i ANALISIS ISU INSTANSI DALAM OPTIMALISASI PENGELOLAAN DATABASE WAJIB TERA BERBASIS DIGITAL DI BIDANG KEMETROLOGIAN DINAS PERDAGANGAN KABUPATEN ROKAN HILIR Disusun oleh : Rizki Hari Dian Putra, A.Md NIP. 19880426 2022031 001
ii A.LATAR BELAKANG PEMECAHAN ISU 1. Identifikasi Isu Kontemporer Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan sebuah profesi dimana seseorang harus mengabdikan dirinya kepada negara dan menjadi pelayan masyarakat karena mendapat amanat dari Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 untuk melaksanakan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara. Oleh sebab itu, seorang ASN dituntut untuk memiliki karakter sebagai pelayan masyarakat yang baik dengan memiliki nilai-nilai Profesional, Akuntabel, Sinergi, Transparan dan Inovatif. Selain itu ASN harus memiliki integritas yang tinggi, netral, bebas dari intervensi politik, bebas dari korupsi, kolusi, dan nepotisme. Atas dasar nilai-nilai tersebut ASN diharapkan mampu untuk melaksanakan fungsinya sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, perekat dan pemersatu bangsa yang sesuai dengan Undang Undang Nomer 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Sejalan dengan ditetapkannya Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan merujuk pasal 63 ayat 3 dan ayat 4, maka Calon Pegawai Negeri Sipil wajib menjalani masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses pelatihan terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat, motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul, bertanggungjawab dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Atas dasar tersebut diselenggarakan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yang yang memadukan pembelajaran klasikal dan non-klasikal ditempat pelatihan dan di tempat kerja. Melalui pelatihan ini diharapkan ASN menginternalisasi, menerapkan dan mengaktualisasikan serta membuatnya menjadi kebiasaan yang berlandaskan pada nilainilai dasar yang meliputi: Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi serta mengetahui kedudukan dan peran ASN dalam NKRI, dan menguasai kompetensi teknis bidang tugas, sehingga mampu melaksanakan tugas dan perannya secara professional sebagai pelayan masyarakat. Dengan demikian peserta dapat menjadi Aparatur Sipil Negara yang profesional sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat serta pemersatu bangsa.
iii Pelatihan yang menggunakan model Blended Learning dengan pembekalan materi nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi (ANEKA) ditambah Pelayanan Publik, Manajemen ASN, Whole of Government dan non klasikal di tempat kerja masing-masing memungkinkan peserta mampu untuk menginternalisasi, menerapkan, mengaktualisasikan serta membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi) sehingga terpatri dari dalam dirinya menjadi Pegawai Negeri Sipil yang profesional. Salah satu organisasi perangkat daerah pada Pemerintah Daerah Kabupaten Rokan Hilir adalah Dinas Perindustrian Perdagangan dan Pasar. Dinas Perindustrian Perdagangan dan Pasar mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan bidang perindustrian perdagangan dan pasar. Salah satu unit kerja dari Dinas Perindustian Perdagangan dan Pasar Kabupaten yaitu Bidang Kemetrologian yang melakukan pelayanan tera/ tera ulang. Tera/tera ulang menurut Direktorat Metrologi adalah melaksanakan Pengujian UTTP, melakukan pengujian atau penelitan terhadap alat ukur untuk dibandingkan dengan standar sesuai dengan satuan ukur yang berlaku dan dilakukan oleh tenaga ahli atau berhak. Sesuai dengan Peraturan Bupati No. 14 Tahun 2018 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Bidang Kemetrologian Kabupaten Rokan Hilir, Kemetrologian Rokan Hilir merupakan unsur pelaksana kegiatan teknis operasional dan penunjang tugas Dinas di bidang kemetrologian. Bidang Kemetrologian dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris. Tugas dan Fungsi Bidang Kemetrologi, Dinas Perindustrian Perdagangan dan Pasar Kabupaten Rokan Hilir adalah sebagai berikut : Tugas Bidang Kemetrologian: Melaksanakan sebagian tugas Dinas dalam hal pelayanan tera atau tera ulang alat ukur, takar timbang dan perlengkapannya, serta penyuluhan dan pengawasan kemetrologian. Fungsi Bidang Kemetrologian: 1. Penyusunan rencana kerja Bidang Kemetrologian; 2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional Bidang Kemetrologian;
iv 3. Pelaksanaan kegiatan teknis operasional Bidang Kemetrologian; 4. Pelaksanaan ketatausahaan Bidang Kemetrologian; 5. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi Bidang Kemetrologian; 6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya. Kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan di Bidang Kemetrologian sesuai dengan nilai– nilai dasar Aparatur Sipil Negara (ASN) yaitu ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) dan sesuai dengan kedudukan dan peran ASN dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia. Rancangan kegiatan aktualisasi dan habituasi dibuat berdasarkan identifikasi isu dengan mempertimbangkan keaktualan, problematik, kekhalayakan dan kelayakan isu tersebut (metode APKL). Kemudian prioritas isu ditentukan dengan mengukur tingkat urgensi (urgency), keseriusan masalah (seriously), dan perkembangan masalah tersebut jika tidak diselesaikan (growth) yang dikenal dengan metode USG. Prioritas isu yang telah ditentukan kemudian diidentifikasi berdasarkan sumber isu dan keterkaitan dengan mata pelatihan, dan kegiatan-kegiatan yangdigagas untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di Bidang Kemetrologian.
