Quy chế tổ chức HNNCC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc

QUY CHẾ TỔ CHỨC
HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ
CHUNG CƯ SUNSHINE RIVERSIDE

Lô CT03A – CT, Khu đô thị Nam Thăng Long, giai đoạn III, Phường Phú
Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội
(Dự thảo)

HÀ NỘI - 2022

1

CƠ SỞ PHÁP LUẬT

Căn cứ:
- Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014;
- Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở;
- Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây Dựng về ban hành quy chế
quản lý sử dụng nhà chung cư và các văn bản sửa đổi, bổ sung tại từng thời kỳ;
- Quyết định số 29/2020/QĐ-UBND ngày 25/11/2020 của Chủ tịch UBND Thành phố
Hà Nội về việc ban hành chi tiết một số nội dung thuộc thẩm quyền của UBND Thành
phố Hà Nội về quản lý, sử dụng chung cư trên địa bàn Thành phố Hà Nội;

2

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng
Quy chế tổ chức Hội nghị Nhà Chung cư này sử dụng cho việc tổ chức Hội nghị nhà chung
cư Sunshine Riverside (“HNNCC”).
Điều 2. Đối tượng áp dụng và giải thích từ ngữ, diễn giải
2.1 Đối tượng áp dụng

2.1.1 Quy chế này quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của Đại diện Chủ Sở Hữu và các
bên tham gia HNNCC, điều kiện, thể thức tiến hành HNNCC.

2.1.2 Đại diện Chủ sở hữu và các bên tham gia HNNCC có trách nhiệm thực hiện các
quy định tại Quy chế này.

2.2 Giải thích từ ngữ, diễn giải
2.2.1 Giải thích từ ngữ
a) “Ban Quản trị” hoặc “BQT” có tên gọi như quy định, là tập thể người đại diện cho
quyền và lợi ích hợp pháp của Chủ Sở Hữu và người đang sử dụng căn hộ hoặc
phần diện tích khác trong nhà chung cư, được các Chủ Sở Hữu và người đang sử
dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong Nhà Chung cư không phải là chủ sở
hữu được chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác đó ủy quyền tham dự Hội
nghị nhà chung cư Sunshine Riverside tại Lô CT03A – CT, Khu đô thị Nam Thăng
Long, giai đoạn III, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội
(“HNNCC”) bầu ra theo quy định của Pháp luật hiện hành, thay mặt các Chủ Sở
Hữu và Người Sử Dụng thực hiện, giám sát các hoạt động liên quan tới quản lý,
sử dụng, vận hành Nhà Chung cư Sunshine Riverside tại Lô CT03A – CT, Khu đô
thị Nam Thăng Long, giai đoạn III, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành
phố Hà Nội, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các Chủ Sở Hữu và Người Sử
Dụng.
b) “Chủ Đầu Tư” hoặc “CĐT” là Công ty Cổ phần Tập đoàn KSFINANCE, một
doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh
nghiệp số 0106771556 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, đăng ký
lần đầu ngày 09/02/2015, đăng ký thay đổi lần thứ 9 ngày 31/08/2021 có trụ sở tại
Tầng 12, toà nhà Sunshine Center, 16 Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam
Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

3

c) “Chủ Sở Hữu” là người có quyền sở hữu hợp pháp đối với một hoặc nhiều căn hộ
và hoặc chủ sở hữu diện tích khác không phải là căn hộ tại Nhà Chung cư trên cơ
sở: (i) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác
gắn liền với đất hoặc tên gọi khác theo qui định của pháp luật. (“Giấy Chứng
Nhận”) do cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền ban hành, hoặc (ii) hợp đồng mua
bán, văn bản chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế phù hợp với quy định Pháp luật
trong trường hợp Căn Hộ hoặc diện tích khác chưa được cấp Giấy Chứng Nhận,
hoặc (iii) các trường hợp khác theo quy định Pháp luật;

d) “Công Ty Quản Lý” là Công ty thực hiện dịch vụ quản lý, vận hành Nhà Chung
cư Sunshine Riverside và các công việc khác theo Hợp Đồng Dịch Vụ Quản Lý
với CĐT hoặc BQT;

e) “Cư Dân” là bất kỳ Chủ Sở Hữu hoặc Người Sử Dụng hoặc bất kỳ thành viên nào
đang sinh sống hợp pháp tại Nhà Chung cư Sunshine Riverside tại Lô CT03A –
CT, Khu đô thị Nam Thăng Long, giai đoạn III, Phường Phú Thượng, Quận Tây
Hồ, Thành phố Hà Nội.

