หน่วยที่ 5 เขมมิกา

นางสาวเขมมิกา จติ ต์มั่น สบล.64.1 เลขท2ี่

หน่วยท่ี 5
การใชเ้ ทคโนโลยสี าระสนเทศ

การใช้นัดหมายการประชุมบน MS Office 365

ในการทางานน้นั การนดั หมายการประชมุ เปน็ เรื่องสาคัญ ที่จะช่วยทาใหง้ านบรรลไุ ปตามเปา้ หมายท่วี างไวไ้ ด้
ซง่ึ การนัดหมายนอกจากการพดู คยุ เพ่ือทาการนัดหมายแล้วนั้น การบนั ทึกไว้ในปฏทิ นิ เพ่ือชว่ ยเตือนความ
จาเปน็ ตัวช่วยอยา่ งดี ท่จี ะไม่ทาใหเ้ ราพลาดนัดหมายสาคัญ ๆ การสรา้ งปฏิทินนัดหมายบนฟเี จอร์ของ
MS Office 365 สามารถนาไปประยุกต์ใชเ้ พ่อื การท างานได้เป็นอยา่ งดี อาจารย์ บุคลากรและนักศึกษา
สามารถเข้าไปใชง้ านไดท้ ่ี https://portal.office.com และทาการเข้าสู่ระบบดว้ ย Username และ
Password ที่ทางมหาวิทยาลัยให้บรกิ าร หลงั จากนัน้ เลือกทีป่ ฏทิ ิน (Calendar)

การสร้างปฏิทินการนัดหมายระหว่างบคุ คล

-ไปทป่ี ฏทิ นิ Calendar และเลอื กวันท่ตี ้องการสรา้ งการนัดหมาย
-ทาการดับเบิลคลิกที่วันท่ีต้องการนัดหมาย จะปรากฏหน้าตา่ งใหก้ รอกรายละเอียด ท าการกรอก
รายละเอยี ดการนดั หมายใหค้ รบ

o ชอื่ เรอื่ งท่ีทาการนดั หมาย (Add a title for the event)
o สถานทน่ี ดั หมาย (Add a location)
o วนั และเวลาทที่ าการนัดหมาย (Start & End)
o บันทึกลงในปฏทิ ิน (Save to calendar)
o ต้ังคา่ สถานการณ์แจ้งเตือนก่อนถึงกาหนดนัดหมาย (Reminder)
o การแสดงผลบนปฏทิ ิน (Show as)
o ขอ้ ความแจ้งรายละเอยี ดของการนัดหมาย
o ใส่ E-mail ผ้ทู ี่ต้องการนัดหมาย (People)
o ตรวจสอบตารางเวลาของผู้ท่ตี ้องการท าการนดั หมาย (Scheduling assistant)

How to การสรา้ งตารางนดั หมายการประชมุ บน Microsoft 365

ถา้ หากคุณต้องการจะนดั ประชมุ พร้อมกันหลายๆทีมหรือนัดหมายเพ่ือเตรียมตัวสาหรับกลบั ไปทางานที่
ออฟฟิศหลงั วกิ ฤต COVID-19 เร่ิมดขี ้ึน หรือแม้ว่าคุณจะวางแผนกลยุทธ์การทางานที่ไมส่ ามารถบอกใครได้
เราขอนาเสนอวิธีการง่ายๆ ในการสร้างตารางนัดหมายการประชมุ ผ่าน Calendar บน Microsoft 365 รวมถงึ
การจองห้องประชุมลว่ งหน้าก็ไม่ใช่เร่ืองยุง่ ยากอะไร และท่ีดมี ากๆคอื ไม่ต้องกงั วลวา่ ความลบั หรือความเป็น
สว่ นตัวของคณุ จะไมร่ วั่ ไหลไปไหนเดด็ ขาด มาดวู ธิ กี ารสร้างได้ดงั น้ีเลยค่ะ
1. เมื่อ Login เข้าสหู่ นา้ E-mail แลว้ คลิกท่ี All apps >> เลือกเมนู Calendar

2. ดบั เบิล้ คลิกในวันที่เราต้องการสร้างตารางนดั หมายการประชุม

3. หนา้ รายละเอียดการสร้างตารางนดั หมายการประชุม จะปรากฏข้นึ มาให้ใส่ข้อมูลตามทีต่ อ้ งการ
ดังตอ่ ไปนี้

