The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by varin visavakornvisit, 2020-04-18 19:09:59

MS Teams_Guidebook_TH_2019_Edition

MS Teams_Guidebook_TH_2019_Edition

Microsoft Teams

การทางานรว่ มกนั คือหวั ใจของการทางาน
Microsoft Teams เป็นแอปการทางานรว่ มกนั รปู แบบใหมท่ ช่ี ่วยใหท้ มี ของคณุ มรี ะเบยี บ และสามารถสนทนากนั ได้ จาก
ในทท่ี เ่ี ดยี ว สามารถทาการแชร์ไฟล์ หรอื นัดหมายผา่ นการประชุม VDO Call ไดท้ นั ที ในตอนน้ี เราจะมาเรยี นรวู้ ่าเรา
จะเรม่ิ ตน้ ใชง้ านอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพอย่างไร ในบทน้เี ราจะพดู ถงึ เรอ่ื งดงั ต่อไปน้ี

• การชวนคนในทมี เขา้ มาอย่ใู นทมี เดยี วกนั เพ่อื เรมิ่ ตน้ สนทนา
• การนดั หมายการประชุม และการเชญิ เขา้ รว่ มประชุม
• การแชรไ์ ฟลแ์ ละแกไ้ ขไฟลพ์ รอ้ มๆ กนั
• การคน้ หาขอ้ มลู ภายในทมี หรอื ขอ้ มลู ภายนอกทต่ี อ้ งการ

บทบาทสมมติ

คณุ Alicia, เจา้ หน้าทธ่ี รุ การ

คุณ Karen, CEO

คณุ Molly, ผจู้ ดั การการตลาด

เล่าเร่อื ง

Alicia ตอนน้ีกาลงั จดั เตรยี มงานวงิ่ การกุศล “Contoso Fun Run” เธอจาเป็นต้องโปรโมต และทาการตลาด
ภายในบริษัททงั้ ในไทย และสาขาท่ีอยู่ในต่างประเทศ อีกทงั้ งานท่ีเธอจดั จะต้องได้รบั การอนุมตั ิจาก Marketing
Manager และ CEO กอ่ น

เม่อื ปีทแ่ี ลว้ Alicia ใชเ้ วลานานพอสมควรในการรบั ความคดิ เหน็ กอ่ นทจ่ี ะมกี ารเปิดตวั อย่างเป็นทางการ บาง
ขอ้ คดิ เหน็ สง่ มาในรูปแบบอเี มล์ ซง่ึ ยาวและซบั ซอ้ นมาก บางความเหน็ มาจากทางโทรศพั ท์ หรอื มกี ารพบกนั ระหว่าง
การประชุม ระหว่างนัน้ Alicia จะต้องเตรยี มเน้ือหามากมาย ซ่งึ มีกระบวนการซบั ซ้อน และใช้เวลานานมากกว่าท่ี
คาดการณ์ไว้

P a g e 1 | 28

ในบทน้ีจะแนะนำเทคนิคดงั ต่อไปน้ี

เรมิ่ เขา้ ใชง้ าน ...........................................................................................................................................................3
สรา้ ง Teams............................................................................................................................................................3
การทางานร่วมกนั ....................................................................................................................................................9

การอปั โหลดเอกสาร ...........................................................................................................................................9
การทานดั หมาย ..................................................................................................................................................9
การสนทนารว่ มกนั ............................................................................................................................................11
การเขา้ ร่วมการประชมุ ออนไลน์.........................................................................................................................16
เคลด็ ลบั การใชง้ าน Microsoft Teams.....................................................................................................................23
เจา้ ของทมี ควรทราบเรอ่ื งใดบา้ ง.......................................................................................................................23
คน้ หาทุกสงิ่ ใน Microsoft Teams ......................................................................................................................26
การตงั้ ค่าสว่ นตวั ...............................................................................................................................................26
ใชง้ านผา่ นสมารท์ โฟน ......................................................................................................................................27
คดิ ต่อ.....................................................................................................................................................................27

P a g e 2 | 28

หลงั จากทม่ี กี ารใช้ Microsoft 365 Business, Alicia ใชเ้ วลาในการหาขอ้ มลู และโปรโมตผ่านการเชอ่ื มโยงกนั
ภายในบรษิ ทั และยงั สามารถเป็น Real-time ในการรบั ความเหน็ อกี ดว้ ย ช่วยใหเ้ ธอลดเวลา และเน้นไปทเ่ี น้อื หาในการ
โปรโมตทเ่ี ป็นสาระสาคญั ของโครงการไดม้ ากขน้ึ

