คู่มือการปฏิบัติงานรวมทั้งหมด e-book

คู่มือการปฏิบัติงานสานกั งาน

เรือ่ ง การใช้อุปกรณ์สานักงานในการปฏิบตั ิงาน

เรยี บเรยี งและออกแบบโดย
นางสาวอาวาตี มิซอ
นางสาวอาวานี มิซอ

คานา

การสร้างคู่มือการปฏิบัติงานสานักงาน เร่ือง การใช้อุปกรณ์สานักงาน
ในการปฏิบัติงาน เป็นส่วนหน่ึงของรายวิชาโครงการ จัดทาขึ้นโดยนักศึกษา
ระดับช้ัน ปวส.2 สาขาวิชาการจัดการสานักงาน คณะบริหารธุรกิจและ
พาณิชยกรรม โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อจัดทาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่มีความ
สนใจและผู้ปฏิบัติงาน ในการใช้อุปกรณ์ในงานสานักงาน ซึ่งเนื้อหาภายในคู่มือ
เล่มนี้ประกอบไปด้วย ความรู้เบื้องต้นการใช้อุปกรณ์ในงานสานักงาน ประโยชน์
ของอปุ กรณ์ในสานักงาน และชนิดของอุปกรณ์ในสานักงาน รวมไปถึงความรู้และ
วิธีการใช้อุปกรณ์ ท้ังนี้เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจในการใช้อุปกรณ์ได้
อย่างถูกต้อง

คณะผู้จัดทาได้เลือกหัวข้อการสร้างคู่มือการปฏิบัติงานสานักงาน
เร่ือง การใช้อุปกรณ์สานักงานในการปฏิบัติงาน เน่ืองมาจากเป็นเร่ืองที่น่าสนใจ
เป็นเร่ืองใกล้ตัวที่ผู้ศึกษาต้องเรียนรู้ รวมท้ังแสดงให้เห็นผลประโยชน์ของการใช้
อุปกรณ์ในสานักงาน ทางคณะผู้จัดทาหวังเป็นอย่างยิ่งว่าผู้ศึกษาจะได้รับ
ประโยชน์สูงสุดเม่ือศึกษาวิธีการใช้อุปกรณ์ผ่านคู่มือเล่มนี้ และขอขอบคุณ
อาจารย์ที่คอยให้คาแนะนา คาปรึกษา รวบรวมเนื้อหา เอกสารในการสร้างคู่มือ
ปฏิบัติงานสานักงานในครั้งนี้ หากมีผิดพลาดประการใด คณะผู้จัดทา ขออภัย
ณ โอกาสนี้

คณะผู้จดั ทา
มกราคม 2565

สารบัญ

เรอ่ื ง หนา้

ความรเู้ บื้องต้นการใช้อปุ กรณส์ านักงาน 1
- ความหมายของสานกั งาน 1
- ความหมายของงานสานกั งาน 1
- ความหมายของอปุ กรณ์สานักงาน 1
2
ประโยชนข์ องอุปกรณ์สานักงาน 3
ชนิดของอปุ กรณ์ 3
3
- ทีเ่ ย็บกระดาษ 3
- เครือ่ งเจาะรูกระดาษ 3
- แท่นประทับ 3
- แฟ้มบรรจเุ อกสาร 3
- ทีถ่ อนแมก็ 3
- คลิปหนบี กระดาษ 3
- ลวดเสียบกระดาษ 4
- เครื่องเขา้ เล่มแบบสันหว่ ง (กระดูกงู) 5
ความร้แู ละวิธีการใชอ้ ปุ กรณ์ 7
- ความรแู้ ละวิธีการใชท้ ีเ่ ย็บกระดาษ 10
- ความรแู้ ละวิธีการใชเ้ ครือ่ งเจาะรูกระดาษ 12
- ความรแู้ ละวิธีการใชแ้ ท่นประทับตรา 14
- ความรแู้ ละวิธีการใชท้ ี่ถอนแม็ก 16
- ความรแู้ ละวิธีการใชแ้ ฟ้มบรรจุเอกสาร 18
- ความรแู้ ละวิธีการใชค้ ลิปหนบี กระดาษ 20
- ความรแู้ ละวิธีการใชล้ วดเสียบกระดาษ
- ความรแู้ ละวิธีการใชเ้ ครือ่ งเข้าเล่มแบบส่นั หว่ ง (กระดกู งู)

