Manuel Utilisation Application Gestion des non-conformités

in

Manuel Utilisation

Application web

Version 01

Rédigé par :

Youcef FERAHI

Ingénieur d’études Principal

Abdenour BOUGUECHTOULI

Ingénieur d’études Informatique

Vérifié et approuvé par :

Mouloud MESSACI

Directeur Audit et Contrôle de Gestion et SMI

Azzedine ROUBACHE

Responsable Activité Informatique

Manuel d’utilisation Application informatique « Gestion des non-conformités » Page 2 sur 22

1. Introduction 4
2. Présentation de la solution
2.1 Objectifs de la solution 5S
2.2 Gestion des accès
2.3 Accès à l’application 5
3. Liste des fonctionnalités de la solution
3.1 Partie Administrateur 5O
5M
A. Accueil Général 6M
B. Menu « Paramétrages » 6A
C. Menu « Non-conformité »
D. Menu « Edition » 6
E. Menu « Archives »
F. Menu « Déconnexion » 7I
3.2 Partie Utilisateur R12
A. Menu « Non-conformité » E15
B. Menu « Edition »
C. Menu « Archives » 16
D. Menu « Déconnexion »
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Manuel d’utilisation Application informatique « Gestion des non-conformités »
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1. Introduction

L’application informatique « Gestion des non-conformités » est une solution
informatique de type « FULL-WEB » développée par le Département Informatique
en étroite collaboration de la Direction Audit et Contrôle de Gestion. Elle vise
essentiellement à enregistrer et à suivre en permanence les différentes étapes de
traitement des non-conformités identifiées au niveau des différentes structures.
Cette application est mise en place notamment dans un objectif d’assurer une
remontée des non-conformités vers le « management » de l’Entreprise, leur
permettant d’établir une revue périodique et d’entreprendre en cas de besoin les
actions correctives nécessaires.
Elle est conçue aussi pour pallier aux lenteurs et aléas de l’acheminement de
l’information par les moyens classiques (déplacement, fax, …) ainsi que pour faire
adhérer le management, le personnel, … à respecter rigoureusement les
dispositions de la Procédure « traitement des non-conformités, actions correctives
et préventives ». Elle a été développée afin de permettre aussi au Management
d’INERGA d’avoir une information disponible sur extranet en temps opportun.
S’inscrivant également dans la voie d’amélioration des techniques de
communication et du développement durable, elle permet l’économie des
ressources telles que l’énergie et le papier.
L’application « Gestion des non-conformités », de par ses avantages certains,
fournira à la Direction Générale une information fiable, réelle et suffisante sur le suivi
des non-conformités relevées au niveau des différents sites.
Elle permet aussi à l’auditeur interne /contrôleur interne :

• de saisir dans l’application les non-conformités relevées au niveau des sites
audités/contrôlés.

• de s’assurer que des plans d’actions ont été identifiés et mis en œuvre pour le
traitement des non-conformités.

• d’évaluer périodiquement la mise en œuvre des différents plans d’actions
identifiés pour le traitement des non-conformités.

Ce manuel a pour objectif de vous guider dans l’utilisation de l’application « Gestion
non-conformités ».

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2. Présentation de la solution

2.1 Objectifs de la solution
L’application informatique « gestion des non-conformités » est une solution
informatique qui vise à enregistrer et suivre le traitement des non-conformités
constatées au niveau des différents sites de l’Entreprise de son origine jusqu’à sa
clôture.

2.2 Gestion des accès
Les autorisations d’accès sont gérées par l’administrateur de l’application - la
Direction Audit et Contrôle de Gestion, qui communique les identifiants des
Responsables des différents sites à titre confidentiel.
Chaque utilisateur aura son propre compte qui est identifié par un nom d’utilisateur
et un mot de passe individuel.

2.3 Accès à l’application
L’accès à l’application informatique se fait à travers le réseau extranet d’INERGA à
partir de l’adresse suivante : http://10.203.0.2/gestionaudit/index.php (A)
En saisissant :

• Le nom de l’utilisateur (B)
• Le mot de passe (C) puis,
• En cliquant sur connexion (D)

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3. Liste des fonctionnalités de la solution

3.1 Partie Administrateur
Cette partie est strictement réservée à l’administrateur de l’application.
A. Accueil général

Cette page Permet l’accès au menu de Page 6 sur 22
l’administrateur - Fonctionnalités de
l’application :

• Paramétrages. (B)
• Non-conformités. (C)
• Edition. (D)
• Archives. (E)
• Déconnexion. (F)
L’accès au module se fait par un clic sur le
signe « + » du menu ou par un clic sur
chaque fonctionnalité.

