ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ โปรแกรม Microsoft Excel 2016

วิชา ซอฟต์แวรป์ ระยกุ ต์ ง20216
เร่ือง ไมโครซอฟต์ เอกเซล (Microsoft Excel 2016)

ความรู้เบ้ืองตน้ เกีย่ วกับ
โปรแกรม

Microsoft Excel 2016

5

ความรูเ้ บื้องต้นเก่ียวกบั โปรแกรม Microsoft Excel 2016
รู้จกั กับโปรแกรม Microsoft Excel 2016
โปรแกรม Microsoft Excel 2016 เปน็ สว่ นหนงึ่ ของโปรแกรมในชดุ Microsoft
Office 2016 ทใ่ี ชส้ �ำ หรบั จดั เกบ็ ขอ้ มลู ในรปู แบบตาราง มคี วามสามารถในการจดั เรยี ง
และคดั กรองข้อมูลจำ�นวนมากได้อย่างรวดเรว็ นอกจากนี้ Microsoft Excel ยังเปน็
โปรแกรมท่ีมีความสามารถในการคำ�นวณตัวเลขได้อย่างแม่นยำ� และสามารถนำ�
ผลลพั ธ์ที่ได้มาสรปุ ข้อมลู ให้อยู่ในรูปแบบตา่ ง ๆ ทหี่ ลากหลาย เชน่ การสร้างแผนภูมิ
เพือ่ สร้างข้อมลู ในเชงิ รปู ภาพ เปน็ ตน้
ความสามารถทโี่ ดดเดน่ ดงั กลา่ วท�ำ ใหโ้ ปรแกรม Microsoft Excel เปน็ โปรแกรม
ท่ีเหมาะสำ�หรับงานท่ีเก่ียวข้องกับการคิดคำ�นวณเป็นอย่างย่ิง และสามารถนำ�ไป
ประยุกต์ใช้ในการทำ�งานได้อย่างกว้างขวาง ท้ังในภาครัฐและเอกชน เช่น งาน
วิเคราะหท์ างการเงิน การวจิ ัยตลาด การคำ�นวณค่าทางสถติ ิ การจดั ท�ำ บญั ชแี ละงบ
การเงิน เปน็ ตน้

รปู ภาพท่ี 1 หน้าจอโปรแกรม Microsoft Excel 2016

6

การเขา้ สูโ่ ปรแกรม Microsoft Excel 2016
การเขา้ สโู่ ปรแกรม Microsoft Excel 2016 นนั้ มวี ธิ เี หมอื นกบั การเขา้ สโู่ ปรแกรม
อน่ื ๆ ในชุด Microsoft Office โดยมวี ิธกี ารดงั น้ี
1. คลิกปุ่ม --> เลือก Excel 2016

รปู ภาพที่ 2 หนา้ จอการเขา้ โปรแกรม Microsoft Excel 2016
ส่วนประกอบของหนา้ ต่าง Microsoft Excel 2016
หลังจากเปดิ โปรแกรม Microsoft Excel ขึ้นมาแล้ว จะมีหนา้ ตา่ งเอกสารใหม่
ทช่ี อ่ื วา่ เวริ ก์ บกุ๊ 1 ปรากฎขนึ้ มาดงั รปู โดยสว่ นประกอบหลกั ของหนา้ ตา่ ง Microsoft
Excel 2016 มดี งั นี้

7

รูปภาพที่ 3 หนา้ จอส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel 2016

8

หมายเลข ชือ่ ส่วนประกอบ หนา้ ท่ี

1 แท็บแฟ้ม (File) ศูนย์รวมคำ�สั่งจัดการไฟล์ท่ัวไป เช่น บันทึก
(Save) , เปดิ (Open) , สร้างไฟลใ์ หม่ (New)
แถบเก็บปุ่มคำ�สั่งท่ีใช้บ่อย โดยโปรแกรมจะ
2 แถบเคร่ืองมือดว่ น กำ�หนดค่าเรมิ่ ตน้ ให้ 3 ปุ่ม คือ Save , Undo
(Quick Access Toolbar) และ Redo

แถบแสดงชอื่ และประเภทของไฟลท์ เี่ ปดิ ใชง้ าน

3 แถบชื่อเรอื่ ง (Title Bar) อยู่ เช่น ในภาพตวั อย่างเปิดไฟล์ชื่อ สมดุ งาน1

ซงึ่ เป็นไฟล์ประเภท Microsoft Excel เป็นตน้
แถบกลมุ่ ค�ำ สงั่ ซงึ่ ประกอบดว้ ยแทบ็ ตา่ ง ๆ โดย

