Conocer las reglas de BPD para su aplicación en la elaboración de los reportes que utiliza en su área de trabajo. OBJETIVO
¿QUE SON LAS BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN (BPD)? Son un conjunto de lineamientos que indican las bases mínimas para el desarrollo de un Sistema documental.
¿QUE ES UN DOCUMENTO? Es una forma organizada de información que sirve como evidencia. Esta información puede estar en muchas clases de formato, soporte y/o medio. Papel Audio Informático
Estructura documental de nuestro Sistema de Gestión de Integral PROCEDIMIENTO: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso INSTRUCTIVO: Es la forma detallada para llevar a cabo una actividad de un procedimiento Formato: Es un documento con información preinsertada. Registro: Es un documento en el que se registran los datos resultantes de una actividad realizada
DOCUMENTOS REGISTROS NORMATIVIDAD Auditable ✓ No Alterados ✓ En una sola emisión ✓ Disponibles para cualquier consulta ✓ Clientes ✓ Organismos certificadores ✓ Convertirnos en auditores de nuestro propio trabajo VENTAJAS DE LAS BPD
➢ Provee un registro de lo que ha pasado. ➢ Confirma lo que se ha hecho . ➢ Permite hacer seguimiento de un caso, procedimiento o proceso ➢ Permite investigaciones (clarifica el qué y cómo). ➢ Permite acciones correctivas (Ej. informes de auditoría, etc). ➢ Evita errores debido a comunicaciones verbales. ➢ Asegura que si algún colaborador se retira, la información aún estará disponible para otros Beneficios de una documentación clara “Lo que no está documentado, no existe” “Lo que no está firmado y fechado, no está documentado”
BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN REGLAS DE LAS BPD ✓ Formato de Nombre ✓ Formato de Fecha ✓ Cancelación de espacios en blanco ✓ Corrección de errores
FORMATO DE NOMBRE Primer letra del nombre Apellido paterno A. Cortez BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN
BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN FORMATO DE FECHA DD / MM / AA 2 DIGITOS DEL DIA 2 DIGITOS DEL MES ULTIMOS DOS DIGITOS DEL AÑO / / 14/11/22
FORMATO DE HORA 15:30 hrs. Registro de hora en formato de 24 hrs. BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN
BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN CANCELACIÓN DE ESPACIOS EN BLANCO PARA CANCELAR ESPACIOS GRANDES SE DEBE LLEVAR A CABO: ✓ Línea diagonal cubriendo el espacio de esquina inferior izquierda a esquina superior derecha. ✓ Colocar la abreviatura NA ó N/A ✓ Nombre (formato de nombre) ✓ Firma ✓ Fecha (formato de fecha) 1 2 3 PRODUCTO: FECHA: TURNO: ELABORO: AREA: EMPAQUE LOTE MAQUINA 1 TECMAQ MAQUINA 2 MC PACK MAQUINA 3 TECMAQ FORMATO DE PRODUCCION CODIGO INT-PBA-01-FOR01 REVISION:05 REPORTE DE PRODUCCION DE BARRAS Fecha; Agosto 14, 2020 Piezas por minuto Piezas por minuto Piezas por minuto Producto Producto Producto Piezas empacadas Piezas empacadas Piezas empacadas Capacidad de produccion Capacidad de produccion Capacidad de produccion Kg Merma de masa Kg Merma de masa Kg Merma de masa Eficiencia de prod Eficiencia de prod Eficiencia de prod Kg Merma de polvo Kg Merma de polvo Kg Merma de polvo Kg Merma de bobina Kg Merma de bobina Kg Merma de bobina Kg de reproceso Integrados al extruder Kg de reproceso Integrados al extruder Kg de reproceso Integrados al extruder Kg Reproceso Kg Reproceso