Manuel d’utilisation Application informatique « Gestion des non-conformités »

B. Menu « paramétrages »

Cette fonctionnalité permet de paramétrer :
• Les Structures de l’Entreprise (1)
• Les Processus (2)
• Les Activités des Processus (3)
• Les Activités des Projets (4)
• Les Comptes (5)
• Les Auditeurs et les Contrôleurs internes (6)
• Les Postes (7)

a. Structures

Les structures concernent les Processus, les sites fixes et les Projets. Cette
fonctionnalité permet de :

• Créer une nouvelle structure en lui attribuant un code, un intitulé, le nom du
Responsable, le compte analytique et une abréviation. (A)
Exemple : Intitulé structure : Direction Audit et Contrôle de Gestion, code : 1943,
Nom du Responsable : MESSACI Mouloud, compte analytique : 921102 et
abréviation : DACG.

• Clôturer une structure (B)
• Gérer le compte Administrateur (C)
• Modifier les informations relatives aux structures. (D)
• Consulter les structures créées (E)

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b. Processus

Les Processus sont ceux identifiés dans le manuel QSE de l’Entreprise. Cette
fonctionnalité permet de :

• D’ajouter un Processus en lui attribuant un code et un intitulé. (A)
Exemple : Intitulé Processus : Planification, code : M1.

• Modifier les informations relatives aux Processus (B)
• Supprimer un Processus (C)
• Consulter les Processus (D)

c. Activités Processus

Les activités des Processus sont celles définies dans le manuel d’organisation de
l’Entreprise en vigueur. Cette fonctionnalité permet de :

• Ajouter une nouvelle activité d’un Processus (A)
En cliquant sur « créer activité Processus », une boite de dialogue s’ouvre pour
ajouter l’intitulé exact de l’activité et le Processus d’appartenance.

• Modifier les informations relatives aux activités Processus (B)
• Supprimer une activité d’un Processus (C)
• Consulter les activités des Processus (D)

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d. Activités du Projet

Les activités des Projets sont celles définies dans le manuel d’organisation de
l’Entreprise en vigueur. Cette fonctionnalité permet de :

• D’ajouter une nouvelle Activité du Projet (A)
En cliquant sur « Ajouter », une boite de dialogue s’ouvre pour ajouter l’intitulé
exact de l’activité et le Processus fonctionnel de rattachement.

• Modifier les informations relatives aux Activités du Projet (B)
• Supprimer une activité du Projet (C)
• Consulter les activités du Projet (D)

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e. Comptes

Les comptes sont créés par l’Administrateur et sont personnels à chaque utilisateur.
Ils sont définis par la structure de rattachement, le nom d’utilisateur ou session et un
mot de passe. Cette fonctionnalité permet de :

• Créer un compte d’utilisateur (A)
En cliquant sur « créer compte », une boite de dialogue s’ouvre pour choisir
l’intitulé de la structure, le nom d’utilisateur et le mot de passe.

• Modifier les informations relatives aux comptes d’utilisateurs (B)
• Supprimer un compte d’utilisateur (C)
• Visualiser les comptes des utilisateurs existants (D)

f. Auditeurs internes et Contrôleurs internes

La liste des auditeurs potentiels est établie sur la base des exigences définies dans
la procédure audit interne et la liste des contrôleurs internes est établie par les Pilotes
des Processus (cf. programmes annuels de contrôles internes). L’auditeur ou le
contrôleur interne est défini par rapport à sa structure d’appartenance, le nom, le
prénom, la fonction et par sa qualité (auditeur ou contrôleur). Cette fonctionnalité
permet de :

• D’ajouter un nouvel auditeur interne, contrôleur interne ou autre (A)
En cliquant sur « ajouter », une boite de dialogue s’ouvre pour saisir les

informations demandées.