เริ่มเข้าใช้งาน

Alicia สามารถเขา้ ใชง้ าน Microsoft Teams ไดท้ งั้ สามรูปแบบคอื ผ่านเวบ็ บราวเซอร์ หรอื สมารท์ โฟน หรอื
ถา้ ตอ้ งการแบบ Full Feature กเ็ พยี งแคต่ ดิ ตงั้ Microsoft Teams ลงในเคร่อื งแลบ็ ทอ็ ปทท่ี างานเทา่ นนั้

สร้าง Teams

เน่ืองจากในโครงการจาเป็นตอ้ งมคี นหลากหลายตาแหน่งเขา้ ร่วมทมี แต่ในเบ้อื งต้นเพ่อื ใหง้ านเดนิ ไว ทาง
Alicia จะเพมิ่ ผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ งคอื Molly และ Karen มาเขา้ ร่วมทมี ก่อน

1. Alicia สรา้ งทมี ช่อื “Marathon Marketing” โดยคลกิ ท่ี “Join or Create a team”

P a g e 3 | 28

สรา้ งทีมใหม่
2. Alicia สามารถสรา้ งทมี ใหม่ หรอื จากทมี หรอื Office 365 Group อ่นื ทเ่ี คยสรา้ งกอ่ นหน้าน้ี

P a g e 4 | 28

สรา้ งทีมใหมจ่ ากเร่ิมต้น

3. ตงั้ ชอ่ื ทมี และกาหนดสทิ ธิ์ โดยจะมสี ามสทิ ธใิ์ หเ้ ขา้ ใจงา่ ยๆคอื
a. Private หมายถงึ เจา้ ของกลมุ่ สามารถเพม่ิ สมาชกิ ไดเ้ พยี งผเู้ ดยี ว
b. Public หมายถงึ ทกุ คนภายในบรษิ ทั สามารถเขา้ รว่ มได้ และคน้ หาได้
c. Ore-Wide หมายถงึ ทุกคนในบรษิ ทั จะเป็นสมาชกิ ในทมี โดยอตั โนมตั ิ (ตอ้ งเป็นสทิ ธิ์ Admin)
เลอื กประเภท
ของ Teams

ในทน่ี ้ี Alicia เลอื กเป็น Private เพอ่ื ใหอ้ นุญาตคนทเ่ี กย่ี วขอ้ งเขา้ มาประชุมเทา่ นนั้

P a g e 5 | 28

ระบชุ ื่อทีม และ
รายละเอียดของทีม

4. เพม่ิ สมาชกิ Molly และ Karen ซง่ึ สามารถกาหนดใหท้ งั้ สองเป็นเจา้ ของทมี ไดเ้ ช่นกนั

เพ่ิมสมาชิ กโดยกาหนดให้เป็ นเจ้าของทีม
หรอื สมาชิกทวั่ ไป

#Tips – เจ้าของทีม กบั สมาชิกแตกต่างกนั อยา่ งไร
เจา้ ของทมี สามารถปรบั แต่ง เพมิ่ สมาชกิ ในทมี ได้ แต่ถา้ เป็นสมาชกิ ในทมี จะเพม่ิ สมาชกิ เพมิ่ เตมิ ไมไ่ ด้ แต่สามารถ

Leave Group ได้ และสามารถเพม่ิ Channel หรือ Tabs ได้ ตามสทิ ธิท์ ่ถี ูกกาหนดจากเจ้าของทีม ควรจะกาหนด
เจา้ ของทมี ตามความจาเป็นเทา่ นนั้

5. เธอสรา้ ง Channel ทช่ี อ่ื “Press Release” เพอ่ื จุดประสงคเ์ ดยี วคอื การคยุ กนั เร่อื งงานแถลงขา่ ว
• Alicia คลกิ “…” เลอื ก “Add channel”

P a g e 6 | 28

สนทนากนั เฉพาะเรอ่ื ง
โดยการเพิ่ม Channel

• แนะนาให้เลือก “Automatically…..” เพราะว่าช่ือ Channel ของ Press Release จะอยู่ท่ี Favorite ของ
สมาชกิ ในทมี

