BUKU MESYUARAT AGUNG PIBG 2020

SAM HULU LANGAT

SEKOLAH KLUSTER KECEMERLANGAN

MESYUARAT AGUNG PIBG
KALI KE – 34 TAHUN 2020
DEWAN AZ-ZAMAKHSYARI

15 FEBRUARI 2020

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA

1 Tentatif Program
2 Sekapur Sirih
3 Seulas Pinang
4 Jawatankuasa Pelaksana Mesyuarat Agung PIBG kali ke-33
5 Laporan PIBG Tahun 2018

 Minit mesyuarat Agung PIBG Kali ke – 33
 Laporan aktiviti tahun 2019
 Laporan maklum balas dan status pelaksanaan minit

mesyuarat agung PIBG kali ke – 33 Tahun 2019
 Usul AJK PIBG
 Usul Ibu bapa / penjaga
 Laporan kewangan PIBG tahun 2019
 Lampiran 1: Senarai Kehadiran Mesyuarat Agung PIBG

Kali ke – 33
 Lampiran 2: Laporan Aktiviti Tahunan Sesi 2019
6 Sekalung budi

TENTATIF MESYUARAT AGUNG PIBG
SAM HULU LANGAT KALI KE-34 TAHUN 2020

7.30 pagi : Pendaftaran ibu bapa/penjaga/guru-guru/AJK PIBG
8.00 pagi – 9.15 pagi
: Lagu Negaraku
9.15 pagi – 9.30 pagi : Ucapan Pengerusi Majlis
9.30 pagi : Bacaan Doa
: Ucapan Pengetua, En. Mohd Zainul Ariffien Bin Mohd Jaid
12.00 tengahari : Ucapan YDP PIBG, Datuk Zamani bin Abd Ghani
: Ucapan Perasmian Mesyuarat Agung PIBG
: Penyampaian Sijil dan Cenderamata kepada AJK PIBG 2018 – 2019

: Rehat

: Mesyuarat Agung PIBG Kali ke – 34 dengan agenda seperti berikut.
1. Ucapan Yang Dipertua PIBG
2. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Kali
ke – 33, Tahun 2019
3. Pembentangan laporan aktiviti PIBG Tahun 2019
4. Pembentangan dan Pengesahan Penyata Kewangan Januari
2019 – 31 Disember 2019
5. Membentang dan membahaskan usul

Bersurai





JAWATANKUASA PELAKSANA
MESYUARAT AGUNG PIBG, SAM HULU LANGAT KALI KE-34 2020

Tarikh : 15 Februari 2020 (Sabtu)
Masa : 8.00 – 12.30 Tengah hari

Tempat : Dewan Az-Zamakhsyari, SAM Hulu Langat

Penasihat : Tn. Hj. Mohd Zainul Arifien bin Mohd Jaid (Pengetua)
: Datuk Zamani bin Abd Ghani (YDP PIBG)
Pengerusi bersama : Tn. Hj. Sahlan bin Saruddin (NYDP PIBG)
: Pn. Norlin binti Yusuf (PK Pentadbiran)
Setiausaha : En. Hasbollah bin Mohd Dahalan (PK HEM)
Naib Setiausaha : Pn. Noor Haniah binti Wan Muhammad (PK Kokurikulum)
Bendahari : En. Amin Taufiq bin Mohd Rifain
Naib Bendahari : Pn. Haslina binti Abd Rahman
: Pn. Siti Liyana binti Yahaya
: Pn. Siti Nurfatimah binti Mat Amin

AHLI JAWATAN KUASA PELAKSANA PROGRAM

URUSETIA PIBG

BIL AJK PELAKSANA AGIHAN TUGAS

1. Amin Taufiq bin Mohd Rifain Membuat surat-menyurat yang berkaitan

Menyediakan laporan aktiviti PIBG
Menyediakan bahan persediaan buku laporan mesyuarat
agung

2. Pn. Haslina binti Abd Rahman Mengedarkan notis mesyuarat dan maklumat usul

Mendapatkan maklumat terkini jumlah kedatangan ibu
bapa daripada maklum balas
Mengumpul dan mengemaskini usul PIBG

3. Pn. Siti Liyana binti Yahaya Menyediakan laporan kewangan bagi akaun PIBG dan
Lonjakan Bestari

Menyediakan sumber kewangan bagi PIBG bagi
perbelanjaan mesyuarat agung daripada akaun PIBG

4. Pn. Siti Nurfatimah binti Mat Amin Mengumpulkan wang sumbangan ibu bapa
Mengagihkan perbelanjaan bagi mesyuarat agung PIBG

