ใบความรู้เครื่องใช้ไฟฟ้าในสำนักงาน

ใบความรเู้ ร่อื ง เครอ่ื งใช้ไฟฟ้าในสำนักงาน

การจำแนกประเภทอปุ กรณ์สำนกั งาน
1.ประเภทของเคร่ืองมอื เคร่อื งใช้สำนกั งานอัตโนมตั ิ

ตามลกั ษณะของสำนักงานอัตโนมัตแิ ลว้ จะมเี คร่ืองมือเครื่องใช้ท่มี ีเทคโนโลยสี ูง เพอ่ื ให้
การปฏิบตั ิงานเก่ียวกบั เอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทง้ั การเกบ็ ขอ้ มูล รวบรวมขอ้ มูล และ
ข่าวสาร หรอื การประเภทเคร่ืองมอื เครอ่ื งใชใ้ นสำนักงาน
1.ประเภทพมิ พง์ านในสำนักงาน แระกอบด้วยเครอ่ื งตา่ งๆ ดงั น้ี

1.1 เครื่องพิมพ์ดีด
1.2 เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์
1.3 เครื่องปรุกระดาษไข
2. ประเภทผลติ เอกสาร เอกสารในสำนกั งานอตั โนมัติมหี ลายประเภทจำเป็นตอ้ งมี
เครือ่ งมือเคร่ืองใช้ เพอื่ ให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดงั นี้
2.1 เครอ่ื งเยบ็ เอกสาร
2.2 เครื่องอัดสำเนา
2.3 เครอ่ื งถ่ายเอกสาร
2.4 เครอ่ื งออฟเซ็ต
3. ประเภทการสือ่ สารหรอื การสง่ ข่าวสาร
3.1 เครื่องจ่าหนา้ ซองจดหมาย
3.2 เครอ่ื งประทบั ตราไปรษณีย์
3.3 เครือ่ งชง่ั จดหมาย
3.4 เครอ่ื งผนกึ ซองจดหมาย
3.5 เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร
4.ประเภททีใ่ ชใ้ นการเงินการบญั ชี
4.1 เครื่องบวกเลขและเครอ่ื งคำนวณเลข
4.2 เครือ่ งมือลงบญั ชี
4.3 เคร่อื งคอมพวิ เตอร์เก็บข้อมูลการเงนิ และพิมพร์ ายงาน

รายละเอียดของเคร่ืองมอื เครื่องใชใ้ นสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มดี งั นี้
1. เครือ่ งพมิ พด์ ีด

เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง ต่องาน สำนักงานและการดำเนิน
ธุรกิจ ซ่ึงไดน้ ำมาใชเ้ ป็นเครื่องใชส้ ำนกั งานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครือ่ งพมิ พด์ ีดไปแล้วธุรกิจตา่ ง ๆ ที่ทำ
กันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้น
อกั ษร ต่อมาก็ได้มผี ู้คิดทำเครื่องพิมพด์ ีดไฟฟา้ และต่อจากนน้ั ก็ปรับปรุงเคร่ืองพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์
เอกสารได้อย่างสวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ต่ออีกต่อไป
เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing) มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้า
มาแทนทเี่ ครือ่ งพมิ พด์ ีดเหลา่ นนั้ ไป
2. เคร่ืองอดั สำเนา (Duplicating machine)

เป็นเครื่องท่นุ แรงชนิดหนงึ่ ใชส้ ำหรบั อัดสำข้อความหรือหนังสือทตี่ ้องการเป็นจำนวนมากเคร่ืองอัด
สำเนาน้มี กั จะเรียกกนั จนติดปากว่า”โรเนียว” แต่ความจริงโรเนยี วเป็นเครือ่ งหมายการคา้ ชนิดหนึ่งของเคร่ือง
อัดสำเนา การใช้เคร่ืองอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงใน
กระดาษไข (Stencil) ดว้ ยเครอ่ื งพมิ พ์ดีดแลว้ นำกระดาษไขน้เี ป็นแม่พิมพใ์ ส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการ
จำนวนเท่าใดกก็ ระทำได้ในเวลารวดเรว็ เครอ่ื งอดั สำเนานม้ี ีทง้ั ชนดิ ใชแ้ รงหมนุ และชนิดหมนุ ด้วยกำลังไฟฟ้า
และบางยีห่ อ้ กใ็ ช้หมึกบางยีห่ อ้ กใ็ ช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบบั ท่เี ป็นสีตา่ ง ๆ กันได้
3. โทรศัพท์