f) “Đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác” trong nhà chung cư là người đại
diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ, mỗi phần diện tích khác không phải là căn hộ
trong nhà chung cư hoặc người sử dụng hợp pháp nếu chủ sở hữu không sử dụng
và có ủy quyền hợp pháp (sau đây gọi chung là đại diện chủ sở hữu căn hộ);

g) “Nhà Chung cư Sunshine Riverside” là tập hợp những căn hộ, và các diện tích
khác tại Nhà Chung cư thuộc Dự án “Nhà ở chung cư kết hợp dịch vụ thương mại”
(hoặc còn gọi là Sunshine Riverside) tại Lô CT03A – CT, Khu đô thị Nam Thăng
Long, giai đoạn III, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.

h) “Nội quy Nhà Chung Cư Sunshine Riverside” là các quy định về quản lý, sử dụng
nhà chung cư Sunshine Riverside bao gồm các phụ lục, phụ chương, các văn bản
đính kèm và các sửa đổi, bổ sung tuỳ từng thời điểm;

i) “Hội Nghị Nhà Chung Cư” hoặc “HNNCC” là hội nghị của đại diện các chủ sở
hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả
trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong Nhà Chung cư nhưng
chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp
đồng mua bán, thuê mua căn hộ).

4

j) “Hợp Đồng Dịch Vụ Quản Lý” là hợp đồng dịch vụ được ký kết giữa CĐT và/hoặc
BQT với Công Ty Quản Lý cho việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành Nhà Chung
cư và các phần diện tích, thiết bị thuộc sở hữu chung theo quy định tại Nội Quy
Nhà Chung cư Sunshine Riverside tại Lô CT03A – CT, Khu đô thị Nam Thăng
Long, giai đoạn III, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội. “Hợp
Đồng Mua Bán Căn Hộ” là hợp đồng mua bán căn hộ được ký giữa bên mua Căn
Hộ với CĐT, hoặc văn bản chuyển nhượng hợp đồng mua bán căn hộ theo quy
định pháp luật hiện hành;

k) “Ngày” là bất kỳ ngày nào trong năm dương lịch;
l) “Ngày Làm Việc” là bất kỳ ngày nào trong năm dương lịch, trừ ngày Chủ nhật,

ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ bù lễ theo thông báo của Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội hoặc thông báo của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tại từng thời điểm;
m) “Người Sử Dụng” là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng Nhà Chung cư hoặc tổ
chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác
trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản
lý sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
n) Pháp luật” có nghĩa là các văn bản quy phạm pháp luật của nước Cộng Hòa Xã
Hội Chủ Nghĩa Việt Nam;
o) “Quy chế tổ chức HNNCC” là bản quy chế tổ chức HNNCC, bao gồm các sửa đổi,
bổ sung của quy chế này tại từng thời điểm.
2.2.2 Diễn giải
a) Khi có bất kỳ từ, ngữ, điều, hoặc khoản nào của Quy Chế tổ chức HNNCC này
không rõ nghĩa hoặc gây nhầm lẫn thì từ, ngữ, điều, hoặc khoản đó sẽ được giải
thích trên cơ sở phù hợp với Pháp luật liên quan, thực tiễn và đảm bảo lợi ích chung
của các Chủ Sở Hữu và Người Sử Dụng căn hộ;
b) Khi dẫn chiếu đến bất kỳ bên nào trong Quy Chế tổ chức HNNCC này có nghĩa là
dẫn chiếu cả đến bên kế thừa của bên đó;
c) Khi dẫn chiếu đến các văn bản, hoặc các quy định nào của Pháp luật có nghĩa là
dẫn chiếu đến (các) văn bản, quy định sửa đổi, bổ sung, thay thế của văn bản hoặc
quy định đó.
d) Các từ ngữ viết tắt trong Quy chế này có giá trị tương đương với từ ngữ được viết
tắt.