v Daftar isu yang diperoleh dari lingkungan kerja Peserta Latsar berdasarkan pengalaman melaksanakan tugas sebagai Pranata Teknologi Informasi Komputer terdapat beberapa isu diantaranya yaitu: 1. Belum optimalnya pemanfaatan media sosial untuk menginformasikan mengenai program/kegiatan yang ada di UPTD Metrologi Media sosial adalah sebuah media daring yang digunakan satu sama lain yang para penggunanya bisa dengan mudah berpartisipasi, berinteraksi, dan berbagi informasi. Peserta Latsar menemukan bahwa di UPTD Metrologi pemanfaatan sosial media seperti Instagram masih kurang optimal. Interaksi antara masyarakat dan pelayanan publik dalam hal ini UPTD Metrologi kurang begitu aktif. Gambar 1. Tangkapan Layar Media Sosial Instagram
vi 2. Belum optimalnya pendataan potensi wajib tera di Bidang Kemetrologian Wajib tera adalah masyarakat yang menggunakan alat ukur, takar, timbang, dan perlengkapannya (UTTP) untuk kepentingan berniaga. Selama ini data wajib tera yang telah melaksanakan tera dan tera ulang di Bidang Kemetrologian belum tersusun dengan baik. Padahal database wajib tera yang tersusun dengan baik akan sangat memudahkan tugas pelayanan terutama bagi Penera dan Pengawas Kemetrologian. Database tersebut juga sering diminta oleh atasan atau instansi lain untuk kepentingan pelayanan.
vii Gambar 2. Data Mentah Massa dan Volume di Bidang Kemetrologian No Kondisi Saat Ini Kondisi yang Diharapkan Pengelompokan Isu 1 Belum optimalnya pemanfaatan media sosial untuk menginformasikan mengenai program/kegiatan yang ada di Bidang Kemetrologian Media sosial dikelola dengan baik sehingga memberikan informasi pelayanan yang dibutuhkan masyarakat. Whole of Government, Pelayanan Publik 2 Belum optimalnya pengelolaan database wajib tera di Bidang Kemetrologian Database wajib tera disusun dengan baik dan dibuat secara digital agar mudah diakses ketika membutuhkan database dan dapat dimanfaatkan dengan baik dalam membantu pelayanan. Whole of Government, Pelayanan Publik
viii Tabel 1. Identifikasi Isu Kontemporer 2. Penetapan Isu Penetapan isu dilakukan dengan melakukan tapisan pada isu – isu yang telah dipilih untuk diaktualisasikan. Dalam melakukan tapisan, ada beberapa metode tapisan, yaitu dengan menggunakan AKPK (Aktual, Kekhalayakan, Problematik, Kelayakan) atau menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth). CPNS memilih menggunakan tapisan USG yang dapat diartikan sebagai berikut: 1. Urgency Tapisan ini mempertimbangkan seberapa mendesaknya isu itu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti. Membandingkan isu-isu yang benar-benar mendesak untuk segera dilakukan perubahan agar mempermudah pekerjaan dan meningkatkan produktivitas ASN di lingkungan kerja. 2. Seriousness Tapisan ini mempertimbangkan seberapa seriusnya isu yang diangkat dan harus segera diaktualisasikan. Dengan tapisan ini maka CPNS dapat memilah-milah isu yang serius dan harus segera diatasi. Jika tidak segera diatasi maka dampaknya akan terasa langsung. 3. Growth Tapisan ini mempertimbangkan beberapa isu yang pada perkembangannya akan menjadi serius atau hanya biasa-biasa saja. Dan isu tersebut dapat diaktualisasikan oleh CPNS sebagai bentuk aktualisasi dalam pengamalan nilai-nilai dasar profesi PNS.