Kg Reproceso T i em p o s M u e r to s Por mantenimieto (min) T i em p o s M u e r to s Tiempo por mantenimieto (min) Tiempo de ajuste de maquina (min) Tiempo de ajuste de maquina (min) Otros Otros Otros T i em p o s M u e r to s Por mantenimieto (min) Por limpieza (min) Tiempo por limpieza (min) Por limpieza (min) Tiempo de ajuste de maquina (min) RESUMEN TOTALES NOTAS: PIEZAS EMPACADAS MERMA DE MASA MERMA DE POLVO MERMA DE BOBINA T o t a l d e T i em p o M u e r to POR MANTENIMIENTO PARO POR LIMPIEZA AJUSTE DE OPERACIÓN OTROS PSG-CAL-01-FOR05 Revision: 01 Página 1 de 2
BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN CANCELACIÓN DE ESPACIOS EN BLANCO EN CASO DE QUE SE REQUIERA CANCELAR VARIOS ESPACIOS EN BLANCO: ✓ Línea diagonal cubriendo el texto de esquina inferior izquierda a esquina superior derecha. ✓ Colocar el número en cada línea diagonal. ✓ En una sola línea diagonal, colocar después del numero NA ó N/A así como también el nombre, firma y fecha. 1 1 1 2 3 PRODUCTO: FECHA: TURNO: ELABORO: AREA: EMPAQUE LOTE MAQUINA 1 TECMAQ MAQUINA 2 MC PACK MAQUINA 3 TECMAQ FORMATO DE PRODUCCION CODIGO INT-PBA-01-FOR01 REVISION:05 REPORTE DE PRODUCCION DE BARRAS Fecha; Agosto 14, 2020 Piezas por minuto Piezas por minuto Piezas por minuto Producto Producto Producto Piezas empacadas Piezas empacadas Piezas empacadas Capacidad de produccion Capacidad de produccion Capacidad de produccion Kg Merma de masa Kg Merma de masa Kg Merma de masa Eficiencia de prod Eficiencia de prod Eficiencia de prod Kg Merma de polvo Kg Merma de polvo Kg Merma de polvo Kg Merma de bobina Kg Merma de bobina Kg Merma de bobina Kg de reproceso Integrados al extruder Kg de reproceso Integrados al extruder Kg de reproceso Integrados al extruder Kg Reproceso Kg Reproceso Kg Reproceso T i em p o s M u e r to s Por mantenimieto (min) T i em p o s M u e r to s Tiempo por mantenimieto (min) Tiempo de ajuste de maquina (min) Tiempo de ajuste de maquina (min) Otros Otros Otros T i em p o s M u e r to s Por mantenimieto (min) Por limpieza (min) Tiempo por limpieza (min) Por limpieza (min) Tiempo de ajuste de maquina (min) RESUMEN TOTALES NOTAS: PIEZAS EMPACADAS MERMA DE MASA MERMA DE POLVO MERMA DE BOBINA T o t a l d e T i em p o M u e r to POR MANTENIMIENTO PARO POR LIMPIEZA AJUSTE DE OPERACIÓN OTROS PSG-CAL-01-FOR05 Revision: 01 Página 1 de 2 1 1 1
BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN CORRECCIÓN DE ERRORES ✓ Línea diagonal cubriendo todo el texto de esquina inferior izquierda a esquina superior derecha. ✓ Colocar el número para indicar la referencia de la corrección. ✓ Colocar en el lugar más cercano el dato correcto ✓ Anotar nombre, firma y fecha de quién lleva a cabo la corrección ✓ Máximo tres correcciones por documento. 1 1
CRITERIOS DE LAS BPD ➢ Escribir de forma legible, clara y ordenada ➢ Realizar los registros con tinta indeleble (color azúl), no se permite el uso de lápiz. ➢ No utilizar gomas, líquido corrector blanco o etiquetas adhesivas para la corrección de errores. ➢ No tachar o hacer ilegible la información aceptada. ➢ Llenar los registros en el momento en que se lleva a cabo la actividad, no antes, no después. ➢ Transcribir a un documento nuevo, cuidando siempre colocar los datos correctos para prevenir errores de transcripción y dejando el documento original engrapado a la transcripción.