ekonomi negara. Pemprosesan borang ZPB Am memerlukan pengurusan pentadbiran yang efisien untuk menjamin kelancaran pemprosesan pelepasan permohonan selaras dengan peningkatan permintaan pemegang taruh. Penggunaan sistem MyZBapps dalam urusan permohonan ZPB Am, penyemakkan dan kelulusan borang ZPB Am secara dalam talian memudahkan dan mempercepatkan lagi urusan permohonan. Sistem ini juga memudahkan pihak jabatan untuk mengendalikan permohonan borang ZPB Am yang semakin meningkat. Pengurusan pentadbiran yang jelas dan bersistematik amat diperlukan bagi menjamin kelancaran permohonan ZPB Am. Namun terdapat beberapa kekangan yang dihadapi oleh pegawai dan juga pelanggan sebelum wujudnya sistem MyZBapps. Antaranya, maklumat dalam borang permohonan yang dihantar tidak lengkap dan dokumen sokongan yang tidak mencukupi. Selain itu, pelanggan perlu hadir ke pejabat untuk mendapat keputusan permohonan sama ada diluluskan atau dikuiri. Situasi berkenaan menggambarkan permohonan ZPB Am secara manual adalah kurang efisien. Selain itu, penyemakkan dokumen secara manual ke atas permohonan ZPB Am yang semakin bertambah memerlukan masa yang lama di mana pemprosesan borang oleh pegawai di kaunter dan pegawai kanan memerlukan semakan secara terperinci dan kekangan pegawai melambatkan lagi urusan pemprosesan borang berkenaan. SEBELUM PENGGUNAAN SISTEM 3.1 PENAMBAHBAIKAN PROJEK INOVASI IMPAK KEPADA AGENSI DAN PEMEGANG TARUH 3.1.1 JELAS 41
3.1.2 CEPAT DAN TEPAT Pegawai dapat mencari maklumat dengan cepat & tepat SELEPAS PENGGUNAAN SISTEM Pelanggan boleh menghantar permohonan secara atas talian tanpa perlu hadir ke pejabat Tiada tapisan di peringkat kaunter Proses pencarian data dan laporan bulanan dapat dijana dengan efisien Kelulusan permohonan dapat disemak atas talian GAMBAR 21: TANGKAP LAYAR SISTEM MYZBAPPS Dengan adanya sistem MyZBapps, tapisan awal borang diperingkat kaunter tidak lagi diperlukan kerana permohonan yang dihantar atas talian akan terus disemak oleh Pegawai Kanan dan sebarang keputusan permohonan akan dimaklumkan di dalam sistem. Pelanggan juga dapat menyemak status permohonan secara atas talian, keadaan berkenaan menjimatkan masa dan tenaga pekerja. Selain itu, dengan penggunaan sistem MyZBapps, pegawai dapat mencari maklumat, data dan menjana laporan melalui sistem dengan lebih cepat dan tepat kerana kesemua permohanan yang diterima akan direkod dan disimpan dalam sistem. SELEPAS PENGGUNAAN SISTEM 42
Pegawai Kaunter akan menerima permohonan, menyemak dan memastikan format borang permohonan yang terkini digunakan oleh pelanggan Pegawai Kaunter perlu menyemak surat permohonan dan dokumen sokongan yang dilampirkan bersama permohonan berkenaan. Permohonan yang telah diluluskan akan diserahkan balik kepada pegawai kaunter untuk tujuan memberi nombor pendaftaran dan tempoh kelulusan yang sah. Pegawai Kanan akan meyemak dan meneliti permohonan berkenaan dari segi akta dan kelayakan fasilitasi yang dimohon oleh syarikat. 