Modul OTK Humas dan Keprotokolan_XII OTKP-Genap_2

SEMESTER GENAP

Disusun oleh :
ISBANDI RAHARJA

Nama Siswa :

Kelas / Program Keahliah :

SEMESTER GENAP

Disusun oleh :
ISBANDI RAHARJA

Nama Siswa :

Kelas / Program Keahliah :

i

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan
karunia-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan modul ini.

Modul Produk Kreatif dan Kewirausahaan ini disusun untuk memenuhi kebutuhan siswa dalam
belajar Administrasi dalam Pengelolaan Usaha secara mudah , terstruktur dan mandiri serta
memberikan gambaran riil tentang dokumen usaha yang diperlukan dalam merintis suatu usaha
bisnis.

Penyusun berharap modul ini dapat menjadi acuan bagi siswa untuk mempelajari Administrasi
dalam Pengelolaan Usaha beserta dokumen dan cara pengurusannya.

Penyusun menyadari modul Produk Kreatif dan Kewirausahaan tentang Administrasi dalam
Pengelolaan Usaha masih banyak kekurangan sehingga masih memerlukan perbaikan dan
penyempurnaan untuk dapat lebih baik lagi. Penyusun sangat berharap terhadap kritik dan saran
yang bersifat membangun dalam melengkapi modul ini dimasa yang akan datang.

Semoga modul yang jauh dari sempurna ini menjadi bentuk pelayanan penyusun kepada Tuhan
Yang Maha Esa , kiranya kasih dan karunia Tuhan memberkati kita semua , Amin

Surakarta , Januari 2022
Penyusun ,

ISBANDI RAHARJA

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...........................................................................................................i
KATA PENGANTAR .........................................................................................................ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................................iii
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ............................................................................iv
BAB VI PEMBUATAN SUSUNAN ACARA ...................................................................1
A. SUSUNAN ACARA KEGIATAN...............................................................................1

1. Pengertian Susunan Acara ........................................................................................1
2. Jenis-Jenis Susunan Acara........................................................................................4
3. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pembuatan Susunan Acara ......................5
B. PEMBUATAN SUSUNAN ACARA KEGIATAN.....................................................6
1. Membuat Susunan Acara Kegiatan ..........................................................................6
2. Cara Membuat Konsep Acara yang Menarik ...........................................................6
3. Aspek Administrasi dalam pengelolaan Usaha ........................................................4
BAB VII PEMBAWA ACARA/MC...................................................................................20
A. RUANG LINGKUP PEMBAWA ACARA.................................................................21
1. Pengertian Pembawa Acara/MC...............................................................................21
2. Fungsi dan Peran MC/Pembawa Acara ....................................................................22
3. Syarat Menjadi MC/Pembawa Acara yang Baik.....................................................22
B. TUGAS PEMBAWA ACARA/MC .............................................................................26
1. Tugas Pembawa Acara ............................................................................................27
2. Contoh Naskah Pembawa Acara/MC......................................................................28
BAB VIII PERJALANAN DINAS PIMPINAN.................................................................36
A. HAKIKAT PERJALANAN DINAS ............................................................................36
1. Pengertian Perjalanan Dinas....................................................................................37
2. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas....................................................................................37
3. Dokumen-Dokumen untuk Perjalanan Dinas..........................................................38
4. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas ................................................................46
B. MEMBUAT LAPORAN PERJALANAN DINAS......................................................47
1. Tahap Persiapan.......................................................................................................47
2. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas.........................................................................56
BAB IX PENYIMPANAN DOKUMEN ADMINISTRASI HUMAS ..............................72
A. DOKUMEN ADMINISTRASI ....................................................................................73

iii

B. PENGGOLONGAN DOKUMEN................................................................................74
C. ASAS PENYIMPANAN DOKUMEN ........................................................................74

1. Asas Sentralisasi .............................................................................................................74
2. Asas Desentralisasi.........................................................................................................76
3. Asas Gabungan (Sentralisasi dan Desentralisasi) .......................................................77
D. SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN ....................................................................77
1. Pengertian ................................................................................................................78
2. Jenis sistem penyimpanan dokumen .......................................................................78

a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System........................................................78
b. Sistem Nomor/Numerical Filling System ...............................................................79
c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System .......................................................79
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System ........................................................80
e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System...............................................................81

iv

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
1. Keberhasilan belajar tergantung dari kedisiplinan dan ketekunan peserta didik dalam

memahami dan mematuhi langkah – langkah belajarnya.
2. Belajar dengan modul ini dilakukan secara mandiri atau kelompok, baik disekolah maupun

luar sekolah.
3. Dalam modul ini semua materi dijelaskan secara rinci dan merupakan sumber belajar.
4. Langkah–langkah berikut perlu kalian ikuti secara berurutan dalam mempelajari modul ini :

a. Baca dan pahami benar – benar tujuan yang tedapat dalam modul ini.
b. Perhatikan uraian materi yang terdapat dalam modul
c. Bila dalam mempelajari modul tersebut mengalami kesulitan , diskusikan dengan teman –

teman yang lain. Dan apabila belum terpecahkan sebaiknya tanyakan pada guru.
d. Rangkumlah materi yang telah dipelajari dengan bahasamu sendiri agar lebih mudah dalam

mengingat kembali materi yang telah diulas dan dipelajari.

v

BAB VI
PEMBUATAN SUSUNAN ACARA
KOMPETENSI DASAR :
3.17 Menerapkan pembuatan susunan acara kegiatan
4.17 Membuat susunan acara kegiatan

PENDAHULUAN :
Saat ini Anda akan mempelajari tentang pembuatan susunan acara berbagai jenis kegiatan.
Pernahkah Anda membuat susunan acara sebuah kegiatan ? Coba amati sebuah acara yang
diselenggarakan oleh lingkungan tempat tinggal Anda ?

MATERI

Kegiatan rapat, acara, seminar, atau diskusi pada dasarnya memerlukan suatu susunan acara.
Susunan acara harus dibuat sesuai dengan tujuan acara. Dalam suatu susunan acara harus disertakan
rundown acara. Tujuannya agar pengaturan suatu rapat dapat dilakukan dnegan mudah. Susunan
rapat harus ditulis sesuai dengan tujuan dari rapat atau seminar yang akan diselenggarakan dan
harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Dalam pembuatannya harus
disesuaikan jenis acara yang akan diselenggarakan baik acara resmi maupun acara tidak resmi.
Sehingga susunan acara sangat penting dalam jalannya suatu acara baik resmi maupun tidak resmi.
A. SUSUNAN ACARA KEGIATAN

Susunan acara merupakan sebuah urutan yang sistematis secara terperinci mengenai jalannya acara
menegnai kegiatan yang akan berlangsung selama acara berlangsung, susunan acara ini tergantung

1

2

durasi dan disusun sesuai kesepakan yang punya acara melalui beberapa diskusi terlebih dahulu.
Umumnya memprioritaskan tujuan dari diadakannya acara tersebut.
1. Pengertian Susunan Acara

Acara berasal dari bahasa Indonesia. Acara bertujuan untuk mengungkapkan suatu kegiatan atau
agenda. Sebelum kegiatan dimulai perlu diadakan suatu persiapan sehingga acara dapat
berlangsung dengan lancar dan tertib. Susunan acara merupakan suatu rangkaian dari kegiatan
yang akan disiarkan, dipertunjukkan, ditampilkan dan dilaksanakan.
Acara disusun secara sistematis dengan dibatasi oleh durasi waktu yang disebut rundown.
Rundown dibuat oleh panitia atau protokol acara. Umumnya rundown memiliki bentuk tabel.
Dengan adanya rundown maka setiap bagian dari acara akan diatur dengan teratur dan lengkap
dari awal acara sampai akhir acara. Selain itu rundown juga digunakan untuk mengoordinasi
protokol dan juga pengisi acara. Rundown diharapkan mampu meminimalisasi berbagai bentuk
kesalahan yang kemungkinan dapat terjadi dalam suatu acara.
a. Fungsi Rundown

Rundown acara sangatlah penting untuk dibuat karena bisa menngetahui kapan waktu dimulai
dan akhir dari suatu acara. Selain itu, rundown acara juga memiliki fungsi untuk membatasi
durasi pada setiap acara sehingga suatu acara bisa lebih terstruktur dan tepat waktu. Ada
banyak sekali fungsi rundown acara yang perlu Anda ketahui. Berikut ini adalah beberapa
fungsi dari susunan acara yang perlu Anda ketahui :
1) Agar acara lebih teratur

Fungsi pertama dari adanya rundown acara yaitu membuat acara menjadi tersusun lebih
rapi dan teratur. Hal ini disebabkan karena acara sudah diatur pada jam dan waktu
tertentu. Selain itu, acara sudah terjadwal sesuai dengan durasi. Sehingga acara bisa
dimulai dan diselesaikan tepat waktu.
2) Menghemat waktu
Adanya rundown dalam suatu acara akan mampu menghemat waktu. Selain itu, protokol
mampu menentukan lama acara yagn akan berlangsung. Hal tersebut dikarenakan acara
dalam rundown, dilengkapi oleh durasi waktu akan berlangsung. Contohnya, berapa
menit waktu yang digunakan untuk pembukaan, berapa menit waktu yang digunakan
untuk sambutan dan berapa menit waktu yang digunakan untuk jeda dan selanjutnya.
3) Mengkoordinasi protokol dan pengisi acara
Rundown akan membantu protokol dan pengisi acara untuk melakukan hal yang lebih
baik. Adapun protokol mengetahui kapan ia harus melakukan ini dan itu. Selain itu,
pengisi acra juga tahu kapan dia akan mengisi acraa sehingga tiak akan terjadi
kesalahpahaman.
4) Membuat semua bagian menjadi terkoordinasi

3

Adanya rundown akan membuat seluruh bagian acara menjadi berjalan lancar dan
terkoordinasi. Seluruh bagian yang akan terlibat dalam acara akan tau apa yang akan
dilakukan, kapan melakukan serta bagaimana cara melakukan.
5) Sebagai bahan evaluasi
Kita sudah bisa mengetahui kekurangan apa yang harus kita hilangkan atau diperbaiki
sehingga dengan adanya susunan acara kita dalam melakukan evalausi apakah acara
yang akan kita selenggarakan sudah sesuai atau belum dengan keinginan kita.

b. Contoh Rundown

4

2. Jenis-Jenis Susunan Acara
Susunan acara dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu sebagai berikut :
a. Susunan Acara Formal
Susunan acara formal pada dasarnya adalah susunan acara yang memiliki aturan baku dan
setiap aturannya harus dipatuhi oleh para hadirin atau orang-orang yang datang. Acara ini
ditandai dengan adanya susunan acara yang pasti, bahasa yang formal atau resmi, dan hadirin
yang datang memakai pakaian yang sesuai dengan acara.

