ความรู้เบื้องการใช้เครื่องใช้สำนักงาน-อา_removed

ควำมรเู้ บื้องตน้ กำรใชเ้ คร่ืองใชส้ ำนกั งำน

สำนักงำน (Office) คือ สถานท่ีท่ีใช้เป็นท่ีทางานของพนักงานในหน่วยงานท้ังที่เป็นหน่วยงานทาง
ภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏบิ ตั งิ านอยา่ งมีระบบและมปี ระสิทธภิ าพ

งำนสำนักงำน คือ การปฏิบัติงานต่าง ๆ ภายในสานักงาน ซ่งึ มักจะเป็นงานที่เกี่ยวกบั เอกสาร การ
วางแผนและการจัดการเพ่ือวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดาเนินงานด้วย
ประสิทธิภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสานักงานมักจะถูกจัดให้เป็นศูนย์การปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจา
แหลง่ อานวยความสะดวก พบปะติดตอ่ ประสานงานระหวา่ งผู้มาตดิ ต่อและผทู้ ี่ทางานอยู่ภายในสานกั งาน

เคร่ืองใช้สำนักงำน คือ เครื่องมือเคร่ืองใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสานักงานให้เกิด
ความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะ
นาไปสู่ความสาเร็จในการติดต่อ เคร่ืองใช้สานักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรือ
อาจเรียกไดว้ า่ เปน็ เคร่ืองใชส้ านกั งานอตั โนมตั ิ

เครอ่ื งใช้สานักงานในปัจจบุ ันได้รับการพัฒนาให้มคี วามทันสมยั มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพ
ในการทางานสูงขึ้น การใช้เคร่ืองใช้สานักงานจึงช่วยอานวยความสะดวกในการทางานของพนักงานใน
สานักงานได้มาก สานักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สานักงานอัตโนมัติโดยคานึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือก
เคร่อื งใช้สานกั งาน เพอ่ื ใหไ้ ด้เคร่ืองใช้สานักงานทม่ี ีประโยชนค์ ้มุ คา่ มากที่สดุ

ควำมสำคัญของเคร่อื งใชส้ ำนักงำน
เครอ่ื งใชส้ านกั งานนบั ว่ามคี วามสาคญั ตอ่ สานกั งานและองค์การ ในการนา มาใช้ ช่วยพนกั งานในการ

ปฏิบัติงานให้มีความสะดวก ประหยัดแรงงาน และทางานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันเครื่องใช้
สานักงานมีราคาที่ถูกลงช่วยให้สานักงานขนาดเล็กสามารถซื้อ เพื่อนาไปใช้งานได้ และเครื่องใช้สานักงานใน
ปัจจุบัน ได้มีการพัฒนาระบบการทางานโดยนาเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามาใช้เพื่อให้พนักงานสามารถใช้ งาน
เครอ่ื งใชส้ านกั งานไดง้ ่าย และสะดวกมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนกั งำน
1. ช่วยให้เกดิ ความเป็นระเบยี บเรียบรอ้ ย งานที่ผลิตได้น้นั จะแลดูเป็นระเบียบ อ่านงา่ ยชดั เจนมปี ระสทิ ธภิ าพ
2. ชว่ ยลดตน้ ทุนและคา่ ใชจ้ ่าย เอกสารมีความถกู ต้อง รวดเร็วมปี ระสิทธิภาพ
3. ช่วยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลิตด้วยเคร่ืองใช้สานักงาน ย่อมแลดูดีกว่างานท่ีผลิตด้วยมือ มีความ
สมา่ เสมอและจัดได้อยา่ งมีระเบยี บ
4. ช่วยลดความเบ่ือหน่ายและความเม่ือยล่า งานบางอย่างน้ันต้องทาซ้าซากจาเจทาให้เกิดการเบ่ือหน่าย
และความเม่อื ยล้าได้ หากไดน้ าเอาเครอื่ งใช้สานักงานมาชว่ ยแบ่งเบาภาระไดจ้ ะทาใหล้ ดความเมื่อยลา้ ได้
5. ช่วยให้มีการจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบและสามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วมีความแม้นยาช่วยลด
ขั้นตอนในการทางาน

