Modul OTK Humas dan Keprotokolan_XII OTKP-Genap

45
3) Yellow Card

Yellow card adalah jenis surat keterangan kesehatan yang berisi jika pemegang dari kartu
kesehatan tersebut dinyatakan sehat. Surat ini diterbitkan oleh dinas kesehatan. Adapun
Health certificate merupakan jenis sertifikat kesehatan yang dikeluarkan oleh
Departemen Kesehatan pada warga negara yang akan melakukan perjalanan dinas ke
luarg negeri. Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat
keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara
tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.
Contoh Yellow Card :

4) Kartu Tanda Penduduk (KTP)
KTP merupakan kartu identitas resmi yang diterbitkan oleh instansi pelaksana yang
belaku di seluruh negara Republik Indonesia. KTP merupakan bukti diri secara sah
sebagai Warga Negara Indonesia dan wajib dimiliki bagi penduduk yang telah berusia 17
tahun ke atas.
Contoh KTP :

46

5) Fiskal
Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia (WNI)
yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan
pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang
sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh
pemerintah.

6) Exit Permit
Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan
negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah
di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.
Contoh Exit permit :

4. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang
berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In House Travelling Department
(divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor / sekretaris. Berikut
penjelasannya :
a. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani
perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen,
mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus
keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus
perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen
lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu
map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan
perjalanan pimpinan.

47

Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau,
administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan
informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.
b. Travel Bureau (Biro Perjalanan)
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi
kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi
kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel
checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian
tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan
dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.
c. Administrasi Kantor/Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan
semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan,
seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau
meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan
perjalanan dinas.

B. MEMBUAT LAPORAN PERJALANAN DINAS
Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi
kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang
diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan
pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan.
1. Tahap Persiapan
Dalam tahap persiapan, seorang petugas administrasi memiliki peran yang penting. Dalam hal ini,
seorang sekretaris harus mampu mengatur berbagai hal yang memiliki kaitan dengan perjalanan
dinas pimpinan secara lengkap termasuk mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan
tersebut. Terdapat tahapan persiapan yang dilakuan yaitu sebagai berikut :
a. Perencanaan Pendahuluan
Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
1) Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas
2) Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu
sebagai berikut :

48

a) Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan
dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat
Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta
Company Profile.

b) Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan kerja
sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi
kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian
keuntunga (profit sharing).

c) Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu
disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah
ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

d) Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan
harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat
yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

e) Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal yang
perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris
pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan
cabang.

f) Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan harus
mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.

g) Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke
negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan
dan sasaran atas kunjungan tersebut.

3) Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.

4) Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan
menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

5) Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

b. Perencanaan Transportasi
Tahapan selanjutnya, petugas administrasi melakukan koordinasi dengan pimpinan untuk jenis
transportasi yang akan dipilih. Terdapat tiga jenis transportasi yang dapat dipilih yaitu darat, laut
dan udara. Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda. Berikut
adalah penjelasannya :

49

1) Transportasi Darat
Terdapat jenis alat transportasi darat yang dapat digunakan antara lain mobil
dinas/perusahaan, travel, bus dan kereta api. Apabila memilih jenis transportasi ini, bentuk
persiapannya antara lain :
 Identitas pribadi wajib dibawa
 Memastikan dokumen atau surat-surat yang diperlukan
 Membawa peta kota tujuan
 Melakukan konfirmasi pemesanan hotel apabila pimpinan menginap
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :
a) Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
b) Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
c) Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
d) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
e) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
f) Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
Perjalanan dinas menggunakan kereta api, hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan
dinas menggunakan kereta api, antara lain :
a) Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
b) Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan
di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
c) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
d) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
e) Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

2) Transportasi Laut
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :
a) Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
b) Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
c) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
d) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
e) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
f) Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
g) Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
h) Menyiapkan rencana perjalanan.

50

3) Transportasi Udara
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara
lain :
a) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
Dalam pemesanan tiket pesawat, terdapat hal-hal yang harus diperhatikan sebagai
berikut :
(1) Pastikan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan sudah tepat
- Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
- Kelas penerbangan yang dipesan pimpinan dikonfirmasi kembali
- Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar
tunggu (waiting list)
- Pengaturan tempat duduk (seating arrangement) apakah :
Window seat (tempat duduk dekat jendela)
Middle seat (tempat duduk di tengah)
Front row (tempat duduk di baris depan)
- Status tiket
Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal
penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) yang lain.
Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal
penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) lain.
Restricted
Adalah tiket yang tidak dapat diganti dengan jadwal penerbangan lain dan juga
penerbangan yang tidak dapat diganti baik oleh airlines yang sama maupun
airlines lainnya.
(2) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
(3) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
(4) Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
(5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
(6) Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.
(7) Pastikan tiba di bandara tepat waktu

51

b) Customs regulations (peraturan kepabeanan)
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor / sekretaris harus mencari tahu
tentang peraturan kepabeanan / bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan,
seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.

c) Baggage (Bagasi)
Yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi
tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai
penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang
tidak dikenai biaya, antara lain :
o Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg
o Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg
o First class (kelas satu) : 40 kg
Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya
sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.

c. Perencanaan Dokumen
Penyimpanan dokumen berguna untuk melengkapi perjalanan bisnis/dinas yang sesuai dengan
tempat tujuan. Perencanaan dokumen meliputi surat-surat/dokumen yang diperlukan pada saat
melakukan perjalanan dinas.
1) Fungsi Dokumen
a) Berisi informasi mengenai isi dokumen
b) Sebagai alat bukti/data suatu keterangan
c) Guna menjamin keutuhan dan keotentikan informasi

2) Jenis Dokumen yang Disiapkan
a) Surat tugas atau surat perintah jalan
Surat tugas adalah salah satu jenis dokumen yang telah ditandatangani oleh pihak yang
berwenang di suatu instansi dan diberikan kepada seseorang (bawahan) untuk
melakukan perjalanan tertentu. Dalam perjalanan dinas pimpinan perusahaan akan
membawa Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).
b) Tiket perjalanan
Tiket perjalanan adalah salah satu jenis dokumen yang memiliki fungsi untuk
pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Terdapat beberapa informasi yang
harus diketahui oleh petugas administrasi kantor atau sekretaris mengenai tiket
perjalanan, yaitu sebagai berikut :

52

(1) Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor / sekretaris,
pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai
penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya
tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut
atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui
kartu kredit.

(2) Recorfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau
konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines
(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

(3) Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan
biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation
(pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai
atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya
atau Jakarta – Batam.

(4) Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya,
maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk
menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

(5) Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan
konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara
pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai
tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

(6) Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

d. Perencanaan Akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :
1) Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau
pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.

53

2) Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office
(resepsionis).

3) Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari
terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian
yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang
belum dibayar.

4) Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat
dibayarkan pada saat check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut,
yaitu:
1) Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.
2) Lamanya perjalanan dinas.
3) Jenis acara perjalanan dinas

Adapun jenis-jenis akomodasi yang ada adalah :
1) Hotel

Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh
bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa
lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil. Jenis-jenis hotel menurut letak
bangunannya :
(1) Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
(2) City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian

besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
(3) Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu

melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.
(4) Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati

suasana di pedesaan.
(5) Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para

tamu melakukan kegiatan rapat.

Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap :
(1) Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.
(2) Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal

54

(3) Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.

Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
(1) American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali makan.
(2) European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
(3) Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali

makan.
(4) Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi

secara continental.
(5) Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara

american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :
(1) Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
(2) Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
(3) Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
(4) Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.
(5) Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau

bahkan dengan tiga single beds.
(6) Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
(7) Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu

kamar hotel.
(8) Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.

Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :
(1) Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat

dalam satu ruangan.
(2) Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
(3) Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang

tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :
(1) Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan

jumlah kamar maksimal 25 kamar.
(2) Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang,

dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.

55

(3) Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan
jumlah kamar minimun 300 kamar.

2) Motel
Yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di dekat
kamar dan biasanya tertutup

3) Hostel
Yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal dan
makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.

4) Losmen
Yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat fasilitas
makan.

5) Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
6) Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya

sewa yang relatif murah.
7) Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk

beristirahat di daerah wisata.

e. Persiapan Pembiayaan
Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah
dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan dinas pimpinan.
1) Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
(a) Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport
tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
(b) Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama
dalam perjalanan dinas.
(c) Biaya akomodasi.
(d) Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya
pelatihan.
(e) Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
(f) Biaya konsumsi
(g) Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
2) Macam-macam pembayaran
(a) Uang tunai
Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.

56

(b) Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)
Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama
melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan biasanya
memiliki wujud sebagai berikut :
 Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda,
dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan
ditandatangani pada saat pembelian.
 Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan
dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk
pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
 Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank
penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat
digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

2. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas
Daftar perjalanan adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan dinas,
yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan.
Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap 4, lembar
pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga
untuk manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris yang
disimpan dalam arsip perusahaan.
a. Keuntungan Membuat Daftar Perjalanan
Pembuatan daftar perjalanan memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah sebagai
berikut :
1) Pekerjaan penting terselesaikan
2) Menghemat tenaga dan waktu
3) Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya
b. Hal yang Penting dalam Mengatur Perjalanan Dinas
Adapun hal penting dalam mengatur perjalanan dinas yaitu sebagai berikut :
1) Tujuan perjalanan
2) Kota tujuan
3) Jenis perjalanan
4) Jenis fasilitas atau layanan yang digunakan
5) Rencana keperluan
6) Tanggal, waktu, dan hari keberangkatan, serta kembali dari perjalanan dinas

57

c. Hal yang Harus Dimuat dalam Daftar Perjalanan Dinas
Dalam membuat daftar perjalanan dinas, harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1) Waktu keberangkatan pimpinan, terdiri dari hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2) Tempat tujuan perjalanan bisnis pimpinan, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan
ke luar negeri.
3) Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4) Jenis transportasi yang digunakan.
5) Tujuan perjalanan bisnis.
6) Kapan selesai atau tiba kembali

d. Fungsi Dafar Perjalanan Dinas
Adapun fungsi dari daftar perjalanan dinas yaitu :
1) Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
2) Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3) Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi
pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

e. Cara Menyusun Daftar Perjalanan Dinas
Sedangkan cara untuk menyusun daftar perjalanan dinas pimpinan adalah :
1) Mengklasifikasi dan melakukan pencatatan segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2) Mencatat hal-hal penting yang berkaitan dengan urusan perjalanan dinas pimpinan
3) Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4) Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5) Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

Contoh format daftar perjalanan dinas pola pemerintah :

58

Contoh format daftar perjalanan dinas pola swasta :

59

60

Contoh Daftar Perjalanan Dinas Pimpinan :

PT. MAJU JAYA

Jln. Ahmad Yani No.2 Surakarta
Telp. (0271) 2303121, Fax. (0271) 2303122

DAFTAR PERJALANAN DINAS
Surabaya-Jakarta-Palembang-Jakarta-Surabaya selama 3 hari untuk 1 orang

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan
06.00 WIB
1 Senin, 8 Bapak Hani Ardiansyah diantar menuju Bandara Rumah Bapak Hani
Februari 2021 Juanda oleh sopir perusahaan Ardiansyah Jalan
Soetomo 23 Surabaya

06.30 WIB Tiba di Bandara Juanda kemudian Check In Bandara Juanda

Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Jakarta
06.50-07.55 WIB menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan Bandara Juanda

No. Flight GA 203

07.55 WIB Tiba di Bandara Soekarno-Hatta Bandara Soekarno-Hatta

08.10 WIB Menuju Hotel Sanjaya diantar oleh Kepala Hotel Sanjaya
13.00 WIB Perwakilan PT Cyber Link Jakarta, Bapak Jalan Kapten Tendean
18.30 WIB Gozali. Kemudian check in, breakfast, dan 613
19.00 WIB istirahat.
Resto Hotel Sanjaya
Makan siang di Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean
613
Menuju King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623
Diantar oleh mobil PT
Makan malam dengan Bapak Darmanto, SE Daya Kreasi cabang
Direktur Pemasaran PT Ogatsu di King Palace Jakarta
Jalan HR. Rasuna Sahid 623
King Palace Jalan HR.
Rasuna Sahid 623

2 Selasa, 9 20.30 WIB Kembali ke Hotel Sanjaya untuk istirahat Diantar oleh mobil PT
Februari 2021 08.00 WIB Breakfast di Hotel Sanjaya Daya Kreasi cabang
Jakarta
09.00 WIB Menuju PT Indah Pertiwi
Resto Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean
613

Diantar oleh mobil PT
Daya Kreasi cabang
Jakarta

Menghadiri Penandatanganan Kontrak PT Indah Pertiwi
10.00-11.00 WIB Kerjasama (MOU) dengan Bapak Muhadi, Jalan Sudirman 12

Direktur PT Indah Pertiwi

12.00 WIB Ishoma sholat Dhuhur PT Indah Pertiwi
Jalan Sudirman 12

13.00 WIB Jamuan makan siang di PT Indah Pertiwi PT Indah Pertiwi
Jalan Sudirman 12

61

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan

14.00 WIB Menuju Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Diantar oleh mobil PT
Percetakan 2 Daya Kreasi cabang
Jakarta
Menghadiri seminar “1st sight for the fortune” di
15.00-17.00 WIB Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Percetakan Grand Balroom Hotel
Swarna
2 sebagai narasumber Jalan Percetakan 2

16.00 WIB Ishoma Sholat Ashar Hotel Swarna
Jalan Percetakan 2

17.00 WIB Kembali ke Hotel Sanjaya Diantar oleh mobil PT
Daya Kreasi cabang
Jakarta

17.30 WIB Tiba di Hotel Sanjaya untuk istirahat dan Sholat Hotel Sanjaya
Maghrib Jalan Kapten Tendean
613

Makan malam dengan Kepala Perwakilan dan Resto Hotel Sanjaya
19.00-22.00 WIB seluruh personil PT Cyber Link Cabang Jakarta Jalan Kapten Tendean
613
di Resto Hotel Sanjaya

3 Rabu, 10 07.00 WIB Breakfast di Resto Hotel Sanjaya Resto Hotel Sanjaya
Februari 2021 Jalan Kapten Tendean
613

07.45 WIB Check Out dari Hotel Sanjaya Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean
613

08.00 WIB Menuju Bandara Soekarno-Hatta Diantar oleh mobil PT
Daya Kreasi cabang
Jakarta

08.30 WIB Tiba di Bandara Soekarno-Hatta kemudian Bandara Soekarno-Hatta
Check In

Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Palembang
08.40-09.35 WIB menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan Bandara Soekarno-Hatta

No. Flight GA 111

09.35 WIB Tiba di Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II Bandara Sultan Mahmud
Badarruddin II

09.50 WIB Menuju PT Eviana Permatasari cabang Diantar oleh mobil PT
Palembang Daya Kreasi cabang
Palembang
10.20 WIB Tiba di PT Eviana Permatasari cabang
Palembang untuk meresmikan cabang tersebut PT Daya Kreasi cabang
Palembang
12.00-13.00 WIB Ishoma Sholat Dhuhur dan Jamuan makan siang Jalan Sriwijaya 57
di PT Eviana Permatasari cabang Palembang
PT Daya Kreasi cabang
13.00 WIB Menuju Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II Palembang
Jalan Sriwijaya 57