1 Pelanggan perlu hadir ke pejabat Kastam ZPB Fasa 3 Pulau Pinang untuk menghantar borang permohonan ZPB Am secara manual. PROSES PERMOHONAN BORANG ZPB AM SECARA MANUAL PROSES PERMOHONAN BORANG ZPB AM SECARA MANUAL PROSES PERMOHONAN BORANG ZPB AM MELALUI SISTEM MYZBAPPS PROSES PERMOHONAN BORANG ZPB AM MELALUI SISTEM MYZBAPPS Pelanggan tidak perlu hadir ke pejabat. Pegawai Kanan akan mengakses ke sistem MyZBapps untuk proses penyemakkan dan kelulusan permohonan. Pegawai Kaunter akan mengakses ke sistem MyZBapps untuk memberi nombor pendaftaran dan tempoh kelulusan mengikut permohonan berkenaan. Pelanggan hanya perlu memasuki sistem MyZBapps dan mengisi borang permohonan serta memuat naik dokumen sokongan yang diperlukan. Permohonan baru boleh dibuat sekiranya permohonan yang sebelumnya tidak diluluskan disebabkan maklumat atau dokumentasi yang tidak lengkap. Pelanggan akan melayari sistem MyZBapps untuk mengetahui status permohonan. Pelanggan perlu menunggu untuk pengesahan borang permohonan dari Pegawai Kaunter. Pegawai Kaunter akan kuiri pelanggan jika terdapat kesalahan ikrar atau kekurangan dokumen sokongan. Pegawai Kaunter akan menghantar borang permohonan kepada Pegawai Kanan setelah selesai semak bagi tujuan kelulusan. 2 3 4 5 6 7 8 43
MESRAPELANGGAN LUARAN DAFTAR MASUKATAU 'LOGIN' MENGISI MAKLUMAT SYARIKATDAN MAKLUMAT PERMOHONAN MUATNAIK DOKUMEN SOKONGAN TEKAN BUTANG HANTARATAU 'SEND' 01 02 03 04 TUNGGU STATUS KELULUSAN 05 Salah satu fungsi kakitangan awam adalah untuk memberi perkhidmatan dan fasilitasi yang cekap, cepat dan berkesan kepada pelanggan. Salah satu inisiatif yang diusahakan oleh jabatan adalah melalui penyampaian perkhidmatan secara atas talian. Sistem MyZBapps merupakan salah satu sistem digital yang mampu memenuhi kehendak pelanggan secara efektif. 3.1.3 MESRA PELANGGAN MESRAPELANGGAN DALAMAN DAFTAR MASUKATAU 'LOGIN' PILIH PERMOHONAN BARU MEMUAT TURUNDATA SYARIKAT MENYEMAK DAN MEMPROSES PERMOHONAN 01 02 03 04 GAMBAR 22 : LANGKAH-LANGKAH PERMOHONAN DENGAN MENGUNAKAN SISTEM MYZBAPPS BAGI PELANGGAN LUARAN GAMBAR 23 : LANGKAH-LANGKAH PERMOHONAN DENGAN MENGUNAKAN SISTEM MYZBAPPS BAGI PELANGGAN DALAMAN Piagam pelanggan bertujuan untuk memberi fasilitasi dan pekhidmatan yang cepat, cekap dan menepati kehendak pelanggan berlandaskan undang-undang yang ditetapkan. Antara kriteria yang dititikberatkan adalah tepat dalam membuat keputusan, menepati masa yang dijanjikan, berlunaskan undang-undang dan layanan mesra dan adil. Sistem MyZBapps dapat membantu pegawai membuat keputusan yang cepat dan tepat. Sebagai contoh, sekiranya permohonan yang diisi tidak betul atau tidak mengandungi dokumen sokongan yang mencukupi, permohonan tidak akan diluluskan. Dengan penggunaan sistem MyZBapps, proses kerja dapat dipermudahkan. Penghantaran dan pemprosesan permohonan hanya perlu dilakukan secara atas talian di mana masa dapat dijimatkan dan ia lebih mesra pengguna. PENCAPAIAN PIAGAM PELANGGAN 44