เป็นสง่ิ ประดิษฐ์ทส่ี ำนักงานไม่อาจจะขาดไดเ้ พราะเป็นเครื่องมอื สำหรับการใชส้ ื่อสารติดต่อสนทนา
ระหวา่ งบคุ คลภายในดว้ ยกนั เองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ไดร้ บั การปรับปรงุ ใหม้ ีความสามารถ
มากไปกว่าการต่อสายการรับและการสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึก
หมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์
สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้
เชื่อมต่อการเรียกโทรศพั ท์เข้ามาจากภายนอกไปยังโทรศัพทท์ ุกเครื่องภายในสำนักงาน
4. โทรสาร

ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจาก
สถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่ง
ภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่ง
ซ้ือน้นั ผ่านโทรสารไปยงั บรษิ ัทผู้จำหนา่ ยได้ทันที พรอ้ มกันนนั้ บริษัทก็จะได้เหน็ รายละเอียดตลอดจนภาพตรา
ลักษณ์ของหน่วยงานและภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิด
ความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อทแี่ ทจ้ รงิ
5. เคร่อื งติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer)

เปน็ เครอื่ งชนดิ ที่ทำให้แสตมปช์ ื้นเคร่อื งท่นุ แรงชนิดน้ีไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครอ่ื งน้ีโดยการใช้แสตมป์ท่ี
เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้

เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก ในเมื่อมีจดหมายหรือเอกสารที่ต้องการส่งทางไปรษณียเ์ ป็น
จำนวนมาก ๆ เครื่องติดดวงตราไปรษณียากรนี้สามารถจะบอกให้ทราบด้วยว่าไปรษณียากรที่ใช้ไปแล้วนั้น
เหลอื เทา่ ใด
6. เครือ่ งประทบั ตราไปรษณียากร (Postal Meter)

เป็นเครื่องผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์ เมื่อทราบ
นำ้ หนกั ก็จะทราบวา่ จะเสยี ค่าไปรษณยี ากรตามทีก่ ารสื่อสารแหง่ ประเทศไทยได้กำหนดไว้แล้วเปน็ จำนวนเงิน
เท่าไร หากสำนักงานน้ันมีเครื่องพมิ พ์ตราไปรษณียากรก็ไมจ่ ำเป็นต้องปิดดวงตราไปรษณีย์ แต่จะนำจดหมาย
น้ันเข้าไปให้เครือ่ งน้ีพมิ พต์ รา ดังจะเหน็ จากจดหมายตา่ ง ๆ ซงึ่ ในประเทศเรากม็ ีใชก้ นั อยู่หลายบรษิ ัทแล้ว ถ้า
หากเป็นพัสดุหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ไม่สามารถนำสอดเข้าพิมพ์ได้ ก็ให้ใช้กระดาษขาวเหนียว ตามขนาดที่
การสื่อสารแห่งประเทศไทยบังคับไว้สอดเข้าไปพิมพ์แล้วจึงนำมาติดกับพัสดุภัณฑ์น้ันอีกทีหนึ่ง เครื่องชนิดนี้
อำนวยความสะดวกให้เป็นอย่างมากสำหรับสำนักงานที่มีจดหมายและพัสดุส่งออกมาก การใช้เครื่องพิมพ์
ตราไปรษณียากรน้ีจะตอ้ งขออนุญาตและจดทะเบียนที่การสื่อสารแห่งประเทศไทย เจ้าพนักงานไปรษณีย์จะ
มาตั้งจำนวนครั้งและราคาของดวงตราและเมื่อใชไ้ ปประมาณ 1,000 บาท แล้วจะต้องนำเงินไปชำระอีกเป็น
ทุนสำรองไม่น้อยกว่า 5,000 บาท การใช้เครื่องชนิดนี้เป็นการลดงานของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้อีก
ด้วย และหากเปน็ ชนิดไฟฟ้าก็สามารถจะมผี นึกซองจดหมายได้อีกด้วย
7. เครื่องเปดิ ซองจดหมาย (Envelope Opener)

