p2ระเบียยบสารบรรณ

รายงาน
เรอื่ ง งานระเบยี บสารบรรณ

จดั ทาโดย
นางสาวเขมมิกา จติ ต์ม่นั

สบล.64.1 เลขที่ 2

เสนอ
ครปู รียา ปนั ธิยะ

หน้า ๑
เลม่ ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานเุ บกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี

วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ
(ฉบับที่ ๔)
พ.ศ. ๒๕๖๔

โดยที่เปน็ การสมควรแกไ้ ขเพม่ิ เตมิ ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ เพ่อื รองรบั และสนบั สนุนการปฏิบัตงิ านสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ พมิ่ เติม อาศยั
อานาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แหง่ พระราชบญั ญัตริ ะเบียบบริหารราชการแผน่ ดนิ
พ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรัฐมนตรีโดยความเหน็ ชอบของคณะรัฐมนตรีจึงวางระเบยี บไว้ ตงั ตอ่ ไปน้ี

ข้อ ๑ ระเบียบนเี้ รยี กวา่ "ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ.๒๕๖๔"
ขอ้ ๒ ระเบียบน้ีใหใ้ ชบ้ ังคบั ต้ังแต่วนั ถดั จากวนั ประกาศในราชกจิ จานเุ บกษาเปน็ ต้นไป เวน้ แตข่ ้อ

๗ และข้อ ๑、 ให้ใช้บงั คบั เม่ือพ้นกาหนดเก้าสบิ วันนบั แตว่ นั ประกาศในราชกจิ จานเุ บกษา เปน็ ต้นไป และข้อ ๘
ใหใ้ ช้บงั คับตั้งแต่วนั ที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๕ เป็นตน้ ไป

ขอ้ ๓ ใหย้ กเลกิ ความในบทนยิ ามคาวา่ "ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส"์ ในขอ้ ๖ แห่งระเบยี บสานกั
นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซงึ่ แก้ไขเพมิ่ เตมิ โดยระเบียบ สานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสาร
บรรณ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ชค้ วามตอ่ ไปนีแ้ ทน "ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ " หมายความว่า
การรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาข้อมูลข่าวสาร หรอื หนังสอื ผ่านระบบสื่อสารดว้ ยวธิ ีการทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์ โดยรวมถึงการ
รบั สง่ โดยใช้อิเลก็ ทรอนกิ ส์ของสว่ นราชการหรอื ทส่ี ว่ นราชการจัดใหแ้ ก่เจา้ หน้าท่ี และระบบสอ่ื สารทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์
อื่นใดตามท่ีหวั หน้าส่วนราชการกาหนดดว้ ย"

ขอ้ ๔ ใหเ้ พมิ่ บทนิยามคาวา่ "หนังสืออเิ ล็กทรอนิกส"์ ระหว่างบทนิยามคาว่า "ระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนิกส์ " และคาวา่ "ส่วนราชการ" ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ " "หนงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส์ " หมายความวา่ หนงั สือราชการทจี่ ัดทาและไดร้ บั สง่ หรอื เกบ็ รกั ษาตวั ยระบบ
สารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส"์

ขอ้ ๕ ให้เพิ่มความต่อไปนเี้ ป็นวรรคสามของขอ้ ๒๖ แห่งระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี
วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ "ในกรณที บี่ นั ทกึ จดั ทาในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื โดยการพมิ พ์
ข้อความในไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรือระบบสื่อสารอืน่ ใดทีม่ กี ารยืนยนั ตัวตน จะพมิ พ์ซอื่ ผบู้ ันทึกแทน
การลงลายมือช่อื ก็ได้ และจะไม่ลงวัน เดือน ปีทบี่ นั ทึกก็ไดห้ ากระบบมกี ารบันทึกวนั เดือน ปีไว้อยแู่ ล้ว"

หน้า ๒

เล่ม ๓๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ข้อ ๖ ให้ยกเลิกความในวรรคสองของข้อ ๒๗ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย

งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโตยระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ(ฉบับที่ ๒)

พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน "สื่อกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหนึ่ง หมายความว่า สื่อใด ๆ ท่ีอาจใช้

บันทกึ ข้อมูลได้ด้วยอุปกรณท์ างอเิ ล็กทรอนิกส์ รวมตลอดท้ังพื้นที่ทส่ี ่วนราชการใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ด้วย เช่น บรกิ ารคลาวต์ (cloud computing)"

ขอ้ ๗ ใหย้ กเลิกความในขอ้ ๒๙ แห่งระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

ซ่ึงแกไ้ ขเพิ่มเติมโดยระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามตอ่ ไปนี้

แทน"ข้อ ๒๙ การติดต่อราชการให้ดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักวันแต่กรณีที่เป็น

ข้อมลู ขา่ วสารลับชน้ั ลบั ทสี่ ุดตามระเบยี บวา่ ดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการหรือเป็นสิ่งทีเ่ ปน็ ความลับของทาง

ราชการช้นั ลับทีส่ ดุ ตามระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมีเหตุจาเป็นอ่ืนใด

ที่ไม่สามารถดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ในกรณีท่ีติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณ

อิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกคร้ังและให้ผู้รับแจ้งตอบรับเพื่อยืนยันว่หนังสือได้จัดส่งไป ยัง

ผู้รับเรียบร้อยแล้ว ถ้าได้รับการแจ้งตอบรับแล้วส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีกการ

สง่ ขอ้ ความทางเคร่อื งมอื สอ่ื สาร เชน่ โทรศัพท์ วทิ ยุสอื่ สาร วิทยุกระจายเสยี ง ใหผ้ รู้ ับปฏบิ ตั ิเช่นเดียวกบั ได้รับหนังสือ

ในกรณที ่ีจาเป็นตอ้ งยืนยนั เปน็ หนังสือ ให้ทาหนั่งสือยนื ยนั ตามไปทัน่ ทสี าหรับกรณที ่ีขอ้ ความทสี่ ง่ ไม่มีหลกั ฐานปรากฎ

ชัดแจ้ง ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐานการส่งหรือจัดเก็บข้อความตามวรรคสามด้วยวิธีการ

ทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ไว้ในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ใหถ้ ือเป็นการบนั ทึกข้อความไว้เปน็ หลกั ฐานแลว้ "

ขอ้ ๘ ให้เพ่ิมความต่อไปน้ีเป็นข้อ ๒๙/๑ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖"ข้อ ๒๙/ ด ให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญหนังสือส่งเก็บทะเบียน

หนงั สือเก็บ บญั ชีสง่ มอบหนังสอื ครบ ๒0 ปี บัญชหี นังสือครบ ๒0 ปีท่ีขอเก็บเองบัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนังสือ

ขอทาลาย ในรปู แบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียดเช่นเดียวกบั ทะเบยี นหรือบัญชใี นรูปแบบเอกสารทะเบียน

หรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งจะอยู่ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทาโดยใช้โปรแกรม

เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือแอปพลิเคชันอ่ืนใดก็ได้ ทั้งนี้

เม่ือมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่ต้องจัดทาทะเบียนหรือบัญชีใตเป็นเอกสารอีก "

