BUKU PANDUAN KERJA

BUKU PANDUAN KERJA
PT EVERLASTING FRIENDS TRINITY

1

DAFTAR ISI

Daftar Isi Halaman

BAB I UMUM................................................................................................................................
Jam Kerja........................................................................................................................................4
Pakaian Kerja...............................................................................................................................4
Proposional Karyawan Cabang ...........................................................................................4
Absensi............................................................................................................................................4
Turn Over Karyawan................................................................................................................4
Kelalaian yang menyebabkan kerugian Perusahaan..................................................5
Profesionalitas Kerja................................................................................................................5
Pemakaian Inventaris..............................................................................................................5
BAB II PEMBAYARAN...............................................................................................................
Mekanisme Pembayaran Hutang.........................................................................................
Mekanisme Pembayaran Cash(Toko)................................................................................
Format Rekapan Pembayaran Hutang.............................................................................
Mekanisme Pembayaran Gaji...............................................................................................
Pembayaran Kartu Hallo dan Internet.............................................................................
Pembayaran Parkir Bulanan..................................................................................................
BAB III PENJUALAN...................................................................................................................
Rekap Penjualan untuk Setoran............................................................................................
Transfer Uang Penjualan..........................................................................................................
BAB IV FAKTUR............................................................................................................................
Permintaan Faktur.......................................................................................................................
Mekanisme Pembatalan Faktur..............................................................................................
Kesalahan dalam Pentotalan Faktur.....................................................................................
Kesalahan Pengisian Faktur.......................................................................................................
BAB V LAPORAN.............................................................................................................................
Laporan yang dikerjakan oleh admin....................................................................................
Laporan yang dikerjakan oleh HR..........................................................................................
Laporan yang dikerjakan oleh GA...........................................................................................
Laporan Kas Cabang.....................................................................................................................
Laporan Stock Barang..................................................................................................................
Laporan Barang Keluar...............................................................................................................
Loading Barang Masuk dari Pabrik.........................................................................................
BAB VI KENDARAAN....................................................................................................................
Mekanisme Pengisian BBM Mobil..........................................................................................
Service.................................................................................................................................................
Kendaraan Sewa..............................................................................................................................
Mekanisme Pengisian BBM motor Sales...............................................................................
BAB VII PENGAJUAN.....................................................................................................................
Pengajuan Kasbon Karyawan...................................................................................................

2

Pengajuan Pembelian Inventaris............................................................................................
Pengajuan Perpanjangan STNK dan KIR.............................................................................
Pengajuan Perpanjangan Sewa Gudang...............................................................................
BAB VIII TUGAS ADMIN...............................................................................................................
Tugas Admin Terhadap Sales...................................................................................................
Pemuatan Barang...........................................................................................................................
Tata Letak Barang di Gudang....................................................................................................
Pengiriman Nota..............................................................................................................................
BAB IX PENGIRIMAN dan EKSPEDISI....................................................................................
Pengiriman barang dari Pabrik................................................................................................
Dokumen Hilang saat Pengiriman..........................................................................................
BAB X LAPORAN SALES...............................................................................................................
Prosedure Kunjungan Toko........................................................................................................

3

Jam Kerja

- Kantor Pusat
Senin – Jumat Jam 09.00 – 17.00
Sabtu Jam 09.00 – 14.00
- Kantor Cabang
Senin – Sabtu Jam 08.00 – 17.00

Penggunaan Pakaian Kerja

- Gunakan Pakaian kerja yang Rapi dan Sopan
- Tidak boleh menggunakan Kaos saat bekerja, Gunakan kaos yang berkerah
- Tidak diperkenankan untuk menggunakan pakaian yang minim

Proposional Karyawan Cabang

Cabang Besar

- 2 Admin
- 4 Sales (3 sales Motoris dan 1 Sales Luar Kota)
- 2 Driver (Dalam kota dan Luar kota)
- 2 Helper (Helper gudang dan Helper luar kota)

Cabang Kecil Divisi Kampung

- 1 Admin - 1 Admin
- 3 Sales (Motoris) - 2 Driver
- 1 Driver - 1 Helper
- 1 Helper - 1 Tenaga gulung tikar
-2 Collector