1) Contoh acara formal:
- Upacara bendera
- Ibadah umum
- Upacara pemberkatan
- Wisuda
- Upacara pelantikan
- Upacara adat
- Seminar
- Upacara kenegaraan

2) Nama pembawa acara:
- MC (Master of Ceremony)
- Liturgos
- Protokol
- Pranata cara
- Moderator
- WL (pemimpin pujian)

b. Susunan Acara Semiformal
Susunan acara semiformal merupakan susunan acara yang aturan didalamnya tidak terlalu
resmi, namun bahasa yang dipakai adalah bahasa yang baik dan sopan. Terkadang acara ini
memiliki aturan berpakaian tapi terkadang pakaian yang dipakai bebas.
1) Contoh acara semi formal :
- Pentas seni sekolah
- Acara pemberiaan penghargaan
- Pagelaran musik
- Ulang tahun sekolah
- Peresmian gedung
- Ulang tahun perusahaan
- Perayaan HUT RI

5

2) Nama pembawa acara:
- MC
- Presenter

c. Susunan Acara Nonformal
Susunan acara nonformal tidak memiliki aturan dalam pemilihan bahasa serta dapat
menggunakan pakaian bebas.
1) Contoh acara:
- Ulang Tahun teman
- Talk show
- Reality show
- Lomba-lomba
- Pesta-pesta pribadi
- Acara musik
2) Nama pembawa acara:
- MC
- Presenter
- Host
- VJ

3. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pembuatan Susunan Acara
Supaya suatu kegiatan bisa berjalan dengan baik serta tertata, maka terdapat sebagian perihal yang
wajib sobat perhatikan dalam menyusun rangkaian acara tersebut, ialah sebagai berikut :
1) Jenis acara
Dalam perihal ini jadi suatu tema tentang kegiatan apa yang hendak kita susun serta dirangkai
dengan sedemikian apik, karena beda kegiatan pastinya hendak berbeda pula susunannya.
2) Bentuk acara
Dalam perihal ini ialah bagian yang sangat berarti karena kita mengenali terlebih dulu
mengenai wujud kegiatan semacam apa, apakah bersifat resmi ataupun non resmi. Dalam
perihal ini karena lapisan pada suatu kegiatan sangat erat hubungannya dengan materi kegiatan
yang hendak dikemukakan tersebut.
3) Alokasi waktu
Dalam ini kita wajib memikirkan mengenai durasi waktu yang diperlukan sepanjang prosesi
kegiatan berlangsung. Serta pastikan pula supaya pada Susuan acara yang dibangun tidak
melebihi batasan durasi waktu yang sebelumnya telah didetetapkan.

6

4) Kreatifitas
Setelah itu terdapatnya Kreatifitas sangat diperlukan serta diterapkan di dalam suatu lapisan
kegiatan supaya audiens tidak merasa bosan dengan kegiatan yang dibuat.

5) Tidak melanggar kaidah hukum serta norma yang berlaku
Dalam perihal ini pula ialah bagian yang dianggap sensitif pada dikala mengantarkan sesuatu
dalam suatu kegiatan dengan memakai kalimat yang baik.

B. PEMBUATAN SUSUNAN ACARA KEGIATAN
Setelah kita mempelajari materi susunan acara kegiatan, pada pembahasan kali ini kita akan
mempelajari materi pembuatan susunan acara kegiatan.
1. Membuat Susunan Acara Kegiatan
Susunan acara ditulis oleh protokol atau orang yang bertanggung jawab dalam berjalannya suatau
kegiatan atau acara. Tujuannya agar acara berjalan dengan lancar.
a. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penulisan Susunan Acara
Penulisan susunan acara harus memperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut :
1) Penulisan susunan acara harus ditulis dengan sistematis dari awal hingga akhir susunan
acara
2) Penulisan susunan acara harus ditulis dengan bahasa yang baik dan benar sehingga dapat
mudah dipahami
3) Penulisan susunan acara harus ditulis berdasarkan pada jenis kegiatan dan konteks acara
atau kegiatan
b. Hal yang Biasanya Ditulis dalam Susunan Acara
Berikut ini adalah hal-hal yang biasanya ditulis dalam susunan acara :
1) Tempat dan waktu acara
2) Panitia dan penanggung jawab acara
3) Nama acara (jika perlu)
4) Nama pembawa acara (jika perlu)
5) Rangkaian kegiatan acara yang akan dilaksanakan

2. Cara Membuat Konsep Acara yang Menarik
Suatu konsep acara harus disusun agar saat diselenggarakan dapat menarik peminat dan
berlangsung dengan baik. Adapun cara menyusun agar menarik adalah sebagai berikut :
a. Menyusun tema acara
Apa saja yang menentukan kesuksesan sebuat event atau acara? Salah satunya adalah tema dan
konsep! Ketika kamu memilih konsep dan tema yang menarik, otomatis bisa menular pada
elemen lainnya dalam acara tersebut. Untuk menentukan tema dan konsep acara, kamu bisa

7

melakukan “brainstorming” ide bersama tim. Lalu kumpulkan ide mereka dan lakukan voting
konsep serta tema mana yang akan dipilih.
b. Pembagian tugas yang jelas
Setelah menentukan tema dan konsep, maka selanjutnya kamu harus membagi tugas yang jelas
atau membentuk panitia acara. Kamu bisa membagi panitia dalam beberapa divisi dan pastikan
setiap devisi memiliki job desk yang jelas, kalau perlu mencatat job desknya tersebut.
Selain memastikan tugas yang kamu berikan pada masing-masing anggota tim sesuai engan
minatnya, pastikan juga mereka tidak kebingungan saat menjalankannya.
c. Pertemuan intens
Sangat penting untuk membuat jadwal pertemuan secara intens di masa persiapan acara.
Pertemuan ini bisa semakin mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim
sehingga lebih solid. Komunikasi antar anggota tim pun bisa terjalin lebih baik lagi dengan
diadakannya pertemuan ini. Pastikan pertemuan ini berjalan santai dan tidak kaku karena
pekerjaan perencanaan acara ini mengutamakan kreativitas. Kamu juga bisa melakukan
pertemuan di kafe atau tempat-tempat lainnya yang penuh inspirasi. Mengingat ide konsep
yang menarik bisa datang saat kondisi sedang santai di tempat yang penuh inspirasi juga.
d. Membuat anggaran kegiatan acara
Langkah selanjutnya adalah membuat daftar apa saja yang kamu butuhkan untuk acara ini.
Mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, sampai hal lainnya yang sesuai
dengan konsep serta tema acara. Setelah membuat daftar kebutuhan maka lanjutkan dengan
melakukan budgeting. Membuat budgeting atau anggaran ini akan membantu kamu
mengetahui gambaran biaya operasional yang dibutuhkan untuk mewujudkan acara.
e. Membuat rundown acara dari jauh-jauh hari
Tidak sedikit yang membuat rundown acara saat mendekati hari H. Padahal hal itu bisa
membuat acara berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Membuat
rundown acara jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur
acara. Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim
mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentunya persiapannya lebih matang.
f. Membuat time line
Jangan lupakan timeline! Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting loh
karena bisa mengontrol perencanaan acara tersbeut. Misalnya, seminggu sebelum hari H, sudah
sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah sudah matang
persiapannya?
Untuk membuat timeline ini, kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan
setiap anggota tim dan tentukan deadlinenya. Menentukan deadline ini bukan berarti kamu
berniat menekan setiap anggota tim, tetapi sekedar memastikan mereka tidak menunda
kewajibannya dalam melaksanakan tugasnya.