3.1) ระบุชอื่ หวั ข้อการประชมุ ที่ตอ้ งการ
3.2) ระบุ E-mail ของเพอ่ื นร่วมงานที่เราต้องการเชญิ เข้าร่วมประชมุ
3.3) ระบุวัน (สามารถแก้ไขวันทน่ี ัดหมายได)้ ระบเุ วลาทต่ี ้องการนดั หมาย สามารถนัดหมายซา้
Every day, Every week, Every month, Every year ได้โดยคลกิ Repeat
3.4) ระบสุ ถานที่ท่ตี ้องการนัดประชมุ หากหอ้ งใดว่างจะมีรายชือ่ หอ้ งนั้นแสดงขน้ึ มาใหเ้ ลือก
3.5) ให้เลอื ก Teams Meeting ในกรณีทต่ี ้องการให้ผเู้ ขา้ ร่วมประชมุ เขา้ รว่ มประชมุ ผ่าน
Microsoft Teams ได้
3.6) ระบรุ ายละเอยี ดคาอธบิ ายของการประชุมนัน้ และสามารถแนบไฟล์ลงไปได้ เมอ่ื ใส่ข้อมลู
เสร็จเรยี บรอ้ ยแลว้ คลกิ Send เปน็ อันเสรจ็ สน้ิ ขนั้ ตอนการสรา้ งตารางนัดหมายการประชุม

4. เพ่ือนร่วมงานทีเ่ ราเชญิ เข้าร่วมประชุมจะได้รับ E-mail นัดหมายการประชุมจากเรา และสามารถ
เลือกตอบรับเขา้ รว่ มประชุมโดยคลกิ Yes หากไม่แน่ใจคลิก Maybe หากไมเ่ ข้าร่วมคลิก No

การเปล่ยี นแปลงการนดั หมาย การประชุม หรือเหตุการณ์

คุณสามารถเปล่ียนการนดั หมาย การประชมุ หรือเหตกุ ารณ์ท่ีคุณสร้างขึ้นเพ่อื อปั เดตปฏิทนิ Outlook
ของคณุ และเพื่อใหผ้ ู้อน่ื ทราบเก่ยี วกบั การเปลีย่ นแปลงที่จัดเวลาได้
ส่งิ สาคญั : คุณไม่สามารถเปล่ยี นรายละเอียดการประชุมหรือเหตกุ ารณท์ ีบ่ ุคคลอนื่ เชิญคุณให้มาได้
เปลีย่ นการนัดหมาย การประชมุ หรอื เหตุการณ์เดียวที่คุณสร้างขนึ้

1. เปดิ การนัดหมาย เหตุการณ์ หรือการประชุมจากปฏทิ นิ ของคณุ
2. แกไ้ ขรายละเอยี ดรายการบนแท็บการนดั หมายหรือ การประชุม เมอ่ื คณุ เสร็จสิ้น ใหค้ ลิก บนั ทึก &

ปดิ เพ่อื การนดั หมายหรือเหตุการณ์ หรอื สง่ การอัปเดต ของการประชุมท่คี ุณสร้าง
เมื่อเปลี่ยนแปลงการประชุมท่ีคุณสร้าง คณุ ตอ้ งสง่ การอัปเดตเพ่อื บนั ทึกการเปลี่ยนแปลง ถ้าคณุ เพ่ิม
ผู้เข้ารว่ มประชมุ เพมิ่ เติมลงในการประชมุ และไม่ไดเ้ ปลย่ี นแปลงอ่นื ๆ คุณสามารถเลือกว่าจะสง่ การอปั เดตไป
ยังผู้เข้าร่วมประชุมทง้ั หมดหรือส่งเฉพาะผ้เู ขา้ รว่ มประชุมท่ีเพม่ิ เทา่ น้นั

เปลี่ยนการนดั หมาย การประชุม หรือเหตุการณ์ทเี่ ป็นกิจวตั รท่คี ุณสร้าง

เมือ่ คุณเปดิ การนดั หมาย การประชุม หรือเหตุการณท์ เี่ ป็นกจิ วัตร Outlook จะถามคณุ วา่ คุณต้องการ
เปิดเพยี งเหตุการณ์เดียวหรือทงั้ ชดุ เหตุการณ์

