A. PENULISAN SURAT RASMI (MICROSOFT WORD) RUJUKAN: ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH MAMPU BILANGAN 5 TAHUN 2014 DISEDIAKAN OLEH : LYDIAWATI BINTI AZMI KOLEJ KOMUNITI TELUK INTAN
OBJEKTIF 1. KENALPASTI CARA MENCIPTA, MENYIMPAN & MENGEDIT TEKS DALAM PENULISAN SURAT 2. MENGENALPASTI CARA MENGGUNAKAN FORMAT SURAT RASMI BERDASARKAN ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH MAMPU BILANGAN 5 TAHUN 2014: PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI, MEMO, DAN EMEL SERTA PEKELILING LAIN YANG BERKAITAN 3. MENGAPLIKASIKAN KAEDAH PENULISAN DOKUMEN SURAT RASMI BERDASARKAN TATABAHASA BAHASA MELAYU YANG STANDARD.
PENGISIAN 1. MICROSOFT WORD 2. PENGENALAN KEPADA PENULISAN SURAT RASMI 3. FORMAT DAN GAYA BAHASA DALAM PENULISAN SURAT RASMI 4. LATIHAN
KOMPONEN DALAM SURAT RASMI KOMPONEN ELEMEN FORMAT 1. Kepala Surat (Letterhead) • Logo Rasmi Jabatan • Nama Pejabat Awam • Alamat • NomborTelefon & Nombor Faksimili • Portal/LamanWeb Rasmi a. JENIS FONT - ARIAL b. SAIZ FONT – 14 c. JARAK ANTARA BARISAN – SINGLE SPACING d. KEDUDUKAN TEKS - JUSTIFIED 2. Pengenalan Surat • RujukanTuan (bila membalas surat yang diterima) • Rujukan kami • Tarikh • Nama dan alamat penerima • Jawatan dan untuk perhatian (u.p)* • Panggilan hormat penerima dan kata sapaan 3. Isi Surat • Tajuk/ Perkara • Rujukan Hormat • Isi 4. Pengakhiran Surat • Pengakuan Kesetiaan • Slogan • Tandatangan • Nama Pegawai • Salinan Kepada (s.k) • Nama Penyedia Surat
FORMAT ISI KANDUNGAN SURAT FONT ARIAL, SAIZ 12-14 JUSTIFIED (seimbang kiri kanan) 1.0 SINGLE SPACING – 1.5
1. KEPALA SURAT : UMUM PEJABAT AWAM a) lambang Kerajaan Persekutuan (untuk Pejabat Awam Persekutuan sahaja); b) nama dan alamat PejabatAwam; c) logo PejabatAwam (jika ada); d) maklumat komunikasi (telefon, faksimili, dan laman web/portal); e) garisan pemisah; daN f) maklumat lain (moto, kempen, dan pengiktirafan yang diterima – jika ada)
1. KEPALA SURAT : KETUA PEJABAT AWAM a) lambang Kerajaan Persekutuan (untuk Pejabat Awam Persekutuan sahaja); b) nama jawatan Ketua Pejabat Awam; c) nama dan alamat Pejabat Awam; nama dan alamat Pejabat Awam; d) logo Pejabat Awam (jika ada); e) maklumat komunikasi (telefon, faksimili, dan laman web/portal); f) garisan pemisah; dan g) maklumat lain (moto, kempen, dan pengiktirafan yang diterima – jika ada)
2.1 PENGENALAN SURAT (RUJUKAN, TARIKH)
2.1 NAMA DAN ALAMAT PENERIMA a) PEJABAT AWAM (Kementerian, Jabatan Persekutuan, dan Negeri serta Pihak Berkuasa Berkanun danTempatan) b) Sektor Swasta/ Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan c) Orang Awam/Individu
2.2 NAMA DAN ALAMAT PENERIMA a) AGENSI (Kementerian, Jabatan Persekutuan, dan Negeri serta Pihak Berkuasa Berkanun danTempatan)
2.2 NAMA DAN ALAMAT PENERIMA
2.2 NAMA DAN ALAMAT PENERIMA
2.3 PENERIMA SURAT LEBIH DARIPADA SEORANG (a) Surat dihantar atas nama dan jawatan Ketua Jabatan
2.3 PENERIMA SURAT LEBIH DARIPADA SEORANG (b) Surat dihantar atas jawatan ketua jabatan tetapi ditujukan kepada pegawai bertanggungjawab (untuk perhatian/ u.p.) . “SENARAI EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN” perlu digunakan dan ditandakan bagi setiap penerima.