8

Setelah timeline dibuat, jangan lupa untuk melakukan follow up pada semua anggota tim.
Seperti apa saja yang sudah dibuat, apa masalahnya dan berikan solusi. Kegiatan ini bisa
meminimalisir kesalahan yang terjadi di acara nantinya.
g. Plan A dan plan B
Seorang protokol harus bisa merencanakan tetapi Tuhan lah yang menentukan. Bisa saja kamu
sudah merencanakan sebuah acara sematang mungkin, tetapi tiba-tiba misalnya cuaca tidak
mendukung. Maka untuk mengatasi hal-hal yang tidak terduga, sebaiknya kamu telah membuat
plan B. Plan B ini misalnya, jika kamu hendak melangsungkan sebuah acara di outdoor. Maka
buatlah rencana B dengan menyediakan tenda, atau memastikan ada sbeuah ruangan indoor
yang bisa menampung tamu jika hujan turun.
h. Pentingnya kerja sama tim
Konsep acara yang kamu miliki memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan
matang. Namun semua hal tersebut bisa rusak jika kerjasama timnya tidak baik. Bisa dikatakan
kerjasama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara loh.
Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi.
Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan kesalahpahaman yang
mungkin berujung perpecahan di dalam tim. Tidak hanya saat perencanaan, kerjasama tim dan
komunikasi yang baik di antara mereka juga penting terjadi saat acara berlangsung. Perlu kamu
ingat, sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar
atau tidak. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama
tim menjadi hal yang paling penting.
i. Belajar dari orang yang berpengalaman
Belajar dari orang yang lebih berpengalaman dapat membantu proses keberhasilan dari suatu
acara atau kegiatan yang akan kita laksanakan
3. Contoh Susunan Acara

1. NAMA ACARA:
“PERESMIAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH SMP TARUNA 1”

2. TEMPAT:
AULA SEKOLAH DAN HALAMAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

3. WAKTU:
PUKUL 08.00 s.d. 11.30

4. PANITIA/PENANGGUNG JAWAB ACARA:
SISWA KELAS B VIII (SMP TARUNA1)

5. PEMBAWA ACARA:
RONI SUGIARTO (SISWA KELAS B VIII)

6. SUSUNAN ACARA:
a. PEMBUKAAN (pukul 08.00-09.30 WIB)
• Sambutan dari pihak Penerbit Pelita Jaya
• Pidato sambutan dari Kepala Sekolah
• Pidato sambutan Ketua OSIS

9

b. INTI (pukul 09.30-10.00 WIB)
• Peresmian perpustakaan sekolah dengan pemotongan pita
• Penyerahan sumbangan buku dari pihak Penerbit Pelita Jaya

c. PENUTUPAN (pukul 10.00-11.30 WIB)
• Pengumuman pemenang lomba cipta puisi
• Penyerahan hadiah kepada pemenang lomba cipta puisi
• Kesan dan pesan dari para pemenang lomba cipta puisi (penutup acara)

10

ZONA AKTIVITAS

A. UJI PENGETAHUAN
1. Susunan acara merupakan salah satu hal penting dalam berlangsungnya suatu acara seperti rapat
dan pertemuan. Jelaskan pendapat Anda maksud dari pernyataan tersebut !
2. Rundown merupakan pegangan yang dipakai oleh seluruh elemen pengisi acara dalam
melaksanakan bagiannya masing-masing. Selain itu apa sajakah yang menjadi fungsi pokok dari
rundown !
3. Teman sekelas Anda akan menyelenggarakan acara ulang tahun ke-17 tahun. Anda diminta
sebagai penanggung jawab acara. Buatlah susunan acara dari ulang tahun tersebut yang dimulai
pada pukul 07.00 WIB dan selesai pada pukul 21.00 WIB !
4. Jenis acara terdapat berbagai macam, diantaranya adalah acara formal, semiformal dan nonformal.
Berikan perbedaan dari ketiga macam acara tersebut beserta contohnya masing-masing minimal 3
(tiga) !
5. Pembuatan susunan acara harus memperhatikan beberapa hal agar dapat dipergunakan dengan
semestinya. Jelaskan beberapa hal tersebut !
6. Uraikan apa sajakah hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan susunan acara agar kegiatan
yang diselenggarakan dapat berjalan dengan baik dan lancar !
7. Dalam menyusun konsep acara seorang protokol perlu membuat plan A dan plan B. Apakah fungsi
dari hal tersebut !
8. Membuat timeline adalah salah satu hal yang tidak boleh dilewatkan oleh penanggung jawab acara
saat membuat konsep acara. Apakah pengertian dan fungsi dari timeline ?
9. Apabila Anda dipercaya sebagai penanggung jawab acara malam tirakadan 17 agustus di
lingkungan tempat tinggal Anda, hal-hal apa sajakah yang harus Anda persiapkan ? Jelaskan !
10. Pembawa acara memiliki istilah yang berbeda-beda tergantung dari macam acaranya. Apakah
nama pembawa acara untuk kegiatan formal, semiformal dan nonformal !

B. UJI KETRAMPILAN
Amatilah gambar di bawah ini !

11

Acara pada gambar di atas adalah sebuah seminar kesehatan mengenai penyalahgunaan narkoba dan
obat terlarang. Anda sebagai penanggung jawab acara tersebut, susunlah acara dengan semenarik
mungkin dan sebaik mungkin ! Untuk hal-hal yang diperlukan silahkan kembangkan sesuai kreatifitas
Anda. Setelah selesai, kumpulkan kepada guru untuk mendapatkan penilaian !

C. TUGAS MANDIRI TERSTRUKTUR
SMK Kristen 1 Surakarta akan menyelenggarakan perayaan natal tahun 2021 di Gereja Margoyudan.
Anda sebagai panitia di bagian seksi acara bertanggung jawab untuk bertanggung jawab acara tersebut.
Buatlah :
1. Rundown acara
2. Susunan acara
Kumpulkan dalam bentuk ketikan komputer yang rapi dan dijili dengan conver warna kuning,
maksimal 2 minggu dari pemberian tugas.

RANGKUMAN 12

1. Acara berasal dari bahasa Indonesia. Acara bertujuan untuk mengungkapkan suatu kegiatan atau
agenda. Sebelum kegiatan dimulai perlu diadakan suatu persiapan sehingga acara dapat berlangsung
dengan lancar dan tertib.

2. Susunan acara merupakan sebuah urutan yang sistematis secara terperinci mengenai jalannya acara
menegnai kegiatan yang akan berlangsung selama acara berlangsung

3. Rundown adalah suatu susunanprogram yang sistematis dengan dibatasi oleh durasi waktu. Rundown
dibuat oleh panitia atau protokol acara. Umumnya rundown memiliki bentuk tabel. Dengan adanya
rundown maka setiap bagian dari acara akan diatur dengan teratur dan lengkap dari awal acara sampai
akhir acara. Selain itu rundown juga digunakan untuk mengoordinasi protokol dan juga pengisi acara.
Rundown diharapkan mampu meminimalisasi berbagai bentuk kesalahan yang kemungkinan dapat
terjadi dalam suatu acara.

4. Fungsi rundown :
a. Agar acara lebih teratur
b. Menghemat waktu
c. Mengkoordinasi protokol dan pengisi acara
d. Membuat semua bagian menjadi terkoordinasi

5. Pada dasarnya susunan acara dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Susunan acara formal
b. Susunan acara informal
c. Susunan acara nonformal

6. Penulisan susunan acara harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
a. Penulisan susunan acara harus ditulis dengan sistematis dari awal hingga akhir susunan acara
b. Penulisan susunan acara harus ditulis dengan bahasa yang baik dan benar sehingga dapat mudah
dipahami
c. Penulisan susunan acara harus ditulis berdasarkan pada jenis kegiatan dan konteks acara atau
kegiatan

7. Berikut ini hal-hal yang biasanya ditulis dalam susunan acara :
a. Tempat dan waktu acara
b. Panitia dan penanggung jawab acara
c. Nama acara (jika perlu)
d. Nama pembawa acara (jika perlu)
e. Rangkaian kegiatan acara yang akan dilaksanakan

8. Berikut cara membuat suatu konsep acara yang menarik
a. Menyusun tema acara
b. Pembagian tugas yang jelas
c. Pertemuan intens

13

d. Membuat anggaran kegiatan acara
e. Membuat rundown acara dari jauh-jauh hari
f. Membuat timeline
g. Plan A dan plan B
h. Pentingnya kerjasama tim
i. Belajar dari orang berpengalaman

14

ULANGAN AKHIR BAB VI

I. Jawablah petanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda silang (X) pada huruf

A, B, C, D atau E, pada jawaban yang paling benar !
1. Acara dapat disebut dengan istilah lain yaitu …

A. Calender D. Script

B. Programme E. Form

C. Ceremonial

2. Dalam suatu kegiatan kegiatan acara, baik resmi maupun tidak resmi, perlu dibuat susunan acara
supaya ….

A. mendapatkan keuntungan yang banyak

B. pembawa acara menjadi terkenal

C. berjalan lancar dan baik

D. panitia menjadi bangga

E. memperkenalkan acara kepada khalayak
3. Hal yang harus dilakukan sebelum suatu acara atau kegiatan dilakukan adalah ….

A. Mempersiapkan dan merumuskan susunan acara

B. Mempersiapkan modal terlebih dahulu

C. Merumuskan event organizer

D. Mempersiapkan kepanitian

E. Merumuskan untung rugi yagn akan didapatkan

4. Salah satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam penyusunan acara adalah rundown. Pengertian
rundown adalah ….

A. Hal-hal pokok yang akan dibahas pada suatu acara

B. Keuntungan yang akan didapatkan dari suatu acara atau kegiatan

C. Kata sambutan dari panitia acara

D. Susunan acara yagn dibuat secara sistematis dengan dibatasi oleh durasi waktu

E. Kata penutupan dari panitia acara

5. Perhatikan pernyataan di bawah ini !

(1) Pembagian tugas yang jelas

(2) Menyusun tema acara

(3) Pertemuan intens

(4) Membuat anggaran dana kegiatan acara

(5) Membuat rundown acara

15

Dari pernyataan di atas manakah hal yang pertama yang harus dilakukan agar konsep acara
menarik adalah ….

A. (1) D. (4)

B. (2) E. (5)

C. (3)
6. Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting karena dapat ….

A. Mengetahui arah acara yang akan digelar

B. Menjaga komunikasi antarpersonal

C. Membantu mengetahui gambaran biaya operasional

D. Mengawasi dan mengontrol perencanaan acara tersebut

E. Mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid

7. Pertemuan intens antara penanggung jawab suatu acara yang dilakukan secara berkesimbungan
serta terencana dengan baik, akan membantu dalam hal ….

A. Mengetahui gambaran biaya operasional yang dibutuhkan

B. Menarik para audiens agar datang ke suatu acara

C. Seluruh anggota tim megnetahui arah acara yagn akan digelar

D. Mempersiapkan modal lebih banyak lagi

E. Mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid

8. Sebelum menyelenggarakan acara, perlu melakukan langkah yaitu membuat daftar kebutuhan
acara yang kita butuhkan. Kegiatan tersebut dinamakan ….