5

CHƯƠNG II: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA HNNCC
Điều 3. Quyền và nghĩa vụ của các đại biểu tham dự HNNCC
3.1 Thành phần HNNCC

Thành phần tham dự HNNCC lần đầu gồm đại diện CĐT, đại diện chủ sở hữu căn hộ
đã nhận bàn giao, đại diện Đơn vị quản lý vận hành và mời đại diện UBND phường Phú
Thượng dự họp.
Trường hợp tổ chức HNNCC bất thường và HNNCC thường niên thì thành phần tham
dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện CĐT (nếu CĐT còn
sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện Đơn vị quản lý vận hành và mời đại diện
của UBND phường Phú Thượng dự họp.
3.2 Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đủ điều kiện tham dự HNNCC
3.2.1 Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao bao gồm:

a) Người đang sở hữu hợp pháp căn hộ và/hoặc các diện tích khác tại Nhà Chung cư
Sunshine Riverside trên cơ sở các hợp đồng mua bán, tặng, cho căn hộ và các căn
cứ khác phù hợp với quy định của pháp luật, đã ký biên bản nhận bàn giao chính
thức căn hộ, phần diện tích khác từ CĐT (“Chủ Sở Hữu”)

b) Người đang sử dụng hợp pháp căn hộ hoặc phần diện tích khác tại căn hộ không
phải là Chủ sở hữu nhưng được Chủ sở hữu đó ủy quyền tham dự HNNCC (“Người
sử dụng được ủy quyền”)

c) Người đang không sử dụng hợp pháp căn hộ hoặc diện tích khác tại Nhà Chung cư
Sunshine Riverside được Chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp tham dự, biểu quyết tại
HNNCC (“Người được ủy quyền”)

(Chủ sở hữu, Người sử dụng được ủy quyền và Người được ủy quyền nêu trên được
gọi chung là “Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao”)
3.2.2 Mỗi đại biểu là đại diện chủ sở hữu căn hộ khi tới tham dự HNNCC cần mang theo

Giấy mời họp, CMND, Giấy ủy quyền hợp lệ (đối với đại biểu ủy quyền) nộp cho
Ban Kiểm tra tư cách đại biểu để đăng ký dự họp và kiểm tra tư cách tham dự. Đại
biểu tham dự HNNCC được hiểu là đương nhiên đồng ý việc tổ chức HNNCC.
3.2.3 Chủ Sở Hữu có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham dự HNNCC theo
quy định của Quy chế này. Việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại Điều 3,
khoản 3.3, mục 3.3.3.

6

3.3 Quyền của các đại diện chủ sở hữu căn hộ đủ điều kiện tham dự HNNCC:
3.3.1 Được ứng cử, bỏ phiếu, biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền theo chương trình
của HNNCC phù hợp với quy định tại Quy chế này, Quy chế bầu cử và quy định
pháp luật.

3.3.2 Được tham gia ý kiến trực tiếp; hoặc tham gia ý kiến bằng văn bản vào toàn bộ nội
dung chương trình HNNCC. Các đại biểu khi tới dự HNNCC sau khi nghe báo cáo
về các nội dung cần thông qua sẽ cùng thảo luận và thông qua từng phần bằng biểu

quyết hoặc bỏ phiếu kín.
3.3.3 Ủy quyền:

a) Trong trường hợp không tham dự HNNCC, Chủ Sở Hữu có thể ủy quyền cho Chủ
Sở Hữu khác trong Nhà Chung cư Sunshine Riverside hoặc người đang sử dụng
nhà chung cư tham dự họp và thay mặt Chủ Sở Hữu biểu quyết tại HNNCC.

b) Việc ủy quyền nêu tại điều này phải được làm bằng văn bản và bao gồm các nội
dung sau đây: Họ tên và số điện thoại liên hệ (nếu có) của người ủy quyền và người
được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư của
người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan đến HNNCC, quyền và trách
nhiệm của các bên ủy quyền và được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ
chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền;

c) Trách nhiệm chứng minh tính hợp pháp, xác thực hay không của Giấy ủy quyền
thuộc về Người được ủy quyền và người khiếu nại (nếu có). Trong mọi trường
hợp, Ban tổ chức không chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của Giấy ủy quyền do
Người được ủy quyền cung cấp;

d) Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, việc ủy quyền chấm dứt trong trường
hợp sau đây:

 Theo thỏa thuận của người ủy quyền và người được ủy quyền;
 Thời hạn ủy quyền đã hết;
 Công việc ủy quyền đã hoàn thành;
 Người ủy quyền hoặc người được ủy quyền đơn phương chấm dứt thực hiện

việc ủy quyền;

 Người ủy quyền hoặc người được ủy quyền chết;
 Người được ủy quyền hoặc người ủy quyền không đủ điều kiện tham dự

HNNCC;

7

 Căn cứ khác làm cho việc ủy quyền không thể thực hiện được;
e) Trường hợp HNNCC bị hoãn lại, văn bản ủy quyền sẽ vẫn có giá trị, trừ các trường

hợp văn bản ủy quyền có quy định khác, hoặc pháp luật có quy định khác, hoặc
Chủ Sở Hữu ủy quyền cho người khác tham dự HNNCC, hoặc việc ủy quyền chấm
dứt theo Điều 3, khoản 3.3, điểm 3.3.3, tiểu mục d.
3.3.4 Ban tổ chức sẽ nhận các ý kiến đóng góp, kiến nghị của các Đại biểu dự HNNCC
cho đến ngày ………………… (theo thông báo cụ thể của BQL/ CĐT). Sau ngày
này, các ý kiến đóng góp, kiến nghị sẽ được Ban tổ chức ghi nhận và chuyển cho
Ban Quản trị (“BQT”) tiếp tục giải quyết sau khi HNNCC kết thúc.
3.3.5 Nghĩa vụ của các đại biểu tham dự HNNCC:
a) Các đại biểu tham dự HNNCC phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham dự HNNCC
với Ban kiểm tra tư cách đại biểu.
b) Tuân thủ các quy định tại Quy chế này.
c) Biểu quyết các vấn đề trong nội dung chương trình HNNCC cần được thông qua.
d) Nghiêm túc chấp hành quy định do đơn vị tổ chức nêu tại HNNCC, tôn trọng kết
quả làm việc của HNNCC.
Điều 4. Trật tự của Hội nghị Nhà Chung cư
4.1 Tất cả các đại biểu dự HNNCC cần ăn mặc lịch sự, phù hợp với việc tổ chức họp
HNNCC của cư dân, không gây phản cảm cho những người tham dự HNNCC.
4.2 Đại biểu khi vào HNNCC cần tuân thủ việc sắp xếp chỗ ngồi của đơn vị tổ chức, có ý
thức giữ gìn trật tự tại HNNCC.
4.3 Để không gây mất trật tự, ảnh hưởng tới quá trình tổ chức HNNCC, các đại biểu tham
dự HNNCC cần giữ trật tự, không to tiếng hoặc la hét gây huyên náo trong khi đang tiến
hành HNNCC. Đại biểu mang theo điện thoại di động cần tắt máy hoặc để chế độ rung
hoặc chế độ im lặng.
4.4 Nhằm đảm bảo tiến độ thời gian tổ chức thành công HNNCC, các ý kiến phát biểu trực
tiếp, nếu có, cần nêu không quá 5 phút. Nếu đại biểu nào cần nhiều thời gian hơn cho ý
kiến đóng góp của mình thì việc góp ý có thể được thực hiện bằng văn bản.
4.5 Chủ tọa có quyền yêu cầu đại biểu cố tình không chấp hành quy định của pháp luật, quy
chế HNNCC, sau khi được nhắc nhở và do đó gây mất trật tự khiến việc tổ chức HNNCC
bị ảnh hưởng và bị cản trở ra khỏi khu vực HNNCC nhằm đảm bảo tiến trình tổ chức
HNNCC theo quy định pháp luật.