ชนดิ ของเครอ่ื งใชส้ ำนกั งำน
1. เคร่ืองคำนวณ คือ เครือ่ งใชส้ านกั งานท่ีชว่ ยให้การคานวณตัวเลขเป็นไปอย่างถกู ตอ้ งแม่นยา สะดวก รวดเร็ว

ประหยัดเวลา แรงงาน และคา่ ใช้จา่ ย มี 2 ชนิด คอื เครื่องคิดเลข และเครอ่ื งคานวณเลข

2. เคร่ืองพิมพ์ดีด คือ เคร่ืองที่ทาหน้าที่พิมพ์ข้อความลงบนกระดาษอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและทาให้ง่าย
ต่อการอา่ น เครื่องพมิ พ์ดีดมีอยู่ 2 ชนดิ

2.1 เครอื่ งพิมพด์ ีดภาษาเดย่ี ว เช่น พิมพ์ดดี ภาษาไทย พิมพ์ดดี ภาษาอังกฤษ
2.2 เคร่ืองพิมพ์ดีดสองภาษาเป็นเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า ไดแ้ ก่ เครื่องพิมพ์ดีดทมี่ ีหัวพิมพ์เป็นลกั ษณะลูกกอล์ฟ

ท่ีเรียกว่ากอล์ฟบอล (Golf ball) และ เครื่องพิมพ์ดีดท่ีมีช่องสาหรับใส่ตลับท่ีเรียกว่าจานพิมพ์ (Daisy
wheel)

3. เคร่ืองอัดสำเนำ คือ เครื่องอัดสาเนาเป็นเคร่ืองใช้สานักงานที่ช่วยในการผลิตเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
ประหยัดเวลา แรงงานและคา่ ใชจ้ ่าย เครื่องอดั สาเนาแบง่ ออกเปน็ 3 ประเภท คือ

อปุ กรณท์ ี่ใช้ประกอบกำรอดั สำเนำ

4. เคร่ืองถ่ำยเอกสำร คือ เคร่ืองที่ใช้สาหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพ่ือจัดทาเป็น
สาเนาโดยมีภาพและ ข้อความท่ีเหมือนกับต้นฉบับทุกประการ เคร่ืองถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกันข้ึนอยู่ว่า
หนว่ ยงานน้นั ๆ จะเลือกใช้ให้เหมาะสมกบั งาน

เคร่อื งถ่ำยเอกสำรแบง่ ออกเป็น 3 ประเภท คือ
1) เคร่ืองถ่ำยเอกสำรธรรมดำ เป็นเคร่ืองถ่ายเอกสารในระยะเร่มิ แรกที่มีระบบการทางานแบบปกติ ไม่มขี ีด

ความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารจากต้นฉบับลงบนกระดาษถ่ายเอกสารเป็นขนาด
ปกติเทา่ ต้นฉบบั
2) เครื่องถ่ำยเอกสำรแบบย่อขยำย เป็นเคร่ืองถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาข้ึนให้มีขีดความสามารถในการย่อ
ขยายขนาดเอกสารให้เล็กลงหรือใหญ่ข้ึนได้บนขนาดกระดาษปกติจัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษท่ี
นอกเหนือไปจากการถา่ ยเอกสารแบบธรรมดา
3) เครื่องถ่ำยเอกสำรระบบดิจิตอล เป็นเคร่ืองถ่ายเอกสารท่ีไดร้ ับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีทก่ี ้าวหน้าและ
ทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารปกติ สามารถทาสาเนาได้
จานวนมากในเวลาอันรวดเร็ว เอกสารจะมีความคมชัดและประหยัดค่าใช้จ่าย สะดวกและง่ายต่อการใช้
เพราะมีโปรแกรมสาเร็จรูปควบคุมการทางานด้วยระบบคอมพวิ เตอร์