หมุนหน้าจอ เล่น รปู ขนาดย่อ

หนา้ ๓
เลม่ ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกจิ จานเุ บกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ข้อ ๙ ให้เพิ่มความต่อไปนี้เปน็ วรรคสามของข้อ ๓๐ แหง่ ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีฃอว่าด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ "หนังสือที่จัดทาข้ึนตามวรรคหน่ึงและหน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบ
สารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์แล้ว ให้ถอื ว่าการเกบ็ สาเนาหนงั สือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ท่ีส่งนั้นเป็นการเก็บ
สาเนาไวท้ ีห่ น่วยงานสารบรรณกลางตามวรรคหน่ึงแลว้ ทงั้ นี้ โดยไม่ตอ้ งเก็บเป็นเอกสารอกี "

ข้อ ๑๐ ให้เพ่ิมความต่อไปนี้เป็นหมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ข้อ ๘๙/๑ ข้อ ๘๔/๒
ขอ้ ๘๙/ต ข้อ ๘๙/๔ และขอ้ ๘๙/๕ แหง่ ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

"หมวด ๕
ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

-------------------------
ข้อ ๘๙/๑ ใหส้ ่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สาหรับปฏิบัติงานสารบรรณหรือ
อย่างน้อยตอ้ งมีทีอ่ ย่ไู ปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกสก์ ลางสาหรบั การรับและการส่งหนงั สืออเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องส่วนราชการนั้น
ในกรณที สี่ ่วนราชการใดมีหน่วยงานในสังกัดตั้งอยู่ในภูมิภาค หรือมีหน่วยงานในสังกัดท่ีจาเป็นต้องมีหน่วยงานสาร
บรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลางเพ่ือประสิทธิภาพในการปฏิบัติราชการหรือมีเหตุจาเป็นอ่ืนใดให้ต้องมีท่ีอยู่
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางตามวรรคหน่ึงของตนเอง ส่วนราชการนั้นจะอนุญาตหรือจัดให้หน่วยงานในสังกัด
ดังกลา่ วมที ่ีอย่ไู ปรษณีย์อิเลก็ ทรอนกิ ส์กลางเฉพาะสาหรบั การรบั และการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานนั้น
กไ็ ด้ให้ส่วนราชการประกาศเผยแพร่ท่อี ยูไ่ ปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนกิ ส์กลางตามวรรคหน่ึงและวรรคสองในเว็บไซต์ของส่วน
ราชการนนั้ และให้แจ้งไปยังสานกั งานพฒั นารัฐบาลดจิ ิทัล (องคก์ ารมหาชน) เพือ่ รวบรวมเผยแพรพ่ ร้อมกับหมายเลข
โทรศพั ทข์ องเจ้าหน้าที่ท่ีมีหน้าที่ตรวจสอบหนังสือที่ส่งมายังท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวด้วยเพื่อเป็นการ
อานวยความสะดวกใหแ้ กป่ ระชาชนและการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของเจ้าหน้าท่ีของรัฐ ให้สานักงาน
พัฒนรฐั บาลดิจิทลั (องค์การมหาชน) รวบรวมทีอ่ ยไู่ ปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์กลางของหน่วยงานของรัฐทั้งหมดเพ่ือเผย
แพรในที่เดียวกับท่ีอย่ไู ปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส์กลางของส่วนราชการตามวรรคสามดว้ ยหลักเกณฑแ์ ละวิธีการปฏิบัติใน
การรบั ส่งและเก็บรักษาข้อมลู ข่าวสารและหนงั สือราชการด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ให้เป็นไปตามท่ีกาหนด
ไวใ้ นภาคผนวก ๖ ทงั้ น้ี โดยไมร่ วมถึงการใช้ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกสห์ ลักเกณฑ์และวิธกี ารปฏบิ ัติในการรับส่งและเก็บ
รักษาข้อมูลช่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๗
หมุนหน้าจอ เลน่ รปู ขนาดย่อ

หนา้ ๔
เล่ม ๓๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๓๓ ง ราชกจิ จานุเบกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ข้อ ๘๙/๒ ใหน้ าความในข้อ ถ๕ ข้อ ๓๖ ข้อ ๓๘ ข้อ ๓๙ ข้อ ๔๐ ข้อ ๔๑ ข้อ ๔๒ ข้อ ๔๓ ข้อ ๔๗
ข้อ ๔๘ และขอ้ ๕๙ มาใชบ้ งั คบั แก่หนงั สอื อเิ ล็กทรอนิกส์ด้วยโดยอนโุ ลมในกรณที ี่หนว่ ยงานสารบรรณกลางของส่วน
ราชการมีความจาเปน็ ต้องพมิ พ์หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับออกเป็นเอกสารเพ่ือดาเนินการ ให้นาความในข้อ ๓๗
มาใช้บังคับด้วย

ข้อ ๘๙/๓ เพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงานสารบรรณ ในการรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
ให้ลงเวลาท่ีปรากฎในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือได้ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรื อทะเบียนหนังสือส่ง
แลว้ แต่กรณี ไว้เพื่อเปน็ หลกั ฐานทางราชการดว้ ย โดยในกรณที ไ่ี ด้สง่ ไปทางทอี่ ยู่ไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ที่ได้รับแจ้งไว้
หรือท่ีไดม้ ีการประกาสเผยแพรต่ ามข้อ ๘๘/๑ แล้ว แต่ไม่สาเร็จ ให้ลงวันและเวลาท่ีปรากฎในระบบว่าได้จัดส่งครั้ง
แรกเปน็ วันและเวลาท่ีได้สง่ หนงั สือ

ข้อ ๘๙/ ๔ การเก็บหนังสืออิล็กทรอนิกส์ นอกจากการเก็บไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
อนั เปน็ ผลจากที่ไดม้ ีการรบั หรอื การสง่ หนังสอื นน้ั ให้มกี ารสารองขอ้ มลู (backup)หนงั สืออเิ ล็กทรอนกิ ส์ไว้อกี แห่งเป็น
อย่างน้อยดว้ ย ทง้ั น้ีตามหลักเกณฑ์และวิธีการท่ีหวั หนา้ ส่วนราชการกาหนดหนงั สืออิล็กทรอนิกส์ท่ีก็บรักษาไว้ในการ
สารองขอ้ มูลตามวรรคหนึ่ง และท่ีส่งให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตามข้อ ๕๘ ให้อยู่ในรูปแบบ
มาตรฐาน เช่น PDFความละเอียดไม่น้อยกว่า ๑๕- dpi และให้นาหลักเกณฑ์การตั้งช่ือไฟล์ที่กาหนดไว้ในภาคผนวก
๗ มาใชบ้ งั คบั ด้วยโดยอนุโลม

ข้อ ๘๙/๕ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอายุการเก็บหนังสือ โตยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่กรณี
มีความจาเปน็ ตอ้ งเพ่ิมพน้ื ทีจ่ ัดเก็บในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสข์ องส่วนราชการ หรอื มีเหตผุ ลความจาเป็นอื่นใด
หวั หน้าส่วนราชการจะมีคาส่ังให้ทาลายหนังสืออิเลก็ ทรอนิกส์ที่มิใชเ่ อกสารจดหมายเหตุตามกฎหมายวา่ ดว้ ยจดหมาย
เหตุแห่งชาติ ที่เก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า ๑๐ ปีแล้วก็ได้ โดยในการทาลายให้ใช้วิธีลบออกจากระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์ และให้ลบหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ท่ีเก็บไว้เป็นเวลานานที่สุดย้อนข้ึนมาให้นาความในวรรคหนึ่ง
มาใชบ้ งั คบั แก่หนงั สอื อิเลก็ ทรอนกิ ส์ทเี่ กบ็ รกั ษาไว้ในการสารองข้อมูลของส่วนราชการตาม

