Buku Panduan Pengisian Google Calendar

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................2
BAGIAN I: PERSIAPAN ........................................................................................................................3

A. MENGAKSES GOOGLE CALENDAR ..................................................................................3
MELALUI LAMAN WEB................................................................................................................3
MELALUI PONSEL........................................................................................................................3

BAGIAN II: MENGISI KALENDER ...................................................................................................... 4
A. MEMBUAT EVENT ................................................................................................................. 4
A. JUDUL................................................................................................................................. 4
B. WAKTU & DURASI EVENT ................................................................................................5
C. GOOGLE MEET .................................................................................................................5
D. LOKASI DAN LINK ZOOM................................................................................................5
E. NOTIFIKASI.........................................................................................................................6
F. KATEGORI CALENDAR ....................................................................................................6
G. MELAMPIRKAN DOKUMEN PENDUKUNG....................................................................7
H. DESKRIPSI EVENT ..............................................................................................................8
I. GUESTS ...............................................................................................................................9
J. GUEST PERMISSION .........................................................................................................9
K. SAVE ..................................................................................................................................10

BAGIAN III: MERESPON UNDANGAN EVENT ................................................................................11
BAGIAN IV: TAMPILAN GOOGLE CALENDAR............................................................................. 12

A. TAMPILAN KALENDER YANG TELAH DIISI...................................................................... 12
TAMPILAN LAMAN WEB .......................................................................................................... 12
TAMPILAN PONSEL................................................................................................................... 13

B. TAMPILAN EVENT YANG SELESAI DILAPORKAN..........................................................14
TAMPILAN LAMAN WEB ..........................................................................................................14
TAMPILAN PONSEL................................................................................................................... 15

2

Bagian I: Persiapan
A. Mengakses Google Calendar

Melalui Laman Web
▪ Kunjungi http://calendar.google.com
▪ Login dengan menggunakan akun @pu.go.id, atau Gmail.
▪ Jika belum memilikinya, lakukan aktivasi akun @pu.go.id di http://103.211.50.36/ atau

klik Create an account untuk membuat akun Gmail.
▪ Setelahnya, anda akan masuk ke Google Calendar

Gambar 1 Laman Login (kiri), Tampilan Google Calendar yang belum terisi event

Melalui Ponsel

• Unduh aplikasi Google Calendar melalui Playstore terlebih dahulu.
• Pastikan anda telah login menggunakan akun @pu.go.id atau @gmail.com yang

digunakan untuk bekerja telah terlogin dan sinkron dengan ponsel anda.
• Buka Aplikasi Google Calendar. Tap tanda ≡ di pojok kanan atas. Beri tanda ceklis

pada Kalender yang ingin ditampilkan.
Untuk memastikan bahwa kalender up-to-date, tap tanda ≡ di pojok kanan atas, scroll
ke bagian terbawah, tap pilihan Settings. Pilih kalender yang ingin disinkronkan, gulirkan
ke kanan pada pilihan Sync.

Gambar 2 Set up Google Calendar di Ponsel

3

Bagian II: Mengisi Kalender

A. Membuat Event

▪ Klik tombol Create, lalu akan muncul jendela kecil untuk membuat event secara
cepat, lalu klik More Options

Gambar 3 Tampilan Event Baru

A. JUDUL

Diisi dengan judul kegiatan yang ingin dikerjakan dan yang akan berlangsung,
dengan format penulisan sebagai berikut:

Jika event berupa acara Rapat = Pengirim Undangan<:><spasi>Kegiatan
Contoh:
Subdit 3: Rapat Pembahasan RapermenPUPR Kepesertaan
Bappenas: FGD Rumah Susun sebagai Solusi Hunian Perkotaan

Jika event berupa agenda kerja non rapat = Output kerja<:><spasi>Kegiatan
Contoh:
Bahan Tayang Dirjen: Indoproperty Talks
ND Wamen: Bencana Gempat Sentani Papua

4

B. WAKTU & DURASI EVENT
Diisi dengan durasi lamanya waktu kegiatan yang berlangsung.
Apabila agenda berlangsung lebih dari 1 hari kotak dropdown Does not repeat lalu
pilih Custom.
Akan muncul jendela Custom recurrence, lalu pilih Repeat every 1 day, pada
bagian Ends beri titik pada On, dan pilih tanggal berakhirnya acara.
Jika sudah selesai, klik Done.