กำรดแู ลและบำรงุ รักษำเครือ่ งถ่ำยเอกสำร
การดูแลและบารุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารอยา่ งถูกวิธี จะช่วยถนอมเครื่องถ่ายเอกสารใหม้ ีอายุการใช้งาน
ยาวนาน ป้องกันการชารุดเสียหายกอ่ นถึงเวลาอันสมควร ทาใหป้ ระหยดั ค่าใชจ้ ่ายและประหยดั เวลาในการปฏิบัติงาน
ได้อย่างต่อเนือ่ ง ซงึ่ แนวทางการดแู ลและบารงุ รักษาเครอ่ื งถา่ ยเอกสารโดยทัว่ ไป มีดังน้ี
1) ศกึ ษาขนั้ ตอนและวิธกี ารใช้เคร่อื งถ่ายเอกสาร แตล่ ะชนดิ จากคู่มอื ประจาเคร่อื ง
2) ตง้ั เครอื่ งถ่ายเอกสาร ใหอ้ ย่ใู นท่ที ีอ่ ากาศถ่ายเทไดส้ ะดวก หา่ งไกลจากความช้นื และแสงแดด
3) หมน่ั เช็ดและทาความสะอาดตัวเครือ่ งถา่ ยเอกสาร ด้านนอกทกุ วนั
4) ทาความสะอาดกระจกวางต้นฉบับและฝาปิดต้นฉบับดา้ นในเป็นประจาสม่าเสมอทกุ วันโดยผ้านุ่มและ

สะอาดเท่าน้ัน ถ้าสกปรกมากให้ใช้ผ้านุ่มชุบน้าพอเปียกช้ืนทาความสะอาดเพียงอย่างเดียว หา้ มใช้ทิน
เนอร์ นา้ มนั เบนซิน หรอื สาละลายอนื่ ๆ อยา่ งเดด็ ขาด
5) หากมีการติดตั้งถาดป้อนต้นฉบับอตั โนมัติ ให้ทาความสะอาดบริเวณถาดป้อนต้นฉบบั อัตโนมัติด้วยผ้า
นมุ่ สะอาด
6) หม่ันตรวจดูผงหมึกให้อยู่ในปริมาณเพียงพอที่จะถ่ายเอกสารได้ชัดเจนอยู่เสมอ เวลาเทหมึกต้อง
ระมัดระวังอยา่ ใหผ้ งหมึกฟุ้งกระจายเข้าตัวเครือ่ งถา่ ยเอกสาร
7) ใช้ผ้าคลุมเคร่ืองทุกคร้ังหลักจากเลิกการใช้งาน และก่อนคลุมเคร่ืองควรรอให้เครอ่ื งเย็นเสียก่อนจึงทา
การคลุมเครื่องถา่ ยเอกสาร ทงั้ นเ้ี พื่อปอ้ งกนั ฝนุ่ ละอองและความชน้ื
8) ขณะเครื่องกาลังทางาน ห้ามหมุนหน้าปัดเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารโดยเด็ดขาด และควรเลือก
อตั ราส่วนการถ่ายเอกสารอย่างช้า ๆ กอ่ นกดปุม่ Start
9) ระมัดระวังเก่ียวกับสายไฟ ปลั๊กไฟท่ีใช้กับเคร่ืองถ่ายเอกสาร เมือเลิกใช้เคร่ืองให้ปิดสวิตซ์และถอด
ปลกั๊ ไฟใหเ้ รยี บร้อย
10) ไมค่ วรเปิด-ปดิ เคร่ืองถา่ ยเอกสารบ่อย ๆ
11) ควรจดั ทาประวัติการใชง้ านการซอ่ มแซมและบารุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารให้ละเอยี ด
12) ถ้าเครื่องมีปัญหาติดขัดไม่สามารถใช้งานได้ ควรเรียกช่างผู้ชานาญมาทาการตรวจซ่อม ห้ามทาการ
ซ่อมเองโดยเด็ดขาด
13) เม่ือมีข้อความ “READY TO COPY. MAINTENCE REQUISED” ปรากฏแสดงว่า ถึงเวลาต้องทา
ความสะอาดและตรวจเชค็ หรอื ให้ตดิ ตอ่ ชา่ งผู้ชานาญ

5. เครื่องโทรศัพท์ เป็นการติดต่อสื่อสารที่มีความสาคัญต่อธุรกิจจาเป็นต้องอาศัยบริการของการสื่อสารท่ี
สะดวกรวมเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย สามารถแบ่งประเภทของการติดต่อส่ือสารออกเป็น 2 ประเภท คือ การ
ตดิ ตอ่ สอ่ื สารดว้ ยวาจา การติดต่อสือ่ สารด้วยลายลักษณอ์ กั ษร

บริกำรโทรศัพท์ (Telephone Services) แบ่งออกเปน็ 3 ชนดิ
1) โทรศัพทส์ ่วนบคุ คล (Personal Telephone)