4 แถบรบิ บอน (Ribbon) แต่ละแท็บจะรวบรวมคำ�สั่งเป็นหมวดหมู่ เพื่อ

ใหง้ ่ายต่อการใช้งาน
เปน็ แถบแสดงรายละเอยี ด และสถานะของแผน่
5 แถบสถานะ (Status Bar) งาน (Worksheet) ทีใ่ ช้งานอยู่

6 ปุ่มควบคมุ วินโดวส์ ปมุ่ จดั การหนา้ ตา่ งโปรแกรม ใชส้ �ำ หรบั ยอ่ ขยาย

(Program Window Controls) หรอื ปดิ หน้าตา่ งโปรแกรม
7 แถบสูตร (Formula Bar) แถบสำ�หรบั ปอ้ นหรอื แสดงสูตรค�ำ นวณ
ส่วนท่ีใช้แสดงหรือป้อนข้อมูล ซึ่งพื้นที่การ

8 พืน้ ทีก่ ารท�ำ งาน (Work Area) ท�ำ งานจะแบง่ เป็นช่อง ๆ ตามแนวแถว (Row)
และแนวคอลมั น์ (Column) โดยแตล่ ะชอ่ งเรยี ก

กวา่ เซลล์ (Cell)
หมายเลขแถว โดย 1 แผ่นงานมีทั้งหมด
9 หวั แถว (Row Header) 1,048,579 แถว

10 หัวคอลมั น์ (Column Header) ช่อื คอลมั น์ โดย 1 แผน่ งานมีทงั้ หมด 16,384
คอลัมน์
แถบรายชอ่ื แผน่ งาน ปา้ ยแสดงรายชอ่ื แผน่ งานทง้ั หมด หากตอ้ งการ
11 (Worksheet Tab) เปิดแผ่นงานไหนให้คลิกทชี่ อ่ื แผน่ งานนน้ั

ปุ่มปรับขนาดการแสดงผลเอกสาร โดยวิธีการ

12 แถบย่อ/ขยายเอกสาร ใชง้ านดงั นี้
(Zoom Controls) - ขยายเอกสาร : เลือ่ นลกู ศรไปทางบวก (+)

13 แถบมมุ มองเอกสาร - ย่อเอกสาร : เล่อื นลูกศรไปทางลบ (-)
(View Shortcuts) ปุ่มคำ�สั่งสำ�หรับกำ�หนดมุมมองการแสดงผล
ของเอกสาร

9

แถบเครอื่ งมอื รบิ บอนบนโปรแกรม Excel
แถบรบิ บอนเปน็ แหล่งรวบรวมค�ำ สั่ง ซง่ึ ประกอบด้วยแท็บต่าง ๆ โดยแต่ละ
แท็บจะรวบรวม และแบง่ คำ�สงั่ เป็นหมวดหมู่ เพอื่ ใหง้ ่ายต่อการเรยี กใช้ โดยแถบรบิ
บอนจะแบง่ เปน็ สว่ นหลกั ๆ ดงั นี้
แทบ็ หน้าแรก คำ�สง่ั เกี่ยวกบั การเลือกแบบอกั ษร การกำ�หนดลกั ษณะตาราง
การจัดวางขอ้ มูลในเซลล์ และเคร่อื งมือค้นหา/แทนที่ขอ้ ความ

รูปภาพที่ 4 หนา้ จอแท็บหนา้ แรก
แท็บแทรก คำ�ส่งั เกยี่ วกับการแทรกวตั ถุประเภทต่าง ๆ ลงบนเอกสาร เชน่
ตาราง ภาพ/คลิปอาร์ต/รปู วาด แผนภูมิ ข้อความและสัญลกั ษณ์พเิ ศษ

รปู ภาพท่ี 5 หน้าจอแท็บแทรก
แทบ็ เคา้ โครงหนา้ กระดาษ คำ�ส่ังเกย่ี วกบั การตัง้ ค่าหนา้ กระดาษ กำ�หนดการ
ซ่อน/แสดงสว่ นประกอบของตารางงาน และการจัดเรยี งข้อความ/วัตถุ

รปู ภาพท่ี 6 หนา้ จอแทบ็ เคา้ โครงหน้ากระดาษ

10

แท็บสูตร เครื่องมือสร้างฟังก์ชั่นการคำ�นวณประเภทต่าง ๆ ส่วนประกอบ
เพิ่มเติมของเอกสาร การกำ�หนดชื่อให้กลุ่มเซลล์ และเคร่ืองมือตรวจสอบความถูก
ต้องของสูตรท่ีใชง้ าน

