E Majalah LA

LAPORAN PELAKSANAAN
AKTUALISASI

OPTIMALISASI
PENGELOLAAN SURAT
MASUK DAN KELUAR
MELALUI SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI SURAT (SIAS)

Penyusun: Maulida Rusdiana, S.IAN.
Coach: Dr. Sukesi, Apt., MARS.
Mentor: Didik Setiawan, SH.

KATA
PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala berkat rahmat dan
hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan
Pelaksanaan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Pengelolaan Surat Masuk
dan Keluar Melalui Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS)” ini dengan baik.
Penyusunan laporan ini sebagai syarat kelulusan pada Pelatihan Dasar CPNS
Tahun 2021 untuk menuju ke tahap selanjutnya yaitu pengangkatan sebaga
PNS Pemerintah Kota Blitar.

Penulis menyadari bahwa laporan ini dapat terselesaikan karena

dukungan dan bantuan dari banyak pihak. Oleh karena itu, penulis

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT
2. Suami, Anak, Orang Tua, dan Mertua.
3. Bapak Didik Setiawan, SH selaku mentor dan Lurah Kelurahan Sentul.
4. Ibu Dr. Sukesi, Apt., MARS selaku coach.
5. BPSDM Jawa Timur
6. BKD Kota Blitar.
7. Teman sejawat di Kelurahan Sentul.
8. Teman-teman CPNS se Kecamatan Kepanjenkidul Kota Blitar.
9. Semua pihak yang mendukung dalam pelaksanaan aktualisasi.

Penulis menyadari bahwa laporan pelaksanaan aktualisasi ini masih jauh
dari kata sempurna, oleh karena itu penulis menerima saran dan masukan
yang membangun dari semua pihak demi menyempurnakan laporan ini.
Akhir kata, tidak ada kata-kata selain terima kasih dan semoga Allah SWT
membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu.

Penulis berharap hasil dari pelaksanaan aktualisasi ini dapat bermanfaat
bagi semua pihak serta dapat memberikan sumbangsih yang dapat
membawa perubahan pada unit kerja penulis yaitu Kelurahan Sentul
Kecamatan Kepanjenkidul Kota Blitar.

Blitar, 20 Juni 2021
Penulis

DAFTAR
ISI

Latar Belakang 1

Tujuan dan Manfaat 2

Gambaran Unit Kerja 3

Rancangan Aktualisasi 4

Rangkaian Kegiatan Aktualisasi 5

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi 6

Pelaksanaan Aktualisasi 8

Perbandingan Kondisi Sebelum dan Sesudah Aktualisasi 19

Kesimpulan dan Saran 20

Daftar Pustaka 21

LATAR
BELAKANG

Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan salah satu bagian dari Aparatur

Sipil Negara (ASN) yang memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan

tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Dalam

melaksanakan tugas dan fungsinya, PNS dalam suatu instansi selalu

berhubungan dengan instansi yang lain. Hubungan ini salah satunya terjadi

melalui kegiatan surat menyurat.

Surat-surat yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu instansi perlu

dilakukan pengelolaan administrasinya. Kondisi yang terjadi di unit kerja

peserta saat ini, proses administasi terhadap surat masuk dan keluar masih

dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat di buku agenda.

Selanjutnya penyimpanan surat-surat tersebut juga masih dilakukan di

outner map. Akan tetapi, masih sering ditemukan surat-surat tersebut hanya

ditumpuk di meja. Jika hal ini terjadi secara terus-menerus, surat-surat

tersebut rawan hilang dan terselip sehingga akan membuat kesulitan jika

diperlukan sewaktu-sewaktu. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu metode

pengelolaan surat masuk dan keluar yang dapat mengamankan dokumen

surat-surat tersebut.

Di era digital saat ini, pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat
memanfaatkan teknologi yang telah berkembang dengan pesat. Model pencatatan
secara digital dimaksudkan untuk lebih mempermudah pengelolaan karena aplikasi
dapat didesain dan di atur sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan uraian di atas,
penulis tetarik untuk mengangkat permasalahan pengelolaan surat masuk dan surat
keluar secara digital dengan judul Rancangan Aktualisasi “Optimalisasi Pengelolaan
Surat Masuk dan Keluar Melalui Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS)”.