3.2 PENINGKATAN DALAM TAHAP KEPUASAN BEKERJA WARGA JABATAN Kepuasan bekerja bermula dari proses kerja yang sistematik, mudah dan efektif, secara tidak langsung, produktiviti sesebuah organisasi itu juga dapat ditingkatkan. Dalam usaha JKDM meningkatkan produktiviti, sistem penyampaian maklumat yang berkesan harus dibangunkan dimana ianya dapat meningkatkan tahap kepuasan pegawai di dalam JKDM. Peningkatan kepuasan bekerja bukan sahaja dapat mengurangkan bilangan aduan, maklum balas positif dari pelanggan juga dapat dicapai dimana ia mampu diwujudkan dengan sistem penyampaian yang lebih cepat, mudah dan mesra pengguna. Satu kaji selidik telah dijalankan bagi mengenal pasti tahap kepuasan warga dalaman terhadap penggunaan borang ZPB AM secara manual. Sebuah "Google link" telah diwujudkan bagi tujuan untuk mendapatkan pendapat warga jabatan. GAMBAR 24: "GOOGLE LINK" YANG DISEBARKAN DALAM WHATSAPP GROUP CAWANGAN ZPB PULAU PINANG 3.2.1 SIFAR ADUAN Kepuasan pegawai dalam menjalankan tugas merupakan salah satu faktor penting dalam mencapai sifar aduan. Kaji selidik yang dijalankan mendapati proses kerja secara manual menimbulkan rungutan dikalangan pegawai Zon Perindustrian Bebas Bayan Lepas. Berikut merupakan rumusan soal selidik kajian kepuasan bekerja warga ZPB Pulau Pinang sebelum perlaksaan sistem MyZBapps. 45
Melalui soal selidik yang dijalankan juga mendapati, responden memberi pandangan yang positif sekiranya satu sistem dibangunkan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi. Carta 3: Tempoh masa yang diperlukan sebelum pengunaan MyZBapps Carta 4: Maklumbalas warga jabatan sebelum penggunaan MyZBapps 46
SEBELUM SELEPAS Tempoh masa yang lama untuk memproses borang ZPB AM Mengurangkan masa pemprosesan permohonan. DATA BORANG ZPB AM MyZBapps Kaji selidik daripada jumlah 20 pegawai, sebanyak 18 orang SANGAT SETUJU dan 2 orang SETUJU Kaji selidik daripada jumlah 20 pegawai, sebanyak 12 orang SANGAT SETUJU dan 8 orang SETUJU Tempoh masa yang lama untuk semakan dokumen Kaji selidik daripada jumlah 20 pegawai, sebanyak 14 orang SANGAT SETUJU dan 6 orang SETUJU Menjimatkan masa menganalisi data Kaji selidik daripada jumlah 20 pegawai, sebanyak 16 orang SANGAT SETUJU dan 4 orang SETUJU MASA KAJI SELIDIK WARGA JABATAN SELEPAS PENGGUNAAN SISTEM MyZBapps Bagi mencapai sifar aduan mahupun rungutan dalam kalangan warga jabatan, penciptaan Sistem MyZBapps merupakan jalan penyelesaian untuk mengatasi isu-isu yang dihadapi oleh warga. Berikut adalah hasil kaji selidik setelah inovasi dilakukan kepada sistem MyZBapps. Penciptaan inovasi sistem MyZBapps terbukti dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi semasa penggunaan permohonan borang ZPB Am secara manual. Maklum balas dari kaji selidik yang dijalankan kepada pegawai ZPB Bayan Lepas dikumpulkan untuk tujuan menilai tahap keberkesanan penggunaan MyZBapps dikalangan pegawai. Tiada rungutan dan aduan berbangkit yang diterima dari pegawai berkenaan pelaksanaan Sistem MyZBapps. Berdasarkan kajian menggunakan borang soal selidik kepuasan Pegawai ZPB Bayan Lepas, 100% daripada pegawai iaitu seramai 20 orang berpuas hati dan sangat bersetuju dengan penggunakan Sistem MyZBapps. SELEPAS PENGGUNAAN MyZBapps Carta 5: Tahap Kepuasan Penggunaan ZPB Am Online 47