Diantar oleh mobil PT
Daya Kreasi cabang
Palembang

13.30 WIB Tiba di Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II Bandara Sultan Mahmud

kemudian Check In Badarruddin II

Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Jakarta Bandara Sultan Mahmud
13.40-14.35 WIB menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan Badarruddin II

No. Flight GA 111

62

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan

14.40 WIB Menuju PT Cyber Link, Jakarta Diantar oleh mobil PT
Daya Kreasi cabang
Menghadiri Rapat Keuangan dengan GM Jakarta
15.00-16.30 WIB Pemasaran di Ruang rapat PT Cyber Link,
PT Cyber Link, Jakarta
Jakarta Jalan Thamrin 23

16.30-17.00 Ishoma Sholat Ashar PT Cyber Link, Jakarta
Jalan Thamrin 23
Melanjutkan Rapat Keuangan dengan GM
17.00-18.00 WIB Pemasaran di Ruang rapat PT Cyber Link, PT Cyber Link, Jakarta
Jalan Thamrin 23
Jakarta
PT Cyber Link, Jakarta
18.00-18.30 WIB Ishoma Sholat Magrib Jalan Thamrin 23

18.30-19.00 Menuju Bandara Soekarno-Hatta Diantar oleh mobil PT
WIB Daya Kreasi cabang
Makan malam di Resto Elegant, Bandara Jakarta
19.00 WIB Soekarno Hatta
Resto Elegant
Bandara Soekarno-Hatta

20.00 WIB Check In di Bandara Soekarno-Hatta Bandara Soekarno-Hatta

Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Surabaya
20.15-21.20 WIB menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan Bandara Soekarno-Hatta

No. Flight GA 202

21.20 WIB Tiba di Bandara Juanda Bandara Juanda

21.30 WIB Menuju rumah Bapak Bapak Hani dijemput oleh Rumah Bapak Hani
sopir perusahaan Ardiansyah Jalan
Soetomo 23 Surabaya

Mengetahui, Surakarta, 20 Januari 2021
Direktur PT Maju Jaya Dibuat Oleh,
Sekretaris

(Firman Handoyo) (Vincentya Nugraheni)

3. Pelaporan Perjalanan Dinas
a. Laporan hasil perjalanan dinas

63

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tuags perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris
atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama
perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas,
seperti berapa lama perjalanan dinas dilakukan, kapan keberangkatan, dan kapan kepulangannya.
b. Laporan biaya perjalanan dinas
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu
membuat laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas tersebut.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan, yaitu:
1) Menginventaris/mengumpulkan bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, nota.
2) Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya

kegiatan, transportasi, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang
digunakan untuk menjamu relasi.
3) Menjumlah seluruh pengeluaran tersebut, sehingga terlihat jumlah nominal uang yang
dikeluarkan.
c. Susunan laporan perjalanan dinas
Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :
BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang
Tujuan
BAB II ISI LAPORAN
Agenda Perjalanan
Laporan Biaya Perjalanan
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
Lampiran

ZONA AKTIVITAS 64

A. UJI PENGETAHUAN
1. Apakah yang dimaksud dengan perjalanan dinas !
2. Perjalanan dinas tidak lepas dari alat transportasi yang akan dipergunakan. Jelaskan jenis
perjalanan dinas berdasarkan transportasi yang dipergunakan !
3. Apa sajakah yang termasuk dokumen eksternal perjalanan dinas !
4. Terangkan apakah yang Anda ketahui tentang perjalanan dinas dengan menggunakan biro
perjalanan !
5. Jelaskan hal-hal yang dimuat dalam surat perintah perjalanan dinas (SPPD) !
6. Apakah perbedaan tata cara pelaksanaan perjalanan dinas dengan in house travelling department
dan travel bureau !
7. Dalam pemesanan tiket khususnya perjalanan dinas melalui udara, terdapat beberapa status jenis
tiket. Jelaskan !
8. Bagaimanakan sistematika penyusunan laporan perjalanan dinas ?
9. Dalam pembiayaan perjalanan dinas secara keseluruhan adalah menjadi tanggung jawab
perusahaan, salah satunya dalam bentuk travelers funds. Apa sajakah jenis-jenis dari bentuk
pembiyaan tersebut !

10. Jelaskan fungsi dari daftar perjalanan dinas !

B. UJI KETRAMPILAN
Petunjuk Kerja
1. Baca dan simak soal secara teliti.
2. Cermati informasi kegiatan pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.
3. Susunlah Jadwal Perjalanan Dinas pimpinan Anda secara kronologis.
4. Jadwal Perjalanan Dinas ditandatangani Anda sebagai penyusun dan diketahui oleh pimpinan.

Soal/Kasus
Anda sebagai sekretaris PT. TIRTA KENCANA yang beralamat di Jln. Singosari Timur B6 No. 15.
Surakarta. Buatlah Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan berdasarkan informasi yang tersedia ke dalam
format sebagai berikut:

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan

1. Hari Senin, 6 Februari 2021, di meja kerja Anda terdapat surat, catatan, memo dan sejenisnya yang
berisi informasi terkait kegiatan pimpinan untuk beberapa hari ke depan, sebagai berikut :

65

2. Pada tanggal 10 Februari 2021 pimpinan mengawali perjalanan dinas dari Bandung ke Yogyakarta
melalui Bandara Husein Sastranegara Bandung, naik pesawat Citilink dengan nomor penerbangan
GC025, berangkat pukul 16.00. Pimpinan dijemput di rumah menggunakan kendaraan perusahaan
oleh bapak Heryanto pukul 12.00. Pukul 17.00 pesawat mendarat di Bandara Adi Sucipto,
Yogyakarta. Dari Bandara Adi Sucipto menuju hotel Djogjaplaza di jalan Afandi, dijemput dengan
mobil kantor cabang Yogyakarta menempuh waktu 20 menit.

3. Undangan makan malam, Welcoming Party dari Bapak Yudi Firmansah untuk tanggal 10 Februari
2021 di Rumah makan Lombok Ijo, Jalan Adi Sucipto Yogyakarta, pukul 20.00 s.d. 22.00.

4. Pada tanggal 11 Februari 2021 ada business appointment pukul 14.00 s.d. 16.00 dengan Direktur
Utama PT. Sari Husada di Merapi Room Hotel Novotel Yogyakarta membahas kerjasama
pembangunan pabrik susu.

5. Undangan dari Kepala Bappeda DIY, untuk menghadiri rapat pembahasan rencana proyek
pembangunan bandara pada tanggal 11 Februari 2017, pukul 09.00 s.d. 11.00 di kantor Bappeda
DIY jalan Malioboro Yogyakarta.

6. Ada pertemuan Asosiasi Kontraktor Indonesia tingkat nasional pada tanggal 12 Februari 2021,
pukul 08.00 s.d. 15.00 di Jogja Expo Center, membahas perubahan AD/ART organisasi.

7. Pada tanggal 12 Februari 2021 pukul 19.00 s.d. 21.00, pimpinan Cabang Yogyakarta bertemu di
hotel tempat menginap pimpinan, membahas usulan pegawai cabang Yogyakarta tentang kenaikan
upah lembur.

