MANUAL PENGURUSAN SPK

QUALITY MANAGEMENT IN EDUCATION

KAJIAN KES
NOOR JHAN BINTI ABU LAIS

S827522

DOKUMEN KUALITI SPK
MS ISO 9001 : 2015

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

BAB 1 PENGENALAN MANUAL

1.1. TUJUAN

Manual Sistem Pengurusan Kualiti merupakan dokumen bertulis yang
mengandungi Skop Pendaftaran, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Penerangan
Ringkas yang menjadi sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti Kolej
Vokasional Kementerian Pendidikan Malaysia. Manual ini diwujudkan
sebagai tanda komitmen pihak pengurusan KVKPM untuk melaksanakan
Sistem Pengurusan Kualiti Kolej Vokasional.

Manual kualiti ini disediakan bagi tujuan berikut:

a) Menjelaskan maklumat berkenaan KVKPM yang merangkumi perkara-
perkara seperti: perkhidmatan yang diberi, pelanggan organisasi, visi,
misi, dan lokasi.

b) Memperincikan SPK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif kualiti,
skop pelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi keperluan yang
tidak dimasukkan dalam SPK, proses-proses yang terlibat dalam
organisasi dan hubungkait di antaranya, proses pengurusan sumber,
proses perancangan pemberian perkhidmatan, sistem kawalan
dokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan yang dilaksanakan
secara berterusan.

c) Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan
dalam proses pengurusan sistem perkhidmatan pendidikan selaras
dengan keperluan standard SPK KVKPM.

1.2. KUASA / TANGGUNGJAWAB

a) Pengurus kualiti telah menyediakan kandungan Manual SPK ini melalui
perbincangan dengan Jawatankuasa Pengurusan Kualiti dan Ketua
Jabatan / Ketua Unit.

b) Pengurus kualiti dan Ketua Jabatan / Ketua Unit membuat
penambahbaikan kandungan Manual SPK ini dan disahkan oleh
Pengarah KV KPM sebelum dilaksanakan.

c) Pengurus kualiti bersama serta Setiausaha JK Kualiti KV adalah
bertanggungjawab untuk memastikan Manual Sistem Pengurusan
Kualiti ini dikemaskini bagi memberi gambaran perlaksanaan operasi
yang terkini.

SPK KVKPM 2.0 1

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

1.3. PENYEDIAAN DAN PENGEDARAN
Manual ini merupakan dokumen terkawal yang hanya terpakai dan
berkuatkuasa setelah diluluskan oleh Pengarah KVKPM. Dokumen Manual
Kualiti dan prosedur-prosedur kualiti akan disediakan dalam bentuk bercetak
(hardcopy) dan elektronik (softcopy) mengikut keperluan SPK KVKPM.
Dokumen ini akan diedarkan kepada mereka yang ditentukan dalam senarai
edaran bagi menjamin hanya dokumen yang sah, terkini dan diluluskan
sahaja dirujuk dalam melaksanakan proses dan penyampaian perkhidmatan.
Dokumen ini adalah terkawal dan tertakluk kepada peraturan berikut:
a) Diberi Indentifikasi nombor kawalan tertentu/khusus dan dikemaskini
apabila ada pindaan;
b) Dipinda mana - mana bahagian atau keseluruhannya dengan kelulusan
Pengarah KVKPM;
c) Dicop dengan perkataan “DOKUMEN INDUK” bagi naskah induk; dan
d) Dokumen Manual Kualiti dan prosedur-prosedur akan disediakan
secara hardcopy (dokumen asal) dan softcopy dokumen Kolej
Vokasional. Mana-mana dokumen yang dicetak dianggap dokumen
tidak terkawal.

1.4. KAWALAN REKOD
Semua rekod kualiti dalam bentuk bercetak dan data/ maklumat elektronik
yang terbit daripada pelaksanaan SPK KVKPM dikawal bagi membuktikan
keberkesanan SPK dan penyampaian perkhidmatan KVKPM serta
kepatuhan proses, produk, maklumat dan perkhidmatan kepada ketetapan
prosedur, keperluan KVKPM, perundangan dan peraturan ditetapkan.
Kaedah kawalan rekod kualiti meliputi:
a) Identifikasi dan penyenaraian rekod dalam Senarai Induk Rekod.
b) Pengumpulan, penyimpanan dan pemuliharaan rekod serta
tanggungjawab pegawai yang mengendalikannya.
c) Mudah dikenal pasti dan sedia untuk dirujuk kembali.
d) Tempoh simpanan dan pelupusan rekod

SPK KVKPM 2.0 2

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

1.5. PENYELARASAN PINDAAN

Pindaan Manual Kualiti hanya akan dibuat oleh Pegawai kawalan Dokumen.
Setiap pindaan akan disemak dan diluluskan oleh pengarah KVKPM sebelum
dikuatkuasakan. Setiap pindaan yang dilakukan akan dicatat dalam
Lampiran Profil Pindaan.

1.6. RUJUKAN UTAMA
Dokumen berikut menjadi rujukan utama bagi membangun, melaksana dan
mengekalkan penyampaian SPK KVKPM:
a) Perintah Am Bab A – G.
b) Peraturan Akademik.
c) Pekeliling Perkhidmatan & Pentadbiran JPA
d) Arahan Perbendaharaan
e) Akta Arkib Negara Malaysia.

1.7. ISTILAH DAN DEFINASI

Ketua Agensi Pengarah KVKPM
Pengurus Kualiti
Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengarah
JK SPK KV KVKPM untuk membantu pihak pengurusan bagi
menyelaraskan pelaksanaan SPK di peringkat
Pihak Pengurusan organisasi

Pegawai yang dilantik oleh oleh Pengarah
KVKPM bagi membantu Pengurus Kualiti untuk
menyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusan
kualiti di peringkat unit/ jabatan.

KVKPM diketuai oleh pengarah, dibantu
Timbalan pengarah Akademik, Timbalan
Pengarah Sokongan Akademik, Ketua Jaminan
Kualiti dan semua Ketua Jabatan.

