panduan srikandi

Simulasi Registrasi Naskah Keluar
Aplikasi Srikandi Versi 2
Jenis Naskah : Surat Pengaturan sudah Pembuatan >
Undangan Ekstern diatur semua Verifikasi > TTE
A. Membuat Konsep Naskah.
1. Login sebagai Konseptor Naskah. Misal login sebagai Kepala Seksi.























2. Hal pertama yang dilakukan adalah mengunduh Template Naskah
Dinas, contoh saat ini membuat Konsep Surat Undangan Ekstern.






























3. Template Jenis Naskah yang sudah dibuat seperti gambar di bawah ini,
dimana beberapa data yang harus disesuaikan dan untuk variabel /
parameter ${} tidak perlu diubah.



















Template yang belum diubah Template yang sudah diubah



1

4. Sebelum membuat surat/naskah keluar, pastikan untuk pengaturan
Penomoran, Verifikasi, Penandatangan serta Daftar Tujuan sudah
diatur.

5. Pilih menu Registrasi Naskah Keluar lalu akan muncul Form Isian
Registrasi Naskah Keluar.

























































































2

Berikut urutan pengisiannya :

a. Langkah pertama pilih kotak Isian Dikirimkan melalui*, dengan cara
mengetik unit kerja yang mana pencatat surat ditempatkan.
Gunanya untuk ambil nomor serta pengiriman surat setelah naskah
sudah ditandatangani.









b. Langkah kedua pilih kotak Isian Jenis Naskah*, lalu ketik nama jenis
naskah yang dipilih. Saat ini kita mencoba mensimulasi Surat
Undangan Ekstern.








c. Lalu pilih Kotak Isian Sifat Naskah. Ada 4 Pilihan Biasa, Rahasa,
Sangat Rahasia, Terbatas. Pilih yang Biasa.













d. Kemudian di Kotak Isian Tingkat Urgensi pilih yang Biasa.

e. Untuk Kotak Isian Klasifikasi bisa mengetikkan sesuai klasifikasi
naskah yang dibuat. Contohnya kita membuat undangan, ketik saja
undangan lalu akan muncul beberapa pilihan dan pilih klasifikasi
nomor 010.2.












f. Lalu Klik Ambil Nomor. Nomor akan muncul otomatis. Nomor ini
hanya sementara dan akan diupdate setelah pejabat sudah
menandatangani.











3

g. Untuk Hal dan Isi Ringkas disesuaikan dengan isi naskahnya.










h. Silahkan Unggah/Upload file template yang sudah disesuaikan tadi.
Dengan cara mengklik tombol Choose File dan cari lokasi file pada
saat disimpan. Untuk formatnya dipastikan menggunakan .docx.
Jika ada lampiran naskahnya silahkan dikirim juga.





i. Lalu turun ke bawah, pilih Tujuan Naskah yang akan dikirim. Klik ke
kotak Isian Utama*. Akan muncul nama-nama yang sudah
dimasukkan sebelumnya saat pengaturan awal. Pilih nama sesuai
tujuan naskahnya.






j. Kemudian Pilih Verifikator dan Penandatangan Naskah. Pastikan
sebelumnya sudah diatur di awal, jika sudah maka tinggal dipilih
saja.










k. Untuk tipe tandatangan pilih yang TTE.





l. Cek kembali inputan yang diisi sebelum dikirim ke verifikator.

m. Dan jika sudah sesuai klik Simpan.

n. Berikut tampilan jika sudah disimpan dan menunggu pengecekan
dari verifikator hingga ditandatangani.





















4

B. Verifikator Naskah
1. Login Verifikator Naskah. Untuk pihak verifikator bisa login dengan
Kepala Bidang / Sekretaris Dinas / Kepala Dinas.


























2. Cek di Notifikasi Beranda, Pilih Kotak Menu Naskah yang perlu
Diverifikasi.





























3. Akan muncul Daftar Naskah Surat yang perlu diverifikasi. Cek
Naskah dengan klik tanda/icon mata di sebelah kanan.





























5

4. Setelah muncul detail dan Konsep Naskahnya, silahkan dicek dan
diteliti jika ada kesalahan.





























5. Turun ke bawah hingga menemukan kotak Daftar Verifikator. Cari
nama anda dan pilih tanda/icon pensil yang ada di kolom aksi.

























6. Akan muncul Form Periksa Naskah. Ada pilihan Setuju dan ditolak.
Untuk contoh kali ini silahkan pilih SETUJU. Lalu Klik Simpan.

















7. Sampai disini tugas verifikator sudah selesai.









6

C. Penandatanganan Naskah
1. Login Penandatangan Naskah atau login sebagai Kepala Dinas.

























2. Cek di Menu Beranda, Klik Naskah yang belum Diverifikasi.




























3. Akan muncul Daftar Naskah Surat yang perlu diverifikasi. Cek
Naskah dengan melihat status BELUM lalu klik tanda/icon mata di
sebelah kanan.


