8. Berdasarkan isi Lembar Pesan Telepon (LPT) tanggal 10 Februari 2021, diperoleh informasi
bahwa tanggal 13 Februari 2021, Walikota Solo mengundang pertemuan bertempat di Hotel Sahid
Solo pukul 13.00 s.d. 15.00 membahas rencana pembangunan gedung Solo Expo Center.
Perjalanan dari Yogyakarta ke Hotel Sahid Solo memerlukan waktu 1 jammenggunakan taksi, dan
langsung check in.

9. Pada tanggal 14 Februari 2021, pimpinan menghadiri acara pernikahan saudaranya di gedung
Graha Sabha Buana Solo.

10. Pada tanggal 15 Februari 2021 pimpinan check out dari hotel dan kembali ke Bandung dengan
menggunakan Kereta Api Taksaka, berangkat dari stasiun Balapan, Solo pukul 13.00, sampai
Bandung pukul 18.00 di jemput oleh bapak Heryanto.

11. Disela-sela kegiatan formal, pada saat waktu luang pimpinan akan menyempatkan diri bekunjung
ke Keraton Yogyakarta dan Keraton Surakarta masing-masing selama dua jam.

66

C. TUGAS MANDIRI TERSTRUKTUR
Setelah Anda mempelajari materi dokumen perjalanan dinas, coba carilah dari berbagai sumber atau
literatur yang relevan mengenai tata cara dalam pembuatan :
1. Paspor
2. Visa
3. Yellow card
Tuliskan hasilnya dalam bentuk ketikan, dengan menggunakan kertas A4 dan cover warna hijau,
kemudian kumpulkan kepada guru mata pelajaran !

RANGKUMAN 67

1. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan
yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan
lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

2. Macam-macam perjalanan dinas terbagi menjadi 3, yaitu :
a. Ditinjau dari wilayah tujuannya
b. Ditinjau dari transportasi yang digunakan
c. Ditinjau dari tujuan perjalanan dinasnya

3. Tata cara pelaksanaan rapat ada 3, yaitu :
a. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
b. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
c. Administrasi Kantor atau sekretaris

4. Yang perlu disiapkan dalam menangani perjalanan dinas adalah
a. Persiapan rencana perjalanan dinas
b. Persiapan dokumen perjalanan dinas
c. Persiapan transportasi dan akomodasi
d. Persiapan daftar perjalanan dinas (itinerary)
e. Persiapan biaya perjalanan dinas, meliputi :

5. Pelaksanaan perjalanan dinas yaitu melaksanakan daftar perjalanan dinas. Daftar perjalanan adalah daftar
urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu
kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau
agenda kerja pimpinan.

6. Laporan perjalanan dinas dibuat ketika perjalanan tersebut sudah selesai dilakasanakan. Administrasi
kantor/sekretaris yang bertanggung jawab dalam membuatnya. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan
dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas dilakukan, kapan keberangkatan,
dan kapan kepulangannya.
Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tujuan
BAB II ISI LAPORAN
Agenda Perjalanan
Laporan Biaya Perjalanan
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
Lampiran

68

LANGAN AKHIR BAB VIII

I. Jawablah petanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda silang (X) pada huruf

A, B, C, D atau E, pada jawaban yang paling benar !

1. Perjalanan dinas atau sering disebut dengan iitnerary merupakan sebuah perjalanan dinas yang

biasanya dilakukan oleh pimpinan instansi baik pemerintah ataupun perusahaan. Adapun hal
tersebut dilakukan dengan tujuan ….

A. Perkunjungan ke negara untuk mencari inspirasi/ide

B. Untuk menemui rekan/teman di luar negeri

C. Adanya kepentingan pengawasan kantor cabang atau diklat

D. Melepas kepenatan kerja dengan travelling yang merupakan fasilitas dari perusahaan

E. Mengunjungi great sale produk-produk branded

2. Seorang pimpinan menetapkan dan memberitahukan keberangkatan perjalanan dinas, sebagai
seorang protokol harus memperhatikan hal-hal antara lain ….

A. Penginapan yang dikehendaki dalam perjalanan pimpinan

B. Uang saku yang diberikan oleh perusahaan

C. Perlengkapan pribadi pimpinan

D. Oleh-oleh yang harus dibeli oleh pimpinan untuk staff direksi perusahaan

E. Kenang-kenangan untuk relasi yang dikunjungi dalam perjalanan dinas

3. Pak Waskito selaku direktur PT. Kembang Jaya di Surakarta pada tanggal 17-24 Januari 2021 akan

melakukan perjalanan wisata ke Kalimantan Selatan untuk melakukan penandatanganan kerjasama

dengan salah satu perusahaan besar di kota tersebut. Jenis perjalanan yang dilakukan pak Waskito
adalah …

A. Perjalanan antarpulau D. Perjalanan domestik

B. Perjalanan antar propinsi E. Perjalanan antar kota

C. Perjalaan internasional

4. Dikarenakan teradapat permasalahan mengenai kontrak yang telah ditandatangani sebelumnya,

Florensia selaku Kabag. PR diperintahkan oleh Direktur Utama CV. Jaya Sentosa untuk melakukan

perjalanan ke Perancis untuk mengurus hal tersebut. Perjalanan dinas yang dilakukan Florensia
termasuk ….

A. Perjalanan antarpulau D. Perjalanan domestik

B. Perjalanan antar propinsi E. Perjalanan antar kota

C. Perjalaan internasional

5. Dokumen yang harus dibawa saat perjalanan dinas adalah surat keterangan tentang kesehatan yang

dikeluarkan oleh rumah sakit/dokter yang ditunjuk atau bekerja sama dengan perusahaan. Dokumen
tersebut dinamakan …

69

A. Fiskal D. SPPD

B. Paspor E. Yellow Card

C. Visa

6. Sedangkan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai syarat untuk melakukan perjalanan
dinas bagi karyawannya adalah ….

A. Fiskal D. SPPD

B. Paspor E. Yellow Card

C. Visa

7. Bagian atau devisi yang terdapat dalam perusahaan, dimana memiliki tanggung jawab untuk
menangani perjalanan dinas perusahaan dinamakan ….

A. Travel agent D. Administrasi kantor

B. In house travelling departement E. Public Relations

C. Travel bureau

8. Perhatikan data-data di bawah ini !

1) Alat transportasi yang dipergunakan

2) Nama dan jabatan orang yang akan dikunjungi

3) Alokasi anggaran

4) Hari bebas untuk travelling
Dari pernyataan di atas, yang tercantum dalam surat perintah perjalanan dinas yaitu ….

A. 1) dan 4) D. 1) dan 2)

B. 2) dan 3) E. 1) dan 3)

C. 2) dan 4)

9. Dokumen perjalanan dinas visa, tiket, dan paspor adalah dokumen wajib yang harus dibawa oleh
pimpinan. Adapun yang bertanggung jawab mempersiapkan adalah …

A. Pimpinan sendiri D. Biro perjalanan

B. Keluarga pimpinan E. Staff Public Relatio

C. Staff administrasi kantor

10. Membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya (refund) setelah
dipotong biaya administrasi dinamakan dengan istilah ….

A. Open return D. Reconfirmation

B. Redeeming tickets E. Close return

C. Shuttle flights

11. Penerbangan pulang pergi dalam satu negara, dan penerbangan biasanya dilakukan setiap jam,
sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan), dinamakan ….

A. Open return D. Reconfirmation

B. Redeeming tickets E. Close return

C. Shuttle flights

70

12. Tujuan perjalanan dinas yang harus menyiapkan materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama,
bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan adalah tujuan perjalanan dinas untuk …

A. Pejalanan dinas untuk mengikuti tender proyek

B. Perjalanan dinas untu mengikuti pertemuan bisnis

C. Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar

D. Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor

E. Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan

13. Ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat tidak boleh melebihi

ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
Ketentuan umum yang tidak dikenai biaya adalah ….