Jika kebutuhan karyawan belum terpenuhi maka Cabang menginformasikan ke HRD
Wajib mencari kandidat agar tidak menggangu operasional cabang dengan cara :

- Menshare Iklan lowongan kerja
- Kordinasi dengan admin cabang untuk mempermudah pencarian kandidat
- Membangun relasi dengan Sekolah, Lingkungan Masyarakat sekitar Cabang

Khusus untuk kebutuhan Helper Cabang, Interview dilakukan PIC Cabang dan
melaporkan ke Hrd untuk dokumennya, Seperti CV dll

Absensi
- Admin Cabang Wajib mencatat kehadiran disetiap cabang
- Laporkan ke HRD pusat setiap hari untuk laporan tersebut
- Setiap harinya HRD Akan menginfokan ke admin pusat
- Jika ditemukannya admin cabang yang tidak jujur dalam melaporkan kehadiran
maka akan ditidak tegas oleh perusahaan

Turn Over Karyawan
Untuk menghindari terjadinya turn over yang terlalu Tinggi, Setiap departement

harus melakukan koordinasi dengan baik terhadap karyawan baru tersebut. Yang harus
dilakukan :

- Training Kerja
- Infokan Jobdesk dengan rinci pastikan apa saja yang harus karyawan tersebut

kerjakan

4

- Pantau pekerjaanya jika ada kesalahan bimbing sampai benar
- Pastikan dalam 1 Bulan kerja karyawan tersebut sudah memahami semua

pekerjaannya

Aturan untuk mengajukan resign
- Ajukan Ke Hrd minimal 30 Hari sebelum resign
- Selama masa pengajuan jika ada kandidat pengganti maka wajib mentrainingnya
dan serah terima pekerjaan

Kelalaian yang mengakibatkan kerugian perusahaan
- Jika ada kelalaian yang mengakibatkan kerugian perusahaan, Seperti pembelian
barang, Pembelian Ticket, Kecelakaan, Tilang, Kerusakan inventaris yang
disebabkan oleh pribadi maka karyawan wajib mengganti kerugian tersebut

Profesionalitas Kerja
- Antar Divisi harus profesional dalam bekerja, Jangan mencampuri departement
lain yang bukan ranahnya divisi tersebut
- Jika ada masalah antar divisi coba selesaikan antar devisi terlebih dahulu
- Jika Belum terselesaikan laporkan kebagian HRD
- Jika belum terselesaikan sampaikan ke tahap tertinggi Direktur
Pemakaian Inventaris Mobil
- Pemakaian kendaraan mobil harus seijin kantor pusat
- Jika ada pemakaian tanpa seijin kantor pusat maka akan diberlakukan sangsi
tegas oleh perusahaan

Mekanisme Pembayaran Hutang
Pembayaran Hutang melalui satu rekening yang sudah ditentukan Per 1 September

- Pembayaran hutang harus dicocokan dengan faktur
Mekanisme Pembayaran Cash (Toko)

- Barang dikirim sesuai pesanan toko
- Jika sudah selesai Cek barang agar tidak ada salah dalam pengiriman
- Toko bayar Sesuai nilai faktur hari itu juga secara Cash, Atau bisa pembayaran

dengan cara transfer dan akan mendapat discount 0,3 %
- Jika toko melakukan pembayaran sebelum barang datang maka discount yang

didapat sebesar 0,5%
- Toko tidak boleh membayar lewat hari itu juga
-
Format Rekapan Pembayaran Hutang
Format untuk rekapan master pelanggan sudah ditentukan oleh finance dan sudah
kordinasi dengan admin

5

Tahap-Tahap Pengajuan Pembayaran Gaji Karyawan
- HRD melaporkan Absensi Karyawan ke finance
- Tutup buku dilakukan setiap tanggal 25
- Lampiran yang diterima finance untuk pembayaran gaji meliputi ;
1. Daftar Nama karyawan baru (jika ada)
2. Daftar Gaji karyawan baru
3. Daftar nama Sales yang mendapatkan Tunjangan
4. Daftar Nama kenaikan gaji Karyawan (Jika ada)

