17_LUSIANA BADRIAH H_TUGAS AGENDA 2 MENDESAIN PERUBAHAN

TUGAS INDIVIDU
E–LEARNING – AGENDA 2

Program Pelatihan : PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
Angkatan : ANGKATAN II TAHUN 2022
Mata Pelatihan : Agenda 2

Widyaiswara Pegangpu Modul : Kepemimpinan Kinerja
Nama Peserta : Bapak Pupung Puad Hasan, SE M.Ec.Dev
NDH : LUSIANA BADRIAH HARTONO, SH, MM
Kelompok / Nomor Presensi : 17
Lembaga Penyelenggara : Kelompok 3 / Nomor 5
Pelatihan : LAN RI Pusat Pelatihan Dan Pengembangan dan

Pemetaan Kompetensi Aparatur Sipil Negara

Tugas :
Mendesain Perubahan
Penjelasanya adalah Setiap peserta mengidentifikasi persoalan yang muncul di tempat
kerja yang bersifat adaptif chalange, kemudian mencari gagasan perubahan yang
kreatif, langkah-langkah utama yang harus di lakukan, menentukan jejaring kerja untuk
mendukung keberhasilan dan strategi mengkomunikasikan dan branding perubahan.

Judul :

Optimalisasi Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK)
di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta

Pendahuluan
Peningkatan Mutu Internal (Internal Continous Quality Improvement) pelayanan

rumah sakit dan keselamatan pasien sehingga tercapai tata kelola rumah sakit dan tata
kelola klinis yang baik, serta sebagai pelaksanaan program pembangunan kesehatan
nasional, perlu dilakukan akreditasi sesuai dengan standar akreditasi.

Peningkatan Mutu Internal (Internal Continous Quality Improvement) yaitu rumah
sakit melakukan upaya peningkatan mutu secara berkalaantara lain penetapan,
pengukuran, pelaporan dan evaluasi indikator mutu serta pelaporan insiden
keselamatan pasien. Peningkatan mutu secara internal ini menjadi hal terpenting bagi
rumah sakit untuk menjamin mutu pelayanan. Peningkatan Mutu Eksternal (External
Continous Quality Improvement) merupakan bagian dari upaya peningkatan mutu
pelayanan di rumah sakit secara keseluruhan. Beberapa kegiatan yang termasuk
peningkatan mutu eksternal adalah perizinan, sertifikasi, dan akreditasi. Rumah sakit

1

melakukan peningkatan mutu internal dan eksternal secara berkesinambungan
(continuous quality improvement). Akreditasi adalah pengakuan terhadap mutu
pelayanan rumah sakit setelah dilakukan penilaian bahwa rumah sakit telah memenuhi
standar akreditasi yang disetujui oleh Pemerintah.

Pelaksanaan Verifikasi Akreditasi pada RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta,
pada tanggal 27-28 November 2019 yang lalu telah melaksanakan Verifikasi 1
Akreditasi SNARS Edisi 1 oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) dan menugaskan
dua orang Surveiornya untuk memverifikasi akreditasi rumah sakit kami.
Pertama dilaksanakan adalah telusur dokumen yang dibagi menjadi dua, surveior
pertama untuk standar manajemen dan surveior kedua di standar medis dan
keperawatan. Pada Telusur lapangan, dimulai dari Pendaftaran, Klinik Rawat Jalan,
IGD, Rawat Inap, Generator Oksigen, Genset hingga IPAL. Semua yang berkaitan
dengan mutu pelayanan pasien tidak luput dari penelusuran surveior. Semua yang
terlibat dalam verifikasi ini, pegawai, karyawan/karyawati RSUD Bayu Asih.

Akreditasi itu bukan setiap tahun, namun dilakukan setiap hari, di internal rumah
sakit untuk terus memonitor dan mengevaluasi implementasi regulasi yang sudah ada.
Membuat jadwal telusur dokumen dan telusur lapangan dan dilaksanakan selayaknya
penilaian akreditasi dan verifikasi per periode. Pertahankan yang sudah baik, tingkatkan
yang masih belum diperbaiki.

Dengan di tetapkannya Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
HK.0107 / MENKES / 1128 / 2022 pada bulan April 2022 tentang Standar Akreditasi
Rumah Sakit. Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangannya, rumah sakit
diharapkan mampu mengelola informasi secara lebih efektif dalam hal
a) Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi;
b) Mengembangkan sistem informasi manajemen;
c) Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan;
d) Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi;
e) Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik;
f) Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;
g) Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.