1. ความรู้เบื้องต้นการใชอ้ ุปกรณ์ในงานสานกั งาน

สานักงาน (Office) คือ สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทางานของพนักงานใน
หน่วยงานทั้งที่เป็นหน่วยงานทางภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบัติงาน
อย่างมรี ะบบและมีประสิทธิภาพ

งานสานักงาน คือ การปฏิบัติงานต่าง ๆ ภายในสานักงาน
ซึ่งมักจะเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร การวางแผนและการจัดการเพื่อ
วัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และการดาเนินงานด้วย
ประสิทธิภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสานักงาน มักจะถูกจัดให้เป็นศูนย์การ
ปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจาแหล่งอานวยความสะดวก พบปะติดต่อ
ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อ และผทู้ ีท่ างานอยู่ภายในสานกั งาน

อุปกรณ์สานักงาน คือ อุปกรณ์เคร่ืองมือเคร่ืองใช้ที่ช่วยในการ
ปฏิบตั ิงานของพนักงานในสานักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็น
ระเบียบเรียบร้อย และถูกต้องชัดเจน เพราะอุปกรณ์สานักงานเหล่าน้ีผลิต
ขึน้ มา โดยมีวัตถุประสงค์ เพือ่ ช่วยในการปฏิบัติงานในสานักงานเป็นไปอย่าง
มีประสิทธิภาพ ประหยดั เวลา และแรงงานอีกด้วย

การใชอ้ ปุ กรณส์ านกั งานในการปฏิบัติงาน 1

2. ประโยชน์ของอปุ กรณใ์ นสานกั งาน

2.1 ช่วยลดความผดิ พลาดลงได้มาก ทาให้เกิดความเชอ่ื ถือ
ไว้วางใจ

2.2 ช่วยใหเ้ กิดความสวยงามมคี วามสมา่ เสมอ และจดั ได้
อย่างมรี ะเบียบ

2.3 ช่วยลดต้นทนุ ในการทางาน เนือ่ งจากทางานได้รวดเร็วมี
ประสิทธิภาพ และถูกต้อง

2.4 ช่วยใหเ้ กิดความเปน็ ระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลติ ได้น้ัน
จะแลดเู ป็นระเบียบ และมีประสิทธิภาพ

2.5 ชว่ ยลดความเบือ่ หน่าย และความเมื่อยล้า งานบางอย่าง
น้ัน ต้องทาซ้าซากจาเจ ทาให้เกิดความเบื่อหน่าย และความเม่ือยล้าได้
หากได้นาอุปกรณ์เคร่ืองใช้สานักงานมาช่วยแบ่งเบาภาระได้จะทาให้ลด
ความเม่อื ยล้าได้

2 การใช้อุปกรณ์สานกั งานในการปฏิบตั ิงาน

3. ชนิดของอุปกรณ์

3.1 ทีเ่ ย็บกระดาษ
3.2 เครือ่ งเจาะรูกระดาษ
3.3 แท่นประทับตรา
3.4 แฟ้มบรรจุเอกสาร
3.5 ทีถ่ อนแมก็
3.6 คลิปหนีบกระดาษ
3.7 ลวดเสียบกระดาษ
3.8 เครื่องเขา้ เล่มแบบสนั หว่ ง (กระดกู งู)

การใช้อุปกรณ์สานกั งานในการปฏิบตั ิงาน 3

4. ความรแู้ ละวิธีการใชอ้ ุปกรณ์

4.1 ที่เย็บกระดาษ

ที่เย็บกระดาษ

ปัจจุบันมีที่เย็บกระดาษมากมายหลายยี่ห้อในท้องตลาด รูปแบบและ
ขนาดแตกต่างกัน การดีไซน์แปลกตา พร้อมมีสีสันสวยงามน่าใช้ และขนาดของ
ที่เย็บกระดาษที่ใช้ในสานักงานทุกวันนี้ ก็จะเป็นที่เย็บกระดาษที่ใช้ลวดเย็บ
กระดาษ เบอร์10เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งเบอร์น้ีทุกยี่ห้อใช้ร่วมกันได้ เย็บกระดาษ
ประมาณ 2-20 แผ่น ใช้เยบ็ กระดาษทีม่ จี านวนหนา้ มากขึ้น