SPK KVKPM 2.0 3

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

Mesyuarat Mesyuarat peringkat jabatan yang
Pengurusan Kolej dipengerusikan oleh Pengarah KV. Keahlian
terdiri daripada pihak pengurusan dan semua
Sistem Pengurusan ketua-ketua jabatan.
Kualiti
Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan
dasar kualiti dan objektif kualiti serta kaedah
pencapaiannya. Ia adalah dasar yang
menerangkan bagaimana pengurusan berkualiti
dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.

Klausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalam
Standard SPK KVKPM

Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Ketidakpatuhan Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkan
input kepada output.

Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untuk
melaksanakan sesuatu proses atau aktiviti
penyampaian perkhidmatan.

Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yang dijalankan
kepada pelanggan.

Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkan
/ Penambahbaikkan punca-punca ketidakpatuhan yang telah
dikenalpasti dan mengambil tindakan untuk
penambahbaikkan.

Tindakan pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca-
punca ketidakpatuhan yang telah dikenalpasti
tidak berulang lagi di masa akan datang.

SPK KVKPM 2.0 4

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

S1I.N1.GKATAN Kementerian Pendidikan Malaysia
Bahagian Pendidikan dan Latihan Teknikal
KPM Vokasional
BPLTV Kolej Vokasional
Sistem Pengurusan Kualiti
KV Manual Kualiti
SPK Prosedur Kualiti
MK Pengurus Kualiti
PK Dokumen Sokongan
PQ Prosedur Teras Akademik
DS Prosedur Pengurusan Sokongan Akademik
PTA Prosedur Pengurusan Umum
PPSA Pengarah
PPU Timbalan Pengarah Akademik
P Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
TPA Ketua Jaminan Kualiti
TPSA Ketua Jabatan
KJK Ketua Unit
KJ Ketua Program
KU
KP

SPK KVKPM 2.0 5

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI

1.1. TUJUAN PENUBUHAN KVKPM

KVKPM dibangunkan sebagai institusi pendidikan dan latihan teknikal
vokasional pasca menengah yang melaksanakan Kurikulum Kolej Vokasional
untuk membentuk modal insan yang bersahsiah, berilmu dan berkemahiran
tinggi. Matlamat umum ini direalisasikan dengan perencanaan dan
pelaksanaan usaha pendidikan dan latihan untuk mencapai objektif am
berikut:

1.1.1 Melahirkan pelajar berkompetensi pekerjaan aras tinggi dan
1.1.2 menepati kehendak industri.
1.1.3 Melahirkan pelajar berkompetensi usahawan dalam bidang
vokasional pilihannya.
Membekalkan ilmu untuk melanjutkan pengajian ke peringkat yang
lebih tinggi.

1.1.4 Memupuk watak professional dan kecintaan kepada pembelajaran
sepanjang hayat.

1.2. VISI
Peneraju pendidikan teknikal dan vokasional yang unggul.

1.3. MISI

Memperkasa pendidikan teknikal dan vokasional melalui
pelaksanaan program yang berkualiti.

1.4. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi KVKPM adalah seperti di Lampiran 1 : Carta Organisasi
Kolej Vokasional.

1.5. PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN

KVKPM menyediakan perkhidmatan Pemberian Latihan Teknikal dan
Vokasional dan Industri Perkhidmatan kepada pelajar-pelajar. Program-
program yang ditawarkan adalah seperti berikut

a) Program Sijil Vokasional Malaysia (SVM)

b) Program Diploma Vokasional Malaysia (DVM)

SPK KVKPM 2.0 6

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

1.6. PELANGGAN
Pelanggan kepada Sistem Pengurusan Kualiti di KVKPM adalah
pelajar yang berdaftar sepenuh masa.

1.7. PIHAK BERKEPENTINGAN
Pihak berkepentingan dalam organisasi ini dan SPK adalah BPLTV, KPM,
Industri dan orang awam.

BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1. SKOP

KVKPM melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi proses Pemberian
Latihan Teknikal dan Vokasional di peringkat sijil dan diploma bagi
memenuhi visi dan misi Kolej Vokasional, KPM dan memenuhi kehendak
negara berasaskan Standard SPK KV KPM.
Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-
1. Prosedur Teras Akademik

a) Perancangan Takwim Tahunan Kolej
b) Pennyediaan Jadual Waktu PdPc
c) Pembelajaran dan Pemudahcaraan
d) Pencerapan PdPc
e) Pengurusan Pentaksiran dan Penilaian
f) Pengurusan Pendaftaran Kursus Program Diploma
g) Pertimbangan Pelajar menduduki Penilaian Akhir
h) Pengurusan Latihan Industri (OJT)
i) Pengurusan Projek Tahun Akhir (PTA)
j) Pengurusan Pengambilan pelajar Baharu Diploma
k) Pembangunan Rekabentuk Program Baharu dan Semakan

Kurikulum
l) Penambahbaikan Kualiti Berterusan (CQI) dan Closing The

Loop (CTL)

SPK KVKPM 2.0 7

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

m) Pengurusan Pemindahan Kredit, Pengecualian Kursus dan
Pertukaran Program Pengajian Bagi Program Diploma Kolej
Vokasional

n) Pengurusan Penangguhan Pengajian

2. Prosedur Sokongan Akademik
1.1.4.1 Pendaftaran Pelajar Baharu Diploma
1.1.4.2 Pertukaran Pelajar Masuk dan Keluar Kolej
1.1.4.3Pengurusan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

2 Prosedur Pengurusan Umum.
2.1.1.1 Kawalan Dokumen Kualiti
2.1.1.2 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf
2.1.1.3 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
2.1.1.4 Audit Pelaksanaan SPK KVKPM

3.2. PENGECUALIAN DAN JUSTIFIKASI
Klausa berikut tidak dilaksanakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti KVKPM
kerana tidak berkaitan dengan skop pendaftaran di atas;
Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ini tidak meliputi kehendak
yang berikut :
a) Klausa 8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan.
Justifikasi Pengecualian:
KVKPM tidak terlibat dalam merekabentuk dan perkembangan produk
dan perkhidmatan. Perkara tersebut adalah di bawah tanggungjawab
pihak pengurusan BPLTV, KPM. KVKPM hanya menggunapakai
kurikulum dan struktur program yang telah disediakan oleh BPLTV.
b) Klausa 7.1.5 Sumber pemantauan dan Pengukuran
Justifikasi Pengecualian:
KVKPM tidak mempunyai peralatan pemantauan dan pengukuran
teknikal yang memerlukan kalibrasi atau verifikasi oleh piawaian
kebangsaan atau antarabangsa.

