E-Book Petunjuk teknis

E-BOOK PETUNJUK TEKNIS
PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN RS
KHUSUS MATAPROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH SUNGGUH ROLINA BUTAR – BUTAR, A.Md

TERIMA KASIH TELAH MEMILIH RUMAH
SAKIT KAMIUNTUK KESEHATAN MATA ANDA

Daftar isi

A. Pengenalan aplikasi Vclaim........................................................................................................................ 2
B. Fitur pada aplikasi Vclaim...................................................................................................... 3

1. SEP..................................................................................................................................3
2. RUJUKAN......................................................................................................................4
3. SURAT KONTROL.......................................................................................................5
C. Catatan ................................................................................................................................ 11

1|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

A. PENGENALAN APLIKASI VCLAIM
Rumah sakit khusus mata provinsi sumatera utara menerima pelayanan pasien umum dan BPJS,
pasien datang berobat ke rumah sakit pertama sekali akan melakukan pendaftaran di petugas yang
melayani di unit pendaftaran. Rumah sakit saat ini sudah menggunakan aplikasi pendaftaran khusus
pasien BPJS yaitu aplikasi Vclaim.
Berikut petunjuk dalam penggunaan aplikasi Vclaim dalam pelayanan pendaftran pasien khususnya
pasien BPJS :

1. Masuk ke aplikasi Vclaim dari Firefox atau bisa juga dari google chrome

2. Masuk menggunakan user name dan password yang telah terdaftar pada aplikasi tersebut,
kemudian memasukkan kode captca yang muncul pada layar lalu klik sign in.

3. Setelah login kita akan masuk pada tampilan awal aplikasi Vclaim

2|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

B. FITUR APLIKASI VCLAIM

Pada aplikasi ini ada beberapa fitur yang kita gunakan dalam pelayanan pendaftaran pasien BPJS.

1. SEP ( Surat Elegibilitas Pasien )
SEP ini dapat kita cetak dengan memilih fitur SEP kemudian menu pembuatan SEP, kita dapat
memasukkan nomor surat kartu BPJS ,Askes yang dimiliki pasien pada kolom kartu untuk dapat
melihat rujukannya masih aktif atau tidak, setelah itu kita dapat mencetak SEP dengan memasukkan
nomor surat kontrol yang sebelumnya telah dibuat.

3|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

Validasi pembuatan SEP Kontrol
Nomor Surat Kontrol
o Tanggal surat kontrol H+1 dari tgl sep terbit
o Validasi tanggal maksimal pembuatan surat kontrol adalah 90 hari dari tanggal
rujukan awal
o Surat kontrol berlaku 1x

2. Rujukan
Rujukan dapat kita buat apabila pasien dirujuk ke rumah sakit lain oleh dokter yang melayani pada
hari tersebut untuk dapat dilakukan pemeriksaan lebih lanjut lagi terhadap kondisi pasien.
Form rujukan pasien dilakukan dengan memilih fitur rujukan kemudian kemenu form rujukan
khusus. Akan muncul tampilan pengisian no. SEP, maka untuk membuat rujukan kita harus
memasukkan nomor SEP pasien dengan hari yang ssama pada fitur No. SEP.

Kemudian kita akan diarahkan ketampilan pengisian rumah sakit yang dituju dengan lebih dahulu
kita mengisi diagnosa rujukan dokter kemudian rumah sakit yang dirujuk dengan memilih menu
ppk rujukan kemudian dokter yang dituju setelah itu klik simpan.

4|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

3. Surat Kontrol
Surat Kontrol dibuat berdasarkan nomor SEP dari kunjungan pertama dan hanya bisa
kepoli yang sama dengan kunjungan pertama.
Berikut langkah-langkah pembuatan surat kontrol:
- Pilih menu Kunjungan Kontrol, kemudian pilih tab Nomor SEP dan isikan
dengan SEPkunjungan pertama. Klik Cari.

- Pilih tanggal rencana kontrol dan pelayanan rawat jalan. Kemudian pilih
Dokter tujuandengan klik tombol

Catatan : Jadwal praktik Dokter sesuai dengan jadwal.
- Klik nama poli, akan muncul nama dokter kemudian pilih salah satu dokter

5|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

1. Apabila kuota dokter yang dipilih sudah hampir habis/penuh, maka akan
munculnotifikasi seperti berikut :

Jika ingin mengubah jadwal ke tanggal lain, klik YA, jika tidak klik TIDAK.
- Setelah memilih dokter akan muncul notifikasi seperti berikut :

Klik YA untuk menyimpan maka nomor surat kontrol akan terbentuk

6|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

Langkah-langkah mengedit surat kontrol yaitu sebagai berikut :
- Pilih menu List Rencana Kunjungan Kontrol/Inap kemudian pilih jenis filter

dan rentang tanggal. Rentang tanggal hanya bisa dipilih paling lama selama satu
bulan. Klik Cari.