ถา้ คณุ ต้องการแก้ไขอนิ สแตนซเ์ ดียวของรายการที่เป็นกิจวตั ร ใหเ้ ลอื ก เฉพาะอินสแตนซ์น้ี มฉิ ะนน้ั ให้
เลือก ท้ังชดุ เหตุการณ์ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการนดั หมาย เหตุการณ์ หรือรายละเอียดการประชุม รูปแบบ
กิจวัตร และผเู้ ข้าร่วมประชุมได้ เม่ือคุณเสรจ็ สนิ้ ใหเ้ ลอื ก บันทกึ & ปดิ เพ่ือการนัดหมายและ เหตกุ ารณ์ หรือ
ส่งการอปั เดต ไปยงั การประชุม
ข้อจากดั บางประการเม่ือแก้ไขหน่งึ อนิ สแตนซข์ องรายการทีเ่ ปน็ กจิ วัตร:
-คณุ ไม่สามารถเปลย่ี นวันที่และเวลาของรายการท่ีเปน็ กจิ วัตรได้ ถา้ การขา้ มไปยังอินสแตนซก์ อ่ นหนา้ หรือหลงั
ของรายการนน้ั ตัวอย่างเช่น ถ้าคณุ มกี ารประชมุ ท่ีเกิดขึน้ ทุกวันศุกร์และเกดิ ขึ้นเมื่อ 19/4/52,4/12/2562
และ 19/4/2562 คณุ ไม่สามารถเปลยี่ นอนิ สแตนซ์ 4/12/19 เปน็ 4/4/19 หรือ 24/4/24/2019 ได้ เพราะ
ขา้ มอนิ สแตนซ์อ่ืนของการนัดหมายหรอื การประชุมเดียวกัน
-ถ้าคุณเอาผเู้ ข้ารว่ มประชุมออกจากหน่ึงอนิ สแตนซข์ องการประชุมที่เปน็ กจิ วตั ร ผ้เู ขา้ ร่วมประชมุ น้นั จะยงั คง
ไดร้ บั เชิญไปยังอินสแตนซ์อ่ืนของการประชมุ ทเ่ี ป็นกิจวัตร

เปลยี่ นการประชุมท่คี ุณได้รบั เชญิ ใหเ้ ข้าร่วมโดยผอู้ ืน่

คณุ ไม่สามารถเปล่ยี นรายละเอยี ดของการประชมุ ท่ีได้รับเชิญใหเ้ ขา้ รว่ มโดยผู้อ่ืนได้ ถา้ คุณพยายามย้ายการ
ประชุมบนปฏิทนิ ของคุณ Outlook จะเตือนคุณว่าผู้จัดการประชุมจะไดร้ บั การแจ้งเตือนเก่ยี วกบั การ
เปลีย่ นแปลงและการประชุมบนปฏิทนิ ของคณุ อาจผิดเวลา

เปลี่ยนเหตุการณเ์ ป็นการนดั หมายหรือการประชมุ

เหตุการณ์คือรายการตลอดท้ังวัน ซึ่งตามค่าเริ่มตน้ จะปรากฏเปน็ เวลาวา่ งบนปฏิทนิ ของคุณ การประชุม
หรือวนั หยดุ พักผ่อนเป็นตวั อย่างของเหตุการณ์

1. ดับเบิลคลกิ ท่เี หตุการณเ์ พ่ือเปิดเหตุการณ์นนั้
2. ยกเลิกการ เลือกกล่องกาเคร่ืองหมาย เหตุการณ์ ตลอดทั้งวนั ท่ีอยถู่ ัดจากเวลาเร่ิมต้น

3. เมอ่ื เหตุการณ์เป็นการนดั หมายแล้วการเปลย่ี นแปลง แสดงเป็นเปน็ ไมว่ า่ ง
4. ถา้ คุณเพมิ่ ผู้เขา้ ร่วมประชุม การนัดหมายจะเปลี่ยนเป็นการประชุม
5. หลงั จากทคี่ ุณเสรจ็ ส้ินการเปล่ียนแปลงแลว้ ให้คลกิ บนั ทกึ &ปดิ เพื่อการนัดหมาย หรือ สง่ การอัปเดต
ของการประชมุ

เปล่ียนวธิ ีแสดงการนัดหมาย การประชมุ หรอื เหตุการณ์บนปฏิทินของคุณ

เหตกุ ารณ์ใหมต่ ลอดท้ังวันจะแสดงเป็นเหตุการณฟ์ รีในปฏทิ นิ ของคุณโดยอัตโนมตั ิ การประชมุ และการ
นัดหมายจะแสดงเปน็ ไม่วา่ งในปฏทิ ินของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลย่ี นวธิ ีทีร่ ายการเหล่านี้แสดงบน
ปฏิทนิ ของคุณโดยการอัปเดต เขตขอ้ มลู แสดงเป็น

1. เปิดการนัดหมาย การประชุม หรอื เหตุการณ์
2. บน Ribbon ใหใ้ ชด้ รอปดาวน์ แสดงเป็น เพ่อื เลือกไม่ว่าง,ทอ่ี ื่น,ไมแ่ นน่ อนหรอื ไม่อยทู่ ี่สานักงาน

3. คลกิ & ปิด หรอื สง่ การอัปเดต ของการประชุม

แหล่งอา้ งองิ

https://support.microsoft.com/th-th/
https://netway.co.th/kb/
https://webs.rmutl.ac.th/assets/upload/files/2016/07/20160708152917_96168.pdf