1

TUJUAN DAN
MANFAAT

1. Pengoptimalan pengelolaan surat masuk

TUJUAN dan keluar.
MANFAAT
2. Terciptanya Standar Operasional Prosedur

(SOP) mengenai administrasi surat masuk

dan surat keluar.

3. Perbaikan sistem adminisrasi surat masuk

dan surat keluar dari sistem manual

menjadi sistem digital.

4. Adanya back up arsip surat secara digital

untuk mengantisipasi hilangnya surat fisik.

5. Kemudahan proses pencarian surat jika

diperlukan sewaktu-waktu di masa

mendatang.

1. Pengelolaan surat masuk dan keluar lebih

optimal.

2. Standar Operasional Prosedur (SOP)

mengenai administrasi surat masuk dan

surat keluar jelas.

3. Sistem administrasi surat masuk dan surat

keluar secara sistem digital lebih praktis.

4. Adanya backup arsip surat secara digital

untuk mengantisipasi hilangnya surat fisik.

5. Proses pencarian surat jika diperlukan

sewaktu-waktu di masa mendatang

menjadi lebih mudah dengan adanya fitur-

fitur pada sistem aplikasi.

2

GAMBARAN
UNIT KERJA

Kelurahan Sentul merupakan satu dari tujuh kelurahan yang ada di
wilayah Kecamatan Kepanjenkidul Kota Blitar. Beralamat di Jl. Ir. Soekarno No.
203, Kelurahan Sentul memiliki luas 269 km2 dan memiliki batas-batas
wilayah sebagai berikut:

Sebelah Utara : Ds. Jiwut Kec. Nglegok Kab. Blitar

Sebelah Selatan : Kelurahan Kepanjenlor

Sebelah Barat : Kelurahan Ngadirejo, Kelurahan Tanggung

Sebelah Timur : Kelurahan Bendogerit, Kelurahan Gedog, dan Ds. Pojok Kec.

Garum Kab. Blitar

Berdasarkan data kependudukan tahun 2020, Kelurahan Sentul terdiri
dari 9 RW dan 31 RT dengan jumlah penduduk 8.368 jiwa dengan 2.713 Kepala
Keluarga (KK). Jarak Kelurahan Sentul dengan Pusat Pemerintahan adalah
sebagai berikut:

Jarak dari Pusat Pemerintahan Kecamatan : 0,25 km
Jarak dari Pusat Pemerintahan Kota : 1,00 km
Jarak dari Kota/Ibukota Kabupaten : 2,00 km
Jarak dari Ibukota Provinsi : 160,00 km

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, Kelurahan Sentul
dilengkapi dengan 12 staf yang terdiri dari 8 orang PNS, 1 orang CPNS, dan 3
non PNS.

3

RANCANGAN
AKTUALISASI

Berdasarkan pengalaman melaksanakan tugas sebagai Staff di
Kelurahan Sentul selama kurang lebih lima bulan, penulis menemukan lima
isu yang terjadi di unit kerja. Kelima isu tersebut antara lain:

1. Adanya data ganda penerima bantuan sosial;
2. Tidak tersedianya rak formulir untuk kepengurusan administrasi

masyarakat;
3. Pengarsipan surat masuk dan keluar yang tidak tertib dan rapi;
4. Kurangnya pegetahuan masyarakat tekait persyaratan pegurusan Kartu

Keluarga Baru, dan
5. Masih terdaftarnya penerima bantuan sosial yang sudah meninggal.

Kelima isu tersebut kemudian di seleksi menggunakan Metode AKPL
(Aktual, Kekhalayakan, Problematik, dan Kelayakan) dengan hasil sebagai
berikut:

DATA ISU DENGAN SELEKSI METODE AKPL

4

RANCANGAN
AKTUALISASI

Sebanyak tiga isu yang mendapat nilai tertinggi di atas kemudian
diselesi menggunakan Metode USG (Urgency, Seriousness, dan Growt)
dengan hasil sebaga berikut:

