SOP Task Admin Nasional

Refresh Briefing
Task Admin
Nasional 1

Randi Ranata

Task Admin Daily
Nasional 1
01 Update Team Terkait Covid-19
Yang akan kita bahas pada sesi ini 02 Problem OOH

2 Weekly

03 Absensi Briefing DS
04 All DS Activity
05 Berkas New Joiner

Monthly

06 PBC Acuan Wages dan Data Pendukung Lainnya
07 Visibility Report
08 Rekap Nota Basecamp & Internet
09 Rekap Nota OVR
10 Reporting Stock Opname

Quarterly

11 Packing Paper Diary / ATK dan Request Logistik

Update Team

Terkait Covid-19

3

Tarik Data Penarikan Data Excel Online Yang Sudah
Excel Online Di Isi Oleh Masing-Masing Team

4 Setiap hari team akan mengisi Excel Online untuk
Collect Data dan Kondisi Team, akan saya tarik
setiap pagi jam 9 sampai jam 10. Meliputi "Update
Collect Data Daily" "Update Kondisi Team (Vaksin)"
"Update Kondisi Team". Akan di Report ke Pak
Hendry maksimal jam 10:30 Pagi.

Problem OOH

5

Purchase Problem

Paper yang diterima oleh Puncher,
akan ada 1 atau 2 Purchase Problem

6 Dalam penginputan Purchase Paper OOH. Team
Puncher akan menemukan problem dalam 1 Trip
yang tidak bisa diinput. Hal ini dikarenakan
dalam 1 Trip tersebut ada yang tidak sesuai
dengan Panel Smart. Dalam hal ini Team
Puncher akan menandai bagian yang Problem
dan mengirimkan Foto ke saya.

Proses Cek dan
Back to Field

Paper yang dikirim oleh Puncher, akan 7
saya filter dan cek

Paper akan saya cek 1 per 1 untuk mana saja
yang bisa langsung saya Feedback ke Puncher,
Jika paper tersebut butuh konfirmasi ke Team
Field maka akan saya kirim By Grup Telegram.
Paper yang sudah di Feedback oleh Team akan
saya rekap dan direport setiap Hari Rabu,

Lost Purchase Menjadi perhatian kita semua untuk Lost Purchase ini
pada setiap Periode nya.
Lost Purchase pada setiap Periode
Informasi ini untuk kita perhatikan bersama bahwa dalam setiap
2.000 Periode masih banyak Purchase kita yang tidak bisa diinput. Kita
bisa meminimalisir Lost Purchase dengan memfeedback Problem
OOH yang dikirim oleh Puncher Admin Nasional 1 Field
Team (Feedback) Admin Nasional 1 Puncher

1.500 8
1.000

500

0 Periode Periode Periode Periode Periode Periode Periode Periode Periode Periode
Periode 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
01

Percentage Feedback per Area

9

Absensi Briefing DS

10

Timeline dan
Rekap Absensi DS

Admin Mengirimkan Rekap Absensi Briefing Report Absensi
Email Absensi Briefing DS setiap Week Briefing 1 Periode

Admin mengirimkan Absensi 11 Absensi Briefing DS yang
Briefing DS dengan Timeline sudah lengkap 4 week, akan
pada hari Rabu setiap Week. Setelah Admin mengirimkan direport ke Data Acuan
Dan paling lambat pada jam Absensi, akan saya rekap Wages pada tanggal 24
3 Sore. untuk setiap Week nya dalam setiap bulannya.
1 template Absensi Briefing

Berkas New Joiner

12

Lampiran Berkas
New Joiner

Pengajuan dan Melampirkan Kelengkapan Berkas New Joiner
Berkas New Joiner
Dengan adanya Pengajuan New Joiner,
Team harus melampirkan Berkas untuk setiap kelengkapan Berkas harus diperhatikan
ada pengajuan New Joiner baik itu Admin atau untuk bisa diproses oleh Admin Office.
Data Supplier (DS). Email pengajuan New
Joiner dan melampirkan Berkas agar Kelengkapan13Berkas sebagai berikut;
dikirimkan paling lambat Hari Selasa jam 3 -Lamaran
Sore. Berkas New Joiner dikirim dalam Format -CV
PDF. -Foto 3x4 2 Lembar
-FC/Scan KTP
-FC/Scan Ijasah
-Scan NPWP
-Scan Buku Rekening/Rekening Koran
-COC Data Diri 2 Bagian
-Kode Etik 3 Bagian

PBC dan Data-data

Acuan Wages

14

PBC Setiap tanggal 20 Admin KWP Fieldwork 3 akan mengirimkan data Final
Acuan Wages Kunjungan Inhome

Report data kunjungan Inhome pada Data Tersebut akan saya buatkan summary 4R Panelist Live dan New
setiap Periode nya untuk Acuan Born per DS untuk direkap ke PBC
Wages.
Selanjutnya akan saya rekap ke Template PBC

Dalam template PBC saya kembali memeriksa apakah sudah sesuai
dengan Summary 4R Kunjungan Inhome Final

Jika15ada yang tidak sesuai akan saya cek ke Date Join apakah ada
kesalahan ID DS atau ada Pergantian DS

Begitu semua sesuai maka akan saya report ke Area Leader setiap
Bulannya tanggal 24

Data Acuan 01 Fee FF Global Alignment Birthmonth
Wages Lainnya 02 Absensi Briefing DS 4 Week
03 Pengajuan Fee Link Q
Data tambahan untuk Wages