2) โทรศพั ทส์ าธารณะ (Public Telephone)

3) โทรศพั ท์มอื ถอื (Mobile)

วธิ กี ำรใชง้ ำนและกำรบำรุงรักษำโทรศพั ท์
1. ควรศึกษาวธิ ีใช้โทรศัพท์ ก่อนใชง้ าน
2. ควรมีปากกา ดินสอ สมุดโน้ต ขา้ งๆโทรศัพท์
3. เม่ือมีเสียงกริ่งดังขึ้น ควรรบี รับสายทันที (ไม่ควรใหด้ งั เกนิ 3 ครง้ั )
4. การรบั โทรศัพท์ ควรใช้เสียงให้เป็นธรรมชาติ สุภาพ มีคะ่ /ครับ ไมค่ วรขบเค้ียวอาหาร
5. การโอนสายควรบอกใหผ้ ู้จะรับสายทราบก่อน
6. เชด็ ทาความสะอาดโทรศัพท์ ดว้ ยผา้ สะอาดชบุ แอลกอฮอล์ อยา่ งสมา่ เสมอ

6. เครื่องโทรสำร เป็นเคร่ืองใช้สานักงานที่ช่วยในการติดต่อสื่อสารให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา
ค่าใช้จ่าย และเป็นหลักฐานท่ีสามารถใช้อ้างอิงได้ เนื่องจากสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทางได้ในเวลาเพียงไม่กี่
วินาทีและเสียค่าใช้จ่ายน้อย ธุรกิจเกือบทุกแห่งจึงมีเครื่องโทรสารไว้สาหรับการรับส่งข้อมูลและมักจะเปิดเครื่องไว้
ตลอด 24 ช่ัวโมงเพ่ือที่จะไม่พลาดข่าวสารข้อมูลต่างๆ ในปัจจุบันเครื่องโทรสารได้รับการพัฒนาให้มีหน่วยความจาท่ี
สามารถบนั ทกึ ข้อมลู แม้จะปดิ เครอ่ื งไว้กต็ าม นับเป็นความก้าวหนา้ อีกข้ันหนึ่ง

7. เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic device) ที่ช่วยในการจัดการกับข้อมูลที่
เป็นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ท่ีใช้แทนความหมายในสิ่งต่างๆ โดยคุณสมบัติที่สาคัญของคอมพิวเตอร์คือการท่ี
สามารถกาหนดชดุ คาส่งั ลว่ งหน้าหรือโปรแกรมไดแ้ ละสามารถทางานไดห้ ลากหลายรปู แบบ และเป็นท่นี ิยมใช้กันอยา่ ง
แพรห่ ลายทุกสถานประกอบการ ทุกธุรกจิ หรอื หนว่ ยงานตอ้ งใชค้ อมพิวเตอรใ์ นการดาเนนิ งานท้งั สน้ิ

วธิ ีกำรบำรุงรักษำและกำรใช้คอมพิวเตอร์
1. เปิด-ปิด เครอ่ื งอย่างถกู วิธี
2. จดั การตรวจสอบปญั หาของ Hard disk
3. วางแผนและจัดการในการเก็บข้อมลู หรือ File อย่างเปน็ ระบบ
4. สารองข้อมูลไวท้ ่ีอุปกรณส์ ารอง (Backup Data)
5. ปอ้ งกันไวรัส และสแกนไวรัสอย่างสมา่ เสมอ
6. ดูแลรกั ษาคอมพิวเตอรใ์ ห้สะอาด และไม่นาอาหารมารับประทานใกล้กับคอมพิวเตอร์
7. เม่ือมีปัญหาในการใช้เคร่ือง กรณุ าแจ้งชา่ งผ้เู ชีย่ วชาญเพ่ือตรวจเชค็

8. เคร่ืองพิมพ์ เป็นอุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สาหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพที่อยู่บน
จอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพ่ือสามารถนาไปใช้ในงานอ่ืนๆ ได้ เคร่ืองพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบนกระดาษได้ท้ัง
ตวั อักษร และรปู ภาพ ปจั จบุ นั มีใหเ้ ลอื กหลายแบบเพอ่ื การนาไปใช้งานที่ต่างกันออกไปดังน้ี