SPK KVKPM 2.0 8

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

BAB 4 KONTEKS KOLEJ VOKASIONAL

4.1. MEMAHAMI ORGANISASI DAN KONTEKS KVKPM

KVKPM telah mengenalpasti isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan
matlamat dan hala tuju strategik yang akan mempengaruhi kemampuan untuk
mencapai keputusan yang dikehendaki. Isu boleh merangkumi isu positif atau
negatif yang timbul dari aspek seperti perundangan, teknologi, persaingan,
pasaran, budaya, sosial dan keadaan ekonomi sama ada di dalam atau luar
negara. Isu-isu ini sentiasa dipantau dan dikaji semula mengikut kesesuaian
semasa mesyuarat-mesyuarat yang melibatkan pengurusan kolej, ketua-ketua
jabatan dan ketua-ketua unit.

4.2. MEMAHAMI KEHENDAK DAN JANGKAAN PIHAK YANG
BERKEPENTINGAN

Disebabkan kesan atau impak yang berpotensi ke atas kemampuan KVKPM
untuk menyampaikan perkhidmatan secara konsisten yang memenuhi
kehendak pelanggan dan keperluan perundangan, KVKPM telah
mengenalpasti:

a) Pihak yang berkepentingan yang berkaitan dengan SPK

b) Keperluan pihak yang berkepentingan yang relevan dengan SPK.

KVKPM juga memantau dan mengkaji informasi tentang pihak yang
berkepentingan serta keperluannya.

4.3. PENENTUAN SKOP SPK
Skop perlaksanaan dan persijilan SPK adalah seperti yang dinyatakan dalam
Bahagian 3.1 dan 3.2. Skop ini telah mengambilkira perkara berikut:

a) Isu-isu luaran dan dalaman yang dirujuk dalam Bahagian 4.1;

b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan yang dirujuk dalam
Bahagian 4.2;, dan

c) Perkhidmatan yang disediakan.

4.4. SPK DAN PROSES-PROSESNYA

KVKPM telah mewujudkan dokumen, melaksana dan menyelenggara SPK
dan penambahbaikan berterusan yang berkesan selaras dengan keperluan

SPK KVKPM 2.0 9

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

standard. KVKPM juga telah menentukan proses yang diperlukan untuk SPK
dan penggunaannya dalam perkhidmatan KVKPM:

a) Menentukan input yang perlu dan output yang dijangka dari proses ini.

b) Menentukan turutan dan interaksi di antara proses-proses ;

c) Menentukan kriteria dan kaedah yang diperlukan bagi memastikan
kedua-dua pelaksanaan dan kawalan proses ini berkesan;

d) Memastikan terdapatnya sumber dan maklumat yang diperlukan bagi
menyokong pelaksanaan dan pemantauan proses-proses;

e) Memberikan tanggungjawab dan kuasa untuk proses ini;

f) Menilai proses ini dan melaksanakan apa-apa perubahan yang perlu
untuk memastikan proses ini mencapai hasil yang dikehendaki;

g) Menambahbaik proses ini dan sistem pengurusan kualiti;

h) Menyelenggara maklumat didokumenkan (dokumen rujukan) untuk
menyokong operasi prosesnya;

i) Mengekalkan maklumat didokumenkan (rekod) untuk mendapat
keyakinan bahawa proses telah dijalankan sebagaimana yang telah
dirancang.

BAB 5 KEPIMPINAN

5.1. KEPIMPINAN DAN KOMITMEN

5.1.1 Kepimpinan dan Komitemen dalam SPK

Pengurusan KVKPM komited kepada pembangunan dan perlaksanaan SPK
KVKPM dan sentiasa berusaha secara berterusan untuk menambahbaik
sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan:

a) Kebertanggungjawaban keatas keberkesanan SPK.
b) Mewujudkan dasar dan objektif kualiti KVKPM yang konsisten dengan

Visi, Misi dan Matlamat KVKPM serta dapat memenuhi kehendak
pelanggan dan pihak berkepentingan.
c) Memastikan Objektif kualiti dibangunkan bagi mengukur kemajuan
pelaksanaan fungsi/ tugas di setiap unit.
d) Menghebahkan kepentingan keberkesanan pengurusan kualiti dan
pematuhan terhadap keperluan SPK kepada semua pegawai;

SPK KVKPM 2.0 10

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

e) Melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang berjadual
untuk menilai pelaksanaan SPK, menentukan keberkesanannya dan
menambahbaik perkhidmatan secara berterusan.

f) Menyediakan sumber kewangan, keperluan fasiliti, peralatan dan
modal insan yang mencukupi untuk melaksana dan mengekalkan
SPK.

5.1.2 Fokus kepada pelanggan.
KVKPM sentiasa komited dan fokus kepada pelanggan dengan
memastikan ;
5.1.2.1 Keperluan pelanggan, peraturan dan perundangan berkaitan
ditentukan dan dipenuhi;
5.1.2.2 Pematuhan kepada produk dan perkhidmatan, termasuk
keupayaan meningkatkan kepuasan pelanggan ditentukan
dan ditangani dengan berkesan;
5.1.2.3 Tahap kepuasan pelanggan dipantau dan dianalisis supaya
tindakan pembetulan dan penambahbaikan dapat diambil
dari semasa ke semasa.

5.2. DASAR KUALITI.
5.2.1. Membangunkan dasar kualiti.
Bagi memastikan perkhidmatan yang cemerlang kepada pelanggan,
pengurusan KVKPM telah membentuk dasar kualiti seperti berikut:
“ Pengurusan KVKPM beriltizam untuk mencapai kecemerlangan melalui
perlaksanaan SPK KVKPM dalam mengendalikan program latihan teknikal
dan vokasional yang berkualiti untuk melahirkan modal insan yang holistik”
5.2.2. Komunikasi berkaitan dasar Kualiti
Dasar Kualiti yang telah dibentuk diwujudkan dalam bentuk maklumat
berdokumen dan disebarkan kepada semua warga kerja supaya difahami
dan diaplikasikan serta dibuat penilaian dan penambaikan bagi memastikan
kesesuaian yang berterusan.