DATA ISU DENGAN SELEKSI METODE USG

Berdasarkan pendekatan Metode USG tersebut di atas, maka diperoleh
satu isu yang akan dicarikan solusi dalam rancangan aktualisasi yaitu isu
mengenai “Pengarsipan surat masuk dan keluar yang kurang tertib dan rapi”.
Isu tersebut sangat mendesak untuk dicarikan pemecahannya, karena jika
tidak maka akan berdampak pada hal-hal sebagai berikut:

a. Dokumen mudah hilang

Banyaknya dokumen berupa kertas yang harus didokumentasi dan

diarsipkan oleh instansi dapat memungkinkan salah satu dokumen terselip,

hilang, ataupun rusak.

b. Meningkatkan stress pegawai

Banyaknya dokumen instansi, bila tidak dikelola dengan baik bisa

mengakibatkan pegawai semakin stress ketika harus mencari dokumen yang

dibutuhkan.

c. Mengurangi produktivitas

Ketika dokumen tidak dikelola dengan baik, maka akan berdampak pada

aktivitas instansi.. Aktivitas instansi yang seharusnya bisa berjalan dengan

baik dan lancar, menjadi terhambat karena ada dokumen yang hilang

ataupun rusak.

Merujuk pada permasalahan yang telah di uraikan di atas, maka penulis
mengangkat aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Pengelolaan Surat Masuk
dan Keluar Melalui Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS)” sebagai
gagasan pemecahan masalah.

5

RANGKAIAN
KEGIATAN AKTUALISASI

Adapun rangkaian kegiatan yang akan dilakukan untuk melaksanakan
gagasan tersebut antara lain:

12 3

Melakukan konsultasi Melakukan diskusi dengan Melakukan konsultasi dengan
dengan mentor selaku teman sejawat terkait dengan coach terkait rancangan yang
atasan langsung terkait
permasalahan dan gagasan isu yang diangkat dan dibuat untuk meyelesaikan
gagasan untuk menyelesaikan permasalahan yang
yang diusulkan. ditemukan
permasalahan

65 4

Melakukan uji coba dan Menyusun konsep dan Menyusun Standar
evaluasi penerapan membuat aplikasi Sistem Operasional Prosedur (SOP)
aplikasi Informasi Administrasi Surat mengenai administrasi surat

(SIAS). masuk dan surat keluar.

7 8 9

Melakukan perbaikan Melakukan sosialisasi SOP Mengimplementasikan
aplikasi dan penggunaan aplikasi administrasi surat masuk

kepada teman sejawat dan surat keluar dengan
aplikasi

10

Menyusun laporan
aktualisasi

6

JADWAL PELAKSANAAN
KEGIATAN AKTUALISASI

7

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 1

Melakukan konsultasi dan diskusi dengan mentor selaku atasan langsung
terkait permasalahan dan gagasan yang diusulkan.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyamakan persepsi antara mentor
dengan penulis terkait dengan permasalahan yang diangkat dan gagasan
yang diusulkan dalam aktualisasi. Saran dan masukan yang diberikan mentor
sangat berpengaruh terhadap jalannya kegiatan ini.

TAHAPAN KEGIATAN

1 23 4

Menghubungi mentor Memaparkan Memaparkan masalah Meminta saran,
untuk menentukan rancangan aktualisasi dan gagasan masukan, dan koreksi
jadwal konsultasi mengenai rancangan
yang sudah di buat pemecahan isu
aktualisasi.

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 4. Komitmen Mutu

Pemaparan rancangan aktualisasi Menyampaikan rancangan aktualisasi

secara jelas dan jujur sehingga dapat secara efektif dan efisien sehingga

dipertanggungjawabkan dengan baik. mentor dapat memahami apa yang

disampaikan dengan baik.

2. Nasionalis

Menghargai pendapat orang lain 5. Anti Korupsi

serta menerima kritik dan saran dari Bersikap kritis terhadap semua isu

mentor dengan berlapang dada. dan permasalahan yang terjadi di unit

kerja serta berani mengemukakan

3. Etika Publik pendapat dan gagasan untuk
Berbicara secara sopan dan hormat
serta menanggapi kritik dan saran mengatasi permasalahan tersebut.

dengan baik sehingga diskusi 6. Whole of Government

berlangsung secara aktif dan Melakukan koordinasi dengan mentor

komunikatif. terkait segala permasalahan dan

hambatan yang terjadi sehingga

dapat segera dicarikan solusi.