3.2.2 SISTEM PENCAPAIAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN YANG LEBIH CEKAP, CEPAT DAN MUDAH 3.2.3 MESRA PENGGUNA Bagi memastikan kelancaran sesuatu proses kerja, sebuah sistem yang mesra pengguna harus dibangunkan. Sistem MyZBapps yang merupakan satu sistem yang mesra pengguna dimana ianya mudah diakses, paparan antaramuka pengguna (interface) yang mudah difahami serta penyimpanan dan pencapaian rekod yang lebih teratur dan mudah diakses. 48
Komunikasi diantara sesama pegawai memainkan peranan penting dalam memastikan sesuatu organisasi mencapai Visi dan Misi jabatan. Strategi komunikasi merupakan elemen penting dalam membina imej korporat jabatan kerana imej jabatan yang bagus dapat memberi fasilitasi yang lebih baik kepada pelanggan. Sebelum wujudnya sistem MyZBapps, pegawai kaunter perlu merujuk pegawai kanan berkenaan status permohonan borang ZPB Am untuk tujuan memberi nombor rujukan dan tempoh kelulusan terhadap permohonan berkenaan. Manakala selepas kewujudan sistem MyZBapps, pegawai kaunter boleh terus log masuk ke sistem MyZBapps dan menyemak status permohonan borang ZPB Am untuk tujuan memberi nombor rujukan dan tempoh kelulusan. Oleh itu, komunikasi antara pegawai kaunter dan pegawai kanan akan lebih efektif dalam proses analisa serta pembuatan keputusan. 3.2.4 KOMUNIKASI YANG LEBIH BERKESAN Peningkatan kemahiran dan pengetahuan pegawai merupakan hasil daripada penggunaan sistem MyZBapps dimana dengan adanya sistem MyZBapps, pegawai dapat memproses data dengan cepat. Ia sekaligus meringkankan beban pegawai dan memberi ruangan kepada pegawai untuk menjalankan tugas yang lain. Di samping itu, sistem MyZBapps membolehkan pegawai mengakses permohonan yang dihantar oleh pelanggan dan memproses serta memberi kelulusan dengan teliti, cepat dan mudah. Semakan ke atas laporan dan data-data juga boleh dilakukan bila-bila masa dan dimana-mana sahaja. Justeru itu, pegawai dapat membuat rujukan dengan lebih mudah dan mengoptimumkan penggunaan data permohonan bagi tujuan analisa pelaporan dan sebagainya. 3.2.5 PENINGKATAN PENGETAHUAN PEGAWAI 49
3.3 PENINGKATAN DALAM TAHAP KEPUASAN PELANGGAN Tahap kepuasan pelanggan adalah positif terhadap inisiatif pelaksanaan sistem borang ZPB Am secara atas talian (MyZBapps) oleh Cawangan Zon Perindustrian Bebas Pulau Pinang. Ini dapat dibuktikan dengan surat-surat penghargaan yang dihantar oleh pelanggan yang beroperasi di Zon Perindustrian Bebas Pulau Pinang. 3.3.1 SURAT PENGHARGAAN / PENGIKTIRAFAN OLEH PIHAK LUAR GAMBAR 25 SURAT PENGHARGAAN / PENGIKTIRAFAN PIHAK LUAR 50
Cawangan Zon Perindustrian Bebas telah menjalankan satu soal selidik berkaitan dengan tahap kepuasan pelanggan terhadap pelaksanaan sistem borang ZPB Am secara atas talian (MyZBapps). Soal selidik ini telah dijawab oleh 50 orang pelanggan yang terdiri daripada wakil syarikat, ejen kastam, "runner", dan khidmat perunding. 3.3.2 SIFAR ADUAN 86% 86% 92% 27 orang sangat setuju dan 16 orang setuju bahawa proses kelulusan bagi permohonan borang ZPB AM secara manual adalah kurang efisien. 