ix Tabel 2. Analisis USG No Isu Analisis Total Rangking U S G 1 Belum optimalnya pemanfaatan media sosial untuk menginformasikan mengenai program/kegiatan yang ada di Bidang Kemetrologian 3 4 5 12 3 2 Belum optimalnya pengelolaan database wajib tera di Bidang Kemetrologian 4 5 5 14 1 Keterangan: Urgency = Mendesak 5 = Sangat Mendesak 4 = Mendesak 3 = Cukup Mendesak 2 = Kurang Mendesak 1 = Tidak Mendesak Seriousness = Keseriusan 5 = Sangat Serius 4 = Serius 3 = Cukup Serius 2 = Kurang Serius 1 = Tidak Serius Growth = Pertumbuhan 5 = Sangat Cepat 4 = Cepat 3 = Cukup Cepat 2 = Kurang Cepat 1 = Tidak Cepat
x 3.Isu Yang Diangkat Dari tapisan yang telah dilakukan di atas, dapat disimpulkan bahwa isu yang memiliki prioritas tertinggi adalah belum optimalnya pengelolaan database wajib tera di Bidang Kemetrologian. Kemudian untuk mencari faktor-faktor penghambat yang menjadi penyebab isu yang terpilih tersebut, CPNS menganalisis dengan pohon analisis dimana dipilih faktor yang berpengaruh sangat besar terhadap belum adanya isu yang diangkat tersebut. Gambar 3. Pohon Analisis Masalah Terhambatnya proses pelayanan yang membutuhkan database wajib tera AKIBAT Belum optimalnya pengelolaan database wajib tera di UPTD Metrologi SEBAB Kurangnya koordinasi antar pegawai di Bidang Kemetrologian dalam pengelolaan database wajib tera Kurang tersusunnya data wajibtera yang telah melaksanakan tera/ tera ulang di Bidang Kemetrologian Metrologi Keterbatasan waktu untuk pengelolaan database wajib tera Belum adanya koordinasi dalam pengelolaan dan pemanfaatan database wajib tera Pendataan wajib tera masih dilakukan secara manual Belum adanya sistem yang dibuat untuk merapikan data wajib tera
xi Masalah-masalah yang teridentifikasi nantinya dapat digunakan sebagai bentukkegiatan aktualisasi di organisasi tempat bekerja. 4.Penetapan Judul Dan Analisis Dampak Berdasarkan hasil analisis isu menggunakan metode USG bahwa isu yang dipilih adalah belum optimalnya pengelolaan database wajib tera di Bidang Kemetrologian. Maka judul yang diambil adalah “Optimalisasi Pengelolaan Database Wajib Tera Berbasis Digital di BIDANG KEMETROLOGIAN KABUPATEN ROKAN HILIR”. Analisis dampak, jika dilakukan upaya optimalisasi pengelolaan database wajib tera berbasis digital maka akan berdampak pada meningkatnya kualitas pelayanan yang membutuhkan data wajib tera. Pegawai di Bidang Kemetrologian seringkali membutuhkan database wajib tera untuk menjalankan tugasnya. Namun, hal itu sering terkendala karena database yang masih belum tertata rapi dan masih menjadi beberapa file terpisah. Belum lagi jika petugas sedang berada di luar kantor, yang bersangkutan harus menghubungi rekan yang ada di kantor untuk mencarikan data yang dibutuhkan. Penera dan Pengawas Kemetrologian juga sangat membutuhkan database tersebut untuk membantu pada proses tera ulang dan pengawasan pelaksanaannya. Pengawas kemetrologian membutuhkan database wajib tera untuk mengawasi pelaku niaga mana yang tidak melakukan tera ulang ketika habis masa berlaku teranya. Dengan dikelolanya database secara baik secara digital, seluruh pegawai di Bidang Kemetrologian yang membutuhkan database wajib tera dapat dengan mudah mengaksesnya. Jika tidak dilakukan upaya seperti ini, tentu pekerjaan menjadi terhambat dan menyebabkan pelayanan yang tidak prima. 5.Gagasan Pemecahan Isu
xii Berdasarkan uraian di atas, maka judul gagasan pemecahan isu prioritas adalah “Optimalisasi Pengelolaan Database Wajib Tera Berbasis Digital di Bidang Kemetrologian Kab. Rokan Hilir” . Selanjutnya, akan dilaksanakan 4 (empat) kegiatan, yaitu: 1. Menghimpun data tera dan tera ulang yang telah terlaksana di Bidang Kemetrologian a. Melakukan pengumpulan data kegiatan pelayanan tera/ tera ulang dari tahun 2022-2023. b. Melakukan pengelompokkan data kegiatan pelayanan tera/tera ulang berdasarkankategori wajib tera. 2. Menyusun database potensi wajib tera dan tera ulang di aplikasi Google Spreadsheet. a. Menyusun database wajib tera dan tera ulang dari tahun 2022-2023 pada aplikasiGoogle Spreadsheet. b. Membuat aplikasi AppSheet agar data mudah diakses melalui telepon selular. 3. Memperbaharui database wajib tera yang sedang berjalan a. Membubuhkan kolom tanggal tera ulang terakhir, tenggat waktu wajib tera ulangkembali, dan status masa berlakunya. b. Memperbaharui database wajib tera dan tera ulang berdasarkan pelayanan tera dantera ulang yang sedang berjalan di tahun 2023. 4. Mensosialisasikan cara pengelolaan dan akses database wajib tera a. Membuat user manual cara mengelola dan mengakses database wajib tera. b. Memberikan sosialisasi cara pengelolaan dan akses database wajib tera kepadapegawai Bidang Kemetrologian.