SPK KVKPM 2.0 11

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

5.3. FUNGSI, TANGGUNGJAWAB DAN BIDANG KUASA ORGANISASI.
Pengurusan KVKPM telah menetapkan tanggungjawab dan kuasa kepada
semua warga kerja bagi memastikan perlaksanaan SPK berjalan dengan
lancar dan sistematik, Warga kerja yang diberi kuasa tertentu telah diberi
surat lantikan bagi melaksanakan tugas yang berkenaan.

BAB 6 PERANCANGAN UNTUK SPK

6.1. TINDAKAN BAGI MENENTUKAN PEMATUHAN DAN
PENAMBAHBAIKKAN

6.1.1 Pengurusan KVKPM perlu memastikan perancangan SPK
dilaksanakan bagi setiap aktiviti kerja/ proses/ perkhidmatan untuk
memenuhi objektif kualiti yang dibangunkan. Perancangan ini
dinyatakan di dalam pelan strategik KVKPM.

6.1.2 Setiap perancangan kualiti pelu dinilai kesesuaiannya dan dibuat
penambahbaikan dari semasa ke semasa. Integriti SPK hendaklah
dikekalkan semasa merancang dan melaksanakan perubahan
perancangan kualiti bagi melancarkan sistem, aktiviti kerja, proses
dan penyampaian perkhidmatan.

6.1.3 Perancangan SPK KVKPM mengambilkira isu-isu yang dibangkitkan
pada 4.1 dan merujuk kepada keperluan 4.2 untuk memastikan:
a) Keupayaan SPK KVKPM mencapai keputusan yang

disasarkan;

b) Mencegah atau mengurangkan kesan ketidakpatuhan yang
tidak dirancang;

c) Peningkatan berterusan.

6.1.4 KVKPM telah merancang:

6.1.1.1 Tindakan untuk menyepadu, melaksanakan tindakan kepada
proses SPK dan menilai keberkesanan tindakan tersebut.

SPK KVKPM 2.0 12

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

6.2. OBJEKTIF KUALITI DAN PERANCANGAN UNTUK MENCAPAI.

KVKPM telah mewujudkan objektif kualiti. Objektif ini selaras dengan
Dasar Kualiti supaya pencapaian dapat dinilai dan dianalisis secara
keseluruhan.
Objektif Kualiti ini dipantau, disemak dan dianalisis secara berterusan
untuk memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang
penambahbaikan ke atas SPK, khususnya semasa Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan.
6.3

6.3. PERANCANGAN UNTUK PERUBAHAN.
KVKPM mengenalpasti keperluan untuk membuat perubahan kepada SPK
KVKPM (rujuk 4.4) secara terancang dan sistematik dengan mengambilkira
perkara-perkara berikut:

a) Tujuan perubahan dan kesannya.
b) Integriti SPK
c) Sumber yang boleh diperolehi.
d) Peruntukan dan pengagihan semula tanggungjawab dan kuasa.

BAB 7 SOKONGAN
7.1. Pengurusan Sumber
7.1.1 Am
KVKPM bertanggungjawab mengenalpasti dan menyediakan sumber-sumber
yang mencukupi untuk mewujud, melaksana, menyelenggara dan
menambahbaik SPK secara berterusan. Sumber yang dimaksudkan
termasuklah personel yang mencukupi dan terlatih, peralatan, kemudahan
asas, fasiliti dan sebagainya berdasarkan:
a) Keupayaan dan kekangan sumber dalaman;

SPK KVKPM 2.0 13

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

b) Peruntukan dan perolehan daripada penyedia luar.

7.1.2 Modal Insan

KVKPM telah menentukan dan menyediakan warga kerja yang perlu untuk
pelaksanaan SPK dan kawalan proses kerja yang berkaitan. Keperluan
warga kerja dikaji semula daripada semasa ke semasa mengikut fungsi unit.
KVKPM akan memastikan semua pegawai kompeten untuk melaksanakan
proses kerja dan menyampaikan perkhidmatan dengan cara ;

7.1.2.1 Mengenalpasti tahap kompetensi setiap pegawai;

7.1.2.2 Merancang dan mengadakan latihan, program serta mengambil
tindakan yang bersesuaian untuk mencapai tahap kompetesi
yang dikenalpasti.

7.1.2.3 Menilai keberkesanan ke atas tindakan-tindakan yang diambil
terhadap pelaksanaan SPK.

7.1.2.4 Memastikan staf mengetahui akan kepentingan tugas-tugasnya
dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian
objektif-objektif kualiti;

7.1.2.5 Menyelenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan
pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

7.1.3 Infrastruktur

Pengurusan KVKPM memastikan penyediaan dan penyelenggaraan
kemudahan infrastruktur yang bersesuaian untuk pelaksanaan SPK.
Infrastruktur tersebut merangkumi:

7.1.3.1 Bangunan Pentadbiran,Blok asrama, kawasan kerja (bengkel dan
makmal) dan kemudahan yang berkaitan (pusat sumber, koperasi,
surau dan kafeteria).

7.1.3.2 Peralatan yang berkaitan meliputi sistem maklumat, kemudahan
internet, peralatan kerja, alat-alat keselamatan dan sebagainya.

7.1.3.3 Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, pejabat dan
kaunter, alat komunikasi dan lain-lain khidmat sokongan bagi
kelancaran proses SPK.

7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses.

KVKPM berupaya menyediakan, mengurus dan memastikan aspek-aspek
kepuasan hati pegawai, motivasi dan pengiktirafan serta suasana kerja yang

SPK KVKPM 2.0 14

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

menggalakkan dan bersesuaian yang akan menyokong penghasilan produk
dan perkhidmatan yang berkualiti.

7.1.4.1 Kawalan keselamatan di tempat kerja dan persekitaran kolej.

7.1.4.2 Persekitaran kerja yang kondusif meliputi susun atur pejabat,
kebersihan dan keindahan kawasan melalui perlaksanaan program
EKSA.