8

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm tra tư cách đại biểu
5.1 Ban kiểm tra tư cách đại biểu: Tối thiểu 06 người (trong đó 03 người từ CĐT và 03

người từ Cư Dân).
5.2 Ban kiểm tra tư cách đại biểu có trách nhiệm:

5.2.1 Nhận giấy tờ, tài liệu từ đại biểu đến dự họp nhằm kiểm tra, xác định đại biểu được
quyền tham dự và biểu quyết tại HNNCC căn cứ vào thông tin tại danh sách chủ
sở hữu các căn hộ, phần diện tích khác đã nhận bàn giao đã được tiến hành rà soát
bởi CĐT, BQLTN, cùng sự giám sát, phối hợp từ phía Cư Dân như Ban đại diện,
và/hoặc Ban liên lạc và/hoặc các trưởng tầng;

5.2.2 Phát các tài liệu liên quan đến nội dung HNNCC;
5.2.3 Báo cáo trước HNNCC về kết quả kiểm tra tư cách đại biểu tới tham dự HNNCC;
5.2.4 Ban kiểm tra tư cách đại biểu thực hiện các nội dung công việc được yêu cầu trong

Quy chế tổ chức HNNCC.
Điều 6. Đoàn chủ tịch, Chủ tọa, Ban Thư ký, Tổ bầu cử Hội nghị nhà chung cư
6.1 Đoàn Chủ tịch HNNCC:

6.1.1 Số lượng: tối thiểu 05 thành viên được CĐT/BQT đề cử và được HNNCC biểu
quyết chấp thuận (bao gồm HNNCC trù bị nếu có).

6.1.2 Trách nhiệm Đoàn Chủ tịch:
a) Chủ trì, điều khiển Hội nghị theo chương trình và Quy chế đã được Hội nghị thông
qua, Đoàn chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập thể và quyết định theo đa số.
b) Hướng dẫn Hội nghị thảo luận, biểu quyết các vấn đề trong chương trình của Hội
nghị và các vấn đề có liên quan trong suốt Hội nghị.
c) Giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian Hội nghị tiến hành.

6.2 Chủ tọa HNNCC:
6.2.1 Chủ tọa HNNCC là 01 người trong Đoàn Chủ tịch. Đối với HNNCC lần đầu mà
do CĐT tổ chức thì Chủ tọa HNNCC là 01 người đại diện của CĐT do CĐT chỉ
định;
6.2.2 Trách nhiệm của Chủ tọa HNNCC:
a) Quyết định về vấn đề trình tự, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương
trình của HNNCC;

9

b) Tiến hành các công việc cần thiết để điều khiển HNNCC một cách hợp lệ có trật
tự; hoặc để HNNCC phản ánh được mong muốn đa số quyền biểu quyết của đại
biểu tham dự HNNCC;

6.3 Ban Thư ký HNNCC:
6.3.1 Số lượng tối thiểu 02 người. Đối với HNNCC lần đầu thì Ban Thư ký HNNCC có
01 người do CĐT chỉ định và 01 người từ cư dân. Việc phân công được HNNCC
biểu quyết chấp thuận (bao gồm HNNCC trù bị nếu có).
6.3.2 Trách nhiệm của Ban thư ký:
a) Ban thư ký thực hiện các công việc trợ giúp theo phân công của Chủ tọa HNNCC
và Đoàn Chủ tịch. Ban thư ký trình Dự thảo Biên bản họp HNNCC và đọc trước
toàn HNNCC trước khi bế mạc.
b) Ghi chép đầy đủ những ý kiến phát biểu, tham luận của Hội nghị và tổng hợp các
báo cáo của Đoàn chủ tịch.
c) Lập Biên bản HNNCC.
d) Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của Biên bản họp HNNCC.

6.4 Tổ Bầu cử HNNCC:
6.4.1 Số lượng tối thiểu 10 người. Đối với HNNCC lần đầu thì Tổ Bầu cử HNNCC có
04 người từ CĐT/đơn vị quản lý vận hành và đại diện 06 người từ cư dân. Việc
phân công được HNNCC biểu quyết chấp thuận (bao gồm HNNCC trù bị nếu có);
6.4.2 Trách nhiệm Tổ bầu cử:
a) Chuẩn bị hòm phiếu, phiếu bầu và các tài liệu liên quan đến công tác bầu cử, bỏ
phiếu, biểu quyết;
b) Xác định kết quả bỏ phiếu, biểu quyết về các vấn đề thông qua tại HNNCC;
c) Phổ biến thể lệ và các nguyên tắc bầu thành viên Ban Quản trị, nguyên tắc bỏ
phiếu, biếu quyết;
d) Thu phiếu bầu, tiến hành kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu của các Đại biểu;
e) Tiến hành kiểm phiếu, lập Biên bản kiểm phiếu và công bố kết quả kiểm phiếu
trước Hội nghị nhà Chung cư;
f) Xem xét và báo cáo với Hội nghị quyết định những trường hợp vi phạm thể lệ bầu
cử hoặc đơn từ khiếu nại về bầu cử.