Gambar 4 Tampilan Pengaturan Waktu untuk Event lebih dari 1 hari

C. GOOGLE MEET
Klik Add Google Meet Videoconferencing apabila Rapat memanfaatkan
teleconference via Google Meet.
Jika tidak, fitur ini dapat dilewatkan.

D. LOKASI DAN LINK ZOOM
Pada baris Add Location dapat diisikan dua jenis konten yakni:
▪ Lokasi Event apabila kegiatan diadakan secara luring (offline)
▪ Link Teleconference apabila kegiatan diadakan secara daring (online).
Nantinya secara otomatis link akan ditampilkan sebagai hyperlink dan dapat
diclick (clickable hyperlink).

5

Gambar 5 Tampilan Event dengan Lokasi Offline dan Online

E. NOTIFIKASI
Digunakan untuk mengatur waktu notifikasi atau pengingat kegiatan/agenda kerja
sesuai kebutuhan.
Notifikasi Dapat berupa:
▪ Email ke masing-masing peserta
▪ Notifikasi pop-up pada browser web atau handphone.
Isi dengan pilihan Notification 5-10 minutes, sesuai preferensi.

Gambar 6 Tampilan Pengaturan Notifikasi

F. KATEGORI CALENDAR
Digunakan untuk memilih tempat menyimpan jadwal kegiatan/agenda.
Setiap penanggung jawab memilih Kalender yang sesuai dengan unit koordinasi
masing-masing. Pilihan yang tersedia adalah
▪ Penanggungjawab Subdit 1 memilih kalender “Subdit 1 Direktorat PPP”
▪ Penanggungjawab Subdit 2 memilih kalender “Johan”
▪ Penanggungjawab Subdit 3 memilih kalender “Kemudahan dan Bantuan”
▪ Penanggungjawab agenda Direktur memilih kalender “Almah Dani”
▪ Penanggungjawab agenda Subbag Tu memilih kalender “Direktorat PPP”
Klik lingkaran penanda warna untuk menentukan status event.

6

Aturan penggunaan warna sesuai status kegiatan:
: Untuk acara undangan dari pihak eksternal DJPI
: Untuk acara undangan yang diadakan oleh internal DJPI
: Untuk acara/kegiatan mendadak, urgent, atau mendesak
: Untuk acara yang telah selesai dihadiri dan laporan telah selesai.

⚫: Untuk agenda kegiatan kerja bersifat non-rapat.

Gambar 7 Tampilan Pilihan Kategori Kalendar dan Pewarnaan

G. MELAMPIRKAN DOKUMEN PENDUKUNG
Sebelum melampirkan dokumen pendukung, terlebih dahulu buat folder kegiatan
pada Shared Drive dan menunggah dokumen pendukung pada folder tersebut.
▪ Pada Tab Baru, kunjungi http://drive.google.com
▪ Pada sisi kiri pilih Shared Drive, lalu pilih folder Bulan, Minggu, dan Hari sesuai
Event.
▪ Create new folder didalam subfolder Hari, dengan nama kegiatan.
▪ Unggah file-file pendukung ke lokasi Folder Kegiatan.
▪ Kembali ke Google Calender.

Gambar 8 Tampilan Shared
Folder Basis Data Arsip
Digital
Folder Mingguan

7

Gambar 9 Tampilan Shared
Folder Basis Data Arsip
Digital
Folder Harian

Gambar 10Tampilan
Shared Folder Basis Data

Arsip Digital
Folder Per Kegiatan

Gambar 11 Tampilan
Shared Folder Basis Data

Arsip Digital
Unggah Dokumen
pendukung pada folder

Setelah kembali ke Tab Google Calendar, lanjutkan pembuatan event.