การที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซอง
จดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความ
ต้องการ แต่ถ้ามีเคร่ืองเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้คร้ังละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใชเ้ ครือ่ งเคาะ
ให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายน้ันลงไปอยูอ่ ีกด้านหน่ึง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนดิ นี้ มีดจะตัดริมซองได้
ด้วยความเร็วเมอื่ เปิดซองแล้วเจ้าหนา้ ทก่ี น็ ำเอกสารนัน้ มาแนบไว้กบั ซองน้ัน
8. เครอ่ื งช่ังจดหมายและพัสดุ (Postal Scales)

งานในสำนักงานหากมีจดหมายท่ีจะต้องส่งออกมาเคร่ืองชั่งจดหมายและพสั ดุกเ็ ป็นสิ่งจำเป็นอย่าง
มากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้อง
ทราบน้ำหนักก่อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งร้านสรรพสินค้าที่มีการจำหน่ายสิ่งของทางไปรษณี ย์ย่อมเป็น
สิ่งจำเป็น เพราะเมื่อใดทราบน้ำหนักก็จะปิดดวงตราไปรษณีย์ตามน้ำหนักได้ตามต้องอัตราท่ี
การสือ่ สารแห่งประเทศไทยไดก้ ำหนดไวเ้ ปน็ การสะดวกและรวดเรว็ อยา่ งยงิ่
9. เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)

เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติท่ีประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซองนั้นมีความชื้นแล้ผนึก
ซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไวเ้ พื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่จะป้อนเข้าเครื่อง การ
วางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้ โดย
อัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาไดเ้ ป็นอย่างมากเช่นเดียวกบั เคร่ืองพมิ พ์ดวงตราไปรษณีย์

10. เคร่อื งคำนวณเลข (Calculating Machine)
เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machineและชนิด Full Key

Machine เครื่องเหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบน
กระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของเครื่องคำนวณเลข เหล่านั้น เครื่องชนิดนี้บางชนิดก็เป็นแต่เพียง Adding
Machine เท่านั้น คือสามารถที่จะบวกลบเท่านั้นและมีทั้งประเภทใช้มือโยกและใช้ไฟฟ้า สำหรับชนิด Full
Key Machine นั้นเป็นเครื่องชนิดแป้นมากคือ ตอนบนมีแถวเป็นเลข 9 ตลอดแนว และแถวต่อๆ มาก็เป็น
เลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเปน็ เลข1 โดยแต่ละแถวมี 10 แปน้
11. เคร่อื งสง่ั งาน (Dictaphone)

ตามสำนักงานห้างร้านใหญ่ๆท่ีมีปริมาณงานมากผู้บงั คับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะมาสัง่ งานด้วน
ตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียงชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชา
สั่งงานไวใ้ นเครื่องน้ัน เมื่อเลขานุการมาก็เปดิ เคร่ืองฟังเครื่องชนดิ น้ขี ณะท่เี ปิดอาจจะหยุดได้ตามต้องการ ผู้ท่ี
เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออก
เช่นเคร่อื งบันทกึ เสียงอ่ืนๆ
12. เครอื่ งลงบญั ชี

เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่งซึ่งมีอยู่หลายชนิด
ดว้ ยกัน บางชนดิ สามารถใช้บวก หัก รวม ไดโ้ ดยอัตโนมตั ิจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง บาง
ชนิดก็สามารถผ่านบัญชีรายรับ รายจ่ายและบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมทั้งใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสถิติ
การบนั ทึกสนิ ค้าคงคลงั และบางแบบกท็ ำบญั ชขี องลกู ค้าสมุดรายวันและพิสูจน์ยอดทง้ั สองข้างได้
2. ประโยชนท์ ่ไี ด้รับจากเครือ่ งมอื เคร่อื งใชส้ ำนักงานอัตโนมตั ิ

ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ มีประโยชน์ต่อธุรกิจอุตสาหกรรมเป็น
อย่างมาก สะดวกต่อการสืบคน้ ขอ้ มูล การติดต่อส่อื สารต่างๆ ดังพอจะแยกเปน็ ขอ้ ๆไดด้ ังนี้