TINDAK LANJUT
Mencatat saran dan masukan sesuai hasil konsultasi untuk selanjutnya
dilaksanakan dalam aktualisasi

8

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 2

Melakukan diskusi dengan teman sejawat terkait dengan isu yang diangkat
dan gagasan untuk menyelesaikan permasalahan.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk berbagi pengalaman, bertukar pikiran/ide,
serta mendapatkan saran dan masukan dari teman sejawat terkait dengan
permasalahan yang diangkat dan gagasan yang diusulkan.

TAHAPAN KEGIATAN

1 2 3

Menyampaikan masalah Menyampaikan Meminta saran dan
dan gagasan pemecahan rancangan aktualisasi masukan mengenai
rancangan aktualisasi
isu yang sudah di buat

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 4. Komitmen Mutu

Pemaparan rancangan aktualisasi Menyampaikan rancangan aktualisasi

secara jelas dan jujur sehingga dapat secara efektif dan efisien sehingga

dipertanggungjawabkan dengan baik. mentor dapat memahami apa yang

disampaikan dengan baik.

2. Nasionalis

Menghargai pendapat orang lain 5. Anti Korupsi

serta menerima kritik dan saran dari Bersikap kritis terhadap semua isu

teman sejawat dengan berlapang dan permasalahan yang terjadi di unit

dada. kerja serta berani mengemukakan

pendapat dan gagasan untuk

3. Etika Publik mengatasi permasalahan tersebut.
Berbicara secara sopan dan hormat

kepada teman sejawat dan 6. Whole of Government

menaggapi kritik dan saran dengan Melakukan koordinasi dengan teman

baik sehingga diskusi berlangsung sejawat terkait segala permasalahan

secara aktif dan komunikatif. dan hambatan yang terjadi selama

pelaksanaan rancangan aktualisasi

sehingga dapat segera dicarikan

solusi.

TINDAK LANJUT
Mencatat saran dan masukan sesuai dengan hasil diskusi dengan teman
sejawat dilaksanakan dalam aktualisasi.

9

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 3

Melakukan konsultasi dan DESKRIPSI KEGIATAN

diskusi dengan coach Kegiatan ini dimaksudkan

terkait rancangan yang untuk meminta saran,

dibuat untuk meyelesaikan masukan, dan koreksi dari

permasalahan yang coach terkait dengan

ditemukan. permasalahan yang

diangkat dan gagasan yang

diusulkan.

TAHAPAN KEGIATAN

1 23 4

Menghubungi coach Memaparkan masalah Memaparkan Meminta saran,
untuk menentukan dan gagasan rancangan aktualisasi masukan, dan koreksi
jadwal konsultasi mengenai rancangan
pemecahan isu yang sudah di buat
aktualisasi

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN 5. Anti Korupsi
1. Akuntabilitas

Pemaparan rancangan aktualisasi Bersikap kritis terhadap semua isu

secara jelas dan jujur sehingga dapat dan permasalahan yang terjadi di unit

dipertanggungjawabkan dengan baik. kerja serta berani mengemukakan

pendapat dan gagasan untuk

2. Nasionalis

mengatasi permasalahan tersebut.

Menghargai pendapat orang lain

serta menerima kritik dan saran dari 6. Whole of Government

coach dengan terbuka. Melakukan koordinasi dengan coach

terkait segala permasalahan dan

3. Etika Publik

hambatan yang terjadi selama

Berbicara secara sopan dan hormat

pelaksanaan rancangan aktualisasi

dan menaggapi kritik saran dengan

sehingga dapat segera dicarikan

baik sehingga diskusi berlangsung

solusi.

secara aktif dan komunikatif.

4. Komitmen Mutu
Menyampaikan rancangan aktualisasi
secara efektif dan efisien sehingga
mentor dapat memahami apa yang
disampaikan dengan baik.

TINDAK LANJUT
Mencatat saran, masukan, dan koreksi sesuai dengan hasil konsultasi dengan
coach dilaksanakan dalam aktualisasi

10

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 4

Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai administrasi surat
masuk dan surat keluar.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk memperjelas tahapan-tahapan pengelolaan
surat masuk dan keluar, tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pegawai
terkait.