Klik untuk melampirkan dokumen pendukung.

Pilih tab My Drive atau Shared Drive, lokasi folder dokumen pendukung.
Cari Folder Kegiatan atau dokumen pendukung yang ingin dilampirkan dalam
Event.
Klik Select.

Gambar 12 Tampilan File yang dilampirkan dalam Event

H. DESKRIPSI EVENT
Diisi sesuai deskripsi kegiatan/agenda kerja yang akan berlangsung, yaitu:
• Dispo dari Pimpinan
8

• Link, Meeting ID, dan Passcode Zoom Meeting
• Informasi lainnya jika dibutuhkan

Gambar 13 Contoh Isian Deskripsi Event

I. GUESTS
Digunakan untuk mengirim undangan kepada pegawai untuk menghadiri
acara/mengerjakan agenda kerja.
Untuk mempermudah penggunaan, telah dibuat alamat email milis yang berisi
kompilasi email pegawai di tiap subdirektorat. Berikut adalah alamat email milis
yang diisikan pada baris Add Guests:
• [email protected] untuk mengundang pegawai Subdit 1
• [email protected] untuk mengundang pegawai Subdit 2
• [email protected] untuk mengundang pegawai Subdit 3

Gambar 14 Tampilan Guest dengan memanfaatkan Alamat Milis

J. GUEST PERMISSION
Digunakan untuk menetukan kendali para peserta yang diundang terhadap event
yang telah dibuat dalam Google Calendar.
Beri tanda centang pada
• Modify event jika peserta diberikan akses untuk merubah event, seperti waktu,
lokasi, notifikasi, dll
• Invite others jika peserta diberikan akses untuk mengundang orang lain untuk
melihat dan menghadiri event

9

• See guest list jika peserta diberikan akses untuk melihat detail nama peserta
yang diundang.

K. SAVE
Klik Save untuk menyimpan event.
Akan muncul jendela yang berisi opsi untuk mengirimkan event ke Email masing-
masing peserta. Pilih Don’t Send.
Akan muncul jendela untuk mengkonfirmasi peserta dengan email @gmail (selain
@pu.go.id). Pilih Invite all guests.

Gambar 15 Tampilan jendela pop-up yang muncul setelah memilih Save

10

BAGIAN III: MERESPON UNDANGAN EVENT
Pada kalender peserta akan muncul event dengan lingkaran kosong.
Buka event pada kalender anda, lalu pada bagian bawah event, terdapat konfirmasi Going?

Gambar 16 Konfirmasi Kehadiran Yes, No, Maybe

• Pilih Yes jika menghadiri, lingkaran berubah menjadi penuh.
• Pilih No, jika tidak menghadiri, lingkaran kosong dengan judul event dicoret.
• Pilih Maybe, jika masih tentatif, lingkaran diarsir.
Setelah melakukan konfirmasi kehadiran, maka tampilan event lingkaran kosong akan
berubah sesuai dengan pilihan kehadiran.

Gambar 17 Perubahan Tampilan Event setelah melakukan konfirmasi

11

BAGIAN IV: TAMPILAN GOOGLE CALENDAR
A. TAMPILAN KALENDER YANG TELAH DIISI
TAMPILAN LAMAN WEB

Gambar 18 Tampilan Kalender Subdit 3 Bulan September 2021 via Web

12

TAMPILAN PONSEL

Gambar 19 Tampilan Kalender Subdit 3 Bulan September 2021 via Ponsel

13

B. TAMPILAN EVENT YANG SELESAI DILAPORKAN
TAMPILAN LAMAN WEB

Gambar 20 Tampilan Event yang telah selesai dilengkapi dokumen pendukung via Web

14

TAMPILAN PONSEL

Gambar 21 Tampilan Event yang telah selesai dilengkapi dokumen pendukung via Ponsel

15

16