4 การใช้อปุ กรณ์สานักงานในการปฏิบัติงาน

วธิ ีการใช้

1

ใส่ลกู แมก็ ทต่ี ้องการ

2

ปรับขนาดทต่ี ้องการ ให้พอดี

การใช้อปุ กรณส์ านักงานในการปฏิบตั ิงาน 5

วธิ ีการใช้

3

ตง้ั ขนาดกระดาษให้เท่ากัน

4

จากนัน้ ใช้แรงกด เพื่อใหล้ ูกแมก็ เข้าเล่ม

6 การใช้อุปกรณส์ านักงานในการปฏิบตั ิงาน

4.2 ความร้แู ละวิธีการใช้เครื่องเจาะรูกระดาษ

4.2 เครื่องเจาะรกู ระดาษ

เครือ่ งเจาะรูกระดาษ

เครือ่ งเจาะรกู ระดาษ เปน็ เครื่องมือขององค์กร ใช้สาหรับเจาะรูเอกสาร
เพื่อนาเข้าแฟ้ม จัดแยกหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย อย่างไรก็ตามหาก
จาเป็นต้องเจาะกระดาษจานวนมากบ่อย ๆ โดยเคร่ืองเจาะรูกระดาษประเภทนี้
จะมีคันโยกขยาย ซึ่งจะช่วยให้เจาะรูได้ง่าย และรวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ยังมีการ
ติดตั้งดอกเจาะหรือดอกสว่านที่คมกว่าแบบดั้งเดิม ด้วยวิธีนี้แม้แต่ปึกกระดาษ
ขนาดใหญ่กส็ ามารถเจาะได้ด้วยมือเดียวโดยไม่ต้องออกแรงมากมาย

การใช้อปุ กรณ์สานักงานในการปฏิบตั ิงาน 7

วธิ ีการใช้

1

นาเอกสารพบั มมุ ซ้ายกึ่งกลางกระดาษ

2

มุมทีพ่ บั จะตอ้ งตรงกับสัญลกั ษณ์สามเหลีย่ ม

8 การใชอ้ ุปกรณส์ านักงานในการปฏิบัติงาน

วธิ ีการใช้

3

เมือ่ ตรงแลว้ ใชแ้ รงกดลงตรงบริเวณท่จี บั

4

ตรวจสอบวา่ สมบูรณห์ รอื ไม่

การใช้อปุ กรณส์ านกั งานในการปฏิบตั ิงาน 9

4.3 ความรูแ้ ละวิธีการใชแ้ ท่นประทบั ตรา

4.3 แทน่ ประทับตรา

แทน่ ประทับตรา

แท่นประทบั ตรา มที ้ังหมด 2 ประเภท ได้แก่ แท่นประทบั ตรากันน้า และ
แท่นประทับตราแบบทั่วไป คุณสมบัติ และวิธีการใช้งานของแท่นประทับตรา
แบบกันน้า แท่นประทับตราแบบกันน้า จะกรุด้วยผ้าสักหลาดสีขาวที่ยังไม่มีน้า
หมึกมาในแท่นประทับตรา ต้องใช้คู่กับน้าหมึกแบบพิเศษที่มีคุณสมบัติกันน้า
และสามารถใช้ปั๊มลงไปบนพื้นผิวที่เป็น กระดาษ กระดาษมัน พลาสติก ขวด
แก้ว และวัสดุโลหะได้ วิธีการใช้งานแท่นประทับตรากันน้า เน่ืองจากแท่น
ประทับตรากันน้า ใช้กับน้าหมึกแบบพิเศษที่สามารถกันน้าได้ ซึ่งมาพร้อมกับ
คุณสมบตั ิอีกอย่างน่ันกค็ ือ แห้งเร็ว

10 การใช้อุปกรณ์สานักงานในการปฏิบตั ิงาน

วธิ ีการใช้

1

นาหน้ายางมาตบ ๆ ให้ทัว่

2

ปัม้ ลงทก่ี ระดาษตามท่ตี ้องการ

การใช้อปุ กรณส์ านักงานในการปฏิบตั ิงาน 11

4.4 ความรแู้ ละวิธีการใชท้ ีถ่ อนแมก็

4.4 ที่ถอนแม็ก

ที่ถอนแมก็

ที่ถอนแม็ก คือ ที่ถอนหรือที่ดึงแม็กออกจากกระดาษที่เราเย็บไว้เป็น
อปุ กรณ์ที่ใช้งานง่าย สะดวก ไม่ต้องใช้แรงมากในการดึงแม็กออก สามารถพับเก็บ
ได้ เป็นอปุ กรณ์ที่ใชไ้ ด้ท้ังในโรงเรียน และสานักงานออฟฟิศตา่ ง ๆ