A. Membuat anggaran kegiatan acara

B. Membuat rundown acara

C. Membuat timeline

D. Pentingnya kerjasama tim

E. Pembagian tugas yang jelas

9. Seluruh pengisi dan penanggung jawab acara harus memiliki pemahaman dan kesatuan hati yang

sama agar acara dapat berjalan dengan baik dan lancar. Kesalahpahaman antarpersonal anggota
akan mengakibatkan ….

A. Kerjasama tim akan baik

B. Kerjasama tim menjadi lebih berkualitas

C. Keberhasilan suatu acara akan maksimal

D. Terjadi perpecahan diantara tim

E. Tertundanya kewajihan dalam melaksanakan tugasnya
10. Pernyataan di bawah ini yang tercantum dalam susunan acara adalah ….

A. Tempat dan waktu acara

B. Tertulis secara sistematis

C. Ditulis dengan bahasa yang baik

16

D. Adanya jenis kegiatan

E. Adanya konteks acara

11. Acara dibagi menjadi beberapa jenis yaitu acara formal, informal dan nonformal. Di bawah ini
yang termasuk acara nonformal adalah ….

A. Upacara adat D. Wisuda

B. Peresmian gedung E. Upacara pelantikan

C. Acara musik

12. Acara yang memiliki aturan baku dan setiap aturannya harus dipatuhi oleh para hadirin atau orang-
orang yang datang disebut acara….

A. Sumpah janji D. Informal

B. Formal E. Keluarga

C. Non formal

Perhatikan pernyataan di bawah ini, dan pergunakan untuk menjawab soal nomor 13 dan 14 !

1) Host 4) VJ

2) DJ 5) Liturgos

3) Presenter
13. Dari pernyataan di atas manakah yang merupakan istilah pembawa acara dalam acara formal ….

A. 1) D. 4)

B. 2) E. 5)

C. 3)
14. Dari pernyataan di atas manakah yang merupakan istilah pembawa acara dalam acara informal ….

A. 1) D. 4)

B. 2) E. 5)

C. 3)

15. Perhatikan pernyataan di bawah ini !

(1) Kata Sambutan dari ketua panitia dan juga kepala sekolah

(2) Pembukaan

(3) Penutup

(4) Dalam membahas rapat tahunan dipimpin oleh kepala komite sekolah

(5) Pembacaan Doa

(6) Kesimpulan yang disampaikan oleh moderator

Pernyataan di atas adalah susunan acara dalam rapat tahunan di sekolah. Urutan yang benar
adalah ….

A. (2), (1), (4), (6), (5), (3) D. (5), (3), (2), (4), (1), (6)

B. (1), (3), (4), (2), (5), (6) E. (4), (1), (2), (5), (6), (3)

C. (3), (1), (6), (2), (4), (5)

17

16. Kita telah dapat mengenali kekurangan apa yang wajib kita hilangkan ataupun diperbaiki sehingga

dengan terdapatnya susuan acara kita dalam melaksanakan kegiatan lebih baik di masa yang akan
datang. Hal tersebut merupakan manfaat susunan acara dalam hal …

A. Acara Lebih Tersusun Rapi D. Mengurangi kesalahan koordinasi

B. Sebagai Bahan Evaluasi E. Acuan pelaksanaan acara

C. Acara Lebih Sistematis

17. Perhatikan data di bawah ini !

Susunan di atas merupakan salah satu contoh acara ….

A. Ulang tahun perusahaan D. Pembukaan perusahaan

B. Upacara adat E. Peluncuran produk baru

C. Seminar
18. Pada umumnya susunan suatu acara harus dibuat dengan ….

A. Random D. Sistematis dari awal sampai akhir

B. Acak E. Tertib akhir saja

C. Tertib awal saja

19. Berapa menit waktu yang digunakan untuk pembukaan, berapa menit untuk sambutan dan berapa
menit untuk break, adalah salah satu fungsi rundown yaitu ….

A. Mengkoordinasi protokol dan pengisi acara

B. Acara agar lebih teratur

C. Membuat semua bagian menjadi terkoordinasi

D. Mengetahui tugas dan fungsi masing-masing bagian

E. Menghemat waktu

20. Perhatikan gambar di bawah ini !

Gambar di samping merupakan salah satu contoh acara
formal yaitu ….

A. Upacara adat D. Ibadah umum

B. Seminar E. Wisuda

C. Upacara keagamaan

18

II. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar dan jelas !
1. Perhatikan data di bawah ini !

RUNDOWN
RAPAT PROGRAM TRAINING PENJUALAN DENGAN METODE BARU

Hari/Tanggal : Rabu, 14 Maret 2020
Pembawa Acara : Lia Maulina, S.E.

Waktu ACARA PENYAJI
09.00 – 09.05 WIB Pembukaan Pembawa Acara (MC)
09.05 – 09.10 WIB Sambutan Pimpinan Ayu Marlina, M.M (Direktur Utama)
09.10 – 09.20 WIB Laporan Kepala Divisi Produksi Ibu. Meyrizka, S.E.
09.20 – 09.30 WIB Laporan Kepala Divisi Pemasaran Bpk. Aldi Gunawan, S.E.
09.30 – 09.40 WIB Kepala Divisi Keuangan Seksi Konsumsi
09.40 – 10.15 WIB Coffe Break Bpk. Satria, S.E.
10.15 – 11.10 WIB Pembahasan Kegiatan Training Ayu Marlina, M.M. (Direktur Utama)
11.10 – 12.20 WIB Sesi Tanya Jawab Peserta Rapat
12.20 – 12.30 WIB Kesimpulan dan Penutup Pembawa Acara (MC)

Dari rundown di atas buatlah susunan acara secara baik dan benar !

2. Jelaskan apa saja sistematika utama dalam pembuatan susunan acara !

3. Buatlah susunan acara untuk :

a. Rapat bulanan OSIS

b. Rapat malam tirakatan HUT RI ke 77

4. Pada tanggal 1 Agustus 2021 SMK Kristen 1 Surakarta akan menyelenggarakan rangkaian acara

ulang tahun salah satunya adalah kegiatan pentas seni. Buatlah rundown acara pentas seni dalam

rangka HUT SMK Kristen 1 Surakarta ke 67 tahun !

5. Perhatikan jenis-jenis acara di bawah ini !

- Pentas seni sekolah - Peresmian gedung - Perayaan HUT RI

- Talk show - Ulang Tahun teman - Lomba-lomba

- Ulang tahun sekolah - Reality show - Ulang tahun sekolah

- Pagelaran musik - Peresmian gedung - Perayaan HUT RI

- Pesta-pesta pribadi - Ulang tahun perusahaan - Acara pemberiaan penghargaan

- Acara pemberiaan - Pagelaran musik - Pentas seni sekolah

penghargaan - Ulang tahun perusahaan

Kelompokkanlah jenis-jenis acara di atas ke dalam acara formal, informal dan nonformal !



19

BAB VII
PEMBAWA ACARA / MC

KOMPETENSI DASAR :
3.18 Menerapkan pelaksanaan kegiatan pembawa acara / MC
4.18 Melaksanakan kegiatan pembawa acara / MC
PENDAHULUAN :
Saat ini Anda akan mempelajari tentang pembawa acara/MC berbagai jenis kegiatan. Pernahkah Anda
menjadi pembawa acara sebuah kegiatan ? Coba amati seorang pembawa acara dalam kegiatan yang
diselenggarakan oleh lingkungan tempat tinggal Anda ?

MATERI

MC dalam suatu acara resmi kenegaraan terkadang berlaku sebagai perwira protokol. Dapat dikatakan
bahwa pembawa acara, MC, presenter dan protokoler merupakan hal yang serupa tetapi tidak sama.
Pembawa acara merupakan orang yang memandu acara secara umum, terutama dalam acara resmi,
seremonial, dan formal dengan menggunakan etika protokoler. Adapun MC atau master of ceremony
merupakan orang yang membawa suatu acara yang tidak resmi dan semi formal, seperti acara pelatihan,
seminar, hiburan, dan lain sebagainya. Master of ceremony atau MC pembawa acara adalah suatu profesi,
sehingga seorang MC dituntut untuk selalu bersikat profesional. Profesi pembawa acara atau MC memiliki
pengaruh yang besar dalam berjalannya suatu acara atau kegiatan. Seorang MC harus memiliki kemampuan
dalam membaca situasi dan menciptakan suasana yang sesuai dengan karakter dari acara, sehingga
memungkinkan adanya suatu proses dialog dengan para audiens atau peserta.