ขอ้ ๘๙/๖ดว้ ยโดยอนโุ ลม โดยหวั หนา้ ส่วนราชการจะมีคาสงั่ ใหท้ าลายไดเ้ ฉพาะหนงั สอื ที่เกบ็ มาเป็น
เวลาเกนิ กว่า ๒๐ ปซี ึ่งไดม้ กี ารสง่ ใหส้ านกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาตกิ รมศลิ ปากร ตามข้อ ๕๘ แล้ว

เมื่อหัวหน้าส่วนราชการมีคาส่ังให้ทาลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งหรือวรรคสอง
แล้วใหน้ าความในสว่ นที่ ๓ การทาลาย ของหมวด ๓ การเกบ็ รักษา ยืม และทาลายหนังสือ มาใช้บงั คับโตยอนุโลม"

ข้อ ๑๑ ในการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือมีปัญหาอุปสรรคทาง
เทคนคิ ในการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ หรือในการเชือ่ มโยงขอ้ มูลหมนุ หนา้ จอ เลน่ รูป
ขนาดยอ่

หนา้ ๕
เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานเุ บกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
หรือระบบกับสว่ นราชการและหน่วยงานอ่ืน สว่ นราชการอาจขอรบั การสนับสนุนหรอื ขอความช่วยเหลอื จาก
สานักงานพฒั นารฐั บาลดิจิทลั (องคก์ ารมหาชน) หรอื สานักงานพัฒนาธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนกิ สไ์ ด้

ขอ้ ๑๒ การปฏิบตั ิงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ก่อนวันท่ีระเบียบน้ี ใช้บังคับ
รวมทั้งหนังสือ เอกสาร และสาเนาท่ีเกี่ยวขอ้ ง ถา้ ได้กระทาไปโดยสอดคล้องกับหลักเกณฑ์หรือวิธีการที่กาหนดไว้ใน
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยระเบียบน้ี ให้ถือว่าชอบด้วย
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และใหป้ ฏบิ ตั ิต่อไปตามทกี่ าหนดไว้ในระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึง่ แก้ไขเพิ่มเตมิ โดยระเบยี บนี้ และภาคผนวกที่เกี่ยวขอ้ ง

ขอ้ ๑๓ ใหป้ ลัดสานกั นายกรัฐมนตรรี ักษาการตามระเบียบนี้

ประกาศ ณ วันที่ ๒๐ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๔
พลเอก ประยุทธ์ จนั ทรโ์ อชา
นายกรัฐมนตรี

ภาคผนวก ๖
หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ

ด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
-----------------------------

๑. การรบั สง่ ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนังสอื และการติดตอ่ ราชการสามารถตดิ ต่อผ่านทางระบบสารบรรณ
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ โตยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สจ์ ะต้องสนับสนนุ การสร้างหนังสือให้เป็นไปตามรูปแบบที่ระเบียบ
กาหนด หรือจะต้องสามารถรองรับหนงั สือทีส่ รา้ งโดยใช้กระดาษแล้วแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถ
รบั ส่งหนงั สือทางไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนกิ สห์ รอื เรยี กโดยยอ่ ว่า "อเี มล" ตามภาคผนวก ๗ ได้

๒. เมอื่ ไดร้ บั หนงั สอื ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สแ์ ลว้ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์
จะตอ้ งสามารถดาเนนิ การตังต่อไปนีไ้ ด้

๒.๑ ออกเลขทท่ี ะเบียนรับและบนั ทกี ลงในทะเบียนหนังสอื รบั ตามลาดบั ติดต่อกันไปตลอดปปี ฏิทิน
๒.๒ สง่ ผลการรบั หนงั สอื กลับไปยงั ผสู้ ง่ และจดั ส่งใหผ้ รู้ ับภายในหนว่ ยงานต่อไป
๒.๓ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสจ์ ะตอ้ งสามารถเก็บรักษาหนังสือท่ีมีการรับส่งโดยใช้ระบบสาร
บรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสห์ รอื หนังสือท่นี าเข้าภายหลงั ได้ และสามารถแสดงข้อมลู เก่ียวกบั การปฏบิ ัตขิ องหนังสอื ได้
๒.๔ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถแสดงวัน เดือน ปี และเวลาท่ีรับและส่งข้อมูล
ข่าวสารหรอื หนังสอื ใหป้ รากฎแกผ่ ้รู บั ผสู้ ่งได้ ในกรณีที่มีการโต้แยง้ เรือ่ งวันและเวลาทหี่ น่วยงานทาการลงทะเบียนรับ
หนังสอื ใหน้ าวันและเวลาท่หี นงั สือเขา้ สู่ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ของหน่วยงานผู้รับประกอบการพิจารณาวัน
และเวลาการรบั สง่ หนังสอื ของผรู้ บั ผสู้ ง่ คือ วนั และเวลาทเ่ี จ้าหนา้ ทข่ี องหนว่ ยงานไดล้ งทะเบียนรบั สง่ หนังสือในระบบ
๒.๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สจ์ ะต้องสนบั สนุนการสืบคนั ข้อมลู หนงั สอื ทีม่ ีการจัดเก็บไว้
๒.๖ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์จะตอ้ งมรี ะบบสารองข้อมลู (backup system) ทสี่ ามารถกู้คนื
ขอ้ มูลเพอ่ื ปอ้ งกันการเสียหายหรอื สญู หายของข้อมลู น้ัน
๓. คุณสมบัตดิ ้านความปลอดภยั ข้ันต่า ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์อยา่ งน้อยตอ้ งสามารถกาหนด
สิทธิผใู้ ช้ (user) ในการเปดิ รับ หรอื สง่ หนังสอื ด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์เปน็ รายบคุ คลได้ และต้องสามารถ
ตรวจสอบยนื ยนั ผใู้ ช้โดยวธิ ีการถามชื่อผใู้ ช้และรหสั ผา่ นเป็นอยา่ งต่า
๔. การรบั การส่ง และการเก็บรักษาหนงั สอื ดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ใหเ้ ป็นไปตาม
หลกั เกณฑ์และวธิ กี ารขนั้ ต่า ดงั ต่อไปนี้
๔.๑ หลักเกณฑแ์ ละวิธีการทัว่ ไป

๔.๑.๑ ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางคนหนึ่งหรือ
หลายคนเพ่อื ทาหนา้ ท่รี บั สง่ หนงั สอื ดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ รวมท้ังเจ้าหน้าที่ท่ีได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึง
เอกสารช้ันความลับเพ่ือทาหน้าท่ีรับส่งหนังสือที่มีชั้นความลับเฉพาะในช้ันลับหรือลับมากด้วยระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนกิ ส์ ทัง้ น้ี ตามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ

-๒-

๔.๑.๒ ให้เจ้าหน้าที่ท่ีได้รับมอบหมายหรือแต่งต้ังตาม ๔.๑.๑ ตรวจสอบข้อมูลข่าวสารและ
หนังสือที่ได้รับในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการเป็นประจาตามที่หัวหน้าส่วนราชการกาหนด
ทั้งนี้ ต้องไม่น้อยกวา่ วันละสองครง้ั ในเวลาราชการ อยา่ งน้อยหนึง่ ครงั้ ในช่วงเช้าและอยา่ งน้อยหนง่ึ คร้งั ในช่วงบ่าย