12 การใชอ้ ปุ กรณ์สานกั งานในการปฏิบตั ิงาน

วธิ ีการใช้

1

เตรยี มรายงานทต่ี อ้ งการแกะแม็ก

2

สามารถกดคีมถอนแม็ก แล้วดึงออกมาไดเ้ ลย

การใชอ้ ุปกรณส์ านักงานในการปฏิบตั ิงาน 13

4.5 ความรู้และวิธีการใช้แฟม้ บรรจเุ อกสาร

4.5 แฟม้ บรรจเุ อกสาร

แฟม้ บรรจเุ อกสาร

แฟ้ม เป็นอุปกรณ์สานักงานที่ใช้สาหรับจัดเก็บเอกสารหรือแผ่นกระดาษ
มีลักษณะคล้ายกับปกหนังสือ ผลิตจากวัสดุกระดาษหรือพลาสติก PP คุณภาพดี
ด้านในจะประกอบด้วยวัสดุที่ใช้สาหรับยึดกระดาษ เช่น ซองพลาสติกใส ห่วงโลหะ
ก้านยก หรือคลิปหนีบ โดยปัจจุบันมีการผลิตและจาหน่ายแฟ้มออกมา
หลายรูปแบบทั้งแบบปกบาง ปกแข็ง ปกใส ซึ่งแต่ละแบบจะมีความแข็งแรง
น้าหนักเบา ไม่เป็นสนิม ป้องกันรอยขีดข่วน ใช้งานได้นาน สามารถใส่เอกสาร
ขนาด A4 และ A5 ได้ และที่สาคัญช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บและหยิบค้นหา
เอกสารได้ง่ายขึ้น ด้วยเหตุนี้เองจึงได้มีการนาแฟ้มมาใช้งานกันอย่างแพร่หลายทั้ง
ในสานักงาน โรงเรยี น สถานศึกษา และหน่วยงานตา่ ง ๆ

14 การใชอ้ ปุ กรณ์สานกั งานในการปฏิบตั ิงาน

วธิ ีการใช้

1

เตรยี มเอกสารที่จะเข้าแฟ้ม

2

เรยี บเรยี งเอกสารเข้าแฟ้ม

การใช้อปุ กรณส์ านักงานในการปฏิบัติงาน 15

4.6 ความรแู้ ละวิธีการใช้คลิปหนีบกระดาษ

4.6 คลิปหนีบกระดาษ

คลิปหนีบกระดาษ

คลิปหนีบกระดาษ เป็นเคร่ืองเขียนสานักงาน ซึ่งถูกนามาใช้สาหรับ
การแนบเอกสาร หรืออุปกรณ์ ที่ใช้ เก็บ หรือ จัดกลุ่ม เอกสาร คลิปเหล่านี้ถูกใช้
เพือ่ รวบรวมเอกสารหลวม ๆ ชวั่ คราวมันถูกใช้ในบริบทของการทางานใน Office

16 การใชอ้ ุปกรณส์ านกั งานในการปฏิบตั ิงาน

วธิ ีการใช้

1

ใช้หนีบเอกสารทม่ี ีจานวนมาก

2

หรอื ใช้หนีบกระดานรองเขียน

การใช้อปุ กรณส์ านักงานในการปฏิบัติงาน 17

4.7 ความรแู้ ละวิธีการใช้ลวดเสียบกระดาษ

4.7 ลวดเสยี บกระดาษ

ลวดเสียบกระดาษ

ลวดเสียบกระดาษ คือ อุปกรณ์ที่ใช้รวบรวมเอกสารจานวนไม่มาก
เข้าด้วยกันแบบชั่วคราว โดยการเสียบ ไม่ทาให้กระดาษหรือเอกสารเสียหาย วัสดุ
ของเส้นลวด ผลิตจากโลหะคุณภาพดี ทาให้ลวดเสียบน้ันมีความเงางาม และไม่
เป็นสนมิ อีกทั้งยังทาใหล้ วดเสียบกระดาษมีความแข็งแรง สามารถคืนรปู เดิมได้

18 การใชอ้ ุปกรณส์ านกั งานในการปฏิบตั ิงาน

วธิ ีการใช้

1

ใช้สาหรบั หนีบเอกสารทม่ี ีจานวนนอ้ ย

2

ใชห้ นีบมุมเอกสารทม่ี ีจานวนน้อย

การใช้อปุ กรณ์สานักงานในการปฏิบัติงาน 19

4.8 ความรู้และวิธีการใช้เครื่องเข้าเลม่ แบบสนั ห่วง (กระดูกงู)
4.8 เครื่องเขา้ เลม่ แบบสันหว่ ง