1) เครื่องพิมพ์แบบจุด (Dot Matrix Printer) คือ เครื่องพิมพ์ท่ีอาศัยการใช้งาน หัวเข็มไปกระแทกกระ
ดาษ โดยผ่านผ้าหมึกทาให้เป็นจุดขึ้น เห็นจะมีแต่ประโยชน์ด้านทากระดาษไขสาหรับงานโรเนียว เอกสาร และพิมพ์
โดยซ้อนกระดาษ Carbon ได้เท่าน้ัน เครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ ในปัจจุบันส่วนใหญ่นิยมใช้กัน 2 แบบ แบบ 9 เข็ม
และแบบ 24 เขม็

คุณลักษณะเด่นของเครื่องพมิ พ์แบบนี้ คือ สามารถพมิ พ์ลงบนกระดาษทม่ี ีสาเนาหลายชุดได้ ทาใหไ้ ม่
ต้องเสียเวลาพิมพห์ ลายครง้ั ซึ่งเครอื่ งพิมพแ์ บบอืน่ ไมส่ ามารถทาได้

2) เคร่ืองพิมพ์แบบหมึกพ่น (Inkjet Printer) คือ เคร่ืองพิมพ์ท่ีใช้วิธีพน่ น้าหมึกลงไปบนกระดาษ โดยหมึก
จะถูกฉีดออกจากรขู นาดเลก็ บนหวั พิมพ์ ซงึ่ หมกึ ทใี่ ช้จะเป็นแมส่ ี 4 สี คอื แดง เหลอื ง นา้ เงิน และดา

คุณลักษณะเด่นของเคร่ืองพิมพ์แบบน้ี คุณภาพการพิมพ์คมชัดกว่าแบบใช้หัวเข็ม ให้ความละเอียดสูง
เหมาะสาหรับงานด้านกราฟิก และงานด้านการนาเสนอ สามารถพิมพ์ภาพสีได้โดยมีตลับหมึกสีแยกอิสระ สามารถ
ถอดเปลี่ยนได้ และสามารถพิมพบ์ นผวิ วสั ดอุ ื่นๆ นอกจากบนกระดาษได้ เชน่ แผน่ ใส, สติก๊ เกอร์ เปน็ ต้น

3) เครอื่ งพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Printer) คือ ทางานคล้ายกับเคร่อื งถ่ายเอกสาร โดยใช้แสงเลเซอร์สร้าง
ประจุไฟฟ้าบวกบนแผ่นกระดาษท่ีเคลื่อนผา่ น ผงหมึกท่ีมีประจุลบจุถูกดูดกบั ประจุบวก จากนั้นลูกกลิง้ ร้อนจะชว่ ยให้
หมกึ ติดกับกระดาษ เคร่ืองพิมพเ์ ลเซอรม์ คี วามเร็วในการพมิ พส์ ูงและมีตน้ ทุนการพมิ พ์เฉลี่ยต่อ แผ่นถกู กวา่ เครอื่ งพิมพ์

ฉีดหมึก จึงเหมาะกับงานที่ต้องพิมพ์ปริมาณมาก เช่น สานักงาน สถานศึกษา ร้านถ่ายเอกสาร เป็นต้น เครื่องพิมพ์
เลเซอรม์ ี 2 แบบ คือ ขาว/ดา และสี

คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบน้ี เป็นเคร่ืองพิมพ์ทีใ่ ช้ปากกาในการเขียนข้อมูลลงบนกระดาษ ซ่ึง
เคร่อื งพมิ พป์ ระเภทนเ้ี หมาะกบั งานเขยี นแบบของวศิ วกรและสถาปนกิ และเป็นเครือ่ งพมิ พท์ มี่ รี าคาแพงทีส่ ุด

4) เคร่ืองพล็อตเตอร์ (Plolter) มีขนาดใหญ่กว่าเครื่องพิมพ์ประเภทอื่น นิยมใช้กับงานที่เกี่ยวข้องกับการ
เขียนแบบต่างๆ ป้ายโฆษณา ซ่ึงมีลักษณะการทางานด้วยการใช้ปากกาเขียนข้อมูลลงบนพื้นผิวที่ต้องการพิมพ์ด้วย
วิธีการเล่ือนกระดาษ ปากกาที่ใช้เขียนข้อมูลมี 6-8 สี มีความเร็วในการทางานวัดเป็น ไอพีเอส (ips : inch
per second) หมายถึง พนื้ ท่ีทีเ่ ครอ่ื งพิมพส์ ามารถเลอื่ นปากกาไปบนชิน้ งาน 1 ตารางน้ิวตอ่ วนิ าที