- Klik No Surat Kontrol yang dimaksud, kemudian akan muncul tampilan seperti
berikut

- Untuk melakukan perubahan isi surat, klik Edit. Setelah melakukan pemilihan
tangga; dan dokter tujuan seperti saat pembuatan surat kontrol, klik Simpan.
Jika berhasil akanmuncul notifikasi seperti berikut :

Langkah-langkah menghapus surat kontrol yaitu sebagai berikut :
- Pilih menu List Rencana Kunjungan Kontrol/Inap kemudian pilih jenis filter

dan rentang tanggal. Rentang tanggal hanya bisa dipilih paling lama selama satu
bulan. Klik Cari.

7|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

- Untuk menghapus, klik Hapus. Kemudian klik OK.

Catatan : Jika nomor surat kontrol sudah dibuatkan SEP, maka saat hapus akan
munculnotifikasi sebagai berikut :

Langkah-langkah mencetak surat kontrol yaitu sebagai berikut :
- Pilih menu List Rencana Kunjungan Kontrol/Inap kemudian pilih jenis filter

dan rentang tanggal. Rentang tanggal hanya bisa dipilih paling lama selama satu
bulan. Klik Cari.

- Klik No Surat Kontrol yang dimaksud, kemudian akan muncul tampilan seperti berikut

8|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

- Klik Cetak, maka akan muncul cetakan Surat Kontrol

Procedure
Jika tujuan kunjungan adalah procedure maka akan muncul pilihan jenis
procedure,seperti berikut :

Jika procedure berkelanjutan, klik Ya dan pilih nama procedurenya. SEP
yang terbitadalah SEP dengan nomor baru.

Jika procedure tidak berkelanjutan, klik Tidak dan pilih nama
procedurenya. SEP yang terbit adalah SEP dengan nomor yang sama
dengan SEP sebelumnya.

Konsul dokter
Jika tujuan kunjungan adalah konsultasi dokter maka akan muncul pilihan berikut :

9|P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

Pilih salah satu alasan tersebut, SEP akan terbit nomor baru jika alasan
yang dipilihalasan 1 dan 2, sedangkan SEP akan terbit dengan nomor
yang sama dengan SEP sebelumnya jika alasan yang dipilih alasan 3 dan
4.

10 | P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md

C. Catatan :

Terdapat penambahan menu Kunjungan Kontrol dan penyempurnaan alur rujukan internal
pada aplikasi VClaim. Berikut ini beberapa hal yang perlu dipahami :

1. Apabila pasien diminta untuk kontrol maka petugas wajib membuatkan surat kontrol.
2. Kontrol hanya bisa ke poli yang sama dengan kunjungan pertama. Jika poli

tujuannya berbeda maka termasuk rujukan internal dan tidak perlu dibuatkan surat
kontrol tetapi menggunakan nomer rujukan internal yang akan ter-generate otomatis.
3. Apabila rencana kontrol telah dibuat sebelum aplikasi Vclaim diimplementasikan,
maka petugas tetap wajib membuatkan surat kontrol terlebih dahulu saat pasien
datang kontrol.
4. Pembuatan surat kontrol memungkinkan dengan tanggal mulai dari H+1 kunjungan
sebelumnya hingga masa berlaku rujukan habis.
5. Apabila user lupa membuat surat kontrol setelah kunjungan rawat jalan, maka user
bisa membuat surat kontrol di hari kontrol. Pembuatan surat kontrol tidak bisa
backdate.
6. Apabila surat kontrol sudah dibuat, kemudian pada hari kontrol, Dokter berhalangan
hadir maka user harus membuat surat kontrol baru dengan menghapus surat kontrol
yang lama terlebih dahulu.
7. Surat kontrol dapat diedit, baik Dokter maupun tanggal kontrolnya, selama belum
melewati tanggal rencana kontrol dan/atau peserta belum mendapatkan pelayanan.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT

11 | P a g e

Sungguh Rolina Butar – Butar,A.Md