แนะนาให้เลอื กเพราะจะไดป้ รากฏหน้า
Teams ของทุกคนในทีม

• สาเรจ็

P a g e 7 | 28

#Tips - Channel คอื อะไร
Channel คอื การแบ่งหอ้ งสนทนาทช่ี ดั เจนอย่ภู ายใตท้ มี เดยี วกนั ทาใหก้ ารสนทนาไมห่ ลุดจุดประสงคเ์ ดยี วกนั

สามารถแบง่ เป็นหวั ขอ้ ทส่ี นใจ, แผนก หรอื โครงการไดเ้ ชน่ กนั
#Tips – ใช้งานบอ่ ยให้ Show ไวท้ นั ที

เม่อื เรามี Teams หรอื Channel เป็นจานวนมาก เพ่อื ใหเ้ ราไม่หลุดการสนทนา เราใช้ Show ท่ี Teams หรอื
Channel ได้ ทนั ที

เลอื ก “…” และเลือก Show สาหรบั แสดง Teams หรอื Channel
ที่ใช้งานบอ่ ยๆ หรอื เลอื ก Hide หากไมไ่ ดใ้ ช้งานบอ่ ยๆ

P a g e 8 | 28

การทางานรว่ มกนั

Alicia ต้องมีประชุม เพ่ือตรวจทานสาหรับงาน Press Release ทุกๆ วันอังคารเช้า กับ Molly และ Karen เธอ
จาเป็นตอ้ งใหท้ งั้ สองเขา้ ถงึ เอกสารเดยี วกนั
การอปั โหลดเอกสาร

1. เธอคลกิ File เพ่อื ทาการอปั โหลดเอกสาร

ทาการ Upload เอกสารจากในเครอ่ื ง

2. ตอนน้ไี ฟลพ์ รอ้ มใชใ้ น Channel ของ Press Release

การทานัดหมาย
3. Alicia ต้องตงั้ เวลานัดหมาย ไปท่ปี ฏิทนิ และตงั้ ให้ทุกๆ วนั องั คาร ตอนสบิ โมงในการประชุมงาน Press
Release
• เลอื ก Meeting และ Schedule a meeting

P a g e 9 | 28

ทาตารางนัดหมายเลอื ก Schedule a meeting
• จดั ตารางนดั หมายทกุ วนั องั คารสบิ โมง และเลอื ก Schedule

P a g e 10 | 28

1) เลอื ก Channel และ Teams ทน่ี ดั หมายการประชุม
2) เชญิ เพอ่ื นร่วมงานเขา้ ประชุม ระบบจะตรวจสอบวา่ วา่ งหรอื ไม่
3) ตงั้ เวลาเรมิ่ -เลกิ และตงั้ ซา้ โดยคลกิ Repeat
4) ใหซ้ า้ ทุกๆ องั คารต่อสปั ดาห์ กาหนดตงั้ ตน้ และจุดสน้ิ สดุ
5) ใสร่ ายละเอยี ดเน้อื หาการประชมุ
• ปรากฏใน Conversation ใน Channel ทร่ี ะบุไว้

การสนทนารว่ มกนั
ก่อนทเ่ี ธอจะกลบั บา้ น Alicia ไดส้ อบถามไปยงั Molly และ Karen ช่วยตรวจสอบเอกสาร กอ่ นวนั พรุ่งน้ี

P a g e 11 | 28

1. Alicia แทก็ ช่อื Molly และ Karen โดยใชเ้ ครอ่ื งหมาย “@” และตามดว้ ยช่อื

2. Karen ตรวจสอบท่ี Activity Alert จะปรากฏว่า Alicia ไดท้ าการแทก็ ช่อื ของเขา เพ่อื ขอรบั ความช่วยเหลอื
เลอื ก Activity Alert

3. Molly ไมอ่ ยากให้ Alicia เครยี ดกบั งานมาก จงึ ใหก้ าลงั ใจ Alicia ดว้ ย Gif Image
• คลกิ Reply
• เลอื ก GIF และคน้ หาคาว่า “Strong”

P a g e 12 | 28

4. Alicia ตอบกลบั ดว้ ยคาขอบคณุ ผา่ น Sticker ซง่ึ สามารถใสข่ อ้ ความได้

P a g e 13 | 28

5. Molly ใหค้ าแนะนา ภายในเอกสาร
• คลกิ ทเ่ี อกสาร และเลอื ก Conversation เพอ่ื ใหค้ วามเหน็ ของเอกสารน้ี

P a g e 14 | 28

• Molly แชทตรงหา Alicia เพ่อื แนะนาไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง โดยคลกิ ท่ี Chat เลอื ก New Chat และพมิ พถ์ ามทนั ที

