E-Book Pedoman Pengelolaan Data

pp

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................... i
DAFTAR TABEL....................................................................................................................... i
BAB I ........................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN....................................................................................................................... 1

1.1. LATAR BELAKANG ............................................................................................ 1
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN.................................................................................... 4
1.3. RUANG LINGKUP ............................................................................................... 5
BAB II.......................................................................................................................................... 6
PENGELOLAAN DATA .......................................................................................................... 6
2.1. PENGELOLAAN DATA ............................................................................................. 7

2.1.1. Peremajaan Data .............................................................................................. 7
2.1.2. Perbaikan Data Elektronik......................................................................... 12
2.1.3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Data.................................................. 13
2.1.4. Penyajian Data dan Informasi .................................................................. 14
2.2. SATU DATA ASN ..................................................................................................... 16
BAB III ...................................................................................................................................... 25
PENUTUP................................................................................................................................. 25
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 27

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Kewenangan Peremajaan Data........................................................ 8
Tabel 2. 2 Tabel Data Statistik ...................................................................... 14

i

BAB I
PENDAHULUAN

1

1.1. LATAR BELAKANG

Badan Kepegawaian Negara (BKN) berdiri pada tanggal 30
Mei 1948. Berawal dari Kantor Urusan Pegawai Negeri (KUP),
dipimpin oleh seorang kepala yaitu Raden Pandji Soeroso
berkedudukan di Yogyakarta yang dibentuk berdasarkan
Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 1948 pada tanggal 30 Mei
1948 sehingga tanggal tersebut ditetapkan sebagai tanggal
lahirnya BKN. Berdasarkan sejarah, urusan kepegawaian diatur
oleh 2 kantor urusan kepegawaian, yaitu KUP yang dipimpin oleh
rakyat Indonesia dan berkedudukan di Yogyakarta, sedangkan
Djawatan Umum Urusan Pegawai (DUUP) dipimpin oleh Belanda.
Namun, setelah bubarnya RIS dan pembentukan NKRI tanggal 15
Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk memusatkan
urusan pegawai sehingga KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta
digabungkan menjadi satu berdasarkan Peraturan Pemerintah No.
32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950.

Berdasarkan PerBKN No. 29 tahun 2020 BKN mempunyai
tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara
sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Sedangkan fungsi
BKN adalah :

1

a. Penyusunan dan penetapan kebijakan teknis di bidang
manajemen kepegawaian;

b. Penyelenggaraan pengadaan, mutasi, pemberhentian dan
pensiun, serta status dan kedudukan hukum PNS;

c. Penyelenggaraan administrasi pensiun, Pejabat Negara
dan mantan Pejabat Negara;

d. Penyelenggaraan sistem informasi manajemen
kepegawaian;

e. Penyelenggaraan pengawasan dan pengendalian
pelaksanaan manajemen kepegawaian;

f. Penyelenggaraan pemetaan potensi dan penilaian
kompetensi PNS;

g. Penyelenggaraan dan mengembangkan sistem rekrutmen
PNS;

h. Penelitian dan pengembangan di bidang manajemen
kepegawaian;

i. Pelaksanaan bantuan hukum;
j. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan di bidang

manajemen kepegawaian;
k. Pembinaan dan penyelenggaraan dukungan administrasi

kepada seluruh unit organisasi di lingkungan BKN; dan
l. Pengawasan atas pelaksanaan tugasnya.

2

Sedangkan untuk susunan organisasinya, BKN dipimpin
oleh seorang kepala, memiliki wakil kepala dan ada sekretariat
utama. Terdiri atas Inspektorat, 4 kedeputian dan 7 pusat-pusat.

Sesuai dengan fungsi BKN untuk menyelenggarakan sistem
informasi manajemen kepegawaian, salah satu deputi yang ada di
BKN adalah Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian yang
terdiri dari 4 direktorat yaitu :

a. Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi;
b. Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sistem

Informasi Aparatur Sipil Negara;
c. Direktorat pengelolaan Data dan Penyajian Informasi

Kepegawaian; dan
d. Direktorat Arsip Kepegawaian.