กำรดูแลรักษำเครื่องพิมพ์
1. ควรเลอื กใชก้ ระดาษทีไ่ ดค้ ุณภาพ และขนาดไม่ควรหนาเกินกว่า 80 แกรม ซึ่งจะชว่ ยลดปัญหากระดาษ

ติดและชว่ ยยืดอายุการทางานของฟันเฟืองภายในเคร่อื ง
2. ควรเกบ็ ตลบั หมกึ ไว้ในที่ปราศจากฝุ่นและในทม่ี ีอุณหภูมไิ ม่สงู
3. ควรเปดิ เครื่องพมิ พท์ างานอย่างน้อยสปั ดาห์ละ 2-3 ครง้ั โดยเฉพาะเคร่ืองพมิ พ์ฉดี หมึก เพือ่ ป้องกนั

หัวฉีดของเครื่องพมิ พ์อุดตนั
4. ควรศกึ ษาวธิ ีใชเ้ ครื่องพิมพ์ก่อนใชง้ าน
5. เครอื่ งพิมพค์ วรถูกใช้งานอยา่ งสม่าเสมอ
6. กอ่ นนาตลับหมึกใสล่ งไปในเครือ่ ง ควรเขยา่ ตลบั หมึกทุกครั้ง

7. ไมค่ วรปล่อยใหเ้ ครื่องพิมพ์ไม่มตี ลบั หมกึ ในเครือ่ ง เพราะจะทาใหอ้ ากาศเขา้ ไปทาให้เกดิ ปัญหาหัวพิมพ์
อุดตนั ได้

8. ใหต้ ิดตั้งเคร่ืองพิมพ์ในบริเวณทมี่ ีฝุ่นละอองน้อย ควรมีผ้าคลุมเครื่องพมิ พข์ ณะไม่ได้ใชง้ าน
9. ควรสารองหมกึ พิมพ์ไว้ และเปล่ียนทนั ทเี มื่อเครื่องพิมพ์แสดงไฟสถานะหมกึ หมด
10. ปดิ เครือ่ งพมิ พ์เม่ือไม่ใช้งานทุกคร้งั

9. เครื่องสแกนเนอร์ คือ อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซ่ึง
คอมพิวเตอร์ สามารถแสดง เรียบเรียง เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพน้ันอาจจะเป็นรูปถ่าย ข้อความ ภาพวาด
หรือแมแ้ ตว่ ัตถุสามมติ ิ สามารถใช้สแกนเนอร์ทางานต่างๆได้ดงั น้ี