Pembayaran Kartu Hallo dan Internet
Kantor Pusat

- GA membuat pengajuan pembayaran ke finance tanggal 10 setiap bulannya
untuk Kartu hallo dan Internet dengan melampirkan data Nomer Telpon dan
Total Tagihannya. Untuk Pembayaran Internet dengan melampirka Nomer
Pelanggan dan Total Tagihannya

- Croscheck ulang untuk detail tagihan agar tidak ada selisih antara laporan GA
dan Finance

- Finance menerima data tersebut dan membayar tagihan sebelum Jatuh tempo
Kantor Cabang

- Pembayaran tagihan Kartu hallo dan internet cabang dilakukan oleh Admin
cabang

Pembayaran Parkir bulanan kantor Pusat
- GA membuat pengajuan pembayaran ke Finance setiap tanggal 1
- Data yang dilampirkan adalah Nama karyawan dan Detail Kendaraan Serta nilai
tagihan Parkir
- Croscheck data agar tidak ada kesalahan dalam pengajuan biaya parkir yang
akan dibayarkan oleh finance sebelum jatuh tempo yaitu tanggal 5
- Pembayaran diproses H+1 oleh Pengelola Ruko
- Jika adanya keterlambatan dalam pembayaran yang mengakibatkan kerugian
perusahaan maka akan dikenakan sangsi

Rekap Penjualan untuk Transfer uang penjualan Perhari
- Admin Cek faktur penjualan perhari, Pastikan Tidak ada yang terlewat
- Cek Faktur (Merah) dengan data penjualan
- Hitung Berapa nilai Faktur dan Jumlah yang harus di transfer ke Rekening
Kantor
- Hitung Uang Setoran penjualan dari supir atau sales yang diterima oleh admin
pastikan tidak ada selisih antara faktur penjualan dan jumlah uang yang diterima
- Bukti Transfer Kirim Ke kantor Pusat

Transfer Uang Penjualan
- Sales wajib menyetorkan uang penjualan hari itu juga, Jika Tidak disetorkan hari
itu juga maka akan ditindak tegas oleh perusahaan
- Metode penyetoran uang penjualan
Senin – Jumat menggunakan mesin setor tunai

6

Sabtu – Minggu menggunakan BRILINK
- Jika Sales membawa kabur uang perusahaan maka akan dikenakan sangsi

pemutusan hubungan kerja atau ditindak secara hukum yang berlaku dan
diharuskan membayar ganti rugi
Permintaan Faktur
- Admin harus menginfokan ke pusat jika faktur di cabang minimal sisa 1 Buku
- Estimasi pengiriman Faktur 2-3 Hari
- Jika adanya keterlambatan dalam permintaan faktur, maka admin akan diberi
sangsi

Mekanisme Pembatalan Faktur
- Jika ada pembatalan Faktur maka sales/Driver wajib menginfokan ke Group,
admin Pusat, PIC untuk pembatalan tersebut

Kesalahan dalam Pentotalan Faktur
- Sales/Driver yang membuka faktur wajib mengcross check Pentotalan faktur
jangan sampai ada selisih
- Jika ada selisih atau kesalahan yang sering terjadi dalam mentotal faktur maka
sales/driver wajib mengganti selisih faktur/ dikenakan sangsi tegas oleh
perusahaan

Kesalahan Pengisian Faktur (Faktur Loncat)
- Sales/Driver yang membuka faktur wajib mengcross check faktur terakhir yang
di gunakan untuk penjualan jangan sampai ada faktur yang terloncat
- Jika ada selisih atau kesalahan yang sering terjadi dalam membuka faktur maka
sales/driver dikenakan sangsi tegas oleh perusahaan

Format File Lapaoran yang dikerjakan oleh Admin
- Buat Satu Folder untuk laporan yang dikirim perhari yang meliputi laporan :
1. Laporan Penjualan
2. Laporan Kunjungan Sales
3. Laporan Stock Harian
4. Laporan Piutang Cabang

Laporan yang harus dikerjakan HR
- Absensi
- Payroll (Gaji)
- Kontrak Sewa Gudang
- Tunjangan Sales / Driver Luar Kota
- Tunjangan Sales Motoris
Laporan tersebut dilampirkan ke Finance untuk memproses pembayaran, yang
dilaporkan harus secara akurat dan benar agar tidak ada kesalahan dalam
pembayaran