7.1.4.3 Aktiviti kebajikan dan interaksi staf meliputi hari keluarga, sukan dan
sebagainya.

7.1.5 Sumber permantauan dan pengukuran

Keperluan ini tidak dilaksanakan dalam SPK KVKPM kerana tiada
sebarang peralatan pengukuran yang perlu dikalibirasi atau
diverifikasi.

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

KVKPM perlu menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk operasi
proses-prosesnya bagi mencapai keakuran produk dan perkhidmatan.
Pengetahuan ini boleh diperolehi dari sumber dalaman (contoh:
daripada pengalaman warga kerja, pengajaran daripada kejayaan atau
kegagalan perkhidmatan yang lepas dan aktiviti atau program
penambahbaikan) dan sumber luaran (contoh: standard, akta, Undang
-undang, garis panduan, persidangan dan kursus luaran).

Pengetahuan ini perlu diselenggara, dikekalkan dan sentiasa ada
apabila diperlukan. Dimana perlu pengetahuan ini akan didokumenkan
(sama ada dalam bentuk “hardcopy dan softcopy”) untuk memudahkan
pengendaliannya. Setiap warga kerja digalakkan untuk menggunakan
pengetahuan ini dan berkongsi pengetahuan yang ada atau yang
diperolehi untuk mencapai objektif KVKPM.

7.2. Kompeten.

KVKPM memastikan warga kerja diberi pendedahan berikut untuk
melaksanakan tugas dengan baik ;

a) Kemahiran dan latihan yang bersesuaian dengan tugas mereka.

SPK KVKPM 2.0 15

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

b) Jabatan membuat penilaian terhadap latihan yang telah diterima oleh
warga kerja berkenaan.

Keperluan latihan dikenalpasti melalui kaedah berikut :
a) Cadangan warga kerja;
c) Cadangan pihak Pengurusan KVKPM;
d) Tawaran kursus yang bersesuaian daripada pihak luar.

Rekod latihan diselenggara dalam Buku Rekod Perkhidmatan/ Fail Peribadi
oleh Bahagian Pentadbiran.

7.3. Kesedaran.
KVKPM akan memastikan bahawa semua pegawai mengetahui;
a) Dasar Kualiti.
b) Objektif Kualiti.
c) Sumbangan mereka kepada keberkesanan SPK termasuk manfaat
dari penambahbaikan yang dilaksanakan.
d) Implikasi apabila tidak mematuhi keperluan SPK.

7.4. Komunikasi
KVKPM akan memastikan dan melaksanakan proses komunikasi yang
bersesuaian di semua peringkat pengurusan dan fungsian untuk
menerangkan kepada staf mengenai perkara yang berkaitan dengan SPK
KVKPM dan keberkesanan pelaksanaannya. Komunikasi ini boleh dilakukan
melalui mana-mana kaedah berikut:
a) Taklimat Pengurusan dan Mesyuarat Pengurusan di setiap peringkat
pengurusan.
b) Perbincangan seperti sesi percambahan fikiran staf dan perbincangan
Jawatankuasa.
c) Applikasi telegram, Whatapps, email dan laman web.
Antara fokus atau perkara yang perlu disampaikan kepada anggota
termasuklah:

SPK KVKPM 2.0 16

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

a. Visi, Misi dan Matlamat KV, KPM, Dasar kualiti dan Objektif Kualiti
KVKPM serta kaitannya dengan semua staf dan fungsi Unit;

b. Keberkesanan SPK KVKPM meliputi pencapaian Objektif Kualiti
prestasi proses/ perkhidmatan, keupayaan proses dan kepatuhan
proses output, tahap kualiti perkhidmatan KVKPM, hasil semakan dan
pemantauan dan sebagainya;

c. Keperluan pelanggan, perundangan, statutori dan semua pihak
berkepentingan serta pentingnya staf memenuhinya;

d. Tanggungjawab, kuasa dan kompetensi staf termasuk perubahan
yang dilakukan;

e. Kesedaran dan penghayatan mengenai SPK KVKPM, kehendak
pelanggan dan kepentingan serta sumbangan setiap Bahagian/Unit
dan staf dalam usaha mencapai Visi, Misi dan Matlamat KV, KPM
serta keberkesanan pelaksanaan SPK;

f. Kepuasan pelanggan termasuk maklumbalas mereka;
g. Penglibatan staf dalam program kualiti, projek kualiti yang

dilaksanakan dan pembaikan yang dicadangkan;
h. Trend atau perkembangan persekitaran termasuk perkembangan

teknologi, perubahan keperluan pihak berkuasa dan lain-lain
perkembangan serta implikasi kepada usaha mengekalkan
keberkesanan SPK KVKPM; dan

i. Lain-lain perkara berkaitan pelaksanaan dan penambahbaikan SPK.

7.5 Maklumat Berdokumen

7.5.1. Am

SPK KVKPM merangkumi:
a) Maklumat yang didokumenkan diperlukan oleh SPK KVKPM, seperti
skop pendaftaran SPK, dasar dan Objektif Kualiti serta rekod yang
dinyatakan dalam Manual ini.
b) Maklumat yang didokumenkan ditentukan oleh KVKPM bagi
keberkesanan SPK seperti Manual Prosedur Kerja dan Fail Portfolio.

7.5.2. Pembangunan dan Pindaan

Pembangunan dan pindaan maklumat berdokumen SPK KVKPM
mengambilkira:

a) Identifikasi dan deskripsi (contoh:tajuk, tarikh, penulis atau nombor
rujukan.

SPK KVKPM 2.0 17

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

b) Format ( contoh: Bahasa, versi perisian, grafik) dan media ( contoh:
kertas, elektronik)

c) Semakan dan kelulusan untuk kesesuaian dan pematuhan.
7.5.3. Kawalan Maklumat Yang Didokumenkan.
Maklumat yang didokumenkan mengikut keperluan SPK KVKPM perlu dikawal
untuk memastikan:

a) Wujud & boleh digunakan, bila dan ketika diperlukan.
b) Dilindungi dengan baik (kerahsiaan, integriti, disalah guna).
c) Edaran, akses, pengambilan/pengesanan dan penggunaan.
d) Penyimpanan dan pemeliharaan.
e) Kawalan terhadap perubahan (contoh: kawalan versi)
f) Penyimpanan dan pelupusan berdasarkan Akta Arkib Negara.
Kawalan juga meliputi maklumat berdokumen daripada luar yang digunakan
oleh KVKPM (contoh: Akta, Pekeliling, Arahan Perbendeharaan, Surat
Hebahan dan Garis Panduan)
Maklumat didokumenkan yang dikekalkan sebagai bukti keakuran seperti
rekod, surat dan fail mestilah dilindungi daripada pengubahsuaian yang tidak
diingini. Kebenaran untuk mengakses dokumen ini telah ditentukan.