21 orang sangat setuju dan 22 orang setuju bahawa permohonan borang ZPB AM secara manual tidak dapat mematuhi SOP Covid-19 dengan keadaan yang sesak dalam pejabat. 32 orang sangat setuju dan 14 orang setuju bahawa pekerja tambahan diperlukan untuk hadir ke pejabat bagi tujuan penghantaran dan kutipan borang. Memerlukan tenaga pekerja tambahan. Proses kelulusan ZPB AM yang kurang efisien. Tidak dapat mematuhi SOP Covid-19. Rumusan soal selidik yang berkaitan dengan sebelum pelaksanaan sistem borang ZPB Am secara atas talian (MyZBapps) dijalankan adalah seperti berikut: Cawangan ZPB Pulau Pinang telah mengambil inisiatif dengan membangunkan satu sistem penghantaran permohonan borang ZPB AM secara atas talian bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pelanggan-pelanggan yang berurusan dengan cawangan. Pelaksanaan sistem MyZBapps dapat mengurangkan kos operasi syarikat kerana permohonan borang ZPB AM boleh dibuat melalui atas talian dan pelanggan tidak perlu hadir ke pejabat untuk menghantar borang secara manual. Kesesakan dalam pejabat juga dapat dikurangkan dan pematuhan SOP Covid-19 dapat dikawal. 51
Satu soal selidik dibuat selepas pelaksanaan sistem borang ZPB AM secara atas talian (MyZBapps) terhadap tahap kepuasan pelanggan. 98% 37 orang sangat setuju dan 12 orang setuju bahawa MyZBapps membantu dari segi menjimatkan tenaga pekerja. 29 orang sangat setuju dan 19 orang setuju bahawa MyZBapps membantu mengurangkan risiko penularan Covid-19 kerana kesesakan dalam pejabat dapat dikurangkan. Menjimatkan tenaga pekerja Menjimatkan masa 39 orang sangat setuju dan 10 orang setuju bahawa MyZBapps membantu dari segi menjimatkan masa. 98% Mengurangkan risiko penularan Covid-19 96% 52
SEBELUM SELEPAS Perbandingan pandangan pelanggan dalaman sebelum dan selepas pembangunan sistem MyZBapps Tahap kepuasan pelanggan terhadap pelaksanaan MyZBapps telah mencapai peratusan sebanyak 96% - 98%, hasil kajian telah menunjukkan pelanggan amat berpuas hati dengan MyZBapps. Tiada sebarang aduan (sifar aduan) diterima oleh Cawangan ZPB sepanjang tempoh pelaksanaan sistem MyZBapps. Sistem MyZBapps ternyata dapat menyelesaikan masalah pelanggan yang berurusan dengan Cawangan ZPB dan pada masa yang sama juga menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pegawai Cawangan ZPB. 98% Carta 6: Pandangan pelanggan sebelum penggunaan MyZBapps Carta 7: Pandangan pelanggan selepas penggunaan MyZBapps 53
BAB 4 CIRI-CIRI KELEBIHAN INOVASI 54
Pembangunan sistem MyZBapps ini berjaya melicinkan perkhidmatan khususnya melibatkan permohonan ZPB Am di cawangan Zon Perindustrian Bebas Pulau Pinang. Justeru itu, Kumpulan Anugerah Kecemerlangan Inovasi Bahagian Perkastaman Pulau Pinang mengambil inisiatif untuk membuat satu lawatan penandaarasan di Unit Zon Perindustrian Bebas Jelapang, Perak bertujuan untuk memperkenalkan sistem MyZBapps dan mendapatkan maklumbalas serta cadangan bagi menambahbaik sistem yang dibangunkan ini. 4.1 KESESUAIAN UNTUK PELAKSANAAN DI NEGERI-NEGERI LAIN DALAM JABATAN Program lawatan penandaarasan ini turut dihadiri oleh Puan Suzana Binti Sarif, Timbalan Pengarah Kastam Negeri, Bahagian