A. Bussiness class (kelas bisnis) : 40 kg D. Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg

B. Economy class (kelas ekonomi) : 30 kg E. First class (kelas satu) : 50 kg

C. Economy class (kelas ekonomi) : 40 kg

14. Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat
mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain, dinamakan….

A. Full fares/ endorsable D. Semi resident

B. Nonendorsable E. Waiting list

C. Middle seat

15. Jenis kamar hotel yang dipergunakan dalam perjalanan dinas pimpinan atau karyawan, dimana
perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan dinamakan ….

A. Presidential suite room D. Medium Hotel

B. Suite room E. Standard room

C. Triple bedroom

16. Surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam
perjalanan, dan biasanya digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar adalah …

A. Credit card D. Travelers Cheque

B. Debit card E. Bilyet giro

C. Letter of Credit

17. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk

mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar. Pada umumnya

hotel menentukan waktu check out pada pukul …

A. 10.00 – 11.00 D. 15.00 – 17.00

B. 12.00 – 14.00 E. 19.00 – 21.00

C. 20.00 – 21.00

71

18. Perhatikan gambar yang disajikan ! Gambar di bawah merupakan jenis tempat duduk yang ada di
pesawat yaitu …

A. Front row

B. Back row

C. Middle seat

D. Window seat

E. Right seat

19. Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi

kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di
dalam voucher sudah tercantum …

A. Nama pemesanan dan jenis akomodasi D. Nama hotel dan menu makanan

B. Nama pemesanan dan nama hotel E. Tanggal masuk dan jenis akomodasi

C. Jenis akomodasi dan jenis kamar

20. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan lebih dari tiga jam sebaiknya menggunakan
alat transportasi ….

A. Pesawat D. Sepeda motor

B. Mobil perusahaan E. Kereta api

C. Kapal laut

II. Jawablah soal-soal di bawah ini dengan benar dan jelas !
1. Jelasksan perbedaan antara paspor dan visa !
2. Apa sajakah yang termasuk dokumen eksternal yang harus dipersiapkan saat akan melakukan
perjalanan dinas !
3. Deskripsikanlah istilah perubahan pemesanan dalam proses pembelian tiket !
4. Uraikan langkah-langkah penyusunan daftar perjalanan dinas pimpinan !
5. Terangkan fungsi administrasi kantor atau sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan !

KUNCI JAWAB PILIHAN GANDA :

1. C 6. D 11. C 16. C
12. B 17. B
2. A 7. B 13. D 18. D
14. A 19. B
3. D 8. E 15. E 20. A

4. C 9. C

5. E 10. B



BAB IX
PENYIMPANAN DOKUMEN ADMINISTRASI HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN

KOMPETENSI DASAR :
3.20 Menerapkan penyimpanan dokumen administrasi humas dan keprotokolan
4.20 Melaksanakan penyimpanan dokumen administrasi humas dan keprotokolan
PENDAHULUAN :
Materi Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan sebenarnya tidak jauh berbeda
dengan materi Kearsipan yang pernah Anda peroleh pada saat kelas X, hanya saja kalau kearsipan lebih
banyak berkaitan dengan penyimpanan surat akan tetapi pada materi ini akan lebih luas lagi yaitu
berhubungan dengan penyimpanan dokumen pada umumnya secara luas. Coba kalian ingat lagi pelajaran
Kearsipan kelas X.

MATERI

Sering kita lihat,ketika seseorang mengemukakan sebuah ide (topik bahasan), sebenarnya idetersebut
sudah pernah dibahas habis-habisan sebelumnya, mungkin 10 tahunyang lalu, 20 tahun yang lalu, dan
bahkan lebih dari itu. Jika saja adadokumentasi yang baik maka mungkin proses yang sia-sia ini bisa
dihindari atau diperkecil terjadinya.
Terkadang meskipun sudah pernah didokumentasikan dalam artian ditulis sering kali dokumen tersebut
sudah tidak dapat diakses lagi, entah karena hilang, berada pada seseorangatau pada sebuah tempat yang

72

73

tidak diketahui. Akhirnya, dokumen tersebut tidak bermanfaat karena sebuah dokumen yang tidak dapat
diakses samaartinya dokumen tersebut tidak ada. Budaya mendokumentasikan adalah budaya seorang
scholar, hal ini mau tidak mau harus dilakukan.

A. DOKUMEN ADMINISTRASI
Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Belanda disebut document, dalam
bahasa Inggris disebut document. Kalau kita mengacu ke bahasa Inggris maka istilah document dapat
merupakan kata kerja (document) serta kata benda (document). Kata kerja to document berarti
menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen. Sebagai kata benda,
dokumen berarti wahana informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta
maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi dan sejenisnya. Dengan
demikian, dokumen bisa mempunyai konotasi yang berbeda serta ruang lingkup yang sedikit
berlainan.(Sulistyo-Basuki, 1989)

Sebagai bukti tertulis, dokumen merupakan bukti asli yang berguna untuk mendukung kebenaran
atau keaslian suatu keterangan. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan dokumen adalah seperti
dikemukakan dalam Ensiklopedi Administrasi (1981) sebagai berikut:

Document – Dokumen,
Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk
mendukung suatu keterangan. Dalam dunia Perusahaan di luar negeri (Amerika Serikat) istilah
document dipakai dengan pengertian sama seperti redords (warkat), tetapi istilah document
kemudian dipakai pula dalam arti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut
ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan, misalnya suatu piagam atau traktat.

Sedangkan Administrasi berasal dari bahasa Latin, Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu,
memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu melayani, mengarahkan
atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan. Melansir dari buku "Pengantar Ilmu
Administrasi" yang ditulis oleh Alemina Henuk-Kacaribu, S.E., M.Si. pengertian administrasi dapat
dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:
a. Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat mencatat,

mengetik, mengirim, menghimpun, menggandakan dan sebagainya).
b. Administrasi dalam arti luas, yaitu proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efisien

dalam mencapai tujuan sebelumnya.

74

Pengertian Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan
Dari yang telah dikemukakan di atas maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa Dokumen
Administrasi Humas dan Keprotokolan adalah merupakan kegiatan dalam memberikan pelayanan
dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dokumen mulai dari kegiatan pencatatan, penyortiran,
penyimpanan dan penemuan kembali dokumen bidang humas dan keprotokolan yang diperlukan.

B. PENGGOLONGAN DOKUMEN HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
Mengelola dokumen perusahaan membutuhkan ketelitian khususnya pada awal proses
pengkategorisasian sehingga memudahkan pencarian di kemudian hari. Untuk itulah Anda harus
mengerti terlebih dahulu mengenai penggolongan apa saja yang umum ditemui dalam pengarsipan
dokumen perusahaan.
1. Warkat biasa, sebuah dokumen yang memiliki nilai penting pada masa tertentu tetapi akhirnya
tidak dibutuhkan lagi. Contohnya adalah surat lamaran kerja.
2. Dokumen tidak penting (non esensial), adalah dokumen yang kegunaannya bersifat sementara,
dapat diganti, dan secara berkala dapat dimusnahkan seperti surat undangan rapat.
3. Dokumen penting (important) yaitu dalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan
masa datang, serta memiliki nilai guna yang sangat besar. Contohya seperti bukti-bukti keuangan,
atau laporan keuangan.
4. Dokumen atau warkat sangat penting (vital) merupakan dokumen yang mempunyai nilai sejarah
dan ilmiah, dan dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-selamanya. Contoh akta
pendirian usaha, sertifikat tanah, ijazah.