• Visualiser les listes par auditeur, contrôleur ou autre (A)

Manuel d’utilisation Application informatique « Gestion des non-conformités » Page 10 sur 22

• Modifier les informations relatives aux auditeurs, contrôleurs ou autres (B)
• Supprimer un auditeur, contrôleur ou autre (C)
• Visualiser la liste des auditeurs, contrôleurs et autre existants (D)

g. Postes

Les postes sont ceux définis dans la nomenclature des postes de travail de
l’Entreprise en vigueur. Le poste est défini par un code et un intitulé. Cette
fonctionnalité permet de :

• Ajouter un nouveau poste (A)
• Modifier les informations relatives à un poste (B)
• Supprimer un poste (C)
• Visualiser les postes (D)

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C. Menu « non-conformité »

Cette fonctionnalité permet de saisir :
• Fiches Emises (1)
• Causes (2)
• Actions (3)
• Evaluation Coût (4)
• Vérification (5)
• Consultation (6)

1. Fiches Emises
Les fiches émises concernent toutes les fiches de non-conformités émises au niveau
de tous les sites de l’Entreprise. Le renseignement de la fiche se fait conformément
à l’imprimé en vigueur IMP.05.Q. Elle est identifiée par un numéro, un nom
d’émetteur, la structure destinatrice, l’activité concernée, la date, la description de
l’écart et le référentiel.
Cette fonctionnalité permet de :

• Créer une fiche de non-conformité pour une structure (A)
En cliquant sur « créer », une boite de dialogue s’ouvre pour saisir les
informations relatives à la non-conformité constatée.

• Clôturer une fiche non-conformité totalement prise en charge (B)
• Faire une recherche par site, par processus, par type d’action ou de faire une

combinaison de ces paramètres. (C)
• Modifier une fiche non-conformité (D)
• Supprimer une fiche non-conformité (E)
• Visualiser les fiches de non-conformités (F)

NB : L’option (C) existe dans toutes les fonctionnalités de ce menu. Page 12 sur 22

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2. Causes
Cette fonctionnalité permet de :

• Renseigner les causes d’une non-conformité (A)
• Modifier les informations des causes d’une non-conformité (B)
• Visualiser les causes des non-conformités (D)

3. Actions

Cette fonctionnalité permet de :

• Renseigner les actions à mettre en œuvre pour le traitement d’une non-
conformité (A)

• Modifier les informations liées aux actions mises en œuvre d’une non-
conformité (B)

• Visualiser les actions mises en œuvre pour le traitement des fiches de non-
conformités (D)

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4. Evaluation du Coût
Cette fonctionnalité permet de :

• Renseigner les coûts des actions mises en œuvre (A)
• Modifier les coûts des actions mises en œuvre (B)
• Visualiser les coûts des actions mises en œuvre (D)

5. Vérification
Cette fonctionnalité permet de :

• Saisir les informations par rapport à la vérification de la mise en œuvre et de
l’efficacité des actions menées (A)

• Modifier les informations liées à la vérification de la mise en œuvre et de
l’efficacité des actions menées (B)

• Visualiser l’état de prise en charge de l’ensemble des non-conformités (D)

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6. Consultation

Cette fonctionnalité permet d’avoir un aperçu général des fiches non-
conformités saisies dans l’application (A).

D. Menu « Edition »

Cette fonctionnalité permet d’éditer les états suivants en cliquant sur le bouton
« imprimer » :

• Les fiches de non-conformité par site.
• La répartition des non-conformités par Processus.
• La répartition des non-conformités par nature des causes et coût du traitement.
• Etat statistique de suivi des non-conformités relevées.
• Consultation de l’ensemble des fiches de non-conformités relevées.
• Etat complet par projet des fiches de non-conformités relevées « en mode

consultation ».
• Etat complet par processus des fiches de non-conformités relevées « en mode

consultation ».
• Etat complet des fiches de non-conformités relevées par activité.
• Etat complet des fiches de non-conformités relevées par type d’action.

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E. Menu « Archives »
Cette fonctionnalité permet de consulter l’historique des fiches non-conformités
clôturées.
Il permet de :

• Rechercher la fiche (A).
• Espace d’affichage (B).

F. Menu « Déconnexion »
Cette fonctionnalité permet de quitter la session et d’en protéger le contenu.
Remarque
Si vous avez oublié de déconnecter votre session, cette dernière va se
déconnecter automatiquement après cinq (5) minutes pour des raisons de sécurité.