- ในงานเกยี่ วกบั งานศลิ ปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร
- บนั ทกึ ข้อมูลลงในเวริ ด์ โปรเซสเซอร์
- แฟก็ เอกสาร ภายใต้ดาตา้ เบส และ เวริ ด์ โปรเซสเซอร์
- เพ่มิ เติมภาพและจินตนาการต่างๆ ลงไปในผลติ ภณั ฑส์ ่ือโฆษณาต่าง ๆ
ชนดิ ของเคร่อื งสแกนเนอร์
สแกนเนอร์สามารถจัดแบง่ ตามลกั ษณะทั่วๆ ไป ได้ 2 ชนิด คอื Flatbed scanners ซ่ึงใชส้ แกนภาพถ่ายหรือ
ภาพพิมพ์ต่าง ๆ สแกนเนอร์ ชนิดนี้มีพื้นผิวแก้วบนโลหะท่ีเป็นตัวสแกน เช่น ScanMaker III Transparency and
slide scanners, ซ่งึ ถกู ใชส้ แกนโลหะโปร่ง เชน่ ฟลิ ม์ และ สไลด์
กำรทำงำนของสแกนเนอร์
การจับภาพของสแกนเนอร์ ทาโดยฉายแสงบนเอกสารท่ีจะสแกน แสงจะผ่านกลับไปมาและภาพ จะถูกจับ
โดยเซลล์ท่ีไวต่อแสง เรียกว่า charge-couple device หรือ CCD ซ่ึงโดยปกติพื้นท่ีมืดบน กระดาษจะสะท้อนแสงได้
น้อยและพ้ืนที่ท่ีสว่างบนกระดาษจะสะท้อนแสงได้มากกว่า CCD จะสืบหาปริมาณแสงที่สะท้อนกลับจากแต่ละพ้ืนท่ี
ของภาพนัน้ และเปลี่ยนคลนื่ ของแสงทีส่ ะท้อน กลับมาเป็นข้อมูลดจิ ิตอล หลังจากน้ันซอฟต์แวร์ทใ่ี ชส้ าหรับการสแกน
ภาพก็จะแปลงเอาสญั ญาณเหล่าน้นั กลับมาเป็นภาพ บนคอมพวิ เตอร์อีกทหี นงึ่ สิง่ ทจ่ี าเปน็ สาหรบั การสแกนภาพมีดงั นี้
- สาย SCSI สาหรบั ต่อจากสแกนเนอรไ์ ปยงั เคร่ืองคอมพวิ เตอร์
- ซอฟตแ์ วรส์ าหรับการสแกนภาพ ทาหนา้ ที่ควบคุมการทางานของสแกนเนอร์ให้ สแกนภาพตามทก่ี าหนด
- สแกนเอกสารเกบ็ ไว้เป็นไฟล์ทนี่ ากลบั มาแก้ไขได้อาจต้องมีซอฟต์แวร์ท่ีสนับสนุนด้าน OCR
- จอภาพทเี่ หมาะสมสาหรับการแสดงภาพที่สแกนมาจากสแกนเนอร์
- เคร่อื งมือสาหรับแสดงพิมพภ์ าพที่สแกน เชน่ เคร่อื งพมิ พ์แบบเลเซอรห์ รอื สไลด์โปรเจคเตอร์
ประเภทของภำพที่เกดิ จำกกำรสแกน

วธิ ีกำรบำรงุ รักษำและกำรใช้งำนเครือ่ งสแกนเนอร์
1. ควรศึกษาวิธใี ช้เครื่องสแกนเนอร์ก่อนใช้งาน
2. เช็คเอกสารกอ่ นสแกน ระวงั ลวดเยบ็ กระกระดาษ กระดาษกาว ตอ้ งแกะออก ระวังหมึก
3. ให้ติดตง้ั เคร่ืองสแกนในบรเิ วณทมี่ ฝี ุ่นละอองนอ้ ย ควรมผี ้าคลุมเคร่ืองพิมพ์ขณะไมไ่ ด้ใช้งาน
4. หากเครื่องชารุด อยา่ ทาการซ่อมแซมด้วยตนเอง ใหเ้ รยี กช่างหรอื ผชู้ านาญการมาทาการซ่อม
5. หา้ มใชแ้ อลกอฮอ ทินเนอร์ ทาความสะอาดเคร่ืองสแกนเนอร์
6. ปดิ เครอื่ งสแกนเมื่อไม่ใช้งานทุกครงั้

10. เครื่องตัดกระดำษ มหี ลายแบบดว้ ยกันขนึ้ อยู่กับลักษณะของงาน

11. เคร่อื งเคลือบเอกสำร มหี ลายขนาดและหลายแบบ
1. ศกึ ษาวิธีการใชเ้ คร่ืองเคลอื บบัตร ก่อนใช้งาน
2. เปิดสวทิ ซ์อนุ่ เครื่อง เพียง 8-10 นาที
3. ควรต้งั ความร้อนใหพ้ อเหมาะกับความหนาของพลาสตกิ เคลือบบตั ร ตง้ั ค่าความร้อนระหว่าง 110-130
องศา
4. การสอดพลาสติกเคลอื บเข้าเครือ่ งให้สอดจากด้านทีซ่ ลี หัวเท่านนั้
5. เมื่อเลกิ ใชง้ านให้ปรบั อณุ หภูมิลงต่าสดุ ทิง้ ไว้ 10 นาที ก่อนปิดสวิตซ์
6. กรณีมีคราบกาวติด เช็ดทาความสะอาดเครอื่ งเคลือบบัตรด้วยผ้าสะอาดชบุ นา้ มนั สน