URUSETIA PIBG

BIL AJK PELAKSANA AGIHAN TUGAS

FLOOR MANAGER

5. Pn. Muhairene binti Mohammed Menyelia perjalanan susun atur majlis semasa raptai dan

Pn. Norhayati binti Kasim hari kejadian

Menyediakan pelan tambahan sekiranya berlaku sesuatu

yang tidak dijangka dalam perancangan majlis

Memastikan perjalanan mesyuarat dari awal hingga akhir
berjalan dengan lancar

Memastikan semua unit bersedia sebelum majlis bermula

PROTOKOL & PENYAMBUT TETAMU

6. Tn.Hj. Mohd Zainul Arifien bin Menyambut tetamu
Mohd Jaid
Menyediakan Roset (Bunga kecil pada AJK PIBG) dan
Pn. Norlin binti Yusuf dulang

Datuk Zamani bin Abd Ghani

(YDP PIBG)

AJK PIBG

En. Hasbollah bin Mohd Dahalan

Pn. Noor Haniah binti Wan
Muhamad

PENYEDIAAN TEKS UCAPAN

7. Pn. Suliza binti Husin Menyediakan teks ucapan bagi tuan pengetua yang telah
Pn. Nurhuda binti Rahman disemak isi kandungan

Menyediakan teks ucapan bagi buku laporan PIBG

PERALATAN & PERSEDIAAN TEMPAT MESYUARAT (Sebelum majlis)

8. Pn. Hananiaton binti Haron Meminjam kerusi,kerusi vip,meja mesyuarat,kerusi
Pn. Nor Erma binti Mohammad mesyuarat untuk ajk, rostrum untuk kegunaan di dewan,
En. Muhammad Zulfadli bin pendaftaran
Rahamat
Pn. Marzita binti Abu Bakar Menyediakan susun atur dewan yang telah dipersetujui
En. Fakhrulezhar bin Mohd
Hamdan Memastikan kerusi mencukupi bagi semua ibu bapa/guru
Pn. Husniza binti Hussin (tambahan sekiranya ibu bapa hadir lewat)
Cik Anis Afiqah binti Muda
Mendapatkan peralatan yang diperlukan bagi unit
berkaitan di dewan (siaraya,pendaftaran)
Menyediakan kipas, ‘stand mic’/meja mesyuarat/meja
pendaftaran/skrin yang mencukupi ***sekiranya perlu

Memastikan kawasan pentas kemas,teratur, ceria

URUSETIA PIBG

BIL AJK PELAKSANA AGIHAN TUGAS

PERALATAN & PERSEDIAAN TEMPAT MESYUARAT (Selepas majlis)

9. Pn. Siti Fadzilah binti Abd Rani Memastikan peralatan di dewan dikembalikan semula
Pn. Farhana binti Sadun (rujuk ajk peralatan & persiapan tempat mesyuarat
En. Hanafiah bin Muhammad sebelum majlis)
En. Nor Azhan bin Mat Din
Memastikan dewan dalam keadaan bersih dan teratur

Pn. Nur Sakinah binti Kamarudin

PENCATAT MINIT MESYUARAT

10. Pn. Mardhiah binti Mohd Rasid Mencatat maklumat sepanjang mesyuaratagung PIBG
Pn. Amileya binti Ghazali
Pn. Azarina binti Karim Menyediakan minit mesyuarat agung yang bertaip kepada
setiusaha PIBG sebelum mesyuarat PIBG kali pertama
selepas mesyuarat

Mendapatkan nama pencadang dan penyokong semasa
mesyuarat berlangsung

Berada sepanjang mesyuarat dilaksanakan di meja
pencatat minit

PENDAFTARAN IBU BAPA & GURU

11. Pn. Haslinda binti Mohd Yasin Perlu beroperasi selewat-lewatnya 30 minit sebelum

Pn. Nuraisah binti Kasman majlis bermula

Pn. Sumaiya binti Shokri Menyediakan borang pendaftaran ibu bapa,guru dan ajk
PIBG – rujuk setiausaha
Pn. Wan Farahiah binti Mohamed
Hassan Pendaftaran perlu ditutup seawall 1 jam selepas
mesyuarat bermula

Menyerahkan maklumat pendaftaran kepada setiausaha

BUKU ATUR CARA

12. Pn. Doren Dazila binti Abdol Mendapatkan maklumat buku laporan daripada
setiausaha
Pn. Siti Munyra Al Haj binti Md
Zyadi Merujuk kepada su peperiksaan bagi laporan peperiksaan

Pn. Nurul Akmal binti Abd Malik Mendapatkan teks ucapan daripada unit teks ucapan

Mencetak buku berdasarkan kehadiran

URUSETIA PIBG

BIL AJK PELAKSANA AGIHAN TUGAS

TEKNIKAL, MULTIMEDIA, SISTEM SIARAYA DAN SIARAN LAGU

13. En. Mohamad Mustakim bin Menyediakan peralatan siaraya yang mencukupi bagi
Sarmuji tujuan mesyuarat dan majlis (mikrofon,laptop dan wayar
penyambung)
En. Ahmad Azri bin Bahari
Menghasilkan tayangan multimedia
Pn. Rohaizan binti Mat Jalil
Menyediakan lagu rasmi dan sebelum majlis dan
En. Dzailqumar bin Hassan mesyuarat bermula