20

21

A. RUANG LINGKUP PEMBAWA ACARA
Pembawa acara biasanya membaca naskah yang telah disiapkan sebelumnya, tapi sering juga mereka
harus memberikan komentar atau informasi tanpa naskah. MC biasanya memperkenalkan peserta atau
artis yang segera akan tampil di atas panggung, berdialog dengan penonton, dan secara garis besar
berusaha menjaga tempo acara. Bergantung kepada acara yang dibawakan, seorang MC kadang-kadang
dituntut untuk dapat membawakan lelucon atau anekdot.
1. Pengertian Pembawa Acara/MC
Pada bahasan sebelumnya telah disebutkan bahwa pembawa acara, MC, presenter dan protokoler
merupakan hal yang serupa tetapi tidak sama, adapun perbedaan dilihat dari pengertiannya yaitu :
- Istilah yang pertama adalah pembawa acara, dimana ini merupakan istilah yang paling umum
digunakan bagi orang yang memandu berjalannya suatu acara. Pembawa acara merupakan orang
pertama yang tampil dalam suatu acara, dimana memiliki tugas untuk mengumumkan,
memberitahu, dan juga mengatur pelaksanaan setiap tahapan acara. Oleh sebab itu, kelancaran
dan juga kesuksesan suatu acara biasanya akan bergantung pula pada pembawa acara. Walaupun
digunakan secara umum sebagai seorang pemandu jalannya acara, namun pembawa acara
sebenarnya digunakan pada acara-acara resmi saja, seperti acara kenegaraan, acara formal,
maupun juga acara-acara yang melibatkan pejabat-pejabat negara. Sebagai contoh seperti pada
acara pelantikan maupun serah terima jabatan.
- Master of Ceremony atau yang lebih dikenal dengan istilah MC juga merupakan suatu sebutan
bagi pemandu acara. Perbedaannya adalah bahwa MC biasa digunakan pada acara-acara yang
bersifat tidak resmi atau non-formal, seperti acara-acara hiburan dimana termasuk pula pada
fungsi komunikasi dalam hiburan, konser musik dan lainnya. Oleh sebab itu, MC biasanya juga
akan dituntut untuk dapat menciptakan kreativitas dan juga improvisasi dalam memandu
acaranya, sehingga nantinya juga dapat tercipta interaksi maupun dialog dengan audiens.
Sebagai contoh MC akan digunakan dalam sebuah pembukaan pameran foto, perayaan ulang
tahun, konser, dan lain sebagainya.
- Presenter juga merupakan salah satu jenis pembawa acara yang bertugas memandu
berlangsungnya suatu acara. Hanya saja, presenter lebih mengarah pada pembawa acara pada
jenis program televisi maupun juga biasa dikenal dengan penyiar televisi. Biasanya presenter
akan mempresentasikan suatu materi dengan tujuan untuk memberikan informasi kepada
audiens, hal ini juga tidak menutup kemungkinan akan timbulnya dialog didalamnya. Beberapa
contoh acara yang menggunakan presenter diantaranya seperti acara talkshow, acara kuis,
seminar, dan lain sebagainya.
- Perbedaan yang terakhir yang akan dibahas dalam kesempatan kali ini adalah mengenai protokol.
Menjadi salah satu jenis pembawa acara, protokol biasanya mengarah pada adanya kewajiban
untuk melaksanakan tata cara dan tata karma dengan wicaranya. Artinya bahwa protokol harus
mengikuti aturan-aturan yang telah ditentukan dan hanya menyampaikan informasi sesuai

22

dengan yang telah dibuat sebelumnya. Oleh sebab itu, protokol lebih mengarah pula pada acara-
acara yang bersifat resmi didalam diwajibkan adanya keformalan, serius, dan juga khidmat
selama acara berlangsung. Sebagai contoh adalah pada beberapa acara kenegaraan, upacara
17 Agustus, dan acara-acara resmi lainnya.

Sebagai pembawa acara seorang MC harus mampu menarik perhatian hadirin agar merasa terlibat di
dalam acara. Jika hal ini gagal, akan berdampak pada jalannya acara yang terasa hambar, tidak akan
berkesan pada peserta, dan acara terkesan mengecewakan. Akan tetapi jika pembawa acara pandai
dan mampu untuk menguasai hadirin, acara atau kegiatan akan menjadi lancar dan terasa lebih
menyenangkan. Dapat dikatakan bahwa kesuksesan acara berada di tangan pembawa acara atau MC.

2. Fungsi dan Peran MC/Pembawa Acara
Fungsi utama seorang pembawa acara yaitu mengatur susunan acara dan mengatur jalannya acara.
Pembawa acara atau MC juga memiliki fungsi sebagai berikut :
a. MC harus selalu memastikan acara mampu berjalan dengan tertib dan tepat waktu serta lancar
b. MC mengumumkan susunan acara yang akan berjalan
c. MC harus paham benar mengenai keseluruhan acara yang akan dilaksanakan
d. MC harus mampu menarik perhatian hadirin agar mampu mengikuti jalannya acara mulai dari
awal sampai akhir acara
e. MC harus mampu menyusun acara dengan baik dan berkoordinasi dengan panitia dan protokol
f. MC atau pembawa acara harus mampu mengecek pengeras suara sehingga mampu berfungsi
dengan baik
g. MC harus mengecek kesiapan dari acara dan juga melakukan pengecekan mengenai kehadiran
bagi orang-orang penting yang akan tampil dan hadir dalam acara
h. MC harus mampu berkonsentrasi dalam menyimak detail dari jalannya suatu acara
i. MC harus mampu mengendalikan waktu, sehingga acara mampu berjalan sesuai dengan alokasi
waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya
j. MC harus mampu mengenalkan pembiacar atau pihak yagn akan megnisi acara sebelum
pembicara tampil di podium dan menyampaikan materi pada peserta
k. MC merupakan orang pertama dan juga satu-satunya yang memiliki hak untuk membuat suatu
acara dan berbicara secara resmi pada hadirin atau audiens. Pembawa acara juga harus
memperkenalkan diri sendiri kepada hadirin

3. Syarat Menjadi MC/Pembawa Acara yang Baik
Pada dasarnya menjadi MC bukanlah hal yang mudah. Dengan demikian memiliki beberapa syarat
yang harus dipenuhi, yaitu sebagai berikut :

23

a. Percaya Diri
Syarat jadi MC harus punya rasa percaya diri karena ia akan menjadi “pemimpin”, yakni
pemimpin acara. Selain itu dikarenakan MC harus berhadapan langsung dengan publik, baik
dalam acara yang kecil maupun yang besar. Percaya diri mampu membantu seorang pembawa
acara untuk menguasai panggung. Untuk membangun rasa percaya diri antara lain sering
berlatih, rajin baca untuk menambah wawasan, dan menguasa betul rundown atau detail acara.

b. Kemampuan Manajemen
Pembawa acara harus mempunyai kemampuan dalam memandu acara. Seorang pembawa acara
pada dasarnya harus mengetahui detail dari acara, lokasi atau tempat acara, pihak yang diundang,
pejabat, atau tokoh yang hadir. MC harus mengikuti briefing yang diadakan oleh panitia. Hal
tersebut dilakukan guna mempermudah MC dalam mengatur manajemen acara saat di atas
panggung. Sebagai MC profesional harus mampu melakukan suatu riset, walaupun dalam skala
sederhana terhadap tokol, produk, topik, dan lainnya tentang hal yang ada kaitannya dalam acara
yang akan dibawakan. Saat berada di atas panggung, MC harus mampu mengatur jalannya
sebuah acara mulai dari pembukaan sampai akhir acara dengan berpatokan pada rundown.

c. Pandai dalam Beradaptasi
Pembawa acara seharusnya mampu melakukan adaptasi dengan lingkungan. Lingkunan bukan
berarti sempit atau terbatas di atas panggung saja melainnya setiap detail yang berhubungan
dengan acara yang meliputi audiens, jenis acara, lokasi acara, skala acara, serta pihak pendukung
acara.

d. Memiliki Etika yang Baik
Seorang pembawa acara harus memiliki etika, baik on duty maupun off duty. Etika on duty yaitu
pembawa acara harus mampu memahami sopan santun dan perilaku, baik dalam bentuk bahasa
tubuh atau lisan pada saat memandu sebuah acara. Apapun yang dilakukan pembawa acara, baik
tingkah laku dalam kehidupan pribadinya akan menjadi perhatian dari publik. Seorang MC harus
memiliki kepribadian, etika dan juga tingkah laku yang baik, sehingga akan memudahkan dalam
mendapatkan job baru atau job yang berulang.

e. Kemampuan Mengolah Suara dengan Baik
Berikut kemampuan mengolah suara yang harus diperhatikan oleh seorang MC :
1) Vokal
Seorang pembawa acara harus memiliki vokal atau suara yang baik dan juga berkarakter
2) Intonasi
Pembawa acara harus mampu mengolah nada kalimat menjadi berirama sehingga
penyampaiannya menarik dan tidak datar
3) Artikulasi
MC harus memiliki kualitas dalam penyebutan kalimat dan kata yang baik atau sesuai
dengan artikulasi kata dan kalimat tersebut

24

4) Speed
Seorang MC harus mampu mengatur tempo dalam pengucapan kata dan kalimat

5) Pernafasan
Seorang MC harus mempunyai kemampuan dalam mengatur pernapasan sehingga mampu
mendukung kejelasan dari artikulasi. Selain itu, seorang MC, harus mempunyai
kemampuan dalam mengolah diafragma

6) Power
MC harus mempunyai kemampuan dalam mengeluarkan kekuatan suaru tanpa harus
berteriak

7) Aksentuasi
Seorang MC harus memiliki kepandaian dalam memilih penekanan pada kata atau kalimat
yang menjadi suatu fokus atau pokok perhatian, sehingga dapat diperhatikan oleh audiens.