Laporan yang harus dikerjakan GA
- Asset
- Inventaris

7

- Kendaraan (KM, Service, BBM, Sewa Kendaraan)
- Stock Barang
Laporan tersebut harus diupdate untuk laporan stock dilakukan Perhari/Cabang,
Lampirkan ke Finance untuk Back up data
Mekanisme Laporan Kas Cabang
Cabang Kecil :
- Kas dilaporkan Seminggu sekali di hari Sabtu
- Penerimaan kas di transfer oleh pusat Setiap hari senin
Cabang Besar :
- Kas dilaporkan Seminggu sekali di hari Senin
- Penerimaan kas di transfer oleh pusat Setiap hari senin
Diluar waktu yang sudah ditentukan atau terlambat mengirim laporan maka admin
bertanggung jawab atas keterlambatan penerimaan kas.
Laporan Stock Barang
- Admin harus melaporkan data real sesuai stock barang
- Tidak boleh merubah Saldo awal stock di laporan, Karna akan membuat selisih

stock
- Jika adanya kesalahan dalam laporan stock admin wajib bertanggung jawab
Laporan Barang Keluar
- Admin harus membuat laporan barang keluar dengan mencocokan dengan

laporan penjualan
- Laporan barang keluar dan laporan penjualan akan dicocokan dengan Stock

Opname
- Antra stock opname dan laporan tersebut harus sesuai jika ada selisih admin

wajib bertanggung jawab
Loading Barang Masuk (Dari Pabrik)
Mekanisme Loading barang

- Sewa kuli harian agar tidak mengganggu operasional kantor cabang
Mekanisme Pengisian BBM untuk mobil

- Pengisian BBM Wajib dilakukan jika isi bbm sudah mencapai minimal 50%
- Pengisian BBM harus Full tenk atau 100%
- Besarannya tidak ditentukan (Harus sampai full) Nilainya pasti Ganjil

Perawatan Kendaraan Service
- Aturan untuk penggantian oli per 5000Km
- Untuk Service Besar per 10000Km
- Untuk Service Urgent Seperti Ban / Rem dan sebagainya bersifat pengajuan
- Ajukan Ke bagian GA Pusat

8

Kendaraan Sewaan
Ketentuan Kendaraan Sewa ( Paket Termasuk Driver )

- Jika driver tidak masuk kerja maka harga sewa perbulan di hitung proposional
- Harga sewa dibagi 30 hari
Mekanisme Pengisian BBM Motor Sales
- Peraturan yang sudah ditetapkan per 1 Juni Sales tidak boleh lagi klaim BBM

dengan memakai uang Kas cabang
- Tunjangan sales motoris sebesar Rp 390.000 di transfer bersamaan dengan gaji

setiap akhir bulan
- Tunjangan tersebut sudah meliputi biaya BBM, Ganti oli, Tambal ban dan service
Tahap-Tahap pengajuan Kasbon Karyawan
- Pengajuan kasbon diterima setiap hari Kamis dan Jumat diminggu ke 2 dan 3
- Hrd mengajukan Ke finance setiap hari sabtu
- Pencairan kasbon setiap hari Senin
Tahap-Tahap Pengajuan Pembelian Inventaris
- Pengajuan pembelian diterima GA Setap Hari
- GA mengajukan Ke finance setiap hari sabtu
- Pembelian dilakukan setiap hari Senin
Tahap-Tahap Pengajuan Perpanjangan STNK dan KIR
- Ajukan Perpanjangan STNK dan KIR ke Finance 2 minggu sekali
- Minggu Pertama untuk Pembayaran STNK dan KIR yang habis masa waktunya

tanggal 16-30
- Minggu Ketiga untuk Pembayaran STNK dan KIR yang habis masa waktunya

tanggal 1-15 Bulan Berikutnya
- Buat Notifikasi pembayaran Agar tidak terlewat masa pengajuan pembayaran
- Pengajuan dilakukan setiap hari Sabtu
Jasa Perpanjangan STNK dan KIR
- Cari Jasa untuk perpanjangan STNK dan KIR
- Cari Perbandingan harga ke Biro Jasa Lain
- Ajukan Penawaran harga dan bangun kerjasama dengan Biro Jasa
- Pengajuan Ke finance setiap hari Sabtu
Tahap-Tahap Pengajuan Perpanjangan Sewa Gudang
Perpanjangan Gudang Lama
- Komunikasi dengan PIC jika masa sewa sudah minimal 2 Bulan sisa waktu

