หนังสือราชการ6ชนิด

หนังสือราชการ 6 ชนิด
เสนอ

อาจารย์พชั นยิ า ชุมผอม
จัดทาโดย

นาย สาลนิ พนั ชั่ง
ชั้นประกาศนียบัตรวชิ าชพี ชั้นปีที่ 3

ภาคเรยี นที่ 2 ปกี ารศึกษา 2562

วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

เอกสารฉบบั นเ้ี ปน็ สว่ นหน่งึ ของวิชาการประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพเพ่ือให้ไดศ้ ึกษาหาความรู้
ในเรอ่ื งประเภทหนงั สอื ราชการ 6 ชนดิ เช่น หนังสอื ภายนอก หนงั สือภายนอก หนังสอื ประทบั ตรา
หนงั สือสง่ั การ หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ หนังสอื ท่เี จ้าหน้าทท่ี าข้นึ หรือรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการและได้ศกึ ษา
อย่างเขา้ ใจเพื่อเปน็ ประโยชน์กบั การเรยี น

ผู้จัดทาหวังวา่ รายงานเล่มนจ้ี ะเปน็ ประโยชนก์ บั ผ้อู า่ น ทกี่ าลังหาข้อมลู เรอ่ื งนี้อยหู่ ากมขี ้อแนะนา
หรือขอ้ ผดิ พลาดประการใด ผจู้ ดั ทาขอนอ้ มรบั ไว้และขออภัยไว้ ณ ทีน่ ี้ดว้ ย

จัดทาโดย

นายสาลิน พันช่ัง

สารบัญ หนา้
ก
เรอื่ ง 1
คานา 4
หนงั สือภายนอก 6
หนงั สอื ภายใน 9
หนังสอื ประทบั ตรา 10
หนงั สอื สง่ั การ 11
13
-คาสง่ั 15
-ระเบียบ 16
-ขอ้ บงั คบั 17
หนังสือประชาสมั พันธ์ 18
- ประกาศ 19
- แถลงการณ์ 20
- ข่าว 22
หนงั สือทีเ่ จา้ หน้าที่ทาขน้ึ หรอื รับไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ 24
- หนงั สือรบั รอง 26
- รายงานการประชุม 27
- บนั ทกึ
- หนังสืออื่นๆ
ตวั อย่างหนงั สือราชการ 6 ชนดิ

1

ประเภทหนงั สอื ราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือภายนอก คอื หนังสือติดตอ่ ราชการทเ่ี ปน็ แบบพธิ ีโดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สอื
ติดตอ่ ระหวา่ งส่วนราชการหรือสว่ นราชการมถี ึงหนว่ ยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ช่ส่วนราชการหรือทม่ี ถี งึ บุคคลภายนอก
โดยมีส่วนประกอบ ดงั น้ี