๔.๑.๓ ให้ผู้ใช้ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สจ์ ัดเก็บขอ้ มลู ขา่ วสารหรือหนงั สอื ทห่ี น่วยงาน
ได้รับไวใ้ นสื่อกลางบันทึกข้อมลู ตามทีร่ ะเบียบกาหนด และลบขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนงั สือที่ไมจ่ าเปน็ ตอ้ งใชง้ านแล้ว
โตยดาเนนิ การเป็นประจาตามระยะเวลาทเ่ี หมาะสม ทงั้ นี้ ตามที่หัวหนา้ ส่วนราชการกาหนด

๔.๒ หลักเกณฑ์และวิธีการเฉพาะ ๔.๒.๑การส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ประกอบด้วยการร่างหนงั สอื วธิ กี ารที่สามารถระบุตวั ตนและสามารถแสตงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อ (เช่น การใช้
ชอ่ื ผู้ใช้และรหัสผา่ น) ออกเลขที่หนังสอื บนั ทึกลงในทะเบียนหนงั สอื สง่ เกบ็ รักษาสาเนาหนังสือและส่งหนงั สือ

๔.๒.๒ เมือ่ ไตส้ ่งหนังสือตัวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่ง
หนังสือเปน็ เอกสารอีก โดยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สต์ อ้ งสามารถแสดงผลโดยอตั โนมัตใิ นระบบของผสู้ ง่ กรณีทีไ่ ม่
สามารถส่งหนังสือไปยังผู้รับได้ และผ้สู ง่ ตอ้ งตรวจผลการส่งทุกครั้งเพื่อยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อย
แล้ว

๔.๒.๓ การสง่ หนงั สอื ที่มีชั้นความลับ ในช้ันลับและลับมากด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ให้ผใู้ ช้ท่ไี ดร้ ับการแตง่ ต้งั ให้เข้าถึงเอกสารช้ันความลบั เปน็ ผสู้ ง่ ผ่านระบบการรกั ษาความปลอดภัยโดยสามารถทาการ
เข้ารหสั ข้อมลู ข่าวสารหรือหนังสือเพ่อื ป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตสามารถอ่านข้อความได้ ท้ังนี้ ตามระเบียบว่า
ดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ

ภาคผนวก ๗

หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ

โดยไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์

------------------------------

๑. ใหส้ ่วนราชการจัดใหม้ ที ี่อย่ไู ปรษณียอ์ ิเล็กทรอนิกส์ หรือเรยี กโดยยอ่ ว่า "อเื มล" กลางของส่วน

ราชการ เพือ่ การรับส่งขอ้ มลู ข่าวสารและหนังสอื ราชการ โดยให้ใช้ชือ่ saraban ตามดว้ ย ชื่อโดเมน (domain name)

ของสว่ นราชการนั้น หรืออยา่ งนอ้ ยตอ้ งลงท้ายด้วยชอื่ โดเมนของสว่ นราชการตน้ สงั กดั ตัวอย่างเชน่

ราชการบรหิ ารสว่ นกลาง [email protected]

[email protected]

ราชการบรหิ ารส่วนภมู ภิ าค [email protected]

[email protected]

ราชการบริหารส่วนทอ้ งถนิ่ [email protected]

[email protected]

ส่วนราชการอาจจดั หาลายมอื ชื่ออเิ ล็กทรอนกิ ส์ (digital signature) เพอื่ ใชร้ บั รอง
หนงั สอื ของส่วนราชการท่จี ะส่งทางอเี มลดว้ ยกไ็ ด้

๒. ให้หวั หน้าสว่ นราชการมอบหมายเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางคนหนึ่งหรือหลายคน
เพื่อทาหนา้ ท่ีรับหนังสอื ทางทีอ่ ยู่อีเมลตามข้อ ๑ รวมทงั้ ตรวจสอบขอ้ มลู ข่าวสารและหนังสือราชการท่ีได้รับในระบบ
อเี มลของส่วนราชการเป็นประจาตามท่ีหัวหนา้ ส่วนราชการกาหนด ซึ่งรวมถงึ การตรวจสอบในโฟลเดอร์อีเมลขยะและ
โฟลเดอรอ์ ื่นใดทอ่ี าจมอี ีเมลเข้ามาได้ ท้งั นี้ ต้องไม่น้อยกว่าวันละสองครัง้ ในเวลาราชการ อย่างนอ้ ยหนงึ่ ครัง้ ในช่วงเช้า
และอยา่ งน้อยหน่งึ ครั้งในชว่ งบ่าย

ในกรณีที่เจ้าหนา้ ทีต่ ามรรคนึง่ ตรวจสอบพบอีเมลขยะหรืออีเมลโฆษณา เช่น Spam mail หรือ
Junk mail หรอื Hoax mail ไมค่ วรเปดิ อเี มลน้นั และห้ามมใิ หต้ อบกลบั เปดิ เอกสารหรอื คลกิ ลิงกท์ ่แี นบมากับอเี มล
นน้ั โดยเด็ดขาด โดยใหเ้ จ้าหน้าท่ตี ามวรรคหนึ่งลบอเี มลน้ันท้งิ ทนั ที

ในกรณีทเ่ี จา้ หน้าท่ีตามวรรคหนงึ่ ตรวจสอบพบอเี มลทสี่ ่งมาจากสว่ นราชการหรือหน่วยงานของ
รฐั ในโฟลเดอร์อเี มลขยะหรอื โฟลเดอรอ์ ่ืนใด ให้ย้ายไปยงั กลอ่ งจดหมายเขา้ (inbox) แลว้
ดาเนนิ การตามข้อ ๓ ตอ่ ไป

๓. เมอ่ื ได้รบั อีเมลจากภายนอก ใหเ้ จ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางท่ีไดร้ บั มอบหมาย
ตามขอ้ ๒ ดาเนินการดงั นี้

๓.๑ ลงทะเบียนรบั หนังสอื ทแี่ นบมากบั อเี มลน้นั ในทะเบียนหนงั สือรบั ตามข้อ ๓๘ แหง่ ระเบยี บ
สานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

๓.๒ แจง้ ยนื ยันการได้รบั อเี มลโดยการตอบกลบั (reply) อีเมลนนั้ ไปยงั ท่ีอยู่อเี มลทสี่ ง่ มา หรือที่
อยูอ่ ีเมลอน่ื ใดตามทผี่ สู้ ่งไดร้ ะบุไว้ ภายในวนั ทาการที่ได้รบั อเี มลน้นั หรอื ในกรณีที่ไดร้ บั ภายหลัง

๑๖.๓๐ นาฬิกา ใหต้ อบกลบั อย่างชา้ ไม่เกิน ๑๐.๐๐ นาฬิกา ของวันทาการถดั ไป ท้ังน้ี เนอ้ื หาของอเี มลท่ีตอบกลบั
ยืนยันอย่างน้อยต้องมขี อ้ ความระบวุ ่าสว่ นราชการนน้ั ไดร้ บั อีเมลแล้วพร้อมทงั้ ระบหุ มายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการ
ทงั้ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษดว้ ย ตวั อย่างเชน่