TAHAPAN KEGIATAN 2 3
1
Menyusun SOP mengenai Pengesahan SOP oleh
Diskusi dengan teman administrasi surat masuk Lurah
sejawat
dan keluar

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN 4. Komitmen Mutu
1. Akuntabilitas

Pemaparan rancangan aktualisasi Membuat SOP sesingkat mungkin

secara jelas dan jujur sehingga agar tenaga, waktu, dan biaya yang

rancangan aktualisasi dapat digunakan bisa lebih efektif. Walaupun

dipertanggungjawabkan dengan baik. singkat, SOP harus mudah dipahami

oleh seluruh pegawai yang terkait.

2. Nasionalis

Menghargai pendapat orang lain 5. Whole of Government

serta menerima saran dan masukan Melakukan koordinasi dengan teman

dari teman sejawat dengan sejawat agar dapat menyamakan

pemikiran terbuka. persepsi terkait hal-hal penting yang

perlu dimasukkan dalam penyusunan

3. Etika Publik SOP.

Menyusun SOP secara jelas dan

cermat sehingga tidak menimbulkan

permasalahan ketika SOP tersebut

dilaksanakan.

TINDAK LANJUT
Melakukan pencetakan SOP untuk diarsipkan.

11

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 5

Menyusun konsep dan membuat aplikasi Sistem Informasi Administrasi Surat
(SIAS).

DESKRIPSI KEGIATAN
Penyusunan konsep aplikasi dimaksudkan agar setiap detail kebutuhan
pengguna dapat terpetakan dengan baik sehingga dalam proses pembuatan
aplikasi dapat dilakukan dengan mudah.

TAHAPAN KEGIATAN 2 3
1
Koordinasi dan diskusi Membuat aplikasi
Menyusun konsep aplikasi dengan rekan sejawat

yang memahami IT

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN 3. Komitmen Mutu
1. Akuntabilitas

Menyusun konsep dan membuat Menyusun konsep dan membuat

aplikasi yang sistematis sehingga aplikasi agar pekerjaan administrasi

target atau tujuan yang hendak surat masuk dan keluar dapat berjalan

dicapai dalam aktualisasi ini dapat dengan efisien. Isi aplikasi dibuat

terealisasi. sesederhana mungkin agar

penggunaannya lebih efektif.

2. Etika Publik

Menyusun konsep dan membuat 4. Whole of Government

aplikasi dengan cermat sehingga Melakukan koordinasi dan komunikasi

terjadi sinkronisasi antara tahapan dengan teman sejawat terkait

yang satu dengan tahapan yang lain pembuatan aplikasi.

dan aplikasi dapat dijalankan dengan

lancar.

TINDAK LANJUT
Melakukan uji coba penggunaan aplikasi

12

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 6

Melakukan uji coba dan evaluasi penerapan aplikasi.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat digunakan
atau tidak, kendala atau kekurangan yang terjadi selama penggunaan aplikasi,
dan apakah aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum.

TAHAPAN KEGIATAN 2

1 Melakukan evaluasi
aplikasi
Melakukan uji coba
penerapan aplikasi

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 3. Anti Korupsi

Melakukan uji coba dan evaluasi Bersikap kritis terhadap setiap

penerapan aplikasi secara cermat permasalahan dan kendala yang

dan teliti untuk mengetahui terjadi selama uji coba penerapan

kekurangan dan kelemahaan aplikasi aplikasi ini.

saat digunakan.

2. Komitmen Mutu

Melakukan uji coba dan evaluasi

penerapan aplikasi yang berorientasi

pada hasil yang ingin dicapai dalam

penggunaan aplikasi. Dengan

demikian segala kekurangan sekecil

apapun akan diperbaiki agar aplikasi

dapat digunakan secara maksimal

TINDAK LANJUT
Melakukan evaluasi hasil uji coba untuk selanjutnya dilakukan perbaikan/revisi

13

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 7

Melakukan perbaikan aplikasi.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menindak lanjuti hasil dari uji coba dan
evaluas aplikasi pada kegiatan sebelumnya. Dengan melakukan perbakan
aplikasi, maka aplikas dapat disempurnakan sesua dengan kebutuhan.