• Molly จงึ โทรหา Alicia เพ่อื อธบิ าย

P a g e 15 | 28

ทงั้ สองคนคุยโทรศพั ทก์ นั เพอ่ื อธบิ ายใหเ้ ขา้ ใจสาหรบั วนั พรงุ่ น้ี

การเข้ารว่ มการประชมุ ออนไลน์
ในเชา้ วนั ถดั มา ปฏทิ นิ บน Outlook ของ Alicia แจง้ เตือนว่าใกลถ้ งึ เวลาประชุมเร่อื ง Press Release กบั Molly และ
Karen

P a g e 16 | 28

1. Alicia และทกุ คนคลกิ Join Meeting จากหน้า Outlook

หรอื Teams

P a g e 17 | 28

คลกิ Join Now
2. ทุกคนเขา้ รว่ มประชุมกนั พรอ้ มภาพและเสยี ง หากตอ้ งการใชง้ านวดิ โี อ เพยี งแคค่ ลกิ ไอคอนวดิ โี อตามลกู ศร

P a g e 18 | 28

3. Alicia แชรห์ น้าจอ พรอ้ มกบั ไฟลเ์ อกสาร

แชร์ Desktop

P a g e 19 | 28

จะปรากฏหน้าจอทแ่ี ชร์

4. Alicia ทาการบนั ทกึ Video ระหว่างการประชุม
5. เน่อื งจาก Molly อยนู่ อกออฟฟิศ เธอจงึ ใชว้ ธิ ี “Blur Background” ทาใหไ้ มเ่ หน็ สภาพแวดลอ้ มภายนอก

P a g e 20 | 28

6. ระหวา่ งการประชุม Alicia ตอ้ งการใหเ้ อกสารน้ี แกไ้ ข ใหเ้ รยี บรอ้ ยระหว่างประชมุ จงึ เลอื ก “Edit in Teams”
7. Karen และ Molly สามารถแกไ้ ขไดท้ นั ที แบบ Real-Time

8. เมอ่ื การประชมุ เสรจ็ สน้ิ และเอกสารน้เี ป็นแบบ Final แลว้ Alicia จงึ Publish เอกสารขน้ึ เป็นอกี หน่ึง Tabs ใน
Channel ของ Press Release เพ่อื ยนื ยนั วา่ จะใชเ้ อกสารน้ี

P a g e 21 | 28

ปรากฏเป็นอกี Tabs บนหน้าแรก

#Tips – ประโยชน์ของการใช้ Tabs
Tabs ใน Microsoft Teams จะอนุญาตใหเ้ ราแสดงเน้อื หาทต่ี อ้ งปฏสิ มั พนั ธก์ บั ผใู้ ชง้ าน โดย Tabs จะแบ่งเป็น
2 ประเภทคอื Static Tabs จะเป็น Tabs เฉพาะบคุ คลใช้ Tabs สาหรบั การจดโน้ต โดยทไ่ี ม่ตอ้ งแชรไ์ ปทงั้ ทมี
และ Configurable Tabs คอื Tabs ทเ่ี ป็นสว่ นหนง่ึ ของ Channel เพอ่ื ตอ้ งการแสดงขอ้ มลู หรอื เน้อื หาท่ี
ตอ้ งการสอ่ื ภายในทมี

9. เมอ่ื ประชมุ เสรจ็ เรยี บรอ้ ย Alicia จงึ Stop Recording วดิ โี อระหว่างการประชุม จะเกบ็ ใน Conversation

P a g e 22 | 28

วิดีโอบนั ทึกการประชมุ จะเกบ็ ใน
สนทนา หรอื Microsoft Streams

ของ Teams นัน้ ๆ

และสามารถดยู อ้ นหลงั ไดผ้ ่าน Microsoft Stream

เคลด็ ลบั การใช้งาน Microsoft Teams

เจ้าของทีม ควรทราบเรอ่ื งใดบ้าง
ภายใน Microsoft Teams นนั้ จะแบง่ สทิ ธิ์ คอื Team Owners และ Members ซง่ึ ทาง IT ของบรษิ ทั จะให้

เจา้ ของทมี ดแู ละภายในทมี ดว้ ยตนเอง โดยสงิ่ ทค่ี วรทราบมดี งั ตอ่ ไปน้ี
• Edit Team Name/Description: เจ้าของทมี สามารถแก้ไขช่อื ทมี รายละเอยี ด และเปล่ยี นประเภทของทมี
เช่น จาก Private เป็น public เป็นตน้