7

4. Setelah muncul detail dan Konsep Naskahnya, silahkan dicek dan
diteliti jika ada kesalahan.






























5. Turun ke bawah hingga menemukan kotak Daftar Verifikator. Cari
nama anda dan pilih tanda/icon pensil yang ada di kolom aksi.




























6. Akan muncul Form Periksa Naskah. Ada pilihan Setuju dan ditolak.
Untuk contoh kali ini silahkan pilih SETUJU. Lalu Klik Simpan.





















7. Kemudian klik menu Tandatangan Naskah.


8

8. Cek Status Naskah yang Status Penandatangannya BELUM lalu Klik
Icon/tanda mata di sebelah kanannya.





























9. Cari Kotak Daftar Penandatangan dan cari nama anda kemudian
Klik tanda/icon pensil di sebelah kanannya.














10. Akan muncul Form Penandatangan, untuk contoh saat ini silahkan
klik SETUJU. Lalu klik Simpan.
















9

11. Kemudian ke kotak Isian Form TTE. Klik Ambil Nomor. Jika Nomor
Induk Kependudukan sudah disetting sebelumnya maka akan
muncul otomatis. Tinggal memasukkan Keyphrase. Dan Klik tombol
Proses TTE jika sudah mengisi Keyphrase.

















12. Sampai disini proses penandatangan naskah sudah selesai. Dan
status Penandatangan sudah berubah menjadi SETUJU. Proses
selanjutnya naskah dikirim dari Pencatat Surat


















































10

D. Kirim Naskah Yang sudah Ditandatangani.
1. Login sebagai Pencatat Surat.

























2. Cek di Menu Beranda, Klik Naskah yang belum Dikirim.

























3. Cek Nomor Naskah dan Status Kirimnya BELUM lalu klik tombol +.

































11

4. Lalu pilih tanda/icon mata.





















5. Cek kembali Naskah apa ada kesalahan atau tidak jika dirasa sudah
benar bisa klik Tombol Kirim Naskah.





























6. Akan muncul kotak Konfirmasi Kirim Naskah, yang berisi Tujuan
Naskah yang akan dikirim. Klik Ya, Kirim untuk mengirim naskah.













7. Setelah dikirim Status pada Menu Naskah Keluar akan berganti
menjadi SUDAH.

















12

13

Simulasi Registrasi Naskah Masuk (Naskah dari bukan Pengguna
Srikandi)
Aplikasi Srikandi Versi 2
Jenis Naskah : Surat Registrasi > Disposisi >
Undangan Ekstern Penanganan Disposisi

A. Memasukkan Naskah Masuk ke Sistem Srikandi.
1. Login sebagai pencatat surat.


























2. Klik Menu Naskah Dinas kemudian pilih Registrasi Naskah Masuk.































3. Jika Naskah diterima secara fisik silahkan discan menjadi format PDF.
Kegunaannya untuk diunggah/upload dalah Kotak Isian File Naskah.

4. Silahkan diisi kotak isian Registrasi Naskah Masuk sesuai dengan isi
naskah yang diterima.


























































































5. Setelah selesai diisi silahkan Klik Simpan.

6. Selanjutnya akan diarahkan ke Daftar Naskah Masuk dan silahkan klik
tanda/icon mata.































7. Lalu klik Tombol Kirim Naskah untuk mengirim surat ke Kepala Dinas
OPD masing-masing.































8. Muncul Kotak Konfirmasi Kirim Naskah, Silahkan klik Ya, Kirim.

B. Disposisi Naskah
1. Login sebagai Kepala Dinas.


























2. Cek di Menu Beranda, Klik Naskah Masuk yang belum Dibaca.




























3. Akan muncul daftar Naskah Masuk yang belum ditindaklanjuti.
Silahkan klik di Naskah yang akan di buka.

4. Silahkan dilihat dan dicek naskah suratnya. Lalu pilih tombol Tindak
Lanjut dan pilih Disposisikan.





























5. Lalu akan muncul Form Disposisi / Koordinasi. Pilih Pejabat yang
akan menerima Disposisi. Pilih juga untuk pesan disposisinya serta
jika ada Pesan tambahan bisa ditulis di kotak isiannya.





























6. Setelah itu silahkan Klik tombol Kirim.

C. Penerimaan Disposisi.
1. Login sebagai penerima disposisi. Misal yang didisposisi adalah
Sekretaris Dinas maka kita login Sekretaris Dinas.


























2. Cek di Notifikasi Beranda, pilih kotak Menu Disposisi yang belum
dibaca.




























3. Akan muncul Daftar Disposisi yang belum ditindaklanjuti. Silahkan
klik di Naskah yang akan di buka.

4. Silahkan dilihat dan dicek naskahnya. Jika ingin mendisposisi ke
bawahannya lagi silahkan pilih tombol Tindak lanjut lalu pilih
Disposisikan kembali . Untuk contoh simulasi saat ini sudah selesai di
Sekretaris maka Pilih tombol Penyelesaian Disposisi.





