-๒-

"ไดร้ บั อเี มลของทา่ นแล้ว
สานักงานปลดั สานกั นายกรฐั มนตรี
0 2283 4244
Your e-mail is well received.
Office of the Permanent Secretary, Prime Minister's Office
+66 2283 4244"
๓.๓ สารองขอ้ มลู (backup) อีเมลนั้นในรูปแบบอเิ ล็กทรอนกิ ส์ตามหลกั เกณฑ์และวิธีการทหี่ ัวหนา้
สว่ นราชการกาหนด ซ่ึงต้องสามารถเรียกดใู นภายหลงั ได้ เชน่ การส่งเขา้ อเี มลของส่วนราชการท่กี าหนดขึน้ เพอื่ สารอง
ข้อมูลเป็นการเฉพาะ ทง้ั นี้ การจัดเกบ็ หรือสารองขอ้ มลู หนงั สอื ราชการในรปู แบบอิเลก็ ทรอนิกสใ์ ห้นาหลกั เกณฑก์ าร
ตั้งชอื่ ไฟล์ในขอ้ ๔ มาใช้บังคับด้วยโดยอนโุ ลม
๓.๕ ในกรณที ่ีส่วนราชการนน้ั มรี ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ให้นาเขา้ ระบบสารบรรณ
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ในกรณที ส่ี ว่ นราชการนน้ั ไมม่ ีระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ใหพ้ มิ พ์ออก (print out) เป็นเอกสารแลว้
ดาเนนิ การตอ่ ไปตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ
๓.๕ การจัดส่งอเี มลท่ีไดล้ งทะเบียนรบั แลว้ ให้ผทู้ ีเ่ กยี่ วขอ้ งภายในส่วนราชการ ให้เปน็ ไปตาม
หลักเกณฑ์ วธิ ีการ และระยะเวลาทหี่ ัวหนา้ ส่วนราชการกาหนด
๓.๖ ในกรณีทสี่ ่วนราชการได้รบั หนงั สือราชการท่มี ีชน้ั ความลับ ในชัน้ ลบั หรอื ลบั มากใหด้ าเนินการ
ต่อไปตามระเบยี บวา่ ดว้ ยการรักษาความลับของทางราชการ และระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยการรกั ษาความ
ปลอดภัยแหง่ ชาติในกรณีทสี่ ว่ นราชการไดร้ บั หนงั สอื ราชการท่มี ชี ัน้ ความลบั ในชั้นลับทสี่ ดุ ใหต้ ดิ ต่อ
ผ้สู ง่ เพื่อแจง้ ให้ทราบวา่ หนงั สอื น้ันไมอ่ าจสง่ และรบั ด้วยวธิ กี ารทางอเิ ลก็ ทรอนกิ สไ์ ด้ และขอให้ดาเนนิ การส่งใหมอ่ กี
ครงั้ เปน็ เอกสาร เมื่อได้แจง้ แลว้ ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ขี องหน่วยงานสารบรรณกลางลบอเี มลนัน้ ท้งิ ทันทกี ารพมิ พห์ นงั สอื ตาม
วรรคหนงึ่ ออกเปน็ เอกสาร ให้นายทะเบียนขอ้ มลู ขา่ วสารลับหรือผู้ที่ได้รบั การแต่งต้งั ให้เขา้ ถงึ เอกสารลบั แตล่ ะระดบั
เป็นผู้ดาเนินการ ในระหวา่ งการดาเนนิ การดงั กล่าวต้องระมดั ระวังมีให้บคุ คลอ่นื ใดอา่ นหรอื เขา้ ถงึ อเี มลและหนงั สือ
นน้ั ได้
๓.๗ ในกรณีทส่ี ว่ นราชการ หน่วยงาน หรอื เจา้ หนา้ ท่ไี ด้รับหนงั สือราชการถงึ สว่ นราชการทางที่อยู่
อีเมลอืน่ ทีไ่ มใ่ ชท่ อ่ี ยอู่ เี มลกลางตามข้อ ๑ เชน่ ท่ีอยอู่ เี มลของหนว่ ยงานภายในหรอื ทีอ่ ยู่อเี มลของเจ้าหนา้ ทีท่ สี่ ่วน
ราชการจัดให้เจา้ หนา้ ท่นี น้ั ในการปฏิบัตงิ าน ใหเ้ ป็นหนา้ ท่ีของผู้ดูแลหรอื ใชง้ านทีอ่ ยอู่ ีเมลนนั้ ทจ่ี ะสง่ ต่อ (forward) ไป
ยงั ท่อี ยอู่ เี มลกลางตามขอ้ ๑ เพื่อดาเนินการตอ่ ไปตามทก่ี าหนดในชอ้ นี้ และให้เจ้าหน้าที่ตามขอ้ สง่ อีเมลแจ้งกลับไป
ยังผสู้ ่งเพอ่ื ทราบทอ่ี ยู่อีเมลทีถ่ กู ต้องสาหรับการจัดสง่ ครั้งตอ่ ไปดว้ ย
๓.๘ การดาเนินการตามข้อ " อาจใชร้ ะบบอัตนมตั ทิ ีใ่ หผ้ ลลพั ธ์เป็นไปตามหลกั เกณฑท์ กี่ าหนดก็ได้

-๓-

๔. การจดั ทาข้อมลู ข่าวสารหรอื หนงั สอื ราชการเพ่ือสง่ ทางอีเมล ใหส้ ว่ นราชการดาเนนิ การ

๔.๑ จัดทาร่างหนงั สอื ใหผ้ มู้ ีอานาจลงชื่อหรอื ใหค้ วามเห็นชอบรา่ งหนงั สือทจ่ี ะส่งออกภายนอก

๒ เม่ือผู้มีอานาจลงชื่อได้ลงลายมือชื่อหรือให้ความเห็นชอบหนังสือแล้ว ให้เจ้าของเรื่องตรวจสอบความ

เรียบร้อยของหนังสือและสง่ิ ทีจ่ ะส่งไปด้วย และให้ประสานหนว่ ยงานสารบรรณกลางเพอ่ื กาหนดเลขทะเบียนหนังสือ

สง่ และลงรายการทะเบยี นหนงั สือสง่ ตามขอ้ ๔๓ แห่งระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

แล้วนาเลขดังกล่าวมากาหนดไว้ในหนังสือท่ีจะส่งไปภายนอกในกรณีท่ีส่วนราชการใดใช้ระบบสารบรรณ

อิเล็กทรอนิกสใ์ นการส่งหนงั สอื ทางอีเมลโดยระบบดังกล่าวสามารถจดั ทาหนงั สอื และออกเลขหนังสือได้โดยอัตโนมัติ

เมือ่ ผู้มอี านาจลงช่ือไดแ้ สดงเจตนาเห็นชอบดว้ ยวธิ กี ารทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ให้ถอื ว่าไดป้ ฏบิ ัติตาม ๔.๒ แล้ว

๔.๓ ใหเ้ จา้ ของเรื่องแปลงหนงั สือและสิง่ ทจี่ ะสง่ ไปด้วยใหเ้ ป็นไฟลอ์ ิเล็กทรอนิกสป์ ระเภท PDF

เปน็ ไฟลเ์ ดยี ว ความละเอียดไมน่ ้อยกว่า ๓๐ dpi เวน้ แต่กรณีท่สี ิง่ ทีจ่ ะสง่ ไปดว้ ยมีจานวนหน้ามากจะแยกไฟล์ต่างหาก