Secara khusus, dijelaskan bahwa Direktorat Pengelolaan
Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian menyelenggarakan
fungsi :

a. Penyiapan perumusan dan analisis pengolahan data;
b. perekaman dan penyelesaian permasalahan data

kepegawaian;
c. pengolah data dan informasi kepegawaian;

3

d. pelayanan pertukaran data dan informasi kepegawaian;
e. koordinasi teknis rekonsiliasi data kepegawaian;
f. penyajian informasi data kepegawaian;
g. analisis, perancangan, dan pengelola basis data tabel

referensi; dan
h. pelaksanaan pelayanan administrasi Direktorat.

Dari uraian fungsi-fungsi tersebut, dapat diketahui bahwa
salah satu tugas dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Data dan
Penyajian Informasi Kepegawaian adalah mengolah data dan
informasi Kepegawaian. Berdasarkan peraturan Kepala Badan
Kepegawaian Negara No. 14 Tahun 2011 Tentang pedoman
Pengembangan Database Pegawai Negeri Sipil, Pengelolaan Data
terdiri atas Peremajaan Data, Perbaikan Data Elektronik,
Penyimpanan dan Pemeliharaan Data, serta penyajian data dan
Informasi.

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN
Tersusunnya pedoman Pengelolaan data ASN di Direktorat

PDPIK sebagai dasar acuan pengelolaan data yang terkait dengan
kegiatan pengelolaan data kepegawaian ASN di BKN.

4

1.3. RUANG LINGKUP
Pedoman Pengelolaan Data ASN ini juga menyediakan

panduan bagi pengelolaan data yang terdiri dari :
1. Peremajaan Data;
2. Perbaikan Data Elektronik;
3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Data;
4. Penyajian Data dan Informasi Kepegawaian;
Yang dapat dipergunakan sebagai acuan pengelolaan data

yang merupakan kewenangan dari Direktorat PDPIK

5

BAB II
PENGELOLAAN DATA

6

2.1. PENGELOLAAN DATA
Pengelolaan, berasal dari kata dasar kelola yang memiliki arti

mengendalikan, menyelenggarakan, mengurus. Sedangkan, Data
sendiri memiliki arti keterangan atau bahan nyata yang dapat
dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan) sehingga dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan data merupakan kegiatan
pengurusan bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian.

Berdasarkan Peraturan Kepala BKN No. 14 tahun 2011 tentang
Pedoman Pengembangan Database Pegawai Negeri Sipil,
Pengelolaan Data terdiri atas Peremajaan Data, Perbaikan Data
Elektronik, Penyimpanan dan Pemeliharaan Data serta Penyajian
Data dan Informasi.
2.1.1. Peremajaan Data

Peremajaan Data adalah, pemutakhiran data ASN terkini
melalui media Elektronik yang dilakukan oleh pengelola
kepegawaian. Peremajaan data kepegawaian harus dilakukan
setiap terjadi mutasi kepegawaian atau terjadi perubahan data
yang berhubungan dengan kepegawaian yang terintegrasi
dengan database nasional ASN.

7

Peremajaan Data ASN dapat dilakukan oleh pejabat
pembina Kepegawaian (PPK) dari Instansi pusat ataupun
daerah yang kewenangannya dapat dilihat tabel di bawah ini :

Tabel 2. 1 Kewenangan Peremajaan Data

No Peremajaan BKN Pusat Kantor Biro Bagian
Data/Kewenangan Regional BKN Kepegawaian Kepegawaian/BKD
Instansi Pusat
Provinsi/
Kabupaten/ Kota

1 penetapan NIP Calon ASN; √ √

2 perubahan tanggal, bulan, √
dan tahun lahir;

3 perubahan unit organisasi; √ √√

4 perubahan nama; √ √
√ √
5 kenaikan pangkat/golongan √ √
ruang; √ √

6 TMT pangkat/golongan
ruang;

7 peningkatan pendidikan;

