Penggunaan Drive Kemlu

PANDUAN PENGGUNAAN
DRIVE KEMLU

Dipersembahkan untuk seluruh pengguna layanan TIK di lingkungan Kementerian Luar Negeri RI

PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
2018

fas-if

DRIVE KEMLU
Melalui browser akses halaman utama Drive Kemlu melalui alamat https://drive.kemlu.go.id.

Gambar 1. Akses Melalui Browser

Masuklah menggunakan akun personal / jabatan yang anda miliki.
Dengan Format sebagai berikut:
Username: [email protected]
Password: ********

Apabila Anda Mengalami kendala akses (lupa password / akun) anda dapat menghubungi
[email protected] melalui email / sfb chat.

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 2. Halaman Login Drive Kemlu

Berikut merupakan tampilan saat pertama melakukan login ke personal drive. Tahap ini akan
memerlukan beberapa saat untuk personalisasi dan sinkronasi akun Anda.

Gambar 3. Saat Personalisasi dan Sinkronasi Akun Drive Kemlu

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
Beberapa hal terkait pekerjaan dapat dilakukan langsung melalui Drive Kemlu.

Gambar 4. Beberapa Fasilitas yang ada di Drive Kemlu
Beberapa hal tersebut antara lain: Word Document, Excel Spreadsheet, PowerPoint Presentation,
Notebook dan seluruhnya sudah memungkinkan untuk berkolaborasi dengan sesama pengguna
di Lingkungan Kementerian Luar Negeri RI.

a. Folder Arsip PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

DRIVE KEMLU
Mobilitas dan intensitas yang tinggi di Lingkungan Kementerian Luar Negeri RI tentunya
membutuhkan dukungan fleksibelitas dalam bekerja. Drive Kemlu hadir memberikan fasilitas
penyimpanan dokumen dengan minimal kapasitas 10 Gigabytes. Kemudahan dalam membuat
folder dan berbagi dengan sesama pengguna di Lingkungan Kementerian Luar Negeri RI
disusaikan dengan kebutuhan pengguna. Para pengguna juga dimungkinkan mengatur sendiri
privileges terkait folder arsipnya.

Gambar 5. Membuat Folder Arsip di Drive Kemlu
Membuat folder arsip baru dapat dipilih melalui tombol (+) NEW

Gambar 6. Folder Arsip Berhasil Dibuat

Pada folder yang baru dibuat dapat menyimpan dokumen-dokumen yang umum digunakan dalam

bekerja.

Seperti:

• Dokumen word (.doc, .docs, .docsx)

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

• Dokumen excel (.csv, .xls, .xlsx)
• Dokumen presentasi (.ppt, .pptx)
• Dokumen gambar (.png, .jpg, .jpeg, .tiff)
• Dokumen buku (.pdf)
• Dokumen kompresi (.zip, .rar)

Membuat dokumen langsung didalam folder yang dibuat juga dimungkinkan melalui Drive Kemlu.

Gambar 7. Folder Arsip Kosong

b. Mengunggah Dokumen
Proses unggah dokumen dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu sebagai berikut:
1. Melalui menu upload

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
Drive Kemlu juga memasilitasi unggah langsung beberapa dokumen dan folder langsung
dengan cara drag and drop.

Gambar 8. Proses Unggah Dokumen Melalui Menu Upload

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 9. Proses Unggah Dokumen PDF
2. Melalui Drag and Drop

Gambar 10. Proses Unggah Dokumen dengan Cara Drag and Drop

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
c. Berbagi Dokumen

Baik dokumen atau pun folder arsip dapat dibagikan ke sesama pengguna di Lingkungan
Kementerian Luar Negeri RI.

Gambar 11. Dokumen yang ada di dalam Folder
Akses dokumen dapat diatur melalui bagian sharing yang ada di sudut kanan dari detail
dokumen.
Untuk memberikan akses kepada pengguna lain anda tinggal mencari nama pengguna lain
di Lingkungan Kementerian Luar Negeri RI

Gambar 12. Proses Unggah Dokumen dengan Cara Drag and Drop

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 13. Proses Mencari Nama Pengguna Lain

Pengguna yang hendak dibagikan hak akses terhadap dokumen atau folder tertentu juga dapat
diberikan pesan khusus.