SPK KVKPM 2.0 18

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

BAB 8 OPERASI
8.1. Perancangan Dan Kawalan Operasi
KVKPM memastikan perancangan dibuat terhadap perkhidmatan.
Perancangan adalah konsisten dengan keperluan proses lain dalam sistem
pengurusan kualiti seperti yang ditunjukkan dalam carta aliran dan perincian
kerja termasuk pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah ditentukan dalam
Pelan Tindakan Objektif Kualiti.
Perancangan adalah merangkumi Penyediaan Rancangan Kualiti seperti:-
a) Borang Keberhasilan.
b) Takwim Bahagian.
Keperluan sumber proses dan kawalan untuk memenuhi perancangan
kualiti seperti mengadakan:
a. Perbincangan
b. Pemantauan
c. Bengkel
d. Kursus
e. Seminar
f. Latihan
g. Mesyuarat
Keperluan pemeriksaan, pengujian, pengesahan dan pemantauan
terhadap perancangan kualiti yang dilakukan oleh Ketua Jabatan/Ketua
Unit. Keperluan penyelenggaraan rekod sebagai bukti proses
perlaksanaan perkhidmatan telah dilakukan melalui catatan minit, fail, surat
dan pengkalan data.

8.2. Keperluan Untuk Produk Dan Perkhidmatan

8.2.1. Komunikasi dengan pelanggan

Pengurusan KVKPM memastikan proses perkhidmatan pelanggan dibuat
penilaian dan komunikasi dengan pelanggan diwujudkan melalui mesyuarat,
taklimat dan perbincangan. Selain itu, komunikasi dengan pelanggan juga
dilaksanakan melalui kaunter, laman web dan banner. Jawatankuasa Aduan
Pelanggan dipertanggungjawabkan untuk mengendali dan menganalisis
maklumat mengenai aduan pelanggan.

SPK KVKPM 2.0 19

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

8.2.2 Menentukan keperluan yang berkaitan dengan produk dan
perkhidmatan

KVKPM telah mengenal pasti :-

a) Keperluan pelanggan melalui borang aduan pelanggan, borang
permohonan,surat permohonan, surat aduan, komen / aduan
melalui media, pengedaran borang soal selidik kepuasan
pelanggan dan e-mail. Semua keperluan pelanggan mestilah jelas
dan lengkap.

b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, ditetapkan oleh
peraturan dan undang-undang seperti peraturan Kerajaan atau
Pekeliling Perkhidmatan.

KVKPM juga memastikan keperluan ini boleh dipenuhi dengan keupayaan
sedia ada .

8.2.3 Semakan keperluan yang berkaitan dengan produk dan
perkhidmatan

KVKPM membuat penilaian keperluan perkhidmatan sebelum
dilaksanakan kepada pelanggan dalam perjumpaan Ketua Jabatan
bersama staf dengan mengambil kira perkara berikut :

a) Keperluan perkhidmatan oleh pelanggan dikenalpasti.
b) Keperluan yang berbeza dengan perkhidmatan terdahulu

diperjelaskan kepada warga kerja yang terlibat oleh Pihak
Pengurusan.
c) KVKPM berusaha memenuhi keperluan terhadap pembaharuan
dan penambahbaikan perkhidmatan.
Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut perlu
disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dilaksanakan.

8.2.4 Perubahan keperluan untuk produk dan perkhidmatan

Jika berlaku perubahan yang berkaitan dengan keperluan perkhidmatan,
pegawai yang diarahkan akan meminda dokumen yang berkaitan dan
memaklumkan kepada warga kerja serta pelanggan berkenaan.

8.3. Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan

Keperluan ini tidak dilaksanakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti KVKPM
kerana tiada sebarang aktiviti rekabentuk dan pembangunan perkhidmatan
yang disampaikan kepada pelanggan.

SPK KVKPM 2.0 20

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

8.4. Kawalan Proses, Produk Dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dari
Luar

8.4.1 Am

KVKPM memastikan produk dan perkhidmatan yang diperolehi daripada
luar memenuhi keperluan yang ditetapkan. Kawalan yang bersesuaian telah
dikenalpasti dan dilaksana.

Kriteria untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi, dan penilaian
semula ke atas pembekal (termasuk perkhidmatan kebersihan dan
keselamatan) dilaksanakan mengikut kepeluan peraturan dan pekeliling
semasa serta kontrak yang dipersetujui.

8.4.2 Jenis dan tahap kawalan

Kawalan pembekal adalah berdasarkan kepada kesan produk atau
perkhidmatan mereka ke atas perkhidmatan KVKPM. Ini adalah untuk
memastikan produk dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal
tidak menjejaskan perkhidmatan KVKPM. Kawalan ini akan disemak
mengikut kesesuaian dari semasa ke semasa.

Pemeriksaan ke atas produk dan perkhidmatan yang dihantar atau diberikan
oleh pembekal dilakukan oleh Pegawai yang dilantik. Jika perlu
pemeriksaan ke premis pembekal dilakukan.

8.4.3 Maklumat untuk pembekal luaran

Setiap maklumat mengenai aktiviti ini seperti dokumen kontrak, sebutharga,
tender, pesanan tempatan diselenggara dan dikekalkan. Dokumen-
dokumen ini mestilah mempunyai status semakan, pengesahan dan
kelulusan yang lengkap dan jelas sebelum persetujuan dibuat dengan
pembekal. Sekiranya terdapat keperluan-keperluan tambahan, dokumen ini
perlu dipinda dan dimaklumkan kepada pihak berkenaan.