8) Timbre
Pembawa acara harus mampu mengeluarkan suara yang ekspresif sehingga dengan mudah
akan mampu mempengaruhi audiens

9) Tone
Pembawa acara harus memiliki kemampuan dalam mengatur tinggi rendahnya suara,
sehingga audiens tidak merasa bosan atau jenuh

10) Phrasing
Seorang MC dalam berbiacara harus memberikan jeda, sehingga mampu dengan mudah
untuk dimengerti oleh audiens

11) Infleksi
Infleksi adalah perubahan nada suara, sehingga MC harus menghindari pengucapan yang
sama pada bagian kata (redundancy). Dalam hal ini, infleksi naik memiliki arti adanya
lanjutan kalimat sedangkan infleksi turun memiliki arti untuk menunjukkan ahir kalimat.
Pemahaman infleksi secara baik akan membuat suara yang dikeluarkan oleh pembawa acara
mampu menjiwai isi atau makna dari kata atau kalimat yang disampaikan pada audiens atau
peserta.

f. Penguasaan Bahasa yang Baik dan Benar
Pada dasarnya sebagai seorang MC harus mampu mengucapkan setiap kata serta kalimat yang
berasal dari bahasa apa pun dengan baik dan benar. MC harus mampu melafalkan dengan benar
terutama saat memandu acara pernikahan secara adat dari daerah tertentu. Dengan demikian, MC
harus menguasai berbagai bentuk bahasa dan juga istilah-istilah penting.

g. Memiliki Pengetahuan dan Wawasan yang Luas
Pembawa acara hampir sama dengan seorang presenter atau jurnalis yang mempunyai berbagai
pengetahuan berbagai hal dalam berbagai bidang, walaupun tidak mendalam seperti seorang ahli
atau pakar. Pekerjaan seorang MC tidak hanya diterima dalam bidang yang sama saja, akan tetapi

25

dalam berbagai hal. Dengan demikian, seorang MC harus mampu memiliki pengetahuan dan
wawasan yang luas. Pengetahuan yang luas tersebut dapat didapat dari pendidikan formal
maupun informal. Misalkan pelatihan, kursus, serta mengiktui berbagai bentuk perkembangan
ilmu pengetahuan dan informasi terkini.
h. Body Language yang Baik
Seorang MC harus memiliki sikap tubuh atau body language yang baik. Selain itu sikap tubuh
juga harus fleksibel sesuai dengan kondisi dan situasi dari acara yang sedang berlangsung. Body
language yang baik akan tercipta pada saat menyampaikan suatu acara dengan tidak berlebihan.
i. Appreance
Pembawa acara pada dasarnya harus mampu berpenampilan dengan baik dalam berpakaian.
Selain itu, pembawa acara juga harus memiliki kepandaian dalam memilih pakaian yang tepat
sesuai dengan acara yang akan dibawakan.
j. Maturitity
Seorang MC harus memiliki kematangan dan kedewasaaan dalam berpikir. Hal ini dimaksudkan
untuk memudahkan dalam melakukan persiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan juga evaluasi
diri. Seorang MC akan selalu meningkatkan prfesionalismenya secara terus menerus.
k. Kreatif, Inisiatif, serta Mampu Berfikir Cepat dan Tepat
Pembawa acara harus memiliki inisiatif dalam memandu suatu acara atau kegiatan. Dengan
demikian, acara yang dipandu tidak monoton atau membosankan. Kreatif dan inisiatif diperlukan
jika terjadi perubahan situasi dan juga kondisi yang tidak terduga saat acara berlangsung,
sebelum acara dimulai maupun sebelum acara berakhir. Pembawa acara harus selalu tanggap
terhadap berbagai bentuk perubahan tersebut dan juga harus mampu berpikir dengan tepat dan
cepat untuk mengantisipasinya.
l. Reputations
Pembawa acara harus mempunyai pengalaman atau track record yang baik. Dalam hal ini track
record atau pengalaman dalam bidang profesinya sebagai pembawa acara dalam kehidupan
pribadi
m. Sense of Humor
Seorang MC selalu dituntut mampu menciptakan suasana yang menyenangkan bagi audience.
Sikap ceria, riang, dan ramah akan mampu mencairkan suasana yang kaku. Sense of humor
merupakan salah satu keharusan seorang MC.
n. Bridging
Seorang MC harus mampu membuat komentar yang dijaikan sebagai jembatan antarsatu segmen
dengan segmen yang lainnya. Bridging merupakan salah satu kemampuan dasar yang harus
dimiliki oleh seorang MC, sehingga acara akan tetap menarik. Adapun penundaan dapat terjadi
apabila keterlambatan pengisi acara atau hal-hal lainnya yang tidak dapat diduga. Sebagai

26

seorang MC jika terjadi penundaan dapat melakukan bridging dengan anekdot atau komentar
positif dan juga humanis
o. Berlatih dan Evaluasi Mandiri
Pembawa acara harus memiliki kemampuan dalam melakukan berbagai bentuk latihan secara
mandiri. Pembawa acara juga harus mampu melakukan evaluasi mengenai kekurangannya yagn
dilakukan secara mandiri. Latihan dan evaluasi mendiri juga dapat dilakukan oleh seorang
pembawa acara dengan cara merekam video, sehingga dapat mengamati kekurangan dalam
pembicaraannya ketika membawakan sebuah acara.
p. Pengetahuan Teknis Mikrofon (Mic)
Seorang MC harus memiliki suatu kemampuan teknis tentang mikrofon. Mic atau microfon
merupakan salah satu alat penting saat berada di atas pangung. Seorang MC harus memahami
degnan baik mengenai cara memegang mic, jarak antara mic dengan mulut, serta setelan suara
mic tersebut oleh sound operator. Setiap orang memiliki ukuran suara di mixer audio yang
berbeda-beda. Dengan demikian jangan lupa melakukan test mic sebelum pembawa acara
menggunakannya di atas panggung. Lakukanlah test mic saat tamu-tamu ata peserta acara belum
datang agar acara menjadi lebih siap dan matang.

Disamping persyaratan utama di atas, seorang pembawa acara juga harus mempunyai persyaratan
teknis sebagai berikut;
a. Menguasai Materi Acara
b. Menggunakan Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk

acara-acara resmi.
c. Suara atau vocal harus nyaman, tidak melengking atau terlalu rendah
d. Pengaturan nafas dari perut.
e. Menggunakan suara perut dan dada. Hindari penggunaan suara tenggorokkan.
f. Hal-hal yang berkaitan dengan kepribadian adalah tampilah dengan wajar, gunakan humor pada

acara dan waktu yang tepat, jangan memperlihatkan perasaan, jaga kesehatan agar selalu prima
dan aturlah mic 5-10 cm dari mulut atau tergantung jenis/type mic yang digunakan. Untuk jenis
mic boom biasanya mulut bisa lebih dekat ke mic.
g. Untuk mengetes mic cobalah dengan kalimat bukan kata atau berhitung.
h. Jangan memukul mic.

B. TUGAS PEMBAWA ACARA/MC
Setelah kita mempelajari materi mengenai ruang lingkup pembawa acara, pembahasan kali ini kita akan
mempelajari materi mengenai tugas dari pembawa acara.

27

1. Tugas Pembawa Acara
MC (Master of Ceremony) merupakan seorang yang memandu suatu rentetan dari sebuah acara
secara rapi dan teratur. Seorang pembawa acara harus menertahui dan menguasai seluruh aspek
yang mungkin dapat mempengaruhi kelancaran acara yang akan memastikan acara dapat
berlangsung dengan tepat waktu, lancar, berkesan, meriah, dan sesuai rundown acara. Tugas dari
seorang MC diringkas dalam istilah TIM, yakni Time, Introducer, dan Mood Setter.

b. Time
MC bertanggungjawab memastikan acara berjalan sesuai waktu dan sesuai dengan urutan acara
yang ditetapkan. Dalam hal ini, MC juga dapat disebut sebagai raja acara, karena MC akan
bertindak sebagai pengontrol program sesuai dengan waktu dan lokasi acara. MC
bertanggungjawab memastikan acara dimulai dan diakhiri tepat waktu. Jika pengisi acara belum
datang, atau “tamu istimewa” belum tiba, MC tidak hanya harus membuat penonton menatap
panggung kosong. MC harus dapat menyegarkan suasana dalam keadaan yang tidak terduga
seperti itu. MC harus Senantiasa berusaha kerasa memulai dan mengakhiri acara “on time”, dan
memastikan bahwa semua penerjemah terjadi sesuai dengan waktu yang diberikan (salah satu
peran Anda sebagai MC adalah untuk mengawasi dan mengendalikan waktu).

c. Introducer – MC mengenal pembicara, pengisi acara, lebih dari audiens. Sukses sebuah acara
sangat ditentukan oleh pengenalan audiens terhadap pengisi acara –kredibilitas, latar belakang,
dan kualitasnya. Latar belakang pengetahuan (background knowledge) ini sangat penting dalam
membangun kredibilitas dan hubungan antara pengisi acara dan audiens. Karenanya, kenali
pengisi acara dan kenalkan sebaik mungkin agar audiens mengapresiasinya.

d. Mood Setter – MC adalah pemimpin audiens. MC memberikan “komando” tepuk tangan dan
apresiasi kepada pengisi acara. MC menjadi pemandu audiens, pembangkit antusiasme. Jika MC
melakukannya dengan baik, maka audiens akan mengikuti “komando” untuk bereaksi dan
menilai pengisi acara.

28

2. Contoh Naskah Pembawa Acara/MC

Berikut ini contoh naskah pembawa acara/MC.

Contoh 1 :

Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam sejahtera untuk kita semua
Yang terhormat bapak/ibu.sdr… selaku.. (orang yang paling penting jabatannya). Yang kami
hormati … (jabatan di bawahnya dan seterusnya). Serta kepada teman-teman/anggota-anggota
yang berbahagia.
Acara …. Pada kesempatan ini akan segera kita mulai, namun sebelumnya, marilah kita bersama-
sama memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha esa, atas berkat dan karuniaNya
sehingga kita dapat hadir di tempat ini dengan selamat dan sehat.

Selanjutnya, disini saya selaku pembawa acara akan membacakan susunan acara … (yang akan
dilaksanakan nanti).

1. Acara yang pertama yaitu …
2. Dilanjutkan dengan acara kedua yaitu…
3. Selanjutnya acara ….
4. Acara yang keempat yaitu ..
5. Acara yang kelima ….

Baiklah untuk menyingkat waktu mari kita mulai acara … pada …
Menginjak acara yang pertama yaitu pembukaan, marilah acara kita buka …. Terima kasih.
Dilanjutkan dengan acara yang kedua yaitu …
Terima kasih kepada … yang telah menyampaikan …. Acara selanjutnya yaitu … dan seterusnya
….
Semua rangkaian acara terlah kita laksanakan, tibalah saatnya di akhir acara. Kita menginjak acara
yang ke … yaitu penutup.
Marilah acara … kita tutup dengan bersama-sama mengucapkan puji syukur atas berkat Tuhan
Yang Maha Esa.