กไ็ ด้ และใหต้ ง้ั ชอื่ ไฟล์ตามหลกั เกณฑแ์ ละลาดับ ดงั ต่อไปน้ี ทง้ั นี้ ซอื่ ไฟลใ์ ห้ใช้เลขอารบิก และใช้เครอื่ งหมายขีดล่าง ()

แทนการเว้นวรรคหรอื เคร่อื งหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษที่สงวนไมให้ใช้ในชื่อไฟล์ (reserved characters) เช่น () ()

หรือ (S)

๔.๓.๑ ปพี ุทธศักราช

๔.๓.๒ รหสั ตัวอักษรโรมันประจาสว่ นราชการตามที่กาหนดไว้ในเอกสารแนบทา้ ย

ภาคผนวกน้ี

๔.๓.๓ เลขประจาของสว่ นราชการเจ้าของเรือ่ ง

๔.๓.๕ เลขที่ของหนงั สอื ตามทะเบยี นหนงั สอื สง่

๔.๓.๕ กรณมี หี ลายไฟล์ ใหไ้ ฟลส์ ิง่ ทจี่ ะสง่ ไปดว้ ยใชช้ อื่ ไฟล์เดียวกบั หนังสือแล้วตามดว้ ย

ตวั เลขตง้ั แต่เลข 1 เป็นตน้ ไปตามลาดับ ทงั้ น้ี โดยไม่ตอ้ งคานึงว่าเปน็ ตัวเลขเดยี วกบั ตวั เลข

ของส่งิ ท่ีสง่ มาด้วยตามทรี่ ะบใุ นหนังสอื หรือไม่

ตัวอยา่ งเช่น 2564_OPM0913_56.pdf

ส่งิ ทสี่ ่งมาด้วย ๑ 2564 OPM0913_ 56 1.pdf

ส่งิ ทส่ี ่งมาด้วย ๒ 2564 OPM0913 56 2.pdf

๕. การสง่ ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนังสือราชการทางอีเมล ใหส้ ว่ นราชการดาเนินการดังนี้

๕.๑ ใหห้ วั หน้าสว่ นราชการมอบหมายเจา้ หน้าท่ขี องหนว่ ยงานสารบรรณกลางหรอื เจ้าหน้าทใ่ี น

สงั กดั ส่วนราชการนนั้ คนหนึ่งหรอื หลายคนเพือ่ ทาหนา้ ทสี่ ่งขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนงั สอื ของสว่ นราชการน้นั ทางอเี มล

๕.๒ ให้เจ้าของเรอื่ งนาส่งไฟลอ์ ิเลก็ ทรอนกิ ส์ตาม ๔.๓ รวมทงั้ แจง้ ทอ่ี ยู่อีเมลของผรู้ บั
และหมายเลขโทรศพั ท์ของผูร้ บั (ถ้าม)ี ใหเ้ จ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑ เพื่อดาเนนิ การสง่ อีเมลตอ่ ไป

๕.๓ เม่ือเจ้าหน้าทตี่ าม ๕.๑ ไดร้ บั เรอ่ื งแล้ว ให้ปฏิบตั ิดงั น้ี
๕.๓.๑ ลงทะเบยี นหนงั สือส่งโดยระบเุ ลขทะเบียนส่งตามท่รี ะบไุ วใ้ นหนังสือสง่ โดยให้

ปฏบิ ตั เิ ชน่ เดยี วกบั การสง่ หนงั สอื เปน็ เอกสาร
๕.๓.๒ ตรวจสอบความเรยี บร้อยของไฟลอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ และลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

(digital signature) (ถา้ ม)ี เพ่ือรับรองความถกู ต้องของไฟลอ์ เิ ลก็ ทรอนิกสน์ ัน้
๕.๓.๓ เข้าสู่ระบบอเี มล โตยในการส่งหนังสือราชการ ให้ใชท้ ่ีอย่อู เี มลกลางของ

สว่ นราชการตามข้อ ๑ เทา่ นั้น
๕.๓.๔ ในส่วนช่ือเรื่องของอีเมล (subject) ให้ระบุโดยใช้ช่ือเรื่องตามที่ ระบุในหนังสือ

ทงั้ น้ี ในกรณีมกี ารกาหนดชัน้ ความเรว็ ใหร้ ะบุช้ันความเร็วในช่ือเร่อื งของอีเมสตามด้วยเครอ่ื งหมายทวภิ าค (:) แล้วจึง
ระบชุ ื่อเร่ือง ตัวอย่างเชน่ ดว่ นทส่ี ุด : ขอเชญิ ประชุมคณะกรรมการตรวจรบั พสั ดุตามสญั ญาเลขท่ี ครงั้ ท่ี

๕.๓.๕ ในเน้ือหาอีเมล ให้จัดรูปแบบเน้ือหาเป็น HTML โดยให้ใช้การเข้ารหัสข้อความ
(text encoding) แบบ UTF-8 และใช้ตัวแบบอักษร (font) Arial หรือ Verdana หรือ Times New Roman หรือ
font อื่นใดซึ่งรองรับการแสดงผลภาษาไทย และสามารถแสดงผลบนอุปกรณ์ส่วนใหญ่ได้

๕.๓.๖ เนื้อหาของอีมลตอ้ งมกี ารจัดเรียงและมีเนื้อหาของข้อความดงั ต่อไปนี้
๕.๓.๖.๑ คาขึ้นตน้ ให้ใช้คาขึน้ ต้นตามฐานะของผู้รบั หนงั สือตามตารางการใช้คาขน้ึ ตัน
สรรพนาม และคาลงทา้ ย ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตาแหนง่ ของผูท้ อี่ ีเมลนั้นมถี งึ หรอื ชอื่ บุคคลในกรณีทม่ี ีถงึ
ตวั บคุ คลไม่เกยี่ วกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี
๕.๓.๖.๒ ข้อความ ให้ลงสรุปสาระสาคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายหากมีความ
ประสงคห์ ลายประการให้แยกเปน็ ขอ้ ๆ
๕.๓.๖.๓ คาลงท้าย ใหใ้ ช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น
สรรพนาม และคาลงทา้ ย ทกี่ าหนดไว้ในภาคผนวก ๒
๕.๓.๖.๔ ลงช่อื ให้พิมพช์ ือ่ ส่วนราชการทีส่ ง่ หนังสือน้นั
๕.๓.๖.๕ ขอ้ มูลติดต่อ ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ
และหมายเลขโทรศัพท์ ท้ังน้ี ให้ระบุชื่อเจ้าหน้าท่ีที่เป็นเจ้าของเร่ืองและหมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อกับเจ้าหน้า
ทน่ี ้ันได้ไว้ด้วย
๕.๓.๖.๖ ข้อความขอให้ตอบกลับ เพอ่ื ขอให้ผู้รับอีเมลหรือเจ้าหน้าที่ที่เก่ียวข้องแจ้งตอบ
กลับ (reply) ว่าไดร้ บั อเี มลนนั้ แลว้ ตวั อย่างเชน่ "หากทา่ นได้รับอเี มลนแี้ ล้วกรณุ าแจง้ การได้รับกลับมายงั ทอี่ ยู่
อีเมลน้ีด้วย จะขอบคณุ ยิ่ง"