C. ASAS PENYIMPANAN DOKUMEN
Dilihat dari organisasi pelaksanaan, ada tiga asas penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan
oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi dan
kombinasi kedua asas (Quible : 2001). Pemilihan asas tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah
dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa efektif letak
kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang
dimiliki; apakah tersedia asas telekomunikasi dan asas penyampaian dokumen yang dapat diandalkan;
ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun asas yang
paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya.
1. Asas Sentralisasi
Pada asas sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang
ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai
dengan keperluan yang dimaksud.

75

Ada beberapa manfaat penggunaan asas sentralisasi, antara lain :
a. Mencegah duplikasi. Dengan asas pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan

dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam atau pengguna
akan terekam dengan baik, termasuk waktu peminjaman hingga durasi peminjaman. Apabila
berbagai tebusan akan dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut telah tersimpan dan
dapat diklasifikasikan sebagai dokumen 2 inaktif, hanya satu dokumen saja yang disimpan
sedangkan kerta lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
b. Layanan yang lebih baik. Penggunaan asas ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga
diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri
kepada masing–masing karyawan yang bekerja dengan dokumen. Dapat dibayangkan apabila
seorang stenografer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan dokumen, maka besar sekali
kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugas atau keahliannya.
c. Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan
dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasannya.
d. Menghemat waktu. Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada satu
tempat menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu
mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi atau dokumen yang dibutuhkan.
e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Penggunaan asas ini akan meminimalisir
jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya (folder, filing
cabinet dan lain-lain). Hal tersebut menyebabkan ruang yang digunakan juga semakin sempit
dan efisien yang tentunya akan menghemat penggunaan ruang kantor.
f. Jasa kepada bagian lain. Asas ini akan membebaskan bagian atau depertemen lain dari masalah
pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada
aktivitas mereka.
g. Memungkinkan pengamanan lebih terpadu. Asas ini juga kan menjadikan keamanan dokumen
lebih terjamin, karena asas pengamanan dokumen yang terpusat sehingga lebih mudah dalam
pengawasannya.
h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen. Hal
ini tentunya penting untuk dipertimbangkan, karena kaan mengurangi kemungkinan penggunaan
asas yang bermacam – macam pada satu organisasi. Apabila departemen keuangan
menggunakan asas arsip yang pengklasifikasian dokumennya berdasarkan abjad nama subjek,
sedangkan depertemen penjualan menggunakan letak geografis pelanggan akan meningkatkan
kemungkinan terjadinyan double work pada suatu organisasi.
i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap. Asas sentralisasi memungkinkan dilakukan pelayanan
dokumen maupun arsip di bawah satu atap, sehingga lebih efisien waktu maupun biaya.

76

Beberapa kerugian asas sentralisasi, antara lain:
a. Kesulitan fisik. Tidak semua departemen letaknya dekat dengan Pusat Dokumen dan hal ini

mengakibatkan terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen. Juga perlu waktu
untuk membawa dokumen dari Pusat Dokumen ke ruangan petugas yang memerlukannya
sehingga kurang efisien.
b. Kebocoran informasi. Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang terpusat, akan terjadi
kekhwatiran adanya publisitas terhadap masalah yang dianggap penting anatara berbagai bagian
yang berbeda-beda. Hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab
atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain.
Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas
tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing–masing.
c. Beberapa bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang–kadang informasi
yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut
nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.
Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di Pusat Dokumen disusun menurut
kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan dibagian lain.
d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. Karena tidak ada duplikasi, apabila dokumen di
pusat dokumen hilang atau terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya. Oleh karena
itu, disarankan untuk memiliki salinan dokumen di masing–masing departemen atau bagian.
e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan
manajer agar dokumen yang dihasilkan oleh organsasi, perusahaan, atau badan disimpan di
bawah pengawasan Manajer Dokumen yang mengelola dokumen berdasarkan prosedur standar
dan hanya dilayani apabila telah memenuhi prosedur yang dimaksud.

2. Asas Desentralisasi
Asas ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing–masing unit.

Ada beberapa keuntungan dari penggunaan asas ini, antara lain;
a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung

diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainnya tanpa kehilangan waktu maupun
tenaga untuk mendapatkannya.
b. Asas ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian, disimpan di
bagian yang bersangkutan.
c. Asas ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap
berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.

77

Beberapa kerugian asas desentralisasi adalah:
a. Pengawasan relatif lebih sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing–

masing bagian dan sangat lazim apabila masing–masing akan menerapkan standar penyimpanan
yang berbeda–beda.
b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi
ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari
tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang
memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional)
tidak diperoleh dalam asas desentralisasi.
d. Asas ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan
berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas,
masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuagnan yang
menggunakan kertas berukran kuitansi akan menggunakan asas penyimpanan dokumen yang
sesuai dengan dimensi kuitansi, sementara departement produksi akan menyesuaikannya dengan
ukuran bill of Materials yang mereka gunakan.
f. Masing–masing bagian akan menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama
tersebar di berbagai tempat.

3. Asas Gabungan (Sentralisasi dan Desentralisasi)
Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan
desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil.
Pelaksanaan dalam praktik dapat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktif secara desentralisasi,
sedangkan penyimpanan arsip inaktif dipusatkan (sentralilasi).
Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

D. SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN
1. Pengertian
Menurut Wursanto (2006: 22) menyatakan bahwa: Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara
dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan dokumen, sehingga bilamana
diperlukan lagi dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

78

Tujuan Sistem Penyimpanan dokumen :
a. Agar dokumen dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan dokumen dengan efektif dan efisien.
c. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
d. Menjaga bahan-bahan dokumen itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat

ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
e. Memudahkan pencarian dokumen, jika sewaktu-waktu diperlukan.
f. Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan dokumen itu

ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu
dokumen tersebut digunakan

2. Jenis sistem penyimpanan dokumen :
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Pada sistem penyimpanan dokumen ini merupakan salah satu sistem penataan berkas /
dokumen yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Keuntungan Sistem Filling Abjad
1) Dapat langsung menempatkan berkas / dokumen pada tempat penyimpanannya.

2) Petunjuk penataan berkas / dokumen sederhana dan mudah dipahami.

3) Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
4) Kesalahan berkas / dokumen mudah dicek ditempat berkas / dokumen dengan abjad yang

sama.
5) Biaya pelaksanaannya lebih murah.
Kerugian Sistem Filling Abjad
1) Ada kemungkinan salah penempatan berkas / dokumen jika tidak mengikuti aturan secara

konsisten.
2) Mudah mengubah beberapa alfabet dalam berkas / dokumen.
3) Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh / sesak.

4) Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

Prosedur Penemuan Kembali dokumen yang di Simpan
1) Teliti dokumen yang diminta
2) Isi bon peminjaman
3) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
4) Cari dokumen ke filling cabinet sesuai kode dokumen

79

5) Ambil dokumen yang diminta
6) Tempatkan out guide atau out sheet ditempat dokumen yang diambil
7) Serahkan dokumen kepada yang memerlukan

b. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system
(karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalah terlebih
dahulu).

Keuntungan Sistem Filling Nomor
1) Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2) Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3) Sederhana dan mudah dilaksanakan.
4) Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Kerugian Sistem Filling Nomor
1) Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2) Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3) Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu :
1) Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang
harus dilakukan hal-hal berikut :
a) Merancang daftar klasifikasi nomor
b) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan penyimpanan Surat
2) Filing System Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut
dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut :
a) Menyiapkan perlengkapan penyimpanan surat

c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan

80

frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan
keperluan.