10

CHƯƠNG III: TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ
Điều 7. Hội nghị nhà chung cư lần đầu.
7.1 Điều kiện để tổ chức HNNCC lần đầu:

HNNCC lần đầu phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày Nhà Chung cư
Sunshine Riverside được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiếu 50% số căn hộ đã
được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà CĐT giữ lại
không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại
khoản 1 Điều 7 này mà Nhà Chung cư Sunshine Riverside chưa có đủ 50% số căn hộ
được bàn giao thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ
được bàn giao;
7.2 Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp HNNCC lần đầu:
HNNCC lần đầu phải có tối thiếu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao
tham dự. Trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại khoản 2 Điều này
thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong
thông báo mời họp, CĐT hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban
nhân dân Phường Phú Thượng tổ chức HNNCC.
7.3 Hội nghị nhà chung cư lần đầu quyết định các nội dung sau đây:

a) Quy chế họp HNNCC (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);
b) Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh

sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị.
c) Sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);
d) Đơn vị quản lý vận hành Nhà Chung cư, mức giá dịch vụ quản lý vận hành Nhà

Chung cư Sunshine Riverside;
đ) Quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
e) Dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung;
f) Các nội dung khác có liên quan.

Điều 8. Hội nghị nhà chung cư bất thường
8.1 HNNCC được tổ chức khi có một trong các trường hợp sau đây:

a) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc
bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của CĐT thì
CĐT cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức HNNCC bất thường;

11

b) Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên BQT và bầu BQT mới;
c) Bầu thay thế thành viên BQT không phải là Trưởng ban, Phó ban (do bị miễn

nhiệm, bãi miền hoặc bị chết, mất tích) sau khi đã tổ chức lấy ý kiến của các Chủ
Sở Hữu nhưng không đủ số người đồng ý đối với trường hợp quy định tại điểm b,
khoản 3 Điều 26 Quy chế quản lý, sử dụng Nhà Chung cư ban hành kèm theo
Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng (và các văn bản
sửa đổi, bổ sung tại từng thời điểm);
d) Ban quản trị Nhà Chung cư đề nghị thay thế Đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị
điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành Nhà Chung cư Sunshine Riverside;
đ) Các trường hợp khác khi có đơn đề nghị của trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ
đã nhận bàn giao.
8.2 Điều kiện về số lượng người tham dự HNNCC bất thường:
a) Trường hợp họp HNNCC để quyết định một trong các vấn đề quy định tại các
Điểm a, b, c hoặc d Khoản 8.1 Điều này thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở
hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;
b) Trường hợp họp HNNCC theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quy định tại
Điểm đ Khoản 8.1 Điều này thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị
tổ chức họp HNNCC bất thường tham dự.
8.3. BQT có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp
hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
8.4. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức HNNCC bất thường để quyết định một
trong các nội dung quy định tại các Điểm a, b hoặc c Khoản 8.1 Điều này khi có một
trong các trường hợp sau đây:
a) BQT đã tổ chức HNNCC bất thường nhưng không có đủ số người tham dự theo
quy định tại Điểm a Khoản 8.2 Điều này và có văn bản đề nghị của BQT Nhà
Chung cư;
b) Có đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị tổ
chức HNNCC bất thường để quyết định một trong các nội dung quy định tại các
Điểm a, b hoặc c Khoản 8.1 Điều này nhưng BQT không tổ chức HNNCC bất
thường;
c) CĐT đã chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản.