-๕-

๕.๓.๖.๗ เสน้ ปิดข้อความ โตยให้มเี สน้ ประหรือเส้นทบึ ปิดขอ้ ความยาวตลอดบรรทดั ทอ่ี ยู่
ใตข้ อ้ มูลติดต่อ เพือ่ แสดงใหเ้ หน็ วา่ ส้ินสุดเนื้อหาของอีเมล

๕.๓.๖.๘ ขอ้ ความจากัดความรบั ผิดมาตรฐาน ใหพ้ มิ พข์ ้อความทั้งภาษาไทยและ
ภาษาอังกฤษ ดังตอ่ ไปน้ี

"อีเมล (และ/หรือเอกสารแนบ) น้ีเป็นข้อมูลท่ีเป็นความลับ และอาจเป็นข้อมูลที่เป็น
เอกสทิ ธิเ์ ฉพาะบุคคล การนาขอ้ มูลตงั กล่าวไปใช้หรือเปิดเผยให้บุคคลอ่ืนใดล่วงรู้ เป็นการกระทาท่ีไม่ได้รับอนุญาต
หากทา่ นมไิ ดเ้ ป็นบคุ คลท่ีอเี มลฉบบั นีร้ ะบุถงึ แล้ว กรุณาลบอเี มลนี้ออกจากคอมพิวเตอร์ท่ีท่านได้รับ ทั้งน้ี ขอขอบคุณ
หากท่านไดแ้ จง้ ผ้สู ่งถึงการจัดสง่ อเี มลผดิ พลาดดว้ ย

This e-mail (and/or attachments) is confidential and may be privileged.
Use or disclosure of it by anyone other than a designated addressee is unauthorized. If you are not
an intended recipient, please delete this e-mail from the computer on which you received it. We
thank you for notifying us immediately."

๕.๓.๗ ให้ระบุท่ีอยอู่ เี มลของผรู้ ับไว้ในชอ่ ง "ถงึ " (To) โดยในกรณีที่มผี ้รู บั หลายคน
ให้เรียงลาดับที่อยู่อีเมลในช่องเดียวกัน แต่สาหรับกรณีท่ีต้องส่งอีเมลท่ีส่งออกเป็นสาเนาให้บุคคลอ่ืนใดด้วยแล้ว
ใหร้ ะบทุ ่ีอยู่อเี มลของผู้รบั สาเนาในชอ่ ง "สาเนาถึง" (CC โดยให้ส่งสาเนาไปยังท่ีอยู่อีเมลของเจ้าของเรื่องด้วย (ถ้ามี)
และให้ใช้ช่อง "สาเนาลับถงึ " (BCC) สาหรบั กรณีดงั ต่อไปนี้

๕.๓.๗.๑ การสง่ ไปจัดเก็บเป็นสาเนาภายในระบบของสว่ นราชการ
๕.๓.๗.๒ การสง่ หนงั สือไปยงั ผรู้ บั จานวนเกินกว่าหนง่ึ คนซง่ึ ส่วนราชการเหน็ ว่าจาเปน็ ตอ้ ง
มกี ารปกปิดไม่ใหผ้ รู้ บั ทราบวา่ ได้ส่งไปยงั บคุ คลอนื่ ด้วย
๕.๓.๘ กอ่ นการสง่ อีมลออก ใหเ้ จา้ หน้าท่ตี าม ๕.๑ แนบหนงั สอื และสงิ่ ทจ่ี ะส่งไปดว้ ย
ทีเ่ ปน็ ไฟล์อิเล็กทรอนกิ ส์ประเภท PDF และไฟล์อ่นื ใด (ถ้าม)ี พรอ้ มทั้งตรวจสอบความถูกตอ้ งอกี คร้ังหนึ่ง หากเห็นว่า
ถูกต้องครบถว้ น ให้ลงลายมือช่ืออิเล็กทรอนิกส์ (digital signature) (ถ้ามี)เพื่อรับรองความถูกต้องและส่งอีเมลน้ัน
พรอ้ มทั้งบันทกึ ในทะเบยี นหนังสอื ส่งด้วยวา่ ไดส้ ่งหนงั สือโดยทางอเี มลแลว้
๕.๓.๙ ในกรณีท่ไี ฟลอ์ ิเล็กทรอนกิ สท์ ่ีจะแนบไปกบั อีเมลมีขนาดใหญเ่ กินกว่าท่ีจะสามารถ
แนบไปได้แล้ว ใหน้ าไฟล์อิเลก็ ทรอนิกส์ตังกล่าวไปจัดเก็บไว้ในท่ีที่ผู้รับอีเมลหรือผู้รับหนังสือสามารถเข้าถึงได้ตามที่
สว่ นราชการกาหนด และใหค้ ดั ลอกที่อยูข่ องไฟลอ์ เิ ล็กทรอนิกส์นนั้ ไประบไุ ว้ในส่วนเน้ือหาของอีเมลแทน
๕.๓.๑๐ ภายหลงั จากไดส้ ง่ อเี มลแล้ว หากได้รบั การตอบกลบั (reply) ตาม ๓.๒ วา่ ได้รับ
อีเมลแล้ว ใหเ้ จ้าหนา้ ทต่ี าม ๕.๑ สง่ ต่อ (forward) อเี มลตอบกลบั ดังกลา่ วใหเ้ จา้ ของเรอ่ื งทราบดว้ ย

-๖-

๕.๓.๑๑ ในกรณที ีป่ รากฎว่าไม่สามารถสง่ อมี ลไปยังผู้รับไดแ้ ล้ว ใหเ้ จา้ หน้าท่ีตาม ๕.๑
ตรวจสอบและแก้ไขท่อี ยอู่ เี มลใหถ้ ูกตอ้ งตามที่มีการประกาศเผยแพร่หรือท่ีได้ให้ไว้แก่ส่วนราชการนั้นแล้วส่งใหม่อีก
คร้งั หากตรวจสอบพบว่ถูกตอ้ งแล้วหรือไม่สามารถแกไ้ ขทอ่ี ยู่อีเมลได้ ใหแ้ จง้ เจา้ ของเรอ่ื งโดยเรว็

๕.๔ เม่อื ไตร้ ับแจง้ วา่ ไม่สามารถสง่ อีเมลไปยงั ทอ่ี ยูอ่ เี มลของหน่วยงานหรอื บุคคลผรู้ ับอเี มล
ตามทีม่ กี ารประกาศเผยแพรห่ รอื ท่ไี ด้ใหไ้ ว้แกส่ ่วนราชการนนั้ ให้เจ้าของเรอ่ื งติดตอ่ หนว่ ยงานหรือบคุ คลผู้รับอเี มลเพ่ือ
ยนื ยนั ท่อี ย่อู ีเมลท่สี ามารถรบั ส่งได้ และแจง้ เจ้าหนา้ ทีต่ าม ๕.๑ เพอ่ื ดาเนนิ การสง่ ตาม ๕.๓ อีกคร้ัง หากเจา้ หนา้ ทตี่ าม
๕.๓ ส่งอีมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ได้รับการยืนยันหรือแจ้งใหม่แล้วแต่ยังไม่สามารถส่งได้สาเร็จ ให้ส่วนราชการน้ัน
ดาเนินการส่งหนังสือให้หน่วยงานหรือบุคคลดังกล่าวด้วยวิธีการอื่นต่อไป เพื่อให้ส่งหนังสือนั้นได้โดยไม่เกิดความ
เสยี หายแก่ราชการ ทง้ั น้ี ในกรณีทผี่ ูร้ ับหนังสือเปน็ หน่วยงานของรฐั ใหผ้ สู้ ง่ ระบุเหตุการณ์ที่ไม่สามารถส่งหนังสือนั้น
โดยทางอเี มลได้ไว้ในหนังสือน้นั เพ่ือให้หวั หน้าหนว่ ยงานผ้รู บั ได้ทราบด้วย