5. Muncul kotak konfirmasi Penyelesaian Disposisi. Isi Keterangan
penyelesaian lalu klik Simpan.

Tampilan Dasbor Awal User Pencatat Surat

Tampilan Dasbor Awal User Pencatat Surat

Tugas User Pencatat Surat











Menu Naskah Dinas



 Template Naskah Dinas


 Registrasi Naskah Masuk



 Registrasi Naskah Keluar



 Daftar Naskah Masuk



 Daftar Naskah Keluar

Tugas User Pencatat Surat











Menu Naskah Dinas



 Template Naskah Dinas


 Registrasi Naskah Masuk



 Registrasi Naskah Keluar



 Daftar Naskah Masuk



 Daftar Naskah Keluar

Pengaturan Awal – Penomoran Otomatis (1/2)






1. Klik Menu Pengaturan 2. Klik Tombol Buat Baru
lalu pilih Penomoran Otomatis untuk menambah Penomoran Otomatis

Pengaturan Awal – Penomoran Otomatis (1/2)






1. Klik Menu Pengaturan 2. Klik Tombol Buat Baru
lalu pilih Penomoran Otomatis untuk menambah Penomoran Otomatis

Pengaturan Awal – Penomoran Otomatis (2/2)
1. A

2. A
3. Akan Muncul Tampilan Form
Isian Penomoran Otomatis.



4. Silahkan isi Kombinasi
Variabel sesuai Tata Naskah

Dinas



5. Isikan Reset Nomor dengan
Tahunan.



6. Isikan Jenis Penulisan Bulan
dengan Angka Romawi.



7. Isikan Jenis Penomoran Surat
Keluar.



8. Sesuaikan Jenis Naskah yang
akan dibuat penomorannya.



9. Klik Simpan.

Pengaturan Awal – Penomoran Otomatis (2/2)
1. A

2. A
3. Akan Muncul Tampilan Form
Isian Penomoran Otomatis.



4. Silahkan isi Kombinasi
Variabel sesuai Tata Naskah

Dinas



5. Isikan Reset Nomor dengan
Tahunan.



6. Isikan Jenis Penulisan Bulan
dengan Angka Romawi.



7. Isikan Jenis Penomoran Surat
Keluar.



8. Sesuaikan Jenis Naskah yang
akan dibuat penomorannya.



9. Klik Simpan.

Pengaturan Awal – Daftar Penandatangan (1/2)






1. Klik Menu Pengaturan 2. Klik Tombol Buat Baru
lalu pilih Daftar Penandatangan untuk menambah Penandatangan

Pengaturan Awal – Daftar Penandatangan (1/2)






1. Klik Menu Pengaturan 2. Klik Tombol Buat Baru
lalu pilih Daftar Penandatangan untuk menambah Penandatangan

Pengaturan Awal – Daftar Penandatangan (2/2)





1. A

2. A
3. Akan Muncul Tampilan Form
Tambah Penandatangan

Naskah Dinas.



4. Silahkan isi Pengguna
Penandatangan sesuai
dengan Kepala OPD masing-
masing.



5. Klik Simpan.

Pengaturan Awal – Daftar Penandatangan (2/2)





1. A

2. A
3. Akan Muncul Tampilan Form
Tambah Penandatangan

Naskah Dinas.



4. Silahkan isi Pengguna
Penandatangan sesuai
dengan Kepala OPD masing-
masing.



5. Klik Simpan.

Pengaturan Awal – Daftar Verifikator (1/2)






1. Klik Menu Pengaturan 2. Klik Tombol Buat Baru
lalu pilih Daftar Verifikator untuk menambah Daftar Verifikator

Pengaturan Awal – Daftar Verifikator (1/2)






1. Klik Menu Pengaturan 2. Klik Tombol Buat Baru
lalu pilih Daftar Verifikator untuk menambah Daftar Verifikator

Pengaturan Awal – Daftar Verifikator (2/2)




1. A
2. A
3. Akan Muncul Tampilan Form

Verifikator Baru.



4. Silahkan isi Verifikator sesuai
dengan yang akan
memverifikasi Naskah (paraf)

sebelum ditandatangan.
Misal : Kepala OPD,
Sekretaris OPD, Kepala

Bidang/Bagian OPD, Kepala
Seksi/Subbagian.



5. Klik Simpan.

Pengaturan Awal – Daftar Verifikator (2/2)




1. A
2. A
3. Akan Muncul Tampilan Form

Verifikator Baru.



4. Silahkan isi Verifikator sesuai
dengan yang akan
memverifikasi Naskah (paraf)

sebelum ditandatangan.
Misal : Kepala OPD,
Sekretaris OPD, Kepala

Bidang/Bagian OPD, Kepala
Seksi/Subbagian.



5. Klik Simpan.