8 riwayat hukuman disiplin; √ √ √ √
√
9 cuti diluar tanggungan
negara;

8

10 pengaktifan kembali √
sebagai ASN; √
√
11 pernberhentian/pensiun; √ √
√ √
12 perpindahan antar instansi;
√
13 ASN yang diperbantukan/
dipekerjakan;

pengangkatan

14 dalamjabatan struktural,
jabatan fungsional dan

fungsional umum

15 SK pengangkatan sebagai √ √
CASN; √ √
√ √
16 SK pengangkatan sebagai √ √
ASN; √ √
√ √
17 SK kenaikan √ √
pangkat/golongan ruang; √ √

18 pemberhentian ASN atas
permintaan sendiri;

19 perpindahan PNS di
lingkungan instansi;

20 pengangkatan dalam
jabatan;

21 riwayat diklat PNS;

22 riwayat keluarga

9

Peremajaan Data bagi ASN yang mengalami
perpindahan antar kabupaten/kota dalam satu provinsi
dilakukan oleh gubernur/unit pengelola kepegawaian tingkat
provinsi, sedangkan untuk peremajaan data terkait
pangkat/gol. Ruang dilakukan pada saat proses pemberian
pertimbangan kenaikan pangkat ASN baik yang dilakukan
oleh BKN pusat maupun Kantor Regional BKN.

Bagi CASN, proses input data dan daftar riwayat hidup
yang digunakan sebagai data awal dan kemudian disimpan
sebagai database ASN dilakukan saat pemberian
pertimbangan penetapan NIP oleh BKN pusat maupun Kantor
regional BKN. Sedangkan peremajaan data untuk
pemberhentian karena telah mencapai batas usia pensiun
dilakukan secara online oleh BKN pusat maupun Kantor
regional BKN pada saat proses penetapan/pertimbangan
Surat Keputusan Pensiun.

Untuk mengetahui jumlah prestasi peremajaan data di
unit pengolahan, hasil peremajaan data dituangkan dalam
bentuk laporan dan dibuat oleh operator. Data manual dalam
bentuk dokumen tata naskah akan diatur dalam Peraturan
Kepala BKN tersendiri yang terintegrasi dengan sistem
aplikasi manajemen pengelolaan dokumen ASN.

10

11

2.1.2. Perbaikan Data Elektronik
Perbaikan Data Elektronik adalah perubahan data PNS

yang sesuai dengan dokumen dan peraturan kepegawaian yang
berlaku. Untuk melakukan perbaikan data, ASN mengusulkan
perbaikan melalui instansi dan telah disetujui oleh PPK. Sesuai
dengan peraturan perundangan, BKN dan Kantor Regional
BKN mempunyai kewenangan untuk memperbaiki seluruh
data ASN apabila terjadi perbedaan antara database elektronik
dan data tata naskah yang ada.

Perbaikan Data dilakukan melalui proses verifikasi
data, khusus untuk permasalahan data yang tidak/belum
tersimpan kedalam database baru, dapat dilakukan input data
ulang sesuai dengan ketentuan yang berlaku yaitu diusulkan
oleh instansi, dan disesuaikan dengan dokumen tata naskah.

Jenis data elektronik yang diperbaiki meliputi :
a. nama calon ASN/ASN
b. NIP
c. Tempat lahir
d. Tanggal lahir (kewenangan BKN Pusat)
e. Jenis kelamin
f. TMT CASN/ASN

Untuk perbaikan tanggal lahir dan jenis hukuman
disiplin dapat diproses setelah ada surat penetapan dari Kepala
BKN

12

2.1.3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Data
Prosedur yang dilakukan pada penyimpanan dan

pemeliharaan data yaitu :
a. kontrol terhadap besarnya ukuran media simpan,
serta pengaturan ulang memori yang digunakan
untuk menyimpan data sehingga tidak mengganggu
performa akses data.
b. Sinkronisasi Data
c. Back Up data secara periodik, sehingga jika terjadi
gangguan pada database kepegawaian bisa dengan
mudah dilakukan recovery data serta dapat
digunakan juga pada pembuatan tabel statistik