1. ลดต้นทนุ การทำงานได้รวดเรว็ มปี ระสิทธภิ าพและถกู ต้อง ผลงานตอ่ หนว่ ยถกู
2 .ลดความเบื่อหน่ายการทำงานซ้ำๆ ซากๆ ทใี่ ช้คนทำมักจะทำให้เกิดการเบื่อหน่ายเพราะฉะน้ันถ้า
ใช้เครอื่ งจกั รแทนจะทำให้การทำงานที่น่าเบ่ือหน่ายนน้ั หมดไป เช่น การจา่ หน้าซอง ปิดซอง ปิดแสตมป์ โดย
ใช้เครือ่ งจักรแทน
3. ความเมื่อยล้า งานที่ทำซ้ำซากทำให้เกิดความเมื่อยล้า เพราะฉะนั้น ถ้าใช้เครื่องจักรทำจะดีกว่า
(เหมาะกว่า)
4. ทำให้ดูสวยงาม เมื่อใช้เคร่ืองจักรพิมพ์เอกสารต่างๆ จะทำให้แลดูสวยงามเปน็ ระบบเป็นระเบียบ
ในอินวอยซ์ พมิ พส์ มดุ เช็ค พิมพ์ใบฝากเงิน เปน็ ต้น
5. เพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้อง เช่น การใช้เครื่องจักรลงบัญชีหรอื เครื่องคำนวณเพื่อเพิ่มพูน
ประสทิ ธิภาพและลดความผิดพลาดลงไดม้ าก เพิม่ ความนา่ เชอื่ ถือ
6. ควบคุมได้ดี เช่น การใช้เครื่องจกั รปัม๊ เช็คและการลงนามโดยเครื่องจักร ป้องกันการปลอมแปลง
เอกสารได้

7. ช่วยปลดเปล้ืองงานทีค่ ง่ั ค้าง เช่น ใชเ้ ครอ่ื งจดคำบอก หรอื ใช้เทปในการบันทกึ รายงานการประชุม
3. วธิ กี ารบำรุงรักษาเครอ่ื งมอื ใชใ้ นระบบสำนกั งาน

เครื่องมือเครื่องใช้ทุกชนิด จะต้องมีวันชำรุด หรือเสื่อมสภาพซึ่งจะทำให้การปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูล
ต่างๆผดิ พลาด ฉะน้ันผบู้ รหิ ารสำนกั งานจะตอ้ งมกี ารบำรงุ รกั ษาเครื่องมือเครอ่ื งใช้ในสำนักงานอตั โนมัตดิ งั นี้

1. มีบัญชีรายละเอียดควบคุมเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน รวมทั้งทำทะเบียนประวัติการใชง้ านของ
เครื่องมือเครื่องใช้ทุกชนิด มีการอบรมการซ่อมเครื่องมือชนิดต่างๆ สามารถใช้พนักงานแก้ไขเครื่อง ของ
ตนเองได้

2. แต่งตั้งคณะกรรมการซอ่ มบำรุงรักษาเคร่ืองมือเครื่องใช้ มีการอบรมการซ่อมเครื่องมือชนิดต่างๆ
สามารถใชพ้ นกั งานแก้ไขประวัตขิ องตนเองได้