12

8.5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của BQT hoặc nhận được
đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ quy định tại Khoản 8.4 Điều này, Ủy ban nhân dân
cấp xã có trách nhiệm tổ chức HNNCC bất thường.

Điều 9. Hội nghị nhà chung cư thường niên
9.1. HNNCC thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ

sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà
chung cư thống nhất. HNNCC thường niên có các nội dung sau đây:

a) Nghe báo cáo kết quả hoạt động của BQT và thông qua các khoản thu, chi hàng
năm của BQT;

b) Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Nhà Chung
cư Sunshine Riverside trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung
của năm sau;

c) Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành Nhà Chung cư;
d) Quyết định các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở (nếu có).
9.2. Đối với HNNCC thường niên mà kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì
phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:
a) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc

bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của CĐT thì
CĐT cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức HNNCC;
b) Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên BQT và bầu BQT mới;
c) Bầu thay thế thành viên BQT không phải là Trưởng ban, Phó ban (do bị miễn
nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích) sau khi đã tổ chức lấy ý kiến của các Chủ
Sở Hữu nhưng không đủ số người đồng ý đối với trường hợp quy định tại điểm b,
khoản 3 Điều 26 Quy chế quản lý, sử dụng Nhà Chung cư ban hành kèm theo
Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng (và các văn bản
sửa đổi, bổ sung tại từng thời điểm).
9.3. BQT có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp
HNNCC chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; BQT có thể tổ
chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho cuộc họp hội nghị chính thức.
9.4. Trong trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoán 9.2 Điều này thì
BQT có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức HNNCC theo quy định tại
Khoản 8.4, Khoản 8.5 Điều 8 của Quy chế này.

13

9.5. Trường hợp qua giám sát, thảo luận tại HNNCC mà Chủ Sở Hữu phát hiện hành vi vi
phạm về tài chính của BQT, thành viên BQT thì tùy theo mức độ vi phạm, HNNCC có
thể quyết định bãi miễn một, một số hoặc toàn bộ thành viên BQT và bầu thay thế các
thành viên khác theo quy định tại Khoản 9.2 và Khoản 9.4 Điều này; nếu người có hành
vi vi phạm thuộc diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự thì HNNCC thông qua quyết định
đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm hình sự theo quy định của
pháp luật.
Trong trường hợp cần thiết, HNNCC quyết định lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị có
chuyên môn để kiểm tra sổ sách và việc thu, chi tài chính của BQT; trường hợp thuê
đơn vị chuyên môn thì các Chủ Sở Hữu, người đang sử dụng Nhà Chung cư phải đóng
góp kinh phí để thanh toán chi phí cho đơn vị này theo thỏa thuận.

Điều 10. Cách thức tiến hành HNNCC
10.1 Ban kiểm tra tư cách đại biểu kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham

dự hội nghị. Việc kiểm tra, xác định được thực hiện căn cứ vào quy định tại Quy chế
HNNCC này và quy định của pháp luật;
10.2 HNNCC sẽ lần lượt thảo luận và thông qua các nội dung/dự thảo cần biểu quyết thông
qua đã được gửi tới các đại biểu tham khảo qua email và/hoặc gửi tận tay và/hoặc niêm
yết tại bảng thông tin và/hoặc lấy ý kiến góp ý và/hoặc được trình tại HNNCC.
10.3 HNNCC sẽ được tổ chức theo chương trình thời gian dự kiến và các chương trình phát
sinh (nếu có). Nội dung chính của chương trình HNNCC lần đầu (được sắp xếp không
nhất thiết theo thứ tự thời gian):

a) Tuyên bố lí do và giới thiệu đại biểu.
b) Thông qua Quy chế họp HNNCC (bao gồm HNNCC lần đầu, HHNCC thường

niên và HNNCC bất thường) và chương trình HNNCC.
c) Thông qua Quy chế bầu Ban quản trị.
d) Bầu Ban Quản Trị, xác định Trưởng ban, phó ban quản trị.
e) Biểu quyết thông qua các nội dung:

 Thông qua Quy chế hoạt động của Ban quản trị (trong đó có tên gọi của Ban
quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban quản trị đã được xác định tại
Quy chế hoạt động của Ban quản trị)

 Thông qua Quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị.