8.5. Kawalan Output Yang Tidak Akur

KVKPM memastikan semua produk dan perkhidmatan yang tidak akur
terhadap keperluan perancangan, dikenalpasti dan dikawal bagi mencegah
penggunaan atau pemberian perkhidmatan kepada pelanggan.

KVKPM menguruskan ketidakakuran produk dan perkhidmatan melalui satu
ataupun lebih berdasarkan kaedah dibawah:

a) Mengambil tindakan menghapuskan ketidakakuran yang dikesan
(pembetulan);

SPK KVKPM 2.0 21

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

b) Membenarkan penggunaan, pemberian perkhidmatan atau
penerimaannya di bawah syarat ataupun kontrak dan sekiranya perlu
berdasarkan persetujuan pelanggan;

c) Menghalang penghantaran produk atau penyampaian
perkhidmatan;

d) Mengambil tindakan yang bersesuaian dengan kesan, atau kesan
yang mungkin timbul daripada ketidakakuran apabila ketidakakuran
perkhidmatan dikesan semasa atau sebelum perkhidmatan
disampaikan.

Setiap ketidakakuran perkhidmatan yang dibetulkan, KVKPM akan
mengambil tindakan dengan mengesahkan semula keakuran perkhidmatan
tersebut terhadap keperluan.
Semua rekod berkaitan kawalan ketidakakuran perkhidmatan akan
diwujudkan dan diselenggarakan. Ini termasuk tindakan yang dilakukan
berdasarkan ketidakakuran yang dilaporkan.

BAB 9 PENILAIAN PRESTASI

9.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Penilaian

9.1.1 Am

KVKPM telah menentukan proses yang perlu dipantau dan diukur termasuk
kaedah, jangka masa pelaksanaan, dan bila keputusan perlu dinilai.

KVKPM juga sentiasa menjalankan penilaian ke atas prestasi dan
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Dokumen yang berkaitan dengan
pemantauan, analisis dan penilaian mestilah dikekalkan.

9.1.2 Kepuasan pelanggan

KVKPM memantau maklumat berkaitan kepuasan hati pelanggan sebagai
kaedah untuk mengukur prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualiti. Pihak pengurusan akan mendapatkan ulasan kepuasan pelanggan
melalui aduan pelanggan soal selidik kepuasan pelanggan. Analisis akan
dibuat untuk mengenalpasti kepuasan pelanggan.

9.1.3 Analisis dan penilaian

KVKPM mengumpul data bagi menilai keberkesanan sistem pengurusan
kualiti. Data dikumpul melalui rekod kerja, semakan dan pemantauan dan

SPK KVKPM 2.0 22

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

sumber lain yang sesuai. Teknik statistik digunakan dimana mengikut
kesesuaian. Data berkenaan digunakan untuk menilai perkara berikut:-

a) Keakuran perkhidmatan;
b) Tahap kepuasan pelanggan;
c) Prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti;
d) Perancangan perkhidmatan telah dilaksanakan dengan berkesan;
e) Keberkesanan tindakan untuk menangani risiko dan peluang;
f) Prestasi pembekal;
g) Keperluan untuk menambahbaik sistem pengurusan kualiti.

9.2. Audit Pelaksanaan SPK
KVKPM melaksanakan audit pelaksanaan SPK pada jangka masa yang
dirancang iaitu sekali setahun untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti:
a. Mematuhi kepada:
i. Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti KVKPM.
b. Dilaksana dan diselenggarakan dengan berkesan.
Audit Pelaksanaan Spk dijalankan dengan mengambil kira perkara berikut:
a. Merancang, mewujud, melaksana dan menyelenggara audit yang
merangkumi kekerapan, kaedah, tanggungjawab, keperluan
perancangan dan laporan, yang mestilah mengambil kira
kepentingan proses berkenaan, perubahan yang memberi kesan
kepada KVKPM, dan keputusan audit yang lepas;
b. Menjelaskan kriteria dan skop audit bagi setiap audit SPK;
c. Memberi latihan kepada pegawai untuk memastikan proses audit
yang berdasarkan fakta dan adil;
d. Memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pengurusan atasan;
e. Melaksanakan pembetulan dan tindakan penambahbaikkan yang
sesuai tanpa sebarang penanggguhan;
f. Mengekalkan rekod audit sebagai bukti pelaksanaan program dan
keputusan audit.

9.3. Kajian Semula Pengurusan

SPK KVKPM 2.0 23

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

9.3.1 Am
Pengurusan atasan KVKPM membuat penilaian kepada kesesuaian dan
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti sekali setahun (berdasarkan pelan
tindakan pelaksanaan SPK KVKPM) yang dibincangkan dalam Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan. Rekod penilaian dan perbincangan pengurusan
akan diselenggarakan oleh Penyelaras SPK KVKPM.
Ahli Mesyuarat terdiri daripada :-

a) Pengarah
b) Timbalan Pengarah Akademik
c) Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
d) Ketua Jaminan Kualiti
e) Ketua-ketua Jabatan Akademik
f) Ketua Jabatan Penilaian & Pentaksiran

9.3.2 Input kajian semula pengurusan
Input penilaian pengurusan dibincang pada Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan yang mengandungi perkara-perkara berikut:

a) Status tindakan dari kajian semula pengurusan yang lepas;
b) Perubahan dalam isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan

sistem pengurusan kualiti;
c) Maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan

kualiti, termasuk aliran dalam:
i. Kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak

berkepentingan yang berkaitan;
ii. Tahap di mana Objektif Kualiti telah dipenuhi;
iii. Prestasi proses serta keakuran produk dan perkhidmatan;
iv. Ketidakakuran dan tindakan pembetulan;
v. Keputusan semakan dan pemantauan;
vi. Prestasi pembekal luar.

SPK KVKPM 2.0 24

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

d. Kecukupan sumber

9.3.3 Output kajian semula pengurusan
Kajian Semula Pengurusan mestilah merumuskan keputusan dan tindakan
yang merangkumi:

a) Peluang penambahbaikan;
b) Keperluan untuk perubahan untuk sistem pengurusan kualiti;
c) Keperluan sumber.
Keputusan dan tindakan daripada Kajian Semula Pengurusan diminit dan
diedarkan kepada yang berkenaan untuk pelaksanaan tindakan. Pengurusan
atasan bertanggungjawab untuk memastikan semua keputusan dan tindakan
dilaksana dan dipantau dengan sewajarnya.