Keuntungan Sistem Tanggal
1) Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
2) Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
Kerugian Sistem Kronologis atau Tanggal
1) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan

perihal arsip.
2) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
3) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
4) Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni

100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan
dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau
wilayah, kota dari asal surat dan tujuan surat dikirim.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem
tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut
tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara)
Sumatera (Provinsi)
Liot (Kabupaten)
Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Keuntungan Sistem Wilayah
1) Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
2) Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
Kerugian Sistem Wilayah
1) Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan /

pengetahuan tentang geografi.

81

2) Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.

3) Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah
yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-
surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada
umumnya terjadi.
Prosedur Penyimpanan Sistem Subjek
1) Memeriksa
2) Mengindeks
3) Mengkode
4) Menyortir

Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah
1) Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
2) Identifikasilah masalah pokok yang sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga
3) Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
4) Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub

pokok masalah utama.

Keuntungan Sistem Subjek
1) Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
2) Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kerugian Sistem Subjek
1) Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal

berbeda satu sama lain.
2) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Langkah-langkah Penyimpanan Dokumen
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan dokumen dapat dijelaskan sebagai berikut
(Amsyah, 2008:5):
a. Pemeriksaan Dokumen

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap
lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah siap
untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang

82

berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus
ini dapat disebut bahwa dokumen tersebut dinyatakan hilang.

b. Mengindeks Dokumen
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata
tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu
untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada
satu map dengan kata tangkap yang sama.

c. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang
sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat
akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar
file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada.

d. Menyortir Dokumen
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu
penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak,
sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai
dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan
petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen,
disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energy dan tidak
sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad,
pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik
dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut
nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek
atau masalah.

e. Menyimpan Dokumen
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau dokumen sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan
menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana

83

mempergunakan lemari dokumen, sedangkan bila menggunakan odner map surat tersebut
harus
dilubangi terlebih dahulu dengan perforator dan jika akan menyimpan atau mengambil surat
tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya.
Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam
bentuk dokumen dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan
surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan
letaknya berdampingan (Amsyah, 200)

84

ZONA AKTIVITAS

A. UJI PENGETAHUAN

1. Kalau kita mengacu ke bahasa Inggris maka istilah document dapat merupakan kata kerja

(document) serta kata benda (document). Dari dua pengertian tersebut berikanlah penjelasannya !

2. Banyak sekali dokumen maupun berkas yang dihasilkan dari hasil kegiatan humas dan

keprotokolan, dari sekian banyaknya dokumen tersebut kelompokkanlah berdasarkan pada jenis

dokumennya !

3. Dilihat dari organisasi pelaksanaan, ada tiga asas penyimpanan dokumen yang dapat

dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan

desentralisasi dan kombinasi kedua asas, jelaskanlah alasan yang mendasar dalam memilih asas

penyimpanan dokumen bagi suatu instansi !

4. Dalam pengelolaan sistem kepemerintahan saat ini pemerintah Idonesia menerapkan ketentuan

otonomi daerah tentu saja dalam pengelolaan segala macam kegiatan dan dokumen dokumennya

juga akan mengikutinya, jelaskan alasan yang mendasari kebijakan pemerintah tersebut dan

sebutkan keuntungan serta kelemahannya !

5. Menurut Wursanto sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang

harus dilaksanakan dalam menyimpan dokumen, sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen itu

dapat ditemukan kembali secara cepat. Tuliskanlah tujuan sistem penyimpanan dokumen !

6. Setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan domumen yang sering digunakan, baik oleh

perusahaan maupun instansi pemerintahan. Jelaskan !

7. Dari 5 jenis sistem penyimpanan dokumen tersebut tentu ada kelebihan dan kelemahannya,

tuliskanlah kelebihan dan kelemahan masing masing sistem penyimpanan dokumen tersebut !

8. Penyimpanan dokumen tentu saja menggunakan prosedur yang telah ditentukan agar dokumen

yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dalam waktu yang singkat, jelaskan prosedur

penyimpanan dokumen !

9. Prosedur ke dua dalam penyimpanan dokumen adalah mengindeks dokumen, jelaskan apa yang

dimaksud mengindek dokumen !

10. Indekslah nama di bawah ini, dan tentukan kodenya !

No. Nama Indeks Kode

1 Dra. R.A.Rosa Hartini

2 Cicilia Maria Riasi Brataaji

3 I Gusti Made Tiran

4 Dr.M.Hatta (Dr. Mohammad Hatta)

5 Prof.Dr.Conny R.Semiawan

6 Ny.Dra.Muliati Abdul Makmur

85

7 William Jhon Fulton
8 Silvia Loper-Tina
9 Pauw Swie Im
10 SMK Negeri 1 Tangerang

B. UJI KETRAMPILAN
PT. Tira Purnama pada masa dua tahun terakhir ini mengalami perkembangan pesat dalam omzet
penjualan. Seiring dengan perkembangan tersebut kegiatan korespodensi juga mengalami peningkatan
terutama arus surat Masuk yang secara otomatis juga menyebabkan terjadinya peningkatan surat keluar.
Pimpinan perusahaan mendiskusikan dengan kepala bagian yang ada di perusahaan mengenai
penanganan surat masuk dan keluar tersebut dimana selama ini belum ada pedoman yang digunakan
terutama dalam penyimpanannya, terlihat surat yang disimpan disuatu bagian terkadang tidak ada
hubungannya.
Contohnya :
Surat yang dikaitkan dengan bagian keuangan disimpan oleh bagian personalia. Kemungkinan lain
sering terjadi kesulitan untuk mencari surat bila sewaktu-waktu diperlukan disuatu bagian karena tidak
diketahui dimana disimpan. Arus surat masuk dan keluar kurang lebih sebanyak 50 buah surat per hari
sehingga belum tercipta pengaturannya secara baik dan juga belum ada pedoman baku yang digunakan.
PT. Tira Purnama terdiri dari 6 bagian/departemen yaitu :
Bagian Pemasaran
 Bagian Keuangan
 Bagian Produksi
 Bagian Administrasi/Umum
 Bagian Produksi
 Bagian Personalia
PT. Tira Purnama mempunyai seorang sekertaris perusahaan. Tugas sekertaris perusahaan ini juga
menyimpan surat masuk/keluar di perusahaan, akan tetapi masih banyak menemukan kesulitan. Di
bagian administrasi/umum juga menyimpan surat-surat.

Diminta :
1. Saudara diminta untuk membantu mencari jalan keluar bagi perusahaan pada studi kasus tersebut.

Bagaimana seandainya keseluruhan surat-surat dikumpulkan menjadi satu di bagian administrasi
/ umum ?
2. Berdasarkan kasus no. 1 bila arus surat masuk dan keluar semakin bertambah dapat menimbulkan
masalah di bagian administrasi/ umum, terlebih lagi bila di perlukan sebuah arsip surat secara
mendadak dan segera dilakukan tindak lanjut secara cepat terhadap surat tersebut.

86

Dari permasalahan di atas saudara diminta untuk mencari alternatif kedua dalam perorganisasian
arsip di perusahaan tersebut yang dikenal dengan azas desentralisasi.

3. Dari jawaban soal 1 dan 2 saudara diminta menganalisa azas yang baik diterapkan dalam
penyimpanan arsip di perusahaan karena kedua azas tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan.
Jawaban saudara masih berdasarkan studi kasus no. 1.