Manuel d’utilisation Application informatique « Gestion des non-conformités » Page 16 sur 22

3.2 Partie Utilisateur

Cette partie est réservée aux utilisateurs bénéficiant du droit d’accès à cette
application.
L’accès à l’application se fait à travers le réseau extranet d’INERGA à partir de
l’adresse suivante : http://10.203.0.2/gestionaudit/index.php (A)

En saisissant :
• Le nom de l’utilisateur (B)
• Le mot de passe (C) puis,
• En cliquant sur connexion (D)

La page suivante s’ouvre et Permet d’accéder au menu de l’utilisateur -
Fonctionnalités de l’application :

• Nom de l’utilisateur (E)
• Structure de l’utilisateur (F)
• Non-conformités (A)
• Edition (B)
• Archives (C)
• Déconnexion (D)

L’accès aux fonctionnalités se fait par un clic sur le signe « + » du menu ou par un
clic sur chaque fonctionnalité.

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A. Menu « non-conformité »

Cette fonctionnalité permet de saisir :
• Fiches Emises (1)
• Causes (2)
• Actions (3)
• Evaluation Coût (4)
• Vérification (5)
• Consultation (6)

1. Fiches Emises
Les fiches émises concernent toutes les fiches de non-conformités émises au niveau
du site de rattachement de l’utilisateur. Le renseignement de la fiche se fait
conformément à l’imprimé en vigueur IMP.05.Q. Elle est identifiée par un numéro,
un nom d’émetteur, la structure destinatrice, l’activité concernée, la date, la
description de l’écart et le référentiel.
Cette fonctionnalité permet de :

• Créer une fiche non-conformité pour une structure (A)
En cliquant sur « créer », une boite de dialogue s’ouvre pour saisir les
informations relatives à la non-conformité constatée.

• Clôturer une fiche non-conformité totalement prise en charge (B)
• Faire une recherche par site, par processus, par type d’action ou de faire une

combinaison de ces paramètres. (C)
• Modifier une fiche non-conformité (D)
• Supprimer une fiche non-conformité (E)
• Visualiser les fiches de non-conformités (F)

NB : L’option (C) existe dans toutes les fonctionnalités de ce menu. Page 18 sur 22

Manuel d’utilisation Application informatique « Gestion des non-conformités »

2. Causes
Cette fonctionnalité permet de :

• Renseigner les causes d’une non-conformité (A)
• Modifier les informations des causes d’une non-conformité (B)
• Visualiser les causes des non-conformités (D)

3. Actions

Cette fonctionnalité permet de :

• Renseigner les actions à mettre en œuvre pour le traitement d’une non-
conformité (A)

• Modifier les informations liées aux actions mises en œuvre d’une non-
conformité (B)

• Visualiser les actions mises en œuvre pour le traitement des fiches de non-
conformités (D)

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4. Evaluation du Coût
Cette fonctionnalité permet de :

• Renseigner les coûts des actions mises en œuvre (A)
• Modifier les coûts des actions mises en œuvre (B)
• Visualiser les coûts des actions mises en œuvre (D)

5. Vérification
Cette fonctionnalité permet de :

• Saisir les informations par rapport à la vérification de la mise en œuvre et de
l’efficacité des actions menées (A)

• Modifier les informations liées à la vérification de la mise en œuvre et de
l’efficacité des actions menées (B)

• Visualiser l’état de prise en charge de l’ensemble des non-conformités (D)

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6. Consultation

Cette fonctionnalité permet d’avoir un aperçu général des fiches de non-
conformités saisies dans l’application (A).

B. Menu « Edition »

Cette fonctionnalité permet d’éditer les états suivants en cliquant sur le bouton
« imprimer » ; ces états sont liés au site de rattachement de l’utilisateur :

• Les fiches de non-conformité relevées.
• La répartition des non-conformités par Processus.
• La répartition des non-conformités par nature des causes et coût du traitement.
• Etat statistique de suivi des non-conformités relevées.
• Consultation de l’ensemble des fiches de non-conformités relevées.
• Etat complet par processus des fiches de non-conformités relevées « en mode

consultation ».
• Etat complet des fiches de non-conformités relevées par activité.
• Etat complet des fiches de non-conformités relevées par type d’action.

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C. Menu « Archives »
Cette fonctionnalité permet de consulter l’historique des fiches de non-conformités
clôturées.
Il permet de :

• Rechercher la fiche (A).
• Espace d’affichage (B).

D. Menu « Déconnexion »
Cette fonctionnalité permet de quitter la session et d’en protéger le contenu.
Remarque
Si vous avez oublié de déconnecter votre session, cette dernière va se
déconnecter automatiquement après cinq (5) minutes pour des raisons de sécurité.

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