Perkastaman, JKDM Perak bersama PKPK I Tuan Pua Hai Poo ,PKPK II Puan Sharifah binti Mat Radhi, PKPK II Mohd Redzuan bin Hamdan,PaK Tuan Mohamad Tarmizi bin Mohamed Idris,PaK Tuan Muhammad Hafiz bin Meri , PiKT Zulkeple bin Hamzah, PiKT Nor Ariza binti Arifin, PiKK Azwan bin Abu Bakar, PiKK Khairul Bariah binti Sh. Annuar, PiKK Marini Ruhaida binti Abdul Ghani, PiKK Farid bin Hamdi, PiKK Siti Mariam binti A.Aziz, PiK Muhammad Habibullah bin Aminuddin,PiK Muhammad Nurdinie bin Ali. GAMBAR 26: SURAT LAWATAN PENANDARASAN 55
GAMBAR 27: LAWATAN PENANDAARASAN KE CAWANGAN ZPB JELAPANG, PERAK 56
SURAT SOKONGAN DARIPADA TPKN PERKASTAMAN NEGERI PERAK GAMBAR 28 SURAT SOKONGAN DARIPADA TPKN PERKASTAMAN NEGERI PERAK 57
GAMBAR29:TANGKAPLAYAR PERBINCANGANDIAPLIKASIWHATSAPP Proses Proses Perbincangan dengan Ketua Fasilitasi, Ketua Cawangan dan Pegawai Kanan melalui aplikasi Whatsapp ketika Perintah Kawalan Pengerakan. PEMBINAAN PROTOTAIP PERTAMA 4.2 KEASLIAN IDEA BARU YANG DIBUKTIKAN 58
KELEMAHAN PROTOTAIP PERTAMA 1. Tidak menggunakan URL rasmi jabatan 2. Data disimpan oleh Google 3. Menggunakan emel bagi tujuan penghantaran kelulusan 4. Had storan data terhad 5. Memerlukan pegawai yang berkemahiran untuk membuat pengurusan data setiap bulan 6. Menggunakan 'extension' pihak ketiga PROTOTAIP PERTAMA 59
PEMB A N GU N A N SISTEM MYZB A PPS Sistem MyZBapps merupakan satu sistem yang berasaskan laman sesawang dan boleh diakses menggunakan komputer, tablet atau telefon bimbit melalui capaian internet yang dapat mengatasi masalahmasalah yang dihadapi dalam prototaip pertama yang dibina. Ianya dibangunkan dengan menggunakan maklumat aplikasi seperti berikut. Pembangunan Sistem Aplikasi MyZBapps Tercipta Dengan Kelulusan Domain/URL dari Bahagian Teknologi Maklumat (BTM) Ibu Pejabat JKDM. Pembangunan Sistem Aplikasi MyZBapps 60
GAMBAR 30 BORANG PERMOHONAN HOSTING SERVER / APLIKASI KEPADA BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (BTM) GAMBAR 31 MAKLUM BALAS KELULUSAN PERMOHONAN HOSTING SERVER / APLIKASI DARIPADA BAHAGIANTEKNOLOGI MAKLUMAT (BTM) 61
PENYIMPANAN REKOD PERMOHONAN Rekod permohonan borang ZPB Am akan disimpan dan direkodkan di dalam pangkalan Microsoft Excel setelah borang permohonan diserahkan. Selepas itu, borang manual yang telah diluluskan di ikat kemas dan akan di simpan di bilik stor. Melalui Sistem MyZBapps, semua rekod permohonan bagi pendaftaran dan penyimpanan akan disimpan secara kolektif di dalam satu pangkalan data ini. Perbandingan Cara Penyimpanan Rekod Manual Dan Sistem MyZBapps. 62
Setiap permohonan mempunyai akses yang cepat untuk memuatnaik dokumen-dokumen penting tambahan sekiranya permohonan dikuiri oleh pegawai pelulus. Senarai dokumen yang diperlukan boleh diperolehi di dalam sistem ‘MyZBapps’ pada bila-bila masa. PROSES KAWALAN DAN PEMANTAUAN DOKUMEN YANG DIPERLUKAN Sekiranya terdapat kuiri, pegawai yang bertugas di kaunter pendaftaran akan berinteraksi dengan agen syarikat atau meletakkan borang permohonan di dalam ‘tray’ di kaunter untuk tindakan lanjut. Pegawai bertugas perlu menyemak secara manual kerana tiada kaedah khas untuk mengenal pasti kekurangan dokumen yang diperlukan. Perbandingan Cara Proses Kawalan Dan Pemantauan Dokumen yang Diperlukan Secara Manual Dan Sistem MyZBapps. 63