BAB 10 PEMBETULAN DAN PENAMBAHBAIKAN

10.1. Am

10.2. KVKPM menentukan dan melaksanakan tindakan untuk memenuhi
keperluan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ia merangkumi;

i. Meningkatkan kualiti perkhidmatan dan sentiasa peka dengan
keperluan jangkaan pelanggan pada masa hadapan;

ii. Melaksanakan tindakan pembetulan dan mencegah kesan
yang tidak diingini;

iii. Meningkatkan prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualiti.

Ketidakakuran Dan Tindakan Pembetulan

Apabila berlaku ketidakakuran termasuk aduan pelanggan KVKPM
mestilah:

a) Memberi tindakbalas terhadap ketidakakuran itu dan, jika berkenaan;
i. Mengambil tindakan untuk mengawal dan membetulkannya;
ii. Menangani kesan ketidakakuran tersebut.

SPK KVKPM 2.0 25

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

b) Menilai keperluan untuk tindakan bagi menghapuskan punca
ketidakakuran, supaya ia tidak berulang atau berlaku ditempat lain,
melalui;

iv. Mengkaji dan menganalisis ketidakakuran;
v. Menentukan punca-punca ketidakakuran;
vi. Menentukan sekiranya wujud ketidakakuran yang sama, atau

mungkin berpotensi untuk berlaku;

c) Melaksanakan tindakan pembetulan dan mengkaji semula
keberkesanannya;

d) Membuat perubahan kepada sistem pengurusan kualiti, jika perlu;

e) Mengekalkan rekod yang berkaitan dengan audit pelaksanaan SPK
dan tindakan pembetulan.

10.3. Penambahbaikan Berterusan

KVKPM menambahbaik kecukupan dan keberkesanan sistem pengurusan
kualiti secara berterusan melalui penggunaan dan pelaksanaan dasar
kualiti, objektif kualiti, keputusan semakan, analisis dan penilaian data,
tindakan pembetulan dan keputusan Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan.

SPK KVKPM 2.0 26

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

PROSEDUR KUALITI DAN PEMEGANG DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

KOLEJ VOKASIONAL KPM (SPK KVKPM 2.0)

BIL DOKUMEN NAMA DOKUMEN PEMEGANG
MANUAL 1 MK-KVKPM-01 Manual Kualiti KJK
KUALITI

BIL DOKUMEN NAMA DOKUMEN PEMEGANG

PROSEDUR 1 KVKPM-PK-TA-01 PROSEDUR PERANCANGAN TAKWIM TPA
TERAS TAHUNAN KOLEJ

AKADEMIK KVKPM-PK-TA-02 PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENYELARAS

2 PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN JADUAL WAKTU

(PdPc)

3 KVKPM - PK-TA-03 PROSEDUR PEMBELAJARAN DAN KETUA JABATAN
PEMUDAHCARAAN (PdPc)

4 KVKPM - PK-TA-04 PROSEDUR PENCERAPAN PEMBELAJARAN TPA
DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

5 KVKPM-PK-TA-05 PROSEDUR PENGURUSAN PENTAKSIRAN KJPP
DAN PENILAIAN

6 KVKPM-PK-TA-06 PROSEDUR PENGURUSAN PENDAFTARAN KETUA JABATAN
KURSUS PROGRAM DIPLOMA

7 KVKPM-PK-TA-07 PROSEDUR PERTIMBANGAN PELAJAR KJPP
MENDUDUKI PENILAIAN AKHIR

8 KVKPM-PK-TA-08 PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN INDUSTRI KUPLI
(OJT)

9 KVKPM-PK-TA-09 PROSEDUR PENGURUSAN PROJEK TAHUN KETUA JABATAN
AKHIR (PTA)

10 KVKPM-PK-TA-10 PROSEDUR PENGURUSAN PENGAMBILAN KJPP
PELAJAR BAHARU DIPLOMA

KVKPM-PK-TA-11 PROSEDUR PEMBANGUNAN REKA BENTUK TPA

11 PROGRAM BAHARU DAN SEMAKAN

KURIKULUM

KVKPM-PK-TA-12 PROSEDUR PENAMBAHBAIKAN KUALITI TPA

12 BERTERUSAN (CQI) DAN CLOSING THE LOOP

(CTL)

KVKPM-PK-TA-13 PENGURUSAN PEMINDAHAN KREDIT, KJPP

13 PENGECUALIAN KURSUS DAN PERTUKARAN
PROGRAM PENGAJIAN BAGI PROGRAM

DIPLOMA KOLEJ VOKASIONAL

KVKPM-PK-TA-14 PENGURUSAN PENANGGUHAN TPA
14 PENGAJIAN

SPK KVKPM 2.0 27

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI KOLEJ VOKASIONAL KPM

BIL DOKUMEN NAMA DOKUMEN PEMEGANG
KVKPM - PK-SA-01 KU HEP
PROSEDUR 1 KVKPM-PK-SA-02 PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR TPSA
PENGURUSAN 2 KVKPM-PK-SA-03 BAHARU DIPLOMA KUPK
SOKONGAN 3
PROSEDUR PERTUKARAN MASUK DAN
AKADEMIK KELUAR PELAJAR

PROSEDUR ADUAN DAN MAKLUM
BALAS PELANGGAN

BIL DOKUMEN NAMA DOKUMEN PEMEGANG
1
KVKPM-PK-PU-01 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN PENGURUS
KUALITI DOKUMEN

PROSEDUR 2 KVKPM-PK-PU-02 PROSEDUR PERANCANGAN DAN PENYELARAS
PENGURUSAN 3 PENGURUSAN LATIHAN STAF (ULKS) ULKS

UMUM KVKPM-PK-PU-03 PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA SETIAUSAHA SPK
PENGURUSAN (MKSP)

4 KVKPM-PK-PU-04 PROSEDUR AUDIT PELAKSANAAN SPK KETUA AUDITOR
KVKPM

SPK KVKPM 2.0 28