รปู ภาพที่ 7 หนา้ จอแท็บสูตร
แทบ็ ขอ้ มลู รวมค�ำ สง่ั เกย่ี วกบั การเรยี งล�ำ ดบั และการกรองขอ้ มลู การตรวจสอบ
ความถูกตอ้ งของข้อมลู และการจดั กลมุ่ ขอ้ มูล

รปู ภาพที่ 8 หนา้ จอแท็บขอ้ มูล
แทบ็ รวี วิ ค�ำ สง่ั เกย่ี วกบั การตรวจทานเอกสาร เชน่ การพสิ จู นอ์ กั ษร การแทรก
ขอ้ คดิ เหน็ บนเอกสาร การป้องกันเอกสาร ก�ำ หนดการตดิ ตามและการเปรยี บเทยี บ
เอกสาร

รปู ภาพที่ 9 หนา้ จอแทบ็ รวี ิว
แทบ็ มมุ มอง ค�ำ สง่ั ส�ำ หรบั เลอื กมมุ มองในการท�ำ งานกบั ตารางงาน การซอ่ น/
แสดงสว่ นประกอบบนหนา้ ตา่ งโปรแกรม และการยอ่ /ขยายตารางงาน

รูปภาพท่ี 10 หน้าจอแทบ็ มุมมอง

11

การเรยี กชอ่ื เซลล์
แผน่ งานหรอื ทน่ี ยิ มเรยี กวา่ เวริ ก์ ชตี (Worksheet) นน้ั ประกอบไปดว้ ยตาราง
สเ่ี หลย่ี มทเ่ี กดิ จากการตดั กนั ของแถวและคอลมั น์ ภายในแผน่ งานนน้ั ๆ โดยเราเรยี ก
ชอ่ งสเ่ี หลย่ี มแตล่ ะชอ่ งวา่ เซลล์ (Cell) และแตล่ ะเซลลก์ จ็ ะมชี อ่ื เรยี กเพอ่ื บอกต�ำ แหนง่
ของตวั เอง ซง่ึ การเรยี กชอ่ื เซลลน์ น้ั มหี ลกั งา่ ย ๆ คอื ใหเ้ รยี กชอ่ื หวั คอลมั นน์ �ำ หนา้ แลว้
ตามดว้ ยหมายเลขแถวดงั รปู

เซลล์ A1 เซลล์ D2
เซลล์ B3

รปู ภาพท่ี 10 หนา้ จอการเรียกชอ่ื เซลล์
การเลอ่ื นต�ำ แหนง่ เซลล์
ส�ำ หรบั การเลอ่ื นไปยงั ต�ำ แหนง่ เซลลท์ ต่ี อ้ งการนน้ั สามารถท�ำ ไดห้ ลายวธิ ดี งั น้ี
1. การใชเ้ มาสค์ ลกิ เปน็ การใชเ้ มาสค์ ลกิ เพอ่ื เลอ่ื นไปยงั ต�ำ แหนง่ ทต่ี อ้ งการ
2. การใชแ้ ปน้ พมิ พ์ เปน็ การใชค้ ยี ล์ ดั เพอ่ื เลอ่ื นไปยงั ต�ำ แหนง่ ตา่ ง ๆ ทต่ี อ้ งการ
โดยคยี ล์ ดั ทน่ี ยิ มใชม้ ดี งั น้ี

คีย์ลัด หน้าที่

Home เลอ่ื นไปยังคอลมั น์ A ของแถวปจั จุบัน
/ เลอ่ื นไปยังเซลลซ์ ้าย/ขวาตามทศิ ทางของลูกศรครัง้ ละ 1 เซลล์
/ เลื่อนไปยงั เซลลบ์ น/ลา่ งตามทศิ ทางของลูกศรครั้งละ 1 เซลล์
เล่อื นไปยงั เซลล์ A1
Ctrl + Home เลอื่ นไปยังเซลลส์ ุดท้ายท่ีมขี ้อมูล
Ctrl + End เลื่อนไปทางขวา/ซ้าย คร้ังละ 1 เซลล์
Tab/Shift+Tab เลือ่ นแผ่นงานข้ึนคร้งั ละ 1 หนา้ จอ
เล่ือนแผ่นงานลงครง้ั ละ 1 หน้าจอ
PgUp
PgDn