13

2.1.4. Penyajian Data dan Informasi
Data dan Informasi dari masing-masing instansi wajib

disajikan secara periodik 6 (enam) bulan sekali untuk data
dan Informasi kepegawaian di lingkungannya. Sedangkan
untuk penyebarluasan data kepegawaian nasional
dilaksanakan setiap 4 (empat) bulan sekali dalam bentuk
tabel-tabel statistik oleh BKN, yang dipublikasikan melalui
situs BKN www.bkn.go.id dan/atau dicetak dalam bentuk
buku. Penyebarluasan data kepegawaian yang bersifat
khusus dapat dikeluarkan oleh BKN apabila ada permintaan
secara tertulis dari instansi atau pemangku kepentingan.

Untuk data tabel statistik yang dipublikasikan melalui
situs web ataupun buku, dapat dicermati melalui tabel
dibawah ini

Tabel 2. 2 Tabel Data Statistik

No Data Tabel Statistik Publikasi di Publikasi
Situs Web Buku
Jumlah PNS dirinci menurut jenis √
1 √
√
kelamin; √
Jurnlah PNS dirinci menurut kelornpok √
2 √
umur dan jenis kelamin; √
Jumlah PNS dirinci menurut tingkat √
3
pendidikan dan jenis kelamin;
Jumlah PNS dirinci menurut golongan
4
ruang dan jenis kelamin;

14

Jumlah PNS menurut jabatan √ √
5 √ √
√ √
fungsional; √ √
√ √
6 Jumlah PNS menurut eselon; √ √
√ √
Jumlah PNS menurut jabatan dan jenis √
7

kelamin;
Jumlah PNS menurut jabatan
8
fungsional tertentu dan jenis kelamin;
Jumlah PNS menurut jenis
9
kepegawaian dan jenis kelamin;
Jumlah PNS menurut masa kerja dan
10
jenis kelamin;
Jumlah PNS menurut lokasi kerja dan
11
jenis kelamin
Jumlah PNS menurut instansi dan
12
golongan ruang

15

2.2. SATU DATA ASN
Satu Data ASN yang bisa juga disebut Satu Data adalah

kebijakan tata kelola data ASN di lingkungan Badan Kepegawaian
Negara dengan menyatukan Data yang tersebar di berbagai unit
kerja dan data Pejabat Non ASN untuk menghasilkan Data yang
akurat, mutakhir, terpadu, dapat dipertanggungjawabkan, serta
mudah diakses dan dibagipakaikan melalui pemenuhan Standar
Data, Metadata, Interoperabilitas Data. Satu Data menggunakan
Kode Referensi dan Data Induk serta diseminasi secara elektronik
dalam satu Portal Data yang menjadi bagian dari Satu Data
Indonesia.

Penyelenggaraan Satu Data memiliki prinsip:

1. memenuhi standar Data;

2. memiliki metadata;

3. memenuhi kaidah interoperabilitas;

16

4. data yang dihasilkan harus menggunakan Kode dan Data
Referensi dan/atau Data Induk; dan

5. diseminasi data dilakukan melalui Portal Data.

Satu Data diselenggarakan oleh Produsen Data, Wali data, dan
Sekretariat Satu Data ASN dan didukung oleh Instansi
Pusat/Daerah melalui unit pengelola ASN yang berkoordinasi
dengan Wali Data ASN. Bantuan tersebut dilakukan dengan cara :

a. mengajukan usulan petugas yang ditunjuk menjadi
Pengolah Data Unit Data Instansi Pusat/Daerah

b. melaksanakan pengelolaan Data di wilayahnya sesuai
dengan kebijakan dan prinisip Satu Data ASN.