๑. ท่ี ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแล้วตามดว้ ยเลขลาดบั ทีป่ ระจาของเจ้าของเร่อื ง ท่หี น่วยราชการน้นั สง่ ออก
แล้วทับด้วยเลขทะเบียนหนงั สอื ตามลาดบั ในรอบปี เชน่ ท่ี กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลางเลขที่ออกหนงั สือประกอบด้วยพยัญชนะ ๒ ตัว ซึง่ เปน็ อักษรย่อประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการทไ่ี มส่ งั กดั กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเทยี่ วและกีฬา รส - กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ภิ าค เลขที่ออกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตัว ซึ่งเป็นอกั ษรยอ่ ของจงั หวดั
เช่น
ชพ- ชมุ พร นว - นครสวรรค์
๒. ชือ่ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ คอื ชือ่ สว่ นราชการทเี่ ป็นเจ้าของหนงั สอื นัน้ ราชการนนั้ สง่ ออก และ
ให้ลงท่ตี ง้ั ไว้ด้วย
๓. วนั เดอื น ปี ที่ออกจดหมาย ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปพี ุทธศกั ราช เช่น ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เร่อื ง ใหล้ งเรอ่ื งย่อทเ่ี ปน็ ใจความท่ีสน้ั ทสี่ ุดของหนงั สอื ฉบบั นนั้ ในกรณีที่เป็นหนงั สอื ตอ่ เน่ือง
โดยปกตใิ หล้ งเรอ่ื งของหนงั สือฉบบั เดมิ
๕. คาขึ้นต้น ใช้ตามฐานะผรู้ ับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาข้นึ ต้น สรรพนามและคาลงท้ายตาม
ระเบียบ สานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ ใหใ้ ช้บงั คับตั้งแตว่ นั ท่ี ๑ มถิ ุนายน
๒๕๒๖ เปน็ ต้นไป
๖. อ้างถึง (ถา้ มี) ใหอ้ ้างถงึ หนงั สือทเ่ี คยมตี ดิ ต่อกนั เฉพาะหนังสือทส่ี ่วนราชการผรู้ บั หนังสอื ไดร้ บั มา
ก่อนแล้วจากสว่ นราชการใดกต็ าม โดยอา้ งถงึ ให้ชัดเจนว่า ใครเปน็ เจ้าของหนังสอื เลขท่ี วนั ท่ี เดือน และปี
ทอี่ อกหนังสอื
๗. ส่ิงท่ีสง่ มาด้วย (ถ้าม)ี ให้ลงชื่อสงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทสี่ ง่ ไปพร้อมกับหนงั สอื นัน้ ถ้าสง่ ไป
ในซองเดยี วกนั ไม่ได้ กใ็ หร้ ะบุว่าสง่ ไปทางใด
๘. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเรอื่ งให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ
๙. คาลงทา้ ย ใหใ้ ช้คาลงท้ายตามฐานะของผรู้ ับหนังสอื
๑๐. ลงชือ่ ใหล้ งลายมอื ช่อื เจา้ ของหนงั สอื และใหพ้ ิมพช์ ่ือเต็มของเจ้าของลายมอื ช่อื ไวใ้ ต้ลายมือช่ือ
๑๑. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง ให้ลงช่อื ส่วนราชการหรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนงั สือ ถา้ สว่ นราชการท่ี
ออกหนงั สอื อย่ใู นระดบั กระทรวงหรือทบวงใหล้ งชื่อสว่ นราชการเจ้าของเรอื่ งทงั้ ระดบั กรมและกอง ถา้ สว่ น
ราชการทอ่ี อกหนงั สอื อยู่ในระดบั กรมลงมา กล็ งชอื่ เจ้าของเร่ืองเพียงระดบั กองหรอื หนว่ ยงานทรี่ ับผดิ ชอบ
๑๓. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรือ่ ง หรือหน่วยงานทีอ่ อกหนงั สอื และเลข
หมายภายในต้สู าขาไวด้ ้วย (ถ้ามี)

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเปน็ พิธีน้อยกวา่ หนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จดั ทาตมแบบท่ี 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกติสว่ นราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดบั กรมขน้ึ ไปให้ลงชื่อส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื งทง้ั ระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรอื สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื งพรอ้ มทงั้ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ ม)ี

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบียนหนงั สือสง่ สาหรบั หนังสอื ของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพม่ิ ขนึ้ ตามความจาเป็น

วันท่ี ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อกหนงั สอื

เรอื่ ง ใหล้ งช่ือย่อท่ีเป็นใจความสัน้ ท่ีสดุ ของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีทเี่ ป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้
ลงเร่อื งของหนงั สือฉบบั เดิม

คาขึ้นตน้ ให้ใชค้ าข้นึ ต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาข้ึนต้นสรรพนามและคาลงทา้ ย
ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผู้ท่ีรับหนังสอื นัน้ มีถงึ หรอื ช่ือบุคคลในกรณีทม่ี ีถงึ ตัวบุคคลไม่
เกยี่ วกบั ตาแหนง่ หนา้ ท่ี

ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรือ่ ใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการใหแ้ ยก
เป็นข้อ ๆ ในกรณีทม่ี ีการอา้ งถึงหนงั สือท่ีเคยมีการติดตอ่ กันหรอื มีสง่ิ ทสี่ ่งมาดว้ ย ใหร้ ะบุไว้ในข้อน้ี

ลงช่ือและตาแหนง่ ให้ปฏบิ ัตติ ามขอ้ 10 และข้อ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณที ่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดั ใดประสงคจ์ ะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพอ่ื ใช้ตามความ
เหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนงั สอื ประทบั ตรา

