i
ii KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga buku “Petunjuk Penggunaan Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar” dapat diselesaikan. Buku ini memuat pengenalan dan petunjuk teknis tentang penggunaan Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar, dalam menginput data surat, pencarian data surat, perubahan data surat dan perekapan data surat. Buku ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada operator pengelola surat masuk dan surat keluar yang hendak memasukan data surat masuk dan keluar serta pencarian data surat masuk dan keluar dengan efektif dan efisien. Melalui buku ini, diharapkan hal-hal yang terkait dengan materi seputar implementasi Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dapat dipahami dengan mudah. Penyusunan buku ini untuk memberikan kemudahan dalam memberikan informasi kepada operator pengelola surat tentang Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dalam bentuk panduan. Penulis menyadari bahwa buku “Petunjuk Penggunaan Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar” ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat penulis harapkan agar buku “Petunjuk Penggunaan Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar” ini menjadi lebih baik lagi. Semoga dapat memberi manfaat bagi semua pihak. Ungaran, September 2021 Penulis, Endah Tri Utami, A.Md.Kom
iii DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL.................................................................................................. i KATA PENGANTAR .................................................................................................. ii DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. INFORMASI UMUM............................................................................. 1 BAB II PENJELASAN ............................................................................................ 2 A. LOGIN APLIKASI ................................................................................ 4 B. INPUT DATA SURAT MASUK .......................................................... 5 C. INPUT DATA SURAT KELUAR ......................................................... 6 D. INPUT DATA DISPOSISI .................................................................... 7 E. PENCARIAN DATA ............................................................................. 8 F. LOG OUT APLIKASI ............................................................................ 11 BAB III PENUTUP ................................................................................................... 12
1 BAB I PENDAHULUAN A. INFORMASI UMUM Pada umumnya pencatatan agenda surat masuk dan keluar dicatat pada buku agenda. Dengan adanya perkembangan zaman, upaya dalam memanfaatkan teknologi informasi menjadi hal yang sangat penting. Agenda surat yang akan kita gunakan dalam bentuk sistem dengan pembuatan aplikasi. Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar ini sebagai pengembangan pencatatan agenda surat yang telah ada secara manual dan diubah secara digital. Tujuan pembuatan aplikasi ini untuk mempermudah pencarian data yang telah diinputkan. Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar ini disiapkan untuk penginputan data surat dan pencarian data surat yang sehingga dapat mempermudah pekerjaan dalam pengelolaan surat dan tercapainya sistem manajemen persuratan yang efektif dan efisien. Berikut adalah tampilan Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar : 1. Menu Utama 2. Login
2 3. Form Surat Masuk 4. Form Surat Keluar 5. Form Disposisi 6. Form Pencarian Data
3 7. Lembar Disposisi 8. Laporan Surat
4 BAB II PENJELASAN A. LOGIN APLIKASI 1. Sebelum Login aplikasi pastikan terhubung dengan server, dengan cara klik tanda singnal pada taskbar bagian bawah, lalu koneksikan dengan server kompi17. 2. Buka aplikasi “Agenda Surat” dengan klik 2 kali pada icon Aplikasi Pencatatan Agenda. 3. Klik “Log In”. Form login ini digunakan untuk memastikan apakah aplikasi sudah terkoneksi dengan database apa tidak. Jika berhasil terkoneksi dengan database akan tampil menu utama aplikasi tetapi kalo tidak akan terdapat informasi “Koneksi Gagal”.
5 4. Tampilan menu utama “Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar” a. Pilih menu “Pengguna” lalu klik dan akan muncul form login b. Pada tampilan menu “Login”, masukan username dan password lalu klik login .
6 B. INPUT DATA SURAT MASUK 1. Klik menu “Input Data” lalu klik “Surat Masuk” 2. Akan muncul Form Surat Masuk Masukan informasi pada setiap kolom data surat setelah itu klik tombol “Simpan”. - Klik tombol “Baru” untuk menambahkan data surat masuk baru - Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data surat yang telah diinput sesuai sumber data - Klik tombol “Keluar” untuk kembali ke menu utama
7 C. INPUT DATA SURAT KELUAR 1. Klik menu “Input Data” lalu klik “Surat Keluar” 2. Akan muncul Form Surat Keluar Masukan informasi pada setiap kolom data surat setelah itu klik tombol “Simpan”. - Tombol “Baru” untuk menambahkan data surat keluar baru - Tombol “Simpan” untuk menyimpan data surat yang telah diinputkan. - Tombol “Keluar” untuk kembali ke menu utama
8 D. INPUT DATA DISPOSISI 1. Klik menu “Input Data” lalu klik “Disposisi” 2. Akan muncul Form Disposisi a) Arahkan kursor pada textbox yang diberi tanda warna merah untuk memilih data yang akan dipanggil b) Setelah data muncul pada datagrid, klik dua kali data yang dipilih c) Data yang dipanggil akan muncul pada kolom data, inputkan data dari lembar diposisi ke kolom data yang belum terisi. d) Inputkan data pada kolom textbox Diteruskan, Keterangan dan Tanggal Dispo yang telah di disposisi Kepala Dinas. - Tombol “Cetak Dispo” untuk mencetak lembar disposisi yang akan dilampirkan pada surat masuk untuk dinaikan ke Kepala Dinas. - Tombol “Baru” digunakan untuk menampilkan data surat masuk pada datagrid. - Tombol “Simpan” untuk menyimpan data surat yang telah diinputkan. - Tombol “Keluar” digunakan untuk kembali ke menu utama. a ) ) ) ) b c d
9 E. PENCARIAN DATA 1. Tampilan Menu Pencairan Data 2. Pada combobox “Data Surat” pilih data yang akan dicari/ditampilkan/cetak data 3. Pada label “Periode” pilih periode tanggal yang akan dicari/cetak data
10 3. Pada textbox “Cari” untuk mencari data sesuai kata kunci yang diketik. 4. Untuk mengedit atau menghapus data jika ada kesalahan, dengan cara pilih data lalu klik data pada tabel yang akan diedit klik kanan pada mouse - Setelah klik edit data maka akan muncul form yang diinginkan untuk mengedit data(surat masuk, surat keluar atau surat disposisi). Kemudian edit data yang salah atau yang diinginkan, setelah selesai edit data lalu klik tombol simpan
11 F. LOG OUT APLIKASI - “Log Out” digunakan untuk keluar menuju tampilan menu utama sebelum login ke aplikasi dengan menu input data dan pencarian Data akan terkunci. - Menu “Keluar” untuk keluar dari aplikasi
12 BAB III PENUTUP Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar ini disusun untuk memberikan deskripsi terkait informasi umum aplikasi, pengenalan form surat masuk, form surat keluar dan form disposisi. Sehingga merumuskan petunjuk tata cara input data surat masuk dan keluar, update data surat, dan pencarian data surat, semua telah dijelaskan tata urutannya. Semoga buku panduan ini dapat membantu petugas persuratan baik yang masih baru dan sudah berpengalaman. Dengan menggunakaan agenda surat pada Aplikasi Pencatatan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar ini, mari kita sukseskan sistem persuratan yang tertata rapi dengan didukung pengaturan yang telah dirumuskan, sehingga dapat mempermudah pekerjaan dan untuk mensukseskan sistem manajemen agenda surat yang efektif dan efisien.
13