0416 Date Join Terbaru
05 Hasil 4R Ceklist OOH
06 Template Wages dan Rekening

Parttimer

Visibility Report

17

Rekap Visibility
Report

All DS Activity dan Compile dan Rekap All Timeline Pengiriman
Date Join DS Acitivity Visibility Report

Data Visibility didapatkan 18 Setelah proses Compile dan
dari All DS Activity yang Rekap Visibility dan Reason
dikirimkan oleh Team S&D. Untuk membuat Visibility Date Join sudah selesai,
Dan Date Join terbaru dari memerlukan 4 Week dari DS maka akan direport ke
Team Office Acitivity, setelah semua Koordinator Admin Nasional
lengkap bisa diproses ke
Compile dan Rekap Visibility.
Date Join hanya
menambahkan reason DS
yang Resign

Rekap Nota

Basecamp & Internet

19

Rekap Nota Rekap Nota yang dikirimkan oleh Daerah
yang memiliki Basecamp

Setiap nota Basecamp dan Internet yang dikirimkan
ke Jakarta akan saya rekap terlebih dahulu. Setelah
itu akan diberikan ke Admin Office 2 untuk diproses.
Pengiriman Nota pada hari Jumat di Minggu kedua
setiap Bulannya

20

Feedback dan Meminta Feedback Pembayaran dan
Report Pembayaran Report Nota Basecamp & Internet
Setiap tanggal 28 saya akan meminta Feedback dari

Area yang memiliki Basecamp apakah nota sudah

dibayarkan atau belum, dan akan direport ke Mba

Welda pada tanggal 29 (Akhir Bulan)

21

Rekap Nota OVR

22

23

Untuk Rekap nota OVR tidak berjalan karena Pandemi Covid-19

Reporting Stock

Opname

24

Rekap Stock
Opname

Merekap Stock Opname yang difeedback
oleh semua Area

Setiap Akhir bulan akan dikirimkan template Stock
Opname Logistik dan ATK untuk semua Team.
Kemudian Team diharuskan memfeedback Stock

25

Opname nya seactual mungkin, yang difeedback
paling lambat tanggal 3 setiap bulannya. Feedback
akan dicompile dan direport ke Mba Welda.

Packing Paper Diary / ATK

dan Request Logistik

26

Packing Paper Diary Request Logistik
dan ATK
Proses Request Logistik yang
Proses packing paper diary 27 kekurangan bisa mengirimkan email ke
membutuhkan setidaknya 5 orang Koordinator Admin (Bang Ico) untuk di
untuk Packing pada Weekend. Dan
akan dikirimkan pada hari Senin nya. approve. Setelah di approve akan
segera dikirimkan paling lambat H+1

dari hari request nya.

Terima kasih!

28

29

Q;

Untuk problem OOH, Admin sudah
memfeedback tetapi di Rekap tidak
terfeedback

A; 30

Ini dikarenakan pada Filter di folder tidak
memakai NPAN, jadi setiap Admin
Feedback maka saya harus cari dulu foto
nya untuk di tandain sudah di feedback
oleh Admin. Jika Paper baru di feedback 1
atau 2 minggu kemudian kemungkinan
saya terlupa untuk di tandai kalau Paper
tersebut sudah di feedback.

Q;

Bisakah kita menerima rekapan dari
Mas Randi untuk paper mana saja
yang sudah di Feedback atau belum,
sehingga kita bisa cek dan koreksi lagi
untuk segera di Feedback agar ada
data yang tidak hilang.

A;

Untuk hal ini saya sudah mengirimkan
nya setiap Week pada Hari Rabu, jadi 31
bisa dilihat pada report weekly nya
untuk di follow up ke team masing-
masing.

Q;

Apakah kita bisa mengetahui
Feedback dari Team MF mana saja
Produk-produk yang baru atau Down
Up Size yang sudah di Update, agar
kita bisa menginfokan ke DS.

A; 32

Pada Periode 10 sudah kita Feedback
ke Team MF dan setelah di Random
Cek produk sudah ada di Data Base.
Untuk issue di Periode 11 sudah kita
Compile dan kirim ke Team MF untuk
produk-produk untuk di Update.
Selanjut nya akan kita Kembali di
akhir periode.

Q;
Setiap bulan kita harus mereport
Stock Opname, apakah itu sudah
mewakili request untuk Stock yang
kurang?

A; 33

Itu bisa dijadikan Atensi untuk kami
kedepan nya. Namun, untuk
memastikan bahwa agar tidak
terlewat mohon tetap mengirimkan
Email agar kita juga punya Histori nya.

Mengingatkan Kembali ke team untuk Paper Problem yang belum di
Feedback dari hasil Rekapan Weekly

Ketika report Weekly, menampilkan persentase Total problem, yang di
feedback oleh Randi, dan yang di feedback oleh Admin

Saran-saran dari Jika dalam 1 Paper OOH ada 3 problem berbeda namun hanya 2 yang di
Team Feedback, harap di tandai sudah di Feedback terlebih dahulu

Membuat mini grup telegram untuk Feedback OOH, agar Admin dan
FWO sama-sama bisa memfeedback Problem OOH

Unt3u4 k semua Team Field, jika ingin membuat Grup mohon di Telegram
agar data bisa tersimpan di server Telegram

Jika dalam report ke Admin Nasional ada report yang salah, mohon
langsung di follow up ke Admin agar langsung bisa di Feedback dan
tidak berlarut-larut untuk kesalahan report yang dikirimkan