BAB 3 T4-NOTA -DOKUMEN

PA Ting. 4 : BAB 3 T4-Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat

BAB 3 T4-DOKUMEN PERNIAGAAN SEBAGAI SUMBER MAKLUMAT
3.1 Pengenalan Dokumen Sebagai Sumber Maklumat
1. Dokumen perniagaan merupakan borang khas atau rekod bertulis yang diisi dengan butir-butir urus niaga

perniagaan.
2. Dokumen-dokumen perniagaan menjadi bukti atau rujukan bagi pihak yang menjalankan perniagaan.
3. Pelbagai dokumen digunakan dalam proses perniagaan untuk merekodkan jenis urus niaga yang

berbeza.
Fungsi Dokumen Perniagaan
Peringkat 1 : Sebelum proses jual beli
i) Surat Tanya :
- dikirim oleh pembeli kepada pembekal untuk mendapat maklumat tentang barang yang hendak dibeli dan
juga syarat-syarat jualan, kaedah pembayaran, harga barang dan sebagainya.
ii) Surat Jawapan :
- Surat balasan dari pembekal kepada pembeli untuk menjawab surat tanya.
- Memberikan keterangan lanjut seperti harga, syarat pembayaran dan sebagainya.
iii) Sebut Harga :
- Senarai harga barang yang ditanya oleh pembeli.
- Memberikan butiran seperti lanjut seperti syarat diskaun, syarat pembayaran, masa serahan dan

sebagainya.
iv) Katalog :
- Merupakan buku, bahan atau risalah bercetak yang mengandungi gambar barang-barang dan maklumat

ringkas mengenai barang.
v) Senarai Harga :
- Menyenaraikan harga barang-barang yang dijual oleh pembekal.
Peringkat 2 : Semasa proses jual beli
i) Borang Pesanan :
- Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang yang hendak dibeli dan proses pembelian

belum dilakukan.
ii) Nota Serahan :
- Dihantar bersama dengan barangan yang dikehendaki untuk tujuan mengesahkan jenis barang dan
kuantiti barangan yang diterima.
- Harga barangan tidak disebutkan di dalam nota serahan.
iii) Invois :
- Dokumen yang digunakan untuk urus niaga jual beli barangan secara kredit.
- Dihantar oleh penjual kepada pembeli.
- Maklumat dalam invois ialah nama dan alamat penjual dan pembeli, tarikh urus niaga , jenis barangan,

kuantiti barangan, harga seunit, jumlah diskaun niaga dan syarat perniagaan.
- Potongan diskaun tunai dibuat ke atas jumlah bersih setelah diskaun niaga ditolak dari jumlah besar.

1

PA Ting. 4 : BAB 3 T4-Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat

- Diskaun niaga pula merupakan potongan pada harga senarai sebab belian secara pukal.
- Angkutan dibayar bermaksud kos pengangkutan ditanggung oleh penjual.
- K&K di K bermaksud kesilapan dan ketinggalan dikecualikan iaitu pembelak boleh membuat pembetulan
dengan menggunakan nota debit atau nota kredit jika dia membuat kesilapan atau keinggalan dalam

invois.
- Pembeli yang menerima invois asal akan menggunakannnya untuk membuat catatan dalam Jurnal Belian.
- Penjual yang mengeluarkan invois akan menggunakannnya untuk membuat catatan dalam Jurnal Jualan.
iv) Nota Debit :
- Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu pembeli bahawa jumlah yang

sepatutnya dalam invois telah terkurang catat.
- Ia juga berfungsi sebagai invois tambahan untuk menambahkan jumlah yang sepatutnya dibayar dalam
invois.
- Ini bermaksud hutang pembeli akan bertambah.
- Pembeli yang menerima nota debit akan menggunakannnya untuk membuat catatan dalam Jurnal Belian.
- Penjual yang mengeluarkan nota debit akan menggunakannnya untuk membuat catatan dalam Jurnal
Jualan.
v) Nota Kredit :
- Penjual akan menghantar nota kredit kepada pembeli apabila pembeli memulangkan barang kepada
penjual kerana salah jenama, barang rosak atau memulangkan bekas-bekas kosong.
- Ia juga berfungsi untuk mengurangkan jumlah yang sepatutnya dibayar dalam invois.
- Ini bermaksud hutang pembeli akan berkurangan.
- Pembeli yang menerima nota kredit asal akan menggunakannnya untuk membuat catatan dalam Jurnal
Pulangan Belian.
- Penjual yang mengeluarkan nota kredit akan menggunakannnya untuk membuat catatan dalam Jurnal
Pulangan Jualan.
Peringkat 3 : Selepas proses jual beli
i) Cek :
- Cek digunakan oleh pembeli untuk membuat pembayaran kepada penjual.
- Maklumat yang penting dalam sekeping cek ialah tarikh cek dikeluarkan, nama penerima dan jumlah
pembayaran.
- Butiran dari cek perlu dipindahkan ke dalam Buku Tunai.
ii) Keratan Cek :
- Digunakan sebagai bukti bahawa pembayaran telah dibuat.
- Maklumat yang penting dalam keratan cek ialah nama penerima, tujuan pemabayaran dibuat dan jumlah
pembayaran.
- Butiran dari keratan cek perlu dipindahkan ke dalam Buku Tunai.
iii) Resit :
- Merupakan bukti bayaran telah diterima.
- Dikeluarkan oleh penerima setelah cek atau tunai diterima.
- Butiran dari resit perlu dipindahkan ke dalam Buku Tunai.
iv) Penyata Akaun :
- Merupakan senarai semakan yang dihantar oleh penjual kepada pembeli pada tiap-tiap akhir bulan.
- Juga berfungsi sebagai pemberitahuan jumlah yang perlu dibayar oleh pembeli kepada penjual.