2.4 PANGGILAN KEHORMAT • Panggilan hormat penerima atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran • Panggilan hormat penerima atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran
2.4 PANGGILAN KEHORMAT
3.1 ISI SURAT : TAJUK ATAU PERKARA
3.2 ISI SURAT : ISI KANDUNGAN a. Maksud jelas dan hanya 1 perkara sahaja b. Semua perenggan dalam surat rasmi kecuali perenggan pertama dinomborkan secara berturutan. c. Surat dimulakan dengan: ‘Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bil,…’ ‘Dengan hormatnya surat kami bil. … nombor rujukan …. bertarikh … dirujuk
3.3 ISI SURAT : MUKA SURAT & LAMPIRAN a. Jika melebihi dari satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah diberikan nombor yang berturutan. Semua perenggan dalam surat rasmi kecuali perenggan pertama dan perenggan akhir hendaklah dinomborkan secara berturutan. b. Lampiran yang disertakan bersama-sama surat rasmi hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan surat. Contohnya Lampiran ‘A’ atau ‘Lampiran 1’. Tajuk lampiran dalam surat mesti selaras dengan tajuk di lampiran.
• Baris pertama tidak perlu dinomborkan • Perenggan bermula dengan perenggan kedua • Selepas nombor perenggan, tekan ‘tab’ sekali.
4.1 PENGAKHIRAN SURAT : PENGAKUAN KESETIAAN & PENGGUNAAN SLOGAN • Setiap surat hendaklah diakhiri dengan Sekian, terima kasih atau Sekian diikuti dengan slogan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dan moto Pejabat Awam. Pengakuan kesetiaan ’Saya yang menurut perintah’’ di sudut kiri sebelah bawah sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” - “MALAYSIA MADANI” ’Saya yang menurut perintah’’ – Saya yang menjalankan amanah,
4.2 PENGAKHIRAN SURAT : TANDATANGAN • Nama pegawai ditulis tanpa meletakkan panggilan hormat dan MENGGUNAKAN HURUF BESAR (TEBAL) di sudut kiri surat di bawah tandatangannya. • Gelaran kebesaran, kehormat dan profesional boleh diletakkan sebelum nama pegawai seperti Tun, Tan Sri, Dato’ Sri, Datuk, Dr., Ir., dan sebagainya. • Maklumat Bahagian/ Cawangan/ Seksyen dicatat selepas nama pegawai diikuti dengan singkatan bagi pihak (b.p.) Ketua Jabatan. • Pengarah Bahagian/ Cawangan/ Seksyen sahaja perlu memasukkan jawatan sebelum b.p. Ketua Jabatan. • Nombor telefon, faksimili, dan alamat e-mel di ruangan selepas nama Pejabat Awam - digalakkan
4.2 PENGAKHIRAN SURAT : TANDATANGAN • Jika muka surat melebihi dari satu, pastikan muka surat yang terakhir tidak mengandungi tandatangan sahaja. Sekurang-kurangnya perlu ada satu ayat atau baris daripada perenggan yang terakhir sebagai hubungkait antara tandatangan dengan kandungan surat. • Perkara ini adalah untuk mengelakkan penyalahgunaan dan penyelewengan dalam urusan surat menyurat.
4.3 PENGAKHIRAN SURAT : SALINAN KEPADA • Surat yang perlu disalinkan kepada pegawai lain atau penerima yang tertentu, perkataan ‘s.k.’ (salinan kepada) hendaklah dicatat di sebelah kiri selepas ruang tandatangan dan disertakan dengan nama penerima atau singkatan jawatan penerima.