Gambar 14. Proses Menambahkan Pesan Singkat saat Berbagi Dokumen

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 15. Pemberitahuan di Email Pengguna yang Dibagikan Dokumen
Selain itu, setiap folder atau dokumen juga dimungkinkan untuk dibagikan melalui shared-link
untuk dapat diakses pengguna lain. Namun untuk hal ini hanya dapat diakses view only.

Gambar 16. Proses Me-generate Shared-link untuk Pengguna Lain

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Shared-link dapat dibagikan melalui media apapun. Sebagai contoh dibagikan melalui email,
seperti gambar dibawah.

Gambar 17. Proses Menyisipkan Shared-link melalui Body Email.

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
Saat pengguna lain menerima pesan yang berisikan shared-link tersebut dapat mengakses
dokumen yang dibagikan hanya dengan melakukan click link.

Gambar 18. Shared-link sudah diterima dan dapat diakses.

Gambar 19. Contoh Dokumen yang Dibagikan Melalui Shared-link

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

d. Membuat Dokumen Pekerjaan
Dokumen Pekerjaan dapat dibuat didalam folder arsip baru, atau pun di folder yang sudah ada.
Default dari Drive apabila anda membuat dokumen tanpa memilih folder arsip spesifik maka akan
memilih root folder dari Drive personal Anda.

Gambar 20. Membuat Folder Untuk Arsip Pekerjaan

Gambar 21. Memilih Folder Arsip Spesifik untuk Bekerja

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
Gambar 22. Memilih Jenis Dokumen yang Akan Dibuat

Gambar 23. Membuat Dokumen di Word Online

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

File yang dibuat tentunya dapat disimpan. Penyimpanan dapat dilakukan secara online (didalam
Drive Kemlu) ataupun menyimpan ke computer pengguna (download a copy).

Gambar 24. Proses Menyimpan File

Proses kolaborasi dalam bekerja juga dapat diterapkan dengan adanya menu +Share pada Drive
Kemlu. Dokumen dapat dibagikan dan dikerjakan secara bersama-sama dengan pengguna lain
yang ada di Linkungan Kementerian Luar Negeri RI. Setiap perubahan yang telah dilakukan oleh
pengguna lain juga dapat dilihat dengan adanya fasilitas versioning. Sehingga tiap perubahan
yang dilakukan oleh setiap pengguna yang dibagikan tercatat.

Gambar 25. Tombol Share untuk Membagikan Dokumen dengan Pengguna Lain

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 26. Proses Membagikan Dokumen dengan Pengguna Lain
Gambar 27. Membagikan Dokumen dengan Pengguna Lain Berhasil Dilakukan

DRIVE KEMLU Gambar 28. Membuat Dokumen Spreadsheet

PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 29. Membuat Dokumen Presentasi

Gambar 30. Dokumen-dokumen yang berhasil dibuat

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

e. Sinkronasi
Akun Drive Kemlu anda dapat di sinkronasi dengan Personal Computer (PC) atau Gadget. Untuk
melakukan sinkronasi ke PC anda terlebih dahulu perlu mengakses akun Drive Kemlu melalui
browser.
1. Sinkronasi dengan PC

Gambar 31. Memilih sync pada menu

DRIVE KEMLU Gambar 32. Memilih sync now pada opsi

PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU

Gambar 33. Memilih OneDrive for Business pada opsi

Gambar 34. Memilih Sync Now untuk memulai sinkronasi Akun anda dengan PC

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
Gambar 35. Masukan credential akun anda untuk proses otentikasi

Gambar 36. Proses Sinkronasi Berjalan

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN

DRIVE KEMLU
Gambar 37. Proses Sinkronasi Selesai

Gambar 38. Sinkronasi Antara PC dan Akun Berhasil

DRIVE KEMLU PUSAT TIK KEMENTERIAN DAN PERWAKILAN