Contoh 2 :

29

Contoh 3 :

30

ZONA AKTIVITAS

A. UJI PENGETAHUAN
1. Seorang pembawa acara adalah sutradara atau the king of programme. Berikan pendapat Anda
tentang ungkapan tersebut !
2. Selain sebagai sutradara, pembawa acara memiliki beberapa fungsi yang sudah melekat secara
umum. Deskripsikanlah fungsi tersebut !
3. Salah satu syarat yang harus dimiliki oleh pembawa acara adala infleksi dan appreance. Berikan
penjelasan tentang kedua hal tersebut !
4. Pembawa acara tidak hanya wajib mememiliki kemampuan dalam speaking tetapi juga harus
ditunjang dengan persyaratan secara fisik. Apa sajakah persyaratan secara fisik tersebut !
5. Tuliskan pendapat Anda tentang salah satu peran pembawa acara yaitu introducer !
6. Master of ceremony selama menjalankan tugasnya tidak harus membuat suasana tegang, tetapi ada
kalanya skill sense of humor itu diperlukan. Apakah yang dimaksud dengan sense of humor bagi
pembawa acara !
7. Dalam teknik kemampuan mengolah suara, pembawa acara harus menguasai beberapa hal
diantaranya adalah tone dan phrasing. Uraikan perbedaan dari kedua hal tersebut !
8. Latihan dan evaluasi mandiri adalah salah satu hal yang harus sering dilakukan oleh pembawa
acara. Jelaskan alasan mengapa kegiatan tersebut harus dilakukan oleh pembawa acara !
9. Bagiamanakah adaptasi lingkungan yang harus dilakukan oleh seorang pembawa acara untuk lebih
meningkatkan kemampuannya !
10. Buatlah sebuah naskah pembawa acara dalam rangka malam tirakadan HUT RI ke 76 di lingkungan
tempat tinggal Anda !

B. UJI KETRAMPILAN
Buatlah susunan acara yang bersifat tidak resmi dan bersifat resmi masing-masing 1 (satu). Kemudian
bacakan hasilnya seolah-olah Anda adalah pembawa acara. Rekamlah kegiatan tersebut dengan video,
dan hasilnya presentasikanlah di depan kelas Anda. Mintalah guru dan teman-teman Anda untuk
memberikan masukan dan saran !

C. TUGAS MANDIRI TERSTRUKTUR
Kerjakan tugas berikut ini secara mandiri !
Setelah Anda mempelajari materi mengenai pembawa acara atau MC. Cobalah mencari beberapa nama
pembawa acara atau MC terkenal di Indonesia maupun di luar negeri (minimal 5 orang). Lalu cari tahu
pada acara apakah saja mereka biasa membawakan acara ! lakukanlah penelusuran di internet untuk
menambah referensi Anda. Tuliskan hasilnya dalam bentuk makalah !

31

RANGKUMAN

1. Master of Ceremony atau yang disingkat MC adalah pembawa acara, pemandu acara, penguasa acara,
pengatur acara atau pimpinan upacara. Pada dasarnya MC bertindak sebagai tuan rumah dalam suatu
kegiatan atau acara.

2. Menjadi seorang MC atau pembawa acara bukanlah hal yang mudah, sehingga memiliki beberapa syarat
yang harus dipenuhi, yiatu sebagai berikut :
a. Percaya diri
b. Kemampuan manajemen
c. Pandai dalam beradaptasi
d. Memiliki etika yang baik
e. Kemampuan mengolah suara yang baik
f. Penguasaan bahasa yang baik dan benar
g. Memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas
h. Body language
i. Appreance
j. Maturitity
k. Kreatif, inisiafi, mampu berfikir cepat dan tepat
l. Reputations
m. Sense of humor
n. Bridging
o. Belatih dan evaluasi mandiri
p. Pengetahuan teknis microfon (mic

3. Tugas MC sering disebut dengan istilah TIM (Time, introducer, Mood Setter)

32

ULANGAN AKHIR BAB VII

I. Jawablah petanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda silang (X) pada huruf

A, B, C, D atau E, pada jawaban yang paling benar !

1. Seorang MC harus mampu membuat komentar yang menjadi jembatan antar satu segmen dengan

segmen lainnya adalah pengertian dari...

A. Bridging D. Maturity

B. Sense of humor E. Kreatif

C. Reputation

2. Yang dimaksud dengan body language yang baik dalam pembawa acara adalah...

A. Seorang pembawa acara harus baik

B. Pembawa acara harus sopan

C. Pembawa acara harus memiliki kedewasaan dan kematangan berpikir

D. Seorang pembawa acara harus memiliki sikap tubuh yang baik dan fleksible sesuai dengan

situasi dan kondisi acara serta lingkungan acara

E. Pembawa acara harus mampu beradaptasi
3. Pernyataan di bawah ini yang merupakan tugas seorang pembawa acara adalah ….

A. Membuka acara, memandu jalannya acara agar berjalan lancar dari awal sampai akhir, dan

menentukan dekorasi yang dipakai dalam acara tersebut.

B. Menentukan seragam panitia, membuka acara, dan memandu jalannya acara agar berjalan

dari awal sampai akhir.

C. Membuka acara, memandu jalannya acara agar berjalan lancar dari awal sampai akhir, dan

menutup acara tersebut.

D. Membuka acara, mencari personil yang akan berpidato, dan menentukan dekorasi yang

dipakai dalam acara tersebut.

E. Membuka acara, menentukan dekorasi dalam acara, dan menutup acara tersebut.

4. Seorang MC dituntut mampu mengucapkan setiap kata dan kalimat dari bahasa manapun dengan

baik dan benar, baik itu bahasa asli (Indonesia) maupun bahasa asing seperti Ingris adalah...

A. Kemampuan mengolah suara yang baik

B. Memilki wawasan dan pengetahuan yang luas

C. Penguasaan bahasa yang baik dan benar

D. Body language yang baik

E. Kreatif

5. Master of Ceremony harus pandai mengolah nada kalimat menjadi berirama dan tidak datar adalah

pengertian dari...

A. Artikulasi D. Tone

B. Intonasi E. Phrasering

33

C. Timbre
6. Sikap riang, ceria dan ramah dalam ruang lingkup pembawa acara dinamakan istilah ….

A. Delay D. Sense of humor

B. Bridging E. Cheerly

C. Evaluation

7. MC harus mampu mengatur cepat lambatnya kata dan kalimat yang diucapkan disebut dengan
istilah ….

A. Aksentuasi D. Pernapasan

B. Speed E. Timbre

C. Infleksi

8. Pembawa acara harus mampu mengeluarkan suara yang ekspresif yang akan mudah
mempengaruhi audiens dalam ruang lingkup pembawa acara disebut dengan istilah …

A. Aksentuasi D. Pernapasan

B. Speed E. Timbre

C. Infleksi

9. Pembawa acara harus pandai memilih dan melakukan penekanan terhadap kata atau kelimat yang
paling fokus atau pokok perhatian oleh audiens. Hal ini dinamakan dengan istilah ….

A. Aksentuasi D. Pernapasan

B. Speed E. Timbre

C. Infleksi

10. Hal yang sangat membantu seorang pembawa acara agar dapat menguasai panggung dan
berinteraksi dengan peserta atau pengunjung adalah …

A. Kepercayaan diri D. Mempunyai etika yang baik

B. Kemampuan manajemen E. Kemampuan mengolah suara yang baik

C. Pandai beradaptasi

11. Seorang pembawa acara harus mampu menjaga antusiasme, gairah dan kemeriahan suasana dalam
sebuah acara. Hal ini merupakan definisi dari ….

A. Mood transif D. Mood setter

B. Introducer E. Time

C. Hostest

12. Sebuah kondisi tingkat kedewasaan atau kematangan berfikir dalam diri seorang pembawa acara,
dinamakan dengan istilah ….

A. Maturity D. Reputation

B. Apprearance E. Sense of Humor

C. Creative

34

13. Pembawa acara bertanggung jawab memastikan acara berjalan sesuai dengan waktu dan urutan
acara yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini berkaitan dengan pengertian dari …

A. Background D. Apprearance

B. Setting E. Introduce

C. Time

14. Pembawa acara harus memiliki riwayat karier yang baik atau track record yang baik, yang berarti
syarat yang harus dipenuhi adalah ….

A. Sense of belonging D. Maturity

B. Sense of humor E. Reputations

C. Anecdot

15. Perhatikan kalimat di bawah ini !

Dari kalimat di atas terdapat kalimat yang seharusnya tidak diucapkan pembawa acara yaitu ….

A. ”Disampaikan” D. ”Sekaligus”
B. ”Kami persilakan” E. “Kami haturkan”
C. ”Kini saatnya”

16. Perhatikan kalimat di bawah ini !

Dari kalimat di atas terdapat kalimat yang seharusnya tidak diucapkan pembawa acara yaitu ….

A. “Hadirin yang berbahagia” D. “banyak-banyak terima kasih”
B. “Pertama-tama marilah” E. “hadirin yang berbahagia”
C. ”Tidak lupa kami ….”

17. Perhatikan kalimat di bawah ini !

Dari kalimat di atas terdapat kalimat yang seharusnya tidak diucapkan pembawa acara yaitu ….
A. “sekian acara pada ….”
B. “para bapak-bapak/ibu-ibu dan hadirin…”
C. “para pemirsa”
D. “saya mohon maaf…”
E. “akhir kata …”

35

18. Jangan sampai tampil sebagai MC dengan “kepala kosong”, tidak punya gambaran apa pun
tentang acara yang dibawakan. Untuk menghindarinya yang bisa dilakukan oleh MC adalah …

A. Komunikasi terus dengan panitia acara D. Jangan malu bertanya

B. Tetap tersenyum E. Percaya diri dalam setiap keadaan

C. Pelajari acara Anda

19. Perhatikan data di bawah ini !

1. Sambutan Guru 3. Sambutan Siswa

2. Sambutan Kepala Sekolah 4. Sambutan Ketua Panitia

Susunan acara sambutan dalam sebuah acara yang tepat ialah ...