4.3 PENGAKHIRAN SURAT : SALINAN KEPADA • Salinan kepada pegawai atau individu tertentu • Salinan kepada pegawai dari pejabat awam yang lain
B. PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT RASMI
PENGGUNAAN FRASA PENANDA BIL FRASA AYAT CONTOH 1 Penanada Rujukan i. Perkara di atas dirujuk ii. Merujuk perkara yang tersebut di atas… iii. Sehubungan dengan permohonan tuan… 2 Penanda Penyertaan i. Bersama-sama ini saya sertakan… ii. Dengan ini saya lampirkan… iii. Bersama-sama ini dilampirkan… 3 Penanda Makluman i. Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa… ii. Dimaklumkan bahawa… iii. Seperti yang tuan/puan sedia maklum… 4 Penanda Perintah i. Pihak tuan dikehendaki… ii. Dengan ini tuan diarahkan… iii. Tuan diminta mengemukakan…
PENGGUNAAN FRASA PENANDA BIL FRASA AYAT CONTOH 5 Penanada Matlamat i. Bagi tujuan tersebut.. ii. Bagi melancarkan program tersebut, pihak kami… 6 Penanda Perwakilan i. Bagi pihak jabatan ini,saya… ii. Saya bagi pihak Kolej KomunitiTeluk Intan merakamkan… 7 Penanda Sambungan i. Merujuk perbualan telefon antara… ii. Lanjutan daripada surat saya yang bertarikh… iii. Sebagai susulan daripada perbincangan… 8 Penanda Sikap (positif/negative) i. Pihak kami mengucapkan penghargaan… ii. Atas kerjasama tuan kami dahulukan ucapan… iii. Kami keberatan untuk menerima cadangan tuan…
PENGGUNAAN FRASA PENANDA BIL FRASA AYAT CONTOH 9 Penanada Jangkaan/ Harapan i. Menjadi harapan kami… ii. Sudilah kiranya… iii. Harap dapat kiranya tuan… iv. Kami amat berharap sekiranya.. v. Kami berbesar hati sekiranya pihak tuan… vi. Segala kerjasama pihak tuan, kami dahulukan ucapan… 10 Penanda Penghargaan i. Atas kerjasama dan keprihatinan tuan… ii. Kami dahulukan ucapan terima kasih atas kerjasama yang diberikan. 11 Penanda Penamat i. Sekian, terima kasih. ii. Sekian dimaklumkan. iii. Sekian untuk makluman dan tindakan pihak tuan.
PENGGUNAAN FRASA PENANDA BIL FRASA AYAT CONTOH 12 Penanda Nasihat i. Tuan diingatkan ii. Tuan dinasihati untuk menjelaskan.. 13 Penanda Permohonan i. Sila.. ii. Kami mohon kerjasama tuan… iii. Tuan diminta untuk melaporkan diri… 14 Penanda Penegas i. Tuan didapati.. ii. Tuan dikehendaki… iii. Tuan/puan diwajibkan hadir… iv. Puan dengan hormatnya dimaklumkan…
KESALAHAN KATA SALAH SEPATUTNYA Kerjasama dan keprihatinan pihak tuan didahului ucapan terima kasih ..kami dahulukan Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk adalah Butiran mesyuarat adalah seperti berikut: Butiran mesyuarat adalah seperti yang berikut: Surat pekeliling ini berkuatkuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. …berkuatkuasa mulai tarikh surat tersebut dikeluarkan. …yang baru untuk tindakan. …yang baharu untuk tindakan.
KESALAHAN AYAT SALAH SEPATUTNYA Semoga kehadiran dan sokonganYbhg. Dato’/tuan/puan… Kami berharap semoga kehadiran dan sokonganYbhg. Dato’/tuan/puan… Banyak aktiviti dilakukan di mana melibatkan semua kakitangan kerajaan Banyak aktiviti yang dilakukan di mana melibatkan semua kakitangan kerajaan.
CONTOH KESALAHAN TANDA BACAAN
CONTOH KESALAHAN EJAAN
CONTOH KESALAHAN KATA MAJMUK
CONTOH KESALAHAN FRASA
LATIHAN