2

PA Ting. 4 : BAB 3 T4-Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat

Dokumen-dokumen Lain

i) Bil Air, Bil Elektrik dan Bil Telefon
- Bil air, bil elektrik dan bil telefon yang juga dikenali sebagai kadar bayaran ialah perbelanjaan yang harus
dibayar oleh perniagaan.
- Resit bagi bil-bil tersebut merupakan dokumen yang menjadi sumber rekod perakaunan dalam Buku
Tunai.

ii) Baucar Pembayaran
- Baucar Pembayaran digunakan dalam perniagaan untuk membuat catatan bagi pembayaran seperti gaji,
tambang, minyak petrol, belanja am dan lain-lain.
- Belanja-belanja ini juga dikenali sebagai belanja-belanja kecil.
- Ia digunakan sebagia ganti invois untuk merekod pembayaran.Baucar Pembayaran
- Baucar pembayaran merupakan dokumen punca bagi Buku Tunai dan Buku Tunai Runcit.

iii) Bil Tunai
- Bil tunai ialah dokumen yang digunakan bagi urus niaga belian dan jualan secara tunai.
- Bil tunai disediakan oleh penjual dalam dua salinan iaitu salinan asal diberikan kepada pembeli dan
penjual akan menyimpan salinannya.
- Bagi penjual, bil tunai adalah melibatkan jualan barang niaga secara tunai dan perlu dipindahkan ke Jurnal
Penerimaan Tunai dan Buku Tunai..
- Bagi pembeli, bil tunai adalah melibatkan belian barang niaga secara tunai dan perlu dipindahkan ke
Jurnal Pembayaran Tunai dan Buku Tunai.

iv) Memo
- Memo merupakan satu dokumen yang dikeluarkan oleh sesebuah perniagaan untuk merekodkan urus
niaga dalaman syarikat.
- Contoh urus niaga yang dicatatkan dalam memo ialah ambilan wang perniagaan oleh pemilik , ambilan
barang niaga, ambilan aset bukan semasa atau membawa masuk tunai dan aset bukan semasa ke
dalam syarikat.
- Memo yang berkaitan dengan tunai seperti ambilan tunai dan membawa masuk tunai sebagai modal
tambahan perlu direkodkan dalam Buku Tunai.
- Memo yang berkaitan dengan ambilan barang niaga, ambilan aset bukan semasa dan lai-lain perlu
direkodkan dalam Jurnal Am.

v) Slip Bank
- Slip bank merekod urus niaga menyimpan wang perniagaan di dalam bank.
- Urus niaga tersebut perlu dipindahkan ke dalam Buku Tunai.

vi) Maklumat Debit
- Maklumat debit adalah pemberitahuan oleh bank kepada pelanggan bahawa jumlah wang di dalam akaun
pelanggan telah dikurangkan atau didebitkan.
- Maklumat debit melibatkan urus niaga seperti caj yang dikenakan oleh bank, bayaran premium insuran
atau pindahan kredit.
- Ini bermakna akaun bank pelanggan akan berkurangan.
- Butiran dari makluman debit perlu dipindahkan ke dalam Buku Tunai.

vii) Maklumat Kredit
- Maklumat kredit adalah pemberitahuan oleh bank kepada pelanggan bahawa jumlah wang di dalam akaun
pelanggan telah ditambahkan atau dikreditkan.
- Maklumat debit melibatkan urus niaga seperti penerimaan dividen pelaburan dan penerimaan faedah atas

3

PA Ting. 4 : BAB 3 T4-Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat

simpanan.
- Ini bermakna akaun bank pelanggan akan bertambah.
- Butiran dari makluman debit perlu dipindahkan ke dalam Buku Tunai.

3.2 Aliran Dokumen Antara Pembeli Dengan Penjual

Surat Tanya

Surat jawapan, senarai harga, katalog

Borang pesanan

Nota serahan

Invois

Nota debit

Nota kredit

Resit

Penyata akaun

Diskaun Niaga

1. Diskaun niaga ialah potongan harga barang daripada harga dalam senarai harga.
2. Diskaun niaga diberikan kepada pelanggan untuk menggalakkan mereka membeli dengan lebih banyak.
3. Semakin banyak barang yang dibeli, semakin tinggi diskaun niaga yang akan diterima oleh pelanggan.
4. Diskaun niaga dicatat dalam Jurnal Khas tetapi tidak dicatatkan dalam lejar.

Contoh pengiraan diskaun niaga :

Seorang peniaga, En. Kamilan membeli 500 pasang kasut daripada Syarikat Kasut Padani. Harga yang
dinyatakan dalam senarai harga ialah RM20 sepasang. Diskaun niaga yang ditawarkan oleh Syarikat
Kasut Padani ialah 20%. Kirakan diskaun niaga dan jumlah harga bersih.

Kos belian mengikut senarai harga RM
(500 pasang x RM20) 10 000
Tolak 20% diskaun niaga (2 000)
(RM10 000 x 20%) 8 000
Jumlah harga bersih

DISEDIAKAN OLEH:
KETUA PANITIA
PRINSIP PERAKAUNAN SMK DATO’ BIJAYA SETIA

4