เคร่อื งเขา้ เล่มแบบสันหว่ ง (กระดูกงู)

เป็นการเข้าเล่มที่นิยมใช้อย่างมากสาหรับการเข้ารูปเล่มรายงาน
เพราะข้อดีของการเข้ารูปเล่มแบบนี้คือกางออกจนสุดได้ หรือ 180
องศา น้ันเอง แต่นิยมใช้สาหรับงานพิมพ์ที่ทาจานวนน้อย และไม่หนา
จนเกินไป เช่น รายงาน ปฏิทิน ไดอารี่ และสมุดบันทึกท่ัวไป เป็นต้น โดยการ
เข้าเล่มแบบสันห่วงน้ัน จะต้องใช้เคร่ืองเข้าเล่มเป็นตัวช่วย เพราะต้องมีการ
เจาะกระดาษเพื่อใส่สันห่วงและสันเกลียว ซึ่งการเจาะกระดาษนี้ถือได้ว่าเป็น
งานหนักพอสมควร เนื่องจากเคร่ืองเจาะโดยส่วนใหญ่ในท้องตลาดจะเจาะได้
ในประมาณไม่มากนักต่อครง้ั วิธีการน้จี ึงใช้เวลาและแรงงานพอสมควร

20 การใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานในการปฏิบัติงาน

วธิ ีการใช้

1

ปรบั ขนาดของกระดาษ A4

2

สอดกระดาษใหต้ รงกบั รูของเครอ่ื ง

การใช้อปุ กรณ์สานกั งานในการปฏิบัติงาน 21

วธิ ีการใช้

3

ใช้แรงดันกดแทน่ ตวั เครือ่ ง

4

ใสส่ ันห่วงกระดูกงู ให้อยู่ดา้ นหลัง

22 การใชอ้ ปุ กรณส์ านกั งานในการปฏิบัติงาน

วธิ ีการใช้

5

ใหย้ กสนั ไปด้านหนา้ ค้างไว้

6

ใสเ่ อกสารเข้าไปใหต้ รงกบั รสู ันหว่ ง

การใช้อปุ กรณ์สานักงานในการปฏิบัติงาน 23

วธิ ีการใช้

7

หงักสันยกไปด้านหนา้ เข้าเล่มไดท้ นั ที

24 การใช้อุปกรณส์ านักงานในการปฏิบตั ิงาน

บรรณานุกรม

ความรู้เบือ้ งตน้ เกีย่ วการใชอ้ ุปกรณ์ในสานกั งาน. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://sites.google.com/site/dearbeauty039 [วนั ที่ค้นหาข้อมูล : 31 ตลุ าคม 2564].

สานักงาน. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://th.m.wikipedia.org/wiki/ [วนั ที่ค้นหาข้อมูล : 31 ตุลาคม 2564].

งานสานักงาน. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
http://thaigoodview.com [วันที่ค้นหาข้อมลู : 31 ตลุ าคม 2564].

ประโยชนข์ องอปุ กรณใ์ นสานักงาน. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://sites.google.com [วนั ทีค่ ้นหาข้อมลู : 31 ตุลาคม 2564].

ชนิดของอุปกรณใ์ นสานกั งาน. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://sites.google.com [วนั ทีค่ ้นหาข้อมลู : 1 พฤศจกิ ายน 2564].

ความรแู้ ละวิธีการใช้อุปกรณส์ านกั งาน. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://sites.google.com [วันที่ค้นหาข้อมูล : 1 พฤศจกิ ายน 2564].

ท่เี ยบ็ กระดาษ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://www.officeandtools.com [วันทีค่ ้นหาข้อมูล : 31 ตลุ าคม 2564].

เครือ่ งเจาะรกู ระดาษ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://sgeprint.com [วนั ที่ค้นหาข้อมูล : 31 ตุลาคม 2564].

แทน่ ประทับ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
http://horsestationery.blogspot.com [วนั ทีค่ ้นหาข้อมลู : 20 พฤศจกิ ายน 2564].

แฟ้มบรรจุเอกสาร. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://th.misumi-ec.com [วนั ทีค่ ้นหาข้อมลู : 20 พฤศจกิ ายน 2564].

ลวดเสียบกระดาษ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://www.stationerymine.com [วันทีค่ ้นหาข้อมลู : 20 พฤศจกิ ายน 2564].

เครือ่ งเขา้ เล่มแบบสนั ห่วง (กระดกู งู). [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://www.officemate.co.th/th/comix [วันทีค่ ้นหาข้อมูล : 20 พฤศจกิ ายน 2564].