P a g e 23 | 28

• Manage Teams: เจา้ ของทมี สามารถเพม่ิ หรอื ลดสมาชกิ ในทมี ได้ โดยคลกิ ท่ี “Manage Teams”
เพิ่มสมาชิก

นอกจากนนั้ สามารถจดั การ Channel ภายในทมี ของตนเองใหไ้ ปในแนวทางเดยี วกนั

P a g e 24 | 28

การตงั้ ค่าภายในทมี เช่น สามารถสรา้ ง Team code ใหบ้ ุคคลนอกทมี สามารถเขา้ ร่วมดว้ ยได้ รวมถงึ การตงั้
ค่าสนทนาต่างๆ

การตงั้ ค่า Apps ภายใน ว่าอนุญาตใหใ้ ช้ Apps ใดไดบ้ า้ ง

• Delete Teams: หากมกี ารยกเลกิ ขอ้ มลู การใชง้ าน Teams สามารถ Delete Teams ไดท้ นั ที

P a g e 25 | 28

ค้นหาทกุ ส่ิงใน Microsoft Teams
การใชง้ าน Microsoft Teams มชี ่อง Command box ทอ่ี ยดู่ า้ นบนสดุ มี 3 เทคนคิ ทช่ี ว่ ยประหยดั เวลาไดม้ าก

ขน้ึ
1) ใช้ Command box เพอ่ื คน้ หาทุกสง่ิ ใน Teams ไม่วา่ จะเป็นขอ้ ความ บคุ คล แชนแนล หรอื ไฟล์

2) ใช้ “/” เพ่อื สงั่ ทาอยา่ งใด อยา่ งหน่งึ เช่น พมิ พ์ “/call” และแทบ็ หน่งึ ครงั้ จะทาการโทรหาบุคคลทร่ี ะบุ

3) ใช้ “@” เพอ่ื การสง่ ขอ้ ความ เชน่ พมิ พ์ @Molly และตามดว้ ยขอ้ ความ กด Enter เราจะสามารถสง่ ขอ้ ความถงึ
บคุ คลนนั้ ไดท้ นั ที

การตงั้ ค่าส่วนตวั
เราสามารถตงั้ ค่าสว่ นตวั เชน่ การแสดงผลของ Teams, อปุ กรณ์ทใ่ี ชเ้ ชอ่ื มต่อ หรอื ปรบั ภาษาของ Teams ได้

จาก Settings

P a g e 26 | 28

ใช้งานผา่ นสมารท์ โฟน
สาหรบั การใชง้ านบนสมารท์ โฟน Microsoft Teams รองรบั ทงั้ iOS และ Android ซง่ึ การใชง้ านไมต่ ่างกนั มาก

นกั สามารถดาวน์โหลดไดท้ ่ี https://teams.microsoft.com/downloads

สามารถศกึ ษาเพม่ิ เตมิ Microsoft Teams on Mobile ไดท้ ่ี http://bit.ly/TeamsOnMobile

คิดต่อ

จากเร่อื งราวในคมู่ อื น้ี ทาใหเ้ ราสามารถใชก้ ารสนทนา และการทางานเป็นทมี ทงั้ เอกสาร และประชุมออนไลน์
ไดจ้ ากทท่ี เ่ี ดยี ว แทบจะไม่ตอ้ งปรบั เปลย่ี นไปใชโ้ ปรแกรมอ่นื ๆ อกี ทงั้ ขอ้ มลู สนทนา เอกสาร และเคร่อื งมอื ลดั ต่างๆ ทา
ใหเ้ ราสะดวกสบายมากขน้ึ อกี ทงั้ ขอ้ มูลอย่ใู นท่ีทเ่ี ดยี วไมต่ อ้ งกลวั หลุดออกไป ลองช่วยคิดต่อวา่ ในทมี หรอื ในบรษิ ทั จะ

P a g e 27 | 28

ใช้กบั ส่วนใดได้บ้าง เช่น ทาเป็นกลุ่มของแผนก หรอื Virtual Team ในแต่ละโครงการ ลองคิดและแชร์ใหก้ บั เพ่อื น
รว่ มงานของคุณ

หากต้องการศกึ ษาเพม่ิ เตมิ ในการใช้งาน Microsoft Teams สามารถศกึ ษาไดท้ ่ี “End user training for Microsoft
Teams (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/enduser-training)”

P a g e 28 | 28


Click to View FlipBook Version