หนงั สอื ประทบั ตรา คือหนงั สอื ทีใ่ ชป้ ระทบั ตราแทนการลงช่ือของหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรม
ข้ึนไป โดยให้หวั หน้าส่วนราชการระดบั กองหรอื ผ้ทู ีไ่ ดร้ บั มอบหมายจากหวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขน้ึ ไป
เป็นผรู้ บั ผดิ ชอบลงชอื่ ยอ่ กากบั ตรา หนงั สือประทบั ตราใหใ้ ชไ้ ดท้ งั้ ระหว่างส่วนราชการและระหว่างสว่ น
ราชการกบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใ่ ชเ่ ร่ืองสาคญั ไดแ้ ก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การสง่ สาเนา
หนังสือ สงิ่ ของ เอกสาร หรบื รรณสาร การตอบรับทราบท่ีไมเ่ ก่ยี วกับราชการสาคญั หรอื การเงนิ การแจ้ง
ผลงานท่ไี ด้ดาเนนิ งานไปแล้วใหส้ ว่ นราชการท่เี กีย่ วขอ้ งทราบ การเตือนเรอ่ื งทค่ี า้ ง เร่ืองซง่ึ หัวหน้าส่วนราชการ
ระดบั กรมขนึ้ ไปกาหนดโดยทาเปน็ คาส่ังให้ใชห้ นังสือราชการ โดยใช้กระดาษตราครฑุ

1. การขอรายละเอยี ดเพ่ิมเตมิ
2. การสง่ สาเนาหนงั สอื ส่ิงของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3. การตอบรับทราบท่ไี ม่เกยี่ วกบั ราชการสาคัญ หรอื การเงนิ
4. การแจ้งผลงานทไี่ ด้ดาเนินการไปแล้วให้สว่ นราชการทเ่ี กยี่ วข้องทราบ
5. การเตือนเรอ่ื งทีค่ ้าง
6. เร่ืองซง่ึ หวั หนา้ สว่ นราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสง่ั ใหใ้ ช้หนงั สอื

ประทับตรา
1. ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามท่กี าหนดไว้
2. ถงึ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลท่หี นงั สือนั้นมีถึง เช่น ถึง กรมพัฒนา

ท่ดี นิ , นายขจร เพยี รทา
3. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเขา้ ใจงา่ ย
4. ช่อื ส่วนราชการท่ีสง่ หนังสือออก ใหล้ งช่อื ส่วนราชการท่สี ง่ หนังสอื ออก
5. ตราช่ือส่วนราชการ ให้ประทับตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมึกแดง และให้ผรู้ ับผิดชอบลง

ลายมอื ชื่อยอ่ กากบั ตรา
6. วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดือนและตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราช ท่ีออก

หนังสือ
7. ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออก

หนังสอื
8. โทร. หรอื ท่ตี ั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเล (ถ้ามี)

ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศพั ท์ ให้ลงชื่อที่ต้งั ของสว่ นราชการเจ้าของเรือ่ งโดยใหล้ งตาบลทอ่ี ยู่ตามความจาเปน็
และแขวงไปรษณยี ์ (ถ้าม)ี

9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ล็กทรอนกิ ส์

7

รูปแบบหนังสอื ประทบั ตรา
โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั 3 ส่วน

หวั หนงั สอื ตราครฑุ

ท.ี่ ............
ถึง............................

เหตุและจุดประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ทีม่ หี นงั สอื ไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสือ (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
ตราช่อื สว่ นราชการ
(วนั เดอื น ปี)

(สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx

โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส.์ ..........

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสอื สงั่ การ

หนงั สอื สง่ั การ ให้ใชต้ ามแบบทกี่ าหนดไว้ หนังสือสง่ั การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบยี บ และ
ขอ้ บงั คบั

คาสงั่ คือบรรดาขอ้ ความทผี่ บู้ งั คบั บญั ชาส่ังการให้ปฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตรา
ครุฑ

ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมายหรือไมก่ ็
ได้ เพ่อื ถือเป็นหลกั ปฏิบัติงานเปน็ การประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ขอ้ บงั คับ คือบรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ อี านาจหนา้ ทกี่ าหนดให้ใชโ้ ดยอาศัยอานาจของกฎหมายที่
บัญญตั ใิ หก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
หนงั สอื สง่ั การมี ๓ ชนิด ได้แก่ คาสง่ั ระเบยี บ และข้อบงั คับ

1. คาสั่ง คอื ข้อความท่ผี บู้ ังคบั บญั ชาสั่งให้ปฏบิ ัตโิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอยี ด ดังน้ี