12. เครื่องเจำะกระดำษ

13. เครื่องเย็บเอกสำร

กำรบำรุงรักษำอปุ กรณส์ ำนกั งำน

การบารุงและรกั ษาเครื่องใช้สานักงานมีความสาคัญมากสาหรบั บุคลากรท่ีมีหนา้ ที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่าง
ย่ิงผู้ใช้เครื่องใช้สานักงานเหล่าน้ัน จะต้องทาหน้าท่ีควบคุมเพ่ือให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานสามารถทางานได้
อย่างตอ่ เน่อื ง และช่วยประหยัด คา่ ใชจ้ า่ ยในการซ่อมบารงุ

กำรติดตงั้ เครื่องใช้สำนกั งำน
- จดั เตรยี มสถานท่ีใหเ้ หมาะสมกบั ลกั ษณะของเคร่ืองใช้สานักงานนนั้ ๆ
- ควรมอี ุปกรณค์ รอบคลมุ หรือปกปิด
- ควรมีเก็บให้ห่างไกลจากอนั ตรายภายนอก
- ก่อนใช้ต้องตรวจสอบสภาพว่าพร้อมใช้งานหรือไม่
- หลังใชต้ อ้ งตรวจสอบและบารุงรกั ษา
กจิ นสิ ยั ทคี่ วรปฏบิ ัติในกำรใช้งำน
- รักและถนอมเครื่องใช้สานักงาน เสมือนเป็นสมบตั ิของตวั เอง
- มใี จรกั ในอาชพี ของตนท่ีจะใช้เคร่ืองใช้อยา่ งประหยดั ค่าใชจ้ ่ายขององค์กร

- มีการใชเ้ คร่ืองใชส้ านกั งานอย่างมีศลิ ปะ
- จัดทาคูม่ ือประจาเคร่ืองใชท้ ุกๆเครือ่ ง
กฎสำคัญที่ตอ้ งปฏิบตั ิจนเปน็ กิจนิสยั
- ควรมีการศึกษาให้ดีก่อนใช้เครอ่ื ง
- ปฏิบัตงิ านใชเ้ คร่อื งอยา่ งมีศิลปะ
- ตรวจสอบประจาวนั ประจาสัปดาห์ หรือประจาเดือน
- เรียนรู้ ซอ่ มแซม แก้ไข ดว้ ยตนเอง
- บารุงรักษาเมอ่ื ชารดุ เสียหาย
- จัดทาคูม่ ือไว้ให้ผู้ใช้ศึกษา
กำรตรวจตรำเครื่องใชป้ ระจำวนั
- ตรวจดูความเรียบร้อย ปัดฝนุ่ ละออง เช็ดถูให้สะอาดหลังใชง้ าน
- ถอดปลัก๊ ไฟ ปดิ ผา้ คลมุ ทุกครั้งเมอ่ื ใชง้ านเสร็จ
- ตรวจดูสายไฟและความเรียบรอ้ ยของปลั๊กไฟ
กำรตรวจตรำประจำสปั ดำห์
- เช็ดปัดฝนุ่ ละอองตามซอกมุมตา่ ง ๆ ของเครอ่ื งใช้
- เปดิ ฝาเครอื่ ง ใชเ้ ศษผ้าเช็ดถฝู ุ่นละอองจากเศษกระดาษ
- หยอดน้ามนั หล่อลืน่ ถา้ จาเปน็
- ใชแ้ อลกอฮอล์เช็ดถแู ละทาความสะอาดตัวเครื่อง
กำรตรวจตรำประจำเดือน
- เปิดเคร่อื งตรวจสอบอะไหล่บางชนิดท่ีเสื่อมสภาพ อาจต้องเปลยี่ นใหม่
- เช็ดสว่ นเลอะเทอะเปรอะเป้ือนภายใน
นอกเหนือจากการดูแลรักษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างต้น เพื่อให้การปฏิบัติงานภายในองค์กรเป็นระบบ
ควรมกี ารจดั ทาบัญชีลงทะเบยี นวัสดุและครุภัณฑไ์ ว้ควบคุมการใช้งาน การเบิกจา่ ย การยืม หรือการเคล่อื นย้ายเคร่อื ง
ปฏิบัติสานักงานของหน่วยงาน ซ่ึงจะเป็นประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขออนุมัติจัดซื้อใหม่เมื่อ
เครอ่ื งใช้เหลา่ นน้ั สิน้ สภาพการใชง้ าน