14

 Thông qua sửa đổi, bổ sung Nội quy quản lý và sử dụng Nhà Chung cư (nếu
có).

 Thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của Nhà Chung cư Sunshine
Riverside trong giai đoạn tiếp theo sau khi tổ chức HNNCC lần đầu.

 Thông qua kết quả bầu BQT.
 Thông qua đơn vị quản lý vận hành, phí quản lý vận hành và các phí dịch vụ

khác trong giai đoạn tiếp theo sau khi tổ chức HNNCC lần đầu.
 Công bố nội dung Biên bản họp HNNCC.
f) Bế mạc HNNCC.
10.4 Biểu quyết và thông qua các vấn đề của HNNCC:
a) Nguyên tắc biểu quyết: Mọi quyết định của HNNCC đều được thông qua theo
nguyên tắc đa số.
b) Hình thức biểu quyết: biểu quyết hoặc bỏ phiếu;
c) Căn cứ xác định: Quyền biểu quyết tại HNNCC được tính theo diện tích sở hữu
riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong Nhà Chung cư
theo nguyên tắc 1m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết;
d) Cách thức biểu quyết: Đại biểu biểu quyết bằng cách giơ phiếu biểu quyết / bỏ
phiếu (mà mình đã được phát và hiện đang có trong tay) của tất cả các đại biểu
tham dự thể hiện việc đồng ý, không đồng ý, không có ý kiến theo hướng dẫn của
Chủ tọa hoặc người dẫn chương trình hội nghị, hoặc bỏ phiếu vào hòm phiếu kín,
ghi theo hướng dẫn trong phiếu, đối với từng nội dung cần biểu quyết thông qua.
e) Những trường hợp bỏ phiếu sau đây sẽ không được tính vào kết quả bỏ phiếu:
i. Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao không có mặt tại cuộc họp;
ii. Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao có mặt tại cuộc họp nhưng

không biểu quyết;
iii. Phiếu trắng hoặc phiếu không hợp lệ. Cách thức xác định phiếu không hợp

lệ sẽ do thực hiện theo hướng dẫn của Đoàn chủ tịch HNNCC và/hoặc Tổ
bầu cử tại HNNCC;
iv. Không bỏ phiếu.
f) Đối với việc bầu cử BQT áp dụng theo Quy chế này và quy định của pháp luật.
10.5 Phát biểu ý kiến tại HNNCC:

15

Nguyên tắc: Đại biểu tham dự HNNCC khi muốn phát biểu ý kiến tham gia thảo luận
các nội dung biểu quyết bằng cách giơ tay và phải được sự đồng ý của Chủ tọa HNNCC.
Đại biểu phát biểu ngắn gọn và tập trung vào đúng những nội dung trọng tâm cần trao
đổi, phù hợp với nội dung chương trình của HNNCC đã được thông qua. Chủ tọa
HNNCC sẽ sắp xếp cho đại biểu phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp các
thắc mắc của đại biểu. Mỗi đại biểu được quyền phát biểu trực tiếp và nêu ý kiến, góp ý
bằng văn bản theo quy định tại Điều 4 trên đây nhằm đảm bảo HNNCC được tiến hành
một cách trật tự và thành công. Đại biểu tự ý phát biểu chen ngang khi chưa được sự
cho phép của Chủ tọa, nếu được nhắc nhở mà vẫn không dừng lại gây ảnh hưởng, cản
trở tiến trình tổ chức HNNCC thì Chủ tọa có quyền yêu cầu lực lượng an ninh mời ra
khỏi HNNCC hoặc tuyên bố dừng HNNCC nếu cần thiết.

CHƯƠNG IV: KẾT THÚC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ
Điều 11. Công bố nội dung biên bản họp Hội nghị nhà chung cư

Biên bản HNNCC được công bố cho toàn thể HNNCC trước khi bế mạc HNNCC.

CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 12. Điều khoản thi hành

Quy chế này đã được công khai cho tất cả các đại biểu tham dự HNNCC lần đầu và
được HNNCC lần đầu của Nhà Chung cư Sunshine Riverside thông qua ngày ….. tháng
….. năm ………

BTC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ
SUNSHINE RIVERSIDE

16