1.1 คาส่งั ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผมู้ อี านาจทอี่ อกคาสง่ั
1.2 ท่ี ใหล้ งเลขที่ออกคาส่งั โดยเร่มิ ฉบับแรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขที่ปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อก
คาสง่ั
1.3 เรือ่ ง ใหล้ งช่อื เร่ืองทอ่ี อกคาสั่ง
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ่ีออกคาสั่ง และอา้ งถึงอานาจท่ใี ห้ออกคาสงั่ (ถา้ ม)ี ไว้ด้วย และวนั เดอื น ปี ที่
ใช้เร่มิ บงั คับ
1.5 สัง่ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อก
1.6 ลงชอื่ ใหล้ งลายมือชอ่ื ผูอ้ อกคาสัง่ และพิมพช์ อ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ใตล้ ายมือชอ่ื
1.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกคาส่ัง

10

รูปแบบหนงั สอื คาส่งั

11

2. ระเบยี บ บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพอื่ ใชเ้ ปน็
หลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ ประจา ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดังนี้

2.1 ระเบยี บ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอี่ อกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชอ่ื ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ที่ ถา้ เปน็ ระเบียบทกี่ ลา่ วถงึ เป็นครัง้ แรกในเรื่องน้ันไมต่ ้องลงว่าเปน็ ฉบับทเี่ ท่าไร แต่ถ้าเป็นเรือ่ ง
เดียวกนั แต่มีการแก้ไขเพ่ิมเตมิ ใหล้ งเป็นฉบับที่๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปีพทุ ธศักราชท่ีออกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่อื แสดงถงึ ความมุง่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอ้างถึง
กฎหมายทใี่ หอ้ านาจออกระเบียบ (ถา้ ม)ี
2.6 ข้อความ ใหเ้ รยี งขอ้ ความที่จะใช้เปน็ ขอ้ ๆ โดย ขอ้ ๑ เปน็ ระเบยี บ ข้อ ๒ เปน็ วนั ทใี่ ชบ้ งั คับ (กาหนด
ว่าใช้บงั คบั เม่ือใด ส่วนข้อสุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบยี บ ถา้ มมี ากขอ้ หรอื หลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เลอื่ นข้อผู้รกั ษาการไปเปน็ ขอ้ สุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะข้นึ หมวดหน่ึง
2.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลขปพี ุทธศกั ราชทีอ่ อกบังคับ
2.8 ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อผอู้ อกระเบียบหรอื ข้อบังคบั และพิมพ์ชอ่ื เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคับน้นั

12

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

13

3. ขอ้ บังคบั คอื บรรดาข้อความท่ีผมู้ อี านาจหน้าที่กาหนดให้ใชโ้ ดยอาศัยอานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ิให้
กระทาได้
ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

3.1 ขอ้ บงั คบั ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการที่ออกข้อบงั คับ
3.2 วา่ ดว้ ย ใหล้ งชื่อของขอ้ บังคบั
3.3 ฉบบั ทถ่ี ้าเปน็ ข้อบงั คบั ทก่ี ลา่ วถึงเปน็ ครง้ั แรกในเรือ่ งนัน้ ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบบั ทเี่ ทา่ ใด แต่ถา้ เปน็
ขอ้ บังคบั
เรือ่ งเดยี วกันทมี่ ีการแกไ้ ขเพิม่ เติมใหล้ งเป็นฉบับท่ี 2 และทถ่ี ดั ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพุทธศกั ราชทีอ่ อกขอ้ บังคบั
3.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยย่อเพอื่ แสดงถงึ ความม่งุ หมายท่ตี ้องออกขอ้ บงั คบั และอ้างถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบงั คับ
3.6 ข้อ ให้เรยี งข้อความทจี่ ะใชบ้ งั คับเปน็ ขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เปน็ ชอื่ ขอ้ บงั คบั ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ช้บงั คับตงั้ แตเ่ มือ่ ไดแ้ ละขอ้ สดุ ทา้ ยเปน็ ข้อผรู้ กั ษาการขอ้ บังคบั ใดถา้ มมี ากข้อหรอื หลายเร่อื งจะแบง่ เปน็
หมวดกไ็ ด้โดยให้ยา้ ยข้อผูร้ กั ษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ยก่อนทจี่ ะขนึ้ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชอื่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชท่ีออกขอ้ บงั คับ
3.8 ลงชอ่ื ใหล้ งลายมือชอื่ ผอู้ อกข้อบังคบั และพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือช่อื
3.9 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกขอ้ บังคบั