Produsen Data ASN adalah adalah unit kerja eselon II yang
menghasilkan Data berdasarkan kewenangan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Produsen Data ASN
ditetapkan melalui pembahasan di dalam Sekretariat Satu Data
ASN. Produsen Data mempunyai tugas:

1) memberikan masukan kepada Walidata ASN mengenai
Standar Data, Metadata, Arsitektur Data, dan
Interoperabilitas Data;

2) menghasilkan Data sesuai dengan prinsip Satu Data;

17

3) menyampaikan Data dan Metadata kepada Walidata ASN;
dan

4) memperbaiki Data yang telah diperiksa dan dikembalikan
oleh Walidata ASN dan/atau Pembina Data.

Produsen Data bertanggung jawab terhadap kualitas Data
Induk, Data Referensi, dan Data Transaksi. Dalam menjalankan
tugasnya, Produsen Data dapat dibantu oleh Pengolah Data.
Dengan berkoordinasi dengan Walidata, Produsen data mengelola
data-data sebagai berikut :

1. Data ASN yang terdiri dari :
a. data riwayat hidup;
b. riwayat pendidikan formal dan non formal;
c. riwayat jabatan dan kepangkatan;
d. riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda
kehormatan;
e. riwayat pengalaman berorganisasi;
f. riwayat gaji;
g. riwayat pendidikan dan latihan;
h. daftar penilaian prestasi kerja;

18

i. surat keputusan;
j. kompetensi;
k. informasi kepegawaian lainnya

2. Data Administratif yang terdiri dari :
a. Data pengelolaan anggaran dan keuangan;
b. Data kepegawaian;
c. Data produk hukum;
d. Data pengelolaan barang milik negara;
e. Data pengawasan internal;
f. Data kerja sama
g. Data penelitian.

Walidata ASN adalah Unit Kerja di lingkungan Badan
Kepegawaian Negara yang melaksanakan kegiatan pengumpulan,
pemeriksaan, dan pengelolaan Data termasuk memutakhirkan
data ASN tertentu berdasarkan standar yang telah disepakati
dengan Pembina Data yang disampaikan oleh Produsen Data serta
menyebarluaskan Data dalam melaksanakan tugasnya, Walidata

19

ASN berada di bawah koordinasi Sekretariat Satu Data ASN.
Tugas-tugas Walidata ASN adalah sebagai berikut :

1) Perencanaan
a) mengkaji rencana Data ASN;
b) mengajukan usulan Daftar Data yang akan
dikumpulkan, Data Prioritas, dan Rencana Aksi
Satu Data di Forum Satu Data Indonesia;
c) menetapkan Kode Referensi;
d) menetapkan SOP pengelolaan Data lingkup Badan
Kepegawaian Negara;
e) menetapkan Jenis Data, Standar Data, Metadata,
dan Arsitektur Data ASN;
f) menetapkan target pendataan pada tahun berjalan;
g) penyusunan perencanaan anggaran pendataan;
h) menetapkan metodologi standar pengumpulan,
pengolahan, dan penyajian data; dan
i) menetapkan kuesioner standar.

20

2) Mengoordinasikan pelaksanaan Satu Data ASN
a) mengelola Data Induk;
b) menyusun Standarisasi Data ASN;
c) memantau pencapaian rencana aksi Satu Data ASN;
d) melaporkan pencapaian rencana aksi Satu Data
ASN kepada Ketua Sekretariat Satu Data ASN;
e) melakukan pengolahan Data;
f) melakukan analisis Data;
g) mendokumentasikan hasil analisis Data;
h) mengkoordinasikan pengelolaan Data lintas eselon I;
i) melakukan pembangunan dan pengelolaan sistem
teknologi informasi untuk Portal Data;
j) melakukan reviu kepakaran dan reviu kelembagaan
dalam menetapkan Data Induk;
k) menetapkan Data Induk;
l) menetapkan Produsen Data;
m) mendokumentasikan hasil analisis kebutuhan
tertentu;