A. 3), 2), 1) dan 4) D. 4), 2), 3) dan 1)

B. 1), 3), 2) dan 4) E. 3), 1), 2) dan 4)

C. 2), 4), 3) dan 1)

20. Kalimat penutup acara yang tepat dibawakan pembawa acara adalah ....

A. Hadirin yang kami hormati, acara demi acara telah selesai marilah kita tutup.

B. Para hadirin marilah acara ini kita tutup bersama-sama.

C. Hadirin yang kami hormati marilah acara ini kita tutup dengan berdoa menurut agama dan

kepercayaan kita masing-masing.

D. Hadirin yang kami hormati, selesailah acara pada siang hari ini, untuk mengakhiri kita tutup.

E. Para tamu undangan, acara telah selesai. Kami harap Anda akan pulang dengan selamat

II. Kerjakan soal-soal di bawah ini dengan benar dan jelas !
1. Buatlah kalimat pembuka dan kalimat penutup dalam membawakan sebuah acara resmi dengan
menggunakan bahasa yang baik dan benar, masing-masing 2 kalimat !
2. Anda sebagai sekretaris OSIS diberikan kesempatan sebagai pembawa acara dalam rapat bulanan.
Buatlah redaksi naskah pembawa acara dalam rapat bulanan OSIS SMK Kristen 1 Surakarta !
3. Kemampuan menangani microfon diperlukan oleh pembawa acara. Jelaskan !
4. Deskripsikan apa saja tugas pembawa acara yang sering disebut dengan istilah TIM !
5. Apa sajakah kemampuan yang harus dimiliki pembawa acara dalam hal mengolah suara dengan
baik. Berikan penjelasan 5 (lima) diantaranya !



BAB VIII
PERJALANAN DINAS PIMPINAN

KOMPETENSI DASAR :
3.19 Menerapkan penyusunan perjalanan dinas (itinerary)
4.19 Menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary)
PENDAHULUAN :
Saat ini Anda akan mempelajari tentang perjalanan dinas pimpinan sebuah instansi pemerintah atau
perusahaan swasta. Pernahkah Anda melihat seorang karyawan atau kerabat Anda melakukan perjalanan
dinas ? Coba amati seseorang yang akan atau telah melakukan perjalanan dinas di lingkungan tempat tinggal
Anda ?

MATERI

Perjalanan dinas atau yang disebut itinerary pada dasarnya dilakukan oleh pimpinan dari instansi pemerintah
ataupun perusahaan. Hal ini dilakukan karena adanya berbagai kepentingan, misalnya pelaksanaan
pengawasan kantor cabang, diklat, seminar, kerja sama dan sebagainya. Terkadang pimpinan perusahaan
melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau bahkan luar negeri untuk menjalankan tugas yang menuntut
dilakukannya pertemuan secara langsung. Sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan-lah yang bertugas
mengurus perjalanan dinas pimpinan mulai dari keberangkatan hingga kepulangannya.
A. HAKIKAT PERJALANAN DINAS

Setiap pimpinan baik instansi negara atau perusahaan pasti melakukan perjalanan dinas dengan tujuan
tertentu. Dalam hal ini perjalanan dinas penting untuk dilakukan karena berkaitan dengan berbagai

36

37

bentuk aktivitas, baik perusahaan ataupun instansi negara. Sebagai protokol harus memahami
mengenai perjalanan dinas.

1. Pengertian Perjalanan Dinas
Perjalanan Dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu
lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Perjalanan ini
berhubungan dengan kepentingan lembaga yang bersangkutan dan dibiayai pula oleh lembaga
tersebut.
Pengertian perjalanan dinas menurut Wursanto adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh
pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan. Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu
tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Setelah pimpinan memberitahu keberangkatan, maka sekretaris harus memperhatikan beberapa
hal :
a. Tujuan perjalanan
b. Tanggal keberangkatan dan kembalinya
c. Tanggal, waktu, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan pokok
perjalanan dinas
d. Penginapan yang dikehendaki
e. Angkutan apa yang deperlukan setiap kunjungan, di kota tujuan (akomodasi)

2. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas dapat dibedakan menurut wilayah dan transportasi yang dipergunakan. Berikut
penjelasannya.
a. Perjalanan Dinas Berdasarkan Wilayah Tujuan
1) Perjalanan dinas dalam domestik
Perjalanan dinas dalam domestik hanya meliputi lingkup dalam negeri yaitu antar kota,
antar daerah, dan antar provinsi
2) Perjalanan dinas internasional
Perjalanan dinas ini dilakukan dalam lingkup antar negara
b. Perjalanan Dinas Berdasarkan Transportasi
1) Perjalanan dinas melalui darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan,
travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan
dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan yang dekat. Perjalanan dengan
menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat
tujuan relatif jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

38

2) Perjalanan dinas melalui laut
Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal.

3) Perjalanan dinas melalui udara
Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat hendaknya benar-
benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya
waktu dan urusan yang diperlukan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi
pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang longgar untuk menghadiri atau
menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan
menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan
darat saja karena lebih ekonomis.

3. Dokumen-Dokumen untuk Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat
dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
1) Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada
seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat
bagian, yaitu sebagai berikut :
a) Bagian kepala surat
b) Pembuka surat
c) Bagian isi surat
d) Bagian penutup surat
2) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya
yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.
Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
terbagi menjadi dua, yaitu :
a) SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan
oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin
diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
b) SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD
proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.
Dalam sebuah instansi pemerintahan maupun sebuah perusahaan swasta tentu ada kalanya
memberikan sebuah perintah bagi pekerjanya untuk melakukan perjalanan dinas. Hal ini
dilakukan untuk berbagai kepentingan yang tentu saja merupakan kepentingan yang

39

berkaitan dengan pekerjaan dan perusahaan tersebut. Nah untuk melakukan perjalanan
dinas tersebut, maka mereka membutuhkan yang namanya surat perintah perjalanan dinas
(SPPD).
Surat ini berfungsi untuk menerangkan perihal penugasan seseorang pada sebuah instansi
maupun kantor untuk melaksanakan tugas di suatu tempat tertentu dengan biaya kantor dan
dilakukan dalam waktu yang sudah ditentukan. Adapun format Surat Perintah Perjalanan
Dinas (SPPD) perlu memperhatikan hal-hal, sebagai berikut :
a) Nama Atasan (yang berwenang memberikan perintah perjalanan dinas)
b) Referensi (contoh surat edaran direksi, surat permohonan supplier dll)
c) Nama Karyawan (yang diperintahkan melakukan perjalanan dinas)

 Jabatan
 Pangkat/Tingkat
d) Maksud dan Tujuan perjalanan dinas (bisa diisi seperti contoh tujuan di atas)
e) Transportasi
f) Tempat berangkat dan tempat tujuan
g) Lamanya perjalanan dinas (berapa malam/berapa hari), tanggal berangkat, tanggal
kembali dari perjalanan dinas
h) Anggaran perjalanan
i) Alokasi Anggaran (departemen yang mengalokasikan anggaran, seperti HRD utk
training, Marketing utk sales dll)
j) Keterangan (diisi informasi tambahan yang dianggap perlu)
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Swasta :

40

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Negeri :

41

b. Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis
dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada
daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang
digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1) Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor
dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat
dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit
Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa
berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan
diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak
untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, adalah :
a) Kartu Tanda Penduduk (KTP)
b) Kartu Keluarga (KK)
c) Ijazah pendidikan terakhir
d) Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian

(SKCK)
e) Akta kelahiran
f) Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :
a) Nomor paspor
b) Nama pemegang
c) Jenis kelamin
d) Kewarganegaraan
e) Tempat dan tanggal lahir
f) Tanggal dikeluarkannya paspor
g) Tanggal masa berlaku paspor
h) Kantor yang mengeluarkan paspor
i) Foto diri pemegang paspor
j) Alamat
k) Lembar untuk exit permit atau visa

42

Cara mendapatkan paspor, yaitu mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan
menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat. Waktu
untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus
hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.

Adapun jenis-jenis paspor yaitu :
a) Paspor Biasa (normal passport)

Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat
umum. Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
b) Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai / pejabat pemerintah
yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan
paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.
Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris.
c) Paspor Diplomatik
Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat
diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor
diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
d) Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang
akan menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama.
Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di
tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor
haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa.
e) Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan
perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah
untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara
dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
a) Sea Man Book

Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan
dari perusahaan pelayaran.

43

b) Certificate Of Identity
Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)

Contoh paspor :

2) Visa
Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan
besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat). Visa berupa
keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman
paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin
tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya
mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku
untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan
dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal
disuatu negara maka disebut overstay.
Macam-macam visa antara lain :
a) Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit)
di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian
melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
b) Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
c) Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
d) Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.
e) Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.

44

f) Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang
yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara
tersebut.

Sedangkan syarat-syarat untuk mendapatkan visa, yaitu :
a) Menunjukkan paspor yang masih berlaku
b) Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang

ditempel atau dicap di paspor (exit permit)
c) Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di

kunjungi.
d) Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar

negeri.
e) Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan

alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar
negeri.
f) Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
g) Menyerahkan pas foto berwarna.
Perbedaan paspor dan visa adalah apabila paspor berbentuk buku dan yang
mengeluarkan paspor adalah negara tempat seseorang yang akan melakukan perjalanan
dinas itu tinggal. Sedangkan Visa itu berbentuk lembaran dengan stempel atau cap dan
yang mengeluarkan adalah negara tempat seseorang yang akan mlakukan perjalanan
dinas itu akan dikunjungi
Contoh Visa :