3. จัดจา้ งบรษิ ทั เพือ่ ซ่อมบำรุง เป็นรายปี หรอื รายเดอื น ตามระยะเวลาการใช้งาน
4. มกี ารระดมความคิดร่วมกนั ในการปอ้ งกันการชำรดุ ของเคร่ืองมือ เครือ่ งใช้
5. กำหนดแนวทางการซอ่ มบำรงุ เสนอฝา่ ยบรหิ ารระดับสูงให้รับทราบ
6. มีคลังพัสดุ อะไหล่ สำหรับเปลยี่ นอุปกรณท์ ชี่ ำรดุ ได้ทันเวลา
4. วธิ ีควบคุมเครือ่ งมอื ใช้ในสำนักงานอตั โนมตั ิ
หน้าที่สำคัญอีกประการหนึง่ ของผูบ้ ริหารสำนักงาน คือการควบคุมเครื่องมือเคร่ืองสำนักงานเพือ่ ให้
การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพยิ่งๆขึ้น และสามารถใช้เครื่องมือที่ทันสมัยและให้ได้ผลต่อการ
ดำเนินงาน เพราะฉะนัน้ ถ้าขาดความรอบคอบในการบนั ทึกและควบคุมแล้วจะทำให้เครื่องมือน้ันสูญเสียหรือ
ชำรดุ ได้ ฉะนน้ั ผบู้ รหิ ารงานสำนักงานควรเอาใจใส่ในเร่ืองต่อไปน้ีคือ เคร่อื งมอื นน้ั สูญเสียหรือชำรุดได้ ฉะน้ัน
ผ้บู ริหารสำนักงานเอาใจใสใ่ นเรือ่ งต่อไปนี้คอื
1. บนั ทึกหมายเลขของเครอ่ื งใชไ้ มว่ ่าจะเปน็ เครื่องท่ีซ็อหรือเชา่ มาก็ตาม
2. บันทกึ วนั ทที่ ่ีซอื้ หรือเช่ามาใหล้ ะเอยี ด
3. บันทึกมูลคา่ หรือราคาของเคร่อื งมือนั้น
4. อายกุ ารใชง้ านของเครื่องมือ (เพ่ือจะไดร้ คู้ ่าเส่อื ม)
5. ค่าเสื่อมราคาแตล่ ะปีของเครอ่ื งมือเครื่องใช้
6. มลู คา่ ทแี่ ทจ้ ริงในขณะนั้น
7. บันทกึ แหลง่ ท่ีต้ังของเคร่อื งมอื
8. ใหห้ มายเลขกำกบั เคร่ืองใชแ้ ตล่ ะชิ้นเพ่ือใหท้ ราบวา่ มีจำนวนก่ีชิน้
9. ตน้ ทุนและคา่ บริการของเคร่อื งมอื เคร่อื งใช้แตล่ ะชน้ิ ว่าสิน้ เปลืองค่าใชจ้ ่ายมากนอ้ ยเพียงใด
สรปุ
เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ เป็นอุปกรณ์ที่มีราคาแพงและเป็นเครื่องมือเครื่องใช้ที่มี
เทคโนโลยีสงู ฉะนน้ั ผู้บรหิ ารจะต้องบควบคุมและมแี นวทางในการใชเ้ คร่ืองมือทุกชนิดให้มีประสิทธิภาพและ
คุ้มค่ากับราคาการลงทุน อย่างไรก็ตามเครื่องมือเครื่องใช้ทุกชนิดเมื่อมีการใช้งานย่อมมีการชำรุดหรือ
เส่ือมสภาพ ฉะนนั้ จะตอ้ งรว่ มกันบำรงุ รักษาใหม้ สี ภาพให้มีสภาพใช้งานได้ดีอยู่ตลอดเวลา

คอมพวิ เตอร์ (Computer) หมายถึง อุปกรณท์ างอเิ ล็คทรอนิกส์ ท่สี ามารถกำหนดชุดคำส่ัง (Programmed)
เพอื่ ให้เกิดการรับข้อมูลจากส่วนนำเข้า (Input Unit) แล้วนำมาทำการประมวลผล (Processing) ให้เกิดเป็น
สารสนเทศในส่วนแสดงผลลัพธ์ (Output Unit) ที่เกิดประโยชน์และเราเก็บสารสนเทศเหล่านี้ไว้ในส่วน
สำรองขอ้ มูล (Secondary Storage) ทเี่ ราสามารถนำกลบั มาใช้หรอื ปรบั แกไ้ ดต้ ามต้องการ

2. องค์ประกอบพ้ืนฐานของคอมพิวเตอร์
องค์ประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กไปถีงคอมพิวเตอร์

ขนาดใหญ่ที่มีการทำงาน ซับซ้อนเพียงใดก็ตาม เมื่อเราพิจารณาแล้วจะเห็นได้ว่ามี องค์ประกอบเหมือนกัน
คอื สว่ นนำเขา้ (Input) ส่วนประมวลผล (Process) สว่ นแสดงผล (Output) และส่วนเกบ็ ขอ้ มูล (Storage)
ระบบคอมพิวเตอร์สวนบุคคลหรือที่เราเรียกว่า พีซี ที่เราสามารถพบเห็นได้บ่อบจะเห็นได้ว่าพีซีส่วนของ
อุปกรณ์นำข้อมูลเข้า ซึ่งจะนำข้อมูลไปสู่ส่วนการประมวลผลกลางที่อยู่ในเครื่อง(กล่องสี่เหลี่ยมด้านซ้ายของ
จอภาพที่เรียกว่า โปรเซสเซอร์ลักษณะกล่องวางเป็นแนวตั้งเราเรียกว่า “ทาวเวอร์” (Tower) เพราะมี
ลักษณะเหมือนหอคอย นิยมตั้งไว้ที่พื้นเพื่อประหยัดเนื้อที่ทำงาน) โดยผ่านอุปกรณ์ที่เราเรียกว่า เมาส์
คยี ์บอรด์ หรือไมโครโฟน และแสดงผลในส่วนแสดงผลโดยผา่ นอุปกรณ์ท่ีเรียกว่าจอภาพหรือเคร่ืองพิมพ์และ
ถ้ามีเสียงก็จะส่งออกทางลำโพงได้เช่นกัน และถ้าต้องการเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ก็จะเก็บข้อมูลไว้ในส่วนสำรอง
ข้อมูลโดยผ่านเครื่องอ่านและเขียนแผ่นดิสก์เก็ตปัจจุบันที่นิยมใช้ จะเป็นแผ่นดิสก์เก็ต ที่มีขนาด 31/2 น้ิว
หรือเก็บไว้ในเครื่องอ่านหรือเขียนฮาร์ดดิสก์ที่สามารถนำข้อมูลเข้าออกมาใช้ได้สะดวกและรว ดเร็วกว่า
นอกจากนี้เราอาจเก็บข้อมูลลงนุปกรณ์ที่เรียกว่าเครื่องอ่านและเขียน CD-ROMในลักษณะข้อมูลที่เป็น
ดิจติ อล
3. ความสามารถของคอมพวิ เตอร์