๕.๕ กรณีอีเมลท่ีมีการกาหนดช้ันความเร็วประเภทด่วนที่สุด หรือมีผลให้ผู้รับต้องดาเนินการ
อย่างหน่ึงอย่างใตภายในกาหนดเวลาแล้ว ให้เจ้าของเร่ืองมหี นา้ ที่ติดต่อเจ้าหน้าท่ีของผู้รับทางโทรศัพท์หรือช่องทาง
อื่นใดเพ่ือยืนยันว่าได้รับหนังสือน้ันแล้วภายหลังจากท่ีเจ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑ได้จัดส่งอีเมล และเม่ือได้รับแจ้งแล้ว ให้
เจา้ ของเรอื่ งแจ้งให้เจา้ หน้าทีต่ าม ๕.๑ บนั ทกึ ไวใ้ นหมายเหตขุ องทะเบียนหนงั สือส่งวา่ ไดย้ นื ยนั กับผู้รับแล้ว พร้อมท้ัง
ระบุวันและเวลาที่ได้รับการยืนยันจากผู้รับด้วยทั้งน้ี เว้นแต่กรณีท่ีได้รับการตอบกลับว่าได้รับอีเมลแล้ว จะไม่
ดาเนินการตามข้อน้ีกไ็ ด้

๖. ในกรณที ่สี ่วนราชการใดอนุญาตหรือจัดใหม้ ีที่อยู่อเี มลกลางตามข้อ ๑ สาหรับหน่วยงานในสังกัด
ท่ตี ัง้ อยใู่ นภูมภิ าค หรอื หนว่ ยงานในสังกัดที่จาเป็นต้องมีหน่วยงานสารบรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลาง หรือ
กรณีมเี หตผุ ลความจาเป็นอื่นใด ใหห้ ัวหน้าหน่วยงานนั้นมอบหมายเจ้าหน้าทขี่ องหนว่ ยงานคนหนึ่งหรือหลายคนเพื่อ
ทาหนา้ ท่ีรบั หรอื สง่ หนงั สอื ทางอเี มลกลางดังกล่าว และให้นาความในข้อ ๒ ข้อ ๓ ข้อ และข้อ ๕ หน่วยงานน้ันด้วย
โดยอนโุ ลม

รหสั ตวั อกั ษรโรมนั ประจาสว่ นราชการ

แนบทา้ ยภาคผนวก ๗

หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และกบ็ รกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ

โดยไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์

---------------------

๑. รหสั ตวั อกั ษรโรมันประจากระทรวง ทบวง และส่วนราชการท่ีไมส่ ังกดั สานกั นายกรัฐมนตรี

กระทรวง หรอื ทบวง ให้กาหนดไว้ ดังน้ี

สานกั นายกรฐั มนตรี OPM

กระทรวงกลาโหม MOD

กระทรวงการคลงั MOF

กระทรวงการต่างประเทศ MFA

กระทรวงการทอ่ งเทยี่ วและกฬี า MOTS

กระทรวงการพฒั นาสงั คมและความมัน่ คงของมนุษย์ SDHS

กระทรวงการอดุ มศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจยั และนวตั กรรม HESI

กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ MOAC

กระทรวงคมนาคม MOT

กระทรวงดิจทิ ัลเพ่ือเศรษฐกจิ และสงั คม MDES

กระทรวงทรพั ยากรธรรมชาติและส่งิ แวดลอ้ ม MNRE

กระทรวงพลังงาน MENE

กระทรวงพาณชิ ย์ MOC

กระทรวงมหาดไทย MOI

กระทรวงยุตธิ รรม MOJ

กระทรวงแรงงาน MOL

กระทรวงวัฒนธรรม MCUL

กระทรวงศกึ ษาธกิ าร MOE

กระทรวงสาธารณสุข MOPH

กระทรวงอุตสาหกรรม MIND

สานักงานพระพทุ ธศาสนาแหง่ ชาติ ONAB

สานกั งานคณะกรรมการพิเศษเพอื่ ประสานงานโครงการ RDPB

อนั เนื่องมาจากพระราชดาริ

สานกั งานราชบัณฑติ ยสภา ORST

สานกั งานตารวจแหง่ ชาติ RTP

สานกั งานปอ้ งกนั และปราบปรามการฟอกเงิน AMLO

สานักงานคณะกรรมการป้องกันและปราบปรามการทจุ รติ ในภาครฐั PACC

๒. รหสั ตัวอักษรโรมนั ประจาจงั หวัด และกรงุ เทพมหานคร ให้กาหนดไว้ ตังนี้

กระบี่ KBI ปราจีนบรุ ี PRI สมทุ รสงคราม SKM
สมทุ รสาคร SKN
กรุงเทพมหานคร BKK ปตั ตานี PTN สระแก้ว SKW
สระบุรี SRI
กาณจนบรุ ี KRI พะเยา PYO สงิ หบ์ รุ ี SBR
สโุ ขทัย STI
กาฬสินธ์ุ KSN พระนครศรีอยุธยา AYA สพุ รรณบุรี SPB
สรุ าษฎร์ธานี SNI
กาแพงเพชร KPT พังงา PNA สุรินทร์ SRN
หนองคาย NKI
ขอนแก่น KKN พทั ลงุ PLG หนองบวั ลาภู NBP
อ่างทอง ATG
จันทบรุ ี CHI พจิ ิตร PCK อานาจเจรญิ ACR
อดุ รธานี UDN
ฉะเชงิ เทรา CCO พิษณโุ ลก PLK อตุ รดิตถ์ UTT
อุทยั ธานี UTI
ชลบรุ ี CBI เพชรบรุ ี PBI อบุ ลราชธานี UBN

ชัยนาท CNT เพชรบรู ณ์ PNB

ชัยภูมิ CPM แพร่ PRE

ชุมพร PKT ภเู ก็ต PKT

เชยี งราย CRI มหาสารคาม MKM

เชียงใหม่ CMI มกุ ดาหาร MDH

ตรัง TRG แมฮ่ อ่ งสอน MSN

ตราด TRT ยโสธร YST

ตาก TAK ยะลา YLA

นครนายก NYK รอ้ ยเอ็ด RET

นครปฐม NPT ระนอง RNG

นครพนม NPM ระยอง RYG

นครราชสีมา NMA ราชบรุ ี RBR

นครศรธี รรมราช NRT ลพบรุ ี LRI

นครสวรรค์ NSN ลาปาง LPG

นนทบุรี NBI ลาพนู LPN

นราธวิ าส NWT เลย LEI

น่าน NAN ศรีสะเกษ SSK

บึงกาฬ BKN สกลนคร SNK

บรุ รี ัมย์ BRM สงขลา SKA

ปทุมธานี PTE สตลู STN

ประจวบคีรขี นั ธ์ PKN สมุทรปราการ SPK

---------------------------