21

n) melaksanakan pertukaran Data berdasarkan prinsip
Interoperabilitas Data;

o) mengumpulkan, memeriksa Data, dan mengelola
Data sesuai dengan prinsip Satu Data;

p) menjaga keamanan dan kerahasiaan Data;
q) diseminasi Data, Metadata, Kode dan Data Referensi

dan/atau Data Induk di Portal Satu Data Indonesia;
r) membina Produsen Data, Walidata, dan Unit Kerja;

dan
s) melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala.
3) Menetapkan data yang dapat didiseminasi ke pihak di
luar Badan Kepegawaian Negara dengan mekanisme
peraturan perundangan yang berlaku.
Secara umum, Walidata ASN dengan pertimbangan dari
produsen data menyusun Manajemen Data yang meliputi:
a. standar Data yang terdiri atas:
• Konsep, Konsep merupakan ide yang mendasari

Data dan tujuan Data tersebut diproduksi.
• Definisi, Definisi merupakan penjelasan tentang

Data yang memberi batas atau membedakan secara

22

jelas arti dan cakupan Data tertentu dengan Data
yang lain.

• Klasifikasi, Klasifikasi merupakan Penggolongan
Data secara sistematis ke dalam kelompok atau
kategori berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh
Pembina Data atau dibakukan melalui standar
nasional atau internasional.

• Penulisan, Penulisan merupakan standarisasi
penamaan data berdasarkan kriteria yang
ditetapkan oleh Walidata ASN.

b. kode referensi, merupakan kode yang didapat dari
referensi yang digunakan untuk berbagi pakai Data

c. Metadata yang harus mengikuti struktur yang baku
dan format yang baku yang telah ditentukan oleh
Walidata. Format Metadata paling sedikit memuat
definisi, sumber Data, dasar aturan hukum dan akses
Data. Penyusunan format meta data diilakukan oleh
produsen data dan disahkan oleh Walidata

d. SOP pengelolaan dan penyajian Data mengatur
prosedur teknis pengelolaan dan penyajian Data yang
terdiri dari :

23

o SOP pengolahan Data;
o SOP analisis Data;
o SOP penyajian Data dan Informasi; dan
o SOP pemanfaatan Data.
e. arsitektur Data menyesuaikan dengan standar data.
Sekretariat Satu Data ASN adalah wadah komunikasi
dan koordinasi dalam penyelenggaraan Satu Data pada
lingkungan Badan Kepegawaian Negara. Tugas-tugas dari
Sekretariat Satu Data ASN adalah sebagai berikut:
1) menyusun rencana aksi Satu Data ASN;
2) menyusun kebijakan teknis Satu Data ASN;
3) menyusun daftar usulan Data Prioritas ASN;
4) menetapkan Data Prioritas ASN;
5) menyusun dan merumuskan rekomendasi yang

akan dikeluarkan oleh Forum Satu Data Indonesia;
dan
6) menyusunan, merumuskan, dan
mengharmonisasikan kebijakan Satu Data ASN
dengan kebijakan Satu Data Indonesia.

24

BAB III
PENUTUP

25

Dengan adanya pedoman pengelolaan data ASN ini diharapkan
dapat membantu petugas dalam melaksanakan pengelolaan data
sehingga pelaksanaan tugas pengelolaan data khususnya pada
Direktorat Pengelolaan Data Dan Penyajian Informasi Kepegawaian
dapat terlaksana dan hasil yang dicapai sesuai target yang diharapkan.

26

DAFTAR PUSTAKA

[1] “Profil Sejarah BKN,” Badan Kepegawaian Negara, - - -. [Online]. Available:
https://www.bkn.go.id/profil/sejarah-bkn. [Diakses 12 07 2021].

[2] Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 14 Tahun 2011 tanggal 28 Juni 2011
tentang pedoman pengembangan database pegawai negeri sipil

[3] Peraturan Badan Kepegawaian Negara No. 29 Tahun 2020 tanggal 30 Desember 2020
tentang organisasi dan tata kerja badan kepegawaian Negara

27

28