PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN KEPROTOKOLERAN MENERIMA KUNJUNGAN DALAM DAERAH MAUPUN LUAR DAERAH DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA TENGAH
1 1. Latar Belakang Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Keprotokolan memiliki kedudukan yang penting keberadaannya, hal ini tercantum dalam Undang-Undang Nomor 9 tahun 2010 tentag keprotokolan mengenai acara kenegaraan dan acara resmi, tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Pelayanan protokol selalu berkaitan langsung dengan pimpinan, karena tugas protokol pada pokoknya adalah memberikan pelayanan kepada pimpinan agar memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Petugas protokol mempunyai peranan yang dominan, karena kegiatan protokol pada hakekatnya memberikan warna serta citra terhadap keberhasilan penyelenggaraan suatu acara atau upacara kenegaraan atau resmi, dan akan berdampak PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN KEPROTOKOLERAN MENERIMA KUNJUNGAN DALAM DAERAH MAUPUN LUAR DAERAH DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA TENGAH
2 pada citra bangsa, negara, pemerintah pusat maupun pemerintah daerah. Kegiatan protokol juga menyangkut perihal harga diri seseorang karena kedudukan atau jabatannya dalam negara, pemerintah, masyarakat. Oleh karena itu protokol di Sekretariat DPRD selalu dituntut untuk bekerja secara handal dan profesional. Protokol sangat diperlukan dalam segala kegiatan resmi, terutama yang dihadiri oleh Pimpinan atau Anggota DPRD Provinsi Jawa Tengah.
3 2. Dasar Hukum 1. Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pasal 5 ayat (2),Pasal 20 dan pasal 21 ; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan ; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 144, Penjelasan dalam Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6243) ; 4. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. 5. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 29 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
4 A. Data Kegiatan 1 Teknis Kegiatan : PENERIMAAN KUNJUNGAN KERJA DARI DALAM DAERAH DAN LUAR DAERAH 2 Jenis Kegiatan : Rutin 3 Penanggung Jawab a. Produk : Sekretaris DPRD b. Kegiatan : Kepala Bagian Humas 4 Lingkup : Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah B. Identifikasi Kegiatan Kegiatan : Penerimaan Kunjungan Kerja dari Dalam daerah dan Luar Daerah Proses/ Langkah : - Menerima surat permohonan kunjungan - Menginformasikan surat tersebut ke staf pimpinan DPRD - Disposisi Pimpinan DPRD kepada Komisi atau Alat Kelengkapan Dewan untuk menerima Konsultasi/Koordinasi dari Dalam Daerah/Luar Daerah - Kepala Humas memerintahkan kepada Kepala Sub Bagian Protokol untuk mempersiapkan Administrasi serta koordinasi dengan Kepala Sub Bagian Rumah Tangga terkait jamuan
5 makan atau snack dan Kepala Sub Bagian Perlengkapan terkait tempat pelaksanaan kegiatan. - Kepala Bagian Humas melaporkan kepada Sekretaris DPRD, Pimpinan DPRD dan Pimpinan Komisi atau Alat Kelengkapan Dewan bahwa rapat penerimaan kunjungan kerja siap dilaksanakan. C. Identifikasi Langkah Langkah Awal : - Kepala Bagian Umum dan Kepala Bagian Humas menerima disposisi Sekretaris DPRD tentang penerimaan kunjungan kerja - Kepala Bagian Humas memerintahkan Kepala Sub Bagian Protokol untuk melakukan persiapan dan koordinasi dengan bagian persidangan serta instansi terkait jika diperlukan untuk penerimaan kunjungan kerja dari luar daerah - Kepala Sub Bagian Protokol berkoordinasi dengan Kepala Bagian Rumah Tangga terkait jamuan makan,minum dan snack - Kepala Sub Bagian Protokol berkoordinasi dengan Kepala Bagian Perlengkapan terkait tempat pelaksanaan kegiatan.
6 - Kepala Sub bagian protokol menyiapkan petugas protokol serta petugas dokumentasi terkait pelaksanaan kegiatan tersebut Langkah Utama - Petugas protokol yang bertugas melakukan pengecekan kesiapan tempat serta jamuan 15 menit sebelum kegiatan dimulai - Petugas protokol melaporkan kepada Kepala Sub Bagian Protokol bahwa tempat dan jamuan sudah siap. - Petugas protokol mengarahkan tamu kunjungan kerja ke tempat pelaksanaan kegiatan serta mempersilahkan untuk duduk ditempat yang telah disediakan. - Petugas Protokol memfasilitasi administrasi kunjungan kerja yang dilakukan oleh tamu. Langkah Akhir - Apabila rapat Kunjungan Kerja telah selesai,dilanjutkan dengan foto bersama beserta penyerahan cinderamata/plakat. - Petugas protokol mengarahkan tamu kunjungan kerja meninggalkan ruang rapat.
7 LAYOUT TEMPAT DUDUK RUANG BANGGAR
8 LAYOUT RUANG RAPAT PIMPINAN KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL Donny Agus Kurnianto, S.E,.M.M NIP.19810809 201101 1 004