C. TUGAS MANDIRI TERSTRUKTUR
Setelah Anda mempelajari materi Penyimpanan Dokumen Humas dan Keprotokolan ini, coba carilah
dari berbagai sumber atau literatur yang relevan mengenai tata cara penyimpanan dokumen pada
suatu instansi.
Tuliskan hasilnya dalam bentuk ketikan, dengan menggunakan kertas A4 dan cover warna hijau,
kemudian kumpulkan kepada guru mata pelajaran !

87

RANGKUMAN

1. Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan adalah merupakan kegiatan dalam memberikan
pelayanan dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dokumen mulai dari kegiatan pencatatan,
penyortiran, penyimpanan dan penemuan kembali dokumen bidang humas dan keprotokolan yang
diperlukan.

2. Penggolongan Dokumen Humas dan Keprotokolan
a. Warkat biasa
b. Dokumen tidak penting (non esensial)
c. Dokumen penting (important)
d. Dokumen sangat penting (vital)

3. Jenis sistem penyimpanan dokumen :
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
b. Sistem Nomor/Numerical Filling System
c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System

88

ULANGAN AKHIR BAB IX

I. Jawablah petanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda silang (X) pada huruf
A, B, C, D atau E, pada jawaban yang paling benar !
1. Segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan / dokumen sejak dimulainya
pengumpulan warkat sampai penyingkirannya, disebut…
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Perpustakaan
D. Kearsipan
E. Dokumen
2. Kumpulan warkat yang disimpan menurut system tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat
diperlukan cepat dan tepat ditemukan….
A. Dokumentasi
B. Kedokumenan
C. Arsip / Dokumen
D. Perpustakaan
E. Dokumen
3. Kata arsip berasal dari bahasa yunani (greek) yaitu….
A. Archium
B. Felum
C. Archives
D. Bundel
E. Record
4. Sedangkan dalam bahasa latin kata arsip/dokumen/file berasal dari kata felum yang berarti…
A. Peti yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat
B. Tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat
C. Laci yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat
D. Kotak yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat
E. Folder yang digunakan untuk menyimpan kumpulan warkat
5. Dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, ….
A. Dokumen statis
B. Dokumen aktif
C. Dokumen dinamis
D. Dokumen semi aktif
E. Dokumen in aktif

89

6. Dokumen yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor dan masih sering
digunakankan untuk keperluan tertentu disebut …
A. Dokumen vital
B. Dokumen aktif
C. Dokumen pasif
D. Dokumen primer
E. Dokumen inaktif

7. Dokumen yang dapat menggambarkan kejadian yang sebenarnya dimasa lalu adalah dokumen yang
mempunyai nilai….
A. Informative
B. Ilmiah
C. Historis
D. Ekonomis
E. Yudiris

8. Dokumen yang mempunyai fungsi sebagai pembuktian dalam suatu proses pengadilan di sebut
dokumen yang….
A. Informatif
B. Historis
C. Yudikatif
D. Yuridis
E. Ilmiah

9. Nota jual beli adalah dokumen yang memiliki nilai guna….
A. Penerangan
B. Yuridis
C. Historis
D. Edukasi
E. Perdagangan

10. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/dokumen, baik surat masuk maupun surat keluar,
sepenuhnya di bebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang
disebut unit kedokumenan, merupakan pengertian asas kedokumenan...
A. Sentralisasi
B. Desentralisasi
C. Menyeluruh
D. Tunggal
E. Gabungan

90

11. Pengendalian kegiatan surat/dokumen, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya
dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi, merupakan pengertian asas
kedokumenan...
A. Menyeluruh
B. Desentralisasi
C. Sentralisasi
D. Tunggal
E. Gabungan

12. Buku, laporan , majalah, dan koran merupakan bahan dokumentasi …
A. Vital
B. Kolporal
C. Literal
D. Dinamis
E. Privat

13. Sehelai kertas, tipis/tebal yang dicetak dan dipergunakan untuk mengumpulkan atau
menyampaikan atau merekam informasi disebut….
A. Surat
B. Biodata
C. Daftar riwayat hidup
D. Formulir
E. Laporan

14. Akta kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, dan surat nikah merupakan bentuk dokumen….
A. Niaga
B. Vital
C. Sejarah
D. Pemerintah
E. Pribadi

15. Di bawah ini bukan merupakan permasalahan yang sering di jumpai dalam pengelolaan dokumen
adalah….
A. Membiasakan dokumen menumpuk disuatu tempat dan tidak segera disimpan
B. Kurang menyadari akan arti pentingnya dokumen
C. Harus menyisihkan biaya dalam pengeloaannya
D. Peminjaman dokumen tidak di lakukan melalui prosedur yang benar dan terlalu lama jangka
pinjamnya
E. Tidak dilakukan penyusutan dokumen dengan benar

91

16. Di bawah ini bukan merupakan ciri system penyimpanan yang baik adalah….
A. Mudah dicapai bila diperlukan
B. Sederhana dalam menerapkan suatu system
C. Ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga, dan peralatan
D. Menggunakan tempat yang representative dan fasilitas yang lengkap
E. System yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis, dan besar kecilnya suatu
organisasi

17. Filing system digunakan dengan tujuan untuk….
A. Menghemat waktu
B. Menghemat biaya
C. Menghemat tenaga
D. Menghemat tempat
E. Semua benar

18. Syarat ketrampilan petugas dokumen adalah….
A. Trampil dalam filing dan finding
B. Sabar
C. Ramah
D. Minimal D.II kedokumenan
E. Teliti

19. Suatu system penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang didasarkan atas pedoman yang
telah dipilih, sehingga meningkatkan efektifitas dan efesiensi yang tinggi disebut….
A. System penemuan kembali
B. System kedokumenan
C. System pemberkasan
D. System pengolahan dokumen
E. System penyimpanan

20. Dibawah ini yang tidak termasuk tujuan pengelolaan kedokumenan adalah
A. Menyimpan warkat
B. Memelihara warkat
C. Mengirim dokumen
D. Menemukan dokumen dengan cepat
E. Menghemat waktu, pikiran, dan tenaga

21. Dibawah ini yang bukan merupakan cara pengumpulan dokumen yaitu….
A. Wawancara (interview)
B. Membuat lembar pertanyaan (quisioner)
C. Pengamatan/observasi
D. Tukar menukar informasi

92

E. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya
22. Alat atau sarana yanag digunakan dalam bidang kedokumenan, disebut dengan…

A. Perlengkapan kedokumenan
B. Peralatan
C. Perlengkapan
D. Alat dan bahan
E. Peralatan kedokumenan
23. Lemari dokumen yang terdiri dari beberapa laci, 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang
lebih 5.000 lembar dokumen ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke
belakang disebut dengan…
A. Filling cabinet
B. Perforator
C. Ordner
D. Lemari dokumen
E. Rotary
24. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam snelhecter disebut
dengan…
A. Filling cabinet
B. Perforator
C. Ordner
D. Lemari dokumen
E. Rotary
25. Alat yang berfungsi untuk menyatukan kertas yang akan dijilid disebut dengan…
A. Filling cabinet
B. Ordner
C. Stapler
D. Lemari dokumen
E. Rotary

II. Jawablah soal-soal di bawah ini dengan benar dan jelas !
1. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna dokumen pada suatu organisasi
2. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan dokumen baik paper records, audio visual records,
machine-readble records, dan dokumen nama yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum
untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah !
3. Sistem pengelolaan kedokumenan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan
pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan Pemerintah Daerah dan Lembaga
Pendidikan Swasta.