Dengan memperhatikan hal tersebut diatas dalam point Mengembangkan sistem
informasi manajemen maka dengan ini peserta diklat sangat tertarik dalam hal
mengoptimalisasi penggunaan SISMADAK (Sistem Informasi Manajemen Dokumentasi
Akreditasi) dengan menyeluruh dan berkelanjutan. Sehingga penggunaan SISMADAK
dapat memberikan kontribusi yang baik dalam pelaksanaan akreditasi dan penggunaan
setiap saat di RSUD Bayu Asih dalam penyediaan dokumen dan Standar Prosedur
Operasional (SPO) yang merupakan salah satu produk hukum dengan penetapan dari
Direktur RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta berdasarkan pada Peraturan Bupati
Purwakarta Nomor 253 Tahun 2021 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas
dan Fungsi serta Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Bayu Asih. Dalam Pasal 1
Point 22 “SPO adalah Standar Prosedur Operasional yang ditetapkan oleh direktur”.

Berikut ini adalah sistem manajemen dokumentasi akreditasi (Sismadak) di
RSUD Bayu Asih yang sudah di pergunakan sejak tahun 2018 dalam persiapan penilai
akreditasi sebagai langkah dan antisifasi dalam pemenuhan penilaian.

2

Gambar 1
Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK)

di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta

Sumber Gambar : Bagian SIR RS dan Pengelola Media Sosial RSBA, 2022

Identifikasi Persoalan
Sebelum menentukan dan mengindentifikasi masalah berikut ini kondisi awal

penggunaan Sismadak di RSUD Bayu Asih sampai dengan hari ini :

Tabel 1

GAP Permasalahan Penggunaan Sismadak RSUD Bayu Asih

Kondisi Sekarang Kondisi Harapkan

G A P Masalah

Keterangan : SPO yang sudah ditetapkan pada Bagian Umum
Input data SPO yang masuk dalam sismadak pada dan Hukum di dalam Sub Koordinasi KSS : Hukum
tahun 2018 sebanyak : 878 SPO Layanan dan Humas Sebanyak : 1.803 SPO Per awal tahun 2022
SPO Unit. Cek terakhir pada bulan 7 Maret 2022.

3

Dari hal tersebut diatas, peserta diklat dapat menentukan dan mengidentifikasi
permasalahan di RSUD Bayu Asih terkait dengan Optimalisasi Penggunaan sistem
informasi manajemen dokumen akreditasi adalah :
a. Adanya perubahan dalam struktur organisasi rumah sakit
b. Manajemen tidak memahami peran dan fungsi serta manfaat menggunakan

sismadak;
c. Kurangnya sosialisasi penggunaan sismadak dan tidak menyeluruh;
d. Bertambah banyaknya SPO (Standar Prosedur Operasional) yang belum teruplod ke

dalam sismadak;
e. Pernggunaan sismadak tidak berkelanjutan hanya sebatas saat diperlukan dan

digunakan pada penilaian akreditasi;
f. Lemahnya monitoring dan evaluasi yang dilakukan pada bagian perencanaan dan

program pada sub pelaporan dan unit sir rs.

Gagasan perubahan yang kreatif
Adapun yang menjadi gagasan perubahan yang kreatif adalah dengan

Mengoptimalisasikan penggunaan Sismadak dalam menghadapi Penilaian akreditasi
RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta pada bulan Pebruari 2023 sehingga di
harapkan dapat mensukseskan penilaian akreditasi tahun 2023 dengan perolehan nilai :
PARIPURNA berbintang lima.
Berikut ini tema dari gagasan perubahan yang peserta diklat ajukan : “Optimalisasi
Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK) di RSUD Bayu Asih
Kabupaten Purwakarta”

Langkah-langkah utama yang harus di lakukan

Sebagai tindak lanjut dari gagasan perubahan yang diajukan adanya langkah

langkah yang harus di laksanakan diantaranya adalah :

1. Mengidentifikasi keberadaan Sismadak ada di bagian apa dan bagaimana

menjalankan sismadak tersebut.

2. Melengkapi sarana dan prasara yang dibutuhkan oleh bagian unit sir rs dalam

pelaksanaan pengaktifkan sismadak

3. Menyusun Rencana Tindak Lanjut Optimalisasi Sismadak dengan :

a. Menginvetarisir semua akses (user pengguna) yang sudah diberikan dengan

melihat tugas dan fungsi serta peran pemilik akses yang sudah diberikan.

b. Mengadakan pertemuan sebagai penguatan dalam realisasi perubahan dengan

tim pendukung yang sudah di tetapkan dengan surat keputusan penunjukan tim

oleh direktur.

4

c. Memberikan himbauan kepada semua bagian dan bidang, sub koordinasi, unit
dan instalasi agar menyiapkan SPO yang sudah ditetapkan oleh direktur.

4. Melaksanakan Sosialisasi terhadap bagian dan bidang, sub koordinasi, unit dan
instalasi yang ada di RSUD Bayu Asih dalam penggunaan sismadak.