kontrak
- Jika Kontrak diperpanjang yang harus disiapkan adalah perjanjian sewa kontrak

gudang
- HRD Kordinasi dengan pemilik gudang untuk kesepakatan sewa gudang
- Ajukan Pembayaran DP ke Finance untuk mengikat Kontrak
- Pemilik Melakukan Tanda tangan Kontrak
- Sisa Pelunasan Kontrak gudang dibayar oleh finance setelah Penandatanganan

Kontrak

9

Pembukaan Gudang Baru

- PIC komunikasikan dengan pihak GA pusat mengenai sewa gudang
- Jika harga sewa sudah disepakati maka GA akan mengajukan pembayaran DP Ke

finance untuk mengikat Kontrak
- HRD menyiapkan Draft surat perjanjian Kontrak sewa gudang
- Jika sudah disepakati perjanjian tersebut pemilik menandatangani surat

perjanjian kontrak
- Sisa Pelunasan Kontrak gudang dibayar oleh finance setelah Penandatanganan

Kontrak

Tugas admin Terhadap Sales

1. Pantau group sales
2. Wajib terima laporan per 15 Menit dari sales, Jika tidak ada laporan dalam 15

Menit admin wajib menegur sales

Tahap-Tahap untuk pemuatan barang di mobil

- Admin ikut memantau pemuatan barang
- Croschek ulang, Hitung untuk memastikan Jumlah dan Barang apa saja yang

dibawa
- Buat Laporan dan chroschek ulang di data penjualan
- Check nota/Faktur jika adanya penjualan (Perhari) untuk memastikan tidak

adanya barang yang dijual tanpa nota

Tata Letak barang digudang
- Barang Harus disusun dengan Rapi sesuai Item dan ukuran barang untuk
memudahkan pencarian barang
- Cek barang keluar, Apakah sudah sesuai dengan Item dan ukuran agar tidak
adanya kesalahan dalam pengiriman
- Croscheck Ulang dengan admin dan Sales/Driver
- Input data barang dengan Benar

Mekanisme Pengiriman Nota

- Cabang Kecil : Nota dikirim setiap hari Jumat
- Cabang Besar : Nota dikirim setiap hari Senin
- Jika nota yang dikirimkan tidak lengkap konfirmasi ke pusat, Jika kesalahan terus

dilakukan tidak mengirim nota lengkap admin bertanggung jawab dan
dikenakan denda

Pengiriman Barang dari pabrik

Cabang Besar

- Pengirman barang dari Pabrik menggunakan ekspedisi menggunakan Container
- Tagihan Ekspedisi dibayar oleh Astaganaga
Cabang Kecil

- Pengirman barang menggunakan ekspedisi menggunakan Truck
- Ekspedisi dibayar oleh PT Yong You dan akan ditagihkan ke Astaganaga
- Berlaku Mulai 1 September 2021
-

10

Kehilangan Dokumen dalam pengiriman
Tahap-Tahap Pengiriman

- Admin atur pengiriman dokumen
- Rekap Resi Pengiriman
- Pantau pengiriman dokumen
- Follow up Penerima , Jika Dokumen belum diterima tetapi status pengiriman

telah selesai admin wajib bertanggung jawab untuk menelpon pihak ekspedisi
mencari tahu status barang
- Jika ada kehilangan dalam pengiriman admin harus meminta pertanggung
jawaban ekspedisi
Prosedure Kunjungan Toko
- Sales wajib menshare foto toko menggunakan aplikasi Fhoto Place
- Sales wajib menshare Lokasi
- Waktu sales untuk satu kali kunjungan toko paling lama 15 Menit, Atau jika toko
tersebut tidak ada pemilik maka waktu yang dibutuhkan lebih sedikit
- Laporkan per 15 Menit sekali mengenai update kondisi
- Laporkan estimasi jarak, waktu untuk mengunjungi toko selanjutnya

11