14

รูปแบบหนงั สือบังคบั

15

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใชต้ ามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละข่าว

ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการประกาศหรอื ชแี้ จงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตุการณ์ หรอื ในกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทัว่ กนั ใช้กระดาษตราครุฑ

ขา่ ว คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ

1 ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการประกาศหรือชี้แจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใชก้ ระดาษ
ตราครฑุ และใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 7 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

1.1 ประกาศ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการทอ่ี อกประกาศ
1.2 เรื่อง ใหล้ งช่ือเรื่องที่ประกาศ
1.3 ข้อความ ให้อา้ งเหตผุ ลทต่ี อ้ งออกประกาศและข้อความทปี่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อก
ประกาศ
1.5 ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพช์ อ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมือชือ่
1.6 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผูอ้ อกประกาศ ในกรณีทก่ี ฎหมายกาหนดใหท้ าเปน็ แจง้ ความ ให้
เปลี่ยนคาวา่ ประกาศ เปน็ แจ้งความ

16

ตัวอย่างแบบประกาศ

17

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือ
เหตกุ ารณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณที ี่จะตอ้ งออกแถลงการณห์ ลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเนอ่ื งกันใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทแี่ ถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อกแถลงการณ์

18

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

19

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 9 ท้ายระเบียบโดย
กรอก รายละเอยี ดดังนี้

3.1 ข่าว ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เรื่องทอ่ี อกข่าว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีทจ่ี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรือ่ งเดยี วท่ตี ่อเน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ทเี่ รียงตามลาดบั
ไว้ดว้ ย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกยี่ วกบั เรอื่ งของข่าว
3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอี่ อกข่าว

20

ตัวอย่างแบบข่าว

21

6. หนงั สอื ท่ีเจ้าหน้าที่ทาขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือทเ่ี จ้าหนา้ ทที่ าข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนงั สือทที่ างราชการทาขน้ึ
นอกจากทก่ี ลา่ วแล้วข้างต้น หรือหนงั สอื ทห่ี น่วยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ น
ราชการและสว่ นราชการรบั ไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนังสือรับรอง รายงานการประชุม
บันทึก และหนงั สืออื่น

1.หนงั สือรับรอง คอื หนงั สือทส่ี ว่ นราชการออกใหเ้ พอื่ รับรองแกบ่ ุคคล นิติบุคคล หรอื ส่วนราชการ เพอ่ื
วตั ถปุ ระสงค์อยา่ งใดอย่างหนง่ึ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

1.1 เลขท่ี ให้ลงเลขทเ่ี รมิ่ แต่ ๑ เป็นต้นไปจนสนิ้ ปปี ฏทิ ิน

1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งช่อื สว่ นราชการ และจะลงทตี่ ัง้ ด้วยกไ็ ด้

1.3 ข้อความ ใหล้ งขอ้ ความขึ้นต้นวา่ “หนังสือฉบับน้ี ให้ไว้เพ่ือรบั รองวา่ ” แล้วตอ่ ชื่อบุคคล นิติบคุ คล
หรือหน่วยงานทท่ี างราชการรบั รอง เฉพาะบคุ คล ใชร้ ะบุคานาหน้านาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหนง่ หน้าท่ี สงั กัด
หนว่ ยงาน แล้วจงึ ลงข้อความ

1.4 ให้ไว้ ณ วนั ท่ี ใหล้ งเลขบอกวันที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.

1.5 ลงช่ือ ให้ปฏบิ ตั เิ ช่นเดยี วกับในระเบียบ

1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏิบัติเช่นเดยี วกับในระเบยี บ

1.7 รูปถา่ ยและลายมอื ชื่อผู้ไดร้ ับการรับรอง ใช้ในกรณีท่ีสาคญั ซงึ่ ออกให้แกบ่ คุ คล ให้ติดรปู ถ่ายของผู้
ไดร้ ับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชือ่ ส่วนราชการบนขอบดา้ นขวามอื ของ
รูปถ่าย ใหล้ งชื่อผไู้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ชอ่ื ไวด้ ้านลา่ งและมชี ่อื เตม็ ด้วย

หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ที่ทาขึ้นหรือรับไว้เปน็ หลักฐาน คอื หนงั สอื ทีท่ างราชการทาข้นึ นอกจากทก่ี ลา่ วมาแลว้ ข้างต้น
หรือหนังสือทหี่ นว่ ยงานอ่นื ใดซงึ่ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ และส่วนราชการรบั
ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนิดคอื หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สืออ่ืน ๆ

22

หนังสือรับรอง คือ หนงั สอื ทส่ี ่วนราชการออกใหเ้ พ่อื รับรองแกบ่ ุคคล นติ บิ คุ ล หรอื หน่วยงานเพอื่ วตั ถุประสงค์
อยา่ งหนงึ่ อย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยทั่วไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบท่ี
10 คล้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

เลขท่ี ให้ลงเลขท่ีของหนงั สอื รบั รองโดยเฉพาะ เรมิ่ ตง้ั แต่เลข 1 เรียงเปน็ ลาดบั ไปจนถงึ สนิ้ ปปี ฏิทิน ทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนังสอื รับรอง หรอื ลงเลขทข่ี องหนงั สอื ทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอยา่ งหนึง่ อย่างใด

3.สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ให้ลงชือ่ ส่วนราชการซงึ่ เป็นเจ้าของหนังสือนัน้ และจะลงสถานทต่ี ง้ั ของส่วน
ราชการเจ้าของหนงั สอื ด้วยกไ็ ด้

4. ข้อความ ใหล้ งขอ้ ความขึน้ ตน้ ว่า หนงั สอื ฉบบั นใ้ี ห้ไวเ้ พอ่ื รบั รองว่า และต่อด้วยชอ่ื บุคคล นิตบิ ุคคล หรอื
หน่วยงานทหี่ นงั สอื ทางราชการรับรอง ในกรณเี ปน็ บคุ คลใหพ้ มิ พ์ชื่อเตม็ โดยมีคานาหน้านาม ชอ่ื นามสกลุ
ตาแหน่งหน้าท่ี และสงั กดั หนว่ ยงานทผี่ ุ้น้นั ทางานอยอู่ ย่างชดั แจ้งแล้วจงึ ลงขอ้ ความทร่ี บั รอง

5. ใหไ้ ว้ ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชือ่ เตม็ ของเดือนและตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกหนงั สอื รบั รอง

6. ลงชือ่ ใหล้ งรายมือช่อื หัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนงั สอื หรือผู้ทีไ่ ด้รบั ราชการมอบหมายและพิมพช์ ่อื เตม็
ของเจ้าของลายมือช่ือไวใ้ ต้ลายมอื ช่ือ

7.ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผลู้ งรายมือชอื่ ในหนงั สอื

8.รปู ถ่ายและลายมอื ชื่อผู้ไดร้ บั การทดลอง ในกรณที ีก่ ารรบั รองเป็นเร่อื งสาคญั ทอี่ อกให้แก่บุคคลให้ติดรปู
ของผู้ทไ่ี ดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทบั ตราชอ่ื สว่ นราชการท่อี อก
หนังสอื บนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และใหผ้ ู้นน้ั ลงลายมอื ช่ือไว้ใตร้ ปู ถ่ายพรอ้ มท้ัง
ชอ่ื เต็มของเจา้ ของลายมือช่อื ไวใ้ ต้ลายมอื ชอ่ื ดว้ ย

23

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

24

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตุการณ์ในทปี่ ระชมุ ความคิดเห็นของผมู้ าประชมุ ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและ
มติของที่ประชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดงั น้ี