Pn. Siti Hamnah binti Mohamad Menyelia tayangan sepanjang majlis
Mansor Menyediakan ‘backdrop’ multimedia

Cik Nur Amira Syuhada binti Menyediakan pembantu menyelia multimedia/lagu
Rosman
Bekerjasama dengan unit protocol/floor
manager/pengacara majlis/system pembesar suara

Memastikan semua peralatan berkaitan dengan pembesar
suara lengkap berfungsi sepanjang majlis

Berada di sepanjang majlis bagi memastikan semua
peralatan berkeadaan baik

Rancang pelan altenatif sekiranya berlaku masalah
teknikal dalam majlis

Semua peralatan diperiksa sehari sebelumm majlis
“PA System” dan peralatan teknikal disediakan sekurang-
kurangnya 30 minit sebelum majlis bermula

JAMUAN IBU BAPA, GURU DAN VIP

14. Pn. Siti Huzaimah binti Abd Aziz Menyediakan minuman ringan bagi tetamu jemputan dan

(K) (VIP) AJK PIBG

Pn. Mastura binti Ismail (VIP) Merancang makanan, menu, pengurusan dan pengagihan

Pn.Siti Norida binti Omar (VIP) Merancang susun atur jamuan, tempat jamuan VIP dan
Pn. Nurhidayah binti Suhaimi minuman ringan bagi VIP
Pn. Rosmilah binti Aman Khan Mendapatkan bantuan pelajar bagi pengagihan makanan
Pn. Zakiah binti Mohamed Arshad
Memastikan jumlah makanan mencukupi

Cik Nur Amira Syuhada binti
Rosman

Pn. Norfizah binti Abu Hasan

URUSETIA PIBG

BIL AJK PELAKSANA AGIHAN TUGAS

KESELAMATAN,LALU LINTAS, DISIPLIN

15. En. Md Harfizi bi n Harron Menyediakan papan tanda yang sesuai

En. Mohd Nor Syafiq bin Arsad Memilih kawasan meletak kereta bagi ibu bapa / guru

Pn. Azizah binti Mahfudz Memastikan keselamatan sekitar sekolah-kawasan
En. Mohd Hanisham bin Ab Ghani sekolah daripada orang luar

Menyediakan pelajar bagi membantu lalu lintas di dalam
sekolah

Berhubung dengan pengawal bagi mengelak kesesakan di
hadapan sekolah

KEBERSIHAN SEBELUM MAJLIS

16. Pn. Siti Fathimah binti Mohamed Memastikan tong sampah mencukupi sebelum mesyuarat
Noor Tandas dewan dan sekitar sekolah dalam keadaan baik
Memastikan bekalan plastic sampah mencukupi
En. Khairul Anuar bin Mokhtar Memastikan kawasan dewan, jamuan dan sekitarnya
Pn. Shalaily Hiza binti Shaari bersih

KEBERSIHAN SELEPAS MAJLIS

17. Cik Hazarina binti Khalid Memastikan kawasan dewan, jamuan dan sekitarnya

Pn. Nirmala binti Arusman bersih

Pn. Nur Fatin Adilah binti Azizan Menyelia kerja pembersihan

Memastikan dewan, jamuan dibersihkan oleh pembantu

pembersihan

Memastikan sampah/plastik sampah diikat dan
dikumpulkan ditempat yang selamat daripada haiwan

DOKUMENTASI DAN FOTOGRAFI

18. Pn. Sarina binti Seth@Ibrahim Mendokumentasi semua maklumat, gambar dan edaran
Pn. Nurul Huda binti Taha perssediaan sebelum dan semasa majlis berlangsung

Menghasilkan bahan dokumentasi untuk dihantar kepada
PIBG dan pihak sekolah selewat-lewatnya 2 minggu
selepas majlis

PENGACARA & BACAAN DOA

19. Pn. Nor Mazenah binti Rahmat Menyediakan teks ucapan pengacaraan
Merujuk kepada gurubahasa bagi semakan teks
Bekerjasama dengan unit protocol/multimedia/SU PIBG/
Floor manager
Menyediakan pembaca doa-guru
Mengacara sepanjang majlis

LAPORAN PIBG
TAHUN 2019























LAPORAN STATUS
MAKLUM BALAS &

PERLAKSANAAN
USUL MESYUARAT
AGUNG KALI KE-34









LAPORAN
KEWANGAN PIBG
SAM HULU LANGAT

BAGI 2020

1 JAN – 31 DIS 2020