สาเหตุสำคัญท่ีทำให้คอมพวิ เตอร์ได้รบั ความนยิ มมากจนถึงกับตอ้ งมีการจดั ซื้อหาไปใชใ้ นหน่วยงาน
ห้างร้าน และบรษิ ัทตา่ งๆนั้น เปน็ เพราะความสามารถสำคัญหลายประการด้วยกนั คือ

1. ความสามารถในการเก็บบันทึกข้อมูลต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติคอมพิวเตอร์จะทำงานได้ตอ้ งมีข้อมลู
และถ้าจะให้ดีและรวดเร็วก็ควรจะให้คอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลเข้าไปทำงานได้โดยอัตโนมัติเสียด้วย ตัวอย่างท่ี
เหน็ ได้ชดั ก็คือ ต้ฝู ากถอนเงินอัตโนมัติ หรอื ตูเ้ อทีเอม็ นั้นสามารถอ่านบตั รเอทีเอ็มซง่ึ บนั ทึกหมายเลขบัญชีของ
เจา้ ของบตั รและรับข้อมูลว่า เจา้ ของบัตรตอ้ งการฝากหรอื ถอนเงินได้โดยอตั โนมตั ิ ตวั อยา่ งอนื่ ๆ ไดแ้ ก่

1.1 การใชด้ นิ สอฝนบนกระดาษคำตอบข้อสอบ แลว้ นำไปเข้าเครอ่ื งอา่ น
เพอ่ื ให้คอมพวิ เตอร์ตรวจสอบและคิดคะแนนสอบไดโ้ ดยอัตโนมัติ

1.2 การใช้รหัสแท่งติดบนฉลากสินค้า แล้วใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านเพื่อส่งไปให้
คอมพิวเตอรว์ ่าสนิ ค้าน้นั มรี าคาเท่าใด

2. ความสามารถในการเก็บขอ้ มูลเอาไว้ใชง้ านได้เปน็ จำนวนมากๆ คอมพิวเตอร์
โดยทวั่ ไปอาจเก็บขอ้ มลู ต่างๆ เอาไว้ใช้งานไดม้ ากมายอยา่ งไม่น่าเชื่อ ยกตวั อยา่ งเช่น หนงั สือ โดยทัว่ ไปขนาด
200หนา้ อาจจะมีตัวหนังสือรวมกันท้ังหมดประมาณ 500,000 ตัว ซงึ่ นบั ว่ามากแลว้ และกวา่ เราจะอ่านจบก็
ต้องใช้เวลานานหลายวัน แต่คอมพิวเตอร์ทว่ั ไปเวลานส้ี ามารถเก็บข้อมลู ต่างๆ ไดเ้ ทยี บเท่ากับตัวอักษรหลาย
ล้านตัวหรือเท่ากับเก็บหนังสือไว้ในตัวไดห้ ลายล้านเล่มการทีค่ อมพิวเตอร์เก็บขอ้ มูลได้มากมายมหาศาลนี้ทำ
ใหม้ ีประโยชน์ในการเกบ็ บนั ทึกเรือ่ งราว ขอ้ ความ สถติ ิหรอื ภาพตา่ งๆได้เปน็ จำนวนมากและทำให้เกิดแนวคิด
เก่ยี วกบั ฐานข้อมลู ซงึ่ จะนำมาอธบิ ายในตอนต่อๆไป