Setiap data permohonan hanya akan dapat diakses oleh setiap pegawai yang diberi ID untuk ‘Log Masuk’ dalam sistem MyZBapps sahaja. Setiap transaksi dapat dikesan dan dikenalpasti melalui ID pengguna yang digunakan. KAWALAN KESELAMATAN DATA PERMOHONAN Data yang disimpan secara manual sangat berisiko untuk hilang kerana ia diletakkan di dalam ‘tray’ di kaunter pendaftaran berkemungkinan berlaku kehilangan atau tertukar dengan permohonan dengan syarikat lain. Pegawai juga memerlukan masa dalam mendapatkan data tersebut dan proses secara manual berupaya menjejaskan proses penyampaian perkhidmatan kaunter yang berkualiti dan efisen. Perbandingan Cara Kawalan Keselamatan Data Permohonan Manual 64 Dan Sistem MyZBapps.
Pegawai perlu berhadapan dengan pemohon semasa menguruskan permohonan Borang ZB Am. Pendedahan seumpama ini boleh meningkatkan risiko jangkitan penyakit berjangkit terutamanya ketika negara berdepan dengan endemik atau pandemik seperti penyakit (Covid-19). PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN SECARA ATAS TALIAN SEPENUHNYA Penggunaan Sistem MyZBapps membolehkan pegawai untuk tidak perlu lagi berhadapan dengan pemohon kerana proses permohonan boleh diakses dan dihantar secara atas talian yang lebih bersistematik dan pantas. Perbandingan Cara Penyampaian Perkhidmatan Secara Manual Dan Atas Talian Sistem MyZBapps. 65
Daftar masuk Permohonan Baru Muat naik dokumen sokongan Tambah Dagangan Cetak Kelulusan TANGKAP LAYAR SISTEM MyZBapps BAGI PAPARAN PENGGUNA 66
15 KELEBIHAN SELEPAS INOVASI DILAKSANAKAN Proses kelulusan mengambil masa yang lebih singkat Permohonan boleh dilakukan pada bila-bila masa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 Pelanggan tidak perlu hadir ke pejabat Tidak berlaku kesesakan di pejabat Sistem mesra pengguna dan pelanggan Memudahkan proses kelulusan permohonan Menghapuskan kos pembelajaan perjalanan pelanggan Pelanggan tidak perlu melantik kakitangan tambahan untuk mengambil dan menghantar borang permohonan secara fizikal Memudahkan semakan kelulusan terdahulu Mengelakkan risiko borang permohonan hilang Penyimpanan data yang lebih sistematik dan teratur Jimat penggunaan kertas Tidak memerlukan ruang penyimpanan dokumen Tugas pegawai di kaunter dimudahkan Potensi untuk dikembangkan kepada permohonan lain termasuk Lampiran D, Borang pergerakan secara pentadbiran, Surat pelupusan dan lain-lain 67
MODUL 5 Permohonan Subkontrak 4.3 PERANCANGAN MASA DEPAN MODUL 1 Permohonan ZPB Am (Telah dibangunkan) MODUL 2 MODUL 3 MODUL 4 Lampiran D Surat Pelupusan Borang Pergerakan Pentadbiran Setelah sistem stabil, projek ini dirancang untuk diperkenalkan secara menyeluruh kepada pengilang-pengilang di Zon Perindustrian Bebas di Pulau Pinang sebelum dikembangkan lagi ke modul-modul seterusnya dan kemudiannya ke negeri-negeri lain khususnya negeri yang mempunyai Zon Perindustrian Bebas. 68