5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan optimalisasi sismadak di
RSUD Bayu Asih.
Gambar 2
Skema Kerangka Pikir Perubahan

Sumber : Data olahan peserta diklat, Tahun 2022
Menentukan jejaring kerja untuk mendukung keberhasilan

Menentukan jejaring kerja dalam mendukung keberhasilan sebuah perubahan
adalah hal yang sangat penting. Jejaring kerja yang di tetapkan dalam optimalisasi
Sismadak adalah sebagai berikut :

5

Gambar 3
Peta Jejaring Optimalisasi Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK)

di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta

Jejaring Kerjasama Internal :

Bagian Umum dan Hukum

Satuan Pengawas Internal Kelompok Jabatan Fungsional

Sub. koordinator Instalasi
Unit

Bidang dan Bagian

Manajemen
RSUD Bayu Asih Kab. Purwakarta

Jejaring Kerjasama External :

2. Dewan Pengawas (Dewas) RSBA
3. Inspektorat Purwakarta
4. Dinas Komunikasi dan Informasi
5. Bagian Hukum Setda
6. Bagian Ortala Setda
7. PT. Buana Variah Komputama

(Penyedia Jasa Sistem Informasi
Rumah Sakit)

Strategi Komunikasi
Strategi yang di bangun dalam mengimplementasikan perubahan yang akan

dilaksanakan adalah dengan :
Tabel 1

Strategi Komunikasi Optimalisasi Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi
(SISMADAK) di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta

No. Uraian Kegiatan

1. Penggunaan Website : Menyampaikan informasi kepada pengunjung
www.rsudbayuasih.org serta menjadi prospek terbaik bagi kemajuan
rumah sakit.

6

2. Media Sosial yang tersedia adalah : Sebagai pemenuhan strategi komunikasi
a. Facebook : RSUD Bayu Asih dalam melaksanakan
RSUD Bayu Asih Purwakarta pelayanan kesehatan kepada masyarakat
b. Youtube : dengan memanfaatkan sarana komunikasi
RSUD Bayu Asih Channel terkini.
c. Instagram :
rsba_pwk Terfasilitasi penyelenggaraannya dari
d. Wachup Center : manajemen rumah sakit dengan adanya rapat
08111-000-331 mingguan yang dipimpin langsung oleh
direktur dalam membahas masalah krusial
3. FGD yang sedang dihadapi dan pemecahan
Fokus Group Discusion masalah realtime.
Penunjukan dapat dilakukan atas usulan dari
4. Tim Pendukung Kegiatan Perubahan peserta diklat dan mendapat penetapan dari
keputusan direktur.
Sumber : Olahan Peserta Diklat, Tahun 2022

Branding Perubahan
Hal yang sangat penting dalam melakukan branding perubahan Optimalisasi

Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK) di RSUD Bayu Asih
Kabupaten Purwakarta adalah
 Visi dan Misi RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta
 Value nilai manfaat sebagai output dari perubahan. Dengan mendapat income dan

menefit maksimal sehingga tujuan organisasi tercapai dengan baik dan berhasil
secara efektif dan efisien.

Gambar 4
Baranding Perubahan : Visi dan Misi, Nilai

Akreditasi 2023
PARIPURNA

Gambar : olahan peserta diklat, 2022

Visi Misi
RSUD Bayu Asih Tahun 2018 – 2023 Meningkatkan dan mengoptimalkan

Menjadi rumah sakit yang profesional dan Sumber Daya Rumah Sakit.

Dipercaya.

7

Keimpulan :
Proyek perubahan merupakan dapat di jadikan sebagai sebuah solusi dalam

mengahadapi persoalan pekerjaan dengan solusi terbaik, efisien dan efektif sehingga
tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik.

Daftar Pustaka

Jurnal Relevan :
Nadhifah, MR (2020). ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ADMINISTRASI RSD IDAMAN BANJARBARU 2O2O., eprints.uniska-bjm.ac.id,
http://eprints.uniska-bjm.ac.id/3251/

Mallingkan, JK, Idris, FP, & Habo, H (2021). Analisis Pelaksanaan Sistem Manajemen
Dokumen Akreditasi (Sismadak) Di Rumah Sakit Dr. Sumantri Kota Pare-Pare. Journal
of Muslim Community …, pasca-umi.ac.id, http://pasca
umi.ac.id/index.php/jmch/article/view/492

Peraturan Perundang-undangan :

PERATURAN BUPATI PURWAKARTA NOMOR 253 TAHUN 2021 TENTANG
KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI SERTA TATA KERJA
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BAYU ASIH

KEPUTUSAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR
HK.01.07/MENKES/ /2022 TENTANG STANDAR AKREDITASI RUMAH SAKIT

Modul Yang tekait :
Slide Screan Shot, Modul : Kepemimpinan Kinerja Bapak Pupung Puad Hasan, SE
M.Ec.Dev

Daftar Tabel dan Gambar
Tabel 1 GAP Permasalahan Penggunaan Sismadak RSUD Bayu Asih
Gambar 1 Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK) di RSUD Bayu Asih

Kabupaten Purwakarta
Gambar 2 Skema Kerangka Pikir Perubahan
Gambar 3 Peta Jejaring Optimalisasi Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi

(SISMADAK) di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta
Gambar 4 Baranding Perubahan : Visi dan Misi, Nilai

8