TAHAPAN KEGIATAN

12

Koordinasi dan diskusi Melakukan perbaikan
dengan rekan sejawat aplikasi

yang memahami IT

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 4. Komitmen Mutu

Melakukan perbaikan aplikasi dengan Melakukan perbaikan aplikasi agar

baik dan sesuai kebutuhan sehingga aplikasi dapat digunakan secara

dapat dipertanggungjawabkan efektif dan efisien.

hasilnya.

5. Anti Korupsi

2. Nasionalis Bersikap kritis dalam melakukan

Menghargai pendapat orang lain perbaikan aplikasi sesuai dengan hasil

serta menerima kritik dan saran dari dari uji coba dan evaluasi penerapan

teman sejawat dengan pemikiran aplikasi.

terbuka.

6. Whole of Government

3. Etika Publik Melakukan koordinasi dengan teman

Berbicara secara sopan dan hormat sejawat terkait perbaikan aplikasi agar

kepada teman sejawat dan perbaikan dapat dilakukan dengan

menaggapi kritik dan saran dengan baik

baik sehingga diskusi berlangsung

secara aktif dan komunikatif.

TINDAK LANJUT
Sosialisasi SOP dan penggunaan aplikasi kepada teman sejawat

14

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 8

Melakukan sosialisasi SOP dan penggunaan aplikasi kepada teman sejawat.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan agar teman sejawat memahami SOP yang baru
dan memahami bagaimana penggunaan Sistem Informasi Administrasi Surat
(SIAS) dalam mengadministrasikan surat masuk dan keluar.

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 4. Komitmen Mutu

Memberikan sosialisasi secara jelas Menyampaikan sosialisasi secara

agar teman sejawat memahami SOP efektif dan efisien sehingga teman

yang baru dan memahami sejawat dapat memahami apa yang

bagaimana penggunaan Sistem disampaikan dengan baik.

Informasi Administrasi Surat (SIAS)

dalam mengadministrasikan surat 5. Anti Korupsi

masuk dan keluar. Menyampaikan penjelasan secara

berani dan sederhana. Penyampaian

2. Nasionalis yang sederhana diharapkan dapat

Menghargai pendapat orang lain mempermudah pemahaman

dengan pemikiran terbuka. Pendapat

dari teman sejawat ini merupakan 6. Whole of Government

feedback atau tanggapan atau Menyampaikan sosialisasi dengan

respon atas apa yang telah komunikatif. Hal ini dapat dicapai

disampaikan. dengan cara menerima dan

menanggapi dengan baik atas setiap

3. Etika Publik respon atau tanggapan dari teman

Berbicara secara sopan dan hormat sejawat dengan pemikitran terbuka.

kepada teman sejawat dan

menaggapi kritik dan saran dengan

baik sehingga diskusi berlangsung

secara aktif dan komunikatif.

TINDAK LANJUT
Implementasi administrasi surat masuk dan keluar menggunakan aplikasi
SIAS

15

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 9

Mengimplementasikan administrasi surat
masuk dan surat keluar dengan aplikasi SIAS.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengadministrasikan surat masuk dan keluar
menggunakan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS).

TAHAPAN KEGIATAN 2 3

1 Scan dokumen surat dan Memberi lampiran lembar
upload di aplikasi disposisi
Menginput data surat
meliputi nomor surat,
tanggal surat, pengirim,
dan perihal di aplikasi

6 5 4

Menyerahkan surat yang Menginput disposisi surat Mengirim scan dokumen surat
telah di disposisi kepada di aplikasi kepada Lurah apabila surat sangat
pihak yang bersangkutan penting dan mendesak sedangkan

Lurah tida ada di tempat

AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 3. Etika Publik

Melaksanakan pengadministrasian Melaksanakan pengadministrasian

surat masuk dan keluar secara surat masuk dan keluar secara cermat

bertanggung jawab dan konsisten. agar data yang tersimpan akurat.

Hal ini dimaksudkan agar setiap surat 4. Anti Korupsi
masuk dan keluar dapat terarsipkan
dengan baik. Melaksanakan pengadministrasian

surat masuk dan keluar secara disiplin.

2. Nasionalis Hal ini dimaksudkan agar setiap surat

Melaksanakan pengadministrasian masuk dan keluar dapat terarsipkan

surat masuk dan keluar secara tepat dengan baik dan tidak ada surat yang

waktu agar tidak ada surat yang terlewatkan untuk diagendakan.

terlewatkan untuk diagendakan.