12

คยี ์ลดั หน้าที่

Alt+PgUp เลอ่ื นแผ่นงานไปทางซ้ายครัง้ ละ 1 หน้าจอ

Alt+PgDn เลื่อนแผน่ งานไปทางขวาคร้ังละ 1 หนา้ จอ

Ctrl+PgUp เลือ่ นไปยงั แผ่นงานที่อยทู่ างซา้ ยครั้งละ 1 ชตี

Ctrl+PgDn เลอ่ื นไปยังแผน่ งานทีอ่ ยู่ทางขวาคร้งั ละ 1 ชีต

การสรา้ งสมดุ งานใหม่
ส�ำ หรบั การสรา้ งสมดุ งานใหมข่ น้ึ มาใชง้ านนน้ั มวี ธิ กี ารดงั น้ี
1. คลกิ แทบ็ ไฟล์ --> เลอื ก ใหม่
2. คลกิ เวรสิ บ์ กุ๊ เปลา่

1

2

รปู ภาพท่ี 11 หน้าจอการสร้างสมุดใหม่

13

การบนั ทกึ สมดุ งาน
หลงั จากสรา้ งสมดุ งานขน้ึ มาแลว้ ถา้ ตอ้ งการเกบ็ สมดุ งานไวใ้ ชใ้ นครง้ั ตอ่ ไป ก็
สามารถบนั ทกึ ไดด้ ว้ ยวธิ กี ารตอ่ ไปน้ี
1. คลกิ แทบ็ ไฟล์ --> เลอื ก ค�ำ สง่ั บนั ทกึ หรอื กดปมุ่ Ctrl + s ทแ่ี ปน้ พมิ พ์
2. เลอื กโฟลเดอรเ์ กบ็ ไฟล์ --> ตง้ั ชอ่ื สมดุ งานลงในชอ่ ง ชอ่ื แฟม้
3. ไปทช่ี อ่ ง บนั ทกึ เปน็ ชนดิ เพอ่ื เลอื กประเภทของไฟลโ์ ดยมรี ายละเอยี ด ดงั น้ี
Excel Workbook (*.xlsx) : บนั ทกึ เพอ่ื น�ำ ไปเปดิ ดว้ ยโปรแกรม
Microsoft Excel เวอรช์ น่ั 2007-2010
Excel 97-2003 Workbook (*.xls) : บนั ทกึ เพอ่ื น�ำ ไปเปดิ ดว้ ยโปรแกรม
Microsoft Excel เวอรช์ น่ั 97-2003
4. คลกิ ปมุ่ บนั ทกึ

1.1
1.2 2.1

2.2

2.3
3
4

14

การเปดิ สมุดงานเก่า
หากตอ้ งการเปดิ สมดุ งานที่เคยบนั ทึกไวข้ ้นึ มาใช้งานอกี ครงั้ ให้ท�ำ ตามขน้ั ตอน
ตอ่ ไปนี้
1. คลิก แท็บไฟล์ --> เลอื ก คำ�สัง่ เปดิ
2. เลือกโฟลเดอร์เกบ็ ไฟล์ --> คลิกช่ือสมดุ งานทตี่ อ้ งการ --> คลกิ ปุม่ เปิด

1.1
1.2 2.1
2.2
2.3

2.4

15

การปิดสมดุ งานและปดิ โปรแกรม Microsoft Excel 2016
หลังจากใช้งานและบันทึกสมุดงานเรียบร้อยแล้ว หากไม่ต้องการใช้สมุดงาน
นนั้ อกี ต่อไปก็ควรปิดหนา้ ตา่ งท่ไี ม่ไดใ้ ช้ โดยสามารถทำ�ได้หลายวิธีดังน ี้
วิธที ่ี 1 : คลิกปุ่ม ตรงมมุ บนขวาของหน้าตา่ ง
วธิ ที ี่ 2 : คลกิ ไปที่ ไฟล์ --> เลอื กไปท่ี ค�ำ ส่งั ปดิ

วิธีท่ี 3 : คลกิ ไปท่ี ไฟล์ --> คลกิ ไปที่

16

Note
การเปดิ -ปิดสมดุ งานดว้ ยแปน้ พมิ พ์
นอกจากการเปดิ -ปดิ สมดุ งานด้วยวธิ ปี กติแบบท่ีผ่านมาแลว้ เรายงั สามารถใช้
แป้นพิมพ์สงั่ เปิด-ปิดสมุดงานแทนได้ ด้วยการกดคยี ์ลดั ต่อไปนี้
Ctrl + O : เปิดสมุดงาน
Ctrl + F4 หรือ Ctrl + W : ปิดสมดุ งาน

17