2.1 รายงานการประชมุ ใหล้ งช่ือคณะท่ปี ระชมุ หรือชื่อการประชุม
2.2 ครั้งที่ ให้ลงครัง้ ทปี่ ระชมุ
2.3 เมือ่ ให้ลง วนั เดอื น ปี ท่ีประชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานที่ทป่ี ระชุม
2.5 ผมู้ าประชมุ ให้ลงช่ือหรือตาแหนง่ ของผทู้ ่เี ปน็ คณะทปี่ ระชุมซง่ึ มาประชมุ ถ้ามีผมู้ าประชมุ แทน ใหล้ ง
ระบุวา่ มาประชมุ แทนผ้ใู ดหรอื ตาแหน่งใด
2.6 ผไู้ มม่ าประชมุ ใหล้ งช่ือและตาแหน่งผู้เปน็ คณะทป่ี ระชุมซงึ่ มไิ ด้มาประชมุ พรอ้ มทงั้ เหตผุ ลมีไ่ มม่ า
ประชุม
2.7 ผู้เขา้ รว่ มประชมุ ใหล้ งช่อื และตาแหน่งของผทู้ ี่มไิ ด้เปน็ คณะทป่ี ระชมุ แตม่ ารว่ มประชมุ
2.8 เริม่ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาท่ีเรม่ิ ประชมุ
2.9 ขอ้ ความ ใหบ้ ันทกึ ข้อความท่ีประชมุ ให้เรม่ิ ด้วยประธานกลา่ วเปดิ ประชมุ และเรอ่ื งทปี่ ระชุมหรอื
ระเบียบวาระการประชมุ พร้อมทงั้ มติหรือขอ้ สรปุ ของทป่ี ระชุมแต่ละเรอื่ งตามลาดับ
2.10 เลิกประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาเลกิ ประชุม
2.11 ผจู้ ดรายงานการประชมุ ใหล้ งช่ือผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผู้รบั รองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานทปี่ ระชมุ ซ่ึงลงนามรบั รองในเม่อื ท่ปี ระชมุ รบั รอง
รายงานการประชุมนั้นแลว้

25

ตัวอย่างแบบรายงานการประชุม

3. บันทกึ คือ ข้อความซ่งึ ผใู้ ต้บงั คับบญั ชาเสนอตอ่ ผู้บงั คบั บญั ชาหรอื ผบู้ งั คับ บญั ชาสงั่ ผู้ใต้บังคบั บญั ชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ท่หี รือหนว่ ยงานตา่ กวา่ ระดบั กรมตดิ ตอ่ กนั ในการปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบนั ทึกข้อความ มีรายละเอียดดงั น้ี

3.1 ชอ่ื หรือตาแหน่งที่บนั ทกึ ถึง โดยใช้คาขนึ้ ตน้ ตามความเหมาะสม

3.2 สาระสาคัญของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรอื่ งที่บนั ทกึ ถ้ามีเอกสารประกอบให้ระบุไว้ด้วย

26

3.3ชอ่ื และตาแหนง่ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื และตาแหนง่ ของผบู้ ันทึก และในกรณีท่ไี มใ่ ชก้ ระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ
ให้ลงวนั เดือน ปี ทบี่ ันทึกไว้ด้วย

ตัวอย่างแบบบันทึก

27

๔.หนังสอื อ่ืนๆ หนงั สือ หรอื เอกสารอ่ืนใดที่เกดิ ขนึ้ เน่อื งจากการปฏบิ ตั งิ านของเจา้ หนา้ ที่ เพอื่ เปน็ หลักฐาน

ในทางราชการ ซงึ่ รวมถงึ ภาพถา่ ย ฟลิ ์ม แถบบันทึกเสยี ง แถบบันทกึ ภาพดว้ ย หรอื หนงั สือของ
บุคคลภายนอก

ท่ียน่ื ต่อเจ้าหน้าท่แี ละเจา้ หนา้ ทไี่ ดร้ ับเข้าทะเบยี นรบั หนงั สอื ของทางราชการแล้วมรี ูปแบบตามที่กระทรวง
ทบวงกรม

จะกาหนดขึน้ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอื่ งให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด

แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคาร้อง เปน็ ตน้

28

ตวั อย่างหนงั สอื อ่ืนๆ

29

ตวั อยา่ งหนงั สือราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

30

2. หนังสือภายใน

31

3. หนังสอื ประทบั ตรา

32

๔.หนงั สอื สงั่ การ

33

4.๑ หนังสอื คาสง่ั

34

๔.๒ หนังสอื ระเบยี บ

35

๔.๓ หนังสอื บงั คบั

36

5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

37

๕.๑ หนังสอื ประกาศ

38

๕.๒ หนงั สอื แถลงการณ์

39

๕.๓ หนังสอื ข่าว

40

6. หนังสือทเ่ี จา้ หน้าที่ทาขน้ึ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

๖.๑ หนงั สือรับรอง

41

๖.๒ ตัวอยา่ งแบบรายงานการประชุม

42

๖.๓ ตวั อยา่ งแบบบันทึก

43

๖.๔ หนังสอื อ่ืนๆ