TINDAK LANJUT
Menyiapkan data hasil pelaksanaan sebagai bahan menyusun laporan

16

ALUR INPUT SURAT MASUK
ALUR INPUT SURAT KELUAR

17

PELAKSANAAN
AKTUALISASI

Kegiatan 10

Menyusun laporan aktualisasi.

DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyusun

laporan akhir sebagai hasil dari pelaksanaan
aktualisasi.

TAHAPAN KEGIATAN

12

Mengumpulkan data dan Menyusun laporan
bukti pendukung aktualisasi secara
sistematis
AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN

1. Akuntabilitas 4. Komitmen Mutu

Menyusun laporan secara jelas Mempersiapkan semua data dan bukti

sesuai dengan tujuan yang telah pendukung sehingga saat kegiatan

dibuat dan jujur sesuai dengan hasil pembuatan laporan kegiatan

implementasi di lapangan sehingga aktualisasi semua berjalan cepat,

laporan hasil aktualisasi dapat tepat waktu, efektif, dan efisien.

dipertanggungjawabkan dengan baik 5. Anti Korupsi
dan transparan.

Menyusun laporan secara mandiri,

2. Nasionalis disiplin, dan kerja keras sehingga

Menyusun laporan aktualisasi secara hasilnya dapat

tepat waktu, dan sesuai dengan dipertanggungjawabkan dengan baik.

arahan dan masukan dari mentor 6. Whole of Government
dan coach. Melakukan komunikasi dan koordinasi

3. Etika Publik penulis dengan setiap pihak yang

Menyusun laporan aktualisasi secara terkait dalam rancangan aktualisasi

cermat dan menggunakan tata ini.

bahasa yang baik, sopan, dan sesuai

dengan EYD.

TINDAK LANJUT
Mencetak laporan aktualisasi

18

PERBANDINGAN
KONDISI SEBELUM DAN
SESUDAH KEGIATAN
AKTUALISASI

19

KESIMPULAN
DAN SARAN

KESIMPULAN

Pelaksanaan aktualisasi ini merupakan rangkaian kegiatan yang

dimaksudkan untuk menindaklanjuti isu atau permasalahan yang terjadi di

unit kerja peserta latsar. Sesuai dengan permasalahan yang telah diuraikan

pada Bab I, maka telah diperoleh hasil yaitu sebagai berikut:

1. Sebelum pelaksanaan aktualisasi, SOP mengenai pengelolaan

administrasi surat masuk dan keluar belum mencangkup penyimpanan

secara digital. Sedangkan setelah pelaksanaan aktualisasi, SOP telah

tersusun secara lengkap mencangkup penyimpanan surat secara digital.

2. Sebelum pelaksanaan aktualisasi, pengelolaan administrasi surat masuk

dan keluar dilakukan secara manual yaitu diagendakan di buku agenda

dan berkas disimpan di map atau di meja sehingga rawan hilang atau

terselip. Sedangkan setelah pelaksanaan aktualisasi, pengelolaan

administrasi surat masuk dan keluar dilakukan secara digital

menggunakan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS)

sehingga lebih praktis dan data surat menjadi lebih aman. Penggunaan

aplikasi ini dapat mengatasi hilang atau terselipnya berkas asli surat

karena scan surat-surat tersebut disimpan pada aplikasi.

SARAN

Dari hasil kesimpulan di atas, maka saran yang dapat diajukan penulis

adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pengelolaan administrasi surat masuk dan keluar

menggunakan aplikasi Sistem Informasi Adminitrasi Surat (SIAS) secara

konsisten dan berkelanjutan.

2. Senantiasa dilakukan evaluasi dan perbaikan aplikasi sesuai dengan

perkembangan kebutuhan di masa mendatang.

20

DAFTAR
PUSTAKA

Kecamatan Kepanjekidul Dalam Angka 2020.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS :
Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Profesi Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Akuntabilitas.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Nasionalisme. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Etika
Publik. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Komitmen Mutu. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Anti
Korupsi. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Pelayanan Publik. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Manajemen Aparatur Sipil Negara. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
Utomo, Tri Widodo W, dkk. 2016. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS“Habituasi” .
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara.

21